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Marco Terico y Conceptual de la Auditora de Gestin (pgina 2)

Enviado por Roberto Gonz Peralo z Anuncios Google: Control de inventarios Sistema de mltiples bodegas para un control de costos por rea. | www.practisis.com Master Gestin Calidad Gran prestigio, online, global Tasa total 600 euros, Internacional | www.isecom.es Indicadores de Gestion Hechos a la medida de su empresa en Talleres grupales con su gente | www.bsc-global.org

Partes: 1, 2

1.2.1 - Objetivos de La Auditora de Gestin.


La auditoria de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficienciacon que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin. o El objetivo de la auditoria de gestin es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.2 o La auditoria de gestin determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticosque as como tambin los Estados Financieros. o La auditoria de gestin determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas. o Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. o Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. o Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. o Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y dems disposiciones legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, segn cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. o Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de la entidad y Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.2

Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones. o En conclusin, la Auditora de Gestin ayuda a la administracin a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. (Carina Suarez Revollar)
o

1.3 - Metodologa de la Auditora de Gestin Segn la ONA 1999.


1.3.1 - Etapas de la Auditora de Gestin. Exploracin Y Examen Preliminar Comprende el estudio que, previsto a la ejecucin de la auditora, se debe realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos.

Estructura organizativa y funciones

Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas. Caractersticas de la produccin o del servicio. Capacidad de produccin o servicio instalada. Plan de produccin o servicios.

Sistemas de costos, centros de costos, reas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales fundamentales. Destino de la produccin terminada o de los servicios prestados.

Cantidad total de trabajadores, agrupados por categoras ocupacionales, con sus respectivas calificaciones. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnolgicas, as como ficha de costo actualizada. Existencia de normas de trabajo.

Revisar las informaciones que obra en el expediente nico que contiene resultados de las auditoras, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores. Verificacin de las fuentes de financiamiento;

Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendr en cuenta: Conocer los sistemas de informacin establecidos y si son oportunos y dinmicos. Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno.

Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno; y Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.

Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situacin financiera y los resultados de sus operaciones s como el cumplimiento de las disposiciones econmico financieras.

Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la informacin. Analizar el comportamiento de los indicadores econmicos fundamentales de la entidad Revisar Informes Econmicos y otros documentos que brinden informacin general sobre la situacin de la entidad. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Tcnicos, y dems trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones poltica y de masas; y

Efectuar un recorrido por las reas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto. Para conocer algunos de los aspectos antes sealados, podrn utilizarse fuentes externas si se considera necesario. Al concluir la misma el Jefe de Auditora deber evaluar la conveniencia de emitir un informepreliminar que resuma la situacin del control. Este ser aconsejable cuando se considere que la duracin de la auditora pueda prolongarse, con vista a permitir que la administracin comience a adoptar medidas, lo que al decidirse contribuir a aligerar el informe final. Planeamiento Una vez realizada la exploracin, estarn creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditora, que deber incluir, entre otro:

1. El anlisis de los elementos obtenidos en la exploracin, que deber conducir a:


2. Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobacin, por las expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas, funciones y materias crticas;
o o o

Analizar la reiteracin de deficiencias y sus causas; y Definir las formas o medios de comprobacin que se van a utilizar

3. Definicin de los objetivos especficos de la auditora. Estos objetivos sern presentados a la autoridad facultada, para que de su aprobacin; y determinacin de los auditores y otros especialistas que se requieran. Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinar:

Cuntos auditores son necesarios y qu calificacin deben tener; y Qu otros tcnicos son necesarios y de qu nivel de direccin.

Programas flexibles confeccionados especficamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 "E"[ Economa, Eficiencia y

Eficacia] . Estos debern confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de auditora y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de rea.

Determinacin del tiempo que se emplear en desarrollar la auditora, as como el presupuesto. Ejecucin En esta etapa, como indica el ttulo, de donde se ejecuta propiamente la auditora, por lo que se deber:

Verifica toda la informacin obtenida verbalmente; y Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas debern tener en cuenta:

Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones; Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria.

Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento. Presentar especial atencin para que la auditora resulte econmica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, as como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas: El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditora debidamente facultado; y Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condicin, criterio, efecto y causa. Informe El contenido del Informe de Auditora de Gestin debe expresar de forma clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de direccin. No obstante, adicionalmente, deber considerarse lo siguiente: a.

b. Introduccin: Los objetivos que se expondrn en este segmento, sern los


especficos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento". c. Conclusiones: Se deber exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto econmico de las ineficiencias prcticas antieconmicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarn, tambin de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " " y su interrelacin. d. Cuerpo del Informe: Hacer una valoracin de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deber cuantificarse e. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometindose la auditora con situaciones futuras que puedan producir en la entidad. f. Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daos materiales y perjuicios econmicos), as como un resumen

de responsabilidades. Tambin puede utilizarse grficos para garantizar una mejor asimilacin por parte del destinatario. g. Sntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos ms relevante de forma amena, difana, precisa y concisa que motive su lectura. Seguimiento Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza una comprobacin decursado entre uno y dos aos, permitiendo conocer hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administracin de la entidad en manos del mismo personal, como si ste hubiera sido sustituido por desacierto. evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin, es decir que el alcance de debe tener presente:

Satisfaccin de los objetivos institucionales. Nivel jerrquico de la empresa. La participacin individual de los integrantes de la institucin.

De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin:

Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales. Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible. Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones absolencia y uso indebido. Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera. Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como:

Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los justificables Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatizacin de procesos manuales. Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar Fallos en el sistema de compras y acumulacin de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditora, y ste, en buena medida, podr delimitar el tamao de las pruebas, por tanto la seleccin de la muestra en buena medida, podr delimitar el tema que someta el auditor.

1.3.3 - APLICACIONES DE RIESGOS DE LA AUDITORIA DE GESTIN. Segn la Norma Internacional de Auditora (NIA) No.1, al introducir los conceptos de importancia relativa y riesgos en la auditora, se seala que: ... Al tomar su opinin sobre los Estados Financieros el auditor lleva a cabo una serie de pruebas diseadas para obtener una razonable seguridad de que los estados Financieros estn adecuadamente preparndose en todos sus aspectos. Dada la actuacin del auditor en base a pruebas, as como otras limitaciones de su funcin y de cualquier sistema de Control Interno, existe un riesgo inevitable de que permanezca ocultos algn error importante"... Podemos extender esta aseveracin al trabajo que se realiza en la verificacin de la gestin por la necesidad de obtener una razonable seguridad en la medicinde la economa, la eficiencia, y la eficacia. De la misma forma se infiere que el diseo y seleccin de muestras ser entonces extensibles a la auditora de gestin, aplicando mtodos estadsticos o no estadsticos.

Riesgo en La Auditoria

La auditora de gestin al realizarse no estar exenta de errores y omisiones de suficiente significacin que influyan en la evaluacin a expresar por el auditor en su informe. Por tanto deber planificarse la auditora de modo tal que se presente expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancias relativas; a partir de:

Criterio del personal Regulaciones legales y profesionales Identificar errores de poca cuanta con efectos significativos.

En este tipo de auditora tendremos que tener en cuenta tambin los tres componentes de riesgo:

Riesgo inherente: De que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de la Empresa, o el Organismo. Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno no prevenga o corrija tales errores. Riesgo de deteccin: De que los errores no detectados por deficiencias del Control Interno sean reconocido por el auditor. Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditora de gestin:

Conocer y reconocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la informacin. Considerar la adecuacin del diseo y probar la eficacia de los procedimientos de control interno. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno. Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia terceros vinculados.

Adems, sera importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditora que puede ser adoptados en cada caso, y que slo implican una simple gua a tener en cuenta. 1.3.4 - Metodologa de La Auditora de Gestin Segn Resolucin del MAC 2006. I. PROPSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORA DE GESTIN.

Medicin y Comparacin de Logros.

Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relacin con las metas y objetivos previstos, lo cual permitir promover la aplicacin de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Econmicos, Eficiencia y Eficacia.

Control Interno Eficaz.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la deteccin temprana de desviaciones o reas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicacin de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.

Cultura de la Responsabilidad.

Promover la cultura de la responsabilidad en la gestin pblica, es decir, la obligacin tica, moral y legal que tienen los funcionarios pblicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o estn haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposicin para su administracin, distribucin y custodia.

Mejoramiento de la Planificacin.

Promover en las entidades el mejoramiento de la formulacin de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economa, eficiencia y eficacia en su ejecucin.

Necesidad de un Buen Sistema de Informacin Integral.

Difundir la necesidad de poseer sistema integral de informacin que faciliten la medicin del desempeo de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas. I.

