INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION 1

UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

• Introducción

Las organizaciones son entes complejos con las que los seres humanos se
relacionan en las distintas etapas de la vida. Por consiguiente, quienes van a
administrarlas deben conocerlas a fin de establecer como debe trabajar en ellas
para lograr su prosperidad y crecimiento.

• Organización- concepto

Las organizaciones son entidades dinámicas y complejas que puede definirse así:

Una organización se define como dos o más personas que trabajan juntas y que
cooperan dentro de límites reconocidos con el propósito de alcanzar un objetivo o
metas comunes.

Esta definición implica los siguientes aspectos:

Las organizaciones están compuestas por personas. El componente humano es el

más importante de las organización debido a la variabilidad y diversidad que
representa.

1. Las personas trabajan juntas. Las actividades requieren varias personas

para su ejecución, de tal manera, que el trabajo en equipo es necesario
para lograr las metas. Para lograr que las personas trabajen juntas las
organizaciones implementan la división del trabajo y la especialización,
y se apoya en las funciones administrativas de coordinación y control.

2. Las organizaciones tienen límites reconocidos. Es decir, las empresas

tienen unas actividades a las que se dedican y las personas tienen unas
funciones determinadas que ejecutar.

3. Las organizaciones son estructuras que persiguen el cumplimiento de

objetivos. Para ello, no puede constituirse como organización en forma
temporal , transitoria, sino que debe alcanzar las metas en forma
permanente.

• Las organizaciones como sistemas abiertos

Cada organización está insertada en un entorno: la ciudad, la región, la nación o el

mundo. Las organizaciones pueden ser consideradas como sistemas abiertos, los
cuales incorporan insumos del entorno que provienen de otros sistemas y, por
medio de una serie de actividades, los transforman o convierten en productos o
servicios que a su vez se convierten en insumos para otros sistemas.
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UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Figura - Las organizaciones como sistemas abiertos

Bienes
• Materias Proceso de
primas transformación Productos
• Recursos Insumos (subsistemas al y Servicios
humanos interior de la Servicios
• Recursos organización)
financieros
• Recursos
Retroalimentación
tecnológicos

Las cuatro características más destacadas en la naturaleza de los sistemas

abiertos son:

1. Interacción con el entorno. Son los intercambios que hace la organización

buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia.
2. Sinergia. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organización es
mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus
partes.
3. Equilibrio económico. Es el proceso de mantener la estabilidad a través de
la consecución de recursos en el entorno, la producción de bienes y
servicios que son adquiridos por los clientes, la recuperación de los
recursos financieros invertidos a partir de la venta y la consecucusión de
bienes y servicios para reiniciar nuevamente el ciclo de actividades.
4. Equidad: los sistemas abiertos alcanzan los objetivos organizacionales por
medios diferentes, lo que significa que los recursos pueden ser utilizados de
muchas maneras para obtener diversos resultados satisfactorios.

• Las organizaciones y sus subsistemas

Dentro de cada organización, entendida como un todo , las diferentes actividades

de transformación o conversión pueden ser vistas como un subsistema separado,
con sus propios procesos de insumos y productos, que se interrelacionan e
integran a otros subsistemas.

Figura- Sistemas y subsistemas de las organizaciones

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN PRODUCTOS Y

INSUMOS
SERVICIOS

SUBSISTEMAS: PRODUCCIÓN,
MANTENIMIENTO, ADMINISTRACIÓN, ETC.

RETROALIMENTACIÓN
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UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Según Paul Hersey y Kenneth Blanchard las organización también pueden ser
vistas como un modelo de cuatro susbsistemas principales:

 Humano-social: se centra en las necesidades y las motivaciones de

los miembros de la organización y los estilos de liderazgo;
 Administrativo-estructural: se enfoca en la autoridad y la
responsabilidad así como en la estructura interna de la organización.
 Informativo-decisorio: se concentra en las decisiones clave y en la
información que se necesita para mantener una organización
operativa.
 Económico-tecnológico: centraliza su atención en la administración
de los recursos económicos y tecnológicos, y en la relación de
costo-beneficio para lograr las metas de la organización.

• El entorno de las organizaciones

Muchas fuerzas diferentes, externas e internas a la organización, incluyen en el

desempeño administrativo.

Entorno externo

Las fuerzas externas constituyen lo que se conoce como el entorno externo,

compuesto por los siguientes elementos:

Tecnológicos : son los desarrollos técnicos y del conocimiento que utiliza la

organización para producir bienes y servicios y realizar sus actividades. Es una
fuerza de gran influencia en las organizaciones, dado que éstas requieren aplicar
los desarrollos más recientes para conservar la competitividad. Este es un reto
difícil de enfrentar por los cambios permanentes que sufre la tecnología en
nuestros días.

