16 comentarios Por lcflores el 9 de febrero de 2009 Cmo insertar frmulas en tablas de Word Categoras: Trucos, Word, Tags: Calculos,

Formulas, Tablas, Word Microsoft Excel no es la nica aplicacin de MS Office que permite usar frmulas, con Microsft Word tambin podrs realizar clculos y usar frmulas (antes de que lo preguntes, a da de hoy Power Point no lo permite). Las frmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un clculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las frmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuacin. Cmo insertar un clculo en Word En Word podemos insertar un clculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word. Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar informacin del sistema, referencias, frmulas. en nuestro caso slo vamos a tratar la opcin de generar frmulas que nos permitan almacenar un clculo. Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el nmero de segundos al ao = 365*24*60*60:

Clic donde desees que Word imprima la informacin. Presiona CTRL + F9 para insertar un par de caracteres de campo ({ }). Inserta la frmula entre las llaves, {=365*24*60*60} Pulsa F9.

Tambin podemos realizar los mismos pasos a travs de la opcin para insertar un campo del men de Word.

Cmo insertar una frmula en una tabla de Word Algo bastante comn es tener que insertar tablas con nmeros y clculos de totales, medias etc. La opcin ms comn es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opcin si tienes que realizar clculos complejos. Sin embargo si slo quieres crear una pequea tabla con algunos nmeros, puede que sea ms rpido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:

Para insertar una nueva frmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:

Sitate dentro de la celda en la cual deseas incluir la frmula En el men de Word, dentro del submen Tabla, selecciona Frmula.

Aparecer una ventana y Word automticamente rellenar la frmula en funcin de los nmeros que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla.

Nos permite tambin dar formato al nmero, es una opcin interesante para que el resultado final sea aun mejor. Pulsa el botn aceptar y la formula se insertar en la tabla.

NOTA: Son especialmente interesantes las funciones LEFT o ABOVE. Por ejemplo, LEFT dentro de una frmula de SUMA (o similar) sumar todas las celdas que estn a su izquierda, si dentro de unos das aadimos columnas a nuestra tabla la frmula seguir funcionando. Actualizacin de las frmulas Para actualizar una frmula o un campo en Word, slo tienes que situarse dentro del campo/frmula y pulsar F9. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho y pulsar actualizar campos.

Si slo tienes una frmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los clculos al tener que actualizar una a una todas frmulas. Actualizacin de todas las frmulas

Para actualizar todas las frmulas al mismo tiempo slo tienes que seguir los siguientes dos pasos:

Selecciona todo pulsando la combinacin de teclas CTRL + E. Pulsa F9. Automticamente se actualizarn todas las frmulas seleccionadas.

Actualizacin automtica de las frmulas Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las frmulas con el mtodo anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay mtodos para obligar a que Word actualice de forma automtica todas las frmulas. La solucin es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que ira todo muy lento)etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizaran todas las frmulas al abrir el documento Word. 1: Sub AutoOpen() 2: Dim rango As Range 3: Dim campo As Field 4: For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges 5: For Each campo In rango.Fields 6: campo.Update 7: Next campo 8: Next rango 9: End Sub NOTA: Cuidado con el uso de macros en documentos, si enviamos el fichero a otra persona, al abrir el documento recibir un mensaje de alerta (o no, dependiendo de su configuracin de seguridad) y por defecto se desactivaran las macros. Por lo tanto, cuando abran nuestro documento es muy probable que no se actualicen automticamente las frmulas.

Es muy sencillo, pongamos que tienes una tabla de 3 columnas y 4 filas, y que el contenido es este: Ref. Descripcion Importe ART Articulo 1 150 DES Descuento 50 --- TOTAL xxx Bien, seleccionas la celda que pone en el ejemplo 'xxx', que en tu caso estar vaca, vas al men 'Tabla', opcin 'Frmula...' y como frmula pones: =c2-c3 La nomenclatura de las celdas de las tablas en Word es igual a la de Excel, letras para las columnas y nmeros para las filas. Tambin puedes realizar sumas, multiplicaciones, promedios, restos, divisiones, etc. Si cambias el contenido de las celdas de origen de la frmula tienes que realizar un recalculo de la misma (no es como Excel). Para ello seleccionas la celda con la frmula (si son varias, mejor seleccionas todo el texto) y pulsas F9.

