Guia Norma Une

ISO 14001
Gua para la aplicacin de la Norma UNE-EN ISO 14001 en la pyme
Con la colaboracin de:
Realizacin del proyecto: AENOR Laura Zaro Jimnez Diseo y maquetacin: BLOCK, C.I. Impresin: ARPIrelieve, S.A. Depsito legal: Zaragoza. Febrero 2002
Prlogo
En los ltimos aos las empresas se han visto envueltas en una continua adaptacin a fin de cumplir todos los requisitos legales que se le han ido solicitando. En este sentido la normativa ambiental es quien ms ha exigido al tejido industrial, pues nos enfrentamos a una legislacin amplia, dispersa y compleja. Tanto el conocimiento de la legislacin aplicable, como los gastos econmicos que conlleva la adecuacin de los procesos industriales a la normativa vigente, han sido algunos de los mayores problema con los que se han enfrentado las empresas en los ltimos aos. Este problema se ve incrementado en las pymes, donde no se dispone en muchos casos de los recursos econmicos y de los profesionales especializados suficientes. Ante esta situacin, el medio ambiente sigue siendo un reto fundamental que las pequeas y medianas empresas deben afrontar si quieren conservar o mejorar su competitividad. En este momento las empresas se empiezan a plantear la implantacin de Sistemas de Gestin Medioambiental como una herramienta vlida en su escalada hacia la competitividad. La incorporacin de la gestin medioambiental dentro de la gestin global de la empresa ayuda a implantar el uso racional de los recursos naturales, armonizar los procesos productivos, preservar el medio ambiente, facilitar el cumplimiento de la actual y futura legislacin medioambiental y elevar los rendimientos. Desde las organizaciones empresariales conocemos la necesidad informativa que demandan las empresas en este y otros temas. Es por este motivo que una de nuestras acciones primordiales es y ser la formacin, informacin y sensibilizacin a fin de facilitar el correcto desarrollo de las actividades de todos nuestros asociados. Por ello, dentro de las actuaciones que CEPYME ARAGON realiza habitualmente en esta direccin, presentamos la Gua para la aplicacin de la 5
UNE-EN ISO 14001 en la PYME
Norma UNE-EN ISO:14001 en la PYME con el objetivo de ayudar a la pequea empresa en su acercamiento a estos sistemas de gestin. En ella nos familiarizaremos con el contenido de la norma ISO 14001, encontraremos respuestas a las preguntas que se nos plantearn en el transcurso de la implantacin del sistema y ejemplos prcticos de situaciones reales. Esta gua complementa otras publicaciones que CEPYME/ARAGN ha editado anteriormente sobre temas medioambientales: Requisitos Empresariales de la Ley de Envases y Residuos de Envases, Las energas renovables aplicadas a las pymes, Gua de Ahorro y Eficiencia Energtica en las pymes, Manual para elaborar estudios de minimizacin de Residuos Peligrosos, Normativa Bsica Medioambiental, volmenes I, II, III y IV. Por ltimo, queremos agradecer a AENOR la preparacin de la gua y el esfuerzo en acercar el texto de la norma a la realidad prctica de la pyme. CEPYME ARAGN
NDICE
Introduccin .... Por dnde empezar?: nos ponemos en marcha ............. Qu nos propone la norma? ................. La norma paso a paso: Sistemas de gestin medioambiental UNE-EN ISO 14001 .............................. Algunos puntos problemticos .................. Ejercicios propuestos ..
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ANEXOS UNE-EN ISO 14001:1996. Definiciones ............... Normas de consulta ................. Direcciones de inters .................. 81 85 89
Introduccin
Cada da es mayor el inters y la preocupacin que el medio ambiente y su adecuada conservacin suscita en nuestro entorno prximo y en la sociedad. Es importante reflexionar sobre el hecho de que toda actividad empresarial entraa la posibilidad de generar impactos medioambientales. Esta creciente demanda social ha provocado el inicio de un cambio en las prcticas industriales mundiales, siendo cada da ms las organizaciones que se esfuerzan por mantener un comportamiento respetuoso con el medio ambiente. No menos importante es el reflejo que estas preocupaciones han tenido, en el desarrollo y actualizacin de disposiciones reglamentarias que regulan dichas materias. El desarrollo de Sistemas de Gestin Medioambiental fundamentados en las directrices de una norma de referencia puede ser una herramienta til que ayude a las empresas en este esfuerzo. Las normas de la serie 14000 nacieron con el propsito de proporcionar un ncleo comn internacional aplicable y accesible a cualquier industria o sector econmico. Dos son las ventajas principales que pueden obtener de su aplicacin: Ventajas que se obtienen de aplicar la norma. Disponer de una estructura que permite evaluar e integrar los intereses econmicos y medioambientales Proporcionar la posibilidad de mostrar la conformidad de nuestro comportamiento ante terceros.
Pero adems, no hay que olvidar que el hecho de disponer de una correcta gestin ambiental favorece el desarrollo de unas buenas prcticas en la gestin empresarial a efectos globales. Hay que ser conscientes sin embargo, de que se trata de un instrumento, de un medio que refuerza y facilita la bsqueda de las mejores prcticas 9
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empresariales mediante una estructura estable y consolidada, y no de un fin en s misma. Esta gua tiene por objeto acercar al lector los principios y prcticas relativas a la gestin medioambiental contemplados a travs de la norma internacional UNE-EN ISO 14001 como herramienta normalizada para el desarrollo de sistemas que ayuden a las organizaciones a : Mejorar su comportamiento medioambiental. Satisfacer las exigencias y/o expectativas de las partes interesadas. Recoger los beneficios que una efectiva gestin medioambiental proporciona.
La gua tiene por objeto
En ocasiones, las dificultades inherentes a la implantacin de un sistema de gestin medioambiental pueden verse incrementadas en el caso de la pequea y mediana empresa por la limitacin de recursos disponibles y la dificultad de interpretacin y aplicacin de la norma de forma adaptada a las mismas. Por ello, esta gua tratar de proporcionar un enfoque sencillo de sus contenidos y requisitos, con el fin de colaborar en el desarrollo de sistemas de gestin medioambiental funcionales y eficientes que reviertan finalmente en un aumento de la eficacia del proceso. Por ltimo indicar que esta gua no pretende sustituir la norma UNE-ENISO 14001 ni recoger la totalidad de los requisitos que deben plantearse para dar cumplimiento a lo establecido en dicha norma de referencia. Los criterios o comentarios que en ella se recogen estn planteados con la intencin de servir de orientacin a un amplio nmero de organizaciones que desarrollan actividades diferentes, pero que tienen en comn su estructura de pequea y mediana empresa. Dichos comentarios deben por tanto interpretarse en el contexto de la propia gua, y pueden requerir en ocasiones de aclaraciones complementarias.
Por dnde empezar?: nos ponemos en marcha

Por dnde se empieza?
En este captulo plantearemos una serie de preguntas a las que trataremos de dar respuesta y que nos ayudarn a reflexionar sobre los motivos que conducen a implantar un sistema de gestin medioambiental, los beneficios que de l esperamos obtener y la forma en que la norma UNE-EN ISO 14001 puede ayudarnos a conseguirlo. Para ello nos detendremos en cada una de las etapas: Decisin: Por qu? Propsito: Para qu? Desarrollo: Cmo?
Decisin: Por qu?

