VALIDACIN DE DATOS EN EXCEL

Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha Agosto 2011

VALIDACIN DE DATOS
Microsoft Excel permite realizar validacin de la informacin ingresada por el usuario con el fin de verificar que cumpla las caractersticas esperadas, como por ejemplo si se desea que se ingrese el numero de cedula Microsoft Excel no permitir que se ingrese texto, para el ejemplo cree una tabla en Excel para graficar la cantidad de aprendices por nivel de formacin en Microsoft Excel Cree la siguiente tabla comenzando desde la celda A2 con los campos y los formatos presentados en la siguiente imagen de una tabla

Ubquese en la celda J2 y escriba la siguiente los tipos de documentos posibles (Cedula de Ciudadana, Tarjeta de Identidad, Cedula de extranjera)

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A continuacin ubquese en la celda A3 y dirjase al men datos botn validacin de datos opcin validacin de datos

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Seleccione la opcin lista

Y realice clic

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Realice clic en el botn de origen para seleccionar las celdas donde se encuentra contenida la informacin

Las celdas son correspondientes de la J2 a la J4 y realice nuevamente clic en el botn que se encuentra subrayado con rojo

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El cual lo retornara al formulario de las opciones de validacin

Posteriormente seleccione la pestaa mensaje de entrada e ingrese el titulo Tipo de Documento y el mensaje de entrada seleccione el tipo de documento de la lista

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A continuacin seleccione la pestaa mensaje de error y en el cuadro combinado puede seleccionar las opciones de estilo entre grave, advertencia, informacin, lo cual cambiara las imgenes y las opciones de la ventana grafica cuando la persona ingrese informacin diferente a los parmetros establecidos (para el ejemplo correspondera si la persona ingresa un texto diferente a la cedula de ciudadana, tarjeta de identidad o cedula de extranjera)

A continuacin realice clic en aceptar y observe que al realizar clic dentro de la celda existe un comentario con el texto escrito en la opcin mensaje de entrada. Posteriormente ingresar un valor diferente y presione la tecla enter lo cual generara una mensaje de error con el texto y smbolos seleccionado

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Con lo cual se verificara que el usuario no ingrese informacin no deseada y cuando el usuario realice clic en la opcin reintentar le habilitara la opcin para modificar el texto y si el usuario selecciona la opcin cancelara borrara la informacin de la celda

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De la misma manera se pueden restringir datos con nmeros, para lo cual ubquese en la celda B3 y seleccione nuevamente el men datos, botn validacin de datos, pero esta vez seleccione la opcin de nmero entero debido a que los documentos no tienen decimales

Seleccione un rango entre el cual el usuario pueda ingresar informacin es decir entre el valor mnimo y el valor mximo, para nuestro ejemplo tomaremos como valor mnimo un numero de 4 dgitos (por lo cual se coloca el numero 1111) y un valor mximo correspondiente a 10 dgitos (ya que es la cantidad ms grande de dgitos de una tarjeta de identidad)

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Configura adicionalmente las opciones de mensaje de entrada y mensaje de erro para la celda seleccionada y realice clic en el botn aceptar con lo cual se completara la validacin de los datos ingresados en la celda

PROTECCIN DE CELDAS
Para proteger la informacin y las caractersticas de los formatos de las celdas Excel proporciona una herramienta que consiste en bloque determinadas celdas, para ello seleccione las celda de la A3 a la celda H17 y realice clic con el boto derecho del mouse, seleccionando la opcin formato de celdas

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A continuacin seleccione la pestaa proteger y deseleccione la opcin bloqueada, con lo cual el usuario podr modificar nicamente dichas celdas, posteriormente realice clic en el botn aceptar

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Para bloqueara la hoja de Excel debemos realizar clic sobre la pestaa de la hoja de clculo con el botn derecho del mouse y seleccionamos la opcin proteger hoja

Con lo cual se ejecutara un men en el cual seleccione o deseleccione los permisos que les quiera dar al usuario y a continuacin ingrese una clave la cual deber confirmar

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Con lo cual si el usuario intentar modificar celdas bloqueadas o intenta cambiar el formato de las celdas se emitir el siguiente error

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ACTIVIDAD
Termine de completar la tabla con la validacin de datos correspondiente para cada campo es decir cuando sea texto seleccione la opcin de texto, para numero de igual manera, etc. Con sus respectivos mensajes de error e ingreso de la informacin Copie y pegue el formato a toda la tabla segn corresponda el campo es decir que todas las celdas de cedulas queden con la misma restriccin y validacin de la informacin Desproteja las celdas que desea que el usuario modifique y proteja la hoja de Excel con una clave numrica correspondiente a 8 dgitos la cual colocara en la celda C3