Dasiclinic Manual

Manual
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ACUERDO DE LICENCIA DE DASICLINIC

Se requiere una licencia de uso para utilizar el software de DasiClinic, el cual sigue siendo propiedad de Dasi Informtica. Esta licencia se puede obtener completando el proceso de registro que incluye el propio programa. A menos que adquiera especficamente licencias adicionales, DasiClinic se entrega con 1 licencia de usuario para ejecutarse sobre una nica mquina como instalacin monopuesto. O, si instala DasiClinic en una red, podr acceder hasta 5 usuarios simultneamente, si bien, se podrn adquirir licencias de red adicionales. El contenido de esta publicacin y de los programas relacionados tiene todos los derechos reservados, por lo que no se podr transcribir, transmitir, reproducir, almacenar en un sistema de recuperacin o traducir a otro idioma de ninguna forma o por ningn medio mecnico, electrnico, magntico, ptico, o de otro modo, sin previo permiso escrito de Dasi Informtica. DasiClinic es una marca registrada de Dasi Informtica. (Registro de marca espaola nmero 2.272.081 con fecha del 20 de noviembre de 2.000). Las marcas ajenas a DasiClinic y a las que se hace mencin en las fases de instalacin y en los enlaces con programas externos son propiedad de sus respectivos fabricantes.
DasiClinic Mxico 2008
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Contenido
1 2 3 INTRODUCCIN ................................................................................................................. 7 CMO USAR ESTE MANUAL ............................................................................................ 7 INSTALACIN .................................................................................................................... 7 3.1 4 Requisitos mnimos del sistema.................................................................................... 8
ELEMENTOS COMUNES ................................................................................................. 11 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 CASILLAS DE EDICIN ............................................................................................. 11 BARRA DE MENS ................................................................................................... 11 BARRA DE NAVEGACIN......................................................................................... 12 PANTALLA DE CONSULTA ....................................................................................... 13 SELECTOR DE LISTADOS ........................................................................................ 14
ACCESO Y CONFIGURACIONES INICIALES .................................................................. 14 5.1 TABLAS AUXILIARES ................................................................................................ 15 Entidades Bancarias .............................................................................................................15 Poblaciones ..........................................................................................................................16 Usuarios ................................................................................................................................16 Conceptos de gastos / ingresos............................................................................................17 Bancos ..................................................................................................................................18 Clasificaciones de imgenes .................................................................................................18 Recetas .................................................................................................................................19 Avisos....................................................................................................................................20 Consultorios/Gabinetes/Quirfanos ....................................................................................20 Especialidades ......................................................................................................................21 Formas de pago ....................................................................................................................22 Procedencias ........................................................................................................................23
5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 5.1.11 5.1.12 6 7
PRIMEROS PASOS .......................................................................................................... 24 PROFESIONALES ............................................................................................................ 25 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 DATOS GENERALES ................................................................................................ 25 FICHA ECONMICA .................................................................................................. 26 PERIODOS Y HORARIOS ......................................................................................... 29 PERIODOS DE AUSENCIA ........................................................................................ 32 MUTUAS COLABORADORAS ................................................................................... 33 RELACIN DE LISTADOS ......................................................................................... 34
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7.6.1 8
Listados de Profesionales .....................................................................................................34
TRATAMIENTOS .............................................................................................................. 35 8.1 8.2 8.3 GRUPOS DE TRATAMIENTOS ................................................................................. 36 TRATAMIENTOS........................................................................................................ 37 RELACIN DE LISTADOS ......................................................................................... 38 Listado de Tratamientos.......................................................................................................38
8.3.1 9
GESTIN DE ANTECEDENTES ....................................................................................... 39 9.1 Listado de Antecedentes ............................................................................................ 40
10 PACIENTES ...................................................................................................................... 40 10.1 10.2 10.3 10.4 DATOS GENERALES ................................................................................................ 41 RESUMEN DE CITACIONES ..................................................................................... 41 PACIENTES PENDIENTES DE FICHA ...................................................................... 42 RELACIN DE LISTADOS ......................................................................................... 43 Etiquetas...............................................................................................................................43 Ficha Autorizacin Paciente .................................................................................................44 Listado de pacientes .............................................................................................................45 Listado de Tutorados ............................................................................................................45 Listado de Tutores ................................................................................................................46 Correos .................................................................................................................................47 Listado de pacientes con saldo ............................................................................................47 Listado de pacientes sin historia ..........................................................................................48
10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.4.6 10.4.7 10.4.8
11 A PARTIR... ....................................................................................................................... 48 12 AGENDA CLNICA (CITACIONES)................................................................................... 48 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 PARA MOVERSE POR LA AGENDA ......................................................................... 52 CMO AADIR UNA CITACIN................................................................................ 52 CMO ELIMINAR UNA CITACIN ............................................................................ 54 CMO EDITAR UNA CITACIN ................................................................................ 54 CMO MOVER UNA CITACIN ................................................................................ 54 UTILIDADES AUXILIARES DE LA AGENDA.............................................................. 54 OCUPACIN CONSULTORIOS................................................................................. 57 ESTADO DE LAS VISITAS ......................................................................................... 58 RELACIN DE LISTADOS ......................................................................................... 58 Listado de Actividad Clnica Diaria .......................................................................................59
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12.9.1
12.9.2 12.9.3 12.9.4 12.9.5 12.9.6 12.9.7 12.9.8 12.9.9
Listado Actividad Profesional ...............................................................................................60 Listado de Citaciones Diarias ................................................................................................61 Listado de Citas Pendientes de Asignar................................................................................62 Listado de Citaciones ............................................................................................................63 Listado de Ocupacin Boxes .................................................................................................64 Nota Prxima Visita ..............................................................................................................65 Justificante Visita ..................................................................................................................65 Listado de Visita del Da .......................................................................................................66
13 FESTIVOS ......................................................................................................................... 67 14 CUESTIONARIOS DE SALUD .......................................................................................... 79 15 EDITOR DE INFORMES ................................................................................................... 83 16 INTRODUCCIN DE LA INFORMACIN DE LAS VISITAS ............................................ 85 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 16.7 16.8 16.9 GESTIN COMPLETA DE LA VISITA........................................................................ 86 INTRODUCCIN DE LOS DATOS DE LA VISITA ..................................................... 87 CURSO CLNICO ....................................................................................................... 89 INFORMES................................................................................................................. 90 CUESTIONARIOS DE SALUD EN LA VISITA ............................................................ 91 IMGENES................................................................................................................. 93 GUARDAR UNA VISITA ............................................................................................. 94 PARTES DE ACCIDENTE .......................................................................................... 95 HISTRICO DE VISITAS ........................................................................................... 96
16.10 RELACIN DE LISTADOS ......................................................................................... 97 16.10.1 16.10.2 16.10.3 Listado de Curso Clnico del Paciente...............................................................................97 Listado de Histrico de Visitas..........................................................................................98 Listado de Tratamientos por Profesional .........................................................................98
17 INTRODUCCIN RPIDA DE LOS DATOS DE LA VISITA ............................................. 99 18 FACTURACIN .............................................................................................................. 103 18.1 18.2 18.3 20.4 FACTURACIN DE PRESUPUESTOS .................................................................... 103 GESTIN DE LOS COBROS ................................................................................... 109 HISTRICO DE FACTURAS Y COBROS ................................................................ 111 RELACIN DE LISTADOS ....................................................................................... 112 Listado de Facturas Pendientes de Cobro ..........................................................................113 Listado de Facturas por Profesional ...................................................................................114
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18.4.1 28.4.2
18.4.3 18.4.4
Listado de Facturas.............................................................................................................115 Listado de Facturas Detallado ............................................................................................116
19 CITACIONES AFECTADAS ............................................................................................ 116 19.1 CITACIONES INCLUIDAS EN UN PERIODO DE TIEMPO ...................................... 117
20 UTILIDADES ................................................................................................................... 139 20.1 20.2 20.3 POSIBILIDADES DE LA BARRA DE BOTONES ...................................................... 140 CONTROL DE ACCESOS ........................................................................................ 141 CAMBIO DE CLAVE ................................................................................................. 141
21 TELEMEDICINA .............................................................................................................. 142 21.1 21.2 Configuracin ........................................................................................................... 142 ENVO DE HISTORIAS CLINCAS ........................................................................... 143 Sincronizacin de Pacientes ...............................................................................................143 Preparacin de envos ........................................................................................................144 Envos pendientes ..............................................................................................................145
21.2.1 21.2.2 21.2.3
22 PARMETROS ............................................................................................................... 145 22.1 PARMETROS DE LA APLICACIN ....................................................................... 145 Informacin General ..........................................................................................................146 Contabilidad y Facturacin .................................................................................................146 Varios..................................................................................................................................148 Contadores .........................................................................................................................150 L.O.P.D ................................................................................................................................151
22.1.1 22.1.2 22.1.3 22.1.4 22.1.5 22.2
PARMETROS DEL EQUIPO .................................................................................. 151 Datos del Equipo ................................................................................................................152 Aplicaciones Externas .........................................................................................................153
22.2.1 22.2.2
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1 INTRODUCCIN
Para una mayor comprensin del funcionamiento de DasiClinic, en cada uno de los apartados iremos simulando las operaciones, utilizando unos datos ficticios, pero que sern muy tiles para hacernos una idea de lo que estamos realizando. Adems, a continuacin aparece un apartado de "Cmo usar este Manual", en el que se detalla el orden que mantiene y la utilizacin de los colores se usan en la explicacin de este manual. Queremos hacerle llegar una primera idea de las formas de trabajo en DasiClinic. Si en su clnica slo posee una terminal (ordenador), puede llevar desde esta estacin todo el control en lo que a Agenda, Visitas, Facturacin, etc. se refiere. Si por el contrario tiene ms de una terminal, existe la posibilidad de instalar uno de ellos en el consultorio e introducir desde ste, toda la informacin relacionada con la visita o los datos mdicos del paciente. Desde otra terminal instalada en su despacho o en recepcin, se podran llevar a cabo el control de la agenda y la facturacin de la clnica. Pero esto son slo dos ejemplos de cmo usted podra trabajar con DasiClinic, pues este es un programa preparado para trabajar en red, que le permitir escoger la forma de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades. Le recordamos que este manual es un HELP, por lo que su uso ser bsicamente para consultas ocasionales, ya que la forma de visualizarlo siempre ser por pantalla.
2 CMO USAR ESTE MANUAL

Este manual est creado para una lectura clara y concisa de cada punto que se detalla en l, separando en diferentes apartados y colores. El manual est esquematizado en 3 diferentes puntos: Punto 1.: Siempre empezarn al principio de la pgina, y hace referencia a cada men del programa (contabilidad, facturacin, presupuestos...) Punto 1.1. : Incluido dentro del punto 1., y hace referencia a los diferentes apartados de cada men del programa. (Dentro de presupuestos: Archivo de presupuestos, Facturacin de cuotas y listados) Punto 1.1.1: Incluido dentro del punto 1.1., y hace referencia a las posibilidades de algn apartado (detalle de cada listado...) Color rojo: Siempre irn introducidos con la palabra "NOTA", y nos avisan o nos recuerdan cosas importantes que se deben tener en cuenta. Color verde: Sern ejemplos ficticios que se explicarn para un mayor entendimiento de cada apartado. Color Azul: Hace referencia a algn punto explicado en otra pgina, al que se recomienda acceder para un mayor entendimiento del punto que se explica.
3 INSTALACIN
En instalaciones en equipos remotos, en el escritorio nos aparecer un acceso directo a: "Ruta servidor DasiClinic", donde deberemos sustituir la ruta por defecto, indicando nuestro nombre del servidor o direccin ip, seguido de ":" y la ruta donde se encuentre la base de datos. Posteriormente cerraremos la ventana y confirmaremos que S deseamos guardar los cambios.
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Al ejecutar DasiClinic por primera vez nos solicitar el registro de la aplicacin. El registro siempre debe efectuarse en el pc usado con ms frecuencia. Es imprescindible rellenar los campos sealados con asterisco, e indicar el tipo de licencia deseada y el modo de registro (recomendado: on-line), el resto de campos son opcionales. En caso de omitir el proceso de registro la aplicacin tendr funcionalidad total con un lmite de 50 pacientes.
3.1
Requisitos mnimos del sistema

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Pentium II o superior 64 Mb Memoria RAM 40 Mb de espacio libre en disco Microsoft Windows 98, 2000, Me, XP Conexin a internet (como mnimo en un equipo)
En esta versin Dasiclinic 2007, se ha simplificado al mximo la instalacin, usted slo deber seguir los pasos del asistente y el programa se instalar en su equipo de una forma rpida y sencilla. Al introducir el CD, la aplicacin se ejecutar automticamente y se proceder a la instalacin. En caso contrario, explorar el Cd y ejecutar el archivo setup.exe
Primeramente el asistente nos dar la bienvenida a la instalacin de DasiClinic dnde deberemos aceptar el contrato de licencia
A continuacin elegiremos el tipo de instalacin del programa, Remoto si se instala en un terminal remoto de la red, o bien Servidor o monopuesto si se trata de una instalacin en un nico equipo o en un servidor de red. DasiClinic Mxico 2008
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Posteriormente se ejecutar el asistente de instalacin del motor de base de datos Firebird 1.5, dnde deberemos aceptar el contrato de licencia de Firebird.
Seleccionaremos el tipo de instalacin que nos viene dada por defecto y al pulsar siguiente empezar la instalacin en el disco duro, finalizando as la instalacin.
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La instalacin ya est finalizada, en el men inicio y en el escritorio tendremos accesos directos a DasiClinic.
4 ELEMENTOS COMUNES
Antes de adentrarnos en el uso de DasiClinic, describiremos el uso de diversos elementos que van a aparecer en multitud de pantallas de la aplicacin.
4.1
CASILLAS DE EDICIN
Son los espacios reservados para la introduccin, modificacin o visualizacin de los datos. Pueden presentar distintas apariencias, en funcin de su utilidad:
(Fondo en color blanco)
Permite introducir, modificar y visualizar la informacin

Fondo en color lila)
Solamente permite visualizar la informacin.

Con lupa)
Pulsando sobre la lupa o bien en la tecla " +" del teclado numrico, accederemos a la ventana de consulta y bsqueda de datos. (Ver PANTALLA DE CONSULTA)
(Con flecha)
Pulsando sobre la flecha, aparece una lista desplegable.
4.2
BARRA DE MENS
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La barra de mens permite acceder a los distintos apartados que dispone el programa.
4.3
BARRA DE NAVEGACIN
Esta barra de navegacin, est compuesta por un grupo de botones que siempre van a tener la misma funcin, independientemente del rea del programa en la que nos encontremos, y por un texto explicativo que en cualquier momento informa del tipo de operacin que se est realizando. NOTA: Existen otras barras de Navegacin especficas para distintas ventanas que comentaremos en los apartados que correspondan. A continuacin se detalla la funcionalidad de cada botn: Primer registro: En aquellas pantallas en las que se est consultando un archivo se desplazar hasta el primer registro. Registro Anterior: Se desplaza hasta el registro anterior. Registro Posterior Se desplaza hasta el registro posterior. ltimo registro: Se desplaza hasta el ltimo registro del fichero. Nuevo registro: Permite aadir un nuevo registro al archivo. Editar registro: Permite modificar los datos del registro que se est visualizando. Eliminar registro: Permite borrar el registro del archivo activo. Bsqueda: Conduce a la pantalla de consulta del propio fichero (ver PANTALLA DE CONSULTA ) Refrescar: Permite hacer una actualizacin de los datos por si ha sido modificado por otro usuario cuando se trabaja en red. Imprimir: Nos permite acceder al selector de listados disponibles para el fichero de datos seleccionados (ver SELECTOR DE LISTADOS). Imprimir pantalla: Permite extraer por impresora la pantalla que estamos visualizando. Salir: Sale y cierra la pantalla actual. Texto explicativo: Informa del tipo de operacin que se est realizando. Sus estados ms comunes son: Consulta (el usuario simplemente est consultando los registros del archivo) Edicin (el usuario se encuentra insertando o editando el registro actual). Grabar: Pulsando sobre este botn, se graban los datos que el usuario haya introducido, ya sea al aadir un nuevo registro o si se han modificado los datos de un registro existente. Cancelar: En este caso, no se grabarn los ltimos datos introducidos.
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4.4
PANTALLA DE CONSULTA
Esta pantalla permite al usuario localizar un registro de cualquier archivo, de una forma rpida y muy sencilla. Se accede a ella a travs del botn de bsqueda casillas de edicin. que est situado en la barra de navegacin o junto a determinadas
La informacin nos aparece clasificada en columnas, y ordenada segn la columna seleccionada (por defecto, la columna seleccionada ser la primera). Para cambiar la columna de ordenacin, bastar con pulsar sobre la cabecera sobre la que queramos ordenar los registros. En la parte inferior de la ventana, se nos informa de cmo estn ordenados los registros por los que se realizan las bsquedas. Para buscar un registro concreto, bastar seleccionar la columna sobre la cual deseamos efectuar la bsqueda e introducir el texto en la casilla correspondiente. A medida que vayamos introduciendo texto, los registros se irn filtrando, apareciendo nicamente aquellos que cumplan la condicin de bsqueda. EJEMPLO: Si deseamos localizar un paciente del que sabemos su nombre (Sonia Quesada Ruiz), ordenamos los registros segn la columna nombre y empezamos a escribir: S: Aparecen todos los registros en los que el nombre empieza por "S" So: Aparecen todos los registros en los que el nombre empieza por "So" Y as sucesivamente. Si no supiramos el nombre pero si los apellidos (ms concretamente el segundo apellido) en primer lugar ordenamos por los apellidos. A continuacin NO deberamos escribir Ruiz, pues nos apareceran los registros en los que los apellidos empiezan por Ruiz, y nosotros necesitamos los que contienen la palabra Ruiz. Para realizar esta operacin tendremos que introducir primero el smbolo "%" y a continuacin: RUIZ El smbolo % indica al programa que buque aquellos registros en los que el texto est incluido en la columna de bsqueda. NOTA: En archivos con un gran volumen de informacin, en este tipo de consultas se puede demorar la respuesta. Una vez hayamos encontrado el registro deseado, hacemos doble clic sobre el registro o pulsamos
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4.5
SELECTOR DE LISTADOS
DasiClinic ofrece la posibilidad de obtener varios listados en los distintos apartados que lo componen. Para visualizar estos listados siempre aparecer una ventana de seleccin que ser comn para todos ellos. Pulsando sobre el icono de imprimir nos aparecer el selector de listados:
En la parte izquierda aparece un pequeo recuadro en donde nos indica todos los listados disponibles. En el caso de que slo haya un listado disponible, ste aparecer seleccionado directamente. Esta disponibilidad depender desde donde accedamos al selector. Por ejemplo, si accedemos desde la ficha de pacientes accederemos a los listados referentes a los pacientes, si accedemos a travs de la ficha de los profesionales, accederemos a los listados referentes a los profesionales. Para seleccionar el listado deseado, haremos doble clic sobre uno de los que nos aparezcan como disponibles y de esta manera las casillas de la ventana se rellenarn automticamente: Inicialmente obtendremos los datos que aparecen impresos en la cabecera del listado, los cuales podremos modificar a nuestra conveniencia, ttulo, fecha, mrgenes, etc. y tambin se nos permitir en algunos casos poder mostrar los datos ordenados por diferentes opciones. A continuacin nos aparecern las casillas de seleccin, stas nos permitirn filtrar los datos que obtenemos en el listado segn un margen de fechas, pacientes, etc. Por defecto, estas casillas se rellenarn con los datos ms habituales en cada caso. NOTA: Si seleccionamos en las dos casillas referentes a un mismo tema el mismo nmero o fecha, tan slo visualizaremos el registro de ese nmero o ese da en concreto. Una vez seleccionados los datos deseados podremos reiniciar cualquiera de las consultas, obtener por pantalla o impresora el listado seleccionado, exportarlo a una ficha externa, o modificar la plantilla del listado o bien generar un fichero PDF.
5 ACCESO Y CONFIGURACIONES INICIALES