Económicos: está conformado por la situación económica, por ejemplo, las tasas
de inflación, los índices de empleo, el crecimiento del producto interno bruto, las
tasas de interés, entre otros. Estos elementos generan oportunidades como
amenazas para la empresa dependiendo si la situación económica genera auge o
recesión para las organizaciones. Por ello, las empresas están obligadas a
interpretar y anticiparse a los fenómenos económicos en pos de minimizar las
debilidades y potencializar las oportunidades.

Político-legales: las leyes y las entidades que controlan actividades constituyen las
fuerzas que ejercen una influencia poderosa sobre la organización. Las leyes en
general afectan las responsabilidades de las organizaciones en cuanto a sus
productos y servicios, sus empleados, los proceso que llevan a cabo, los clientes y
la sociedad en general. De este modo, la legislación puede ser impulsadora de
oportunidades o restrictiva de iniciativas. En este terreno caben las normas
ambientales que han impulsado la protección del medio ambiente en beneficio de
las comunidades y con restricción de actividades irresponsables de las empresas;
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION 4
UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

el impulso de la calidad para proteger a los clientes de productos y servicios que

no cumplen las especificaciones y deterioran la salud de los consumidores.

Socio-culturales: Las fuerzas culturales y sociales generan cambios en el modo de

pensar y actuar de los miembros de un país, una región o una localidad respecto a
valores, principios, filosofía, costumbres y comportamientos. Las organizaciones
deben estar atentas a la conducta de los habitantes del ámbito geográfico en que
desarrollan sus actividades y tienen definido su mercado dado que inciden en la
forma como acogen o rechazan un producto o servicio. Por ejemplo, actualmente
hay una tendencia a consumir productos y servicios que hayan sido producidos en
forma “limpia”, es decir, sin generar contaminación y con productos naturales,
dado las tendencias de respeto al medio ambiente.

Clientes: son las personas que compran los bienes o servicios de una
organización o de otras, que difieren notablemente entre sí con respecto a
diversas características como educación, edad, ingresos y estilo de vida. Es de los
elementos del entorno, uno de los más importantes porque de la acogida de los
productos y servicios depende el presente y futuro de las organizaciones. La forma
de enfrentar este reto es la investigación de los clientes que tiene por objeto
establecer cuáles son las características de los consumidores presentes y
potenciales. La falta de acciones respecto a los clientes le representa a las
organizaciones pérdida de mercados.

Competidores: Son las organizaciones con las cuales las empresas se disputan
los clientes y consumidores. Dado que la competencia siempre es intensa, las
organizaciones se esfuerzan por captar clientes y mantenerlos , especialmentes
aquellos que permiten sacar ventaja de los competidores.

Proveedores: Son aquellos que proporcionan la materia prima, las maquinarias, el

recurso humano, la tecnología y el conocimiento requerido en la producción de los
bienes y servicios de la organización. Los productos y servicios que ofrecen los
proveedores para que sus clientes a su vez produzcan bienes y servicios es lo que
se conoce como insumos. El hecho de que una organización no cuente con los
insumos requeridos la puede afectar notablemente hasta el punto de perder
clientes y mercado. Una organización puede tener problemas para tener acceso a
sus insumos por diversas causas como es el caso de baja calidad de las materias
primas, crisis financiera del proveedor o dificultar de acceso al área geográfica
donde el proveedor está localizado. Debido a ello, las organizaciones han
encontrado formas de aminorar el impacto de los problemas con el abastecimiento
de insumos a través de alianzas estratégicas con éstos a fin de obtener mayor
ventajas en costo, calidad y frecuencia de despachos. Estas tácticas posibilidad
mayor seguridad en el proceso a través de un conocimiento de las exigencias y
requisitos de cada uno de ellos.

Organismos reguladores: Son entidades que tienen el poder de controlar, legislar o

influir en las políticas y las prácticas de las organizaciones. Existen dos tipos de
entidades reguladoras: 1) entidades del gobierno y 2) grupos de interés
constituidos por miembros que se unen para defender o proteger su actividad.
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION 5
UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Socios estratégicos: Son las organizaciones que se unen con otras para formar
una alianza a fin de obtener beneficios comunes como es la venta de sus
productos y servicios, el manejo de la publicidad, la cobertura de un mercado más
amplio.

Entorno interno

El entorno interno está constituido por fuerzas que afectan el desempeño de las
tareas de la organización, por lo cual son también llamados clientes internosen
razón de que buscan y entregan recursos en el desarrollo de su trabajo. :

Propietarios: son las personas que tienen derechos legales de dominio sobre la
empresa. Puede ser una sola persona o varias personas que se constituyen en
socios, y que dirigen o delegan la administración de un negocio.

