Ministerio de Educacin del Per

GUIA PARA EL LLENADO DE LAS ACTAS CONSOLIDADAS DE EVALUACION SECUNDARIA EBR Qu es el Acta en formato electrnico?
El presente ao el Ministerio de Educacin ha puesto a disposicin de los Directores de Instituciones Educativas el Acta Consolidada de Evaluacin en formato electrnico.
El Acta formato electrnico es un documento electrnico inteligente elaborado a partir de un archivo excel. Este documento puede ser llenado en cualquier computadora que disponga del programa Microsoft Excel instalado.

De dnde obtengo el Acta en formato electrnico?

El formato electrnico est disponible para su descarga en la pgina web del Ministerio de Educacin (http://www.minedu.gob.pe). Tambin puede solicitarlo al Especialista Pedaggico o al Estadstico de su UGEL.

Qu hago si no dispongo de computadora?

Si no dispone de computadora (PC) y desea aprovechar los beneficios de usar el formato electrnico, usted puede: Pedir el apoyo de una IE que disponga de computadoras, tal como una IE del programa Huascarn una IE con Sistema del Educando Recurrir a una cabina Internet Recurrir a amigo o colega que disponga de computadora

Beneficios para el Director

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El formato electrnico es totalmente gratuito tanto para Instituciones Educativas pblicas como privadas. Puede ser descargado desde el sitio Web del Ministerio (http://www.minedu.gob.pe) y as evitar ir a la UGEL a recogerlo. El formato electrnico le permite hacer correcciones. En el caso del formato en papel un error significa llenar una acta nuevamente. El formato electrnico le brinda un llenado asistido mediante instrucciones, seleccin de opciones y otros lo que facilita su llenado y previene errores automticamente El formato puede ser llenado mediante el copiado y pegado de datos procedentes de otras hojas excel. El formato tiene la funcionalidad de enviar los datos contenidos en l por Internet a fin de facilitar el llenado del Censo Escolar.

RECOMENDACIN
Si ste es su caso, es conveniente llenar previamente un acta en borrador manualmente para as simplemente transcribirlo por computadora ahorrando tiempo.

A quin recurrir por ayuda?

Si tiene una duda con respecto al llenado del Acta electrnica comunquese con el Especialista Pedaggico en lo referente a las orientaciones tcnico/pedaggicas o con el Estadstico de la UGEL en lo que ser refiere a su empleo. Tambin puede preguntar en los Foros de ESCALE http://escale.minedu.gob.pe/foros/

Descripcin del Acta en formato electrnico

ADVERTENCIA: Cuando utilice copiar y
pegar usar: PEGADO ESPECIAL -> VALORES Ver anexo 01 del presente documento

ADVERTENCIA: Para disponer de todas

las funcionalidades del acta electrnica es necesario habilitar MACROS en el programa EXCEL ver anexo 02 del presente documento

Botn de Envo

Area de Mensajes de error

Permite remitir el envo de los datos contenidos en el acta para facilitar el llenado del Censo Escolar. Ver anexo 03

Alertar sobre errores de ingreso de datos indicando la fila en donde se encuentra el error

Llenado automtico de nombre de UGEL

Botones para facilitar llenado

(Disponibles slo si ha habilitado Macros)

El usuario slo debe escribir el cdigo de la UGEL y aparecer el nombre de la UGEL automticamente

Llenado automtico de Estadsticas

Ordena apellidos y nombres por orden alfabtico Alinea los Apellidos y Nombres hacia la izquierda

Mejora la apariencia de la hoja, corrigiendo cualquier alteracin en el formato de los bordes de las celdas

Crea una nueva acta automticamente para continuar con el siguiente grado o seccin. El acta calcula autmticamente las estadsticas evitando esta operacin al usuario

Botn para continuar con siguiente Acta

(Disponibles slo si ha habilitado Macros)

Crea una nueva acta nueva automticamente para continuar con el llenado de los datos del siguiente grado o seccin.

Consideraciones para el llenado del acta en formato electrnico

El llenado es, en esencia, semejante a llenado a mano slo que ejecutado usando el teclado. Slo tiene que tener en cuenta las siguientes consideraciones

Al concluir de llenar el acta correspondiente a un grado/seccin haga clic en el botn Continuar con la siguiente Acta en la parte inferior derecha del Acta.
Este botn generar un acta en blanco para poder llenar los datos correspondientes al siguiente grado o seccin.

Habilite Macros en el Excel antes de emplear el acta

Para disponer de todas las funcionalidades del acta electrnica es necesario habilitar MACROS en el programa EXCEL antes de emplear el acta. Para saber cmo hacerlo lea ANEXO 02 Habilitacin de macros en Excel

Para hacer la linea de cierre en cada Acta utilice las herramientas de dibujo que proporciona el EXCEL y que se encuentran por lo general en la parte inferior de la hoja.
RECUERDE:
Una vez concluido el llenado de las actas, imprima un juego, frmelos y presentelos al Especialista Pedaggico de su UGEL para su revisin y recepcin.