En este apartado se describe la forma de introducir la informacin mnima necesaria, para poder empezar a trabajar. Al iniciar el programa, se nos solicita que introduzcamos el nombre de usuario y la clave de acceso. Por defecto DasiClinic incluye inicialmente el usuario "SUPERVISOR" con la clave de acceso "SUPER"
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NOTA: Les recomendamos que cambien esta clave de acceso una vez se dispongan a utilizar DasiClinic, y que dicho nombre de usuario con la correspondiente clave la utilice el administrador de su clnica, ya que en principio, es el nico que tiene accesos ilimitados y la posibilidad de aadir ms usuarios.
5.1
TABLAS AUXILIARES
Acceso: Archivos Tablas Auxiliares Desde esta opcin podremos mantener las tablas de datos auxiliares del programa. Aqu introduciremos datos generales referentes a las entidades bancarias, poblaciones, los usuarios del programa y sus correspondientes permisos en cuanto a la visualizacin de la informacin mdica, conceptos de gastos o ingresos que despus se utilizarn en la contabilidad, las cuentas bancarias con las que trabaja nuestra clnica, las clasificaciones de las imgenes, tipos de recetas y avisos, estructura de nuestros consultorios/gabinetes/quirfanos, estructura de las especialidades, formas de pago y procedencias. Accederemos as a una ventana con varias carpetas.
5.1.1
Entidades Bancarias
En este archivo encontraremos todas las entidades bancarias registradas actualmente en nuestro pas. Se podrn aadir, modificar o eliminar cualquiera de estos registros segn sea necesario.
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5.1.2
Poblaciones
En este archivo encontraremos todas las poblaciones existentes actualmente en nuestro pas. Se podrn aadir, modificar o eliminar cualquiera de estos registros segn sea necesario.
5.1.3
Usuarios
En la carpeta de usuarios daremos de alta todos los usuarios del programa, stos sern los nombres de usuario con los cuales se podr acceder. La primera vez que entremos en el programa con el nombre de usuario que acabamos de dar de alta, la clave de acceso ser la misma que el nombre de usuario. Para cambiar esta clave de acceso, deberemos acceder Utilidades Cambio de Clave (ver CAMBIODECLAVE)
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En la casilla "nombre" introduciremos el nombre de usuario. Observaremos que en la parte inferior derecha de la ventana aparecer el nombre de todos los profesionales que tengamos dados de alta. Deberemos indicar mediante los botones para aadir el profesional seleccionado a la lista superior para quitar un profesional de esta
"Profesionales con relacin de confianza" o sobre lista y bajarlo a lista de "Profesionales sin relacin de confianza"
La diferencia existente en que un usuario tenga un profesional en la lista de confianza o no, es en que cuando este usuario entre en el programa, slo podr ver los datos referentes a las visitas de los profesionales de confianza. Por ejemplo, al entrar en "gestin completa de la visita" slo se podrn ver y visitar a los pacientes correspondientes a los profesionales de confianza asignados. NOTA: Les recordamos que, por defecto, DasiClinic incluye el nombre de usuario "SUPERVISOR" con la clave de acceso "SUPER" que no podremos borrar ni modificar.
5.1.4
Conceptos de gastos / ingresos
En este archivo introduciremos los conceptos de gastos o ingresos que luego utilizaremos en los movimientos contables. Esto nos permitir la obtencin de estadsticas de consumo agrupadas por conceptos.
A cada concepto podremos asignarle una cuenta contable, de esta manera, si deseamos hacer una exportacin de la contabilidad a un programa externo, los movimientos realizados con estos conceptos pasaran a la cuenta contable correspondiente NOTA: DasiClinic por defecto, incluye un concepto llamado "Varios", el cual, no podremos ni borrar ni modificar. EJEMPLO: Nosotros daremos de alta varios conceptos como TELFONO y AGUA, de esta manera, podremos obtener posteriormente listados o grficos del consumo total por periodos de tiempo.
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5.1.5
Bancos
En esta carpeta introduciremos todos los datos de las cuentas bancarias con las que nuestra clnica trabaje. En la casilla "descripcin", introduciremos un texto que nos identifique la cuenta, introduciremos la entidad bancaria correspondiente y completaremos el nmero de oficina y de cuenta apareciendo entonces automticamente el dgito control. Tambin podremos asignarles una cuenta contable, de esta manera, si deseamos hacer una exportacin de la contabilidad a un programa externo, los movimientos realizados a cada banco pasaran a la cuenta contable correspondiente NOTA: DasiClinic por defecto, incluye un banco llamado "Caja", el cual, no podremos ni borrar ni modificar.
EJEMPLO: Nosotros vamos a dar de alta 2 bancos en uno ingresaremos todas las cuotas que cobremos de los presupuestos domiciliados y le llamaremos banco para cuotas. Y el otro le llamaremos Banco, y en l ingresaremos el resto de los cobros.
5.1.6
Clasificaciones de imgenes
El programa nos permite clasificar las imgenes obtenidas de un paciente, por ejemplo, radiografas, intra orales, etc. En este archivo, introduciremos los diferentes tipos de clasificaciones de imgenes que queramos utilizar. NOTA: DasiClinic por defecto, incluye una clasificacin llamada "General", la cual, no podremos ni borrar ni modificar.
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EJEMPLO: Nosotros vamos a dar de alta la clasificacin RADIOGRAFAS, de esta manera, todas las imgenes que sean radiografas las podremos clasificar en este grupo y as realizar un filtrado que slo nos muestre imgenes de un determinado grupo.
5.1.7
Recetas
En este archivo daremos de alta todos los tipos de recetas generales que luego utilizaremos cuando realicemos las visitas. Introduciremos un cdigo y un nombre para esta receta y despus introduciremos el texto de la receta.
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EJEMPLO: Nosotros vamos a dar de alta como inicio la receta para las extracciones generales, su cdigo ser EX y su nombre EXTRACCIONES. En el texto introduciremos las indicaciones que el paciente deber tomar despus de la extraccin.
5.1.8
Avisos
En este archivo daremos de alta los tipos de avisos que ms adelante utilizaremos como recordatorio para los pacientes y tambin para hacer correos. En primer lugar introduciremos un cdigo y un nombre para el aviso, despus seleccionaremos si al tipo de aviso le correspondera generar carta y despus escribiremos el texto correspondiente. NOTA: En los avisos que marquemos la casilla generar carta, en la gestin de avisos podremos generar las cartas de todos los avisos que tengamos en un periodo de tiempo determinado.
EJEMPLO: Nosotros vamos a dar de alta un aviso para los pacientes que se hayan efectuado tratamientos que necesiten un control peridico, de esta manera, cuando sea necesario podremos hacer un Mailing.
5.1.9
Consultorios/Gabinetes/Quirfanos
En esta ventana introduciremos los consultorios, gabinetes o quirfanos que nuestra clnica disponga. De esta manera, cuando demos de alta una visita y le asignemos una de estas salas, podremos observar la disponibilidad de cada una, aprovechando as al mximo el horario de cada una. Para ello, introduciremos en primer lugar e l cdigo de la sala y una descripcin. Indicaremos el nmero de orden en que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestra agenda de ocupacin. Posteriormente indicaremos el horario en la parte inferior de la ventana. Haremos doble clic en el espacio de los horarios apareciendo una pequea ventana. Primero haremos clic en "activar" para activar el da seleccionado e indicaremos el intervalo de minutos orientativo entre visita y visita. Despus activaremos segn deseemos si su horario es de maana o tarde o bien de los dos, indicando as la hora inicial y final en cada apartado activado. DasiClinic Mxico 2008
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EJEMPLO: Nosotros vamos a dar de alta los cuatro consultorios que tenemos, el consultorio de ortodoncias, el quirfano principal, el quirfano para las pequeas cirugas y otro quirfano ms, en ese orden. En nuestro caso el horario ser lunes a viernes y el sbado slo estarn abiertos por la maana.
5.1.10
Especialidades
En este archivo aparecern dadas de alta algunas especialidades mdicas, siempre podremos modificar aadir o borrar alguna. Deberemos indicar al programa mediante la casilla "Activo" si trabajamos con esa especialidad. Si a cada especialidad le asignamos un orden (1, 2, 3...) ste ser en el que saldrn en el resto de ventanas, por ejemplo, en la agenda. Si deseamos que el orden sea alfabtico lo podremos hacer al configurarlo en parmetros (VER Parmetros Varios) Tambin podremos asignarles una cuenta contable, de esta manera, si deseamos hacer una exportacin de la contabilidad a un programa externo, la facturacin que realicemos en cada especialidad quedar reflejada en la cuenta contable que le hayamos indicado EJEMPLO: Nosotros vamos a activar todas las especialidades excepto Podologa.
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5.1.11
Formas de pago
Aqu daremos de alta todas las formas de pago que necesitemos. DasiClinic nos ofrecer un nmero correlativo para cada forma de pago que demos de alta, introduciremos un nombre, y el banco de ingreso. Tambin deberemos introducir si por realizar un pago mediante esa forma cobraremos un porcentaje de comisin, por ejemplo para una financiacin. DasiClinic tambin nos permite realizar cobros y pagos a un depsito. El depsito lo utilizaremos para cobrar un dinero sin tener necesariamente que realizar un tratamiento a un paciente, ser como un dinero a cuenta, y posteriormente, al realizar la visita, podremos cobrarla a partir de este depsito. Por ello, tambin deberemos marcar al dar de alta nuestras formas de pago las casillas de la derecha. "No influye": Para todas las formas de pago que no tengan que ver con el depsito. "Cargo al depsito": Para cobrar del depsito del paciente. "Ingreso al depsito": Para realizar los cobros al depsito del paciente. NOTA: DasiClinic ofrece por defecto la forma de pago Efectivo, la cual no podremos borrar, pero s modificar si fuera necesario.
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EJEMPLO: Por el momento nosotros crearemos las siguientes formas de pago: Taln: ser sin comisin y le marcaremos que no influye en el depsito. Tarjeta. Le aplicaremos una comisin de un 1% y marcaremos que no influye en el depsito. Financiacin: No le aplicaremos comisin porque es un dinero anticipado y marcaremos la casilla de ingreso al depsito. Cargo al depsito: Tampoco le aplicaremos comisin y como su nombre indica, marcaremos la casilla de cargo al depsito.
5.1.12
Procedencias
En este apartado introduciremos todas las posibles procedencias de los pacientes. De esta manera, podremos extraer una estadstica para saber de dnde proceden la mayora de los pacientes, y conocer los resultados de una posible publicidad que hayamos efectuado. EJEMPLO: Crearemos 4 tipos de procedencias, una de ellas ser "Anuncio Revista", as, a final de trimestre, podremos saber si el anuncio que publicamos en una revista ha sido efectivo o no.
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PRIMEROS PASOS
A continuacin vamos a resumir los pasos inciales para comenzar a trabajar con DasiClinic una vez se haya instalado correctamente. 1. CONFIGURACIN DE LOS DATOS DE LA CLNICA: Esta configuracin es importante para la personalizacin del programa. De esta manera, cualquier listado aparecer con el logotipo y los datos de la clnica, configuraremos la impresora, indicaremos la moneda con la que trabajaremos, etc. (Ver PARMETROS ). Tambin asignaremos los bancos, usuarios, boxes, etc. (Ver TABLASAUXILIARES) 2. DAR DE ALTA A LOS PROFESIONALES: Es necesario que como mnimo introduzcamos a un profesional, con sus horarios, para poder trabajar despus con la agenda, visitar a los pacientes, etc. (Ver PROFESIONALES ) 3. DAR DE ALTA LOS GRUPOS DE TRATAMIENTOS Y LOS TRATAMIENTOS: Mientras no introduzcamos al menos un grupo de tratamientos con un tratamiento incluido en l, no podremos realizar ninguna visita (Ver TRATAMIENTOS_GRAL ) 4. GESTIN DE ANTECENTES: Es importante introducir el esquema de antecedentes clnicos de nuestra clnica para as poder asignarle los correspondientes antecedentes a cada uno de nuestros pacientes (Ver GESTINANTECEDENTES ) 5. DAR DE ALTA A LOS PACIENTES: Deberemos introducir todos los datos de los pacientes y asignarles un nmero de historia para poder visitarles, y a la vez, llevar un mantenimiento de su progresin, histrico de visitas, realizar los cobros adecuadamente, etc. (ver PACIENTES )
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PROFESIONALES
Acceso: Archivos Profesionales Archivo profesionales. DasiClinic entiende como profesionales a aquellas personas (Doctores, colaboradores) que visitan a un determinado grupo de pacientes en una especialidad concreta. Desde esta pantalla se puede dar de alta un profesional y todos los datos relacionados con el mismo, sus datos personales, su agenda dentro de la clnica, sus horarios, periodos de ausencia y datos econmicos. Deberemos tener muy en cuenta que las agendas son individuales por profesional, as pues, en el caso de querer incluir todas las visitas en una nica agenda, slo deberemos dar de alta un nico profesional. (Este caso es para clnicas que visiten por clnica en general y no por profesional) Al aadir un nuevo registro, slo sern visibles las pestaas correspondientes a Datos Generales y Ficha Econmica. Deben introducirse primero estos datos y grabarlos para poder acceder al resto de la informacin.
7.1
DATOS GENERALES
Son los datos personales del profesional (nombre, direccin, telfono, a que mdulo pertenece, etc.) tal como aparece en la primera ventana de introduccin de datos. Marcando la casilla "Estado Activo" indicaremos que el profesional est activo dentro de la clnica, esto quiere decir que lo desactivaremos por ejemplo si ya no trabaja con nosotros, (ya que nunca podremos eliminar a un profesional si hay visitas o movimientos relacionados con l). Tambin podremos insertar una imagen y un color (que despus veremos en ventanas como la agenda) para diferenciar y visualizarlo de una forma ms rpida y clara. Si lo deseamos podremos insertarle unas observaciones generales y unas observaciones especficas que podremos ver, aadir o editar desde la agenda, (ver UTILIDADESAUXILIARESDELAAG). NOTA: Hemos de tener en cuenta que el cdigo que le introduzcamos al profesional no podremos modificarlo.
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7.2
FICHA ECONMICA
En aquellos casos en que el profesional sea un colaborador cuyos honorarios se calculen en base a los trabajos realizados, utilizaremos esta carpeta para introducir los datos que son necesarios para calcular las comisiones correspondientes a cada profesional.
Introduciremos los datos teniendo en cuenta: Domiciliacin: Introduciremos la domiciliacin bancaria del profesional, de esta manera al hacer las liquidaciones podremos hacer el disquet para los ingresos de cada profesional. I.R.P.F.: Permite que DasiClinic le calcule la liquidacin, con la correspondiente retencin. N Serie facturacin: Para los casos en que deseemos que cada profesional tenga una serie distinta a la hora de facturar. Permite modificar los honorarios: Si marcamos esta opcin, posteriormente, al realizar las visitas, dispondremos de la posibilidad de cambiar los honorarios del doctor para aquella visita o tratamiento en especial. Porcentaje de la liquidacin: Hace referencia al % del total de cada tratamiento que se destina a la comisin del profesional. Tipo de liquidacin: Indicaremos si la comisin se calcula al facturarse los tratamientos independientemente de si el paciente efecta el pago o no, o si por el contrario slo se calcula la comisin de la parte abonada por el paciente. Porcentaje del coste de material: Hace referencia al % del coste total del material externo (prtesis, etc.) que corre a cargo del profesional en aquellos tratamientos en los que intervenga un coste externo adicional (ver TRATAMIENTOS_GRAL ). En estos casos, es necesario introducir el importe de dicho material para poder calcular las comisiones correspondientes. Es importante tener en cuenta, que aunque se hayan realizado los tratamientos e DasiClinic Mxico 2008
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incluso cobrado el importe de mismo, la comisin no se calcular hasta que se indique cual es el coste de este material. Orden de los porcentajes: Determina si primero se calcula el % de comisin y a continuacin se resta l % del material externo que corre a cargo del profesional, o si bien, se resta en primer lugar este % del material externo y a continuacin se calcula el % de la comisin. NOTA: Este sistema permite realizar de manera flexible e individualmente para cada profesional el clculo de las comisiones correspondientes. DasiClinic tambin nos ofrece la posibilidad de aadir unos porcentajes especficos por cada uno de los tratamientos y las tarifas que tengamos. EJEMPLO: Nuestro profesional cobra un porcentaje de liquidacin del 25% como norma general, pero el tratamiento Fisioterapia Post Operatoria de la Tarifa Particulares cobrara otro porcentaje que ser del 90%. Para introducir estos importes especficos deberemos dar clic sobre el icono de "nuevo registro" de la barra lateral derecha, apareciendo as la siguiente ventana:
Indicaremos la tarifa, el tratamiento e introduciremos l % deseado o bien un importe en el caso de que sea una cantidad fija. NOTA: Hemos de tener en cuenta que estos importes especficos por tratamientos dependen de cada una de las tarifas, con ello, queremos decir, que podemos aplicar un porcentaje o importe diferente al mismo tratamiento por cada una de las tarifas que tengamos dadas de alta. Los porcentajes de las liquidaciones quedarn ms detallados si observamos la tabla de ejemplo que a continuacin se detalla: EJEMPLO: Vamos a observar las liquidaciones posibles de los profesionales que cobrasen un 40% de comisin y corriendo a su cargo el 50% del coste del material externo:
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NOTA: En el caso de los profesionales que liquidan en base a los cobros y con coste de material, puede ocurrir que el coste de este material sea mayor a lo que le corresponde de comisin al profesional por el cobro, quedando la tabla de esta manera:
Observamos que al final de la liquidacin del primer pago nos da un importe negativo. Cuando nos situemos en la ventana de las liquidaciones, sta no nos aparecer hasta que no se efecte el segundo pago, es decir, una liquidacin no se visualizar hasta que el importe que le corresponda al profesional sea positivo.
7.3
PERIODOS Y HORARIOS
DasiClinic permite definir mltiples y diferentes horarios para distintos perodos de tiempo. Los pasos a seguir en esta ventana sern:
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1.
Dar de alta los periodos, asignndoles un nombre identificativo, la fecha de inicio y la fecha final. Para esto, insertamos un nuevo registro e introducimos los correspondientes datos.
NOTA: No es necesario definir desde un principio todos los periodos con sus respectivos horarios. Posteriormente se podrn ir aadiendo ms periodos y horarios o modificar los ya existentes, por ejemplo, un periodo para cada ao.
2. Una vez grabados los periodos, podremos activar los das en los que el profesional trabaje y definir los
correspondientes horarios, haciendo doble clic o pulsando el botn derecho del ratn sobre el da de la semana deseado.
3.
Hacemos clic en la casilla de Activado de la primera columna para activar el da que tenemos seleccionado, en este caso, el Martes.
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4.
Introduciremos el intervalo horario:
Intervalo es el tiempo medio de duracin de cada visita. El intervalo horario nos permite flexibilizar y adaptar la estructura horaria de la agenda para cada profesional Si bien es independiente de la duracin indicada en los tratamientos (ver TRATAMIENTOS_GRAL) es recomendable introducir un valor lo ms ajustado posible al tiempo medio de los tratamientos a realizar, de esta manera la agenda quedar estructurada en los intervalos de tiempo que nosotros le indiquemos en esta casilla. EJEMPLO: Si el profesional efecta habitualmente tratamientos cuya duracin es de 60 minutos o ms (intervenciones, etc.) podemos indicar un intervalo de 30 60 minutos. Si el profesional efecta habitualmente visitas ms cortas (controles, radiografas, etc.) podemos indicar un intervalo de 15, 20 30 minutos. En nuestro caso, utilizaremos un intervalo de 30 minutos, de manera que nuestra agenda quedar reestructurada como 10:00 10:30 - 11:00...) Luego introduciremos el nmero de mximo de visitas por hora para este da: El nmero mximo de visitas por intervalo es el nmero total de pacientes que se pueden atender en el mismo intervalo de tiempo. Es decir, nosotros disponemos de dos salas para atender a dos pacientes a la vez, pues podremos poner dos visitas por intervalo. El mximo de visitas es opcional, si no se introduce ningn dato, se entender que no hay lmite de visitas por intervalo. Indicaremos a continuacin si el profesional trabaja por la maana, por la tarde o durante todo el da pulsando sobre la casilla "Activado" de la columna "maana", "tarde" o sobre las dos y luego introduciremos el horario de visita (hora de inicio y hora final) El nmero mximo de visitas, ya sea por la maana o por la tarde, es el nmero del total mximo de las visitas que podr atender determinado profesional durante ese periodo del da. El nmero mximo de visitas es opcional, si no se introduce ningn dato, se entender que no hay lmite de visitas por hora. Repetiremos esta operacin para el resto de das que el profesional realice visitas. NOTA: Todas las limitaciones horarias y de nmero mximo de visitas por intervalo o da son informativas, si intentamos introducir una visita en la agenda que exceda de estas limitaciones se nos avisar de que estamos anotando ms visitas de las permitidas, pero ser el usuario el que tomar la decisin final segn convenga. Para facilitar la introduccin de datos, si el horario de visita es igual al de otro da ya rellenado,
seleccionamos el da de trabajo y luego pulsamos la flecha desplegable seleccionando el da de la semana que queremos copiar y pulsamos Copiar para que automticamente los datos queden copiados en el da deseado. EJEMPLO: Nuestro profesional tiene el mismo horario de visita para los lunes y los viernes por la maana de 10:00 a 14:00 horas. Introducimos los datos en el lunes, y a continuacin, seleccionamos el viernes para introducirle los datos, pero como es igual que el lunes, pulsaremos la flecha desplegable seleccionaremos lunes y pulsaremos "Copiar". Ahora quedar el horario de lunes y de los viernes iguales. DasiClinic tambin nos ofrece poder copiar el horario de otro profesional. EJEMPLO: En nuestra clnica tenemos dos doctores que realizarn siempre el mismo horario, por lo tanto, cuando ya tengamos creado el horario de uno de estos profesionales y deseemos crear el del segundo profesional slo tendremos que copiarlo.
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Para copiar un horario slo tendremos que clicar sobre ventana:
apareciendo as la siguiente
En ella, seleccionaremos el profesional y periodo del que queremos copiar su horario, le indicaremos un nombre y marcaremos las fechas comprendidas que necesitemos. Pulsaremos sobre "Copiar" y aparecer este nuevo horario en los horarios de nuestro profesional.
7.4
PERIODOS DE AUSENCIA
Es el tiempo en que se prev que el profesional estar ausente. Con esta utilidad podremos indicar periodos de ausencia dentro de un horario ya establecido. Se utilizar para marcar en la agenda las vacaciones o ausencias ocasionales (congresos, cursos, etc.). DasiClinic no permitir introducir visitas en estos periodos. Pero en el caso de que ya se hubieran entrado visitas con anterioridad, DasiClinic nos avisar de que hay visitas afectadas en este periodo de ausencia, pudiendo acceder directamente a la opcin de "Citaciones afectadas" (ver CITACIONESAFECTADAS ) para cambiarles el da o la hora de la cita y as avisar a los pacientes. (No es necesario acceder inmediatamente a ver las citas afectadas ya que tenemos un apartado especfico en el men y un acceso en la agenda).
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Para dar de alta un nuevo periodo de ausencia, introduciremos el motivo de la ausencia, la fecha de inicio y la de finalizacin. Hemos de tener en cuenta tambin se pueden crear periodos de ausencia directamente desde la agenda. De esta manera no ser obligatorio venir a abrir la ficha del profesional cada vez que queramos bloquear un da o una hora determinados. De igual forma, todas las ausencias que creemos desde la propia agenda tambin se reflejarn aqu.
7.5
MUTUAS COLABORADORAS
En este men ser desde donde indiquemos con qu mutuas trabaja cada profesional. Para asignrselas tendremos que ir pulsando los botones inferiores para pasarlas de derecha a izquierda segn nos convenga. Esto servir para que a la hora de citar a un paciente en la agenda, el programa nos avise de que el profesional no colabora con la mutua de ese paciente, y nos permita o bien cambiar la cita a otro profesional o bien cambiarle la mutua al paciente. Este sistema slo funcionara en el caso de que adems de configurar en esta ventana las mutuas colaboradoras de cada profesional, marquemos en los parmetros que deseamos "Bloquear las mutuas por profesional" (VER Parmetros Varios ).
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7.6
RELACIN DE LISTADOS
Listado de profesionales. Para acceder al selector de listados debemos entrar en Archivos Profesionales Listados o bien pulsando sobre el icono de imprimir dentro del Archivos de profesionales.
7.6.1 Listados de Profesionales