II. GUA METODOLGICA.


Cuestionario No. I - Evaluacin de la Gestin. Los propsitos especficos de este cuestionario se desglosan como sigue:

Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar y calidad los objetivos y metas establecidos con los recursos asignados, teniendo en cuenta que:

Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y en al menor costo posible; Aplicar polticas idneas para realizar sus adquisiciones; y Protege y conserva adecuadamente sus recursos. Verificar si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignacin y utilizacin de los recursos, de acuerdo con: La utilizacin de procedimientos operativos eficiente; y El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la produccin de bienes o servicios en la cantidad, calidad u oportunidad apropiada. Comprobar si la entidad ha establecido un sistema de gestin de la calidad que le permite: Determinar las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios de sus productos o servicios; Establecer la poltica y los objetivos de la calidad de la organizacin. Aplicar las medidas de eficiencia y eficacia de cada proceso; y Establecer e implementar un proceso de mejora continua del sistema de gestin de la calidad. Examinar que las expectativas, necesidades, requisitos y exigencias del cliente o beneficiario se determinan y cumplen teniendo en cuenta: La identificacin y anlisis del comportamiento de los clientes o beneficiarios de los productos o servicios que oferta la entidad, en funcin del objeto social aprobado; La necesaria segmentacin de los clientes o beneficiarios en determinados mbitos, que permitan una mejor atencin y satisfaccin de sus necesidades y expectativas; Los procedimientos de informacin, diseo, revisin, verificacin y validacin especificados para los productos y servicios, incluyendo las actividades de entrega y posventa; Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicio; y El seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente o beneficiario, con respecto a los productos o servicios ofertados. Verificar el comportamiento tico en el ejercicio de sus funciones de los recursos humanos relacionado con la administracin, control y custodia de los recursos pblicos, sobre la base de: Salvaguardar los intereses generales del estado; Preservar el patrimonio pblico; Rehusar toda relacin con interese, personas u organizaciones que sean incompatibles con las funciones pblicas que ejercen; Denunciar y rechazar toda actividad contraria al manejo correcto de los fondos y del inters pblico; y Tratar al ciudadano con respeto, presentndole los servicios que sean necesarios de manera eficiente, puntual y pertinente. Para una mejor comprensin y facilitar el diseo de los programas especficos, el cuestionario se sobdivide en los epgrafes siguientes:

Estructura Organizacional: Verificacin de la manera en que las actividades de la organizacin se dividen, organizan y coordinan, en funcin del cumplimiento del objeto social aprobado. Polticas y Metas: Verificacin de los procesos relacionados con la toma de decisiones vinculadas al establecimiento de objetivos, polticas y metas

en cualquier organizacin perteneciente al sector pblico y a la evaluacin de su cumplimiento. Gestin de los Recursos Humanos: Verificacin de la funcin administrativa que se encarga del reclutamiento, la seleccin, la contratacin, evaluacin del desempeo, capacitacin y desarrollo de los recursos humanos de la organizacin. Gestin de Recursos Energticos: Verificacin de los procesos vinculados la planificacin conservacin y utilizacin de los recursos energticos y el cumplimiento de las polticas de ahorro implementadas en la organizacin. Gestin de Calidad: Verificacin de las poltica adoptadas en la organizacin con el propsito de identificar y satisfacer las necesidades de los clientes o usuarios, a partir de la obtencin, mantenimiento y mejora continua del desempeo global y de las capacidades de cualquier organizacin. Gestin de Logstica: Verificacin de los procesos asociados al aseguramiento material oportuno y al menor costo posible de los recursos para el cumplimiento de las misiones asignadas a la organizacin, as como la identificacin, segmentacin y anlisis de los clientes o beneficiarios. Cuestionario No. II - Marco para un Sistema de Indicadores de Rendimiento y la Evaluacin del Precio de Incumplimiento. Para este cuestionario se definen los propsitos especficos siguientes: Proponer un Marco General para el sistema de Indicadores de Rendimiento que permita: Su utilizacin como herramienta de trabajo del auditor gubernamental, durante cualquiera de las etapas de la auditora; y La identificacin de las reas problemticas o crticas. Facilitar la determinacin del precio del Incumplimiento, visto ste como la combinacin de los efectos producidos por los incumplimientos y prcticas inadecuadas que se comprueban en la aplicacin de los principios de la Auditora de Gestin Pblica, que repercute de manera negativa en la obtencin de los objetivos y metas previstos en la entidad, objeto de la auditora de gestin. Aplicar el Sistema de Indicadores que sean aplicables expuestos en esta Gua, as como analizar y utilizar los propios de la entidad auditada, vinculados a las cuatros perspectivas siguientes: Financiera: los indicadores financieros permiten medir las consecuencias econmicas de las acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuacin financiera indican s la estrategia de la entidad, su puesta en prctica y ejecucin, estn contribuyendo realmente a su gestin. Se propone se utilicen los indicadores incluidos en la Gua Metodologa para las auditoras Financieras o de Estados Financieros. Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o beneficiarios y las medidas de actuacin de la entidad en los segmentos seleccionados o por los que le corresponden por ley.

Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos vinculados con la innovacin, operativos y de entrega o servicios posventa, que tienen mayor imparto en la satisfaccin del cliente o beneficiarios y en la consecucin de los objetivos y metas de la entidad. Formacin y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la organizacin. Las medidas basadas en los empleados incluyen indicadores de satisfaccin, retencin, entrenamiento y habilidades de los recursos humanos. Las capacidades de los sistemas de informacin pueden medirse a travs de la disponibilidad de la informacin fiable e importante sobre os clientes o usuarios y los proceso internos, que se facilitan a los empleados que se encuentran en la lnea de tomas de decisiones y actuacin. Los procedimientos de la organizacin examinan la coherencia de los incentivos a empleados con los factores de xito general de la organizacin. El modelo propuesto para el diseo de un Sistema de Indicadores de Rendimiento parte de la interrelacin de tres principios fundamentales: Las Relaciones de Causa Efecto: El sistema de indicadores debe hacer que las relaciones (Hiptesis) entre los resultados claves en las diversas perspectivas sean explcitas, a fin de que puedan ser verificadas y convalidadas por el auditor. Permite identificar la secuencia causa efecto entre las medidas de los resultados de la entidad y los inductores de la actuacin de esos resultados. Cada una de las medidas seleccionadas debe ser un elemento en una cadena de relacin causa efecto que demuestre la necesaria integracin de las cuatro perspectivas previstas en el diseo del Sistema de Indicadores de Rendimiento. Los Resultados y los Inductores de Actuacin: Los resultados claves se refieren a indicadores genricos o generales, que pueden ser financieros o no, que reflejen de manera sinttica los efectos del cumplimiento de la misin de las organizaciones, en un perodo determinado. Los inductores de actuacin deben ser ms especficos y reflejan la singularidad del resultado clave con el que se relacionan; por lo que representa las causas que favorecen o no el comportamiento del resultado clave. Debe lograrse una combinacin armnica de los indicadores de los resultados claves y los inductores de actuacin. De ah que sea tan importante para el auditor definir los indicadores de resultados claves y los inductores de actuacin que mejor expresen el cumplimiento de los objetivos de la auditora en funcin de las caractersticas de la entidad objeto de auditora y a travs de la utilizacin racional y creativa del arsenal de indicadores existentes. Vinculacin con las Finanzas: Los Estados Financieros y los Indicadores financieros asociados mantienen su papel primordial y esencial toda vez que stos siguen siendo la fuente primaria en cualquier evaluacin y anlisis del comportamiento de una organizacin y en la verificacin del cumplimento de la misin, en este caso pblica, asignada a la entidad objeto de la auditora.

Bibliografa:
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1.2.1 - Objetivos de La Auditora de Gestin.

La auditoria de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficienciacon que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin. El objetivo de la auditoria de gestin es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.2 La auditoria de gestin determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticosque as como tambin los Estados Financieros. La auditoria de gestin determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas.

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. Verificar que la entidad auditada cumpla con normas y dems disposiciones legales y tcnicas que le son aplicables, as como tambin con principios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoracin de costos ambientales, segn cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados. Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y polticas de la entidad y Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.2 Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones. En conclusin, la Auditora de Gestin ayuda a la administracin a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa. (Carina Suarez Revollar)

1.3 - Metodologa de la Auditora de Gestin Segn la ONA 1999.


1.3.1 - Etapas de la Auditora de Gestin. Exploracin Y Examen Preliminar Comprende el estudio que, previsto a la ejecucin de la auditora, se debe realizar de la entidad, para la conocer los siguientes aspectos.

