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Datos II

A. Roldn 2010

reas de datos. Anlisis de datos

Subtotales Validacin de datos Texto en columnas Consolidar (Complemento) Anlisis Y si (Complemento)

Subtotales
Cuando se selecciona un rea de datos, es posible agruparla automticamente por categoras dentro de sus campos y adems realizar clculos sobre ellas que resuman toda la categora. Por ejemplo, si manejas unos datos mensuales, te puede interesar que se aadan resmenes semanales. Los resultados de los mismos se llaman subtotales. Usaremos para explicarlos la tabla contenida en el Anexo que figura al final de este documento. Cpiala en una hoja de clculo.

Selecciona cualquier celda de la tabla, abre la cinta Datos y busca Subtotal

Si pulsas en Subtotal, se te preguntarn algunos detalles que debers rellenar con cuidado. Los explicaremos siguiendo esta imagen:

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Para cada cambio Los subtotales son resmenes que se van intercalando en la tabla, pero hay que indicarles en qu momento deben aparecer: cada ao, cada semana, etc. Para ello se le ordena a Excel que descubra los cambios que se producen en algn campo, y cuando los detecte, intercalar un resumen. En nuestro caso, segn la imagen anterior, hemos decidido insertar subtotales en los cambios de ao. Usar funcin Una vez detectado un cambio, hay que presentar el resumen usando alguna funcin determinada: suma, promedio, cuenta, mximo, etc. Las ms usadas son la suma y el promedio. En la imagen se ha elegido suma. Agregar subtotal a El siguiente detalle a concretar es qu campos se acumularn: el consumo domstico, el total, el comercial, Si marcamos dos, se irn sumando ambos campos en cada cambio de ao. Supongamos que hemos marcado Comercial/Industrial. El resto de opciones lo puedes dejar como indica la imagen. Pulsa en Aceptar, y aparecern los subtotales en cada cambio de ao, slo en la columna Comercial Observa que se ha insertado una fila de Total 1999. Total 2000, etc. en las que slo figuran los subtotales de la ltima columna. Entra de nuevo en Subtotal e intenta cambiar algunas caractersticas. Prueba a sustituir suma por promedio o a agregar ms columnas. Tambin se crea una fila con el subtotal Total, que resume toda la tabla.

En la siguiente imagen se han activado los subtotales para los tres consumos.

Pulsado el botn Quitar todos puedes anular lo que has hecho. Cuando lo hayas estudiado puedes quitar los subtotales para practicar otra agrupacin.

Gua rpida de Excel Esquema

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Observa el esquema que se ha creado por s mismo a la izquierda de la tabla con la orden de Subtotales. Los signos + y - que contienen, te permiten abrir o cerrar los detalles de la agrupacin por meses. Ve pulsando sobre los signos - situados ms a la derecha hasta conseguir que slo se vean los totales. Cambia un poco el aspecto del esquema y comprobars su utilidad. Por ejemplo, puedes ocultar las referencias a unas facturas y quedarte tan slo con los resmenes mensuales. En la siguiente imagen, mediante el uso reiterado del signo menos en el esquema, hemos reducido la tabla a un resumen de promedios por aos:

Juega con los signos + y para abrir y cerrar detalles.

Validacin de datos
Cuando alguien crea una hoja de clculo que van a usar otras personas, o bien no se fa de su propia atencin y desea controlar las entradas a una celda, puede usar la Validacin de datos. Consiste esta en obligar a que se escriba en una celda slo el tipo de datos que sea adecuado: Una fecha, un nmeros sin decimales, una cantidad entre 1 y 100, etc. Para lograrlo se pueden seguir los siguientes pasos: - Selecciona el rango de datos que deseas validar Por ejemplo, en esta tabla, tanto el nmero de hijos como la frecuencia son nmeros positivos sin decimales. Nmero de hijos 0 1 2 3 4 5 6 Frecuencia 11 34 22 10 9 8 7

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Con Copiar y Pegar, traslada esta tabla a Excel (o la copias manualmente) Para obligar a que las entradas sean nmeros sin decimales, seleccionaremos las dos columnas y buscaremos Validacin de datos en la cinta Datos. Obtendrs una ventana con tres pestaas. Las vemos separadamente:

Configuracin Aqu concretas las condiciones para que un dato sea vlido: que sea o no una fecha, que no tenga decimales, que est entre un mnimo y un mximo, etc. En nuestro caso deseamos que no tenga decimales y que sea positivo.

En la imagen podemos observar activada la opcin de Nmero entero y ms abajo Mayor que 0 (positivo)

Mensaje de entrada Despus de esto puedes rellenar el mensaje de entrada, que avisa del carcter validado de la celda antes de que introduzcas nada. En la imagen tienes un ejemplo de mensaje. No es demasiado aconsejable su uso, porque distrae bastante, y terminars por suprimirlo.