Tenemos claros los motivos que nos han llevado a adoptar la decisin de implantar un sistema de gestin medioambiental? Aunque parezca una cuestin menor, conocer con claridad las razones que nos han empujado a emprender el esfuerzo de elaborar y poner en prctica un sistema de gestin es muy importante para garantizar un resultado final satisfactorio.
Ser satisfactorio un resultado que nos permita cumplir con los requisitos de la norma de referencia, y a su vez cumpla con nuestras propias expectativas. Hay que tener en cuenta que en funcin de cules hayan sido nuestros objetivos de partida, tambin sern diferentes los resultados que deseamos obtener. 11
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Es habitual que la decisin no nazca como consecuencia de una nica causa, sino de un conjunto de motivos, producto de las circunstancias y la situacin propia de la empresa. Algunas de las razones ms frecuentes se incluyen a continuacin: Un sistema de gestin medioambiental proporciona las directrices para establecer un proceso estructurado. Ayuda a conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental. Mejora la identificacin de los requisitos legales actuales y futuros. Facilita una adaptacin planificada a las nuevas exigencias previstas. Favorece la deteccin de oportunidades de mejora. Proporciona datos objetivos que permiten establecer prioridades de actuacin. Potencia el acceso a informacin actualizada relativa al desarrollo de nuevas tecnologas aplicables al sector. Permite del acceso a nuevas oportunidades de negocio. Proporciona la posibilidad de competir en condiciones de igualdad con otras empresas de mayor tamao. Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas. Mejora nuestra imagen pblica y recoge la demanda social existente. Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno ms prximo. Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioambientales en sus productos o en los procesos que los generan. Permite colaborar con empresas que han implantado un sistema de gestin medioambiental. Mejora nuestra competitividad en relacin con el resto de empresas del sector.
Algunas razones ms frecuentes para poner en prctica un sistema de gestin
Por dnde empezar?
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Permite el acceso a concursos pblicos, para los cuales se establece como requisito. Permite el ahorro en costes mediante la optimizacin de recursos y materias primas. Mejora la comunicacin interna mediante la participacin en el desarrollo de objetivos fundamentados en criterios compartidos que redundan en un beneficio general que trasciende a la propia empresa.
Como vemos a travs de esta breve relacin, es posible agrupar los motivos en tres grandes grupos: Los que responden modelos ticos de comportamiento. Los que contemplan oportunidades econmicas o exigencias de mercado. Los fundamentados en las ventajas que un modelo estructurado de gestin proporciona.
En cada uno de estos grupos podemos identificar algunas de las principales lneas de actuacin de una organizacin, haciendo ms sencilla de esta forma la tan necesaria integracin de los intereses medioambientales con los propios objetivos estratgicos de empresa. No hay que olvidar en ningn caso que la implantacin de un sistema de gestin medioambiental constituye un esfuerzo y una inversin inicial de tiempo y dinero que puede y debe finalmente justificarse por unos resultados que permitan compensar la inversin realizada.
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Propsito: Para qu?

Una vez hemos dado respuesta a la pregunta anterior y hemos concretado por tanto los motivos de nuestra decisin, el siguiente paso es plantearnos de forma clara las propias expectativas y los beneficios que esperamos obtener. Conocer la naturaleza de los objetivos perseguidos nos ayudar a comprobar la evolucin de las acciones adoptadas y su eficacia, mejorando nuestra capacidad de revisar, cuestionar y modificar si fuera necesario las decisiones iniciales.
Plantear objetivos:
lo que queremos conseguir
"
ISO
Definir su alcance y los medios y acciones necesarias para alcanzarlos.
Revisar:
ver cmo va
Comprobar los resultados reales obtenidos en un momento determinado.
Cuestionar:
es lo que esperbamos?
Analizar su correspondencia con los resultados previstos para ese momento.
#?
Por dnde empezar?
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Tres pueden ser las preguntas iniciales a las que debemos responder para perfilar los rasgos y caractersticas de excelencia de las que queremos dotar a nuestro sistema:
1.- Qu grado de compromiso queremos adquirir con el medio

ambiente?
2.- Cul es el que las partes interesadas esperan que se adquiera? 3.- Qu objetivos pretendo alcanzar?
1.- Qu grado de compromiso queremos adquirir con el medio ambiente?
El compromiso de la alta direccin y su liderazgo de la mejora de la gestin medioambiental determinan en gran parte el xito de la aventura iniciada y son la mejor garanta para su posterior desarrollo, crecimiento y consolidacin. Conviene tener en cuenta que a mayor profundidad y transparencia con que se analice la situacin existente, mayor ser la fiabilidad de los resultados que de ella se obtengan y por tanto, el grado de eficacia real de las medidas que posteriormente se adopten para su mejora.
2.- Cul es el compromiso que las partes interesadas esperan que se adquiera?
Para responder a esta pregunta conviene revisar algunas de las razones que nos han podido impulsar a implantar un sistema de gestin medioambiental: Facilita el reconocimiento externo y la confianza de las partes interesadas. Mejora nuestra imagen pblica y recoge la demanda social existente. Facilita y mejora nuestras relaciones con el entorno ms prximo. Da respuesta a aquellos clientes que exigen mejoras medioambientales en sus productos o en los procesos que los generan.
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Conocer en cada uno de los casos las expectativas concretas puede ser difcil; sin embargo a travs de la Norma ISO 14001 podemos encontrar un punto de partida aceptado y comn para dar una respuesta adecuada a todos ellos. Tres son los compromisos fundamentales que recoge la norma: Mejora continua del comportamiento medioambiental. Prevencin de la contaminacin. Cumplimiento de la legislacin y la reglamentacin medioambiental aplicable.
Compromisos fundamenta les de la norma
La norma incluye adems una invitacin a completar dichos compromisos con otros propios de cada organizacin. Estos compromisos quedarn plasmados a travs de un documento la Poltica Medioambiental que constituye la estructura en torno a la cual se desarrollar el sistema y que estar a disposicin del pblico, facilitando de esta forma la comunicacin con todas las partes interesadas.
3.- Qu objetivos pretendemos alcanzar?