Este listado ofrece la posibilidad de imprimir una relacin de todos los profesionales, por especialidad, en donde aparecern datos personales como el nombre, direccin, telfono, etc.
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TRATAMIENTOS
Ahora debemos introducir todos los tratamientos que realizaremos en nuestra clnica. Hemos de tener en cuenta que primero tendremos que dar de alta unos Grupos de Tratamientos para posteriormente generar unos tratamientos dentro de cada uno de los grupos.
Ejemplo: En nuestra clnica tenemos varias especialidades, as que vamos a empezar a crear los tratamientos en cada una de ellas. Especialidad Esttica: Grupo Esttica General Drenaje linftico con derma jet Lnea fcil mate Aguascalientes Lifting cream (jg group) Grupo Esttica Tratamientos Masaje ayurveda Limpieza Especialidad Odontologa: Grupo Limpiezas Limpieza completa Curetaje por cuadrante
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8.1
GRUPOS DE TRATAMIENTOS
Acceso: Archivos Tratamientos Grupos de Tratamientos. DasiClinic utiliza el concepto de grupo de tratamientos para relacionar a un determinado nmero de tratamientos con las pantallas de entrada de datos, simulaciones grficas, esquemas especficos de cada especialidad mdica. Para dar de alta un grupo de tratamientos deberemos en primer lugar seleccionar la especialidad a la que corresponde el grupo de tratamiento que vamos a aadir y pulsaremos sobre la casilla Ahora slo tendremos que introducir el nombre del grupo y grabar.
NOTA: En caso de que el grupo que queramos crear corresponda a la especialidad de Odontologa, deberemos acceder a la pestaa correspondiente Para ms informacin, ver los grupos de tratamientos especficos para cada mdulo en el apartado MDULOS Y ESPECIALIDADES de este manual. As pues, el primer paso ser dar de alta estos grupos y posteriormente los tratamientos.
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8.2
TRATAMIENTOS
Acceso: Archivos Tratamientos Tratamientos
Seleccionaremos el grupo de tratamientos al que pertenece el tratamiento que vamos a generar y pulsaremos sobre "Acceder a Tratamientos". Introduciremos entonces el nombre del tratamiento. Despus rellenaremos los datos en el resto de las casillas teniendo en cuenta: Cdigo: Aqu escribiremos un cdigo abreviado para que en posteriores ventanas sea ms rpido localizar el tratamiento. % Entrada presupuestos: En aquellos presupuestos con pago fraccionado en los que vayamos a efectuar uno o ms tratamientos en los que el coste del material es una parte importante del valor total de mismo, podremos utilizar este porcentaje para asegurar el pago de una entrada inicial, que nos cubra de manera conveniente la inversin en materiales externos. NOTA: El importe de la entrada en los presupuestos es informativo, el usuario podr utilizar o no este importe como entrada al inicio del tratamiento. P.V.P.: Este ser el precio de venta bsico de un tratamiento. Las tarifas (ver TARIFAS ) creadas posteriormente utilizarn este precio para calcular el nuevo importe Duracin: Este ser el tiempo medio de duracin de una visita en la que se realice este tratamiento. Aqu deberemos indicar el tiempo real del tratamiento. DasiClinic, ocupar en la agenda las posiciones que sean necesarias para cubrir este tiempo. EJEMPLO: Si nosotros hubiramos estructurado la agenda en intervalos de 30 minutos para tener as una mayor flexibilidad de horarios y el tratamiento que vamos a efectuar tiene una duracin de 60 minutos, DasiClinic utilizar por defecto dos posiciones en la agenda para esta visita. DasiClinic Mxico 2008
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Incluye IVA: Marcaremos esta casilla si el precio del tratamiento que estamos introduciendo tiene el IVA incluido. El porcentaje de IVA lo introduciremos en los parmetros del programa (ver Contabilidad) Laboratorio: Los tratamientos que tengan marcada esta casilla significarn que incluyen algn material, por lo que sern visibles automticamente en la gestin de control de laboratorios (ver LABORATORIOS ) Coste material: Marcamos la casilla: "Sin Coste" si el tratamiento no precisa de un coste de material externo. Marcaremos "Coste Variable: si el tratamiento implica un coste de material variable, y "Coste Prefijado": Para tratamientos que el coste del material externo sea siempre el mismo, al marcar esta casilla deberemos introducir dicho coste. Es importante saber que cuando realicemos un tratamiento tenga coste de material externo, no podremos recalcular las comisiones de los profesional que lo ha realizado hasta que no sepamos cual ha sido dicho coste. Podremos observar que en la parte inferior de la ventana aparecer a modo listado todos los tratamientos que tengamos dados de alta en cada grupo de tratamientos.
8.3
RELACIN DE LISTADOS
Listado de Tratamientos.
Para acceder al selector de listados debemos entrar en Archivos Tratamientos Listados o bien pulsando sobre el icono de imprimir dentro de las ventanas de grupos de tratamientos o tratamientos.
8.3.1
Listado de Tratamientos
Este listado ofrece la posibilidad de imprimir una relacin de todos los tratamientos que estn dados de alta en el Archivo de tratamientos, observaremos todos los grupos de tratamientos y los tratamientos que existen dentro de cada grupo, ordenados alfabticamente e indicndonos los datos como cdigos, duracin, precio.
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GESTIN DE ANTECEDENTES
Acceso: Archivo Gestin de antecedentes Al tratarse de un programa que soporta diferentes especialidades mdicas, DasiClinic le permitir mantener el esquema de antecedentes clnicos a utilizar en su clnica segn sus conveniencias. Este esquema es el que posteriormente se utilizar en la historia clnica del paciente.
En este archivo daremos de alta todos los antecedentes clnicos con los que nos podamos encontrar. Estos antecedentes los vamos a separar en dos categoras: Antecedentes y Frmacos; y dentro de cada categora podremos crear diferentes grupos, para aadir dentro de cada grupo los antecedentes correspondientes. Podremos utilizar los botones para mover los grupos o tems de orden y para eliminarlos.
Hemos de tener en cuenta que posteriormente, cuando vayamos a asignar estos antecedentes a algn paciente, podremos asignarlos en ms categoras: Antecedentes destacables, Frmacos destacables, Antecedentes, Frmacos y Antecedentes Familiares. NOTA: Para aadir antecedentes de nuestro esquema a los pacientes ver INTRODUCCINDELOSDATOS
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9.1
Listado de Antecedentes
desde la ventana de la
Para acceder al listado de Antecedentes deberemos hacer clic sobre el botn Gestin de Antecedentes.
10
PACIENTES
Acceso: Archivos Pacientes Archivo de pacientes. Utilizaremos esta pantalla para registrar los datos de afiliacin del paciente.
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DasiClinic permite la introduccin aleatoria de nmeros de historia siempre que stos no se repitan, si no indicamos ningn nmero, DasiClinic nos proporcionar uno correlativo automticamente. En el caso de que por algn motivo realicemos un salto en la numeracin o eliminemos nmeros de historia del archivo de pacientes, siempre podremos recuperar los nmeros utilizando el botn de captura de nmeros libres .
Tambin podemos configurar el uso de los nmeros de historia a travs de los parmetros del programa (ver Contadores) NOTA: Hemos de tener en cuenta que NO podremos modificar el nmero de historia de una paciente cuando ste ya est guardado.
10.1
DATOS GENERALES
Los datos generales del paciente son: el N.I.F, nombre y apellidos, direccin, poblacin, cdigo postal, provincia, telfonos, fecha de alta en la clnica (fecha de entrada), fecha de nacimiento, sexo, estado civil, procedencia, nmero de la Seguridad Social, profesin, direccin de e-mail y observaciones. Tambin podemos guardar una foto del paciente. Para digitalizar la imagen correspondiente pulsaremos sobre la casilla y accederemos al mdulo de tratamiento de imgenes incluido en el programa y desde all, podremos utilizar cualquiera de los perifricos de que dispongamos (escner, cmara, etc.) para capturar la imagen.
10.2
RESUMEN DE CITACIONES
En esta ventana aparece un histrico de todas las citaciones del paciente ordenadas por fecha (de la ms reciente a DasiClinic Mxico 2008 Pgina 41 de 153
la ms antigua). Se especifican los datos bsicos de cada citacin como son el da, la hora, el profesional que ha efectuado la visita y el estado de la visita (pendiente, visitado, no presentado...)
10.3
PACIENTES PENDIENTES DE FICHA
Acceso: Archivos Pacientes Pacientes pendientes de ficha. Al anotar en la agenda una primera vista, para evitar realizar grandes consultas de datos mientras tenemos al paciente al telfono, slo le solicitaremos, su nombre, apellidos y un telfono de contacto. Automticamente estos datos quedarn registrados en el archivo de pacientes pendientes de ficha. Cuando el paciente se presente en nuestra clnica para realizar la visita concertada, necesitaremos completar el resto de datos y asignarle un n de historia real para que el paciente est registrado correctamente. De esta forma, tambin evitaremos utilizar nmeros de historia sin saber realmente si al final se realizar la visita.
Pulsaremos sobre la lupa y nos aparecern en modo listado todos los pacientes a los que les falta asignar nmero de historia. Cuando encontremos el deseado haremos clic sobre l y quedar seleccionado en la casilla "paciente". Para asignarle un nmero de historia a dicho paciente, pulsaremos sobre la casilla "Asignar n historia" y automticamente se nos abrir la ventana de fichas de pacientes con el que tenemos seleccionado, para poder DasiClinic Mxico 2008
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completar toda la ficha. Esta ventana se abrir automticamente al tratar de realizar la visita a un paciente sin nmero de historia. DasiClinic nos avisar de ello, abrindonos esta ventana con el paciente ya seleccionado. Cuando queramos hacer una limpieza de los pacientes pendientes de ficha antiguos (todos los que nunca llegaron a visitarse) simplemente marcaremos la opcin "Eliminar registros atrasados", indicaremos una fecha para que se eliminar todos los anteriores a ella y clicaremos sobre "Eliminar datos"
10.4