COMO REALIZAR OPERACIONES MATEMTICAS CON WORD (Para Word 2002 y 2003)

Con Word tambin se pueden realizar operaciones matemticas como sumar, restar, multiplicar y dividir. Tan slo tienes que tener valores introducidos en las celdas de alguna tabla que tengas creada en Word y utilizar la funcin frmula. Para ello, crea una tabla en Word desde Men, Tabla, Insertar tabla. Se abre una ventana en la que debes introducir el nmero de columnas y de filas de las que quieras que est formada la tabla. Una vez creada introduce valores numricos con los que realizars operaciones. Para empezar a calcular sita el cursor del ratn, por ejemplo en la celda A1. (seguiremos el procedimiento de nombramiento de celdas tal y como se hace en Excel). Ve a men Tabla y haz clic en Frmula. Se abre la ventana Frmula. En el apartado Frmula, se muestra una frmula automatizada (=Sum(Above)). Elimina la frmula automatizada y deja el signo igual (=). Despus de =, escribe el nmero de la celda y el nmero que le quieres sumar, por ejemplo (A1)+3.Por ltimo, haz clic en Aceptar y el resultado de la frmula aparecer en la celda en la que colocaste el cursor del ratn. En la tabla siguiente se muestran cules son losvalores que hay que aadir a la hora de realizaroperaciones matemticas con Word aunque si necesitas realizar operaciones te aconsejamos que utilices Excel u OpenOffice. SUMAR Sumar un nmero a una celda. =(A1)+3 RESTAR MULTIPLICAR Restar un nmero a una Multiplicar un nmero celda. =(A1)-1 por un celda. =(A1)x3 DIVIDIR Dividir un nmero por una celda. =(C2)/3

Sumar dos celdas Restar dos celdas.=(A3adyacentes. =SUM(A1:A2) B2) =(A1+A2) Sumar dos celdas no adyacentes. =(A1+A3) (A1)+(A3) Suma un rango de celdas. =SUM(B1:B3)

Multiplicar dos celdas Dividir dos celdas. adyacentes. =(C2)/(A1) =PRODUCT(A1:A2) Multiplicar dos celdas no adyacentes. =(B1xB3) =PRODUCT(B1)x(B3)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Desarrollo Qu es una celda? Qu es un marcador? Herramientas/Opciones... Cul es la funcin del parmetro [\# ]? Conclusiones

Introduccin.

Las tablas se componen de columnas y filas que definen las celdas que se pueden rellenar con textos, nmeros, grficos, etc. Las tablas suelen utilizarse con frecuencia para organizar y presentar informacin, pero tambin tienen muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear nmeros en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar operaciones con ellos. Tambin pueden utilizarse para crear diseos de pginas interesantes y organizar texto y grficos. Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar algunas de las tareas para las que sera necesario una hoja de clculo. Puede ordenar los elementos de una tabla en orden alfabtico, numrico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una fila o columna de nmeros, y realizar clculos como la obtencin de promedios, determinacin de mximos y mnimos, obtener resultados que dependen de condiciones, etc. El objetivo de este trabajo es dar a conocer algunas de las posibilidades que ofrece el procesador de textos Word para dar solucin a problemas sencillos que requieren de la utilizacin de las tablas a partir del manejo de las funciones predeterminadas por el sistemas as como de otras definidas por el usuario. Desarrollo. Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma de cuadrculas, en las que estn bien definidas las filas y columnas. Si necesitamos realizar clculos con los datos contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben utilizar en las frmulas los nmeros con los que queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la tabla que los contienen. Para referirnos a las columnas en una tabla utilizamos las letras del alfabeto y para las filas nmeros enteros como se muestra en el siguiente un ejemplo.

A 1 2 3 4

Qu es una celda? Una celda es un espacio rectangular de una tabla capaz de contener un texto, un grfico o un valor al que nos podemos referir por la intercepcin de la columna y la fila que lo contiene. La tabla anterior est compuesta por 12 celdas, que no es ms que el producto de las 4 filas y 3 columnas. Qu referencias de celdas podemos realizar en la tabla anterior? En la tabla anterior quedan definidas las referencias de celdas siguientes: A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4. Las referencias de celdas en las tablas de Word siempre son absolutas. La tabla que se muestra a continuacin presenta una estructura ms compleja que la anterior, por lo que la referencia de celdas son las siguientes: A1 A2 B1 C1 D1 E1 F1 B2 C2

A3

B3

C3

Los valores numricos que aparecen en una tabla pueden ser datos que el usuario haya entrado directamente desde el teclado o el resultado obtenido al utilizar una funcin. Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos. Para hacer referencia a las celdas en las frmulas, se usa una coma para separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la primera y la ltima celda de un rango, tal como se muestra a continuacin. Qu se entiende por rango? U n rango son dos o ms celdas de una tabla. Estas celdas pueden ser consecutivas o no. Ejemplo de frmulas que hacen referencia a celdas de una misma tabla. 34 12 25 22 31 45 32 6 9

2 34 7 65 2 9 64 36 21 2 7 5 12 10 9 4 11 33

En los ejemplos anteriores podemos observar que delante de cada una de las funciones aparece el signo = el cual significa que se va a introducir un campo frmula. Para realizar clculos en una tabla utilizando las funciones suministradas por el sistema debemos tener presente el siguiente procedimiento: Procedimiento #1. 1. 2. 3. 4. Haga clic en la celda donde desea el resultado de la frmula. Haga clic en el men Tabla y luego en Frmula... Si la frmula que ofrece el sistema no es la deseada brrela. Muy importante no puedes borrar el signo = Seleccione la funcin deseada en el cuadro Pegar Funcin y haga clic sobre ella. Introduzca el rango deseado como argumento de la funcin, tal como se indic en los ejemplos anteriores. 5. Establezca un formato para el valor resultante a travs del cuadro Formato de Nmero si as lo desea. 6. Haga clic en el botn Aceptar.