Entre las ventajas y beneficios que la implantacin de un sistema de gestin medioambiental proporciona nos encontramos algunos de los expuestos con anterioridad y que pueden constituir en s mismos objetivos a conseguir: Establecer un proceso estructurado. Conocer y controlar el nivel de comportamiento ambiental. Mejorar la identificacin de los requisitos legales actuales y futuros. Lograr el acceso a nuevas oportunidades de negocio. Optar a competir en condiciones de igualdad con otras empresas de mayor tamao. Poder colaborar con empresas que han implantado un sistema de gestin medioambiental. Mejorar nuestra competitividad en relacin con el resto de empresas del sector.
Por dnde empezar?
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Tener acceso a concursos pblicos, para los cuales se establece como requisito la implantacin de un sistema de gestin medioambiental. Lograr un ahorro de costes mediante la optimizacin de recursos y materias primas. Apoyar la proteccin medioambiental y la prevencin de la contaminacin en equilibrio con las necesidades y exigencias socioeconmicas.
Conocer nuestras prioridades concretas dentro de estos posibles beneficios puede ayudarnos a centrar nuestros esfuerzos en aquellos puntos concretos que ms lo requieran.
Desarrollo: Cmo?
Lo primero es siempre conocer el punto de partida:
qu hacemos y cmo lo hacemos?

Antes de centrarnos en los contenidos de la norma y en su propuesta de gestin, es conveniente detenerse y reflexionar sobre el conocimiento y los datos de los que disponemos acerca de nuestra propia actividad. En realidad, todas las empresas disponen de pautas de actuacin, sistemas o instrucciones que constituyen en s mismos herramientas de gestin dirigidas al cumplimiento y la mejora del comportamiento medioambiental. En muchas ocasiones sin embargo, estos hbitos o normas de funcionamiento no se encuentran definidos documentalmente ni se han establecido de forma clara los vnculos de unin entre ellos. La ventaja de trabajar de acuerdo a un sistema de gestin normalizado es que nos permite realizar una aproximacin metdica a cada uno de los aspectos relacionados con las actividades desarrolladas, utilizando criterios homogneos que facilitarn el anlisis inicial de la situacin y de su evolucin posterior en el tiempo.
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Para saber qu hacemos y cmo lo estamos haciendo conviene realizar una revisin inicial. El objetivo es recopilar la informacin existente, identificar las carencias y establecer unas pautas preliminares que nos permitan recabar datos suficientes para realizar un anlisis preliminar de: Nuestros mtodos operativos, nuestras instalaciones, nuestros sistemas de control y los resultados con ellos obtenidos.
Para ello podemos empezar por definir: Los procesos fundamentales que se desarrollan en la empresa. La tecnologa y maquinaria utilizada. El estado de las instalaciones y su ubicacin. Las materias primas utilizadas. Las fuentes de energa. Los efluentes y residuos generados. El grado de cumplimiento legal. La gestin actual y la asignacin de funciones y responsabilidades existente.
Todos estos datos nos proporcionarn una primera aproximacin para la identificacin de aspectos medioambientales vinculados a nuestra actividad y podrn de manifiesto los puntos que por su importancia, estado actual o consecuencias previsibles requieren de una especial atencin.
Dnde o cmo podemos obtener estos datos?

A travs de la fichas de seguridad de los productos que nos proporciona nuestro proveedor de materias primas. Consultando bibliografa especializada.
Por dnde empezar?
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Por medio de la documentacin tcnica de la empresa (proyectos, memorias tcnicas, informes...) y del asesoramiento de los tcnicos especialistas en su elaboracin. A travs de la/s empresas que realizan el mantenimiento de las instalaciones. Etc.
Una forma sencilla y grfica de recoger toda esta informacin puede ser plasmarla en un diagrama de flujo en el que indiquemos los principales procesos existentes y vinculados a los mismos establezcamos las distintas entradas y salidas que les afectan.
!
EJEMPLO:
Otra forma posible de trabajar es establecer un listado de aspectos medioambientales previsibles y analizar en qu puntos o reas de nuestra actividad o servicio los podemos encontrar.
Identificamos un proceso productivo (o una parte de l) y analizamos las entradas y salidas vinculadas al mismo.
Identificacin del proceso indicando: de qu se parte ! qu medios utiliza ! qu se obtiene DE QU SE PARTE:

Materia prima principal o producto semielaborado
Materias primas secundarias
Complementos o aditivos necesarios...
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QU
MEDIOS/RECURSOS UTILIZA:
Materiales (instalaciones, maquinaria...) Humanos (personal requerido y funciones realizadas) Aportes de energa requeridos (electricidad...) Recursos naturales utilizados (agua...) Indirectos (operaciones de mantenimiento...)
QU
SE OBTIENE O SE GENERA:
Producto final conforme
Subproductos
Residuos de producto
Otros residuos
Efluentes lquidos (vertidos...)
Emisiones Ruido...
A partir de aqu podremos analizar cada uno de ellos con mayor profundidad.
Por dnde empezar?
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Una vez realizada esta aproximacin, otro punto fundamental es identificar los requisitos legales que son aplicables a la organizacin. Parte de la documentacin y fuentes de informacin antes indicadas nos servirn para este propsito, si bien, ser tambin abundante el nmero de disposiciones legales que tendremos que manejar. Tener un conocimiento amplio y detallado de los requisitos que nos son aplicables, nos permitir comprobar posteriormente su grado de cumplimiento actual, poniendo as de manifiesto los posibles puntos de actuacin prioritaria y facilitando la toma de decisiones al respecto. Algunas fuentes habituales para recabar esta informacin son:
1.- Bibliografa especializada:

Cuestionarios tipo. Listas de verificacin. Guas sectoriales.
2.- La informacin y los documentos facilitados por nuestros proveedores

Revisin de la documentacin tcnica elaborada para la obtencin de permisos y autorizaciones. Documentos de mantenimiento e instrucciones de funcionamiento de maquinaria o las instalaciones. Fichas de productos utilizados.
3.- Fuentes propias