RELACIN DE LISTADOS
Etiquetas Ficha Autorizacin Paciente Listado de Pacientes Listado de Tutorados Listado de Tutores Mailing Listado de pacientes con saldo Listado de pacientes sin historia
Para acceder al selector de listados deberemos entrar en Archivos Pacientes Listados o bien pulsando el icono de imprimir desde la ventana de archivo de pacientes.
10.4.1
Etiquetas
Con esta opcin podremos realizar una serie de etiquetas de nuestros pacientes. El formato de las etiquetas es estndar, las medidas son: 64,6 x 33.8 mm. Para extraer este listado, podremos filtrar en el selector por nmero de historia, mes de nacimiento y tarifa. Tambin podremos indicarle mediante "etiquetas en blanco" a partir de qu etiqueta queremos que se utilice. NOTA: En la marca "APLI" corresponde a la referencia 1263
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10.4.2
Ficha Autorizacin Paciente
Con esta opcin extraeremos una ficha de Autorizacin para el paciente. En ella, se detallan los datos del paciente, para que l firme dndonos su conformidad de que sus datos sern introducidos en el programa para uso mdico de nuestra Clnica.
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10.4.3
Listado de pacientes
Este listado ofrece la posibilidad de imprimir una relacin de todos los pacientes que tengan ficha, en l, aparecern los datos generales de cada paciente.
10.4.4
Listado de Tutorados
Este listado ofrece la posibilidad de extraer una relacin de todos los pacientes que estn tutorados y la correspondencia con su tutor. Adems, podremos ver la tarifa a la que pertenecen.
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10.4.5
Listado de Tutores
Este listado ofrece la posibilidad de extraer una relacin de todos los tutores y los pacientes que tutoran. Adems, podremos ver la tarifa a la que pertenecen.
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10.4.6
Correos
Con esta opcin, podremos extraer una relacin de cartas para los pacientes, de uso comercial de la clnica, como felicitacin, recordatorio de un control... dependiendo del tipo de carta que seleccionemos en el selector.
NOTA: Los tipos de carta que nos permite elegir el selector, son los que se dieron de alta en "tablas auxiliares" (ver Avisos )
10.4.7
Listado de pacientes con saldo
Este listado ofrece la posibilidad de imprimir una relacin de todos los pacientes que tengan saldo deudor con nuestra clnica.
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10.4.8
Listado de pacientes sin historia
Este listado ofrece la posibilidad de imprimir una relacin de todos los pacientes a los que todava no les hemos asignado un nmero de historia.
11
A PARTIR...
A partir de aqu ya tenemos los datos necesarios para empezar a trabajar.
12
AGENDA CLNICA (CITACIONES)
Acceso: Agenda Agenda Clnica La agenda de DasiClinic es individual para cada profesional, por lo que en primer lugar, seleccionamos el profesional, profesionales o mdulo para que se activen los das correspondientes, en funcin del periodo en el que nos encontramos y de los horarios que el profesional tenga definidos. En ella ser desde donde gestionemos todas las citaciones de cada profesional, toda la gestin de los consultorios, etc. La agenda se puede visualizar de dos maneras, semanal o bien, un da en concreto. En este caso, vamos a visualizar nuestra agenda para esta semana. En primer lugar deberemos seleccionar un profesional.
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Visualizndola semanalmente, veremos de forma rpida un resumen de todas las citaciones asignadas que tiene este profesional para toda la semana adems podremos detectar fcilmente si hay un periodo de ausencia y por qu motivo. Adems, los das que el profesional no trabaje, como en nuestro caso el sbado, el da aparecer en blanco. Pero tambin podemos visualizar la agenda semanal de todos los profesionales simultneamente.
Y los podremos distinguir gracias a que cada profesional tiene un color asignado diferente. DasiClinic Mxico 2008
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Ahora, haremos clic sobre la carpeta del lunes.
Aqu, podemos observar la estructura horaria del profesional y todas las citaciones para este da, a la hora que estn asignadas, los nmeros de historia, los nombres de los pacientes, los cdigos de los tratamientos a realizar y las observaciones. Observaremos que la agenda est estructurada por los periodos de tiempo que pusimos al dar de alta el profesional. Y adems, el fondo ser del color asignado al profesional del que observamos la agenda. En la parte superior de la ventana podremos observar el siguiente recuadro:
En l, observaremos el total de citaciones asignadas por periodo de maana y tarde, observaremos tambin el nmero de urgencias y el total de todas las visitas para el da de hoy. En cuanto a los mximos de visitas por intervalos, nosotros hemos indicado un mximo de 12 visitas por la maana, si quisiramos asignar una visita que implique excedernos del mximo, DasiClinic nos avisar de que aadiendo esa cita y nos excederemos del mximo establecido, preguntndonos que si de todas maneras deseamos asignar esa citacin, si pulsamos sobre "S", esta citacin se asignar en el horario que le hemos indicado, pero el nmero que antes nos apareca en negro, ahora nos aparecer en rojo, para que tengamos presente que hay ms visitas asignadas del mximo establecido. Cuando una visita dure ms del tiempo del que tenemos estructurada la agenda veremos que en el primer intervalo indica todos los datos de la visita y en los intervalos siguientes slo nos indicar el nmero de historia.
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EJEMPLO: Tenemos una agenda que est estructurada en intervalos de 30 minutos. Daremos de alta una visita en la que el tratamiento a realizar dure 60 minutos. La hora de la visita la programaremos para las 10.00
Observaremos que a las 10 aparecen todos los datos de la visita, pero como dura 60 minutos tambin no aparecer en el siguiente intervalo de tiempo, las 10.30, pero aqu slo se nos indicar el nmero de historia del paciente. Tambin observaremos que en la parte derecha de las citaciones aparece esta opcin
As,
podremos ir marcando cuando las visitas estn confirmadas, para ello, solamente deberemos hacer clic en el espacio correspondiente. Como anteriormente hemos comentado, existe la posibilidad de escoger slo los profesionales correspondientes a una especialidad en concreto, para ello, deberemos seleccionar en la casilla el mdulo deseado o bien indicar "todos" para seleccionar todos los profesionales. Una vez ya hemos filtrado por una especialidad, por ejemplo, odontologa, podemos seleccionar uno o varios profesionales simultneamente. De esta manera, podremos ver la agenda intercalada entre varios profesionales. Para ello, haremos clic encima de la casilla de un profesional y despus mientras pulsamos la tecla Control de nuestro teclado hacemos clic sobre otro profesional que corresponda al mismo mdulo. Ahora ya tenemos la estructura horaria con las correspondientes visitas de los dos profesionales en una misma ventana, y si hemos asignado un color diferente para cada uno de los profesionales, quedar tambin intercalada con estos colores para una ms rpida visualizacin.
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12.1
PARA MOVERSE POR LA AGENDA
En las prximas explicaciones, hablaremos varias veces sobre los botones de la parte superior de la agenda, estos botones son referentes a una serie de utilidades que nos facilitarn el uso de la agenda:
Semana anterior: Nos desplaza en la agenda a la semana anterior. Semana posterior: Nos desplaza en la agenda a la semana posterior. Calendario: Nos permite localizar cualquier da. Nos muestra un calendario en que el que podremos ver el mes en curso o bien si clicamos los nmeros de la parte superior, podremos visualizar simultneamente hasta los prximos 6 meses.
Una vez localizado el da, hacemos doble clic en l y nos situar la agenda en el da seleccionado.
12.2
CMO AADIR UNA CITACIN
Para aadir una nueva citacin, nos situamos en la pantalla del da correspondiente y seleccionamos la hora a la que deseamos introducir la visita, haciendo clic sobre el botn de "nuevo registro" de la parte superior, o bien, haciendo doble clic sobre la hora seleccionada, accedemos a una nueva ventana para introducir los datos de la nueva visita.
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En ella podremos cambiar de hora si seleccionamos otra de la lista de la parte izquierda. Seleccionaremos el tratamiento que posiblemente realicemos al paciente para que nos asigne el tiempo de duracin de la visita (aunque podremos indicar otra duracin). En caso de que deseemos indicar ms de un tratamiento para la misma visita pulsaremos sobre el botn . Indicar el tratamiento no es obligatorio, ya que en ocasiones no estamos seguros del tratamiento que se le realizar al paciente. Repetiremos la misma operacin todas las veces necesarias dependiendo de los tratamientos que deseemos aadir. Introduciremos el consultorio/gabinete/quirfano si para realizar esta visita necesitaremos reservar una hora en alguna de estas salas e indicaremos unas breves observaciones adicionales. Tambin podremos generar una visita mltiple, esto significa que crearemos ms de una visita para este paciente, por ejemplo, si es un tratamiento largo, para darle visita todos los lunes a la misma hora. Para ello, al hacer clic sobre la casilla "mltiple" deberemos indicar un intervalo de tiempo (diario, semanal, quincenal o mensual) y el nmero de visitas que deseamos crear sin contar la del da actual. Llegados a este punto seleccionaremos el paciente mediante la lupa si ste ya tiene nmero de historia en la clnica, o rellenaremos los campos de nombre, apellidos, telfonos y mutua, si se trata de un paciente que viene por primera vez y por lo tanto no tiene ficha (historia). NOTA: Antes de introducir los datos en las casillas destinadas a los pacientes sin registrar, es muy recomendable comprobar que realmente el paciente no est registrado, para evitar de esta manera la duplicidad de los pacientes. Cuando citamos a un paciente que ya tenamos registrado en nuestro archivo, DasiClinic nos mostrar a qu tarifa corresponde. De manera que si deseamos cambiarla podremos hacerlo mediante el botn
accediendo
as a la siguiente ventana:
Aqu podremos cambiar la tarifa o mutua para esta visita en particular o bien cambiarla en la ficha del paciente como cambio definitivo.
Si por cualquier motivo, necesitamos generar una cita fuera de los horarios establecidos, para DasiClinic lo que sera una Urgencia, ser necesario pulsar el botn dentro de la ventana de "Nueva Cita" o bien haciendo doble clic en un espacio de la agenda en que el profesional no tenga horario. Esto nos conduce a una ventana muy similar (Nueva cita fuera de horarios) en la que se nos permitir introducir la hora de forma manual. El resto de operaciones, funcionan exactamente igual. NOTA: Esta segunda opcin se utiliza para casos urgentes y aparecer el smbolo destacado en la agenda y en la pantalla de visitas que el Doctor utiliza en el consultorio con el icono correspondiente a una urgencia.
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12.3
CMO ELIMINAR UNA CITACIN
Esta opcin slo est disponible para las vistas que todava no se han realizado, (nicamente para las que estn pendientes) Para ello, nos situamos sobre la citacin deseamos eliminar, y hacemos un clic sobre el botn de "eliminar cita" de la parte superior o bien con el botn derecho del ratn para que nos aparezca un submen con diferentes opciones, de las que escogemos Quitar Cita.
12.4
CMO EDITAR UNA CITACIN
Para modificar algn dato de una visita que ya hemos generado, deberemos situarnos sobre la citacin y pulsar sobre el icono correspondiente de la parte superior de la ventana o bien con el botn derecho clicando en "editar cita", apareciendo as una pequea ventana en donde podremos modificar el tratamiento o tratamientos, la duracin, el consultorio/gabinete/quirfano, las observaciones y la tarifa o mutua del paciente.
12.5
CMO MOVER UNA CITACIN
Para mover una citacin a otro da o a otra hora o incluso a otro profesional, nos situamos sobre la citacin correspondiente y hacemos clic sobre el botn "mover cita" de la parte superior de la ventana o bien haciendo clic con el botn derecho del ratn y desplegamos el submen que entre las opciones disponibles, seleccionamos Mover Cita . Ahora nos situaremos en el da y hora y profesional deseados y haremos clic sobre el botn de la parte superior "pegar cita movida". . Si no queremos pegarla porque nos hemos equivocado pulsaremos sobre la cita permanecer sin que la hayamos movido. y
12.6
UTILIDADES AUXILIARES DE LA AGENDA
A continuacin detallaremos otras utilidades de la agenda. stas estn situadas en la parte superior de la pantalla en forma de los siguientes botones: Mutuas colaboradoras: Con este botn accederemos a una pequea ventana en la que podremos visualizar todas las mutuas con las que colabora el profesional que tenemos seleccionado. Este apartado ser muy importante tenerlo en cuenta si deseamos diferenciar a cada doctor con una lista de mutuas, de manera que si viene un paciente a citarse con l y es de una mutua con la que nuestro doctor no colabora el programa nos avisar. Para ms informacin acceder al apartado de Parmetros Varios).
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Observaciones de los profesionales: Desde aqu accederemos directamente a las observaciones de cada uno de los profesionales. Estas observaciones se dividirn en dos apartados: - Observaciones de HOY: Estas observaciones slo aparecern en caso de que existan para el da en el que estamos situados en la agenda. Si existen adems, el botn aparecer rodeado de una franja roja para avisarnos. - Observaciones generales: Estas sern las observaciones que tenga indicadas el profesional. Aparecern siempre independientemente del da en el que estemos situados. Ambas tipos se pueden aadir, editar o eliminar tanto desde esta ventana como desde el archivo de profesionales.
Ficha del Paciente: Desde la agenda podemos visualizar en la parte superior derecha la ficha del paciente, adems, aparecern tambin las observaciones en caso de tenga. En caso de que stas sean muy largas, podemos verlas por completo si hacemos clic en el botn:
Bsqueda de das libres: DasiClinic Mxico 2008
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Nos permite localizar los primeros 5 das con horas disponibles que se adapten a las necesidades del paciente. Nos muestra la siguiente ventana, en la que seleccionando el da de la semana y el horario que el paciente necesite y pulsando sobre "buscar", el programa nos muestra los primeros das con horas disponibles por orden del ms cercano al ms lejano. Tambin podremos indicar si queremos buscar de un slo profesional (que buscar a partir del que tengamos seleccionado en ese momento) o todos los profesionales.
Si hacemos doble clic sobre la fecha deseada, nos situar la agenda en ese da.
Citaciones del paciente: Nos abre una pantalla en donde podemos observar todas las citaciones de un paciente ordenadas de las ms recientes a las ms antiguas. Por defecto, nos aparecern las citaciones del paciente que tengamos seleccionado en la agenda, pero si deseamos seleccionar otro paciente haremos clic sobre la lupa y buscaremos el paciente deseado en la lista. Observaremos todas las citaciones, indicando el da, la hora, el profesional, el tratamiento, y el estado de la citacin (visitado, pendiente, etc.). Si hacemos doble clic sobre una citacin determinada, la agenda se situar en el da para el que estaba citado el paciente. A la ventana de citaciones del paciente tambin podremos acceder desde Agenda Citas del paciente. EJEMPLO: Recibimos la llamada de un paciente que sabe que tiene cita concertada pero no recuerda a qu hora se le cit. Entramos en Citas del paciente y buscamos su ficha y DasiClinic nos mostrar todas sus citas, siendo las primeras las que probablemente estn pendientes de realizar.
Citaciones pendientes: Estas citaciones sern las que desde la visita les hemos asignado una nueva visita, para posteriormente desde aqu, incluirlas en la agenda en una fecha y hora determinada. Tambin aparecern todas aquellas citas que por algn motivo (estar incluidas en un periodo de ausencia, etc.) deberemos asignar una nueva fecha. Para ello, en primer lugar localizaremos y situaremos en la agenda el da que queremos introducir la visita y a continuacin la seleccionaremos la visita con el ratn o los cursores del teclado . Una vez tengamos marcado en azul la cita, podemos efectuar un Drag & Drop (en castellano: arrastrar y soltar). Esta operacin consiste en apretar el botn izquierdo del ratn sobre el paciente y sin soltarlo, arrastrarlo hasta situarse sobre el da y hora deseados, y al soltarlo observaremos que la visita ha quedado asignada automticamente.
Siempre que exista alguna citacin en esta carpeta, visualizaremos su icono rodeado por color rojo
Sistema de Bloqueos: Con este botn disponemos de varios tipos de bloqueos; para bloquear o desbloquear siempre tendremos que estar situados en el da que deseemos modificar: DasiClinic Mxico 2008
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Bloquear da completo: Bloquearemos todo el da seleccionado de la misma forma que si hubiramos definido un periodo de ausencia para una fecha determinada. Bloquear slo maana: Bloquearemos el horario de maana del da seleccionado de la misma forma que si hubiramos definido un periodo de ausencia para una fecha determinada. Bloquear slo tarde: Bloquearemos el horario de tarde del da seleccionado de la misma forma que si hubiramos definido un periodo de ausencia para una fecha determinada. Bloquear hora seleccionada: Bloquearemos un intervalo horario determinado (para ausencias temporales del profesional). Este tipo de bloqueo NO es un periodo de ausencia, por lo que si lo deseamos borrar tendremos que hacerlo como si se tratara de un paciente. ("Eliminar Cita") Anular bloqueos: Para borrar los bloqueos de ese da (Todo el da, maana o tarde). Para eliminar un bloqueo de este tipo, adems de hacerlo a travs de esta opcin, podremos hacerlo a travs de la pestaa de periodos de ausencia de la ventana de cada profesional.
12.7
OCUPACIN CONSULTORIOS
Si hacemos clic sobre este botn se nos abrir la ventana de ocupacin de los consultorios/gabinetes/quirfanos. En ella aparecer una ventana a modo de segunda agenda con todas las salas que tengamos dadas de alta y todas visitas programadas que tienen asignadas cada una de estas salas. Viendo sus horarios, podremos visualizar de una forma rpida si existen horas libres para asignar nuevas visitas. Si hacemos clic encima de cualquier hora ocupada, podremos ver en la parte superior derecha la ficha del paciente y al lado de la fecha aparecer el nombre del paciente, profesional y tratamiento correspondientes a esa visita.
Podremos movernos al da anterior o posterior con los botones O bien directamente seleccionando la fecha deseada en la casilla "Fecha" Hemos de tener en cuenta que desde la ventana de "Ocupacin" tendremos tambin activadas las funciones de la agenda normal, como aadir, borrar, mover y editar visitas, acceso a las citaciones del paciente, etc. Por lo tanto, si lo deseamos, podremos trabajar directamente desde esta ventana. DasiClinic Mxico 2008
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12.8
ESTADO DE LAS VISITAS
Una vez situados en el da de hoy, empezaremos a gestionar las visitas desde la agenda. Existen cinco estados de las visitas normales y tres de urgencias, los diferenciaremos segn el icono que aparezca al lado izquierdo de la hora: Si no aparece nada, entenderemos que la visita est pendiente. Este icono significar que el paciente est en sala de espera. De esta manera, el doctor podr saber cuando llega un paciente a la consulta. Para insertarlo slo tendremos que hacer clic sobre el icono de la parte superior izquierda de la pantalla. Si introducimos este icono en alguna citacin, el profesional ver desde su consultorio que el paciente ya ha llegado sin tener que salir a la sala de espera. Este icono significa que en el doctor ha introducido los datos de la visita, algn tratamiento, un cuestionario etc. tanto desde "Gestin In tegrada" como desde la "Gestin Completa de la Visita" Por lo tanto, este estado no podremos insertarlo desde la agenda, sino cuando introduzamos los datos de la visita. Este icono, significa que esta citacin ha sido atendida y procesada. Para visitar a un paciente nunca podremos hacerlo desde la agenda, sino desde Visitas Gestin completa de la visita o Facturacin Gestin integrada. Una visita que tenga este estado ya no dejar ni eliminar o modificarla ni cambiarle el estado. Este icono significar que el paciente no se ha presentado. Si al final del da algn paciente no se ha presentado lo sealaremos para tener esta informacin posteriormente. Para insertarlo slo tendremos que seleccionar la visita y pulsar sobre el icono de la parte superior derecha de la pantalla. Si una citacin aparece con el icono amarillo significa que est fuera de horario, pero an as, podemos indicar que no ha venido, que est en la sala de espera o que ha sido visitado, quedando de la siguiente manera: Citacin fuera de horarios de estado pendiente (normal). Citacin fuera de horarios de estado procesada. Citacin fuera de horarios de estado no presentado. Tambin tenemos una opcin para indicar que la cita ha sido confirmada. Para ello, solamente deberemos hacer clic en la parte derecha de la cita de la siguiente forma
Cuando indiquemos un estado a alguna citacin, siempre podemos quitrselo, en caso de error, pulsando de nuevo sobre botn del estado que le hemos aplicado.
12.9
RELACIN DE LISTADOS
Para acceder al selector de listados deberemos entrar en Agenda Listados o bien desde la agenda clnica pulsando sobre el icono de la impresora directamente. Listado de Actividad Clnica Diaria Listado Actividad Profesional Listado Citaciones Diarias Listado de Citas Pendientes de asignar Listado de Citaciones Listado de Ocupacin de Boxes
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Para acceder a estos tres ltimos, deberemos hacer clic sobre la flecha desplegable de la impresora que aparece en la Agenda. Nota Prxima Visita Justificante Visita - Listado de Hojas de Visita del Da
12.9.1
Listado de Actividad Clnica Diaria
En este listado observaremos todas las visitas agendadas para un da y profesional determinado. Adems podremos ver el tratamiento a realizar y la tarifa o mutua que le corresponde a cada paciente.
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12.9.2
Listado Actividad Profesional
En este listado observaremos todas las visitas agendadas de cada da y profesional determinado. Adems podremos ver el tratamiento a realizar y la tarifa o mutua que le corresponde a cada paciente y lo referente a la ltima visita del paciente, indicando la fecha y el tratamiento que se le realiz.
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12.9.3
Listado de Citaciones Diarias
Con este listado podremos obtener la relacin de las citaciones de cada da. En l podremos ver qu tratamiento, las observaciones de la cita y el profesional que lo tiene agendado.
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12.9.4
Listado de Citas Pendientes de Asignar
En este listado observaremos todas las citaciones que aparezcan en la ventana de "Citaciones pendientes". Visualizaremos de una forma clara cada cita y la fecha prevista de su asignacin diferenciados por profesionales y el motivo por el que estn pendientes.
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12.9.5
Listado de Citaciones
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir la relacin de visitas a realizar por profesional y da. Observaremos datos del paciente y del tratamiento a realizar.
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12.9.6
Listado de Ocupacin Boxes
Con este listado extraeremos la relacin de todas las citaciones de cada box para una fecha determinada. Adems, podremos ver qu tratamiento tienen asignado. Tambin disponemos de 4 columnas que si imprimimos esta hoja podremos usar por si deseamos mantener un control manual.
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12.9.7
Nota Prxima Visita
Para poder extraerlo debemos tener seleccionada una visita en la agenda, ya que ser sobre la misma sobre la que saldr la nota. Con este listado extraeremos un ticket a forma de recordatorio para una prxima visita del paciente.
12.9.8
Justificante Visita
Para poder extraerlo debemos tener seleccionada una visita en la agenda, ya que ser sobre la misma de la que saldrn los datos del Justificante. Con este listado podremos extraer los justificantes a los pacientes visitados, incluso en l, hay un apartado para justificar tambin al acompaante en caso de que fuese necesario.
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12.9.9
Listado de Visita del Da
Para poder extraerlo debemos tener seleccionada una visita en la agenda, ya que ser sobre la misma de la que saldr la Hoja de Visita. Con este listado podremos extraer las hojas de visita de cada da. Tendremos un espacio para introducir las observaciones, los tratamientos de la visita actual. En la parte inferior, aparecern los datos correspondientes a la ltima visita realizada a este paciente.
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13
FESTIVOS
Acceso: Agenda Das Festivos DasiClinic nos permite introducir das festivos y que afectarn a todos los profesionales de la clnica.
Para asignar un nuevo da festivo, haremos clic sobre "Aadir" y despus introduciremos la fecha y el nombre del da festivo y pulsar sobre "Aceptar" Si deseamos podremos borrar o editar algn festivo para ello pulsaremos sobre correspondientes los botones
NOTA: Cuando se aada un profesional se le asignarn automticamente todos los das festivos creados hasta la fecha.
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14
PRESUPUESTOS
Acceso: Presupuestos Archivo de presupuestos Este apartado lo utilizaremos tanto para la gestin de los presupuestos como tambin para realizar planes teraputicos, que despus podremos consultar mientras realizamos las visitas.
En primer lugar seleccionaremos el paciente a travs de lupa situada en la parte superior de la ventana. Y pulsaremos sobre el botn de "Nuevo Presupuesto" de la barra lateral derecha. DasiClinic crear un nmero de presupuesto automticamente que ser correlativo. As que nicamente tendremos que modificar la fecha si lo deseamos, introducir el profesional y las observaciones si son necesarias. Podremos introducir un porcentaje de descuento que se aplicar sobre todos los tratamientos que se incluyan en l. Ahora comenzaremos a introducir los tratamientos del presupuesto. Para ello, deberemos hacer clic en el botn de de la barra lateral derecha. Introduciremos uno a uno los tratamientos que le vamos a realizar, las unidades; El precio nos aparecer automticamente, pero siempre podremos cambiarlo. En lnea podremos tambin aplicar un descuento, pero ste slo afectar al tratamiento de esa lnea. Y as con cada tratamiento que queramos aadir.
Con estas flechas podremos cambiar el orden de las lneas que componen el presupuesto. Ahora vamos a gestionar la situacin del presupuesto. Por defecto, la situacin se encontrar en "plan teraputico", de esta manera, podremos efectuarle unas cuotas pero no podremos facturrselas, ya que cada vez que se le realice un tratamiento de este plan teraputico se le facturar con toda normalidad. Podra decirse que el plan teraputico ser a modo consulta, para poder ver desde la visita, qu tratamientos se le han de hacer al paciente.
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Si queremos aceptar el presupuesto deberemos clicar sobre . En ese momento DasiClinic nos preguntar si queremos indicar el importe entregado a cuenta, en caso de querer introducirlo pulsaremos sobre s, e indicaremos dicho importe. Una vez el presupuesto est aceptado tendremos varias posibilidades, ya que se activara el siguiente
botn
Para detener temporalmente Para salir de esta ventana Un presupuesto. sin modificar el estado
Para cancelar definitivamente Un presupuesto (Sin posibilidad de poderlo reanudar)
Si hemos detenido un presupuesto, siempre tendremos la opcin de volverlo a reanudar a travs del correspondiente botn. Una vez introducidos todos estos datos, disponemos de la posibilidad de crear cuotas para el pago y adems girarlas por el banco.
14.1
CUOTAS
Para realizar las cuotas del presupuesto, haremos clic sobre la segunda pestaa: "cuotas". Estas cuotas, slo se facturarn en caso de que el presupuesto est aceptado, si no lo est, permanecern a modo de consulta. Por ello, no es estrictamente necesario que las hagamos si de momento el presupuesto no se va aceptar. En caso de que deseemos realizarlas los pasos a seguir sern siempre los mismos aunque el estado del presupuesto sea diferente.
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Podemos observar que en las casillas centrales son a modo informativo, ellas nos indican: Indica el total del coste de los tratamientos que le hemos insertado en la carpeta "tratamientos". El total del presupuesto. Indica el total de cuotas que ya han sido facturadas (cobradas). Indica el importe total pendiente de facturar (cobrar). Indica el importe total que nos queda por dividir en cuotas para luego facturar. Indicar la entrada orientativa que el paciente debera entregar. Esta entrada se estipul al dar de alta un tratamiento e insertarle un tanto por ciento de entrada en presupuestos (ver TRATAMIENTOS ).
Para generar las cuotas haremos clic sobre la casilla Apareciendo inmediatamente debajo la siguiente ventana:
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Importe a dividir: Por defecto nos aparecer el importe total del presupuesto, pero en caso de que de momento slo queramos facturarlo parcialmente, introduciremos el importe deseado. Entrada: El total de la entrada real que nos entrega el paciente. Periodicidad: Cada cuanto tiempo se pagarn las cuotas, si pulsamos sobre la flecha desplegable podremos elegir entre mensual, quincenal y semanal. Tipo: En esta casilla podemos seleccionar la forma de pago de las cuotas, "C" es caja y "D" domiciliado. Nmero de cuotas: El nmero total de cuotas que deseamos realizar. Importe de las cuotas: El importe del que deseamos sea cada cuota. Interesado Interesado
NOTA: Slo podremos introducir los datos en una de las dos ltimas casillas para que DasiClinic calcule la otra automticamente. EJEMPLO: Si tenemos 600.00 Pesos MN a dividir, podemos introducir un nmero de cuotas para que nos genere 4, que se calcularn automticamente en cuotas de 150.00 Pesos MN. O bien introducir el importe de las cuotas de 150.00 Pesos MN y de esta manera tambin nos calcular 4 cuotas. DasiClinic tambin nos ofrece la posibilidad de generar unas determinadas cuotas en un importe y otras de otro importe. EJEMPLO: Tenemos que generar cuotas de un importe de 500.00 Pesos MN. Primero queremos hacer 4 cuotas de 100.00 Pesos MN y luego 2 de 50.00 Pesos MN. Para ello pondremos en "importe a dividir" 400.00 Pesos MN a pagar en 4 cuotas y aceptaremos. Quedar entonces un total por asignar de 100.00 Pesos MN, las cuales insertaremos ahora en la casilla de "importe a dividir" a pagar en 2 cuotas. Cuando tengamos las cuotas deseadas generadas, las podremos visualizar en la parte izquierda de la ventana. En ella podremos observar la fecha para la que est asignada, el importe de la cuota, si est domiciliada o por caja y el nmero de factura a la que corresponde. Los iconos de esta ventana los utilizaremos para: Para modificar manualmente la cuota que tengamos seleccionada, podremos cambiar la fecha del vencimiento, el importe y la forma de pago. Para borrar la cuota que tengamos seleccionada. Para eliminar todas las cuotas que estn por facturar (por cobrar). Para facturar la cuota que tengamos seleccionada
En cuanto a la tercera carpeta, "Domiciliacin de presupuestos", nos servir cuando las cuotas que generemos de un presupuesto aceptado estn domiciliadas, de esta manera, utilizaremos los datos de esta carpeta para generar el disco de domiciliaciones bancarias.
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14.2
DOMICILIACIN
Esta pestaa la utilizaremos en caso de querer domiciliar las cuotas generadas anteriormente al presupuesto. nicamente introduciremos los datos del paciente y bancarios. Hemos de tener en cuenta que al generar el disquet bancario, si algn dato es incorrecto como no se podr domiciliar la cuota pasar a la forma de pago CAJA
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14.3
FACTURACIN DE CUOTAS
Acceso: Presupuestos Facturacin de cuotas Nos situaremos sobre la primera pestaa: Previsiones de facturacin.
Aqu observaremos todas las cuotas que estn pendientes de facturar. Seleccionaremos el periodo que deseamos extraer y clicaremos sobre el botn .
Podremos ver el total de las cuotas, diferenciando la suma de las que corresponden a caja y las domiciliadas. Si deseamos generar el disco bancario tendremos que seleccionar el banco a donde realizaremos el ingreso, la fecha de cargo y pulsar sobre NOTA: Hemos de tener en cuenta que las cuotas que tengan error (Aparecen marcadas con una se podrn domiciliar puesto que tienen algn problema con los datos bancarios. ) No
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14.4
FACTURAS EMITIDAS
Nos situaremos sobre la segunda pestaa: Facturas emitidas. Esta pestaa se compone de dos pestaas ms. Con ambas, podremos extraer las facturas emitidas hasta la fecha correspondiente a las cuotas de los presupuestos. Disponemos de la opcin: Por discos emitidos:
En esta ventana adems de ver los discos generados y los recibos que lo componen, podremos eliminarlo si es necesario o volver a generar el disco por si lo hubiramos perdido. Por fechas y pacientes:
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14.5
INCIDENCIAS
Desde esta ventana observaremos a modo listado todas las incidencias que nos podamos encontrar con los presupuestos: Aceptados con importes por asignar: Sern todos aquellos que tengan un importe an por asignar en cuotas. Presupuestos detenidos: Sern aquellos parados temporalmente y con posibilidad de ser reiniciados. Presupuestos cancelados: Aquellos que ya se han parado y no se podrn reiniciar. Con errores en la domiciliacin: Aquellos a los que les falta algn dato o hay alguno incorrecto. Para arreglarlo tendremos que situarnos en la ventana de presupuestos y en la pestaa de Domiciliacin. Planes teraputicos: Sern todos los presupuestos que todava no se hayan aceptado, cancelado o detenido.
14.6
RELACIN DE LISTADOS
Para acceder a l selector de listados haremos clic sobre Presupuestos Listados o bien pulsando sobre el icono de imprimir en la ventana de los presupuestos. o o o o Listado de cuotas del presupuesto Listado de presupuestos. Listado de previsin de facturacin. Listado de tratamientos del presupuesto. Listado de tratamientos presupuestados.
14.6.1
Listado de Cuotas del Presupuesto
Este listado nos ofrece la posibilidad de extraer una relacin de todas las cuotas que incluye cada presupuesto, la fecha para la que est generada, si es de tipo domiciliada o por caja y el importe de cada una, adems de visualizar el nmero de presupuesto, fecha, su estado y el profesional. Despus podremos observar los datos personales y bancarios del paciente. Al final de todo aparecer el importe total de las cuotas del presupuesto.
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14.6.2
Listado Presupuestos
Este listado nos ofrece la posibilidad de extraer una relacin de todos los presupuestos independientemente de su estado, de esta manera, observaremos el nmero de presupuesto, el nmero de historia y el paciente, el estado, el total del presupuesto, lo que se ha facturado, el importe pendiente de facturar y el importe pendiente de asignar a cuotas. Al final del listado aparecern el resultado de las columnas, suma de los importes de los presupuestos, suma de lo que se ha facturado, suma del importe que queda por facturar y suma de lo que queda por asignar a las cuotas.
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14.6.3
Listado de Previsin de Facturacin
Este listado nos ofrece la posibilidad de extraer una relacin de toda la facturacin pendiente por las cuotas generadas para el periodo de tiempo que hemos seleccionado. Observaremos la fecha, el presupuesto, el nmero de historia, el paciente y el total de la cuota. En caso de que exista algn tipo de error en los datos de domiciliacin del paciente, en la columna error aparecer una X. Al final de cada tipo de cuota, aparecer el importe de todas las cuotas para facturar. A este listado tambin podemos acceder desde Presupuestos Facturacin de cuotas.
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14.6.4
Listado de Tratamientos del Presupuesto
Este listado nos ofrece la posibilidad de extraer una relacin de todos los tratamientos que incluye cada presupuesto, su importe, unidades, y el importe total de cada lnea (importe del tratamiento por unidades). Al final de todo aparecer el importe total del presupuesto, adems podremos visualizar el nmero y la fecha del presupuesto, el estado en que permanece y el profesional. Despus podremos observar los datos del paciente.
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14.6.5
Listado de Tratamientos Presupuestados
Con este listado podremos extraer una estadstica de todos los tratamientos presupuestados. Observaremos cuantas unidades, de qu precio y a qu paciente hemos presupuestado cada tratamiento, de manera que al final tendremos la suma de los importes.
15
CUESTIONARIOS DE SALUD
Acceso: Utilidades Diseador de Cuestionarios En este apartado editaremos y crearemos las plantillas de los cuestionarios de salud que posteriormente rellenaremos en las visitas. Estos cuestionarios pueden ser; mbito general: se vern tanto por los mdicos como en administracin Especialidad: Tendremos que indicar la especialidad a la que corresponde. De esta manera, este cuestionario slo podr ser realizado por los doctores que correspondan a ese mdulo. Administracin: Marcaremos esta opcin si nos interesa que este cuestionario slo sea visto por administracin (Gestin Integrada) ya que los mdicos no podrn acceder a l desde su ventana (Gestin completa de la visita)
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En primer lugar vamos a observar la funcin de cada botn, empezaremos por los botones de funcin que son los situados ms a la izquierda: Abrir un cuestionario existente: Aparecer entonces una pequea ventana en la que podremos observar la lista de todos los cuestionarios que tengamos creados, indicndonos al grupo al que pertenecen. Seleccionaremos el deseado y pulsaremos sobre "OK", o haremos doble clic encima. Guardar el cuestionario en la base de datos: Su funcin es guardar el cuestionario, no nos preguntar nada, ya que el nombre y la especialidad o grupo al que pertenece se lo indicamos al crearlo. Cerrar el formulario: Utilizaremos este botn para cerrar el cuestionario sin necesidad de cerrar toda la ventana. Si ha habido algn cambio, antes nos preguntar si deseamos guardarlo. Guardar en la base de datos como: Esta opcin es un "guardar como". Cuando tengamos un cuestionario guardado y deseemos volverlo a guardar, como una segunda copia y con otro nombre. Aparecer una pequea ventana en donde podremos cambiar el nombre y las caractersticas bsicas como el color, el formato y la especialidad. Esta opcin nos ser muy til cuando realicemos cuestionarios especficos, por ejemplo, si tenemos un cuestionario que pertenece slo al mdulo de odontologa y podologa. Crearemos uno y lo guardaremos como especfico de odontologa y posteriormente pulsamos sobre este botn para guardarlo como especfico de podologa. Hemos de tener en cuenta que slo se podrn utilizar en los pacientes aquellos cuestionarios que estn guardados en la base de datos. Borrar formularios: Utilizaremos esta opcin para borrar un cuestionario ya guardado. Aparecer la lista de todos los cuestionarios que tenemos, y simplemente tendremos que seleccionar cul es el que deseamos eliminar. Antes el programa nos preguntar si estamos seguros de querer borrarlo definitivamente. Si algn paciente ya tuviera asignado este cuestionario en su ficha no se perder ningn dato a pesar de que nosotros eliminemos o modifiquemos la plantilla del cuestionario. Propiedades: Si clicamos esta opcin aparecer la ventana inicial con las propiedades del cuestionario, de esta forma, podremos cambiar lo que sea necesario, como el grupo o especialidad, el color, el nmero de pginas que lo DasiClinic Mxico 2008
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componen, el tipo de letra, etc. Crear un cuestionario nuevo: Al hacer clic aqu, aparecer una pequea ventana en la que deberemos indicar el nombre del cuestionario que vamos a crear, el grupo o especialidad al que pertenece, seleccionar el tipo de formato, apaisado o vertical, el color de fondo, etc. Pulsaremos sobre "Aceptar. Exportar el cuestionario: Utilizaremos esta opcin para guardar el cuestionario fuera de la base de datos de DasiClinic, como un fichero externo. Podemos utilizarlo como una copia que adems podremos reenviar (por ejemplo va mail) a otro usuario para que lo integre en su DasiClinic. Importar cuestionarios: Utilizaremos este botn para importar cuestionarios que tengamos guardados externos a la base de datos del DasiClinic. Salir del editor: Pulsaremos aqu para salir de la ventana de edicin de cuestionarios. A partir de ahora, veremos la utilidad de los botones de edicin de cuestionarios. Hemos de tener en cuenta, que para la completa utilizacin de los mismos, tambin tendremos que usar las opciones de la parte izquierda de la ventana (Inspector de Objetos) Ah estar el apartado "Alto", "Ancho", "Arriba", etc. en donde indica la posicin del marcador que insertemos. Podremos escribir un texto en el caso de las etiquetas, cambiarle el color de fondo, el tipo, tamao y color de letra, etc. Para insertar cada marcador haremos clic sobre el necesario y despus sobre la parte de la ventana en la que aproximadamente queramos insertarlo. Etiqueta: Con esta opcin insertaremos unas casillas llamadas etiquetas, que sern donde escribamos los textos que no se podrn modificar a la hora de rellenar el cuestionario. Cuadro de Texto: Esta ser la casilla en la que se introducirn los pequeos datos cuando rellenemos el cuestionario. Adems, tenemos la opcin de hacer que se rellene automticamente cuando se trata de una casilla bsica como nombre del paciente, direccin, telfonos, profesional. Para ello, una vez insertada iremos a las opciones de la parte izquierda de la ventana y en "Dato" indicaremos de qu dato se trata. Cuadro Marca: Esta casilla es un pequeo recuadro que cuando rellenemos marcaremos con un aspa segn sea necesario. Muy til para las opciones de "S No" o similares. Lista desplegable: Como su nombre indica, con este marcador insertaremos una lista desplegable con varias opciones. La forma de indicar cules son estas opciones ser a travs del Inspector de Objetos (ventana de la izquierda) en el apartado Opciones Lista. Aparecer una pequea ventana en la que iremos introduciendo una debajo de otra las opciones deseadas. Grupo opciones: Con esta utilidad, podremos insertar una lista en la que a la hora de rellenar el cuestionario, slo se podr escoger entre una de las opciones marcndola con un clic. Primero escribiremos el texto correspondiente al nombre de la lista en la casilla "Texto" y despus indicaremos las opciones en la casilla "Opciones Lista". Imagen MultiCheck: Aparecer un recuadro en su lugar. Para insertar la imagen en este recuadro pulsaremos doble clic en l seleccionaremos la imagen deseada de nuestro archivo. A la hora de rellenar el cuestionario, podremos hacer diferentes marcas sobre esta imagen. Para indicar qu marcas queremos aplicar lo haremos con el inspector de objetos (ventana de la izquierda) En las casillas de Icono 1, Icono 2, etc. Imagen: Aparecer un recuadro en su lugar. Para insertar la imagen en este recuadro pulsaremos doble clic en l seleccionaremos la imagen deseada de nuestro archivo. A la hora de rellenar el cuestionario, podremos hacer marcas sobre esta imagen, a diferencia de la imagen MultiCheck, slo dispondremos de un tipo de marca para aadirle.
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Imagen sin Marca: Aparecer un recuadro en su lugar. Para insertar la imagen en este recuadro pulsaremos doble clic en l seleccionaremos la imagen deseada de nuestro archivo. A diferencia de los otros dos tipos de imagen que hemos explicado, en esta, no podremos hacer ninguna marca a la hora de rellenar el cuestionario. Texto Largo: Este marcador es similar al de "recuadro para introducir datos" pero es ms recomendable que insertemos este en los casos que preveamos que los datos que se introducirn sern largos, por ejemplo, en campos como "notas, observaciones, etc." Tambin podremos hacer que sea un campo bsico y que se rellene automticamente de la misma forma que el recuadro simple. Pasar de modo insercin a modo seleccin: Usaremos esta opcin cuando no deseemos insertar nada y solo queramos seleccionar una casilla. NOTA: Para seleccionar varios marcadores a la vez podremos hacerlo si mientras los marcamos con un clic del ratn tenemos pulsada la tecla Shift. Mientras realicemos un cuestionario, adems de aadir marcadores, tenemos algunas opciones para facilitarnos el trabajo, como alinear varios marcadores, copiarlos, etc. Copiar, cortar y Pegar: Podemos seleccionar uno o varios marcadores y con estas opciones podremos copiarlos, cortarlos y pegarlos en cualquier otra parte de la ventana. Borrar: Para eliminar el marcador que tengamos seleccionado. Tambin lo podremos hacer mediante la tecla Suprimir. Bloquear / Desbloquear: Si tenemos seleccionado un marcador y clicamos esta opcin, ste quedar bloqueado de manera que no lo podremos modificar ni mover. Para desbloquearlo haremos el mismo proceso. Seleccionar Todo: Como su nombre indica, con este botn seleccionaremos todos los marcadores que componen el cuestionario. Mostrar la paleta para alinear: Si clicamos esta opcin nos aparecer la siguiente barra: Con ella podremos alinear los campos segn nuestras necesidades.
Alinear rejilla: Con esta opcin alinearemos todos los marcadores que tengamos seleccionados a la rejilla del cuestionario. Orden de Tabulacin: Si no indicamos lo contrario, a la hora de rellenar el cuestionario la tabulacin ir en el orden de creacin de los marcadores. Por lo tanto, si deseamos cambiar ese orden utilizaremos esta opcin Previsualizar el formulario: Si clicamos este botn previsualizaremos como est quedando el cuestionario que estamos realizando. Una vez tengamos los cuestionarios de salud creados, ya los tendremos preparados para poderlos ir cumplimentndolos cuando hagamos las visitas a los pacientes. (Ver CUESTIONARIOSDESALUDENLAVISITA ) Veamos un ejemplo de un cuestionario en el editor:
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EDITOR DE INFORMES
Acceso: Utilidades Plantillas de Informes DasiClinic contiene un completo y fcil de manejar editor de informes, en el que realizaremos plantillas sobre los que despus haremos los informes de cada paciente de una manera muy rpida, o tambin podremos crear informes especficos directamente, sin la necesidad de tener que visitar al paciente. Aparecer la siguiente ventana, en la que deberemos marcar las opciones necesarias:
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En primer lugar deberemos seleccionar a qu mbito pertenece la plantilla que vamos a crear, haremos clic sobre el botn "Nueva Plantilla", introduciremos el nombre de la plantilla que vamos a crear y pulsaremos sobre "Iniciar Plantilla. Si seleccionamos crearlo como "Informe Mdico" deberemos tambin indicar la especialidad a la que corresponde. En este momento se nos abrir la ventana del Editor de informes, el funcionamiento de la cual, es muy similar al de cualquier editor de textos, (Microsoft Word).
Tambin deberemos tener en cuenta el funcionamiento para insertar los campos que automticamente se rellenarn al escoger el informe al realizar la visita (nombre y apellidos del paciente, fecha de la visita, profesional etc.). Para ello, deberemos dirigirnos a Insertar tem. Aparecer entonces un pequeo recuadro en el que podremos escoger una de las opciones que corresponden a los datos bsicos de un informe, y lo insertamos. Hemos de tener en cuenta que estos informes los podemos exportar a otros programas (Archivo Exportar) o bien importar de otros programas. Esta opcin nos ser muy til para aquellos informes que ya tengamos hechos pero en otros programas (Archivo Abrir) y seleccionar el informe.
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Veamos un ejemplo de un informe:
A la hora de guardar, existen dos opciones. Una es guardar en la base de datos, y para realizarlo tendremos que hacer clic sobre Se recomienda que se efecte esta opcin, ya que a la hora de realizar informes, slo se pueden utilizar plantillas que estn guardadas en la base de datos. La otra opcin ser guardar en disco, que para ello, slo tendremos que pulsar sobre el icono guardar de la parte superior y seleccionar la carpeta y unidad en donde queremos guardarla. Para utilizar estas plantillas y generar posteriormente los informes lo podremos hacer a travs de la propia visita (ver INFORMES).
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INTRODUCCIN DE LA INFORMACIN DE LAS VISITAS
Existen 2 formas de introducir esta informacin: Multipuesto: Se utilizara en las Clnicas que disponen de ordenadores en el consultorio de trabajo y en los que el profesional introducir los datos de la visita al paciente y posteriormente, desde un ordenador exterior, se completarn estos datos si es necesario y se gestionarn cobros, etc. Monopuesto: Se utilizara en las Clnicas que solo disponen de un ordenador o en las que el profesional rellena la ficha del paciente a posterior.
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17.1
GESTIN COMPLETA DE LA VISITA
Acceso: Visitas Gestin completa de la visita Este ser el lugar desde donde introduciremos todos los datos de cada visita que realicemos, y en donde podremos visualizar la progresin de cada paciente. Accederemos a una ventana en la que observaremos una lista de todas las citaciones previstas para un da determinado, los tratamientos y el estado en que se encuentran estas visitas (no presentado, en sala de espera, pendiente...) Seleccionaremos el profesional, y por defecto, la fecha nos aparecer en el da de hoy, pero podemos cambiarla en caso de que sea necesario. Para comenzar a introducir los datos, solamente deberemos hacer doble clic en la cita que deseemos visitar.
Si hacemos doble clic en un espacio en el que no est ninguna visita, o bien, picamos sobre el icono de nuevo registro, podremos aadir y visitar a un paciente que no est incluido en la agenda.
NOTA: Hemos de tener en cuenta que todas las visitas que introduzcamos directamente desde aqu y no a travs de la agenda, no le podremos indicar una hora, por lo que la visita quedar como si estuviera "fuera de horarios" y nos la indicar con el smbolo de Urgencia Podemos escribir el nmero de historia del paciente en la primera casilla o bien seleccionar su nombre a travs de la lupa. Pulsaremos sobre grabar, y automticamente entraremos en la ventana de gestin de la visita.
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NOTA: Si el paciente no tiene ficha nos indicar que no se le puede visitar porque le falta nmero de historia. As que es muy importante rellenar la ficha del paciente, insertarle un nmero de historia una vez ha llegado a nuestra clnica En el caso de que no tenga nmero de historia automticamente se nos abrir la ventana de "pacientes pendientes de completar ficha" (ver PACIENTESPENDIENTESDEFICHA ) NOTA: Tambin nos puede decir que este paciente tiene tratamientos abiertos, esto significa, que algn tratamiento no se termin; dentro de la pantalla de la visita, podremos elegir entre continuar con ese tratamiento o empezar uno nuevo.
17.2
INTRODUCCIN DE LOS DATOS DE LA VISITA
NOTA: Para ver el funcionamiento de la pantalla de gestin completa de la visita de un mdulo en particular, ver los grupos de tratamientos especficos para cada mdulo en el apartado MDULOS Y ESPECIALIDADES de este manual. Una vez situados en esta pantalla observaremos en la parte superior izquierda, en la barra de la ventana en color violeta, que nos indica el nmero de historia y el paciente, fecha y profesional. Debajo de esta ventana, tenemos un recuadro en el que podemos introducir unas observaciones de la visita.
En la parte derecha de este recuadro violeta aparece el icono que corresponde a los antecedentes del paciente. Si pulsamos sobre l, accederemos directamente a la carpeta de antecedentes de la ficha del paciente al que estemos visitando.
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Aqu indicaremos los antecedentes que corresponden al paciente. A la derecha disponemos de la lista de antecedentes que anteriormente hemos creado en nuestro archivo, (ver GESTINANTECEDENTES). Lo que tendremos que hacer es pasar de la derecha al grupo que corresponda de la izquierda y de esta manera quedarn asignados al paciente. Volvemos a la pantalla de la visita: En la parte superior derecha nos aparecen los datos de la ltima visita que se haya realizado anteriormente a este paciente. Y por ltimo, en la parte inferior derecha tenemos la ventana desde la cual introduciremos los datos de los tratamientos de la visita que le vamos a efectuar. Los pasos a seguir sern: Si es un tratamiento en curso (tratamiento abierto): y seleccionaremos el tratamiento en curso que vamos a continuar.
Haremos clic sobre el icono
Si es un tratamiento nuevo:
Primero tenemos que introducir el tratamiento que vamos a realizar, para ello pulsaremos sobre y seleccionaremos el tratamiento pulsando sobre la lupa de la casilla "tratamiento" o bien introduciendo el cdigo correspondiente si lo conocemos, introduciremos el nmero de unidades que se le han efectuado en la casilla de "unidades". En la casilla de "pvp unit." aparecer el precio. Este importe aparecer por defecto, pero si hacemos clic sobre l podremos modificarlo. En la casilla "Obs" tambin podemos introducir unas pequeas observaciones sobre el tratamiento. NOTA: El precio que DasiClinic propone ser en base al precio que le hayamos indicado al crear el tratamiento y dependiendo de la Tarifa o Mutua que tenga asignada el paciente. Si es un Plan Teraputico:
Anteriormente, hemos observado que si no aceptamos un presupuesto que tenemos creado este quedar como un Plan Teraputico. De esta manera, podremos tener un listado de todos los tratamientos pendientes de realizarle en un futuro. Hemos de tener en cuenta que este Plan Teraputico es a modo consulta, y que todos los tratamientos que realicemos a partir de l se facturarn con normalidad. Para ello, seleccionaremos en la carpeta "Plan Teraputico", el tratamiento deseado, y as, quedarn parte de las casillas rellenadas con los datos correspondientes y este tratamiento desaparecer del Plan teraputico como tratamiento que est pendiente de realizar.
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Una vez introducidos todos los datos del tratamiento deberemos indicar en qu estado est, puede ser cerrado (cuando ya no se le van a realizar ms visitas por este tratamiento) o abierto (cuando queda parte del tratamiento pendiente y se deber visitar otra vez para finalizarle el tratamiento). NOTA: Un tratamiento puede quedarse en estado abierto por falta de un material, por ello, si dejamos un tratamiento abierto y dicho tratamiento tiene la casilla "Laboratorios" marcada cuando lo dimos de alta en la carpeta de "Tratamientos", nos aparecer pendiente de pedir material ( ver TRATAMIENTOS ).
17.3
CURSO CLNICO
Desde esta ventana accederemos al curso clnico del paciente. Es una ventana interactiva, de manera que cuando cliquemos por ejemplo sobre los antecedentes stos se desplegaran para mostrarnos el detalle. Tambin observaremos con iconos los archivos complementarios de cada visita, como pueden ser los informes, cuestionarios o imgenes. Si clicamos encima accederemos a estos datos complementarios.
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17.4
INFORMES
En este apartado podremos escoger y realizar los informes para la visita asignndolos a su ficha para posteriores consultas. Para introducir un nuevo informe haremos clic sobre el icono apareciendo as la siguiente ventana:
Solamente tendremos que seleccionar la plantilla deseada e "Iniciar el Informe". De esta manera se abrir el Editor de Informes con la plantilla seleccionada, para que modifiquemos si lo deseamos, y una vez conformes, haremos clic sobre el botn guardar para que quede asignado a la visita de nuestro paciente.
Cuando lo deseemos podremos imprimir este informe simplemente haciendo clic sobre
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17.5
CUESTIONARIOS DE SALUD EN LA VISITA
En este apartado podremos escoger cualquier cuestionario que hayamos creado y llenarlo con los datos del paciente por cada visita que le realicemos y de esta manera, podremos ir guardndolo en su ficha para posteriores consultas. En primer lugar haremos clic sobre cuestionario que deseamos escoger para llenarlo. para que aparezca una ventana en la que seleccionaremos el
Visualizaremos ste en la pantalla y ya podremos empezar a introducir los datos correspondientes. Observaremos que si a este cuestionario le introducimos marcadores bsicos, se rellenaran automticamente con los datos de la visita actual (ver CUESTIONARIOS DE SALUD ). Una vez terminemos pulsaremos sobre grabar, quedando as, un listado de cuestionarios en la parte izquierda de la ventana, que podremos ir consultando, eliminando e incluso editando segn convenga.
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NOTA: Hemos de tener en cuenta que podemos rellenar uno o varios cuestionarios por visita realizada, y podemos escoger y llenar el mismo cuestionario todas las veces necesarias. Ahora podremos imprimir el cuestionario.
DasiClinic nos ofrece dos posibilidades: Imprimir el cuestionario tal cual lo vemos por pantalla (cuestionario lleno), o bien imprimirlo vaco, por ejemplo para drselo en blanco al paciente y que lo rellene mientras est en la sala de espera.
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17.6
IMGENES
DasiClinic tambin nos permite mantener un archivo de imgenes de los pacientes, las cuales se encuentran dentro de la ventana de "Gestin Completa de la Visita" en la carpeta "imgenes".
Aqu podremos observar todas las fotos realizadas al paciente que tenemos seleccionado. Para insertar una nueva imagen deberemos hacer clic sobre el icono de para despus clicar sobre
De esta manera accederemos a un pequeo programa desde donde podremos adquirir una imagen que tengamos guardada con anterioridad en cualquier unidad del ordenador para despus poder insertarla en nuestro archivo fotogrfico. Para realizar esto, una vez seleccionada la imagen deberemos guardarla, para que de esta manera nos aparezca justo encima de la casilla "Editor de imgenes". Automticamente se le otorgar un nmero correlativo y la fecha en que sta se aadi a nuestro archivo. Nosotros podremos insertarle una clasificacin y unas pequeas observaciones. Las imgenes nos aparecern en la parte central, ordenadas por el nmero correlativo que automticamente DasiClinic nos ofrece, en la parte inferior de cada fotografa nos aparecer este nmero, fecha, clasificacin y observaciones.
Adems, si hacemos doble clic sobre una imagen o pulsando sobre podremos ampliar su tamao para poder visualizarla con ms detalle.
situado en la parte superior,
Este icono lo utilizaremos para enlazar el programa DasiClinic con programas externos.
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17.7
GUARDAR UNA VISITA
Desde la Gestin Completa de la Visita, tambin tendremos las posibilidades de entrar en otras 3 pestaas que son: Visitas Realizadas: En donde podremos visualizar la relacin de visitas del paciente. Ficha del Paciente: Para ver o editar los datos del paciente que estamos visitando. Presupuestos: Para acceder directamente desde la visita a los presupuestos del paciente. Estas tres ventanas estarn explicadas con ms detalle en sus apartados correspondientes
Cuando tengamos introducidos todos los datos de la visita, la guardaremos haciendo clic sobre el icono de la barra lateral izquierda y se abrir la ventana en la que podremos asignar una nueva visita o un aviso para este paciente.
Asignar un da para una prxima visita: (parte superior de la ventana) Asignaremos una fecha, para ello tendremos 2 posibilidades, podemos seleccionar una fecha concreta, si es as, seleccionaremos esa fecha en la casilla "fecha". O bien podemos asignar la visita para dentro de una semana, un mes, etc. seleccionando el tiempo deseado pulsando sobre la flecha desplegable de la primera casilla. Insertaremos el profesional que le atender (que por defecto aparece el que le acaba de visitar) y pulsar sobre la casilla "Asignar". De esta manera nos aparecer esta futura visita en la carpeta de "Citas Pendientes" en la parte de "Citas pendientes de Asignar" dentro de la agenda, desde donde ya podremos insertarlo en un da y hora determinados. NOTA: Hemos de tener en cuenta que generar un da para una prxima visita desde aqu no es generar una citacin, ya que lo que generamos ir a parar a la carpeta de "Citas pendientes" y no se incluir como citacin hasta que no la creemos como tal, manualmente en la agenda. Generar un aviso: (parte inferior de la ventana) Insertaremos una fecha de la misma forma que para asignar un da para una prxima visita. Podremos seleccionar un tipo de aviso e incluir un texto a parte o bien introducir el texto directamente, despus pulsar sobre la casilla "Generar Aviso". De esta manera este aviso se aadir en la carpeta de avisos. (Ver AVISOS ) Una vez pulsemos realizada cualquiera de estas dos operaciones o las dos, pulsar sobre la casilla "Salir" para salir de esta ventana. En el caso de no ser necesario generar ninguna de estas dos, tendremos que pulsar sobre la casilla "Salir" directamente.
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17.8
PARTES DE ACCIDENTE
DasiClinic tambin contiene un gestor de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional. Si nuestra clnica trabaja con accidentes laborales ser necesario que para visitar a los pacientes que procedan tendremos que clicar el botn desde la ventana de gestin completa de la VISITA.
De esta manera se abrir una ventana en la que se nos solicitan todos los datos necesarios para rellenar cada parte laboral. Una vez cumplimentado lo grabaremos y podremos imprimirlo. El diseo del Parte Laboral es un formato estndar habitual de las mutuas.
A partir de este momento, cada vez que visitemos a este paciente (de la forma habitual) se ir aadiendo a este nmero de expediente. De esta forma todas las visitas quedarn agrupadas a un mismo diagnstico Laboral. Cuando el paciente sea dado de alta, recuperaremos esta ventana clicando de nuevo sobre el botn desde la ventana de "Gestin Completa de la Visita" pero desde dentro de la visita. Marcaremos las opciones de de "Alta" correspondientes y daremos el Parte por cerrado mediante el botn .
Cuando el parte quede cerrado ste ya estar en condiciones de ser facturado a la mutua correspondiente. (Ver FACTURACIONAMUTUAS) NOTA: La utilidad de Partes de Accidente tambin se encuentra en la ventana de Gestin Integrada, de manera que tanto el alta, como las visitas sucesivas o el cierre del parte se pueden realizar desde ambas ventanas.
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HISTRICO DE VISITAS
Esta pantalla la utilizaremos a modo consulta para poder observar todos los tratamientos realizados al paciente.
Para acceder a ella solamente tendremos que hacer clic sobre el icono izquierda.
situado en la barra lateral
NOTA: La ventana de Histrico de Visitas podremos consultarla tanto mientras estamos introduciendo los datos de una visita o bien directamente desde la ventana de Gestin Completa de la Visita, y posteriormente, podremos cambiar y observar los datos de otro paciente si es necesario. NOTA: Para ver el funcionamiento de la pantalla de histrico de visitas de un mdulo en particular, ver los grupos de tratamientos especficos para cada mdulo en el apartado MDULOS Y ESPECIALIDADES de este manual.
En esta ventana podemos visualizar visita por visita todos los tratamientos realizados a este paciente. Estas visitas nos aparecern ordenadas de la ms actual a la ms antigua en la parte superior derecha de la pantalla, si hacemos clic sobre una de ellas, observaremos todos los tratamientos que se realizaron en ella y las observaciones. Para salir del Histrico y volver a la ventana en la que estbamos trabajando deberemos movernos por los iconos de la barra lateral izquierda:
Para volver a la ventana de la visita si estamos introduciendo los datos y no hemos terminado. Para volver a la ventana inicial de "Gestin completa de la Visita".
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17.10
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RELACIN DE LISTADOS
Listado de Curso Clnico del Paciente Listado de Histrico de Visitas Listado de Tratamientos por Profesional.
Para acceder al selector de listados pulsaremos sobre Visitas Listados
17.10.1
Listado de Curso Clnico del Paciente
Con este listado podremos extraer el curso clnico de cada uno de los pacientes que hayamos visitado.
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17.10.2
Listado de Histrico de Visitas
En este listado podremos observar visita por visita, todos los tratamientos que se le han realizado, indicando fecha, profesional, total de la visita y total cobrado el da de la visita. Cada paciente que deseemos visualizar, aparecer en una hoja diferente.
17.10.3
Listado de Tratamientos por Profesional
En este listado podremos observar la cantidad de veces que ha realizado de cada tratamiento, un profesional en un periodo de tiempo. Tambin nos indicar el nmero de visitas que ha realizado para generar esa cantidad de tratamientos.
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INTRODUCCIN RPIDA DE LOS DATOS DE LA VISITA
Acceso: Facturacin Gestin integrada Accederemos a una pantalla con 8 carpetas. Estas ventanas tienen varias utilidades: introduccin o revisin de los datos de la visita, facturacin, cobros y consulta de datos de cada paciente. NOTA: En ocasiones observaremos que cuando vayamos movindonos por los distintos pacientes, en la barra superior, al lado derecho del nombre y los datos del paciente nos aparezcan los iconos o. paciente al que tenemos seleccionado un saldo pendiente (en rojo) o saldo a su favor (en verde). Tambin podremos acceder a las observaciones del paciente si clicamos sobre Nos situaremos en la primera ventana, visitas programadas: Significan que el
NOTA: Hemos de tener en cuenta que en la ventana de gestin integrada no podremos filtrar las visitas por profesional, por lo que aparecern todas las visitas de todos los profesionales para el da seleccionado. En caso de querer aadir una nueva visita directamente desde aqu en vez de hacerlo mediante la agenda, como una urgencia, tendremos que hacer clic sobre el icono de "nuevo registro" de la parte superior, indicaremos un profesional y un paciente y al pulsar sobre grabar, entraremos directamente en la carpeta de facturacin. Todas las visitas que introduzcamos desde aqu no tendrn una hora determinada, sino que de igual forma que pasaba en "gestin completa de la visita" se aadirn como visitas fuera de horarios. En caso de que dispongamos de ms de un ordenador y ms de una persona utilizando el programa, es interesante que pulsemos sobre persona podremos verlos. (actualizar), de esta forma, si se han aadido nuevas visitas o cambios por otra
Visitaremos a un paciente, para ello haremos doble clic sobre l. Tambin tenemos la posibilidad de realizar "Presupuestos Comerciales", que nos permitir realizar un presupuesto a un paciente sin la necesidad de que ste tenga un nmero de historia. DasiClinic Mxico 2008
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Haremos doble clic sobre una cita y accederemos a Facturacin, desde donde introduciremos los datos de la visita.
Una vez situados en esta ventana, observaremos todos datos que ha introducido el profesional, o bien,
podemos introducirlos directamente. Si deseamos modificar alguna cosa pulsaremos sobre parte inferior.
en la
Este apartado funciona de la misma forma que la venta de "gestin completa de la visita" (Ver GESTINCOMPLETADELAVISITA ), podremos introducir unas observaciones, y despus ir introduciendo los tratamientos, etc.
Cuando ya hayamos terminado de introducir estos datos pulsaremos sobre Una vez tengamos todos los datos introducidos veremos que en la casilla "Total Visita" aparecer el total que se ha de cobrar por los tratamientos realizados. Ahora podremos indicar en el "Total Cobrado" el importe que el paciente nos ha pagado por esta visita y seleccionaremos la forma de pago. Dependiendo de la configuracin que hayamos escogido para trabajar con DasiClinic, aparecer o no la opcin de Facturar. (Ver Contabilidad ). Si queremos generar una factura haremos clic sobre la casilla en blanco de " factura". Esta casilla la utilizaremos tan slo para otorgar un nmero de factura, si no le hacemos clic, lo que nos generar es un nmero de cargo. Tanto si la seleccionamos como si no, una vez procesada la visita nos aparecer la factura o nota de cargo por pantalla, en donde podremos escoger entre imprimirla o no.
Por ltimo pulsaremos sobre DasiClinic Mxico 2008
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NOTA: Solo cuando una visita est correctamente procesada la visita quedar con el smbolo
En la misma ventana, en la carpeta de cobros, irn apareciendo todos los cobros realizados a este paciente y el saldo actual del mismo. (Ver GESTINDELOSCOBROS ). Apartado que explicaremos en temas posteriores. NOTA: Desde la Gestin Integrada tambin podremos introducir los datos para los Partes Laborales. El funcionamiento es el mismo que desde la ventana de Gestin Completa de la Visita (Ver PARTESDETRABAJO) Como ya hemos avanzado al principio de este tema, en la ventana de "gestin integrada" tambin podremos consultar datos del paciente, para ello slo tendremos que ir movindonos a travs de las carpetas: Ficha del paciente: Observaremos directamente toda la ficha del paciente, la cual, podremos modificar desde aqu si lo deseamos haciendo clic en "editar datos" de la barra lateral derecha de la ventana.
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Presupuestos: Aqu podremos ver todos los presupuestos del paciente. Tenemos la opcin de crear o modificarlos. O incluso de copiar uno para crear otro nuevo. O tambin podremos cambiar el estado del mismo. Para ello, utilizaremos los iconos situados en la barra lateral derecha de la ventana.
Visitas Realizadas: En esta ventana podremos visualizar todo el historial de visitas del paciente, observando el estado de cada una y el tratamiento que le corresponda. En la parte inferior observaremos la misma relacin de visitas pero de una forma grfica.
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Informes y Cuestionarios: Desde estas dos carpetas podemos introducir informes o cuestionarios al paciente y asignarlos a la visita. El funcionamiento de ambas ventanas es muy sencillo, para ms detalle (Ver INFORMES y CUESTIONARIOSDESALUDENLAVISITA ) En todo el apartado de gestin integrada, las carpetas por las que nos movamos siempre se referirn al paciente que estamos visitando, pero en un momento determinado podremos ver los datos de cualquier otro paciente si hacemos clic sobre . Observaremos que la pantalla cambia de color para recordarnos que no es el paciente .
original. Para volver a l, haremos clic sobre
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FACTURACIN
Para realizar el cobro ya sea por un tratamiento normal, por un plan teraputico o por un presupuesto, deberemos en primer paso facturar ese importe. La forma de facturacin depender de la forma de cobro (domiciliado o caja) y el motivo del cobro (cuota, plan teraputico o un tratamiento simple...) Si se trata de un plan teraputico o de un tratamiento simple que se le ha realizado a un determinado paciente, la facturacin se efectuar directamente desde la ventana de "gestin integrada" en la carpeta "facturacin" al pulsar sobre el icono "procesar visita" (ver INTRODUCCINRPIDADELOSDATOS ), y tambin nos realizar automticamente el cobro (ver GESTIN DE LOS COBROS ) Si se trata de un pago manual. En el caso de que un paciente nos pague una cantidad de dinero porque tiene un saldo deudor con la clnica se efectuar el cobro desde la ventana de "gestin integrada" en la carpeta "cobros" (ver GESTIN DE LOS COBROS ) Si se trata de un presupuesto. Cuando el motivo del cobro es por una cuota de un presupuesto aceptado, para efectuar la facturacin deberemos hacerlo desde la ventana de "Facturacin de cuotas" que detallamos a continuacin.
19.1
FACTURACIN DE PRESUPUESTOS
Acceso: Presupuestos Facturacin de cuotas. La ventana de "Facturacin de Presupuestos" en general nos ayudar a gestionar todas las facturas y cerciorarnos de si todos los datos para las domiciliaciones son correctos.
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Nos situamos en la primera carpeta: Previsiones de facturacin.
Una vez tengamos abierta esta ventana extraeremos la previsin de facturacin, para ello introduciremos 2 fechas en las casillas "desde" y "hasta" y pulsaremos sobre la casilla "Clculo de la Previsin". De esta manera obtendremos un listado de todos los presupuestos que tienen cuotas a facturar en el periodo que le hayamos introducido. Adems podremos observar la fecha para la que est generada la cuota, el nmero del presupuesto, paciente, tipo (domiciliada o caja), si existe un error en la domiciliacin (que se marcar con un X en la columna "Error") y el total de la cuota que vamos a facturar. NOTA: Hay que tener en cuenta que si existe un error en la domiciliacin, aunque la forma del cobro sea domiciliada se facturar por caja, con lo cual, tendremos que cobrarla desde la carpeta de "cobros" en "gestin integrada" y de forma manual. Esto quiere decir que si la columna Error aparece con una X deberemos ir a la ventana de las fichas de los pacientes o de los datos de domiciliacin de cuotas en la carpeta de presupuestos y modificar los datos incorrectos para facturarla domiciliada. En esta misma ventana podremos observar las siguientes casillas: Indicar el importe total de las cuotas que vamos a facturar por caja. Indicar el importe total de las cuotas que vamos a facturar por domiciliacin bancaria. Indicar el importe total de todos las cuotas independientemente de si son por caja o domiciliadas. En esta casilla seleccionaremos el banco al cual vamos a enviar el disco de domiciliaciones, tenemos la opcin de seleccionar uno de los que tengamos dados de alta o bien, introducir nosotros mismos el nombre de otro. Esta casilla nos indicar la fecha de cargo del disco que vamos a generar. Por defecto aparecer la misma fecha que insertamos en la casilla "Hasta", pero si hacemos clic sobre la flecha desplegable podremos seleccionar la deseada. DasiClinic Mxico 2008
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Para facturar todas las cuotas del listado pulsaremos sobre
DasiClinic nos preguntar si queremos facturar y generar el disco con la fecha de cargo que le hemos indicado, si le damos a "S" nos informar de que el proceso de facturacin se ha realizado. En este momento se han generado automticamente todas las facturas y sus correspondientes cobros de las cuotas de ese periodo, y de las que eran por caja o estaban domiciliadas pero contenan un error en los datos de la domiciliacin se habr generado una factura pero si queremos realizar el cobro deberemos situarnos en la carpeta "cobros" de "gestin integrada" (ver GESTIN DE LOS COBROS ) Nos situaremos sobre la segunda carpeta: Facturas emitidas En primer lugar visualizaremos la subcarpeta "por discos emitidos"
Aqu visualizaremos todas las facturas de todos los disquets que hemos generado hasta ahora. En la mitad superior observaremos uno a uno todos los disquets generados y datos como la fecha, el nombre del archivo, el nmero de recibos que contiene, el total del disco y la fecha del cargo. Y en la mitad inferior, observaremos todos los recibos que corresponden al disco que tengamos seleccionado en la parte superior. Desde aqu podremos eliminar la facturacin de un disco, o bien generar un nuevo disco, para ello, utilizaremos los botones correspondientes situados en la parte superior.
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Por fechas y pacientes
Aqu visualizaremos todas las facturas emitidas. Para ello seleccionaremos dos fechas y pulsaremos sobre "consultar datos seleccionados", y las observaremos ya sean domiciliadas o por caja, adems de algunos datos como el nmero y la fecha de factura, el total facturado, el nmero del presupuesto, el nmero de historia y el nombre del paciente, la fecha y el nombre del archivo. Nos situaremos sobre la tercera y ltima carpeta: Incidencias En esta carpeta observaremos los presupuestos que sufren alguna incidencia, por ejemplo, los que en la carpeta de "previsiones de facturacin" nos aparecan con una X en la columna error. Aceptados con importe por asignar
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En esta carpeta nos aparecer un listado de todos los presupuestos aceptados pero a los que les queda un importe por asignar (importe para realizar cuotas) En ella nos indicar el nmero de presupuesto, la fecha, el paciente y el importe que queda por asignar. Detenidos.
En esta ventana nos aparecer un listado de todos los presupuestos que en este momento se encuentran detenidos (con posibilidad de reanudarlos). Tambin nos aparecern datos como el nmero de presupuesto, la facha, el paciente, el importe total del presupuesto y el importe que se le factur mientras estuvo activo. Cancelados.
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Aqu visualizaremos un listado de todos los presupuestos que estn cancelados (sin posibilidad de ser reanudados) y datos como el nmero de presupuesto, la fecha, el paciente, el importe total del presupuesto y el importe que se le factur mientras estuvo activo. Error domiciliacin.
Esta ventana es muy importante, en ella nos aparecer un listado de todos los presupuestos independientemente del estado en que se encuentren que tienen un error en la domiciliacin. Nos aparecen los datos como el nmero de presupuesto, la fecha, el paciente, el importe total del presupuesto, el total que se le ha facturado por l y el estado en que se encuentra. Su importancia se debe a que si una domiciliacin no es correcta, a la hora de facturar una cuota que sea domiciliada el programa no nos lo permitir y nos la facturar automticamente por caja. Planes teraputicos.
En esta ventana obtendremos un listado de todos los planes teraputicos, adems de datos como el nmero de presupuesto (de plan teraputico), la fecha, el paciente y el importe total de los tratamientos a realizar. DasiClinic Mxico 2008
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19.2
GESTIN DE LOS COBROS
Para generar los cobros, ya sea por las cuotas de los presupuestos por caja o con error en la domiciliacin o bien porque se le ha realizado una visita, se realizar desde esta ventana. Para ello deberemos hacer clic sobre la carpeta de "Cobros" dentro de la ventana de "Gestin Integrada".
Primero de todo seleccionaremos el paciente e inmediatamente podremos observar todos cargos (prefacturas) de ste en la ventana de debajo. Todos los cargos que aparezcan aqu son los que correspondan a una factura (que estn facturados). Tanto si corresponden a visitas que ya hemos facturado desde la carpeta de facturacin (al procesar visita) como si corresponde a un presupuesto que anteriormente hemos facturado. De los cuales realizaremos el cobro desde aqu. El primer recuadro nos detalla datos como la fecha de la factura, el total, el importe cobrado y el pendiente. Estos cargos pueden estar cobrados totalmente, parcialmente o pendientes. Todos los cobros aparecen en la parte derecha cada vez que seleccionemos un cargo. En la parte inferior de la ventana nos indicar los tratamientos por los que se ha generado la factura que tengamos seleccionada. En esta carpeta hay diferentes iconos para la gestin de los cobros que visualizamos en el listado, sus funciones son:
Generar Factura: Si tenemos un recibo al que corresponde nmero de cargo pero no posee nmero de factura y queremos otorgrselo seleccionaremos el recibo y pulsaremos sobre este icono. Apareciendo as la siguiente ventana:
En ella tan slo debemos indicar el nmero de factura y la fecha que queremos otorgarle y "Grabar" DasiClinic Mxico 2008
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Anular Factura: La funcin de este icono es la contraria del anterior, si tenemos un recibo que tiene nmero de factura y deseamos des facturarlo, seleccionaremos el recibo y pulsaremos sobre l.
Efectuar un Cobro: Este icono sirve para realizar un cobro manualmente, deberemos seleccionar en la lista la factura que deseamos cobrar y pulsar sobre l, apareciendo as una pequea ventana:
En ella nos indica el nmero de la factura que vamos a cobrar. Nosotros le indicaremos la cantidad del cobro y la forma de pago y la fecha que DasiClinic igualmente y por defecto nos indicar la del da de hoy, luego pulsaremos sobre "Grabar", y automticamente nos aparecer el cobro correspondiente en la parte derecha de la ventana. Ese recuadro nos indicar datos sobre el cobro como la fecha en la que se realiz, la forma de pago y el total del cobro.
Anular un cobro: La funcin de este icono es la contraria del anterior, lo utilizaremos cuando deseemos eliminar un recibo de un cobro. Una vez tengamos seleccionado un cobro y queramos efectuar una devolucin podemos pulsar sobre l y observaremos que automticamente se crea un asiento en negativo.
Devolucin: Cuando deseemos generar una devolucin de algn cobro realizado con anterioridad, seleccionaremos dicho recibo y pulsaremos encima de este botn.
Entrega a cuenta: Esta utilidad nos servir para generar cobros a cuenta. Es como realizar un ingreso en un depsito del paciente. Para poder cobrar algo sin haberle facturado nada, y de esta manera, cuando la factura ya se le haya realizado, podremos cobrarla a cuenta de este depsito. El procedimiento es el mismo que si furamos a generar un cobro simple.
Imprimir factura: Si pulsamos sobre l, extraeremos por pantalla la factura que tengamos seleccionada para despus imprimirla si lo deseamos.
Imprimir recibo: Si pulsamos sobre l, extraeremos por pantalla el recibo que tengamos seleccionado para despus imprimirlo si lo deseamos. NOTA: Las cuotas correctamente domiciliadas se generan los cobros automticamente al facturarlas.
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19.3
HISTRICO DE FACTURAS Y COBROS
Acceso: Facturacin Histrico de facturas y cobros
En primer lugar seleccionaremos dos pacientes, el histrico que visualicemos ser de los pacientes que estn comprendidos entre los dos que seleccionemos (en caso de querer observar un solo paciente, seleccionaremos el mismo en las dos casillas). Despus introduciremos dos fechas. En las casillas de "Factura" y "Cargo" aparecern por defecto el primer y el ltimo nmero utilizados, pero podemos cambiarlos si lo deseamos. Una vez introducidos estos datos observaremos una relacin de todas las facturas generadas con esas caractersticas, indicndonos fecha, nmero de factura, cargo, historia, paciente, total de la visita, el total cobrado y el importe pendiente. Al seleccionar una lnea de este listado, observaremos en el recuadro central todos los recibos generados correspondientes a esa factura, y en el recuadro inferior, observaremos todos los tratamientos realizados en la visita. En la parte superior izquierda aparecer un pequeo grfico con las estadsticas totales cobradas, pendientes, y suma total. Podemos utilizar el botn de "restaurar" para actualizar la ventana en caso de que pueda haber otra persona modificando estos datos desde otro ordenador. Ahora, haremos clic sobre la segunda subcarpeta "recibos".
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Observaremos la relacin de todos los recibos generados, indicndonos fecha, nmero de historia, paciente, tres nmeros que nos indican el nmero de factura, cargo y recibo, forma de pago y total del cargo.
19.4