Empleados: son las personas que la organización trae desde el entorno externo
para que sean empleados que se encarguen de las tareas propias de la actividad
del negocio. Es el recurso más valioso de la organización debido a que
proporcionan el esfuerzo, la energía y el conocimiento necesarias para mantener y
desarrollar las actividades. Representa un gran desafío para las organizaciones
debido a los factores de raza, educación, religión, edad, sexo y cultura.

Administradores: son las personas escogidas por el o los propietarios para

administrar la organización. Ello consiste en garantizar el buen desempeño de las
funciones administrativas y los resultados establecidos.

Reacción de las organización ante las condiciones del entorno

Una vez conocidos los elementos del entorno, externo e interno, podemos
entender que no pueden ser ignoradas por la organización por cuanto le ofrecen
oportunidades y amenazas frente al exterior, y define sus debilidades y
fortalezas internas.

Las oportunidades asumen la forma de mercados, recursos y otras condiciones

externas que la organización puede explorar para crecer y prosperar. De otra
parte, las amenazas son las fuerzas que pueden obstaculizar el desarrollo de sus
actividades, perjudicar su crecimiento o su eficacia, o incluso amenazar su
supervivencia. Las amenazas pueden surgir de nuevos competidores, que
desafían el nicho o la posición de mercado, de condiciones legales o políticas así
como de cambios demográficos globales.

No todas las organizaciones son afectadas en la misma medida ni por los mismos
factores, dado que estos no son constantes ni estáticos. Existen la complejidad y
la turbulencia de los cambios en el entorno externo, que se constituyen en
elementos de acción positiva o negativa para la administración y las
organizaciones.
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UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

La complejidad se refiere a la cantidad y variabilidad de los elementos del

entorno que afectan a la organización, lo cual significa que ésta debe obtener más
información sobre su entorno para poder ser administrada con éxito.

La turbulencia se refiere a la frecuencia con que se presentan cambios en el

entorno externo, lo que significa que los administradores deben estar
permanentemente atentos a las modificaciones que se presentan para tomar las
decisiones que se requieren. En razón del grado de turbulencia los entornos
pueden ser “tranquilos” o “activos”, en la medida que tienen pequeños o
permanentes cambios. Los entornos externos con alto nivel de complejidad y
turbulencia generan mayor incertidumbre en el proceso de toma de decisiones
para responder a las oportunidades y amenazas. Por el contrario, los ambientes
tranquilos generan mayor certeza en la información que se maneja para atender
los cambios en el exterior porque hay mayor número de variables previsibles.

Para responder las complejidades y la turbulencia del entorno externo, la

organización debe definir una estructura interna que le permita responder
adecuadamente. En la medida que la organización adopta una estructura que le
permita responder rápida y efectivamente se dice que tiene fortalezas y, en sentido
contrario, que adolece de debilidades.

La forma como la organización reacciona ante sus entornos, externo e interno,

son:

Implementación de un sistema de información administrativa: Consiste en

implementar un mecanismo que permita el monitoreo de los cambios y un proceso
de análisis de éstos para comprenderlos. De este modo, las decisiones referentes
a las respuestas a los cambios se basan en una base de datos sólida y
estructurada.

Planeación estratégica: Es la definición de las estrategias a corto, mediano y largo

plazo que define la organización para responder a los cambios del mercado o al
crecimiento de la organización. Algunas estrategias se basan en manejar bajos
costos para obtener un mayor margen de rentabilidad, colocar bajos precios a los
productos o servicios, centrarse en una sola actividad productiva, etc.

Manuales organizacionales: Es el conjunto de reglas básicas, reglamentos,

procedimientos y normas de operación para administrar la organización.

Efectuar fusiones, adquisiciones, alianzas: Esta respuesta consiste en unir

organizaciones que tienen las mismas o diferentes organizaciones, a fin de
abordar nuevos mercados, fortalecer su presencia en un ámbito geográfico o unir
mayores recursos.

Influencia directa en decisiones del entorno externo (lobby o cabildeo): es la

respuesta mediante la cual la organización influye en el entorno externo a fin de
obtener beneficios para su actividad: aprobación o modificación de legislación
favorable, obtención de contratos o la extensión de éstos, conformación de
sociedades, la posibilidad de entrar a nuevos mercados.
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION 7
UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Ciclo de vida de las organizaciones

Las organizaciones son entidades de naturaleza dinámica, que crecen y cambian

a lo largo del tiempo, en función de su tamaño, condiciones del entorno y su
madurez.

La estructura y los sistemas administrativos siguen un patrón que es consecuencia

de las etapas de dicho ciclo: nacimiento, juventud, vida media y madurez.