Estructura organizativa y funciones

Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe valerse de los correspondientes diagramas. Caractersticas de la produccin o del servicio. Capacidad de produccin o servicio instalada. Plan de produccin o servicios. Sistemas de costos, centros de costos, reas de responsabilidad, los presupuestos de gastos y su comportamiento. Fuentes de abastecimientos de las materias primas y materiales fundamentales. Destino de la produccin terminada o de los servicios prestados. Cantidad total de trabajadores, agrupados por categoras ocupacionales, con sus respectivas calificaciones. Existencia de las normas de consumo y cartas tecnolgicas, as como ficha de costo actualizada. Existencia de normas de trabajo. Revisar las informaciones que obra en el expediente nico que contiene resultados de las auditoras, inspecciones, comprobaciones, y verificaciones fiscales, anteriores. Verificacin de las fuentes de financiamiento; Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable y Administrativo, para lo cual se tendr en cuenta:

Conocer los sistemas de informacin establecidos y si son oportunos y dinmicos. Comprobar el cumplimiento de los principios del Control Interno. Incluir todas las verificaciones que procedan arribar conclusiones respecto a la eficacia del Control Interno; y Verificar el comportamiento de los medios que garanticen la eficacia del Control Interno.

Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros, que permitan determinar si estos reflejan razonablemente su situacin financiera y los resultados de sus operaciones s como el cumplimiento de las disposiciones econmico financieras. Evaluar la confiabilidad, suficiencia y oportunidad de los sistemas automatizados de los procesamientos de la informacin. Analizar el comportamiento de los indicadores econmicos fundamentales de la entidad Revisar Informes Econmicos y otros documentos que brinden informacin general sobre la situacin de la entidad. Realizar las entrevistas que se consideren necesarias con dirigentes, Tcnicos, y dems trabajadores vinculados con la entidad, incluido las organizaciones poltica y de masas; y Efectuar un recorrido por las reas que conformen la entidad, a fin de observar el funcionamiento en su conjunto. Para conocer algunos de los aspectos antes sealados, podrn utilizarse fuentes externas si se considera necesario. Al concluir la misma el Jefe de Auditora deber evaluar la conveniencia de emitir un informepreliminar que resuma la situacin del control. Este ser aconsejable cuando se considere que la duracin de la auditora pueda prolongarse, con vista a permitir que la administracin comience a adoptar medidas, lo que al decidirse contribuir a aligerar el informe final.

Planeamiento Una vez realizada la exploracin, estarn creadas las condiciones para efectuar el planeamiento de la auditora, que deber incluir, entre otro:

El anlisis de los elementos obtenidos en la exploracin, que deber conducir a: Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobacin, por las expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas, funciones y materias crticas; Analizar la reiteracin de deficiencias y sus causas; y Definir las formas o medios de comprobacin que se van a utilizar Definicin de los objetivos especficos de la auditora. Estos objetivos sern presentados a la autoridad facultada, para que de su aprobacin; y determinacin de los auditores y otros especialistas que se requieran.

Atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su complejidad, se determinar: Cuntos auditores son necesarios y qu calificacin deben tener; y Qu otros tcnicos son necesarios y de qu nivel de direccin. Programas flexibles confeccionados especficamente, de acuerdo con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobacin de las 3 "E"[ Economa, Eficiencia y Eficacia] . Estos debern confeccionarse por los auditores participantes, revisarse por el jefe de auditora y aprobarse por el supervisor, o por el jefe de rea. Determinacin del tiempo que se emplear en desarrollar la auditora, as como el presupuesto. Ejecucin En esta etapa, como indica el ttulo, de donde se ejecuta propiamente la auditora, por lo que se deber:

Verifica toda la informacin obtenida verbalmente; y Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes. Por la importancia que tienen estos aspectos para sustentar el trabajo realizado por los auditores y especialistas debern tener en cuenta: Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los incumplimientos y las desviaciones; Que las pruebas pueden ser externas, si se considera necesaria. Cuantificar todo lo que sea posible, para determinar el precio del incumplimiento. Presentar especial atencin para que la auditora resulte econmica, eficiente y eficaz, que se cumpla dentro del marco presupuestado, as como que sirva de instrumentos para coadyuvar a la toma de decisiones a la toma de decisiones inteligentes y oportunas: El trabajo de los especialistas, que no son auditores, deben realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento. El trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditora debidamente facultado; y Determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres "E", teniendo en cuenta: Condicin, criterio, efecto y causa. Informe

El contenido del Informe de Auditora de Gestin debe expresar de forma clara, concreta, y sencilla los problemas, sus causas como una herramientas de direccin. No obstante, adicionalmente, deber considerarse lo siguiente:

1. Introduccin: Los objetivos que se expondrn en este segmento, sern los


especficos que fueron definidos en la etapa "Planeamiento". 2. Conclusiones: Se deber exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir el efecto econmico de las ineficiencias prcticas antieconmicas, ineficacias y deficiencias en general. Se reflejarn, tambin de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las 3 " " y su interrelacin. 3. Cuerpo del Informe: Hacer una valoracin de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deber cuantificarse 4. Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometindose la auditora con situaciones futuras que puedan producir en la entidad. 5. Anexos: Se puede mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daos materiales y perjuicios econmicos), as como un resumen de responsabilidades. Tambin puede utilizarse grficos para garantizar una mejor asimilacin por parte del destinatario. 6. Sntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los hallazgos ms relevante de forma amena, difana, precisa y concisa que motive su lectura. Seguimiento Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza una comprobacin decursado entre uno y dos aos, permitiendo conocer hasta que punto la administracin fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administracin de la entidad en manos del mismo personal, como si ste hubiera sido sustituido por desacierto. 1.3.2 - ALCANCE DE LA AUDITORA DE GESTIN. En la Auditora de Gestin tanto en la administracin como el personal que lleva a cabo la auditora debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si se conoce que esta auditora incluye una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin, es decir que el alcance de debe tener presente:

Satisfaccin de los objetivos institucionales. Nivel jerrquico de la empresa. La participacin individual de los integrantes de la institucin. De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin: Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales. Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible. Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos.

Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones absolencia y uso indebido. Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera. Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como:

Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los justificables Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatizacin de procesos manuales. Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar Fallos en el sistema de compras y acumulacin de cantidades innecesarias o excesivas de propiedades, materiales o suministros. En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar bien definido el alcance de la auditora, y ste, en buena medida, podr delimitar el tamao de las pruebas, por tanto la seleccin de la muestra en buena medida, podr delimitar el tema que someta el auditor. 1.3.3 - APLICACIONES DE RIESGOS DE LA AUDITORA DE GESTIN. Segn la Norma Internacional de Auditora (NIA) No.1, al introducir los conceptos de importancia relativa y riesgos en la auditora, se seala que: ... Al tomar su opinin sobre los Estados Financieros el auditor lleva a cabo una serie de pruebas diseadas para obtener una razonable seguridad de que los estados Financieros estn adecuadamente preparndose en todos sus aspectos. Dada la actuacin del auditor en base a pruebas, as como otras limitaciones de su funcin y de cualquier sistema de Control Interno, existe un riesgo inevitable de que permanezca ocultos algn error importante"... Podemos extender esta aseveracin al trabajo que se realiza en la verificacin de la gestin por la necesidad de obtener una razonable seguridad en la medicinde la economa, la eficiencia, y la eficacia. De la misma forma se infiere que el diseo y seleccin de muestras ser entonces extensibles a la auditora de gestin, aplicando mtodos estadsticos o no estadsticos. Riesgo en La Auditora La auditora de gestin al realizarse no estar exenta de errores y omisiones de suficiente significacin que influyan en la evaluacin a expresar por el auditor en su informe. Por tanto deber planificarse la auditora de modo tal que se presente expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan importancias relativas; a partir de:

Criterio del personal Regulaciones legales y profesionales Identificar errores de poca cuanta con efectos significativos. En este tipo de auditora tendremos que tener en cuenta tambin los tres componentes de riesgo: Riesgo inherente: De que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de la Empresa, o el Organismo. Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno no prevenga o corrija tales errores. Riesgo de deteccin: De que los errores no detectados por deficiencias del Control Interno sean reconocido por el auditor.

Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditora de gestin:

Conocer y reconocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la informacin. Considerar la adecuacin del diseo y probar la eficacia de los procedimientos de control interno. Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno. Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia terceros vinculados. Adems, sera importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditora que puede ser adoptados en cada caso, y que slo implican una simple gua a tener en cuenta. 1.3.4 - Metodologa de La Auditora de Gestin Segn Resolucin del MAC 2006. PROPSITOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORA DE GESTIN.

Medicin y Comparacin de Logros. Medir y comparar logros alcanzados por las entidades en relacin con las metas y objetivos previstos, lo cual permitir promover la aplicacin de las recomendaciones necesarias, al amparo de los principios de Econmicos, Eficiencia y Eficacia. Control Interno Eficaz. Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la deteccin temprana de desviaciones o reas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicacin de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. Cultura de la Responsabilidad. Promover la cultura de la responsabilidad en la gestin pblica, es decir, la obligacin tica, moral y legal que tienen los funcionarios pblicos de rendir cuenta a la sociedad, sobre lo que han hecho o estn haciendo con los fondos y recursos que el estado y el Gobierno han puesto a su disposicin para su administracin, distribucin y custodia.

