INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA FRONTERA IUFRONT ESTADO TCHIRA UNIDAD DE FORMACIN CONTINUA

Material elaborado con fines didcticos por: Ing. Vincenzo Quagliano

San Cristbal, noviembre de 2011

POR QU DEBEMOS USAR EXCEL?

La respuesta es fcil, Excel es un paquete especializado en clculos de todo tipo y grficas, especialmente creado para Nminas, Inventarios, Base de datos, etc. Podramos seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel, por lo tanto por qu no usarlo? A Excel se le da el nombre de sper calculadora, as es mas potente que una calculadora cientfica. A veces me pregunto porqu la gente lo usa para llenarlo de informacin como una simple tabla, quizs no se imagina lo que puede hacer con l. En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmtico y lgico, as es Excel, puede tomar decisiones por s solo si se le programa por medio de funciones y frmulas. A Excel se le llama hoja de clculo, sus archivos se le dan el nombre de libros. As un libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepcin. Una hoja est formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabticamente y las filas son ordenadas numricamente, en la interseccin de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para guardar informacin, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores de fecha, frmulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentre el cursor; por ejemplo si est en la columna A y en el rengln 1, entonces la celda se llama A1. ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL Al entrar en Excel aparecer la siguiente ventana:

En la que se distinguen las siguientes partes: 1. Barra de Inicio Rpido (nueva caracterstica en Office 2007). 2. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. 3. Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4. Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. 5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio.

6. Columnas de la hoja. 7. Filas de la hoja. 8. Celda activa. 9. Indica la celda activa 10. Asistente para funciones. 11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de forma lateral. 13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. 14. Controles para cambiar la vista de la hoja. 15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc. LOS LIBROS DE TRABAJO Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de Excel estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, adems, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea. Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrir con tres hojas de clculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro. OPERACIONES CON LAS HOJAS Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo. Seleccionar varias hojas Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla CTRL hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estn contiguas. Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla MAYS se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo La manera ms sencilla de moverse a travs del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirn ningn efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual slo se tiene a la vista la etiqueta de la Hoja 1 en este caso estos controles nos permitirn ver las hojas ocultas por falta de espacio.

Insertar una nueva hoja de clculo Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculo disponemos de las siguientes opciones: 1. Hacer clic en el cono Las nuevas hojas aparecern a la derecha de la ltima hoja existente. 2. Hacemos clic con el botn secundario del ratn sobre una hoja apareciendo el siguiente men de opciones:

Seleccionamos la opcin Insertar y aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Seleccionamos Hoja de clculo y pulsamos el botn Aceptar. La nueva hoja aparecer a la izquierda de la hoja existente. 3. Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja.

Insertar varias hojas de clculo a la vez 1. Mantenga presionada la tecla MAYS o SHIFT y, a continuacin, seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro abierto. 2. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

Eliminar hojas Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: 1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar. 2. En el men que se despliega seleccionamos Eliminar.

O bien: 1. Un clic sobre la hoja a eliminar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar y luego en Eliminar hoja.

Cambiar el nombre de las hojas Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente figura:

La Hoja1 ahora se llama Ingresos. Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botn secundario sobre la etiqueta apareciendo el men contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opcin Cambiar nombre, a continuacin escribimos el nuevo nombre de la hoja. Mover hojas Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Mover hojas dentro de un libro de trabajo Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin. Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos: 1. Seleccionar las hojas que se desean mover.

2. Hacemos clic con el botn secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, del men contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar

3. Aparece el siguiente cuadro de dilogo.

4. Desplegamos la lista Al libro y seleccionamos el libro de trabajo destino al que queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto anteriormente). 5. En el recuadro Antes de la hoja aparecern todas las hojas de que dispone el libro seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja donde queramos que se inserten las hojas.

6. Por ltimo marcamos la casilla Crear una copia si lo que queremos es copiar las hojas, si no la marcamos las hojas se movern, y pulsamos Aceptar. Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiar el nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino Nuevo libro en la lista Al libro. Dividir la ventana de trabajo En hojas muy extensas, nos puede resultar cmodo dividir la ventana de visualizacin en partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja no adyacentes. Para ello utilizaremos la opcin Inmovilizar Paneles. Para ello: 1. Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la divisin, en nuestro caso haremos clic en la celda H6. 2. A continuacin activamos la etiqueta Vista.

Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas Ventana. Seleccionamos la opcin Inmovilizar Paneles. 3. Aparece el siguiente men desplegable.

4. Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en Inmovilizar paneles. Tambin puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja. 5. En nuestro caso al encontrarse activa la celda H6 y como seleccionamos Inmovilizar paneles Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal como se muestra en la siguiente figura:

Para desactivar las divisiones que creemos bastar con seleccionar la opcin Movilizar paneles como se muestra en la figura:

Abrir, guardar y crear un libro En esta nueva versin de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla.

Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

Ahora vamos a ver las primeras 4 opciones.

Crea un nuevo libro en blanco.

Abre un libro existente.

Guarda el libro abierto actualmente

Lista de los ltimos libros que se han utilizado. Crear un libro Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botn de Microsoft Office y luego un clic en la opcin Nuevo, con lo que desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

MANIPULACIN DE LA INFORMACIN Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: 1. 2. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puede observarse en el dibujo siguiente:

3.

Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres mtodos que se explican a continuacin:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Flechas direccionales: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se pulsa FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. Botn Aceptar: Es el botn Aceptar seguir siendo la misma. Si antes de introducir la informacin, el usuario cambia de opinin y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir vaca o con el valor anterior. de la barra de frmulas, al hacer clic

sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa

Modificar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin de los mismos. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. La tecla SUPR borra caracteres a la derecha del punto de insercin. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. Seleccionar la celda donde se encuentra el dato a modificar. Pulsar la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. 3. 4. Modificar la informacin. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Botn Aceptar.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta. CONCEPTOS BSICOS FILA, es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. ENCABEZADO DE FILA, est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros, que en el caso de Excel van desde 1 hasta 1.048.576. COLUMNA, es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. ENCABEZADO DE COLUMNA, est siempre arriba y nombra a las filas mediante letras, que en el caso de Excel van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z

viene la combinacin AA, AB, ..., AZ; luego BA, BB,..., BZ y as sucesivamente hasta completar la columna 16.384 etiquetada con el nombre XFD. CELDA, es la interseccin de una fila y una columna; en ella se introducen datos, ya se trate de texto, nmeros, fecha o frmulas. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 8 con la columna B, se denomina B8. RANGO, son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de clculos. Se denomina mediante una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas D3, D4, D5, E3, E4, E5, F3, F4, F5 se le denomina D3:F5 que se lee desde D3 hasta F5.

VALORES A INTRODUCIR EN UNA CELDA En una celda, los distintos tipos de datos que se pueden introducir son: Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Frmulas, es decir, una secuencia formada por: Valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

MANEJO DE FRMULAS Uno de los principales usos de las hojas de clculo es el facilitar operaciones matemticas con los datos. Las frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en el mismo libro o a celdas de otro libro. En Excel una frmula comienza por un signo = (igual) seguido del clculo que se realiza. En las frmulas utilizamos operadores aritmticos y operadores de relacin:
Operadores Aritmticos () + * / % ^ Parntesis Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Potenciacin Operadores de Relacin > >= < <= = <> Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Igual a Diferente a

Por ejemplo: Se desea calcular el 10% de la cantidad que se encuentra en la celda A1 y agregrselo a esa misma cantidad en la celda A5. Se debe copiar la siguiente frmula en A5 =A1*10%+A1

La barra de frmulas es el lugar donde se deben escribir las frmulas (aunque tambin se puede ingresar datos). Introducir una frmula para calcular un valor Se puede usar alguno de stos dos mtodos: El primer mtodo es usando la barra de frmulas

Haga clic sobre el signo = (igual) que a parece en la barra de frmulas. Al hacerlo se activarn en la barra dos iconos una equis roja y una tilde verde.

Escriba la frmula. Una de las ventajas de usar la barra de frmula es que muestra el resultado de la frmula. Para confirmar la introduccin de la frmula haga clic en el botn con la tilde verde o en Aceptar (equivale a presionar la tecla INTRO). Si desea cancelar la ejecucin de la frmula, haga clic en el botn de la equis roja o en Cancelar (equivale a presionar ESC). El segundo mtodo es directamente sobre la celda, sin usar la barra de frmulas Haga clic en la celda donde desea introducir la frmula. Escriba un signo = (igual). Escriba la frmula. Presione INTRO para confirmar o ESC para cancelar. Referencias de una celda Una referencia de celda es un conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3. Una frmula puede hacer referencia a una celda especfica. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie el valor de la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin el valor de la celda que contiene la frmula. Tipos de referencias de una celda Referencia Relativa: Es una referencia de celda como A1, que indica a Excel cmo buscar otra celda a partir de la que contiene la frmula. Modifican la referencia de la frmula, segn la posicin que ocupe la nueva celda cuando se autorrellene. Por ejemplo A1, F5, ... Referencia Absoluta: Especifica la direccin exacta de una celda,

independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Garantiza que las referencias de las celdas no varan cuando se aplica Autorrelleno. Para

especificar las referencias absolutas se escribe un signo $ (dlar) delante de la componente que identifica la columna y la fila de la referencia de celda. Por ejemplo $A$1, $F$5. Referencia Mixta: La referencia de una celda es la combinacin de la referencia relativa y absoluta. Por ejemplo $A1 la columna es absoluta y la fila es relativa, esto indica que al aplicar autorrelleno la columna permanecer fija mientras la fila cambiar; A$1 la columna es relativa y la fila es absoluta, esto indica que al aplicar autorrelleno la columna cambiar mientras la fila permanecer fija. Para intercambiar los diferentes tipos de referencia de una celda, al momento de introducir la frmula, ubique el cursor en la referencia de celda a cambiar y presione la tecla F4, si la referencia inicial era A1, el mostrar $A$1, si vuelve a presionar F4 cambiar a A$1, de nuevo F4 aparecer $A1 y otra vez F4 mostrar A1, as rpidamente podr elegir cul de los tipos de referencia necesita usar. FUNCIONES Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde se introdujo. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) La insercin de funciones se rige por las siguientes reglas: 1. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis. 3. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmeros o texto), frmulas o funciones. 4. Los argumentos deben de separarse por ";" (esto puede variar de acuerdo a la configuracin regional del sistema operativo).

Ejemplo: =SUMA(A1:C8) El operador ":" identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a la frmula: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C 4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar una de las ventajas de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Insertar funcin Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y as resultar ms fcil trabajar con ellas. Si se quiere introducir una funcin en una celda: 1. 2. 3. Situarse en la celda donde se quiere introducir la funcin. Seleccionar el men Insertar. Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn continuacin: de la

barra de herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo mostrado a

4.

En el recuadro Categora de la funcin tendremos que elegir a qu categora pertenece la funcin a insertar. Si no se est seguro de la categora a la que pertenece la funcin requerida, se recomienda elegir Todas.

5.

En el recuadro Nombre de la funcin hay que elegir la funcin que se desea haciendo clic sobre sta. Conforme se selecciona una funcin, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta.

6.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro mostrado abajo. En este ejemplo se eligi la funcin SUMA de la categora Matemticas y Trigonomtricas.

Barra de Frmulas

7.

Tambin se activa a la izquierda de la barra de frmulas una pequea lista desplegable, en la cual se encuentran varias funciones (las ms utilizadas), puede elegir alguna funcin haciendo clic sobre ella, entonces aparecer el cuadro de dilogo para rellenar los argumentos de la funcin seleccionada y as puede usar una funcin dentro de otra, lo que llamamos Funciones Anidadas.

8.

Volvemos a los argumentos de la funcin SUMA, en el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas, por ejemplo A1:B4. Para hacer ms fcil la introduccin del argumento, el usuario puede hacer clic sobre el botn para que el cuadro de dilogo se haga ms pequeo y se pueda ver toda la hoja de clculo, de esta manera se puede seleccionar el rango de celdas deseado como primer argumento y pulsar la tecla INTRO o volver a hacer clic en el botn arriba sealado para regresar al cuadro de dilogo.

9.

En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si se introduce un segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente.

10. Cuando finalice de introducir todos los argumentos, haga clic sobre el botn Aceptar.

En la Barra de Herramientas Estndar existe el botn Autosuma realizar la funcin SUMA de forma ms rpida. 11. Site el cursor en la celda donde desea insertar la funcin. 12. Haga clic en el botn de Autosuma, ubicado en la barra de herramientas estndar. 13. Si las celdas adyacentes por arriba o por la izquierda de la celda datos seleccionada numricos, tienen Excel

que permite

seleccionar automticamente el rango de celdas prevaleciendo el rango de celdas ubicado por arriba que el rango de la izquierda. Se reconoce el rango seleccionado porque las celdas aparecen dentro de un borde punteado y en la funcin SUMA aparece descrito el rango, como se muestra en el recuadro de la derecha 14. Si el rango seleccionado es el correcto, Pulse la tecla INTRO, en otro caso proceda a seleccionar el rango y luego pulse INTRO. Los argumentos en una funcin pueden ser: Nmeros: Ejemplo: =SUMA(6;12) =SUMA(A1:D1)

Referencias de Celdas: Ejemplo: Nombres de Celdas: Ejemplo:

=SUMA(DIAS * SUELDO) =SUMA(SUELDO;C3)

Diferentes Tipos de Argumentos: Ejemplo Texto: Debe ir entre comillas. Ejemplo: Condiciones: Establecidas

=SI(E5>=14;Aprobado;Reprobado) por el usuario. Ejemplo:

=SI(E5>=14;Aprobado;Reprobado) Otras funciones: Ejemplo: =SUMA(SENO(A1); COS(A2)) Vaco: No necesitan argumentos. Ejemplo: =PI(), =HOY().