Usted tambin podr insertar un campo frmula a travs del comando Campo... del men insertar, con la diferencia que por esta va no tenemos a nuestro alcance las funciones definidas por el sistema, por lo que debemos escribirlas directamente si somos capaces de recordar su nombre o construirla nosotros mismos. Algo que no podemos perder de vista en la aplicacin del procedimiento #1 es que Word inserta el resultado del clculo en forma de campo en la celda que haya seleccionado. Si cambia el valor de las celdas a las que se hace referencia en la frmula aplicada, puede actualizarlo seleccionando la celda y presionando la tecla F9 o haciendo clic derecho y ejecutando la orden Actualizar campos del men contextual. Veamos un ejemplo. En esta tabla se desea calcular el promedio de cada uno de los estudiantes en las asignaturas de Contabilidad e Informtica. Los datos de las tres primeras columnas han sido entrados directamente desde el teclado, mientras que los valores de la columna promedio son el resultado de aplicar la funcin promedio. Nota Nota

Nombres y apellidos

Contabilidad Informtica 5 4 5 3 4 4 4 5 3 3

Promedio

Rodolfo Velzquez Juan L. Farias Jos Larramendi L Lesbia Lpez Sergio Martnez

Por ejemplo, para el primer estudiante el cdigo del campo es {=Promedio(b2:c2)}. Para que usted pueda ver los cdigos de los campos de la funcin aplicada pulse simultneamente las teclas Alt + F9 y podr observar que en lugar del valor obtenido por la funcin aparecer el cdigo del campo,. Para volver al valor de la funcin pulse nuevamente la combinacin de teclas Alt + F9. Si la funcin que usted desea aplicar no se encuentra en el listado, usted podr escribirla directamente borrando la funcin suministrada por el sistema pero siempre dejando el signo =, escriba la frmula deseada por usted haciendo uso de las referencias de celdas necesarias y los operadores aritmticos o de relacin necesarios. En un campo = (Frmula) puede utilizar cualquier combinacin de valores con los siguientes operadores matemticos y relacionales. Operador + * Suma Resta Multiplicacin

/ % ^ = < <= > >= <>

Divisin Porcentaje Potencias y races Igual a Menor que Menor o igual que Mayor que Mayor o igual que Distinto de

Referencia a celdas de otra tabla. Para hacer referencia a celdas de otra tabla identifique la tabla o la parte de donde desea tomar los valores con un marcador. Qu es un marcador? Marcador: Un marcador es un elemento o una ubicacin de un documento que se identifica y se le asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rpidamente a una ubicacin especfica, crear referencias cruzadas, marcar intervalos de pginas para entradas de ndice, etctera. Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir nmeros, pero no espacios. No obstante, puede utilizar el carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primera_tabla". Para crear un marcador aplique el siguiente procedimiento: Procedimiento #2 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione la tabla o una parte de ella para asignarle un marcador. Haga clic en el men Insertar / Marcador... Escriba el nombre del marcador en la lnea de entrada. Haga clic en el botn agregar para agregarlo a la lista de marcadores existente en el documento. Finalice haciendo clic en el botn cerrar o cancelar.

Veamos el siguiente ejemplo. La siguiente tabla contiene los nombres y las notas de un grupo de estudiantes Nombres y apellidos Nota Contabilidad Nota Informtica Rodolfo Velzquez 5 4