Mejoramiento de la Planificacin. Promover en las entidades el mejoramiento de la formulacin de sus presupuestos, con miras a lograr una mayor economa, eficiencia y eficacia en su ejecucin. Necesidad de un Buen Sistema de Informacin Integral. Difundir la necesidad de poseer sistema integral de informacin que faciliten la medicin del desempeo de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional, y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones adecuadas. GUA METODOLGICA. Cuestionario No. I - Evaluacin de la Gestin. Los propsitos especficos de este cuestionario se desglosan como sigue: Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar y calidad los objetivos y metas establecidos con los recursos asignados, teniendo en cuenta que: Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y en al menor costo posible;

Aplicar polticas idneas para realizar sus adquisiciones; y Protege y conserva adecuadamente sus recursos. Verificar si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignacin y utilizacin de los recursos, de acuerdo con: La utilizacin de procedimientos operativos eficiente; y El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la produccin de bienes o servicios en la cantidad, calidad u oportunidad apropiada. Comprobar si la entidad ha establecido un sistema de gestin de la calidad que le permite: Determinar las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios de sus productos o servicios; Establecer la poltica y los objetivos de la calidad de la organizacin. Aplicar las medidas de eficiencia y eficacia de cada proceso; y Establecer e implementar un proceso de mejora continua del sistema de gestin de la calidad. Examinar que las expectativas, necesidades, requisitos y exigencias del cliente o beneficiario se determinan y cumplen teniendo en cuenta: La identificacin y anlisis del comportamiento de los clientes o beneficiarios de los productos o servicios que oferta la entidad, en funcin del objeto social aprobado; La necesaria segmentacin de los clientes o beneficiarios en determinados mbitos, que permitan una mejor atencin y satisfaccin de sus necesidades y expectativas; Los procedimientos de informacin, diseo, revisin, verificacin y validacin especificados para los productos y servicios, incluyendo las actividades de entrega y posventa; Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicio; y El seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente o beneficiario, con respecto a los productos o servicios ofertados. Verificar el comportamiento tico en el ejercicio de sus funciones de los recursos humanos relacionado con la administracin, control y custodia de los recursos pblicos, sobre la base de: Salvaguardar los intereses generales del estado; Preservar el patrimonio pblico; Rehusar toda relacin con interese, personas u organizaciones que sean incompatibles con las funciones pblicas que ejercen; Denunciar y rechazar toda actividad contraria al manejo correcto de los fondos y del inters pblico; y Tratar al ciudadano con respeto, presentndole los servicios que sean necesarios de manera eficiente, puntual y pertinente. Para una mejor comprensin y facilitar el diseo de los programas especficos, el cuestionario se sobdivide en los epgrafes siguientes:

Estructura Organizacional: Verificacin de la manera en que las actividades de la organizacin se dividen, organizan y coordinan, en funcin del cumplimiento del objeto social aprobado. Polticas y Metas: Verificacin de los procesos relacionados con la toma de decisiones vinculadas al establecimiento de objetivos, polticas y metas en cualquier organizacin perteneciente al sector pblico y a la evaluacin de su cumplimiento. Gestin de los Recursos Humanos: Verificacin de la funcin administrativa que se encarga del reclutamiento, la seleccin, la contratacin, evaluacin del desempeo, capacitacin y desarrollo de los recursos humanos de la organizacin. Gestin de Recursos Energticos: Verificacin de los procesos vinculados la planificacin conservacin y utilizacin de los recursos energticos y el cumplimiento de las polticas de ahorro implementadas en la organizacin. Gestin de Calidad: Verificacin de las poltica adoptadas en la organizacin con el propsito de identificar y satisfacer las necesidades de los clientes o usuarios, a partir de la obtencin, mantenimiento y mejora continua del desempeo global y de las capacidades de cualquier organizacin. Gestin de Logstica: Verificacin de los procesos asociados al aseguramiento material oportuno y al menor costo posible de los recursos para el cumplimiento de las misiones asignadas a la organizacin, as como la identificacin, segmentacin y anlisis de los clientes o beneficiarios. Cuestionario No. II - Marco para un Sistema de Indicadores de Rendimiento y la Evaluacin del Precio de Incumplimiento. Para este cuestionario se definen los propsitos especficos siguientes: Proponer un Marco General para el sistema de Indicadores de Rendimiento que permita:

Su utilizacin como herramienta de trabajo del auditor gubernamental, durante cualquiera de las etapas de la auditora; y La identificacin de las reas problemticas o crticas. Facilitar la determinacin del precio del Incumplimiento, visto ste como la combinacin de los efectos producidos por los incumplimientos y prcticas inadecuadas que se comprueban en la aplicacin de los principios de la Auditora de Gestin Pblica, que repercute de manera negativa en la obtencin de los objetivos y metas previstos en la entidad, objeto de la auditora de gestin. Aplicar el Sistema de Indicadores que sean aplicables expuestos en esta Gua, as como analizar y utilizar los propios de la entidad auditada, vinculados a las cuatros perspectivas siguientes: Financiera: los indicadores financieros permiten medir las consecuencias econmicas de las acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuacin financiera indican s la estrategia de la entidad, su puesta en prctica y ejecucin, estn contribuyendo realmente a su gestin. Se propone se utilicen los indicadores incluidos en la Gua Metodologa para las auditoras Financieras o de Estados Financieros.

Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o beneficiarios y las medidas de actuacin de la entidad en los segmentos seleccionados o por los que le corresponden por ley. Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos vinculados con la innovacin, operativos y de entrega o servicios posventa, que tienen mayor imparto en la satisfaccin del cliente o beneficiarios y en la consecucin de los objetivos y metas de la entidad.

Formacin y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las personas, los sistemas y los procedimientos de la organizacin. Las medidas basadas en los empleados incluyen indicadores de satisfaccin, retencin, entrenamiento y habilidades de los recursos humanos. Las capacidades de los sistemas de informacin pueden medirse a travs de la disponibilidad de la informacin fiable e importante sobre os clientes o usuarios y los proceso internos, que se facilitan a los empleados que se encuentran en la lnea de tomas de decisiones y actuacin. Los procedimientos de la organizacin examinan la coherencia de los incentivos a empleados con los factores de xito general de la organizacin. El modelo propuesto para el diseo de un Sistema de Indicadores de Rendimiento parte de la interrelacin de tres principios fundamentales:

1. Las Relaciones de Causa Efecto: El sistema de indicadores debe hacer que las
relaciones (Hiptesis) entre los resultados claves en las diversas perspectivas sean explcitas, a fin de que puedan ser verificadas y convalidadas por el auditor. Permite identificar la secuencia causa efecto entre las medidas de los resultados de la entidad y los inductores de la actuacin de esos resultados. Cada una de las medidas seleccionadas debe ser un elemento en una cadena de relacin causa efecto que demuestre la necesaria integracin de las cuatro perspectivas previstas en el diseo del Sistema de Indicadores de Rendimiento. 2. Los Resultados y los Inductores de Actuacin: Los resultados claves se refieren a indicadores genricos o generales, que pueden ser financieros o no, que reflejen de manera sinttica los efectos del cumplimiento de la misin de las organizaciones, en un perodo determinado. Los inductores de actuacin deben ser ms especficos y reflejan la singularidad del resultado clave con el que se relacionan; por lo que representa las causas que favorecen o no el comportamiento del resultado clave. Debe lograrse una combinacin armnica de los indicadores de los resultados claves y los inductores de actuacin. De ah que sea tan importante para el auditor definir los indicadores de resultados claves y los inductores de actuacin que mejor expresen el cumplimiento de los objetivos de la auditora en funcin de las caractersticas de la entidad objeto de auditora y a travs de la utilizacin racional y creativa del arsenal de indicadores existentes.

los Indicadores financieros asociados mantienen su papel primordial y esencial toda vez que stos siguen siendo la fuente primaria en cualquier evaluacin y anlisis del comportamiento de una organizacin y en la verificacin del cumplimento de la misin, en este caso pblica, asignada a la entidad objeto de la auditora. Bibliografa:
1. Brealey, R. y Myers, S. Principios de Finanzas Corporativas. Mc Graw Hill. 2da
Edicin. Madrid 1998. 2. Cansino Muoz Repiso, J.M. 2000. La eficiencia del sector pblico: mtodos de evaluacin y organismos responsables. El caso de Espaa, Instituto de Estudios Fiscales, Madrid.