FUNCIONES DE USO MS FRECUENTE

Categora: Estadsticas
CONTAR Calcula el nmero de celdas de un rango que contienen nmeros, incluyendo fechas y frmulas que produzcan valores numricos. Puede tener hasta 30 argumentos. Su formato es: =CONTAR(valor1; valor2;...) Ejemplo: =CONTAR(A1:A10) Determina el nmero de celdas numricas en el rango A1:A10 MAX Determina el nmero mayor de un rango o una lista de argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas que no contienen valores numricos. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es: =MAX(nmero1; nmero2;...) Ejemplo: =MAX(A1:A5) Si A1:A5 contiene los valores 4, 45, 120, 35 y 10 Excel devolver 120 MIN Determina el nmero menor de un rango o una lista de argumentos. Si no hay nmeros, devuelve 0. Ignora las celdas que no contienen valores numricos. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es: =MIN(nmero1; nmero2;...) Ejemplo: =MIN(A1:A5) Si A1:A5 contiene los valores 4, 45, 120, 35 y 10 Excel devolver 4 PROMEDIO Determina la media aritmtica de los argumentos. La media aritmtica se calcula sumando todos los nmeros y dividiendo por la cantidad de datos. Los argumentos hasta un total de 30, pueden ser nmeros, referencias a celdas numricas o matrices numricas. Su formato es: =PROMEDIO(nmero1; nmero2, ...) Ejemplo: =PROMEDIO(A1:A5) Si A1:A5 contiene los valores 4, 45, 120, 35 y 10 Excel devolver 42,8

Categora: Matemticas y Trigonomtricas

REDONDEAR Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. Su formato es: =REDONDEAR(nmero; num_decimales) Los nmeros negativos se redondean a la izquierda de la coma decimal y el 0 se redondea al entero ms cercano. Ejemplo: =REDONDEAR (Edad; 0) Si la celda denominada Edad tiene el valor 17,38 Excel devolver 17 SUMA Suma todos los valores numricos en un rango de celdas dado. Su formato es: =SUMA(nmero1, nmero2,...) Si en el rango de celdas indicado existen valores lgicos y/o texto stos sern omitidos. Ejemplo: =SUMA(A1:A5) Si A1:A5 contiene los valores 4, 45, 120, 35 y 10 Excel devolver 214

Categora: Texto
CONCATENAR Une varios elementos de textos que se encuentran en diferentes celdas en un solo texto en una celda. Admite hasta 30 argumentos. Su formato es:

=CONCATENAR(texto1; texto2, ...) Los argumentos pueden ser texto, cadenas, nmeros o referencia simple de celdas, es decir no acepta especificar rango de celdas. Ejemplo: =CONCATENAR(A1; A2) Si A1 tiene Garca y A2 tiene Marina Excel devolver Garca Marina MAYUSC Convierte una cadena de texto en formato de maysculas. Su nico argumento es una cadena de texto o una referencia de celda simple. Su formato es: =MAYUSC(texto) Ejemplo: =MAYUSC(A1) Si A1 tiene Garca Marina Excel devolver GARCA MARINA MINUSC Convierte una cadena de texto en formato de minsculas. Su nico argumento es una cadena de texto o una referencia de celda simple. Su formato es: =MINUSC(texto) Ejemplo: =MINUSC(A1) Si A1 tiene Garca Marina Excel devolver garca marina

Categora: Fecha y Hora

FECHA Devuelve el nmero de serie de la fecha especificada en los argumentos. Su formato es: =FECHA(ao; mes; da) Ejemplo: =FECHA(2003;02;05) Para la fecha 05 de Febrero de 2003 Excel devolver 37657 que puede ser formateada a 05/02/03 Si la celda A1 contiene la frmula anterior, para calcular la fecha que ser dentro de 5 das se usa la frmula =A1 + 5 Esto incrementa la fecha de la celda A1 en 5 das obteniendo 10/02/03 Para calcular el nmero de semanas transcurridas desde el 18/01/76 hasta 02/02/03 se usa la frmula: =(FECHA(2003;2;2)- FECHA(1976;1;18)) / 7 Excel devolver 1411 semanas HOY Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. Su formato es: =HOY() No tiene argumentos Excel2002 devolver en formato de fecha, la fecha que tenga el sistema en ese momento. Ejemplo: =HOY() Si la fecha del sistema es 29 de Enero de 2003 Excel2002 devolver 29/1/03 DIA, MES, AO Devuelven el valor del da, mes y ao del nmero o de la referencia de celda proporcionada como argumento. Su formato es: =DIA(fecha) =MES(fecha) =AO(fecha) Ejemplo: =DIA(HOY()) Devuelve el da de la fecha actual