Juan L. Farias Jos Larramendi L Lesbia Lpez Sergio Martnez

4 5 3 4

4 5 3 3

Se desea completar la siguiente tabla con el clculo del promedio obtenido por estos estudiantes en las dos asignaturas. Nombres y apellidos Rodolfo Velzquez Juan L. Farias Jos Larramendi L Lesbia Lpez Sergio Martnez La solucin de esta problemtica implica tener que hacer referencia a los datos de la primera tabla por lo que se hace necesario identificarla con un marcador. En este caso podemos seleccionar solamente los datos de la primera tabla que estn en el rango b2:c6 e identificar estos por un marcador aplicando el procedimiento #2 descrito anteriormente el cual nombraremos por Tabla1. Para realizar los clculos solo basta aplicar el procedimiento #1, pero teniendo en cuenta que una vez escogida la funcin mediante el cuadro pegar funcin lo primero que debe aparecer en el argumento de la funcin es el nombre del marcador y separado por un espacio el rango de los datos de la tabla #1 sobre los que se quiere aplicar la funcin. Por ejemplo, el promedio del estudiante Rodolfo Velzquez se obtiene al aplicar la frmula siguiente: =Promedio(Tabla1 b2:c2) o tambin puede escribir la frmula de la siguiente forma: =Promedio(Tabla1 b2,c2). De manera anloga se aplica esta frmula para el resto de los estudiantes variando el rango. Si usted realiza cambios en los datos de la primera tabla puede ajustar los resultados de la segunda tabla seleccionando sus campos frmulas y actualizando los mismos pulsando la tecla F9, Actualizar campos del men contextual o activando la casilla de verificacin para la opcin de impresin Actualizar campos de la ficha imprimir del men Herramientas/Opciones... Usted tambin podr impedir que el promedio obtenido en la tabla #2 a partir de los datos de la tabla #1 pueda ser actualizado. Para lograr este fin proponemos dos alternativas: 1. Para desbloquear un campo y permitir su actualizacin, seleccione el campo y, a continuacin, pulse la combinacin de teclas CTRL + MAYS + F11. 2. Bloqueando el campo: Para bloquear un campo e impedir que se realicen cambios en los resultados del campo, seleccione el campo y, a continuacin, pulse las teclas CTRL + F11 3. Desvinculando el campo: Seleccione el campo y, a continuacin, pulse la combinacin de teclas CTRl + MAYS + F9. Una vez desvinculado un campo, el formato del resultado del campo actual es texto normal. Si ms adelante desea actualizar la informacin, debe insertar el campo de nuevo. Promedio

Utilizacin de marcadores previamente definidos en el documento como parte del argumento de una funcin. El comando Asignar(Set) permite asignar al nombre de un marcador un texto, un nmero o el resultado de una expresin. El cdigo de este campos es: { Asignar Marcador "Texto" } Marcador: Nombre del marcador que representar a la informacin. Texto: Informacin que representa el marcador. El texto debe ir entre comillas, aunque los nmeros no las necesitan. La informacin tambin puede ser el resultado de un campo anidado. Los cdigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Para mostrar los resultados de los cdigos de campo, como los resultados de clculos, oculte estos cdigos. Haga clic en Opciones... del men Herramientas, a continuacin en la ficha Ver y, por ltimo, desactive la casilla de verificacin Cdigos de campo. En cierto modo, los campos son como las frmulas de Microsoft Excel, el cdigo de campo corresponde a la frmula y el resultado al valor que genera. No puede insertar llaves de campo escribiendo los caracteres desde el teclado. Los campos se insertan al utilizar comandos concretos, como el comando fecha y hora del men Insertar, o bien cuando pulsa la combinacin de teclas CTRL+F9 y escribe entre las llaves la informacin. Ejemplos: 1. {Asignar Resp "Respuesta Correcta"}, aqu se asigna al marcador Resp el texto Respuesta Correcta. 2. {Asignar PI 3.141592654 } o {SET PI "3.141592654" }, aqu se asigna al marcador PI el nmero 3.141592654, el cual puede escribirse entre comillas o no. Procedimiento para asignar un texto o un nmero a un marcador. Procedimiento #3 1. Ubique el cursor en el lugar del documento donde desea definir el cdigo del campo Asignar. 2. Aplique la combinacin de teclas Control + F9 para insertar un campo. Haga clic dentro de las llaves y escriba el cdigo deseado como se indica en los ejemplos 1 y 2. 3. Aplique nuevamente la combinacin de teclas Control + F9 para esconder el cdigo. Al desaparecer el cdigo escrito se mostrar el smbolo , indicando que aqu hay un cdigo de campo. Tambin puede lograrlo aplicando la sugerencia dada en el prrafo sealado anteriormente con un rectngulo. Otra variante del procedimiento 3 es la siguiente. 1. Active el men Insertar y haga clic en Campo... 2. Seleccione en la ventana de nombres de campos el nombre deseado. 3. Haga clic al lado del nombre de campo ingresado en la lnea de entrada y escriba el nombre del marcador y el valor que desea asignar a este. 4. Haga clic en el botn Aceptar Veamos un ejemplo: Asignemos al marcador PI el valor 3.141592654 a travs del nombre de campo Asignar. El cdigo a obtener para este campo es: {SET Pi 3.141592654}. Apliquemos entonces el procedimiento #3 en cualquiera de sus variantes. Completemos ahora la siguiente tabla con el clculo del volumen de un cilindro conocidos el radio y la altura. Recordemos que:

Como hemos asignado al marcador PI el nmero 3.141592654 ya podemos completar la columna para el clculo del Volumen como se indica a continuacin: Radio Altura 1 3 2 4 Volumen 6.283185307 113.0973355

Para la celda C2 el Cdigo de campo es: {=PI*A2*A2*B2} Para la celda C3 el Cdigo de campo es: {=PI*A3*A3*B3} No queremos finalizar sin dedicar un espacio para hablar del formato que se puede aplicar a los valores obtenidos de una funcin. Como ya expresamos anteriormente estos valores se insertan como campos en las tablas por lo debemos conocer cual es la estructura de un campo frmula. La estructura de un campo frmula es la siguiente: { = Frmula [Marcador ] [\# Imagen-Numrica] } En este caso el marcador se encuentra entre corchetes que significa que es opcional. Cul es la funcin del parmetro [\# ]? Este parmetro (\#) permite especificar la forma en que se va a mostrar el resultado del clculo (nmero de posiciones decimales, cmo mostrar nmeros negativos, etc.) Veamos algunos ejemplos a partir de la siguiente tabla. 4.14207 10.35106 4.134 10.323 4.14207 10.35106