RELACIN DE LISTADOS
Listado de Facturas Pendientes de Cobro. Listado de Facturas por Profesional Listado de Facturas. Listado de Facturas Detallado Listado de pacientes con saldo.
NOTA: Este ltimo listado ya ha sido explicado en la seccin de listados de los archivos de pacientes, por lo cual no ser de nuevo explicado (visualizacin en Listado de pacientes con saldo) Para acceder al sector de listados picaremos sobre Facturacin Listados.
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19.4.1
Listado de Facturas Pendientes de Cobro
Este listado nos permite extraer una relacin de todas las facturas o cargos que a una fecha determinada estemos pendientes de cobrar. Adems, podremos observar los importes y los pacientes a los que corresponden.
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19.4.2
Listado de Facturas por Profesional
Este listado nos permite extraer una relacin de todas las facturas realizadas por un determinado profesional en el periodo de tiempo que le indiquemos. Podremos observar datos de las facturas, los importes cobrados y pendientes y el total de lo facturado por cada profesional. Al final del listado obtendremos la suma total de las facturas de todos los profesionales: "Total Clnica"
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19.4.3
Listado de Facturas
Este listado nos ofrece la posibilidad de extraer un listado de todas las facturas que nos interesen, adems de observar los datos bsicos que componen la factura. Al final del documento observaremos los totales de las facturas visualizadas.
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19.4.4
Listado de Facturas Detallado
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir una relacin todas las facturas que nos interesen, observaremos su fecha, nmero de factura y cargo, nmero de historia y paciente, total de factura, importe cobrado, forma de pago y el importe pendiente de cobrar. Al final del listado observaremos el total de las facturas, el importe total de lo cobrado y del pendiente.
20
CITACIONES AFECTADAS
En la explicacin de la ficha del profesional, hemos comentado que era muy importante introducir las fechas en las que el profesional estar ausente para as poder reestructurar la agenda. Cuando introducimos un periodo de ausencia existen dos posibilidades: Que en las fechas del periodo de ausencia que hemos introducido no hubiera ninguna cita prevista: En este caso, no se tendra que reestructurar las visitas, pero s que aparecera en la agenda como un periodo de ausencia para que no podamos introducir por norma general ninguna visita para esas fechas. (A no ser que sean urgencias) Que en las fechas del periodo de ausencia que hemos introducido ya existieran citas previstas: En este caso, tendremos que reestructurar la agenda, los pasos a seguir sern los siguientes:
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20.1
CITACIONES INCLUIDAS EN UN PERIODO DE TIEMPO
Acceso: Agenda Citaciones Afectadas Primero visualizaremos cuales son las citas a las que tendremos que reasignarles da y hora.
Introduciremos el nombre del profesional y la fecha de inicio y final del periodo en el que ste estar ausente. Una vez introducidos estos datos, deseamos saber cuntas citas haban programadas para ese periodo, solamente tendremos que hacer clic sobre "Nmero de citas incluidas". De esta manera, en la casilla de la derecha aparecer automticamente el nmero total de visitas programadas para ese periodo. Ahora podremos visualizar o imprimir el listado de todas estas citas pulsando sobre la casilla de "Listado de citas incluidas".
En este listado podemos observar la fecha y hora para la que estaba prevista la visita, el paciente, su DasiClinic Mxico 2008
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nmero de historia y telfono. Para poder reestructurar la agenda asignndoles un nuevo da y hora a estas visitas pulsaremos sobre para aadirlas a nuestra carpeta "Citas Pendientes de Asignar" de la agenda, aparecindonos la siguiente ventana:
En ella introduciremos el motivo por el que se han pasado todas estas citas a la carpeta de "Citas Pendientes de Asignar". Una vez all, ser desde donde les reasignaremos otro nuevo da y hora. (Ver UTILIDADESAUXILIARESDELAAG ).
21
LABORATORIOS
DasiClinic nos ofrece la posibilidad de mantener un control de todo el material externo que solicitemos para realizar los tratamientos. Este mantenimiento lo llevaremos desde las ventanas de "Laboratorios"
21.1
ARCHIVO DE LABORATORIOS
Acceso: Laboratorios Archivo de Laboratorios Esta ventana es desde donde daremos de alta todos los laboratorios con los que trabajaremos.
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Tambin podemos observar al seleccionar un laboratorio todos los envos que le hemos solicitado, adems de la referencia, fecha en que se solicit el material, fecha para la que estaba prevista la recepcin, fecha en que se recibi, el nmero de historia y observaciones.
21.2
CONTROL DE ENVO / RECEPCIONES
Acceso: Laboratorios Control de envos / recepciones La utilidad de esta pantalla es el mantenimiento de todas las salidas y entradas del material que nuestra clnica necesita para realizar segn qu tratamientos. Cuando dimos de alta los tratamientos, tenamos la opcin de marcar la casilla laboratorios. Si realizamos una visita en la que el tratamiento que le realicemos sea uno de estos, nos aparecer en la carpeta de control de laboratorios para que desde all, gestionemos el envo.
El primer paso sera seleccionar el laboratorio. DasiClinic nos ofrece la opcin de seleccionar uno de los que tenemos dados de alta o bien "Todos". En la casilla fecha, por defecto, aparecer la fecha de hoy, pero podemos modificarla. Nos situaremos sobre "Salidas Pendientes":
En la parte superior de la ventana, aparecern todos los tratamientos que estn pendientes de material. (Todos los tratamientos que hemos realizado que estn dados de alta con las casillas de coste de material y laboratorios marcadas). Nos indicar el da en que se hizo la visita, el nmero de historia, paciente, y tratamiento para el que se necesita el material. Para realizar cualquier envo, seleccionaremos el deseado de la lista y pulsaremos doble clic o bien sobre el icono de nuevo envo de la parte superior, apareciendo la siguiente ventana:
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Introduciremos una referencia, ya sea en nmeros o letras para facilitar despus su localizacin y evitar confusiones, pulsando sobre la flecha de esta casilla seleccionaremos la fecha prevista para la recepcin del material, introduciremos si lo deseamos unas pequeas observaciones, y seleccionaremos el nombre del laboratorio al que le vamos a realizar el envo. En la casilla "paciente" aparecer el nombre del paciente para el que va dirigido el material. No podremos cambiarlo ya que cada paciente va asignado a un tratamiento con su correspondiente material. Cuando grabemos, automticamente desaparecer de la carpeta de salidas pendientes y pasar a formar parte de "Material enviado pendiente de recepcin" Nos situamos en "Material enviado pendiente de recepcin"
Aqu podremos visualizar todos los envos que hemos efectuado y que estn pendientes de recibir el material. Podremos escoger en verlos todos o bien si pulsamos sobre la otra casilla veremos todos los efectuados en el da de hoy. Desde esta ventana podremos editar o borrar cualquier envo, slo tendremos que seleccionarlo y pulsar sobre el icono correspondiente. En las dos carpetas que acabamos de explicar, en la parte inferior aparecen tres subcarpetas: "Entradas del da", "Entradas pendientes", "Material recibido". Entradas del da: Nos aparecern a modo listado todas las entradas que tengan como fecha de recepcin prevista el da de hoy, o bien el da que tengamos seleccionado en la casilla "fecha" de la parte superior de la ventana. DasiClinic Mxico 2008
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Entradas pendientes: Podremos observar todos los envos pendientes de dos maneras diferentes: si seleccionamos la casilla "Del da" observaremos todas las entradas que tengan como fecha prevista de recepcin el da que tengamos seleccionado en la casilla de "fecha". (Sern las mismas entradas que aparecen en la carpeta anterior). Si seleccionamos "Todas" observaremos todas las entradas independientemente de la fecha de recepcin prevista. Para indicar que el material ha sido recibido, podemos hacerlo desde cualquiera de estas dos carpetas, slo deberemos seleccionar el que se ha recibido y hacer doble clic sobre l, de esta manera nos aparecer la siguiente ventana:
Esta ventana indicar datos del envo, para marcarlo como recibido haremos clic sobre la casilla correspondiente y automticamente aparecer al lado derecho la ventana la casilla "importe", en donde indicaremos el coste real del material. Una vez hecho esto aparecer en la carpeta de entradas del da pero en la columna recibida tendr marcada una X. NOTA: Hemos de tener en cuenta que para ms adelante utilizar la opcin de las liquidaciones de los profesionales, si alguno de ellos tiene un porcentaje en el coste de material, no se calcular su comisin correspondiente por el tratamiento hasta que no se indique el coste de material correspondiente. Material recibido: En esta carpeta visualizaremos a modo listado todos los materiales que hemos recibido hasta la fecha. Si por algn motivo tenemos que desmarcar la recepcin de material (indicar a un material recibido que no se ha recibido) podremos hacerlo desde cualquiera de las 3 subcarpetas, pulsando doble clic y en la ventana que nos aparece desmarcar la casilla "recibido".
21.3