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Mensaje de error

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Este mensaje slo aparecer cuando se escriba un dato no vlido, y por eso es mucho ms til que el anterior. La ventana slo se abre si cometes un error. Puedes elegir un icono que llame la atencin, el ttulo y el texto. Experimenta con ambos mensajes y despus intenta escribir datos vlidos y errneos, para ver la reaccin.

Validacin mediante listas Una validacin muy til es la de obligar a escribir slo elementos de una lista dada. Por ejemplo, si una empresa tiene fbricas en Madrid, Alicante, Zaragoza y Bilbao, se puede desear que slo estos datos sean vlidos en una celda. Para conseguirlo, has de escribir los datos obligados en alguna parte de tu hoja de clculo. Madrid Alicante Zaragoza Bilbao Despus seala las celdas que han de ser validadas y vuelve a pedir Validacin de Datos y pestaa Configuracin, pero ahora en Permitir elige Lista. Rellena el origen de la lista (las celdas que la contienen) manualmente o sealndolas (al final de la lnea Origen dispones de un botn para minimizar la ventana y que no estorbe) y deja activados Omitir blancos y Celda con lista desplegable. Termina con Aceptar.

De esta forma dotamos a la celda de una lista desplegable, en la que se puede elegir uno de los valores permitidos sin posibilidad de error.

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Texto en columnas
Es frecuente que se posean datos en modo texto y se deseen copiar a una hoja de Excel. Los distintos campos pueden estar separados por comas, o por tabulaciones o separadores similares. Por ejemplo, estos datos distinguen sus campos mediante punto y coma: Pedro;654532988;Madrid Marisa;677112322;Getafe Sonia;623897655;Villalba Antonio;688200565;Colmenar Si los copiamos tal cual estn a una hoja de clculo, caern todos los de una misma fila en una celda nica, lo que impedir un buen anlisis por separado. Prueba a hacerlo. Seala los datos anteriores y psalos a una hoja con Copiar y Pegar. Quedarn as: Se han copiado todos juntos, sin poder distinguir entre nombre, telfono y localidad. Para separarlos existe la operacin de Texto en Columnas. Selecciona las cuatro celdas de datos y busca Texto en Columnas en la cinta de Datos. brelo y vers las opciones que tiene:

En primer lugar se te pregunta si los datos estn delimitados o son de ancho fijo. Estos ltimos son aquellos que asignan un nmero fijo de caracteres para cada dato, completando despus con espacios en blanco. No es nuestro caso, en el que los tenemos separados por el signo de punto y coma. As que elegiremos Delimitados. Al pulsar en Siguiente deberemos concretar qu delimitador tenemos. Basta con responder a esa pregunta y dejar igual las restantes:

En la imagen hemos sealado el punto y coma, dejando el resto de opciones tal como se presentan. Al pulsar en Siguiente se nos abrir una tercera ventana en la que podemos aceptar lo que se nos propone y pulsar en Finalizar. De esta forma los datos se repartirn en columnas, listos para cualquier anlisis: filtrar, ordenar, aadir totales, etc.

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En la imagen vemos cmo quedaran nuestros datos despus de aadir rtulos y formatos.

Esta operacin de repartir en columnas puede ser til tambin cuando se importan datos de fuentes externas. Por ejemplo, los siguientes datos han sido obtenidos del Banco de Espaa en formato CSV, y en Excel quedan as:
ENE 2002,86.089,-0.10,3.10,-0.10,4.50,4.20,"_",-2.90,"_",3.60,"_","_" FEB 2002,86.164,0.10,3.10,0.00,5.00,4.10,"_",-3.20,"_",3.70,"_","_" MAR 2002,86.876,0.80,3.10,0.80,4.20,4.20,"_",-1.20,"_",3.50,"_","_" ABR 2002,88.056,1.40,3.60,2.10,5.30,5.00,"_",-0.40,"_",3.90,"_","_" MAY 2002,88.373,0.40,3.60,2.50,5.40,4.90,"_",-1.90,"_",4.10,"_","_" JUN 2002,88.377,0.00,3.40,2.50,5.50,4.80,"_",-4.40,"_",4.10,"_","_" JUL 2002,87.763,-0.70,3.40,1.80,5.30,4.80,"_",-1.60,"_",3.80,"_","_"

Habr que separarlos en columnas. Intenta copiarlos en una hoja y separarlos. Te debe quedar de esta forma:

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Consolidar (Complemento)
Esta funcin permite agrupar datos de varias reas independientes que tengan elementos comunes y otros distintos. Entonces, a partir de estas reas se calcula una nueva con ayuda de una funcin matemtica seleccionable, que slo acte sobre los elementos variables. Es decir, unifica la informacin que contengan varias reas, y a la par, aplica una operacin matemtica sobre ellas. Es mejor verlo con un ejemplo: La tabla siguiente contiene datos de impagados en un primer semestre relativos a tres sucursales distintas de una entidad. Cpiala en un libro de Excel.