3. Vinculacin con las Finanzas: Los Estados Financieros y

3. Cpiro Won, Annia 2005. Anlisis de la Efecacia de la Evaluacin del Desempeo y


la Gestin del Componente Humano en el Hotel Mela Varadero. Tesis de Diploma (en opcin al Ttulo de Licenciado en Contabilidad y Finanzas). Matanzas 4. Carrillos Ramos, Santa T.2003. La Auditora Medioambiental en la Agroindustria Azucarera Cubana. Tesis presentada en opcin al grado cientfico de Doctor en Ciencias Econmicas. Universidad de Camagey. 5. Castellanos, B 1999. La planificacin del proceso investigativo. Maestra en Ciencias de la Educacin Superior. Seleccin de lecturas. Vice - Rectora Docente, Universidad de Matanzas. 6. Celorrio Snchez, Arsenio 2004. Muestreo y tamao de muestra" disponible en: http://www.monografias.com/trabajos15/estadistica/estadistica.shtml. Consulta (25 de octubre 2005) http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyZykFVVyOBAsqwms.php (Consulta: septiembre 20 2005). 7. Colectivo de Autores Leticia Ferrando Alonso. Pablo Lamor Torres. Lino Tllez Snchez. Desarrollo histrico de la Auditoria en el Mundo. Disponible en: Johana "Atencin al cliente". Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos16/empra/caltot. (Consulta: mayo 7 2006).

8. Colectivo de autores Br. Fonseca, Francia, Br. Marn, Aurimar, Br. Montero, Mara,
Br. Rodrguez, 9. Colectivo de Autores. Administracin financieradel estado cubano. CECOFIS, 2003. 10. Cospin, Oswaldo. "7 herraminetas bsicas para el control de calidad" disponible en http://www.monografias.com/trabajos11/contrest/contrest.shtml. consulta (25 de octubre 2005) 11. Demestre, A et al. Tcnicas para analizar los estados financieros. Editorial Publicentro. 2da Edicin. La Habana, 2002. 12. Das Alayn Erismey. 2001. Acciones para mejorar el clima motivacional en la Empresa de Proyectos de Arquitectura e Ingeniera de Matanzas. Tesis de Diploma (en opcin al Ttulo de Licenciado en Contabilidad y Finanzas). Matanzas. 13. Escalona Ivn. (2003). Diagnstico para la Administracin del Mantenimiento en una Empresa Marmolera. Disponible en: http://www.monografia.com (Consulta junio 10 2006). 14. Franklin, Enrique B. Auditora Administrativa, Ira. Edicin, Mxico, McGraw Hil 200, pag. 2-12 Universidad Tecnolgica de Panam. 15. Gitman, L. Fundamentos de Administracin Financiera. Edicin Especial. Ministerio de Educacin Superior. Cuba, 1986.

Roberto Gonzlez Peralo roberto.peralo[arroba]umcc.cu Pas: Cuba Una breve biografadel autor: Curs estudios Universitarios en la Universidad de Matanzas Camilo Cienfuegos en la carrera de Contabilidad y Finanzas, donde se qued prestando servicios docentes en la disciplina de

Auditora. Es Auditor interno de la Universidad de Matanzas y cursa la Maestra de Administracin de Empresa

CAPITULO III

3. AUDITORIA DE GESTIN

Antes de comenzar este capitulo es muy importante mencionar algunos conceptos para tener un conocimiento ms profundo acerca de lo que representa efectuar un Auditoria de Gestin en una empresa de servicios, tema principal de esta tesis, para luego comenzar con la metodologa y procedimientos.

3.1 Gestin Gestin es un proceso mediante el cual la entidad asegura la obtencin de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente la supervivencia y el crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que esta determinado por los objetivos y polticas establecidas por un plan estratgico e involucra todos los niveles de responsabilidad de la entidad.

Gestin tambin comprende todas las actividades de una organizacin que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la evaluacin de su desempeo y cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de dicha entidad.

3.2 Control

El control es una importante de la gestin ya que este es un conjunto de mecanismos para lograr objetivos determinados.

3.2.1 Control de Gestin

El control de gestin es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de administracin y de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo.

3.2 .2 Instrumentos para el control de gestin El control de gestin como cualquier sistema, este tiene instrumentos que sirven de ayuda para las entidades:

- ndices: Permiten detectar variaciones con relacin a metas o normas. - Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos. - Cuadros de Mandos: Permiten la direccin y enfoque hacia los objetivos. - Grficas: Representacin de informacin (variaciones y tendencias). - Anlisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor superacin. - Control Integral: Participacin sistemtica de cada rea organizacional en el logro de los objetivos.

3.2.3 Elementos de Gestin

Entre los elementos de gestin tenemos los siguientes: Economa Eficiencia Eficacia Ecologa tica

Economa.- uso oportuno de los recursos idneos en cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, es decir adquisicin o produccin al menor costo posible, con relacin a los programas de la organizacin.

Eficiencia.- Es la relacin entre los recursos consumidos y la produccin de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relacin insumo-produccin de bienes y servicios, se expresa como un estndar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin.

Eficacia.- la relacin de servicios y productos, los objetivos y metas programados. La eficacia es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos o metas que se haba propuesto.

Ecologia.- son las condiciones, operaciones y prcticas relativas de a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestin de un proyecto.

tica.- es un elemento bsico de la gestin institucional, expresada en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su cdigo de tica, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.

3.2.4 mbito y objetivo general de la Auditoria de Gestin Pblica

Se lo puede asignar de la siguiente manera:

Gestin Operativa.- esta se desarrolla de la manera social y comunitaria, de la infraestructura econmica, productiva, financiera y de valores.

Gestin Financiera.- Presupuestaria, del crdito, tributaria, de caja o tesorera, contable

Gestin Administrativa.- General de bienes, de transporte y construcciones internas de comunicaciones; de documentos (secretariado, biblioteca, imprenta, reproduccin de documentos y otros), de seguridad limpieza y mensajera, de recursos humanos, de desarrollo social interno, e informtica. 3.3 Metodologa

3.3.1

Marco Legal y Normativo

De acuerdo a la Constitucin del Ecuador, establece que la Contralora General del Estado, se realizarn auditorias de gestin a alas entidades y organismos del sector pblico como es la empresa a la que se va a auditar en esta tesis, y se pronunciara sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados. El Contralor General al emitir los objetivos, estrategias y polticas a aplicarse para la Planificacin Operativa de Control, prev como objetivo que se desarrollar y se difundir una metodologa de trabajo para las auditorias de gestin.

3.3.2 Propsito y objetivos

Entre los propsitos tenemos a los siguientes.

Determinar si todos los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; as como, efectuar sugerencias sobre formas ms econmicas de obtenerlos.

Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad; la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas; la existencia y cumplimiento de polticas adecuadas; la existencia y eficiencia de mtodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos.

Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

Cerciorarse si la entidad alcanz los objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operacin y de controles internos.

Conocer las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas.

Dentro de los principales objetivos tenemos: Promover la optimizacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin pblica.

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del patrimonio pblico.

Satisfacer las necesidades de la poblacin.

3.3.3 Alcance

La Auditoria de Gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo de la organizacin, por lo que, en la determinacin del alcance debe considerarse lo siguiente:

a)

Logro de los objetivos institucionales; nivel jerrquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participacin individual de los integrantes de la institucin.

b)

Verificacin del cumplimiento de la normatividad tanto general como especfica y de procedimientos establecidos.

c)

Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos utilizados.

d)

Medicin del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la informacin financiera y operativa.

e)

Atencin a la existencia de procedimientos ineficaces o ms costosos; duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productividad con mayor tecnificacin; exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios econmicos.

f)

Sobre el alcance de la auditoria, debe existir acuerdo entre los administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la fase de Conocimiento Preliminar, porque permite delimitar el tamao de las pruebas o sea la seleccin de la muestra y el mtodo aplicable, adems medir el riego que tiene el auditor en su trabajo.

3.3.4 Enfoque

Este tipo de auditorias son un enfoque integral, por tanto se concibe como una Auditoria de Economa y Eficiencia, porque esta considerada como una adquisicin econmica de los recursos (insumos) y su utilizacin efectiva o provechosa en la produccin de bienes, servicios u obras en la calidad y cantidad esperados y que sean socialmente tiles y cuyos resultados sean medibles por su calidad e impacto. Grafico 3.1

ECONOMIA Uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al menor costo posible.

Auditoria hacia la economa y eficiencia

EFICIENCIA Relacin entre los bienes o servicios entregados y el manejo de los recursos

IMPACTO De los productos

CALIDAD Cantidad, grado y oportunidad de bienes y servicios

Auditoria hacia la eficacia

EFICACIA Relacin entre los bienes o servicios generados y los objetivos y metas programadas

Fuente: www.economiaynegocios.cl

3.4 Herramientas de la Auditoria de Gestin

3.4.1 Equipo Multidisciplinario

Para la ejecucin de Auditorias de Gestin es necesario la conformacin de un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las reas a examinarse, a ms de los auditores profesionales, podra estar integrado por especialistas en otras disciplinas.