RELACIN DE LISTADOS
Listado de Entradas de Material Listado de Envos a Laboratorios
Para acceder al selector de listados haremos clic sobre Laboratorios Listados o bien, pulsando sobre el icono de la impresora en cualquiera de las dos ventanas de laboratorios.
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21.3.1
Listado de Entradas de Material
En este listado observaremos la relacin de todas las entradas de material. Podremos ver la referencia, el laboratorio, las fechas, el paciente al que corresponde el material y el precio del mismo.
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21.3.2
Listado de Envos a Laboratorios
En este listado observaremos la relacin de todos los envos realizados independientemente del laboratorio al que corresponda. Veremos tambin la referencia del material, las fechas, el paciente para el cual va destinado dicho material y el importe.
22
LIQUIDACIN A LOS PROFESIONALES
Acceso: Facturacin Liquidaciones Una vez hayamos facturado y gestionado algunos cobros llegamos a la parte de las liquidaciones. DasiClinic nos permite varias formas de efectuar las liquidaciones de los profesionales. Estas formas las insertamos a cada profesional al cumplimentar su ficha (detallado en FICHAECONMICA ) NOTA: Es importante, si queremos usar la opcin de liquidaciones a los profesionales, que detallemos con antelacin en la ficha de cada profesional los porcentajes de comisin que cobrarn por los tratamientos que realicen. Hemos de tener en cuenta, que los clculos de las liquidaciones se realizarn a partir del momento en que nosotros indiquemos este % de comisin. Por lo tanto, no tiene efectos Retroactivos. EJEMPLO: En el caso de que indiquemos el porcentaje de comisin del profesional el 15 de julio, la comisin que se calcular ser a partir de los tratamientos que haya realizado del 15 al 31 de julio, dejando sin calcular los primeros 15 das por no tener estipulado ningn porcentaje. Nos situaremos en la primera carpeta de esta ventana "Liquidaciones pendientes".
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Seleccionaremos un profesional. Las fechas por defecto comprendern desde el da 1 hasta el ltimo del mes en curso, pero si deseamos podemos cambiarla. En esta primera ventana observaremos el detalle de los tratamientos pendientes de liquidar al profesional. Estos tratamientos sern los que estn pendientes entre las fechas seleccionadas, pero si deseamos ver todo lo que tenga pendiente de fechas anteriores simplemente tendremos que marcar la casilla "Incluir Anotaciones pendientes anteriores" Podremos extraer varios listados. El primero, que ser "Imprimir Previsin". En este listado observaremos los datos de todos los trabajos realizados por el profesional seleccionado y las comisiones correspondientes en consecuencia de la forma de liquidacin. La suma de todas estas comisiones, nos genera un importe base, que al restarle el IRPF correspondiente, nos proporciona el total de la liquidacin. Tenemos la posibilidad de recalcular las comisiones por si han habido modificaciones, para ello, slo tendremos que hacer clic sobre En la segunda ventana "pendientes de material" aparecern todos los tratamientos que tienen un coste de material asignado pero que todava no le hemos indicado el importe. Estos tratamientos sern los que cuando se dieron de alta, marcamos la casilla "Coste Variable", sin embargo, observaremos que todos los que le marcamos la casilla "Coste Prefijado" pasarn directamente a la primera ventana, ya que en su momento se les indic ese importe de coste fijo. La manera de indicar dicho importe depender de las casillas que marcamos cuando dimos de alta el tratamiento. Para indicar el importe de coste en los tratamientos que estn pendientes de ello, podremos hacerlo de dos maneras, una ser desde esta ventana o bien, en caso de que ese tratamiento tambin tuviera marcada la casilla "laboratorios" tambin podramos introducir la cantidad desde la ventana de laboratorios ( ver CONTROLDEENVORECEPCIONES ). Para asignar este importe desde aqu haremos doble clic sobre el tratamiento y aparecer la siguiente ventana:
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Aqu observaremos los datos de la visita y en la casilla importe introduciremos el coste del material, luego pulsaremos sobre "Grabar". Una vez grabado este importe el tratamiento pasar a formar parte del listado de liquidaciones pendientes. Una vez se quiera llevar a cabo la liquidacin de dicha cantidad y profesional, pulsamos sobre la casilla para que automticamente nos genere una liquidacin a fecha de hoy de la cantidad indicada. NOTA: Hay que tener en cuenta que una vez efectuada la liquidacin, no podremos realizar ningn cambio en ninguna de las visitas o tratamientos de los que ya hemos liquidado. NOTA: Para observar con ms detalle el proceso de los clculos de la liquidacin, dirigirse al ejemplo de la ficha econmica de los profesionales (ver FICHAECONMICA ) Ahora nos situamos sobre la tercera ventana, "Histrico de Liquidaciones"
Observaremos todas las liquidaciones que se hayan realizado entre las fechas que indiquemos, desde aqu, podremos imprimir una factura por la liquidacin de un profesional. En caso de que hayamos liquidado por error, siempre tendremos la posibilidad de anular la liquidacin, y todos los tratamientos liquidados que correspondan pasarn de nuevo a la pestaa de Liquidaciones Pendientes. Para ello, haremos clic sobre el botn de "Borrar Liquidacin".
22.1