La celda A3 muestra espacios delante del nmero 14 en el resultado ya que el resultado en la parte entera espera 5 dgitos. Esto se debe a que se ha empleado un formato para el valor resultante al aplicar la funcin suma. A continuacin mostramos la funcin aplicada acompaada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# #####.###} En la celda B3 el resultado posee un cero al final ya que se esperan 4 dgitos para la parte decimal y como solo tiene 3 dgitos de completa con un 0. A continuacin mostramos la funcin aplicada acompaada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# "##.##00 pesos"} La celda C3 muestra 2 ceros delante del nmero14 en la parte entera debido a que se esperan 4 dgitos segn el formato establecido y al final se completa con 2 ceros por la misma razn anterior. A continuacin mostramos la funcin aplicada acompaada del formato que se aplica al valor que se obtiene: {Suma(encima) \# 0000.0000000) Tabla resumen de los elementos de Imagen numrica.

Para ver la tabla seleccione la opcin "Descargar" del men superior Nota: Utilice el smbolo decimal especificado en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control de Windows. Conclusiones. A manera de conclusiones deseamos plantear que hemos expuesto algunas facilidades que ofrece el procesador de textos Microsoft Word para realizar clculos en las tablas a travs del empleo de las funciones suministradas por el sistemas para este fin, as como la posibilidad de introducir otras que el sistema no prev as como de expresar los resultados con un formato adecuado, lo cual permitir que los usuarios de este poderoso procesador de textos no tengan necesidad de recurrir al tabulador Excel para resolver problemas sencillos que s pudieran tener solucin con las tablas en Word, contribuyendo de esta forma a dar cumplimiento a una de las lneas de la enseanza de la informtica en cuanto a la seleccin correcta de una aplicacin para dar solucin a un problema.

VBA y libros Excel Cerrar libro Excel (guardar cambios) ActiveWorkbook.Close ActiveWorkbook.Close Savechanges:=True ActiveWorkbook.Close(True) Cerrar libro Excel (sin guardar cambios) ActiveWorkbook.Close(False) ActiveWorkbook.Close Savechanges:=False Cerrar libro Excel (variable, sin guardar cambios) Application.DisplayAlerts = False Windows(Libro_mayor).Close Application.DisplayAlerts = True <h2>Abrir libro Excel (ruta fija)</h2> <pre lang="vb">Workbooks.Open FileName:="C:\Trabajo\Informe.xls"

Abrir libro Excel (dilogo) Msg = MsgBox("Elija archivo para abrir.", vbOKOnly, ("")) strArchivo = Application.GetOpenFilename On Error GoTo 99 Workbooks.OpenText Filename: = strArchivo If strArchivo = "" Then Exit Sub strArchivo = ActiveWindow.Caption 99: Exit sub Devolver nombre del libro Excel strNombre = ActiveSheet.Parent.FullName MsgBox ActiveWorkbook.FullName

Importar tabla Access a Excel Aqu explicamos cmo importar una tabla de una base de datos Access, a una hoja Excel. Esta maniobra tambin puede realizarse desde los mens del propio programa Access. Pero qu pasa si tenemos que acceder a un archivo Access, y no tenemos el programa Access instalado? Entonces podemos recurrir al cdigo VBA, y programar una macro. Adems, esta importacin tarda poqusimo muy interesante si importamos muchas tablas al da. Cdigo VBA Sub Importar_Access() 'dimensiones Dim datConnection As ADODB.Connection Dim recSet As ADODB.Recordset Dim strDB, strSQL As String Dim strTabla As String Dim lngTablas As Long Dim i As Long 'elegir uno de estas dos rutas al archivo Access strDB = ThisWorkbook.Path & "\" & "db.mdb" 'strDB = "C:\vba\db.mdb" 'si en otra carpeta 'nombre de la tabla del archivo Access strTabla = "salarios_2003" 'crear la conexin Set datConnection = New ADODB.Connection Set recSet = New ADODB.Recordset datConnection.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source =" & strDB & ";" 'consulta SQL strSQL = "SELECT * FROM " & strTabla & "" recSet.Open strSQL, datConnection

'copiar datos a la hoja ActiveSheet.Cells(2, 1).CopyFromRecordset recSet 'copiar rtulos lngCampos = recSet.Fields.Count For i = 0 To lngCampos - 1 ActiveSheet.Cells(1, i + 1).Value = recSet.Fields(i).Name Next 'desconectar recSet.Close: Set recSet = Nothing datConnection.Close: Set datConnection = Nothing End Sub