ADVERTENCIA: Si no habilita las MACROS en excel usted

perder un conjunto de funcionalidades que le facilitar el proceso de llenado

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Apenas abra el archivo gurdelo en su disco duro con un nombre y ubicacin que pueda recordar. Nota: Para el caso de Excel 2007 ver anexo 04 Cuando utilice copiar y pegar usar: PEGADO ESPECIAL -> VALORES
Ver ejemplo de su uso en el anexo 01: Empleo de Copiar PEGADO ESPECIAL -> VALORES

Facilite el llenado de la Cdula de Censo Escolar remitiendo su Acta

El MINEDU ha puesto a disposicin un servicio Web que llenar automticamente el Censo Escolar en lo referente a resultados y matrcula utilizando la informacin contenida en las Actas Consolidadas EBR 2008 y las Nminas de Matrcula 2009 enviadas por usted.

ADVERTENCIA:
Si no usa Pegado Especial -> Valores pone en riesgo el formato del Acta

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Al finalizar cada acta revise si existe un mensaje de error (en color rojo) en la parte superior del acta.
Si existiera un mensaje de error, lealo y haga las correcciones pertinentes.

Cuando llegue el tiempo de presentar su censo escolar usted puede descargar la cdula del Censo Escolar parcialmente llena de la pagina web::

http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee
y presentarlo al estadstico Para enviar los datos del Acta proceda de acuerdo al procedimiento descrito en el Anexo 03: Procedimientos para el envo de datos del Acta por internet.

El Resumen Estadstico en el Acta se calcula automaticamente conforme ingrese datos. No puede ser modificado manualmente.

Anexo 01: Empleo de Copiar PEGADO ESPECIAL -> VALORES

Ejemplo:COPIA DE CDIGO DEL EDUCANDO

Abra el archivo excel en donde se encuentran los codigos del educando y seleccione celdas a copiar, apriete el botn derecho del mouse y seleccione copiar

En la hoja correspondiente del Acta, colquese en el punto izquierdo mas extremo de la primer fila de Cdigo Modular

Anexos
3
Apriete botn derecho del mouse y seleccione Pegado especial

4
Aparecer la ventana de Pegado Especial y seleccione Valores

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Haga clic en Aceptar Finalmente los valores de la celda sern copiados al acta sin cambio de estilo

Anexo 02 Habilitacin de macros en Excel Caso Excel 2007 Caso Excel 2000, 2002, 2003
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Arranque el programa excel en su computadora

Arranque el programa excel en su computadora Haga clic en Icono de Excel

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Haga clic en: Herramientas Macro Seguridad

Haga clic en Opciones de Excel

Seleccione Centro de Confianza

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Seleccione Nivel de Seguridad Bajo Haga clic en Configuracin del Centro de Confianza

Haga clic en botn Aceptar Cierre el archivo excel

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Despus de cerrarlo puede proceder a abrir su ACTA CONSOLIDADA EN FORMATO DIGITAL.

Seleccione Configuracin de macros Seleccione Habilitar todas las macros

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Haga clic en Aceptar

Cierre el progama Excel

Despus de cerrarlo puede proceder a abrir su ACTA CONSOLIDADA EN FORMATO DIGITAL.

Anexo 03 Procedimientos para el envo de datos del Acta por internet

Abra el Archivo de Actas y haga lo siguiente:

Colquese en la primera hoja (Acta) y apriete botn de Envo

Obtenga su clave EOL

Al momento de enviar las Actas se le solicitar una clave como contrasea. Esta clave denominada EOL -Estadsticas OnLine- es una clave nica que permite al Director de IE remitir informacin estadstica o conectarse a los servicios en lnea proporcionados por la Unidad de Estadstica Educativa del MINEDU. Si no dispone an de la Clave EOL debe acercarse al Estadstico de su UGEL para obtenerla. La obtencin de la clave EOL se realiza una sola vez y le va ha servir para acceder a varios servicios.

Ingrese el Cdigo Modular de su Institucin Educativa como usuario y su clave EOL como contrasea. (le ser solicitada una sola vez)

Ubique una computadora con acceso a INTERNET y que disponga de programa Excel
Si no dispone de computadora con acceso a internet puede usar una cabina internet (o recurrir a una IE que disponga del acceso) llevando su archivo en diskette.

Espere hasta recibir mensaje de confirmacin

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Habilite su programa Excel para ejecutar Macros
Proceda tal como se indic en el Anexo 02 Habilitacin de macros en Excel en el presente documento.

Luego contine siguiendo el mismo procedimiento con cada una de las siguientes hojas (Actas) hasta finalizar.

ADVERTENCIA: Las hojas (actas) se envan una a una

ADVERTENCIA: Si el excel no tiene los

Macros habilitados no podr remitir el acta.

Visite http://escale.minedu.gob.pe/eol

para visualizar las actas enviadas

Cuando llegue el tiempo de presentar su censo escolar usted puede descargar la cdula de la pagina web::

http://escale.minedu.gob.pe/estadistica/ce/censo/resumen.uee
y presentarlo al estadstico

Anexo 04 Procedimientos para guardar archivos en Excel 2007

El Excel 2007 esta poco difundido en nuestro medio por lo que ser conveniente guardar el archivo en un formato anterior. De esa forma podr volverlo abrir en cualquier equipo. Para guardarlo siga las siguientes instrucciones:

Haga clik en botn

Escoger Guardar

Seleccionar en Guardar como Tipo: Libro de Excel 97-2003

Hacer clik en Guardar