Reconocimiento visual de las instalaciones. Revisin de los registros y documentos existentes. Anlisis del archivo histrico de datos y consultas al personal.
Dado el amplio nmero de disposiciones legales existentes en materia medioambiental y su frecuencia de aparicin, para mantener actualizada la identificacin de los requisitos que nos son aplicables se debe sistematizar el proceso, para asegurar su eficacia y matenimiento adecuado.
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Actualmente, son varias las empresas o entidades, como CEPYME ARAGN, que ofrecen servicios para facilitar el acceso a esta informacin mediante la suscripcin a sistemas de actualizacin legislativa. Para esta fase del proceso, existen adems otras fuentes de informacin a considerar como son: Los organismos oficiales con competencias en la concesin de permisos y autorizaciones. Los organismos de control autorizados. Las asociaciones industriales y empresariales. Las organizaciones sociales. Las bibliotecas o bases de datos. El asesoramiento profesional.
En cualquier caso, la opcin de realizar este anlisis a travs de un proceso de autoevaluacin o mediante los servicios de una organizacin externa, es una decisin que la empresa adoptar en funcin de sus recursos y preferencias.
EJEMPLO
Algunas preguntas que podran incluirse en un cuestionario relativo al comportamiento medioambiental en materia de residuos: 1.- Se generan residuos clasificados por la legislacin vigente como peligrosos? 2.- Se han identificado los tipos de residuos peligrosos generados? 3.- Se dispone de contenedores adecuados para su segregacin? 4.- La disposicin de dichos contenedores facilita su accesibilidad y uso? 5.- Estn identificados los contenedores por tipo de residuo? 6.- Dicha identificacin es visible y conocida?
Por dnde empezar?
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7.- Se conocen mediante datos fiables las cantidades generadas? 8.- Se producen ms de 10 000 Kg/ao de residuos peligrosos? 9.- Si las cantidades producidas son inferiores a 10 000 Kg/ao: ha solicitado o est inscrito en el Registro de Pequeos productores de residuos peligrosos de su comunidad autnoma? 10.- En caso de superar los 10 000 Kg/ao: dispone de autorizacin como productor de residuos peligrosos? 11.- Su solicitud de autorizacin o registro, recoge los diferentes tipos de residuos peligrosos generados en su empresa? 12.- Conoce los puntos en los que se generan dichos residuos? 13.- Dispone de un rea o almacen para su almacenamiento temporal? 14.- Estn dichos residuos adecuadamente identificados conforme a las especificaciones legales? 15.- Dispone el almacn o rea designada de medidas de prevencin de la contaminacin ante fugas o derrames? 16.- Realiza un control del tiempo de almacenamiento de dichos residuos? ...
Realizado este punto, es el momento de programar el diseo e implantacin de un sistema de gestin acorde a las necesidades y caractersticas de la organizacin, que contemple: La distribucin de recursos. La asignacin de responsabilidades. El desarrollo de procedimientos, instrucciones y mtodos. Un sistema de evaluacin continua del comportamiento medioambiental.
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Dicho sistema deber contemplar adems aspectos como la adquisicin de materias primas, sus condiciones de almacenamiento, la formacin del personal, las vas de comunicacin y las acciones informativas y de colaboracin dirigidas a proveedores y subcontratistas en materia medioambiental. La Norma UNE-EN ISO 14001 especifica los requisitos de un sistema de estas caractersticas y ha sido redactada para ser aplicable a todos los tipos y tamaos de organizaciones. Los requisitos en ella recogidos son aquellos que adems presentan la caracterstica de poder ser auditados objetivamente, lo que permite tras su implantacin adoptar decisiones conducentes a la certificacin, registro y/o autodeclaracin. En los siguientes captulos trataremos de analizar de forma resumida sus propuestas y contenidos para proceder a continuacin a comentar algunos de los problemas ms habituales detectados en su implantacin.
Qu nos propone la norma?

Segn se indica en el texto recogido en la introduccin de la misma: Las Normas internacionales sobre gestin medioambiental tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestin medioambiental efectivo, que puede ser integrado con otros requisitos de gestin, para ayudar a las organizaciones a conseguir objetivos medioambientales y econmicos. Para aprovechar las ventajas que esta herramienta nos proporciona debemos en primer lugar familiarizarnos con el texto y la estructura de la norma de referencia diferenciando los distintos aspectos a los que alude, analizando los contenidos especficos a los que se refiere y tratando de establecer la interconexin y los vnculos entre ellos. La estructura de la norma se compone de introduccin, cuatro secciones que conforman su estructura principal y tres anexos que ayudan a su interpretacin y aplicacin en correspondencia con otras normas internacionales de gestin de la calidad y el medioambiente. Dentro de las cuatro secciones principales: Las tres primeras establecen su objeto y campo de aplicacin. Informan sobre la existencia de otras normas de consulta, e incluyen definiciones de los trminos posteriormente utilizados. En la cuarta seccin se establecen los Requisitos del Sistema de Gestin Medioambiental, cuyo contenido analizaremos de forma detallada en el captulo La norma paso a paso: Sistemas de gestin medioambiental UNE-EN ISO 14001.
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Las definiciones incluidas en el Anexo A se corresponden con las indicadas en la norma de referencia. Como complemento, el Anexo B contiene una relacin de normas actualmente publicadas que permiten ampliar los temas y comentarios aqu referidos. Centrndonos ya en el anlisis general de la norma UNE-EN ISO 14001, es conveniente iniciar la lectura del texto desde una perspectiva cclica y no entendindolo como una mera relacin de requisitos establecidos de manera secuencial, cerrados e independientes entre s. Bajo esta perspectiva, cada uno de los puntos est implicado en el desarrollo general del sistema, y por tanto en su eficacia global, pero adems mantiene vnculos directos o indirectos con cada uno de los restantes requisitos contemplados por la Norma.
En resumen, el ciclo de actuacin que la norma propone podramos contemplarlo a travs de la siguiente secuencia:
" !
Planificar:
Analizando la situacin existente. Detectar los puntos prioritarios de actuacin Programar: qu hacer, cmo hacerlo, cuando, quin/es y con qu medios.
Hacer:
Trasladar a la prctica la planificacin realizada.
Verificar:
Comprobar que lo efectuado coincide con lo previsto. Analizar las mejoras alcanzadas. Contrastar la eficacia de las acciones emprendidas, comparando los resultados previstos con los realmente obtenidos.
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ISO
Actuar:
Detectar las dificultades encontradas: anlisis de causas. Identificar y registrar las oportunidades de mejora. Identificar y registrar las deficiencias detectadas y el tratamiento propuesto.
"
Inicio de ciclo: planificar

