QU ES MICROSOFT EXCEL?

Es un programa de oficina con su nueva apariencia en diseo que sirve para crear contabilidades y luego graficarlas en cualquier momento. Las versiones ms usadas por parte de los usuarios son: Excel Xp 2003 y actualmente Excel 2007.

Tambin se le conoce como un libro electrnico que est compuesto por hojas de clculo en donde se crean las diferentes tablas informativas aplicando formatos, frmulas, funciones, y herramientas especiales.

Los archivos de Excel con versin 2003 Xp tienen extensin .xls y los archivos de Excel con versin 2007 se les agrega una letra de mas .xlsX. Estos archivos se identifican por tener un icono de color verde.

Ingreso y ejecucin de la Hoja Electrnica

Descri pcin del Ambi ente del Trabajo

Iniciar el programa buscndolo desde el men inicio del escritorio de Windows. Luego abrir el programa Excel donde se observara la siguiente pantalla:

Para salir del programa Excel se deben aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic al botn Salir de Excel La manera rpida seria pulsando las teclas ALT+F4 Se recomienda tener los archivos de trabajo guardados antes de salir para que Excel no tenga que presentarle ninguna ventana de advertencia.

Ingreso y ejecucin de la Hoja Electrnica

ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

Antes de trabajar es relevante conocer las principales partes que se van a manipular constantemente en los trabajos.

Botn de Offi ce
Es el que permite manipular las opciones ms usadas por parte de un usuario al dar clic sobre l.

Elementos de la Ventana Excel

Barra de Herrami entas Accesos Rpidos

Es una barra que muestra las herramientas que el usuario puede estar usando en forma rpida. El icono que esta al final de la misma sirve para activar o desactivar la deseada.

Barra de Ttul o
Es aquella que muestra el nombre del archivo de trabajo y el nombre del programa.

Elementos de la Ventana Excel

Cintas
Son las que muestran las diferentes herramientas que se pueden manipular en el programa. Su nombre brinda una idea general al usuario donde puede encontrar sus opciones preferidas. Antes conocido como men en versiones anteriores.

Al dar clic a cada cinta se despliegan diversos botones que se usan de acuerdo al objetivo deseado.

Barra de Frmulas
Sirve para controlar las frmulas y funciones que se hagan sobre una celda pidindola editar.

Celda Actual
Permite indicarle al usuario la celda actual donde se encuentra ubicado.

Elementos de la Ventana Excel

Cursor
Permite ubicarnos entre las celdas de una hoja electrnica.

Celdas
Es la combinacin de una columna con una fila. Para desplazarse a una celda en forma rpida se debe pulsar la tecla F5 y escribir en el cuadro referencia la celda respectiva.

Col umnas
Son representadas por letras (A B C)

Elementos de la Ventana Excel

Filas
Son representadas por nmeros (1 2 3)

Eje mpl o: Celda: C3 Columna: C Fila: 3

Rango
Es la seleccin de varias celdas.

Elementos de la Ventana Excel

Hojas de Clcul o
Sirven para crear tablas contables aplicando frmulas, funciones y diferentes herramientas. Adems permiten organizar los trabajos de una manera organizada. La configuracin de una hoja de clculo es diferente a las dems, son individuales. Adems se les puede cambiar el nombre con doble clic. Tambin se les conoce como etiquetas.

Para navegar entre las hojas de clculo se deben manipular los siguientes botones:

Observe un resumen rpido de las partes de una hoja de clculo:

Elementos de la Ventana Excel

MANIPULACIN DE INFORMACIN
Excel permite manipular la informacin utilizando las herramientas copiar, pegar y cortar informacin entre las diferentes hojas de clculo.