Ejemplo: =AO(HOY())- AO(A1) Devuelve el nmero de aos que hay entre la fecha actual y la fecha de la celda A1 DIAS360 Devuelve el nmero de das transcurridos entre dos fechas determinadas en base a un ao de 360 das (12 meses de 30 das). Su formato es: =DIAS360(fecha1;fecha2) Ejemplo: =DIAS360(A1,HOY()) Devuelve el nmero de das transcurridos entre la fecha de hoy y la fecha en la celda A1.

Categora: Lgicas
SI Evala una condicin establecida como argumento y devuelve un nico valor dependiendo si la condicin es Verdadera o Falsa. Su formato es =SI(prueba_lgica; valor_si_verdadero; {valor_si_falso}) Puede leerse si la prueba_lgica es verdadera devuelve valor_si_verdadero en caso contrario devuelve valor_si_falso. Ejemplo: =SI(A1>194000; 5000;20000) Si el valor numrico de la celda A1 es mayor que 194000 devuelve el valor de 5000 en caso contrario (menor o igual que 194000) devuelve 20000 A veces un problema lgico no puede ser resuelto en un nico paso. Excel permite anidar hasta 7 niveles lgicos siempre y cuando la longitud no sobrepase los 255 caracteres.

LAS GRFICAS EN EXCEL Para poder graficar es necesario saber como colocar los valores antes de accionar la opcin Insertar. A 1 2 3 4 NOMBRE Gaby Alejandra Mara EDAD 12 34 22 B

Primero los valores EJE de X, despus los valores SERIES y arriba de los valores Series la LEYENDA. Los valores EJE de X son los nombres, los valores SERIES son las edades y la LEYENDA es lo que identifica a las edades, en este caso la palabra EDAD.

Seleccionamos todos los datos y damos clic en Insertar, despus seleccionamos el grafico deseado.

Existen muchos tipos de grficos en Excel; dependiendo de lo que se desee mostrar y cmo, se escoger el tipo deseado.

EJERCICIOS Realice las siguientes operaciones aritmticas en Excel. Interprete las frmulas utilizadas: 1 2 3 4 5 A Cantidad 1 100 80 10 30 A 1 2 3 4 5 Nombre Ramn Mirna Javier Lorena B Cantidad 2 50 40 20 2 B Das Trabajados 10 12 14 15 C Resultado =a2+b2 =a3-b3 =a4*b4 =a5/b5 C Pago Por Da 60 50 80 120 D Sueldo =b2*c2 =b3*c3 =b4*c4 =b5*c5

Obtenga los promedios de calificaciones de los estudiantes utilizando frmulas y funciones de Excel. A Nombre Ramn Gaby Javier Lorena B Espaol 8 9 7 10 C Ingles 6 8 7 6 D Computacin 10 7 10 8 E Promedio

1 2 3 4 5

Detecte el valor ms alto y ms bajo de la siguiente lista (utilice funciones): A 1 2 3 4 5 6 20 67 9 87 1243 6577 B 14 89 5 8787 5467 888 C 134 86 877 990 086 8765 D 212 96 548 6565 876 787

Aplicando la funcin SI, evale los siguientes casos y haga que Excel determine las soluciones. Si las siguientes personas son mayores o menores de edad. B EDAD 15 22 17 18 33 C RESULTADO

1 2 3 4 5 6

A NOMBRE GABY ALEJANDRA MARIA ROSA LORENA

Si la persona trabaj 15 das o ms, que al sueldo se le agreguen 100 BsF, si no que no se le agregue nada. A B Das Trabajados 12 19 15 13 C Pago X da 123 322 212 122 D Resultado

1 Nombre 2 3 4 5 Ramn Gaby Javier Lorena

Se tiene la siguiente tabla de gastos en el transcurso de unos meses y para diferentes conceptos: Gastos Electricidad Gas Agua Basuras Totales Enero 51,08 39,10 10,81 10,02 Febrero 39,10 42,17 18,00 10,50 Marzo 45,02 20,95 25,84 11,00 Abril 12,75 12,00 12,62 10,57 Mayo 60,10 15,35 14,05 12,05