Analizar la nueva situacin de partida. Actualizar los puntos prioritarios de actuacin. Elaborar un nuevo programa.
Antes de profundizar un poco ms en cada una de las fases descritas y su ubicacin en la estructura de la norma, conviene tal vez detenernos para contemplar cmo el sistema de gestin propuesto se adapta y resulta compatible con otros sistemas de gestin posibles o existentes en la empresa. Si nos centramos por ejemplo en la Norma ISO 9001:2000, encontramos que los requisitos en ella contenidos de modo resumido podran ser: Identificar los procesos. Establecer sus interacciones. Definir los criterios y mtodos para su control. Proporcionar los recursos necesarios. Medir y analizar los procesos. Iniciar las acciones encaminadas a conseguir una mejora continua de dichos procesos.
Todos estos requisitos se pueden situar fcilmente junto a los anteriormente indicados, si bien se ampla el punto de vista medioambiental antes considerado a nuevos conceptos tales como la calidad.
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SECUENCIA NORMA ISO 14001
FASES
PLANIFICAR: CAPTULO 4.2
POLTICA
Principios de accin
Compromisos adquiridos, valores y principios fundamentales de la organizacin.
PLANIFICACIN CAPTULO 4.3
En un primer momento se puede realizar mediante el desarrollo de una evaluacin inicial. Una vez implantado el sistema entre las fuentes de informacin encontramos: 1.- Informe de auditora. 2.- Informe de Revisin por la Direccin. 3.-Identificacin y Evaluacin de aspectos medioambientales actualizada. 4.- Identificacin de los requisitos legales.
Anlisis de la
situacin existente
Deteccin de puntos prioritarios de actuacin:
Establecimiento de objetivos a partir de los datos anteriormente citados y otras consideraciones tales como las oportunidades de negocio, la situacin financiera, las opciones tecnolgicas o la opinin de las partes interesadas. En su definicin, se debe tener en cuenta mediante qu indicadores se podr realizar su seguimiento, quin o quienes lo realizarn y con qu periodicidad se revisar. Obtener ayuda en puntos especficos.
Identificar lo que queremos lograr, considerando tambin lo que otros esperan de nosotros
SECUENCIA FASES NORMA ISO 14001
Programa
Los objetivos definidos se trasladarn a un programa de gestin en el que se contemplen las acciones necesarias para su consecucin, los responsables de efectuarlas, se asignarn recursos a las mismas y se fijar el plazo para su cumplimiento. CAPTULO 4.4
HACER:
IMPLANTACIN
Y FUNCIONAMIENTO
A travs de un sistema documentado en el que se describan los elementos bsicos del sistema y su interrelacin entre los que se incluirn entre otros: Asignacin de responsabilidades. Requisitos de cualificacin, deteccin de necesidades formativas y acciones de sensibilizacin. Gestin de las comunicaciones. Procedimientos con criterios operacionales relativos a aspectos medioambientales significativos y otros, como medio de prevenir desviaciones de la poltica, los objetivos y las metas medioambientales. Procedimientos para identificar accidentes potenciales y situaciones de emergencia, que mejoren la respuesta en caso de producirse, previniendo y reduciendo los impactos de ellos derivados. Control de la documentacin del sistema y la que se genere como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos.
Poner en prctica lo planificado
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SECUENCIA
Y
FASES
NORMA ISO 14001
VERIFICAR:
COMPROBACIN ACCIN CORRECTIVA CAPTULO 4.5
Correspondencia entre lo planificado y lo conseguido o realizado Caractersticas clave de las operaciones con repercusin medioambiental. Grado de control en el desarrollo de las operaciones relevantes. Evolucin de los objetivos y avance de las metas. Eficacia de las medidas y mtodos de actuacin preventivos establecidos. Evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales.
Para ello: Habr que establecer qu se va a medir, cmo y quin, con qu medios y con qu frecuencia y dnde quedarn registrados los resultados obtenidos -
Mejoras obtenidas y eficacia alcanzada -
Anlisis de los resultados obtenidos. Referencia a indicadores que faciliten el estudio comparativo de los resultados en diferentes periodos o actividades y manifiesten el grado de mejora alcanzado. Adecuacin y coherencia entre las prcticas utilizadas y las previstas por el sistema. Deteccin de no conformidades, definicin de las mismas y anlisis de causas:
ACTUAR:
Determinar dificultades, vacos o carencias en el sistema
- Deficiencias en el mtodo utilizado? - Deficiencias en su aplicacin? - Ineficacia del mtodo? - Carencias formativas? - Otras?
SECUENCIA Acciones correctivas y preventivas. Proceder a implementar las acciones propuestas y hacer un seguimiento de su progreso y eficacia.
FASES
NORMA ISO 14001
Soluciones a los problemas detectados
INICIO
DE CICLO
Evaluar el grado de conformidad del sistema
Realizacin de una auditora del sistema amparada por pautas que favorezcan la objetividad y fiabilidad de los resultados y garanticen la independencia y cualificacin de los miembros integrantes del equipo auditor. Revisin de la idoneidad, eficacia y evolucin del sistema por la Direccin a la vista de los resultados obtenidos, su percepcin, su tratamiento y actualizacin. Debe atender las necesidades de cambios detectadas, la adaptacin a nuevas circunstancias y el compromiso de mejora continua.
Anlisis global de la situacin
Quiere o necesita demostrar la conformidad del sistema ante terceros?
Si esta es la situacin, el siguiente paso sera contactar con una entidad acreditada y realizar una auditora de tercera parte.
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En el prximo captulo: La norma paso a paso: Sistemas de gestin medioambiental UNE-EN ISO 14001 se comenta de forma ms amplia cada uno de los requisitos indicados. Al final de la gua se incluyen algunos ejemplos y ejercicios cuyo propsito es proporcionar una visin prctica de cmo un hecho inicialmente vinculado a un punto concreto de la norma, tiene o puede tener implicaciones y consecuencias que repercuten en el resto.
La norma paso a paso: Sistemas de gestin medioambiental UNE-EN ISO 14001

Para facilitar el seguimiento de este captulo utilizaremos la numeracin de los apartados de la norma.
1. Objeto y campo de aplicacin