Auditores De ste grupo, entre los dos ms experimentados, se designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrn la mxima e ntegra responsabilidad de la Auditoria de Gestin.

Especialistas Estos profesionales a ms de su capacidad deben tener la independencia necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo ser ejecutado con total imparcialidad.

Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las direcciones o departamentos de auditoria, los especialistas podran participar incluso en la Fase de Planificacin.

3.4.2 Control Interno

El American Institute Public Accountants emite la Declaracin sobre Normas de Auditoria, SAS-55, sobre la evaluacin de la estructura de control interno, la nueva normativa plantea lo siguiente: La segunda norma de trabajo de campo de las NAGA, queda como se indica: Se obtendr una comprensin suficiente de la estructura de control interno, para planear la auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a efectuarse.

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) sobre Control Interno, cuya relacin del informe fue

encomendada a Coopers & Lybrand, presenta la siguiente definicin: El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la Direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

De la definicin anterior se desprende lo siguiente:

El control interno es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto no es un fin. El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organizacin, que son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control, por lo que no se trata nicamente de manuales, polticas y otra normativa. El control interno solamente puede aportar un grado de seguridad razonable a la direccin y a la administracin de una Entidad, por ende no brinda seguridad total. El control interno procura la consecucin de objetivos de diversa naturaleza.

La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad, relevantes y de inters para la auditoria de gestin, como son: Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la entidad.

Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y detectar.

Rpidamente los que se produzcan. Dificultar la comisin de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si se produjeran.

Garantizar la razonabilidad de la informacin contable y administrativa en general.

Para fines de la Auditoria de Gestin, se denomina estructura de Control Interno al conjunto de planes, mtodos y procedimientos, incluyendo la actitud de direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respeto a que estn logrndose los objetivos de control interno. El concepto moderno del control interno discurre por componentes y diversos elementos los que se integran en el proceso de gestin y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.

Los sistemas de control interno de las entidades y organismos pblicos operan o funcionan con distintos niveles de eficacia, pero cuando los mismos alcanzan el estndar se puede calificar como un sistema eficaz, para ello se requiere que la alta direccin tenga seguridad razonable de lo siguiente:

Que disponen de informacin oportuna y adecuada sobre el cumplimiento de los objetivos operacionales.

Que se preparan en forma oportuna informes de la gestin operativa fiables y completos.

Que se cumplen las normas constitucionales, legales y secundarias.

Para la determinacin de que un sistema de control interno es eficaz es necesario tambin que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

El control interno es parte del proceso de gestin, por tanto sus componentes deben analizarse en el contexto de las acciones que la direccin desarrolla en el momento de gestionar su actividad institucional.

Los componentes a definirse pueden ser implantados en cualquier entidad, del tamao que sta sea, aunque podran ser distintos de tratarse de pequeas y medianas.

Existen factores para evaluar cada uno de los componentes, no obstante sin ser todos, a continuacin se enlistan los siguientes:

3.4.3 Actividades de gestin control

Interno Preguntas 1. Establecimiento de los objetivos de la entidad: 2. Planificacin estratgica. 3. Establecimiento de los factores del entorno de control. 4. Establecimiento de los objetivos para cada actividad. 5. Identificacin y anlisis de riesgos. 6. Gestin de riesgos. 7. Direccin de las actividades de gestin. 8. Identificacin, recopilacin y comunicacin de informacin. 9. Supervisin 10. Acciones Correctivas

3.5 Evaluacin de los riesgos

Es una actividad que debe practicar la direccin en cada entidad gubernamental, pues sta debe conocer los riesgos con los que se enfrenta; debe fijar objetivos, integrar las actividades de ventas, produccin,

comercializacin, etc., para que la organizacin funcione en forma coordinada; pero tambin debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes.

Toda entidad, independientemente de su tamao, estructura, naturaleza o sector al que pertenecen, debe hacer frente a una serie de riesgos tanto de origen interno como externo que deben evaluarse; una condicin previa a la evaluacin de los riesgos es en el establecimiento de objetivos en cada nivel de la organizacin que sean coherentes entre s. La evaluacin de riesgo consiste en la identificacin y anlisis de los factores que podran afectar la consecucin de los objetivos, a base del cual se determina la forma en que los riesgos deben ser subsanados, implica el manejo del riesgo relacionado con la informacin que genera y que puede incidir en el logro de los objetivos de control interno en la entidad; este riesgo incluye eventos o circunstancias que pueden afectar su confiabilidad de la informacin sobre las actividades y la gestin que realiza la direccin y administracin.

Los riesgos afectan la habilidad de cada entidad para sobrevivir, competir con xito dentro de su sector, mantener una posicin financiera fuerte y una imagen pblica positiva, as como la calidad global de sus productos, servicios u obras; no existe ninguna forma prctica de reducir el riesgo a cero, pues el riesgo es inherente a una actividad institucional; no obstante, compete a la direccin determinar cual es el nivel de riesgo aceptable.

Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:

- Identificacin de los objetivos del control interno.

- Identificacin de los riesgos internos y externos.

- Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.

- Evaluacin del medio ambiente y externo.

- Identificacin de los objetivos del control interno.

La identificacin de los riesgos debe ser a nivel de la entidad, considerando los siguientes factores:

Externos: Los avances tecnolgicos, las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, la competencia, las nuevas normas y reglamentos, los desastres naturales y los cambios econmicos.

Internos: Las averas en los sistemas informticos, la calidad de empleados y los mtodos de formacin y motivacin, los cambios de responsabilidades de los directivos, la naturaleza de las actividades de la entidad, y otros.

La identificacin de los riesgos tambin tiene que ser a nivel de cada actividad de la institucin, especialmente en las unidades o funciones ms importantes,

como produccin, desarrollo tecnolgico, administracin de bodegas, etc., que contribuyen para que tambin se mantenga un nivel aceptable de riesgo para el conjunto de la entidad.

Una vez identificado los riesgos de la entidad y por actividades cabe un anlisis de los riesgos cuyo proceso incluye:

- Una estimacin de la importancia del riesgo.

- Una evaluacin de la probabilidad (o la frecuencia) de que se materialice el riesgo.

- Un anlisis de cmo a de solventarse el riesgo sealando las medidas que deben adoptarse.

El componente EVALUACION DE LOS RIESGOS, debe ser evaluado considerando los siguientes factores:

3.6 Mtodos de evaluacin

Para la evaluacin de control interno se utiliza diversos mtodos, entre los ms conocidos los siguientes:

3.6.1

Cuestionarios

Consiste en disear cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas reas de la empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este propsito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, en ese caso, se utiliza las letras NA no aplicable. De ser necesario a ms de poner las respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas adicionales. En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de obtener el mayor nmero de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las respuestas y respaldarlas con

documentacin probatoria.

3.6.2 Flujogramas

Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgnica de las reas relacionadas con la auditoria, as como, los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades.

Este mtodo es ms tcnico y remediable para la evaluacin, tiene ventaja frente a otros mtodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lgica y ordenada, permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificacin o ausencia de controles.

Para la preparacin, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Determinar la simbologa. 2. Disear el flujograma 3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales. A continuacin se presentan la simbologa de flujogramacin Grafico 3.2

Fuente: www.monografias.com

3.6.3 Matrices

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin de debilidades de control interno. Para su elaboracin, debe llevarse a cabo los siguientes procedimientos previos:

- Completar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el nombre de los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempean.

- Evaluacin colateral de control interno.

Combinacin de mtodos

Ninguno de los mtodos por si solos, permiten la evaluacin eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicacin combinada de mtodos.

Ejemplo: El descriptivo con cuestionarios, los flujogramas con cuestionarios, etc. Para la seleccin del mtodo o mtodos es necesario considerar las ventajas y desventajas que tienen cada uno de ellos, las mismas que constan en el cuadro que se presenta a continuacin: Tabla 3.1

Fuente: www.ilustrados.com 3.6.4 Riesgos de Auditoria

Al ejecutarse la Auditoria de Gestin, no estar excenta de errores y omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo tanto deber planificarse la auditoria de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

- Criterio profesional del auditor.

- Regulaciones legales y profesionales.

- Identificar errores con efectos significativos.

En este tipo de auditoria tendremos que tener en cuenta tambin los tres componentes de riesgo

Riesgo Inherente: De que ocurran errores importantes generados por las caractersticas de la entidad u organismo.

Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales errores.

Riesgo de Deteccin: De que los errores no identificados por los errores de Control Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

Sera necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de auditoria de gestin:

Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza propia de laInformacin.

Considerar lo adecuado del diseo del Sistema de Control Interno y probar la eficacia de sus procedimientos.

Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno.

Extensin de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia los terceros.

Vinculados.