LISTADOS
Listado de Detalle Tratamientos Liquidacin Listado de Facturas Profesionales Listado de Previsiones de Liquidacin Listado de Resumen de Liquidaciones Listado de Previsiones en la ventana de las
Para acceder al selector de listados haremos clic sobre el botn liquidaciones o bien a travs de los botones correspondientes en la misma ventana. DasiClinic Mxico 2008
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22.1.1
Listado de Detalle Tratamientos Liquidacin
Podremos extraer el listado del Detalle de Tratamientos, con el que observaremos la fecha, el paciente, la mutua y los tratamientos realizados por cada doctor, adems de los importes que comisiona por cada uno y el total de la liquidacin.
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22.1.2
Listado de Facturas Profesionales
Con este listado extraeremos una a una las facturas de los profesionales por las liquidaciones efectuadas.
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22.1.3
Listado de Previsiones de Liquidacin
En este listado observaremos los datos de todos los trabajos realizados por el profesional seleccionado y las comisiones correspondientes en consecuencia de la forma de liquidacin. La suma de todas estas comisiones, nos genera un importe base, que al restarle el IRPF correspondiente, nos proporciona el total de la liquidacin. Tambin observaremos los pagos a cuentas realizados durante el periodo al profesional y stos se restarn del importe a abonar al doctor.
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22.1.4
Listado de Resumen de Liquidaciones
Con este listado podremos extraer los importes de las liquidaciones de cada profesional a modo resumen, nicamente podremos ver la fecha, el nmero de factura y los importes de cada visita realizada por los profesionales.
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22.1.5
Listado de Previsiones
Con este listado podremos extraer los importes de las liquidaciones de todos los doctores, de manera que podremos saber cunto tendr que pagar la clnica durante el periodo seleccionado (normalmente mes a mes) a los profesionales en concepto de honorarios.
23
CONTABILIDAD
DasiClinic permite llevar un mantenimiento de la contabilidad y varias maneras de introducir asientos. Todos los asientos de cobros tanto de cuotas por presupuestos, como por tratamientos simples, aparecern aqu, estos asientos son automticos. Pero en ocasiones, deberemos hacer nosotros asientos manuales, como los de gastos varios. A todas las carpetas se puede acceder desde una sola ventana o bien, a travs del men.
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23.1
CONTABILIDAD DIARIA
Acceso: Contabilidad Contabilidad diaria
Aqu visualizaremos todos los movimientos generados para el banco y la fecha que seleccionemos. Adems podremos observar los totales de las columnas, Debe, Haber y Saldo. Si deseamos generar un asiento manual de gasto o ingreso pulsaremos sobre el botn de "Nuevo Movimiento":
Indicaremos fecha, el tipo de movimiento, el banco donde queremos realizarlo, el concepto (estos conceptos sern los que dimos de alta en las tablas auxiliares, detallado en Conceptos de gasto sin ingresos). Tambin podremos asignarle un profesional, de esta manera, el movimiento que hagamos se sumar o restar segn proceda en su liquidacin. (Esta opcin nos ser muy til para contabilizar los pagos a cuenta a los doctores). Despus introduciremos un texto, la fecha para el asiento y el importe. Por ltimo. NOTA: Hemos de tener en cuenta que el importe que nos aparece como "Saldo Inicial" ser el importe con el que se finaliz el da anterior. DasiClinic Mxico 2008
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23.2
EXTRACTO DE CUENTA
Acceso: Contabilidad Consulta de Extracto de cuentas O bien nos situamos sobre la segunda carpeta.
Esta carpeta es a modo consulta, podremos visualizar de una manera limpia todos los movimientos generados de un banco determinado y entre las dos fechas que seleccionemos, tambin podremos observar un grfico de los movimientos Debe, Haber, para ello haremos clic sobre la subcarpeta "Grfico comparativo mensual"
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23.3
CONSULTA POR CONCEPTOS
Acceso: Contabilidad Consulta de saldos por concepto O bien, nos situaremos sobre la tercera carpeta:
Esta ventana es a modo consulta. Si seleccionamos un concepto, obtendremos un listado de todos los movimientos generados por ese concepto en el intervalo de tiempo que seleccionemos. Adems, podremos observar un grfico de los movimientos Debe y Haber del concepto si pulsamos sobre la subcarpeta "Grfico comparativo mensual"
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23.4
CAJA DIARIA
Acceso: Contabilidad Caja Diaria O nos situaremos sobre la cuarta carpeta, Caja Diaria:
Podremos observar todos los cobros del da distinguidos por las diferentes formas de pago. Visualizaremos el nmero de historia y paciente, y el importe. En la parte inferior derecha, aparecer el importe total de lo que se ha cobrado en ese da y en esa forma de pago. Una vez obtenidos estos datos, tenemos la posibilidad de hacer el cierre de caja diario. Podremos pasar estos importes a los bancos correspondientes. Para ello, pulsaremos sobre el botn "Cerrar Caja Diaria" NOTA: Hemos de tener en cuenta que DasiClinic cerrar cada forma de pago al banco que tenga asignado. Esto lo habremos configurado nosotros con antelacin (Ver Formas de pago) EJEMPLO: Entendemos que los cobros que nos hayan hecho en "Efectivo" nosotros lo ingresaremos en nuestra Caja, sin embargo, los cobros realizado por "Tarjeta" los ingresaremos en nuestro banco 01. Si una vez generado el movimiento nos dirigimos a la primera carpeta (Contabilidad diaria), observaramos el movimiento que acabamos de generar en ella.
23.5