En texto de la propia Norma:
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para que un sistema de gestin medioambiental, capacite a una organizacin para formular una poltica y unos objetivos, teniendo en cuenta los requisitos legales y la informacin acerca de los aspecto medioambientales significativos.
NOTA: Las transcripciones del texto de la norma UNE-EN ISO 14001 aparecern recogidas en cursiva.
2. Normas para consulta

En la norma no se indica referencia a otras normas de consulta.
3. Definiciones
Se incluyen en el Anexo A de esta gua, junto con otros trminos complementarios que ayudan a su interpretacin y seguimiento. 33
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4. Requisitos del sistema de gestin medioambiental

4.1 Requisitos Generales 4.2 Poltica Medioambiental
En los captulos anteriores hemos insistido ya en la importancia del compromiso de la direccin con el sistema de gestin medioambiental. Este grado de implicacin se manifiesta desde el documento base del sistema: La poltica medioambiental definida por la alta direccin. Cada organizacin puede aqu decidir y definir el grado de compromiso que desea alcanzar y cul ser su nivel de autoexigencia ms all del cumplimiento estricto de los requisitos establecidos. Conviene sin embargo, mantener siempre una visin cercana de la realidad, que nos permita establecer propsitos apropiados y viables de acuerdo a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus Actividades, Productos o Servicios. Como ya hemos indicado anteriormente, tres son los compromisos fundamentales que la norma establece: Mejora continua del comportamiento medioambiental. Prevencin de la contaminacin. Compromiso de cumplir con la legislacin y la reglamentacin medioambiental aplicable y con otros requisitos que la organizacin suscriba.
La norma paso a paso
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Como elemento estructural del sistema, la poltica medioambiental es un elemento clave para su desarrollo y por tanto debe mantenerse actualizada, de forma que proporcione el marco para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales. Por supuesto, dada su importancia, deber recogerse por escrito y ser aprobada por la alta direccin. Su contenido ntegro estar a disposicin del pblico y se comunicar a todos los empleados.
REFLEXIN: compromiso de mejora continua?

Este es un aspecto de gran importancia y una novedad respecto a los requisitos previamente establecidos por otras normas vinculadas al desarrollo de sistemas de gestin. Indica claramente que se trata de establecer un sistema dinmico, vivo, que permita conocer y controlar nuestro nivel de comportamiento ambiental pero que a su vez incluya nuevas herramientas para su mejora gradual de acuerdo a los propios compromisos adquiridos. Establecer mecanismos para detectar oportunidades de mejora puede ser una ayuda eficaz para alcanzar este propsito. Parte de estos mecanismos los desarrollaremos e implantaremos como parte del sistema: Evaluacin de aspectos medioambientales. Deteccin de no conformidades potenciales. Hallazgos de auditora, etc.
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4.3 Planificacin
4.3.1 Aspectos Medioambientales
La norma nos habla en este punto de la necesidad de establecer procedimientos o metodologa que permitan a la organizacin conocer los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios. Conocer cules son estos aspectos es el primer paso para poder actuar. Siguiendo la lnea argumental establecida en los compromisos recogidos en la poltica, el propsito de nuestra actuacin ser asegurar el cumplimiento de los requisitos legales vinculados a dichos aspectos, establecer medidas que potencien la prevencin de la contaminacin y contribuyan a la mejora continua. No se trata por tanto de plantear imposibles, sino de conocer aquellos aspectos sobre los cuales tenemos capacidad de actuar y de los cuales se derivan o se pueden derivar impactos significativos en el medio ambiente. Dentro de este proceso de identificacin podran considerarse en funcin de la actividad, aspectos como emisiones a la atmsfera, vertidos, generacin de residuos, contaminacin del suelo, consumo de recursos, etc. Para ello debemos contemplar todas las posibles situaciones vinculadas a nuestra actividad. En ocasiones una situacin poco habitual pero necesaria, como pueda ser una limpieza de cubas o condiciones de paradaarranque, pueden tener asociados aspectos medioambientales relevantes.
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Es importante cuestionarse, por lo tanto, los posibles aspectos medioambientales desde todas situaciones posibles:
Situaciones normales: el da a da
Situaciones anormales:
operaciones infrecuentes pero necesarias
as como los aspectos vinculados a actividades pasadas que pudieran ser relevantes.
Los aspectos identificados se ubican en el contexto de la propia organizacin, y es precisamente bajo este punto de vista como deben ser analizados. El paso siguiente es la clasificacin o evaluacin que nos permita determinar aqullos que tienen o pueden tener impactos significativos en el medio ambiente.
Cmo?
Mediante la aplicacin de una metodologa objetiva que recoja los criterios medioambientales utilizados para la evaluacin y sea sensible a la mejora continua. En el siguiente captulo trataremos este punto con ms detalle.
o o o
Situaciones de emergencia: impactos potenciales
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Por qu criterios medioambientales?

Porque lo que tratamos de evaluar es la relevancia medioambiental de los aspectos considerados.
Por qu objetiva?
Se trata de establecer un mtodo que permita garantizar que personas diferentes con conocimientos similares obtendran resultados equivalentes.
REFLEXIN: cmo analizar la mejora continua alcanzada?

Para garantizar el anlisis comparativo de los resultados obtenidos a lo largo de las distintas evaluaciones realizadas, es necesario disponer de la informacin que permita interpretarlo. Disponer de una metodologa reproducible y conocida, utilizar los indicadores adecuados y conservar los indicadores empleados son dos puntos fundamentales para poder efectuar este estudio.
"
Propuesta: Ejercicio 1
IDENTIFICACIN DE POSIBLES ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES EN UNA PYME
CASO 1: CASO 2:
Actividad Administrativa Actividad de construccin
(Soluciones en la pgina 71)
4.3.2 Requisitos legales y otros Requisitos

La organizacin debe establecer un procedimiento que le garantice el acceso y la identificacin de todos los requisitos legales que le sean de aplicacin, incluidos los emanados de licencias o autorizaciones vinculados a los aspectos medioambientales identificados. Este procedimiento debera abarcar tambin aquellos requisitos voluntarios que la organizacin haya suscrito como obligatorios as como los
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posibles acuerdos establecidos con la administracin u otros rganos sociales, en el caso de que existan. Para asegurar el compromiso de cumplimiento legal, es necesario asegurarse previamente de conocer todos los requisitos legales de carcter medioambiental que son aplicables y hacerlo con una periodicidad adecuada. Como ya hemos indicado existen empresas que proporcionan servicios de ayuda para acceder a las disposiciones normativas e incluso facilitan resmenes de sus contenidos. Esto simplifica nuestra labor, pero no la sustituye. Conviene tambin revisar las licencias y autorizaciones de las que disponemos y su grado de correspondencia con la situacin actual. En el caso de detectar alguna carencia en este sentido, es el momento de proceder a su resolucin, informndonos de los documentos necesarios para su tramitacin y procediendo a su elaboracin y presentacin ante el organismo competente.
REFLEXIN: Permite nuestro procedimiento conocer con anticipacin requisitos legales que sern de aplicacin en un futuro prximo?
El acceso a las propuestas de normas, o a futuros requisitos contemplados en la normativa cuya entrada en vigor no es inmediata nos permite adaptarnos a los nuevos requisitos de una forma planificada y progresiva, ms acorde con nuestras posibilidades.
4.3.3 Objetivos y Metas