Copia r y pe ga r u na t abl a a ot ra hoj a d e clcul o

1. Seleccionar una tabla (campos y registros). 2. Pulsar las teclas CTRL+C 3. Clic a una hoja de clculo vaca 4. Pulsar las teclas CTRL+V

Mov er un a ta bla a una hoj a de c lcul o

1. Seleccionar la tabla 2. Pulsar las teclas CTRL+X 3. Clic a una hoja de clculo vaca 4. Pulsar ENTER

B orr ar un a ta bla
1. Seleccionar una tabla (campos y registros) 2. Pulsar la tecla Supr

Desh ace r h er ram ien ta aplic ad a

1. Pulsar las teclas CTRL+Z

Manipulacin de Informacin

APARIENCIA DE CELDAS Y TABLAS

De acuerdo a las siguientes herramientas se pueden dejar las celdas con mejor calidad de presentacin a la hoja de imprimir un trabajo en una impresora a color.

Apli cacin de bordes

Se puede aplicar un borde a las diferentes celdas:

Estil os de celda
Se usan para darles un estilo de relleno interesante a las celdas.

Nombre

Apellidos

Telfono

Lugar

La tabla de datos se le puede cambiar la apariencia de una manera rpida y de la siguiente manera:

Apariencia de celdas y tablas

1. Seleccionar tabla (campos y registros). 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Dar formato como tabla 4. Elegir la apariencia deseada a la tabla.

Apariencia de celdas y tablas

MANIPULACIN DE LIBROS
Creaci n de un li bro
Al iniciar una sesin de Excel el mismo le provee un libro de trabajo en blanco, con 3 hojas de clculo en forma automtica. Los archivos en Excel son tratados como Libros, los cuales contienen hojas Sin embargo, cuando se encuentre trabajando en Excel y necesite crear un nuevo libro de trabajo, no es necesario salirse de Excel para crearlo. Aplicar los siguientes pasos: 1. Clic al botn Office 2. Clic Nuevo 3. Clic al icono Libro en blanco 4. Clic al botn Crear La manera rpida seria pulsando las teclas CTRL+U

Guar dar un li bro

Cuando un Libro debe ser almacenado por primera vez, se procede a utilizar la opcin Guardar como, pero si lo que necesita es actualizarlo para que almacene los ltimos cambios generados, entonces proceda a utilizar la opcin Guardar.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar como La manera rpida es pulsar la tecla F12

Ingreso y edicin de datos

Aplicar los siguientes pasos para actualizar los cambios del archivo: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Guardar

Abrir un li bro
Una vez que se haya creado y guardado un archivo, el mismo puede ser accedido cuantas veces sea necesario en razn de nuestra necesidad como usuarios(as).

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Abrir La manera rpida es pulsar las teclas CTRL+A

Cerrar un li bro

Una vez que ya no se requiera un archivo de trabajo se puede cerrar para descargar un poco de memoria de la pc.

Aplicar los siguientes pasos para guardar el archivo por primera vez: 1. Clic al botn Office 2. Clic en Cerrar La manera rpida es pulsar CTRL+F4

Ingreso y edicin de datos

MANIPULACION DE HOJAS DE CLCULO

Qu es una hoja de clcul o?
Es un conjunto de celdas que permiten llevar a cabo frmulas, funciones, condiciones o herramientas de acuerdo a un objetivo especfico. Se les conoce como etiquetas. El nombre de las etiquetas de las hojas de un libro, puede ser modificado con el propsito de identificarlas mejor mediante el establecimiento de una relacin entre el nombre que las mismas recibirn y el contenido almacenado en ellas.

Eje os:

mpl

Manipul aci n de l as hojas

Las hojas de clculo se pueden manipular de esta forma:

Inse r tar ojas -

Clic al icono

Reno mbr ar ojas -

Doble clic sobre la hoja

Move r ojas:

Ingreso y edicin de datos

Arrastrar la hoja al lugar donde se requiera.

Ingreso y edicin de datos

Bor r ar hojas Clic derecho sobre la hoja Eliminar

Al borrar una hoja tome en cuenta que no puede recuperar su contenido.

Col or d e etiqu et as Clic derecho sobre la hoja Color de etiquetas

Sel ecci on ar h oja Clic a la hoja de clculo.

Ingreso y edicin de datos

Manipul aci n de Datos

Para agregar datos en las celdas de Excel se digita el dato ya sea numrico o textual y se pulsa la tecla Enter. Si el dato es una cantidad se recomienda escribirlo en forma directa, ejemplo 24000.