Sucursal A Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio 33 43 47 87 56 23

Sucursal B Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio 12 32 25 43 11 31

Sucursal C Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio 22 14 24 15 17 26

Como vers, todas las tablas de datos tienen la misma estructura. Ese es el escenario ideal para realizar una consolidacin. Por ejemplo, deseamos conocer el promedio de impagados en las sucursales B y C.

Para consolidar ambas sucursales, seala con el ratn una zona vaca de tu hoja, ejecuta el comando Consolidar de la cinta Datos y obtendrs este cuadro de dilogo:

Como Funcin elige Promedio. Para rellenar las reas de consolidacin escribe el rango de la primera rea (por ejemplo Sucursal B) o usa el pequeo botn de reducir para seleccionarla con el ratn. Pulsa en Agregar cuando veas que la referencia del rango est bien escrita. Escribe o selecciona la segunda rea (por ejemplo Sucursal C) y pulsa de nuevo Agregar. Cuando aparezcan bien escritas las dos en Todas las referencias, pulsa Aceptar y obtendrs los datos consolidados.

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17 23 24,5 29 14 28,5

Como ves, la presentacin es bastante escueta. Despus puedes aadir rtulos, decidir colores, etc., hasta que quede a tu gusto.
Sucursales A y B Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Promedio 17 23 24,5 29 14 28,5

El ejemplo ha sido muy simple, pero imagina lo que sera unificar facturas, proyectos o presupuestos de Departamentos, o recogidas de datos en un trabajo estadstico, etc. Sobre el mismo modelo vamos a averiguar el mximo nmero de impagados en las tres sucursales. Te indicamos los pasos sin dar muchos detalles: Seala una zona vaca de datos con el ratn. Pulsa sobre Consolidar y aade las reas de las tres sucursales. Como Funcin de clculo elige Mx Te debern dar estos datos (una vez formateados y completados)
Sucursales Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Mximos 33 43 47 87 56 31

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Anlisis Y si (Complemento)
Escenarios
En algunos esquemas de clculo puede ser muy til disponer, en unas celdas dadas, de varios juegos de valores distintos, aunque en cada momento slo aparezca uno. Es como un escenario preparado para recibir distintas compaas de actores. Por ejemplo, una persona que est pagando una hipoteca puede desear disponer de distintos escenarios en los clculos de sus finanzas particulares en los prximos aos. Por ejemplo, un escenario sera que sigan tipos de inters bajos, que se contenga el IPC y que su sueldo aumente en cierto porcentaje. Otro muy distinto sera el de subida de los tipos y estancamiento del sueldo. Si deseas construirte un escenario propio, debers comenzar por seleccionar el rango de celdas que lo contendr. Por ejemplo, imagina un seguidor de un club de ftbol que est impaciente por ver si su equipo se clasificar o no para jugar la Liga de Campeones. Como hay varios aspirantes, l quiere calcular las clasificaciones segn los resultados que se produzcan en la prxima jornada. Para simplificar, slo consideraremos un rival y no incluiremos clasificaciones. Comienza seleccionando unas celdas que ya contengan una situacin de datos entre todas las posibles. Escribe, por ejemplo:

Jugaremos la Champions?
Buen resultado Ellos Nosotros

2 1

2 1

que significa que consideramos bueno que nosotros empatemos 1 a 1 y ellos 2 a 2 Una vez seleccionadas las 9 celdas de abajo, busca Anlisis Y si en la cinta de Datos y elige Administrador de Escenarios.

Como no hay escenario definido, debers pulsar en Agregar... En el cuadro de dilogo acepta todas las opciones de celdas cambiantes, ttulo (si no aparece lo escribes), etc. Con ello tienes definido el primer escenario. Pulsa de nuevo sobre Agregar... y podrs definir otro escenario, por ejemplo, de malos resultados. Observa que debern aparecer las mismas celdas cambiantes. Por ejemplo, puedes definir como mal resultado un 3 a 0 de ellos y un 1 a 2 de nosotros. Si quieres, define otros escenarios, siempre sobre las mismas 9 celdas cambiantes.

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Para ir viendo los escenarios uno a uno, abre de nuevo el Administrador de Escenarios y sealando uno a uno, ve pulsando en Mostrar, e irs viendo cmo cambian las celdas del escenario. Una vez dispuesto el escenario, se pueden incluir los puntos que se obtendras en cada caso, dependientes de los resultados. Para ello puedes usar la funcin SI: Si gana, 3 puntos, si empata 1 y si pierde ninguno. Algo as: =SI(favor>contra;3;SI(favor=contra;1;0) As, al cambiar el escenario cambiara el nmero de puntos.