Enviar hoja Excel por correo electrnico (Outlook etc.) Resumen

Este truco sirve para enviar una hoja Excel por mail, utilizando Outlook u otro sistema de correo instalado en el ordenador del usuario. El cdigo 'Jose Skraviuk 'ayudaexcel {at} yahoo.com.ar Sub Mail_ActiveSheet() Dim wb As Workbook Dim strdate As String Dim stEmail As String Application.ScreenUpdating = False strdate = Format(Now, "dd-mm-yy h-mm-ss") strEmail = "aaa.bbb@ccc.com" ActiveSheet.Copy Set wb = ActiveWorkbook With wb .SaveAs ThisWorkbook.Name & " " & strdate & ".xls" .SendMail strEmail, "Archivo Adjunto" .ChangeFileAccess xlReadOnly Kill .FullName .Close False End With Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Importar datos de Outlook a Excel Con VBA de Excel podemos contactar con Outlook para devolver datos. En este ejemplo vamos a importar algunos datos de los Contactos. Objetos utilizados Para contactar con Outlook desde Excel podemos utilizar el objeto GetNameSpace de la MAPI Messaging Application Programming Interface. Luego, el mtodo GetDefaultFolder nos deja acceder a las carpetas de Outlook, por ejemplo el de los Contactos.

Parmetro 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16

Carpeta Deleted Items (Elementos elimindos) Outbox (Bandeja de salida) Sent Items (Elementos enviados) Inbox (Bandeja de entrada) Calendar (Calendario) Contacts (Contactos) Journal (Diario) Notes (Notas) Tasks (Tareas) Drafts (Borrador)

El cdigo Sub ImportarContactos() Dim olApp As Outlook.Application Dim olContacts As Outlook.MAPIFolder Dim olContact As Outlook.ContactItem

Dim i As Integer Set olApp = New Outlook.Application Set olContacts = _ olApp.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderContacts) 'rotulos Cells(1, 1) = "Nombre" Cells(1, 2) = "E-mail" Cells(1, 3) = "Ttulo" Cells(1, 4) = "Empresa" Cells(1, 5) = "Tel (casa)" Cells(1, 6) = "Tel (mbil)" Cells(1, 7) = "Tel (trabajo)" Cells(1, 8) = "Fax (trabajo)" Cells(1, 9) = "Dir. (empresa)" Cells(1, 10) = "Postal (empresa)" Cells(1, 11) = "Ciudad (empresa)" Cells(1, 12) = "Pas (empresa)" Cells(1, 13) = "Dir. (casa)" Cells(1, 14) = "Postal (casa)" Cells(1, 15) = "Ciudad (casa)" Cells(1, 16) = "Pas (Casa)" 'importar contact items For i = 2 To olContacts.Items.Count If TypeOf olContacts.Items.Item(i) Is _Outlook.ContactItem Then Set olContact = olContacts.Items.Item(i) Cells(i, 1) = olContact.FullName Cells(i, 2) = olContact.Email1Address Cells(i, 3) = olContact.JobTitle Cells(i, 4) = olContact.CompanyName Cells(i, 5) = olContact.HomeTelephoneNumber Cells(i, 6) = olContact.MobileTelephoneNumber Cells(i, 7) = olContact.BusinessTelephoneNumber Cells(i, 8) = olContact.BusinessFaxNumber Cells(i, 9) = olContact.BusinessAddressStreet Cells(i, 10) = olContact.BusinessAddressPostalCode Cells(i, 11) = olContact.BusinessAddressCity Cells(i, 12) = olContact.BusinessAddressCountry Cells(i, 13) = olContact.HomeAddressStreet Cells(i, 14) = olContact.HomeAddressPostalCode Cells(i, 15) = olContact.HomeAddressCity Cells(i, 16) = olContact.HomeAddressCountry End If Next 'eliminar variables de los objetos Set olContact = Nothing Set olContacts = Nothing Set olApp = Nothing 'ordenar lista por Nombre Cells.Sort Key1:=Range("A2"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess

End Sub Aplicar colores mediante formulas en Excel. En la condicion 1 selecciona "valor de la celda" despues selecciona "es igual a" y en el tercer recuadro escribe "CORRECTO" posteriormente selecciona "formato" y selecciona la pestaa "trama" y selcciona en este caso el color rojo , despus selecciona "Agregar>>" y te aparecera la condicin 2, selecciona "valor de la celda" despues selecciona "es igual a" y en el tercer recuadro escribe "INCORRECTO" posteriormente selecciona "formato" y selecciona la pestaa "trama" y selcciona en este caso el color "amarillo". con estas dos condicionales ya tienes lista tu celda con sealamiento de colores y para efectos de que la hoja de clculo decida entonces tienes que poner la siguiente frmula: =SI(A1=1,"CORRECTO",SI(A1=2,"INCORRECT "0)) esto aplica para una sola celda pero no necesitaras mas que copiarla en cualquier otras celdas de la misma columna D ( siguiendo el ejemplo que tu pusiste). =SI(A1=1,"CORRECTO","INCORRECTO"), y para cambie de color te vas a menu "Formato", buscas "formato condicional" y ahi defines si el valor es igual a "INCORRECTO", en el boton "formato" pones que te de el color rojo por ejemplo, espero te sirva

2007/08/17 Como colorear celdas automaticamente en excel Etiquetas. microsoft, programas, tutorial

Cuantas veces te pas que quisiste colorear una celda en excel de un color dependiendo si tenia mas que un valor y de otro color si tenia otro valor? Alguna vez quisiste saber inmediatamente si un valor es bueno o malo al solo actualizar una planilla? Este truco de Microsoft Excel es tu solucin!