Para el eliminar informacin se aplican los siguientes pasos: ./ Ubicar el curso sobre la celda o seleccione el rango deseado. ./ Presionar la tecla Supr. Excel puede trabajar con los siguientes tipos de datos: Textos, Nmeros, Frmulas, Funciones, Condiciones lgicas.

T ext o
Puede ingresar la combinacin de letras y nmeros como texto. El texto es alineado automticamente a la izquierda de la celda. Si ingresa slo nmeros y la celda tiene formato de texto mantendr su valor.

Nm ero
Puede ingresar caracteres especiales como +,-, $,%, los cuales sern alineados a la derecha de la celda, es posible que incluya comas, decimales, puntos, signos de dlar y parntesis entre otros.

Ingreso y edicin de datos

Frm ulas y F unci on es

Nos permiten llevar a cabo clculos matemticos de forma eficaz en una forma automatizada.

Condi cion es l gic as

Nos permiten llevar a cabo razonamientos para la solucin de determinados casos que dependen de varios criterios lgicos.

Creaci n de tabla de datos

Una tabla de datos es un conjunto de celdas que tienen campos y registros. Los campos son categoras y los registros corresponden a los datos de los campos de acuerdo a su relacin. Ejemplos de campos: Nombre, Apellidos, Telfono, Lugar Ejemplos de registros: Francisco, Jimnez, 8376-2117, Santa Ana

Nombre Apellidos Telefono

Francisco Maria Olga Jimenez Rojas Hernandez 83762117 83950523 87652314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

A los campos y a los registros se les puede aplicar formatos de celda usando la cinta de inicio. El primer paso es seleccionar la celda deseada y luego clic a cualquiera de los siguientes botones:

Ingreso y edicin de datos

Sirven para cambiar el tipo y el tamao de letra.

Sirven para cambiarle la negrita, cursiva y subrayado.

Sirven para cambiar el relleno o fondo a una celda y el color de un texto o nmero:

Sirven para aumentar o disminuir el tamao de una letra.

Adems existe la posibilidad de usar el botn Fuente para aplicar formatos a celdas estando en un solo lugar.

A los campos y a los registros se les puede aplicar los siguientes tipos de alineamientos:

Sirve para cambiar la orientacin de textos o nmeros en una celda.

Ingreso y edicin de datos

Sirve para ubicar un nombre de campo cuando no alcanzo en una sola celda.

Sirven para establecer diversos estilos de moneda a rangos numricos.

Adems se pueden centrar ttulos principales a lo ancho de una tabla aplicando el botn:

EMPLEADOS
Nombre
Francisco Mari a Olga

Apellidos
Jimenez Rojas Hernandez

Telefono
83762117 83950523 87652314

Lugar
Santa Ana Heredia Alajuela

Ingreso y edicin de datos

FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una expresin matemtica que involucra operadores matemticos de acuerdo a interpretaciones de la vida real. Ejemplos: Una frmula que saque un promedio de nota. Una frmula que saque una deduccin. Una frmula que saque un salario neto El resultado final debe ser exacto para copiarlo a otras celdas.

Resuelva las siguientes frmulas de acuerdo a estos valores de celdas: A1=100 A2=2 A3=5 (a1*a2)*2= a1+(a2+a3+a1) a3-a2*(5+a1)

Elementos bsicos de las frmulas

Las frmulas inician con el signo = Las frmulas tienen un orden. Los clculos se realizan de manera lgica. Cuando los operadores son iguales, Excel calcula de izquierda a derecha.

Tipos de Datos en las Celdas

Los clculos pueden involucrar referencias. Los rangos pueden operar como celdas individuales.