Se pide que mediante una hoja de clculo se realicen las siguientes operaciones:

1. Copiar los valores que tenemos en la tabla anterior. 2. Hacer que los importes tengan un formato de nmero con 2 cifras decimales. 3. Que las cantidades muestren el formato moneda. 4. Hacer que los ttulos estn escritos con un fondo de color azul y letras de color blanco. 5. Hacer que los ttulos de las filas y de las columnas estn centrados en medio de la celda. 6. Hacer que la tabla tenga un contorno. 7. Seleccionar las celdas que tengan un importe inferior a 20,00 y darles al mismo tiempo un fondo de color gris con fuente roja. 8. Deshacer la opcin anterior y volverla a aplicar pero ahora de forma automtica con la opcin de formato condicional aplicada a todos los importes de manera que el resultado visual sea el mismo que la pregunta 7. 9. Hacer que las celdas que contienen los nombres de los meses tengan el texto escrito con una orientacin de 45. Otros ejercicios Resuelva los siguientes problemas elaborando tablas en Excel. Recuerde colocar los precios de los artculos en celdas y utilizarlos en las frmulas con referencia absoluta (usando el $). Formatee las tablas a su propio criterio (bordes, tipos de letra, sombreados). Las cantidades referentes a dinero, colquelas en formato millares (el botn de los 3 ceros de la barra de formato). Las celdas con texto, alinelas a la izquierda. Los nmeros a la derecha. Utilice el botn Combinar y centrar para ajustar el ttulo de cada hoja en el centro entre las columnas.

Utilice indistintamente frmulas y/o funciones para calcular los totales requeridos, segn sea el caso. 1. La pollera El Pollo Farsante necesita calcular las cantidades vendidas de pollo y parrilla diarias, el total vendido en Bs. de pollo, el total vendido de Bs. de parrilla y el total de ventas diarias. Adems, para una semana de trabajo calcule los totales de ventas semanales por cada concepto. El precio de cada parrilla es de BsF 25 y del pollo BsF 30. 2. La Bomba 25 desea llevar el control sobre los tres turnos de ventas de gasolina diaria y tener informacin de la venta total semanal de litros y Bs. Los datos necesarios para hacer los clculos, son cantidades vendidas en los tres turnos, y el precio por litro de gasolina es de BsF 0,10. 3. La Ferretera La Tuerca desea llevar el control de ventas semanales de c/u de sus cuatro vendedores. Para calcular la bonificacin se establece que si la persona vende 30.000 o menos, se le paga el 10% de las ventas, de lo contrario el 15%. Calcular el total de ventas semanales por cada vendedor, venta total semanal y la bonificacin para cada vendedor. 4. La tienda Sols necesita llevar el control de ventas de los artculos Camisas, Pantalones, Vestidos, Faldas. Se debe acumular la cantidad diaria vendida de c/u de los artculos y el monto, el total de artculos vendidos y el monto de la semana. El precio de las camisas es BsF 115, el de los pantalones BsF 154, el de los vestidos BsF 284,50 y el de las faldas 90.

Ejercicios Varios 1. Ordenacin y graficacin A continuacin se le da una tabla:

Marca Compaq Dell HP IBM Sragon Velocidad (GHz) Disco duro (Gb) Precio (Bs) 2,5 1000 4.000 2,0 1,8 2,2 3,2 500 300 250 400 480 3.400 4.600 2.800 6.000 2.750

Lenovo 3,1 PROMEDIOS

1.1. Indique, por frmula, los promedios de velocidad, disco duro y precio. Ya tiene una tabla. 1.2. Ahora copie esa tabla y colquela abajo, de forma que tenga dos tablas iguales. Acto seguido: 1.3. Re-ordene la primera tabla por el criterio de "velocidad", descendente. Es decir, de la mayor a la menor velocidad. 1.4. Re-ordene la segunda tabla por el criterio de "precio", ascendente. Es decir, del menor al mayor precio. 1.5. Haga un grfico de cada una de las dos tablas, ya re-ordenadas. Es decir, de la primera tabla grafique la variable velocidad; de la segunda tabla, grafique precio. En el eje X coloque Marca. 2. Formulacin En 2005 la empresa X tuvo ingresos de 200.000 $ y gastos de 250.000 $. En 2006, ingresos de 320.000 $ y gastos de 300.000 $. En 2007, ingresos de 300.000 $ y gastos de 270.000 $. En 2008, ingresos de 340.000 $ y gastos de 290.000 $. La "utilidad anual" de una empresa es igual a la diferencia entre sus ingresos y sus gastos en un ao determinado. La "utilidad acumulada" de una empresa es la suma de las utilidades de varios aos. Haga una tabla que exprese cul es la utilidad anual y la utilidad acumulada desde 2005 hasta 2008. Explique, en palabras, qu criterios de formulacin utiliz. Conteste las siguientes preguntas: Cul es la utilidad acumulada entre 2005 y 2008? Cul es la utilidad acumulada para 2007?