Adems sera importante considerar algunos factores generalizados del riesgo de auditoria siendo los que a continuacin detallamos:

Determinar la confianza que tiene la direccin respecto al funcionamiento del sistema de control interno suponiendo que no se den: - Incumplimientos en los procedimientos normalizados. - Deteccin tarda o no deteccin de los errores o desvos. - Poca experiencia en el personal. - Sistemas de informacin no confiables.

2. Evaluar los riesgos inherentes a la proteccin de los bienes activos o imagen pblica adversa considerando: - Probabilidad de ocurrencia de fraudes. - Quejas del pblico. - Errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones. - Barreras externas que afectan al accionar de la Empresa.

3. Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas, atendiendo principalmente: - Rotacin del personal.

- Reorganizaciones en el funcionamiento del personal. - Crecimiento o reduccin del personal. - Implantacin de nuevos sistemas. - Alteraciones de tipo cultural.

4. Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar inadvertidos debido a un ambiente de complejidad, originado

fundamentalmente por: - La naturaleza de las actividades. - El alcance de la automatizacin. - La dispersin geogrfica.

5. Medir la importancia del tamao de la auditoria haciendo referencia al nmero de personas, tanto de la Empresa auditada como de los auditores, volumen fsico de la documentacin e impacto social reconociendo que a mayor tamao mayores riesgos.

6. Determinar la importancia de la alta direccin le asigna a la auditoria otorgndoles por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y su equipo.

7. Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, segn el tiempo de preparacin y ejecucin de la auditoria que se haya planificado y utilizado verdaderamente.

3.7 Muestreo en la auditoria

Durante su examen el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente, suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emitir un informe. Los procedimientos de auditoria que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones constituye una muestra.

El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permita concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones. Por muestra representativa se entiende una cantidad dada de partidas que considerando los valores otorgados a elementos tales como el riesgo,

permite inferir que el comportamiento de esa muestra es equivalente al comportamiento del universo.

El muestreo en auditoria, es la aplicacin de un procedimiento de auditoria a menos del 100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, con el propsito de evaluar alguna caracterstica del grupo. La aplicacin del muestreo en auditoria tiene los siguientes objetivos:

a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos.

b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye en los registros y controles.

El auditor al efectuar la auditoria de gestin y considerar los factores de riesgos (en cualquiera de los tipos de riesgos), tendr que decidirse o no, por el mtodo para seleccionar la muestra y el tamao de sta, ya que es imposible abarcar en su totalidad todas las operaciones vinculadas con la gestin del rea a utilizar. Los riesgos inherentes y de control existen con independencia del procedimiento de muestreo. El auditor debe considerar los riesgos de deteccin surgidos de las incertidumbres debidas al muestreo (riesgo muestral) as como las surgidas de otros factores sin relacin con el mismo (riesgo no muestral). En la auditoria de gestin, el auditor en la fase de conocimiento Preliminar y en la fase de Planificacin requiere de investigaciones lo ms exhaustivas posibles para determinar las causas de los problemas, que le permitan determinar en la ejecucin del trabajo las pruebas a realizar y la aplicacin o no de muestreos.

El tamao de la muestra est condicionado por el grado de seguridad que el auditor planea obtener de los resultados del muestreo. En la verificacin de la gestin el auditor tiene que practicar pruebas de cumplimiento para determinar si el control interno contable - administrativo, cumplen con los requisitos esperados que permitan en el primer caso, la

confiabilidad razonable desde el punto de vista financiero, y en el segundo caso, una administracin eficiente.

Para este propsito se deben considerar las posibilidades o no de errores, teniendo en cuenta la planeacin del error tolerable considerando a su vez el criterio de materialidad, que pueden incluir los siguientes pasos:

- Estudiar los niveles de errores identificados en otras auditorias.

- Reconocer los cambios en las polticas y procedimientos seguidos por la entidad auditada.

- Obtener evidencias suficientes.

Los auditores emplean los dos enfoques de las tcnicas de muestreo, como son: 3.7.1 De apreciacin o no estadsticos.- Los tems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamao, seleccin y evaluacin de las muestras son completamente sujetivas; por lo tanto, es ms fcil que ocurran desviaciones. Esta tcnica es la ms tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal.

3.7.2 Estadsticos.- Aplica tcnicas estadsticas para el diseo, seleccin y evaluacin de la muestra; provee al auditor de una medicin cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a: 1. Disear una muestra eficiente. 2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida. 3. Evaluar los resultados de la muestra.

3.7.3 Evidencias Suficientes y Competentes Las evidencias de auditoria constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.

El auditor dedica la mayor parte de su trabajo a la obtencin o elaboracin de las evidencias, lo que logra mediante la aplicacin de las tcnicas de auditoria.

3.7.4 Elementos

Para que sea una evidencia de auditoria, se requiere la unin de dos elementos:

Evidencia suficiente (caracterstica cuantitativa) y Evidencia competente (caracterstica cualitativa), proporcionan a la auditor la conviccin necesaria para tener una base objetiva en su examen.

a) Evidencias Suficientes. - Cuando stas son en la cantidad y en los tipos de evidencia, que sean tiles y obtenidas en los lmites de tiempo y costos razonables. b) Evidencias Competentes.- Cuando, de acuerdo a su calidad, son vlidas y relevantes.

CLASES

a) Fsica. - Que se obtiene por medio de una inspeccin y observacin directa de actividades, documentos y registros.

b) Testimonial.- Que es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho.

c) Documental.- Son los documentos logrados de fuente externa o ajena la entidad.

d) Analtica.- Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones legales, raciocinio y anlisis.

3.7.5 Confiabilidad

Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creble y confiable. La calidad de la evidencia vara considerablemente segn la fuente que la origina, como se demuestra en el siguiente cuadro: Tabla 3.2

Fuente: www.ilustrados.com

3.8 Tcnicas ms utilizadas

En la auditoria de gestin es fundamental el criterio profesional del auditor para la determinacin de la utilizacin y combinacin de las tcnicas y prcticas ms adecuadas, que le permitan la obtencin de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Se considera

importante a continuacin definir las tcnicas y las prcticas que pueden ser ms utilizadas en este tipo.

Comparacin.- Es la determinacin de la similitud o diferencias existentes en dos o ms hechos u operaciones; mediante esta tcnica se compara las operaciones realizadas por la entidad auditada, o los resultados de la auditoria con criterios normativos, tcnicos y prcticas establecidas, mediante lo cual se puede evaluar y emitir un informe al respecto. Fases: Ejecucin y Comunicacin de Resultados.

Observacin.- Es la verificacin visual que realiza el auditor durante la ejecucin de una actividad o proceso para examinar aspectos fsicos, incluyendo desde la observacin del flujo de trabajo, documentos, materiales, etc. Fases: 1 Conocimiento preliminar, 2 Planificacin y 3 Ejecucin.

Rastreo.- Es el seguimiento y control de una operacin, dentro de un proceso o de un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Indagacin.- Es la obtencin de informacin verbal mediante averiguaciones o conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros sobre las operaciones que se encuentran relacionadas, especialmente de hechos o aspectos no documentados. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Entrevista.- Entrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros con la finalidad de obtener informacin, que requiere despus ser confirmada y documentada. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Encuesta.- Encuestas realizadas directamente o por correo, con el propsito de recibir de los funcionarios de la entidad auditada o de terceros, una

informacin de un universo, mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados. Fase: 3 Ejecucin.

Anlisis.- Consiste en la separacin y evaluacin crtica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y tcnicos; como por ejemplo, el anlisis de la documentacin interna y externa de la entidad hasta llegar a una deduccin lgica; involucra la separacin de las diversas partes y determina el efecto inmediato o potencial. Fases: 1 Conocimiento Preliminar, 2 Planificacin, 3 Ejecucin y 5 Seguimiento.

Conciliacin.- Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes; por ejemplo, analizar la informacin producida por las diferentes unidades operativas o administrativas, con el objeto de hacerles concordantes entre s y a la vez determinar la validez y veracidad de los registros, informes y resultados bajo examen. Fase: 3 Ejecucin.

Confirmacin.- Comunicacin independiente y por escrito, de parte de los funcionarios que participan o ejecutan las operaciones, y/o de fuente ajena a la entidad auditada, para comprobar la autenticidad de los registros y documentos sujetos al examen, as como para determinar la exactitud o validez de una cifra, hecho u operacin. Fase: 3 Ejecucin.

Tabulacin.- Consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en rea, segmentos o elementos examinados que permitan llegar a conclusiones. Fase: 3 Ejecucin.

Comprobacin.- Consiste en verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones realizadas por una entidad, a travs de el examen de la documentacin justificatoria o de respaldo. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Calculo.- Consiste en la verificacin de la exactitud y correccin aritmtica de una operacin o resultado, presentados en informes, contratos, comprobantes y otros. Fase: 3 Ejecucin.