Lenguaje de frmulas Trmino

Direccin o referencia Argumento o factor

Defi nicin
Ubicacin de una celda o de un grupo de celdas. Parte de la ecuacin que no es un operador. Comprende constantes, funciones, nombres, referencias de celda y valores. Nmero o texto que usted teclea directamente en la frmula y que no altera su valor. Computacin matemtica que comprende factores mltiples y que da como resultado un nuevo valor. Frmula integrada. Letreros en la parte superior de una columna o en el extremo izquierdo de una fila que describen el contenido de la columna o fila. Identificador de un rango en particular. Indicadores que especifican la operacin que se debe llevar a cabo.

Constante

Frmula o ecuacin Funcin Rtulo Nombre

Operador

Los mismos incluyen Suma (+), Resta (-), Divisin (/), Multiplicacin (*), Porcentaje (%), Exponentes (^), y Equivalencias (igual [=], diferente [<>], mayor que [>], menor que [<]).

Rango

Una celda o un bloque de celdas. Reglas correctas de escritura de una frmula. Ubicacin correcta de

Sintaxis

los elementos que conforman la misma (parntesis, operadores matemticos, entre otros).

Valor

Nmeros, no texto.

Tipos de Datos en las Celdas

Ingr esando frmulas

Las frmulas se pueden digitar desde dos partes:

1. En la barra de frmulas con un clic para habilitar dicha rea y as poder digitar la frmula.

2. En una celda, partiendo de la misma accin ejecutada en el punto anterior. Es importante mencionar que lo que va a visualizar en la celda, es el nmero que se gener como resultado de la frmula digitada. Si necesitara verificar la sintaxis de la misma, dirjase a la barra de frmulas desde donde pueden hacerse correcciones y modificaciones de cualquier tipo, de acuerdo al tipo de datos ingresados. Si por alguna razn quisiera visualizar la frmula desde la celda, entonces de un doble clic sostenido en la misma.

Los cambios realizados en las frmulas se actualizan de forma automtica, por lo que si se ha cambiado algn dato, basta con dar un ENTER en la barra de

frmulas o en la celda, en donde se encuentra la frmula, de forma tal que cada vez que se ejecute una modificacin, no ser necesario borrar la frmula para digitarla con la nueva informacin. Para editar una frmula se puede pulsar F2 o hacer clic en la barra de frmulas.

Tipos de Datos en las Celdas

Tipos de frmul as
Excel presenta 2 tipos de frmulas:

Frmulas de texto: No se llevan a cabo clculos, sino que se encadenan entradas de celdas, por lo que el resultado que se obtendr es una cadena de caracteres. Frmulas numricas: Calculan valores numricos dando como resultado un nuevo valor numrico. Los valores que estas frmulas involucran pueden ser constantes o variables.

Creaci n de Frmulas
Ejemplo de formula de texto (concatenacin): Para llevar a cabo la realizacin de frmulas de texto siga los pasos que se le mencionan y tome en cuenta las siguientes notas:

1. Digitar la tabla que a continuacin se le presenta:

2. Dejar el cursor en la celda E1 y hacerla ms ancha. 3. Aplicar la siguiente frmula en la celda E1 =A1&" "&B1&" "&C1&" "&D1 4. El resultado de la formula es el siguiente:

Tipos de Datos en las Celdas

5. El resultado se encuentra ubicado en la celda E1, en donde se hace visible la cadena de caracteres, procedente del contenido de la informacin ubicada en las celdas A1,B1,C1,D1. 6. Observe tambin que existe la presencia del smbolo amperson (&) para llevar a cabo la agrupacin del texto en una nica celda. Las comillas son utilizadas para establecer espacios entre las cadenas de caracteres.

Pasos para crear frmulas numricas: 1. Digitar la siguiente tabla:

2. Seleccione la celda E2 para iniciar la formula. 3. Digite el signo igual ( = ) y ubique el cursor en la celda D2 luego pulso el operador *, luego clic a la celda C2. 4. Pulse ENTER para obtener el resultado. 5. El resultado debe aparecer en la celda respectiva.

Tipos de Datos en las Celdas

Copiar frmul as a un rango de celdas

Es un procedimiento que se debe hacer cuando existe la seguridad de un 100% que el resultado de la formula es totalmente correcto. No se debe alterar ningn resultado numrico. Adems tiene la gran ventaja de no ir aplicando la formula celda por celda y perder un tiempo valioso. Imaginmonos que pasara sacando una formula con 100 empleados de una empresa grande.