Haga un grfico que exprese la evolucin de los ingresos y de las utilidades entre 2005 y 2008. En el eje X coloque Ao. 3. Grficos Realice los grficos ms adecuados para cada tabla: 3.1. Inflacin promedio mensual (sugerido: Columnas)
Mes Inflacin Ene 3,4 Feb 2,8 Mar 4,2 Abr 5 May 5,5

3.2.

Cuentas de acceso a Internet en Venezuela (sugerido: Circular)

Proveedor Suscritores CANTV 100.200 MoviStar 122.800 Digitel 17.500 Movilnet Resto 6.200 36.200

4. Finanzas personales Una persona tuvo los siguientes gastos e ingresos, en Bs., en un semestre:
Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Ingreso 7.250 8.150 10.350 6.500 9.120 12.000 Gasto 8.123 7.900 8.220 8.000 7.300 8.500

Indique, por frmula, el ingreso promedio en los seis meses. Indique el gasto promedio en el mismo perodo. Cul mes se da la mayor y menor diferencia entre ingreso y gasto (insertar una columna Diferencia). Exprselo, por frmula, porcentualmente (insertar una columna % que calcule el porcentaje de la Diferencia de un mes con respecto al total de la columna Diferencia).

DISTRIBUIDORA LOS ANDES

SAN CRISTOBAL

CONTROL DE COMISIONES DE VENTAS

CDIGO VENDEDORES OFICINA SEXO ENERO SC SC Mrida Mrida Barinas SC SC TOTALES PROMEDIO BIMESTRE MONTO MXIMO BIMESTRE MONTO MNIMO BIMESTRE TOTAL VENDEDORES TOTAL VENDEDORAS F M M M M M F 85.000,00 253.000,00 52.000,00 26.700,00 26.500,00 84.000,00 26.000,00 ZONA 1 5% FEBRERO 125.000,00 152.425,00 450.200,00 682.000,00 763.200,00 150.000,00 154.844,00 ZONA 2 8% TOTAL BIMESTRE

108 Sandra Valero 101 Pedro Zerpa 102 Carlos Carrero 103 Eduard Navas 106 Freddy Nuez 107 Julio Torres 110 Juana Barn

TALLER ALEMN Mantenimiento Mecnico y Venta de Repuestos

CONTROL DE INGRESOS
PRECIO DEL REPUESTO TOTAL A PAGAR EN REPUESTOS SUBTOTAL A DESCUENTO CANCELAR

PLACA

CLIENTE

SERVICIO PRESTADO Alineacin Balanceo Entonacin Entonacin Cambio de Muones

MANO DE OBRA 500 400 650 650 600

CANT.

FORMA DE PAGO Contado

TOTAL A CANCELAR

LPG-123 Araque Julia Martnez DSK-589 Carmen DKJ-985 Rueda Carlos NBC-764 Ramrez Alberto XNX-753 Barrios Mara

350 900 900 1050

2 1 2 4

Contado Contado Crdito Crdito TOTALES MXIMO A CANCELAR MINIMO A CANCELAR

1. Calcular el Total a pagar en repuestos 2. Calcular el subtotal a cancelar por cliente 3. Calcular el descuento que se le dar al cliente de acuerdo a la forma de pago El descuento ser de un 10% Si el pago es de contado 4. Calcular el total a cancelar 5. Calcular los totales, usando autosuma 6. Calcular el mximo a cancelar, usando la funcin MAX 7. Calcular el minmo a cobrar, usando la funcin MIN 8. Ordene la hoja alfabticamente por cliente, en forma descendente 9. Cambie el nombre de la hoja por ingresos

Recuperadora la Morosa C.A

Encargada de Cobrar Facturas Pendientes Fecha de hoy: FECHA DE CANCELACIN 02/03/2011 15/09/2011 10/10/2011 30/07/2011 Totales Promedio de Das de Retraso MONTO DE LA FACTURA Bs Bs Bs Bs 5.000,00 7.500,00 2.300,00 689,00 DAS DE RETRASO INTERESES A MONTO TOTAL A COBRAR X DE COBRAR DA INTERESES

IDENTIFICACIN Rodrguez Mara Prez Yelitza Martnez Eduardo Sandoval Orlando

SERVICIOS PRESTADOS Reparacin del Carro Servicios Mdicos Compra de Computadora Servicios Jurdicos