Una vez identificados y evaluados los aspectos medioambientales asociados a nuestra actividad, productos o servicios(1) y conocidos a su vez los requisitos legales aplicables, la norma nos propone establecer y mantener documentados los objetivos y metas medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de la organizacin.
(1) Nota: Si previamente no se ha definido qu aspectos son significativos, no se podr garantizar que los mis-
mos sean considerados en la definicin de los objetivos y metas.
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Para su definicin tendremos que mantener siempre la coherencia con la poltica medioambiental, incluyendo el compromiso de prevencin de la contaminacin, pero no debemos olvidar otros factores de influencia importantes para la organizacin como son: Las opciones tecnolgicas. Las opciones financieras y de mercado. La opinin de las partes interesadas.
Se trata de establecer objetivos que potencien la mejora continua y por ello, dichos objetivos y metas sern, siempre que sea posible, cuantificables o medibles en su evolucin. En las primeras fases de implantacin del sistema, determinar los indicadores ms idneos o establecer valores precisos puede resultar difcil, debido fundamentalmente a la carencia de datos y referencias, pero ello no debe desanimarnos, pronto veremos los beneficios que estos esfuerzos iniciales nos proporcionan. En un primer momento nuestras estimaciones sern aproximadas y es posible que a la luz de la evolucin de los objetivos y metas observada, detectemos la necesidad de redefinir o ajustar alguno de ellos. Esto no debe preocuparnos: se trata de una manifestacin de un sistema vivo, funcional y eficaz, capaz de detectar precozmente posibles desviaciones, de analizar las causas que las motivan y de justificar las decisiones y cambios adoptados. Es el primer paso hacia un conocimiento ms certero y veraz de nuestra propia mejora y evolucin. Poco a poco, dispondremos de ms y mejor informacin y podremos definir objetivos cada vez ms precisos.
REFLEXIN: Puede una reforma de instalaciones incluirse como objetivo medioambiental?

Los objetivos deben contribuir a la mejora continua del comportamiento medioambiental, pero pueden a su vez aportar otras mejoras adicionales al conjunto de la organizacin. Por ello si, junto a otras ventajas, su ejecucin implica tambin una mejora medioambiental, estara justificada su inclusin en el programa. La definicin del objetivo se realizar de forma que ponga de manifiesto la mejora medioambiental que introduce.
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EJEMPLO: SUSTITUCIN
DE MAQUINARIA DE PROCESO
Alguno de los objetivos medioambientales que promueven la sustitucin citada podran ser: Reduccin relativa del consumo elctrico por unidad producida (%)
Reduccin de residuos derivados de productos no conformes (%)
Menor consumo relativo de materia prima (mejor aprovechamiento %)
Reduccin de residuos peligrosos generados como consecuencia de incidentes/averas (material absorbente, materiales generados en las operaciones de reparacin...)(%) Etc.
4.3.4 Programa de Gestin Medioambiental

Ahora ya tenemos definidos los objetivos y metas, pero an nos quedan decisiones importantes que adoptar en la planificacin que estamos realizando. Quines participarn en el logro de dichos objetivos y metas?
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Con qu responsabilidad y capacidad de decisin? Qu medios necesitan? Cules son los plazos previstos para alcanzarlos?
Para dar respuesta, en cada uno de los casos, a las preguntas formuladas, la norma nos indica que la organizacin debe establecer y mantener al da un programa o programas para lograr sus objetivos y metas, que incluyan los puntos indicados. Ser tambin flexible en caso necesario, garantizando de esta manera la aplicacin de la gestin medioambiental a nuevos proyectos cuyo desarrollo conlleve modificaciones en las actividades, productos o servicios.
REFLEXIN: Cmo influye la introduccin de nuevos equipos o procesos?

Pueden repercutir en algunos de los objetivos definidos, modificando, por ejemplo, las estimaciones de reduccin de consumo realizadas. Pueden, tambin, introducir nuevos aspectos medioambientales o modificar la relevancia de alguno de los existentes.
"
IDENTIFICACIN CONSECUENCIAS
DE UN NUEVO ASPECTO MEDIOAMBIENTAL :
(Soluciones en la pgina 71) Establecer una relacin de posibles consecuencias derivadas de la inclusin de un nuevo aspecto y tratar de relacionarlas con los puntos de la norma correspondientes.
EJEMPLO Objetivo Jefe de Produccin 1 ao Kg/hfm x100 Responsable Recursos Plazos (*) Indicador
N 1
Reduccin del residuo: Sepiolita contaminada.
Reduccin 25%
XX horas personal interno. Programa informtico de gestin de datos. Los especificados para cada meta. Recursos XXXX XX horas personal interno XX Horas personal interno 1 mes 6 meses Plazos (*)
Metas Jefe de Produccin
Responsable
1.- Colocacin de medios de contencin en las mquinas: x-y-z y sustitucin de la w. Jefe de Mantenimiento Mantenimiento XXXX Compras XX Personal interno Recursos Humanos Responsable XX Personal interno
2.- Revisin del programa de mantenimiento preventivo de mquinas.
3.- Dotar de medios auxiliares adecuados al personal de mantenimiento.
2 meses
4.- Formacin para el desarrollo de las actividades de mantenimiento, para la deteccin de fugas y el registro de datos. Objetivo
2 meses
N 2 ...
Recursos
Plazos (*)
Indicador
El Comit de Medio Ambiente realizar el seguimiento de la evolucin de los objetivos y la supervisin del desarrollo del programa. hfm: Total horas de funcionamiento mquinas = ! mquina x horas
(*) Desde la fecha de aprobacin del programa.
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4.4 Implantacin y Funcionamiento