Proceso: Ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda y cuando aparece la cruz de color negra se arrastra hacia abajo hasta la ltima celda donde se va a generar los diferentes resultados de la formula. Si se usa la tabla anterior la misma quedara lista con los siguientes resultados en las celdas que tiene color de relleno.

Tipos de Datos en las Celdas

MANIPULACIN DE FILAS Y COLUMNAS

El ancho y el alto de las filas y las columnas pueden ser modificables en razn del espacio que necesitemos a la hora de ingresar una determinada informacin. Cuando usted ingresa a un libro de Excel, todas las columnas y las filas tienen el ancho estndar. El alto de la fila se ajusta automticamente segn el tamao de fuente utilizada, mientras que el ancho de la columna debe ser ajustado, de acuerdo a lo que se necesite.

Ancho de col umna

Pasos para modificar el ancho de columna: ../ Posicione el puntero del mouse en medio de 2 columnas. Cuando el puntero adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.

Ancho de fila
Si bien es cierto que como se dijo anteriormente, Excel ajusta de forma automtica el ancho de la fila, tambin es factible el ajuste de la misma forma en que se hace con las columnas.

Pasos para modificar el ancho de columna: ../ Posicione el puntero del mouse en medio de 2 filas. Cuando el puntero adquiera forma de flecha doble presione y arrastre el mouse.

Manipulacin Filas y columnas

Agregar Filas/Col umnas

1. Seleccione el o los encabezados de las filas o columnas a partir del lugar donde desea insertarla. 2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Insertar. Las filas aparecern en la parte superior, mientras que las columnas aparecern en la parte izquierda.

Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn insertar.

Eliminar Fil as/Col um nas

1. Seleccione el o los encabezados de las filas o las columnas a partir del lugar donde desea eliminarla. 2. Despliegue el men contextual y elija la opcin Eliminar. Tambin se puede utilizar la cinta inicio y el botn eliminar.

Ocultar Fil as/Col um nas

1. Seleccione el o los encabezados de la fila o columna que desea ocultar 2. Clic derecho y la opcin ocultar.

Mostrar Fil as/Col umnas

1. Seleccione los encabezados de fila(s) o columna(s) donde estn las ocultas. 2. Clic derecho sobre las filas o columnas donde se ocultaron. 3. Clic derecho y la opcin mostrar.

Manipulacin Filas y columnas

TRABAJANDO CON RANGOS

Un rango es la seleccin de varias celdas.

Seleccionar rangos continuos

1. Ubquese en la celda inicio y arrastre el mouse de tal forma que se desplace hasta la celda final que necesita marcar. 2. Suelte el mouse

Seleccionar rangos discontinuos

1. Seleccione el primer rango como lo hizo en el punto anterior 2. Presione la tecla CTRL y mantngala presionada. 3. Con ayuda del mouse, seleccione el segundo rango. 4. Suelte el mouse y la tecla CTRL

Trabajando con Rangos

FORMATO CONDICIONAL
Un formato condicional es aquel que permite agregar un formato especial a una o varias celdas de acuerdo a un criterio.

Veamos el siguiente ejemplo: Si se digita un valor mayor que 5000 debe salir en color rojo.
1000 2000 3000 4000 5000

Ejecute el siguiente procedimiento para aplicar un formato condicional: 1. Seleccionar un rango de celdas 2. Clic a la cinta Inicio 3. Clic al botn Formato condicional

Aparecer la siguiente pantalla: Elegir el tipo de criterio a establecer en el rango de celdas seleccionadas.

Formato Condicional

Bor r ar for mat os con di ci onal es Para borrar formatos condicionales aplicados a celdas se deben ejecutar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas 2. Clic al botn Formato condicional 3. Clic a borrar reglas Elegir la opcin deseada ya sea si se va a borrar las celdas seleccionadas o a todos los formatos condicionales de la hoja.
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Formato Condicional