Para colorear una celda segn su valor y ponerle el color que quieras, y que esto se actualice automticamente, solo hay que seguir los siguientes pasos: 1) Necesitas tener una planilla de excel, puede ser de la complicacin que quieras, para este ejemplo tomamos una muy simple:

2) En segundo lugar tenes que seleccionar las celdas a las que les vas a aplicar el coloreado automtico, en el caso que tengas una planilla que crezca indefinidamente podes optar por seleccionar toda la columna. Para este ejemplo seleccion toda la columna.

Seleccin de columnas finitas

Seleccin de toda la columna 3) Luego tenes que ir al men Formato -> Formato Condicional

4) Se va a abrir una nueva ventana que te va a permitir entre dos opciones, "Valor de Celda" o " Frmula" Valor de celda te permite elegir un rango de valores entre los que va a estar una celda, pero en el caso que quieras tener una condicin que depende de otras celdas, por ejemplo, la diferencia entre dos celdas, es bueno tener a mano la posibilidad de agregar formulas de la complejidad que queramos:

5) Veamos el caso de una formula, usamos la formula SI que es un condicional, el formato es super simple: =SI(condicin;valor devuelto ok; valor devuelto no ok) Donde condicin es una ecuacin, en el caso de ejemplo decimos que si la celda B1 es mayor que cinco (5), entonces devuelve VERDADERO, sino devuelve FALSO.

La ecuacin es as: =SI(B1>5;VERDADERO;FALSO)

Como puede funcionar algo as? es simple, al poner B1, que en el caso de ejemplo es la primer celda seleccionada, Excel automaticamente vara la funcin para cada celda, por ejemplo la celda B7 va a tener una ecuacin: =SI(B7>5;VERDADERO;FALSO)

Si hubieras seleccionado solamente las celdas con valores:

Habras visto un comportamiento diferente segn lo que pusieras:

Poniendo B1

Como veras, hay valores menores que cinco (5) marcados!, esto pasa porque si pones B1 y tu seleccin empieza en B2, B2 va a tener la formula: =SI(B1>5;VERDADERO;FALSO) y B7 tendra la formula: =SI(B8>5;VERDADERO;FALSO)

Se entiende? 6) Para terminar, vas a poder agregar hasta tres condiciones diferentes para tres colores y formulas diferentes, en este ejemplo, si el valor de B esta entre 5 y 10, se pone amarillo, si es mayor que 10, se pone verde.

Fijate como cambio la formula de arriba para que no pise la de abajo (ya que 10 es mayor que 5 y cumple la primer formula siempre) El resultado final es as:

Y si quiero aplicar el formato por columna para todo la hoja como hago? Simple! Excel toma los nombres de celdas con un smbolo de "$" previo a ellos como inamovibles, o sea, si tenes la funcin =SI($B$8>5;VERDADERO;FALSO) Todas las planillas seleccionadas van a usar el mismo valor, por lo tanto, si queres que la planilla de ejemplo marque toda la linea como amarilla si B es mayor que 5, tenes que: a) Seleccionar todo el libro b) En la formula escribir: =SI($B1>5;VERDADERO;FALSO) Con el $B lo que decs es "siempre mirar la columna B para los valores, no usar ni A ni ninguna otra, no importa que columna ests)

Funciones Lgicas Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0

(cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos citados a continuacin. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basados en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de apariciones de una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. Obtenga informacin sobre cmo calcular un valor basado en una condicin.

Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido". SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una cadena de texto vaca ("") que borrar el contenido de la celda que contenga la funcin SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de clculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos perodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes frmulas puede escribir una frmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calificar con letras los nmeros de referencia con el nombre Promedio.

Si Promedio es Mayor que 89 De 80 a 89 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60

La funcin devuelve A B C D F

Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI: IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B", IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F")))) En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as sucesivamente. Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2; ... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!