RELACIN DE LISTADOS
Listado de Caja Diaria Detallada Listado de Cobros por Doctor Listado de Extracto de Cuentas Listado de Caja por Profesional Listado de Movimientos del Concepto
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Para acceder al sector de listados picaremos sobre Contabilidad Listados o bien picaremos sobre el icono de la impresora en cualquiera de las carpetas referentes a la contabilidad.
23.5.1
Listado de Caja Diaria Detallada
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir todos los movimientos de la caja, diferenciado por su forma de cobro, (contado, tarjeta...), durante el periodo que seleccionemos. Observaremos el nmero de historia, paciente e importe. Al final del listado, podremos observar el total de lo cobrado en ese da.
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23.5.2
Listado de Cobros por Doctor
Con este listado visualizaremos todos los cobros realizados por cada doctor para cada da. Podremos ver tambin a qu pacientes y tratamientos corresponden.
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23.5.3
Listado de Extracto de Cuentas
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir todos los movimientos del banco y la fecha que seleccionemos. Observaremos la fecha, concepto, importe en el Debe, importe en el Haber y saldo. Al final del listado, podremos observar el total de la columna Debe, Haber y saldo del banco en ese momento.
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23.5.4
Listado de Caja por Profesional
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir todos los ingresos de caja de cada profesional. Observando adems los pacientes y tratamientos facturados.
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23.5.5
Listado de Movimientos del Concepto
Este listado nos ofrece la posibilidad de imprimir todos los movimientos del concepto que hemos seleccionado durante un periodo de tiempo. Observaremos la fecha, el texto que introdujimos, el importe del Debe, el importe del Haber, y el saldo. Al final del listado, podremos observar el total de la columna Debe, de la columna Haber, y el saldo total por ese concepto.
24
UTILIDADES
DasiClinic nos ofrece el apartado de utilidades, en el cual, tendremos la opcin de personalizar nuestra barra de botones, realizar el control de accesos y otorgar poderes a cada usuario, realizar los cambios de clave y mantener nuestra propia agenda y todas sus utilidades especiales.
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24.1
POSIBILIDADES DE LA BARRA DE BOTONES
Acceso: Utilidades Configuracin de la Paleta Existe la posibilidad de personalizar la barra de botones para cada usuario, de esta manera podremos acceder a las distintas opciones del men con solo hacer clic en el icono correspondiente.
Si lo pulsa se desplegara la lista de iconos que existen en ese men.
Para poder visualizarlos todos pulsar en pulsar en
y para todo lo contrario que sera agruparlos todos
Seleccionamos el icono que deseamos y pulsamos la flecha central, de esta manera pasar a la pantalla de la izquierda. Podemos cambiar el orden de los iconos para que nos aparezcan de esta manera en la barra de herramientas pulsando Para situar el icono en el puesto anterior. Para situar el icono en el puesto posterior. De esta manera nuestra barra de tareas quedar de la siguiente forma:
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24.2
CONTROL DE ACCESOS
Acceso: Utilidades Control de accesos Desde esta ventana otorgaremos accesos limitados a todos los usuarios de DasiClinic.
En primer lugar elegiremos un usuario y pulsaremos sobre "Seleccionar". Aparecern todos los mens del programa en forma de esquema y a todos tendr en un principio acceso denegado. Iremos seleccionando cada men e iremos indicando si deseamos otorgarle acceso o no. Para ello iremos usando los iconos: "Acceso Total" y "Denegado".
24.3
CAMBIO DE CLAVE
Acceso: Utilidades Cambio de clave Al principio de este manual hemos comentado que es recomendable que se cambie la clave de acceso una vez se dispongan a usar DasiClinic, y despus peridicamente. Para realizarlo, deberemos acceder a esta ventana.
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En ella, deberemos escribir la clave de acceso actual y despus escribir la que deseamos poner en la segunda y tercera casilla.
25
TELEMEDICINA
clnicos
Este apartado fue diseado nicamente para la transmisin electrnica de los expedientes creados en el DasiClinic. Su funcin es la de realizar los envos sincronizados de historias clnicas.
25.1
Configuracin
Para la funcin de telemedicina se requiere configurar su terminal de telemedicina previamente. Dicha configuracin ser llevada a cabo por personal calificado que le asignara un nmero de clnica, adems de ingresar la estructura de telemedicina correspondiente conformada por las clnicas seleccionadas a formar parte de la red necesaria para el cliente.
Una vez realizada la configuracin, es posible el envi de las historias clnicas entre cualquier clnica registrada en la ventana de Configuracin. DasiClinic Mxico 2008
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25.2
ENVO DE HISTORIAS CLINCAS
Acceso: Utilidades / Telemedicina Para realizar el envi de las Historias clnicas se siguen tres pasos Sincronizacin de Pacientes Preparacin Envos pendientes
25.2.1
Sincronizacin de Pacientes
En esta ventana se realiza la funcin de sincronizacin de Historias clnicas de los pacientes con las clnicas que pertenecen a una red de telemedicina. Como parte del proceso de sincronizacin la ventana visualiza las clnicas registradas en telemedicina, as como los pacientes que estn registrados actualmente en la base de datos local, de modo que se facilita el proceso con solo seleccionar del panel de pacientes al deseado, y del panel de clnicas registradas a la clnica que se desea consultar por medio de telemedicina. Una vez hechas dichas selecciones se procede a pulsar el botn Sincronizacin para permitir al programa que haga la relacin de envi.
Lo que dar como resultado un pequeo resumen en pantalla de la sincronizacin registrando el Centro remoto o clnica a la que ser enviada la historia clnica, el nmero del paciente y de historia clnica asignados previamente por DasiClinic en su base de datos local.
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25.2.2
Preparacin de envos
Este es el segundo paso para realizar un envi correcto de telemedicina. En esta ventana se verificara que el contenido completo de la historia clnica este incluido en el paquete que ser enviado a la clnica o centro remoto con el que previamente se ha sincronizado la historia clnica. Una vez revisado que el contenido este completo se procede a pulsar el botn Preparar envo que pasara el paquete a la siguiente ventana para el paso final del proceso de envi de historias clnicas.
Es importante aclarar que en caso de primer envi de historia a una clnica, la lista de archivos contenidos dentro de dicha historia ser tan larga con relacin al movimiento que haya tenido ese paciente, pero eso solo tendr lugar la primera vez, despus nicamente se cargaran para el envi nicamente los archivos actualizados referentes a la historia como complemento para mantener el historial clnico actualizado en cada uno de los centros donde se haya recibido la historia.
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25.2.3
Envos pendientes
Por ltimo se tiene esta ventana donde previamente sincronizado el paciente con la clnica y ya preparado el envi se visualizan los envos pendientes mostrando la fecha de preparacin de dicho envi, el numero de historia y del paciente, nombre completo y centro remoto al que est destinado. Mismos que Irn desapareciendo de la lista segn se vayan enviando al centro correspondiente siendo anunciados por un mensaje enviado por DasiClinic anunciando el envi exitoso de dicha historia clnica.
26
PARMETROS
En Parmetros es desde donde personalicemos DasiClinic para nuestra Clnica y forma de trabajo. En esta ventana existen dos tipos de parmetros: Parmetros de la Aplicacin y Parmetros del Equipo, y dentro de cada carpeta tenemos varios apartados.
26.1
PARMETROS DE LA APLICACIN
Archivo Parmetros de la aplicacin Los parmetros de la aplicacin se refieren a los parmetros del programa, toda la informacin de nuestra clnica, y de nuestra forma de trabajo que DasiClinic necesitar para realizar algunas operaciones. Nos situaremos en la primera carpeta: Informacin General.
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26.1.1
Informacin General
Introduciremos los datos y logotipo de la clnica; El logotipo introducido aqu es el que aparecer en los listados. Los campos que estn con color de fondo violeta se rellenarn automticamente cuando DasiClinic est registrado, al igual que la parte inferior de la ventana, en la que nos aparecern el nmero y la clave de registro.
26.1.2
Contabilidad y Facturacin
Indicaremos los datos del sufijo (datos proporcionados por nuestra entidad bancaria) para la domiciliacin de recibos y posterior creacin del disco de domiciliaciones bancarias. Indicaremos tambin un porcentaje de IVA para los tratamientos que lo incluyan y tambin indicaremos si deseamos que se aplique o no, y el porcentaje de IRPF para la facturacin a las mutuas. Despus seleccionaremos un banco, un concepto y el texto si lo deseamos, para que cuando generemos un movimiento en la Contabilidad, por defecto nos aparezcan estos conceptos. NOTA: Aunque por defecto nos aparezcan los conceptos que indiquemos aqu, si es necesario podremos cambiarlos manualmente al realizar el movimiento contable.
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Ahora deberemos seleccionar las opciones necesarias dentro del apartado Validaciones: Asignar Tarifa Tutor: Marcaremos esta casilla, cuando deseemos que a un paciente tutorado le aparezca siempre la tarifa del paciente que sea su tutor. Facturar al Tutor: Marcaremos esta casilla siempre que deseemos que las facturas que se le realicen a los pacientes tutorados salgan al nombre de sus tutores correspondientes. Avisar Saldo Pendiente Familiares: Si marcamos esta casilla, DasiClinic nos avisar cuando tengamos un paciente, que tenga relacionado algn otro paciente que tenga saldo pendiente. Validar NIF: Al marcar esta casilla, cada vez que introduzcamos un NIF en el programa, ya sea al introducir un nuevo profesional o un nuevo paciente, DasiClinic validar en NIF, esto quiere decir que si no ponemos los dgitos correctos (incluyendo la letra) el programa no nos dejar guardar esa ficha. Ahora marcaremos las opciones que necesitemos dentro del apartado Facturacin: Facturar directamente en la Gestin Integrada todos los tratamientos introducidos desde la agenda: Recordaremos que al dar de alta una visita desde la agenda, nos da la opcin de introducir uno o varios tratamientos (ver CMOAADIRUNACITACIN), stos pueden ser simplemente a modo consulta. Pero si marcamos esta opcin, automticamente DasiClinic facturar en la visita los tratamientos que hayamos introducido desde la agenda, aunque si lo deseamos podremos cambiarlos o borrarlos. Facturar Siempre independientemente de lo indicado en la ficha del paciente o en la facturacin: Si marcamos esta opcin, siempre que termines una visita desde Gestin Integrada, DasiClinic le realizar una factura, independientemente de si tenemos marcado que el paciente no quiere factura o que en la Gestin integrada digamos lo contrario. Ocultar la opcin de seleccionar si se quiere emitir factura en la Gestin Econmica: Marcaremos esta opcin si deseamos que desde Gestin Integrada no nos d la opcin de marcar si queremos factura o no. De esta manera, el programa realizar o no factura dependiendo de lo que indique la ficha del
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paciente o bien si hemos marcado la opcin anterior. No Permitir el cambio de tarifa/mutua a la hora de citar a un paciente: En los apartados de la ficha del profesional y de la agenda, hemos comentado que podemos configurar el programa para que al asignar ciertas mutuas a cada profesional, de manera que al citar a un paciente de una mutua que no colabore con el profesional el programa nos avisar. Si marcamos esta opcin, cuando ocurra esto no tendremos la posibilidad de cambiarle la tarifa al paciente, por lo que la nica forma de citarle ser en la agenda de otro profesional que s colabore con su mutua o tarifa. Y por ltimo, en liquidaciones: Seleccionar por defecto "Ocultar importes a 0": Si marcamos esta opcin, cuando visualicemos la liquidacin de cualquier doctor todos los tratamientos que por el motivo que sea la liquidacin sea 0 no se mostrarn.
26.1.3
Varios
Configuracin Regional e Idioma: Aqu observaremos el idioma y la moneda en que est configurado el programa. Adems, tendremos la opcin de indicarle cuantos decimales deseamos que aparezcan en todos los importes. Agenda:
Marcaremos el tiempo que tardar el programa en actualizar la agenda. Esta opcin es muy til para clnicas que trabajan con ms de un ordenador. De esta manera, si desde algn otro equipo se realiza algn cambio en la agenda, nuestra agenda se actualizara y mostrar los cambios. NOTA: Hemos de tener en cuenta que si ponemos 0 en el tiempo de actualizacin las agendas no se actualizarn automticamente, sino que tendremos que actualizarlas nosotros de forma manual Permitir mover citas en la agenda aunque se est visitando: Como su nombre indica, si marcamos esta opcin, DasiClinic nos permitir mover citas tanto en la agenda como en la ocupacin aunque stas tengan el estado "En box" (Se estn visitando) Utilizar domingos en la agenda: En caso de que necesitemos activar los domingos en la agenda o en la ocupacin deberemos marcar esta opcin. Bloquear Tarifas/ Mutas por profesional: Si marcamos esta opcin el programa no nos permitir citar a un paciente de una tarifa o mutua con la que el doctor no colabore. Por lo tanto, tendremos que asignar anteriormente a cada profesional las mutuas con las que trabaja. (Ver MUTUAS COLABORADORAS)
Especialidades ordenadas alfabticamente: Con esta opcin disponemos de la posibilidad de generar un orden determinado a las especialidades activas en nuestra clnica, de manera que en ventanas como la agenda, stas queden ordenadas alfabticamente o por un orden asignado en la Tabla de especialidades de nuestra clnica (ver Especialidades)
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Impresin: Indicaremos si deseamos que en las cabeceras de las facturas y los recibos aparezcan los datos y el logotipo de la Clnica. Tambin marcaremos si deseamos que al imprimir un cuestionario en blanco, los espacios en los que no hayamos rellenado nada salgan en gris. (En caso de no marcarlos saldrn en blanco) Podremos configurar tambin la posibilidad de editar los formularios de las facturas o los recibos y de qu serie. Pacientes: Con esta opcin podremos seleccionar una poblacin por defecto, de manera que cada vez que demos de alta un paciente automticamente nos saldr esta poblacin y no tendremos que introducirla. Gestin de Visitas / Gestin Econmica: Cuando realizamos una visita ya sea desde la gestin completa o gestin integrada el programa nos da la opcin de dejar el tratamiento abierto o cerrado. Si marcamos esta opcin, DasiClinic por defecto marcar que el tratamiento est cerrado a no ser que le indiquemos lo contrario.
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26.1.4
Contadores
Numerar desde: Indicar cual ser el prximo nmero libre, ya sea como nmero de historia en pacientes, nmero de factura o nmero de presupuesto. Antes de dar de alta ninguno en esta casilla aparecer un 1. Indicaremos si deseamos que estos nmeros sean automticos o bien editables. NOTA: Si indicamos automtico no nos dejar nunca introducir manualmente un nmero, sin embargo, si indicamos "Editable" y no introducimos ningn nmero, automticamente DasiClinic nos otorgar uno correlativo. Usar huecos: Indicaremos si deseamos que los nmeros que nos saltemos (hemos usado el 1 y el 3, pero el 2 nos lo hemos saltado) se puedan utilizar, y si es as, indicaremos si DasiClinic nos los otorgar manualmente o si bien, deberemos usar el icono de bsqueda de nmero libres y seleccionar nosotros uno manualmente.
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26.1.5
L.O.P.D
Este apartado corresponde a la Ley Orgnica de Proteccin de Datos:
Aqu tendremos la opcin de parametrizar parte de accesos y claves del programa. Tambin podremos observar todos los movimientos del programa por cada usuario (Auditora). De esta manera podremos controlar todos los accesos y los movimientos que se han realizado de cada da.
26.2
PARMETROS DEL EQUIPO
Los datos que introduzcamos aqu, slo funcionarn desde el equipo desde el que los introduzcamos. De esta manera, cada usuario de DasiClinic tendr unas caractersticas especficas.
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26.2.1
Datos del Equipo
Anteriormente hemos comentado que podemos seleccionar un profesional para que por defecto, en las ventanas que sea necesario indicar un profesional para su funcionamiento, aparezca siempre el mismo. Para realizar esto, debemos dirigirnos a esta carpeta e indicar dicho profesional en la casilla.
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26.2.2
Aplicaciones Externas
Desde esta ventana ser desde donde indicaremos las aplicaciones externas con las que enlazaremos a DasiClinic.
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Dasiclinic Manual

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ACUERDO DE LICENCIA DE DASICLINIC

DasiClinic Mxico 2008

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Listados de Profesionales .....................................................................................................34

GESTIN DE ANTECEDENTES ....................................................................................... 39 9.1 Listado de Antecedentes ............................................................................................ 40

10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.4.6 10.4.7 10.4.8

DasiClinic Mxico 2008

12.9.2 12.9.3 12.9.4 12.9.5 12.9.6 12.9.7 12.9.8 12.9.9

DasiClinic Mxico 2008

Listado de Facturas.............................................................................................................115 Listado de Facturas Detallado ............................................................................................116

21.2.1 21.2.2 21.2.3

22.1.1 22.1.2 22.1.3 22.1.4 22.1.5 22.2

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2 CMO USAR ESTE MANUAL

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Requisitos mnimos del sistema

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Permite introducir, modificar y visualizar la informacin

Solamente permite visualizar la informacin.

Pulsando sobre la flecha, aparece una lista desplegable.

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5 ACCESO Y CONFIGURACIONES INICIALES

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Conceptos de gastos / ingresos

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Introduciremos el intervalo horario:

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Para copiar un horario slo tendremos que clicar sobre ventana:

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7.6.1 Listados de Profesionales

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Acceso: Archivos Tratamientos Tratamientos

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PACIENTES PENDIENTES DE FICHA

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Ficha Autorizacin Paciente

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Listado de pacientes con saldo

DasiClinic Mxico 2008

Listado de pacientes sin historia