IUFRONT SEDE SAN CRISTOBAL

REGISTRO NOTAS
C.I ESTUDIANTES APELLIDOS 108 Valero 103 Navas 106 Nuez 102 Crdenas 107 Torres 101 Zerpa 110 Barn NOMBRES Rosa Eduardo Freddy Julie Cesar Mara Jos Promedio por Corte CORTE 1 NOTA DEF. 10 9,5 12 16 10 11,5 13 25% CORTE 2 NOTA DEF. 15 13 16 14 13,5 15 15,5 35% CORTE 3 NOTA DEF. 13,5 16 12,5 18 14 14,5 19 40% TOTAL REDONDEO

MAYOR NOTA

MENOR NOTA

La compaa ESTUDIANTES EN ACCIN, de reciente creacin, tiene como razn social la fabricacin y venta de diversos artculos, tanto propios como revendidos. Como al principio de toda empresa, sus socios han querido llevar un minucioso control tanto de los ingresos como de los gastos, y por los momentos utilizarn Excel para llevar las cuentas. Han logrado determinar las proyecciones de los valores que desean alcanzar los primeros 4 meses, a partir de los siguientes datos iniciales: Ventas esperadas para el mes de enero: 54.400 Ingresos por comisiones especiales: 3.200 mensuales Gastos por sueldos: 11.200 en enero y febrero; 12.800 en marzo y abril Gastos administrativos: 4.800 mensuales El modelo de tabla en Excel quedara con la siguiente distribucin:

ESTUDIANTES EN ACCIN RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS

INGRESOS Enero Ventas esperadas Ingresos por comisiones TOTAL INGRESOS GASTOS Costo del material Gastos por sueldos Gastos administrativos Gastos de marketing TOTAL GASTOS UTILIDAD EN EL PERODO 11.200,00 4.800,00 11.200,00 4.800,00 12.800,00 4.800,00 12.800,00 4.800,00 54.400,00 3.200,00 3.200,00 3.200,00 3.200,00 Febrero Marzo Abril

RESULTADO Tasa intermensual de crecimiento Costo del material sobre las ventas Porcentaje de gastos de marketing Mayor utilidad en el perodo Menor utilidad en el perodo Promedio de utilidad en los 4 meses Para las casillas vacas, aplique los porcentajes sobre los valores existentes de la siguiente manera (use referencias absolutas [$]): Ventas esperadas en un mes: 25% por encima de la del mes anterior (use la Tasa intermensual de crecimiento). (Ejemplo: las ventas de febrero son las de enero ms un 25% de las mismas) Costo del material: 52% de la venta esperada mensual. Gastos de marketing: 26% de la venta esperada mensual (use el Porcentaje de gastos de marketing). Utilidad en el perodo es la diferencia entre ingresos y gastos. Resultado es determinar: Si la utilidad es mayor que 0 para ese mes, saldr un mensaje "HABR GANANCIAS"; de lo contrario el mensaje ser "HABR PRDIDAS". Utilice la funcin lgica SI para producir el resultado en cada uno de los meses. Asimismo obtenga la mayor y menor utilidad en el perodo de 4 meses, y el promedio de la utilidad con las funciones apropiadas de Excel. 25% 52% 26%

Totales: en negrita. Nmeros en formato millares con 2 decimales

Distribucin de bebidas Una empresa de distribucin de bebidas nos ha encargado una hoja para calcular las pagas de sus vendedores. La paga de un vendedor es la suma de su sueldo base, sus comisiones por ventas y el importe de las horas extra.
Calcula el total de ventas:

SEMANA 1 VENDEDOR David Daniel Juan Luis Ricardo Felipe

BEBIDAS 90,03 112,97 163,74 1.530,55 1.529,72 127,49

OTROS 134,81 176,65 124,70 127,69 127,74 133,67

TOTAL

Calcula el total por comisiones: COMISIN DE BEBIDAS 10% COMISIN DE OTROS PRODUCTOS 15%

SEMANA 1 VENDEDOR David Daniel Juan Luis Ricardo Felipe COMISIN BEBIDAS COMISIN OTROS TOTAL

Calcula el salario total: PRECIO HORA EXTRA 7,21

SEMANA 1 VENDEDOR David Daniel Juan Luis Ricardo Felipe HORAS EXTRAS 25 5 10 22 60 24 TOTAL HORAS EXTRAS TOTAL COMISION SUELDO 721,21 901,52 570,96 510,86 1.202,02 901,52 TOTAL