Ejemplos Y(VERDADERO; VERDADERO) es igual a VERDADERO Y(VERDADERO; FALSO) es igual a FALSO Y(2+2=4; 2+3=5) es igual a VERDADERO Si B1:B3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: Y(B1:B3) es igual a FALSO

Si B4 contiene un nmero entre 1 y 100, entonces: Y(1<B4; B4<100) es igual a VERDADERO Supongamos que desea mostrar la celda B4 slo si contiene un nmero entre 1 y 100, y que desea mostrar un mensaje si no lo contiene. Si B4 contiene 104, entonces: SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a "El valor queda fuera del rango." Si B4 contiene 50, entonces: SI(Y(1<B4; B4<100); B4; "El valor queda fuera del rango") es igual a 50 O Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1; valor_lgico2; ... son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Los argumentos deben ser valores lgicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error #VALOR! Puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una frmula matricial, presione CTRL+MAYS+ENTRAR en Microsoft Excel para Windows o +INTRO en Microsoft Excel para Macintosh.

Ejemplos O(VERDADERO) es igual a VERDADERO O(1+1=1;2+2=5) es igual a FALSO Si el rango A1:A3 contiene los valores VERDADERO, FALSO y VERDADERO, entonces: O(A1:A3) es igual a VERDADERO Vea tambin el ejemplo de la funcin IGUAL. NO

Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especfico. Sintaxis NO(valor_lgico) Valor_lgico es un valor o expresin que se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. Si valor_lgico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lgico es VERDADERO, NO devuelve FALSO. Ejemplos NO(FALSO) es igual a VERDADERO NO(1+1=2) es igual a FALSO VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO. Sintaxis VERDADERO( ) Observaciones El valor VERDADERO puede introducirse directamente en las celdas y frmulas sin necesidad de usar esta funcin. La funcin VERDADERO se proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de clculo. FALSO Devuelve el valor lgico FALSO. Sintaxis FALSO( ) Observacin Tambin puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de clculo o en la frmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor lgico FALSO. IGUAL Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce maysculas y minsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato. Use IGUAL para comprobar el texto que introduce en un documento. Sintaxis IGUAL(texto1;texto2)

Texto1 es la primera cadena de texto, entre comillas. Texto2 es la segunda cadena de texto, entre comillas. Ejemplos IGUAL("palabra";"palabra") es igual a VERDADERO IGUAL("Palabra";"palabra") es igual a FALSO IGUAL("palabra";"palabra") es igual a FALSO Para asegurarse de que el valor introducido por el usuario coincide con un valor en un rango, escriba la siguiente frmula como una matriz en una celda. Para introducir una frmula matriz, presione las teclas CTRL+MAYS+ENTRAR (en Microsoft Excel para Windows) o +INTRO (en Microsoft Excel para Macintosh). El nombre ValorPrueba es la referencia de una celda que contiene un valor introducido por el usuario; el nombre CompararRango es la referencia de la lista de valores de texto que se verificar. {=OR(EXACT(TestValue, CompareRange))}

Funciones lgicas: Y, O. Ejemplo SI anidado 14 de November de 2009 | NIVEL: INTERMEDIO Descargar archivo de ejemplo. Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisin. A veces con que se cumpla una condicin es suficiente. A veces necesitamos que se cumplan las dos condiciones. Recordando las tablas de lgica del secundario (Tena razn el profesor! para algo servan!), tenemos la comparacin con Y y con O. Ambas son intuitivas: Y implica que ambas condiciones se cumplan. O, que puede ser una u otra. A modo de de recordatorio, estas son las tablas: Autor: Excelman

FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2) Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Solamente devuelve VERDADERO si ambas condiciones se cumplen. Ejemplos:

Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO Y(2<1;3>2) devuelve FALSO Y(2<1;3<2) devueve FALSO

FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2) Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve VERDADERO al menos una de las dos condiciones se cumple. Ejemplo2:

O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO O(2<1;3<2) devueve FALSO

Vamos a ver un ejemplo prctico. Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisin de ventas que le corresponde segn dos criterios:

El nivel de ventas supera el objetivo. El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendr un 5% de comisin, mientras que si supera ambos, se llevar un 15%. Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisin.

Redactado en palabras: SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisin es 0%. Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para ver una descripcin de la funcin SI, ir ac). Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre s. Esto se llaman SI anidados. Recordemos la estructura de la funcin SI: SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso) En la columna D, debemos ingresar las frmula que nos ayude a determinar la comisin que corresponda.

Para esto, vamos a armar la armar la frmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba. Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del diagrama)

Y(B7>$C$1;C7>$C$2)

o o o o

B7: Ventas del vendedor AAAAA $C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambiapara los distintos vendedores) C7: Precio promedio vendedor. $C$2: Objetivos de precio.

Ya tenemos la primera parte de la funcin: SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisin(valor_si_verdadero); <Ac necesitamos armar la otra condicin del segundo cuadrado azul del diagrama) =SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;<Valor si falso>) [1] Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas condiciones.

O(B7>$C$1;C7>$C$2)

Si la funcin da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisin (que definimos en la celda C3). La nica forma en que la evaluacin da FALSO, es si ninguna de las condiciones se cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisin. =SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2] Al incluir esta ltima frmula en la frmula [1], tenemos para la celda D7: =SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%)) Vista as, es muy difcil de entender. Espero que al haberla armado por etapas, sea ms fcil de comprender.