Bsqueda de objetivos
Una de las prestaciones ms tiles de Excel es la de bsqueda de objetivos. Si dispones de una tabla con un resultado y deseas fijar el mismo con una cantidad concreta, la Bsqueda de objetivos te permite alterar los datos a fin de que se obtenga el resultado que deseas. Por ejemplo, en el sueldo de una trabajadora se contabilizan las horas de trabajo dentro de su horario laboral (34 horas semanales) a 12 , y las extraordinarias a 33 Podemos resumir la situacin en la siguiente tabla:

Sueldo semanal
Horas Ordinarias Extraordinarias 34 22 12 33 408 726 1134

Imagina que el total del sueldo (1134) se encuentra en la celda K9 y el nmero de horas extraordinarias en la I8. Podemos ajustar dichas horas para que la trabajadora perciba un sueldo semanal de 1300 . Para ello puedes acudir a la Bsqueda de Objetivos. Los pasos seran: En la cinta Datos busca Anlisis Y si y despus abre Buscar objetivo... Despus has de rellenar tres datos: Definir la celda: Debes escribir la celda que deseas que cambie. En este caso K9, que es la que va a contener el nuevo sueldo.

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Con el valor: Escribes el nuevo valor del sueldo, en este caso 1300 Para cambiar la celda: Se trata de la celda que ha de cambiar su valor para poder obtener esos 1300 . En nuestro ejemplo sera la I8 (observa que se le aade a su referencia el signo $) Al pulsar Aceptar se te comunicar si lo que pides es posible o no, si ha encontrado una solucin. Confirmas con Aceptar y cambiar el nmero de horas extraordinarias con el valor adecuado para que el total sea el sueldo deseado.

Sueldo semanal
Horas Ordinarias Extraordinarias 34 27,030303 12 33 408 892 1300

Esta operacin slo funciona entre dos celdas: una variable (en este ejemplo las horas extraordinarias) y otra que recibir el valor deseado (el sueldo). Cualquier otra operacin ms compleja necesitara la herramienta Solver, que trae Excel como complemento, o usar, por ejemplo un mismo porcentaje sobre varias celdas, y cambiar ste.

Gua rpida de Excel Anexo Tabla de consumo de electricidad

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Evolucin mensual del consumo de electricidad de baja tensin 1995-2003- Catalua

Ao 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 1999 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2000 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2002 2002 2002 2002

Mes abril agosto diciembre enero febrero julio junio marzo mayo noviembre octubre septiembre abril agosto diciembre enero febrero julio junio marzo mayo noviembre octubre septiembre abril agosto diciembre enero febrero julio junio marzo mayo noviembre octubre septiembre abril agosto diciembre enero

TOTAL 361.853 321.941 346.601 371.284 353.338 354.862 317.370 378.672 354.007 342.653 344.980 362.000 352.768 333.542 355.992 357.626 385.187 383.698 324.625 394.228 382.977 372.077 374.210 369.863 323.608 364.939 317.913 438.464 355.675 422.317 371.885 404.863 346.711 418.780 386.595 352.729 322.485 347.871 349.625 444.207

Domstico 130.340 89.365 114.448 129.030 131.538 101.846 101.645 143.637 127.417 110.711 99.068 103.226 135.185 113.542 132.495 141.970 146.158 126.034 113.743 158.444 144.172 135.034 125.113 116.252 187.172 186.195 179.970 181.204 139.745 230.650 203.339 257.675 209.603 230.958 212.349 174.676 185.130 181.309 209.935 276.261

Comercialindustrial 231.513 232.576 232.153 242.254 221.800 253.016 215.725 235.035 226.590 231.942 245.912 258.774 217.583 220.000 223.497 215.656 239.029 257.664 210.882 235.784 238.805 237.043 249.097 253.611 136.436 178.744 137.943 257.260 215.930 191.667 168.546 147.188 137.108 187.822 174.246 178.053 137.355 166.562 139.690 167.946

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2002 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2002 2003 2003 2003 2003 2003 2003 2003 2003 febrero julio junio marzo mayo noviembre octubre septiembre abril agosto enero febrero julio junio marzo mayo 369.615 430.375 333.872 434.181 419.752 358.788 431.569 363.610 362.507 383.140 429.747 420.563 417.945 381.868 422.529 363.051

Datos II
219.226 229.637 184.687 269.371 262.391 197.460 243.765 181.540 216.046 197.018 256.821 256.894 221.440 215.895 256.561 204.044 150.389 200.738 149.185 164.810 157.361 161.328 187.804 182.070 146.461 186.122 172.926 163.669 196.505 165.973 165.968 159.007

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Nota: Las unidades en MWh. Fuente: FECSA-ENHER I, SA.