Etapa de nacimiento: se da cuando un emprendedor funda la organización. En

esta etapa usualmente el fundador dirige la organización. La organización es
informal, tiene un tamaño pequeño y la estructura es muy simple. La mayor
atención se dedica a la creación del producto y a la supervivencia en el mercado.
En esta etapa la transición hacia el siguiente nivel se presenta por la crisis de
liderazgo, dado que la estructura organizacional debe ser adaptada para enfrentar
el crecimiento con una administración formal.

Etapa de juventud: si la crisis de la etapa de nacimiento es superada, surge un

fuerte liderazgo y la organización comenzará a desarrollar metas y dirección
claras, adoptando una estructura más formalizada. En esta etapa se da la crisis de
la necesidad de delegar las decisiones a los niveles inferiores. Los
administradores empiezan a adquirir confianza en sus áreas funcionales y dan
mayor discrecionalidad a los empleados.

Etapa de vida media: La organización entra empieza a aumentar de tamaño , su

estructura se vuelve más compleja y es más formal. Aparecen más niveles en la
cadena de mando, aumentan los grupos de apoyo administrativo (asesores o
staff), se formalizan la estructura, una jerarquía clara, la división del trabajo y los
procedimientos. La crisis que se presenta se relaciona con la excesiva rigidez de
las normas y reglamentos que le restan flexibilidad a la organización para tomar
decisiones rápidamente y responder velozmente a los cambios del entorno.

Etapa de madurez: La organización estabiliza su tamaño, tiene una estructura

formal con muchas normas y reglamentos, con lo cual tiene el riesgo de volverse
lenta en la respuesta a los cambios. Si la organización no toma medidas sobre la
excesiva rigidez de su estructura mediante el dinamismo, la innovación y
creatividad puede llegar al declive y muerte.

CUESTIONARIO DE REPASO Y ANALISIS

Conceptos claves

Alianzas
Amenazas
Ciclo de vida
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UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Debilidades
Equilibrio económico
Entorno
Equidad
Fortalezas
Insumos
Oportunidades
Organización
Planeación estratégica
Productos y Servicios
Recursos
Sinergia
Sistema abierto
Subsistemas

Preguntas de repaso

1. Defina el concepto de organización.

2. Defina el concepto de sistema abierto y cite 4 características de los
mismos.
3. Defina los subsistemas que componen a las organizaciones como sistemas
abiertos.
4. Defina entorno, entorno interno, entorno externo.
5. ¿Por qué se habla de entorno como un conjunto de fuerzas?
6. ¿Qué significa dinámica del entorno? ¿Cuál es el efecto en las
organizaciones?
7. Elabore un cuadro sinóptico con los tipos de entornos que rodean las
organizaciones, detallando sus elementos constitutivos.
8. ¿Cuál es la diferencia entre clientes internos de una organización y sus
clientes externos?
9. Defina complejidad y turbulencia del entorno. Dé ejemplos.
10. ¿Cómo se adaptan las organizaciones o cómo tratan de influir en el
ambiente?
11. ¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de las organizaciones?

Preguntas de análisis

1. ¿Por qué es importante que los gerentes comprendan el ambiente interno

de las organizaciones?
2. ¿Por qué es importante que los gerentes comprendan el ambiente externo
de las organizaciones?

3. ¿Cómo consiguen las organizaciones que el cliente sea el rey?

4. ¿Qué espera la sociedad de las organizaciones y los gerentes?
5. ¿Por qué las organizaciones despiden a sus trabajadores si son elemento
fundamental de su entorno interno?
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION 9
UNIDAD 5- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Análisis de Caso

Avon se enorgullece de no haber tratado a las mujeres como consumidoras, sino

como amigas. Prueba de esto es que, en vez de vender sus productos en grandes
almacenes y perfumerías, Avon prefiere ir a la casa de cada una de sus clientes.
Con este tipo de atención, la compañía conquistó la confianza de las mujeres y,
por supuesto, una enorme franja de mercado. Quien afirma esto Ademar Serodio,
Presidente de Avon en América del Sur. Es una manera diferente y especial de
tratar a su clientela.

Joseph PIne II. Personalizando productos y servicios. Sao Paulo, Makron Books,
1994. Citado en Administración en los nuevos tiempos; Chiavenato, Idalberto;
McGraw Hill, 2002, Parte II, Administración en el Siglo XXI, Capítulo 3, Ambiente
en las organizaciones, página 87.

Cuestionario:

1. ¿Qué fuerzas influyen decisivamente en el desarrollo de la organización

Avon según la forma como está concebido el negocio: venta puerta a
puerta?
2. ¿Considera que el entorno que maneja Avon en Latinoamérica es
homogéneo o heterogéneo? ¿Cómo afecta a la organización en sus
decisiones?