GUA PARA LA CORRECTA REDACCIN DE CORREOS ELECTRNICOS

En la empresa viene siendo habitual el uso del correo electrnico para comunicarse con clientes y proveedores. Cada vez que enviamos un email es como si mandsemos un embajador de nuestra empresa a otra, y de lo que se dice y cmo se dice, el destinatario sacar conclusiones que calificarn a la persona que lo escribe y, sobre todo, a nuestra empresa. Es por eso imprescindible tener en cuenta los siguientes usos para la redaccin correcta de comunicados electrnicos. 1. Los programas que permiten la confeccin y envo de correos electrnicos suelen tener 5 campos para rellenar:
Destinatario/s (Para): Destinatario/s en copia (CC): Correo de la persona a la que va dirigido el email. Correos de las personas a las que se hace referencia en el mensaje o tienen relacin con el contenido. Correos de personas a las que quieres que le llegue el mensaje pero no deseas que su direccin sea conocida por el resto. Breve descripcin del contenido del mensaje. Desarrollo del mensaje.

Destinatario/s en copia oculta (CCO): Asunto: Mensaje:

2. En el campo Asunto: intenta poner algo descriptivo, sobre lo que va el email, para ayudar al destinatario a clasificar el correo. Si sueles mandar facturas, no pongas solo Factura, adele el nmero o el motivo del envo: Factura n 100234 o Factura solicitada 3. El mensaje del correo electrnico, como cualquier comunicacin escrita, se divide en: a) saludo, b) cuerpo y c) despedida. a) Saludo: Debe ser breve y cordial, dependiendo de la cercana que se tenga con el destinatario pero sin olvidar las formas. Algunos de los saludos, de ms formal a menos, son:
Estimado Sr.: Apreciado Sr.: Sr. -Apellido-, -Nombre-,

El uso de saludos temporales, como Buenos das:, pueden usarse pero no est recomendado. b) Cuerpo: Consiste en el desarrollo del mensaje y debe ser claro, sencillo y con buena redaccin, tal y como aconsejan el resto de usos. c) Despedida: Se compone de una breve frase de agradecimiento, seguida de los datos de quien redacta el documento, su posicin y contacto en la empresa, as como los datos de esta. Las frases ms habituales pueden ser:
Atentamente, Saludos cordiales,

Cordialmente, Se despide atentamente, Saludos,

En un ambiente corporativo, de emails de empresa a empresa, se deben evitar expresiones excesivamente afectuosas (tipo: besos, con cario, etc) La informacin de quien redacta el documento, as como los de la empresa y su logotipo, estn configurados por defecto en cada correo. Si en el tuyo no aparece, ponte en contacto con el Departamento de Informtica. De lo que se deduce que cualquier correo que enviemos, al menos, debe tener 5 lneas escritas:
Estimado Sr.: En contestacin a su llamada... Atentamente, Nombre Apellidos Empresa - Contacto

4. Revisa la ortografa, es importante tambin para tu imagen. Los programas que utilizamos llevan corrector incorporado que nos avisa (con una lnea roja subrayando la palabra) cuando cometemos un error ortogrfico maysculo, aunque otros errores no los seala y debemos ser cautos (p.e.: porque o por qu). Cuando dudes, pregunta. 5. No escribas todo en maysculas. Cuando se hace da la impresin DE QUE GRITAS. Si quieres enfatizar una palabra o una frase ponla entre comillas o con *asteriscos* 6. Estructura el mensaje y deja lneas en blanco entre prrafos. Encontrarte un mazacote de 10 lneas seguidas en un mensaje hace que te cueste mucho leerlo sin perder el hilo. Si lo divides en 4 o 5 prrafos de 2 lneas, ser mucho ms fcil de leer y entender. 8. Independientemente de a quien se dirija el correo: clientes, proveedores, jefes o compaeros; pide las cosas por favor. De misma manera, agradece la respuesta a tus solicitudes. Crears buen ambiente y disfrutars ms del trabajo. 7. Te estas dirigiendo a una persona, que puedes o no conocer, cuyo vinculo contigo es la empresa. Intenta que la redaccin sea corts, cercana, sin palabras enrevesadas, sencilla y concisa pero no telegrfica. 9. Aunque enves el correo a varios destinatarios, quien lo lee es una persona. El correo es ms efectivo si la redaccin se hace en singular. 10. Si contestas a una pregunta realizada en un correo previo, haz referencia a ella incluyendo parte del mensaje original. De esta manera se entender mucho mejor a lo que te ests refiriendo. 11. Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prev las posibles preguntas que pudieran surgir a raz de tu respuesta. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre la forma de pago que se aceptan en la empresa, puedes tambin incluir los mtodos de envo y tiempos de entrega la mercanca. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecer. 12. Siempre que sea posible, enva tus correos en texto plano, sin fondos, ni adornos, ni html. Consumen menos espacio de almacenamiento y llegan ms rpido al destino.

13. Cuando reenves un correo a varias personas debes tener en cuenta que: - Los destinatarios deben ir en CCO: (copia oculta). Para evitar que otros enven spam o virus a esas direcciones. - No debes reenviar ninguna direccin de correo dentro del cuerpo del mensaje, ni firmas antiguas, excepto la tuya si as lo deseas. - Elimina todo lo que puedas considerar basura de otros reenvos. - No reenves mensajes en cadena (del tipo: reenva esto a 10 amigos y se te cumplir), falsas alarmas de virus (del tipo: el Director de IBM ha dicho que este virus destruye el ordenador...), ofertas impensables (del tipo: Mercadona te hace un 10% dto. si reenvas esto a 10 amigos) y, las ms crueles, solicitudes de ayuda para gente enferma que no existe. 14. Por ltimo, revisa tu mensaje antes de pulsar en "Enviar", contenido y destinatarios. Seguro que muchas veces evitars posibles errores que te pueden hacer quedar mal ante el receptor de tu email. Como receptor de correos electrnicos, debes observar las siguientes precauciones para no infectarte con virus o recibir ms spam: 1. No abras ficheros adjuntos, ni pulses en enlaces (links), de mensajes que no esperas, aunque vengan de gente que conoces, especialmente si vienen en un idioma que no es el tuyo (p.e.: ingls). 2. No respondas correo no solicitado y menos si desconoces el origen. 3. Cuando accedas a tu correo desde sitios pblicos, recuerda pulsar en Salir para que nadie mas pueda usar tu correo. No basta con cerrar el navegador, hay que pulsar en Salir. **** Bonus pack **** Las dos reglas bsicas que hay que tener presente a la hora de escribir cualquier cosa que se va a mandar por internet son: 1. No enviar nada que a ti no te gustara recibir. Se correcto. 2. No enviar nada de lo que te puedas arrepentir en el futuro. Se cauto.