Revisin Selectiva.- Consiste en una breve o rpida revisin o examen de una parte del universo de datos u operaciones, con el propsito de separar y analizar los aspectos que no son normales y que requieren de una atencin especial y evaluacin durante la ejecucin de la auditoria. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Inspeccin.- tcnica involucra el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad; requiere en el momento de la aplicacin la combinacin de otras tcnicas, tales como: indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin. Fase. 3 Ejecucin.

Adems de las tcnicas indicadas, en la auditoria de gestin se conocen otras como las siguientes:

Verificacin.- Est asociada con el proceso de auditoria, asegura que las cosas son como deben ser, podra verificarse operaciones del perodo que se audita y otras de perodos posteriores. Fases: 2 Planeamiento y 3 Ejecucin

Investigacin.-

Examina

acciones,

condiciones

acumulaciones

procesamientos de activos y pasivos, y todas aquellas operaciones relacionadas con stos. Fases: 1 Conocimiento preliminar, 2 Planificacin, 3 Ejecucin y 5 Seguimiento.

Evaluacin.- Es el proceso de arribar a una conclusin de auditoria a base de las evidencias disponibles. Fases: en todas, especialmente en la Fase 5 Comunicacin de Resultados. En la auditoria de gestin, tambin se puede aplicar determinadas prcticas como las que se definen a continuacin:

Sntomas.- Son los indicios de algo que est sucediendo o va a ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un rea crtica o problema y que le orienta para que haga nfasis en el examen de determinados rubros, reas u operaciones, para definir las tcnicas a utilizarse y obtener la evidencia requerida. Fases: 1 Conocimiento Preliminar, 2 Planificacin y 3 Ejecucin.

Intuicin.- Es la capacidad de res puesta o reaccin rpida manifestada por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos sntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin. Sospecha.- Es la accin de desconfiar de una informacin que por alguna razn o circunstancia no se le otorga el crdito suficiente; la sospecha obliga a

que el auditor valide dicha informacin y obtenga documentacin probatoria. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Sntesis.- Preparacin resumida de hechos, operaciones o documentos de carcter legal, tcnico, financiero, administrativo o de otra ndole. Fases: 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecucin.

Muestreo Estadstico.- Es la aplicacin de los procedimientos de auditoria a una proporcin inferior al ciento por ciento de las operaciones de una entidad, proyecto, programa o actividad, con el propsito de evaluar las caractersticas y de inferir a su universo. Fase: 3 Ejecucin.

3.9 Papeles de trabajo Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cdulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor gubernamental, producto de la aplicacin de las tcnicas, procedimientos y ms prcticas de auditoria, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoria revelados en el informe.

Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos por l seguidos, de las comprobaciones parciales que realiz, de la obtenida y de las conclusiones a las que arrib en relacin con su examen; pueden incluir: programas de trabajo, anlisis, anotaciones,

documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmacin y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institucin y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.

Los propsitos principales de los papeles de trabajo son: a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la auditoria.

b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoria.

c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo esto de conformidad con las NAGAS.

Todo papel de trabajo debe reunir ciertas caractersticas, como las siguientes:

a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lgicas y un mnimo nmero de marcas.

b) Su contenido incluir tan slo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.

c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la informacin.

d) Se adoptarn las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad, divulgndose las responsabilidades que podran dar lugar por las desviaciones presentadas.

Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:

Principales: - Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor. - Cumplir con las normas de auditoria emitidas por la Contralora General.

Secundarias: - Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. El auditor ejecutar varias tareas personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren cierta secuencia y orden para cumplir con las normas profesionales.

- Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoria aplicados, como de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinin del manejo financiero-administrativo de la entidad. - Facilitar la supervisin y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero. - Constituir un elemento importante para la programacin de exmenes posteriores de la misma entidad o de otras similares.

- Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre otros.

- Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del trabajo del auditor, posibilitando su utilizacin como elementos de juicio en acciones en su contra.

Los papeles de trabajo son de propiedad de las unidades de auditoria de la Contralora y entidades pblicas, las mismas que tienen la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el lapso de cinco aos y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco aos, nicamente pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases: a) Archivo Permanente o Continuo.- Este archivo permanente contiene informacin de inters o til para ms de una auditoria o necesarios para auditorias subsiguientes.

La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el ndice, el mismo que indica el contenido del legajo. La finalidad del archivo permanente se puede resumir en los puntos siguientes:

1. Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en un perodo de varios aos.

2. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de informacin de las auditorias realizadas.

3. Conservar papeles de trabajo que sern utilizados durante varios aos y que no requieren ser preparados ao tras ao, ya que no se ha operado ningn cambio.

La mayor parte de informacin se obtiene en la primera auditoria, pero como se indic su utilizacin es en sta y futuras auditorias. Es necesario que en cada auditoria se vaya actualizando su informacin.

3.10 Parmetros e indicadores de gestin

3.10.1 Indicadores de control de gestin Para conocer y aplicar los indicadores de gestin, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la

importancia del control de gestin como concepto clave y herramienta de la evaluacin institucional.

Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluando es el control de gestin, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a travs del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parmetros los llamados indicadores de gestin, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institucin, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir.

Las actividades que se realizan en una organizacin requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qu grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado. Para medir una actividad lo importante es saber:

Para medir una actividad lo importante es saber: 3.10.2 Indicadores cuantitativas y cualitativos

Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestin, son de dos tipos:

a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen peridicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento bsico.

b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite adems evaluar, con un enfoque de planeacin estratgica la capacidad de gestin de la direccin y de ms niveles de la organizacin.

3.10.3 Indicadores de gestin universalmente utilizados Los indicadores de gestin universalmente conocida y utilizada para medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misin institucional pueden clasificarse de la siguiente manera:

1) Indicadores de resultados por rea y desarrollo de informacin.- Se basa en dos aspectos: la informacin del desarrollo de la gestin que se adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestin. Estos indicadores muestran la capacidad administrativa de la institucin para observar, evaluar y medir aspectos como: organizacin de los sistemas de informacin; la calidad, oportunidad y disponibilidad de la informacin; y, arreglos para la retroalimentacin y mejoramiento continuo.

2) Indicadores estructurales.- La estructura orgnica y su funcionamiento permite identificar los niveles de direccin y mando, as como, su grado de responsabilidad en la conduccin institucional. Estos indicadores sirven para establecer y medir aspectos como los siguientes:

Participacin de los grupos de conduccin institucional frente a los grupos de servicios, operativos y productivos. Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la misin de la institucin. Unidades administrativas, econmicas, productivas y dems que permiten el desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organizacin.

3) Indicadores de recursos.- Tienen relacin con la planificacin de las metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con recursos. Estos indicadores sirvan para medir y evaluar lo siguiente:

- Planificacin de metas y grado de cumplimiento de los planes establecidos.

- Formulacin de presupuestos, metas y resultados del logro.

- Presupuestos de grado corriente, en comparacin con el presupuesto de inversin y otros.

- Recaudacin y administracin de la cartera.

- Administracin de los recursos logsticos.

4) Indicadores de proceso.- Aplicables a la funcin operativa de la institucin, relativa al cumplimiento de su misin y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos en cuanto a:

- Extensin y etapas de los procesos administrativos.

- Extensin y etapas de la planeacin.

- Agilidad en la prestacin de los servicios o generacin de productos que indica la celeridad en el ciclo administrativo.

- Aplicaciones tecnolgicas y su comparacin evolutiva.

5) Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del comportamiento de la administracin de los recursos humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en la administracin de los recursos humanos, respecto:

- Condiciones de remuneracin comparativas con otras entidades del sector.

- Comparacin de la clase, calidad y cantidad de los servicios.

- Comparacin de servicios percpita.

- Rotacin y administracin de personal, referida a novedades y situaciones administrativas del rea.

- Aplicacin y existencia de polticas y elementos de induccin, motivacin y promocin.

6) Indicadores

Interfsicos. - Son los que se relacionan con el

comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurdicas o naturales. Sirven para:

- Velocidad y oportunidad de las respuestas al usuario. - La demanda y oferta en el tiempo. - Transacciones con el pblico, relativos a servicios corrientes y espordicos (comportamiento de la demanda potencial, demanda atendida, demanda insatisfecha).

- Satisfaccin permanente de los usuarios. - Calidad del servicio (tiempo de atencin, informacin). - Nmero de quejas, atencin y correccin. - Existencia y aplicabilidad de normas y reglamentos. - Generan satisfaccin o insatisfaccin sobre aquellos ndices fundamentales como son la rentabilidad y los ndices de competitividad.

Los indicadores interfsicos se refieren a:

3.11 Uso de indicadores en Auditoria de gestin El uso de INDICADORES en la Auditoria, permite medir: - La eficiencia y economa en el manejo de los recursos - Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia). - El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad).

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