4.4.1 Estructura y Responsabilidades
Deben definirse documentalmente las funciones, las responsabilidades y la autoridad. Esta frase incluye los siguientes tres conceptos: Funcin. Responsabilidad. Autoridad.
Varios son ya los puntos de la norma en los que aparece mencionado de forma explcita el trmino funciones relevantes. Merece la pena por ello realizar un esfuerzo para identificar aquellas funciones que, en nuestro caso concreto, resultan relevantes desde el punto de vista de la eficacia de la gestin medioambiental.
POR EJEMPLO:
La responsabilidad de la correcta segregacin intermedia de residuos peligrosos en contenedores ubicados en puntos prximos a los puestos de trabajo puede corresponder a cada uno de los operarios que realicen funciones en las cuales se generen dichos residuos. Dicha responsabilidad no incluye, sin embargo, la vinculada a su correcto almacenamiento hasta su expedicin definitiva al exterior.
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Igualmente es importante establecer de forma clara la asignacin de responsabilidades y el grado de autoridad, sobre todo en aquellas funciones que requieren libertad organizativa para adoptar decisiones relativas al sistema de gestin medioambiental. En cuanto a la direccin, la norma establece: La direccin debe promover los recursos esenciales para la implantacin y control del sistema de gestin medioambiental. Estos recursos podrn ser, en funcin de la necesidades:
Hum a
Form a
Tecn ol
1 $

Entre ellos, la alta direccin de la organizacin debe designar uno o varios representantes especficos. Las funciones, responsabilidades y autoridad que a el/ellos les asigna, deben ser suficientes para: Asegurar la correcta implantacin y mantenimiento del sistema. Informar de forma directa a la alta direccin de la evolucin del mismo.
La asignacin de funciones y responsabilidades podr realizarse de acuerdo al entramado estructural ya existente en la organizacin, logrando de esta forma una implicacin real de todo el personal en el sistema. La dedicacin podr ser compartida y en todo caso ser proporcional a la relevancia medioambiental de las actividades desarrolladas.
REFLEXIN: dnde definir estas responsabilidades?

Puede hacerse a travs de los propios documentos del sistema o mediante un documento especfico que las englobe a todas. Lo importante es que estn bien definidas y que se comuniquen al personal afectado.
Fina
nc
s no
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4.4.2 Formacin, Sensibilizacin y Competencia profesional

Si volvemos por un momento al punto anterior, recordaremos que la direccin debe proveer los recursos esenciales, entre los que se incluyen: Recursos humanos y conocimientos especializados.
Para ello es necesario, en primer lugar, identificar las necesidades de formacin, de acuerdo a las funciones y responsabilidades asignadas y a los posibles impactos medioambientales actuales o potenciales, que pudieran generarse a consecuencia de los mismos. De nuevo tres conceptos dan ttulo a este requisito: Formacin. Sensibilizacin. Competencia profesional.
No se trata nicamente de impartir contenidos formativos a travs de la asistencia a cursos o jornadas, tambin es importante transmitir la importancia del cumplimiento de la poltica y los beneficios para el medio ambiente que un mejor comportamiento personal proporciona. Conviene por tanto completar el cmo hacer las cosas, con el porqu, dicho de otra forma, con los beneficios que se consiguen actuando de esta manera o los daos que se evitan. Tambin es importante atender a cmo actuar ante situaciones de emergencia.
EJEMPLO: QU
PASA SI...?
Qu pasa si hago una inadecuada segregacin de residuos?

Es posible que como consecuencia de ello, residuos como el papel, que podran destinarse al reciclado, lleguen al final de su vida til. Ello implica que ser necesario utilizar recursos naturales (madera) para fabricar
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una cantidad de papel que de la otra forma hubiera sido posible obtener del propio papel que nosotros desechamos. Hay que pensar adems, que ese papel ya inservible para el reciclaje, tendr que ser gestionado, por ejemplo, destinndolo a un vertedero, en el que ocupar un volumen que contribuir a su colmatacin. Conviene recordar que la implantacin con xito de un sistema de gestin medioambiental depende en gran medida del compromiso de todos los empleados. En cuanto a la competencia profesional, sta puede estar basada en la educacin, formacin, experiencia y entrenamiento personal para el desarrollo de las funciones asignadas.
REFLEXIN: Cul es la formacin de los contratistas que trabajan con nosotros?

La norma, en su Anexo A indica: La organizacin tambin debera exigir que los contratistas que trabajen para ella sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la formacin adecuada.
4.4.3 Comunicacin
Todas las organizaciones disponen de vas y mtodos de comunicacin, ms o menos estructurados, tanto a nivel interno (ordenes de trabajo...) como hacia el exterior (relaciones con los clientes, trmites con la administracin...). Si nos fijamos en las comunicaciones que se producen en el entorno de nuestra propia organizacin vemos que stas pueden y deben darse entre los diversos niveles que constituyen la misma (comunicacin ascendente, descendente y horizontal).
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Es importante que una instruccin de trabajo se transmita de forma adecuada a la persona encargada de ponerla en prctica, pero es igualmente necesario y conveniente que quien/es han participado en su elaboracin conozcan las inconvenientes y las ventajas que su implantacin real conlleva.
De especial importancia puede resultar disponer de un sistema de comunicacin conocido, gil y eficaz para actuar ante situaciones de emergencia. En cuanto a las comunicaciones externas, la norma nos indica que la organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para: recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes interesadas externas. Dos preguntas pueden surgir de su lectura: Quines son o pueden ser las partes interesadas? Cules son las comunicaciones relevantes?
Como ejemplo de posibles partes interesadas podemos citar: Organismos oficiales. Medios de comunicacin. Asociaciones culturales o centros de formacin. Grupos ecologistas. Organizaciones empresariales. Vecindad. Grupos financieros y aseguradoras. Clientes directos o finales.
En cuanto a cules son las comunicaciones que se consideran relevantes, ser la propia organizacin quien lo defina, considerando para ello tanto su procedencia, como su contenido.
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REFLEXIN: Hemos contemplado la conveniencia de disponer de procedimientos que nos permitan no slo responder o informar, sino tambin conocer los puntos de vista de las partes interesadas?
Una disposicin actitud receptiva en este sentido puede aportarnos tambin ayudas que incorporen mejoras en nuestro sistema.
4.4.4 Documentacin del sistema de gestin medioambiental

Dicha documentacin debe ser suficiente para describir los elementos bsicos del sistema y su interrelacin, as como para orientar sobre la documentacin de referencia. Puede ser independiente o estar integrada con la documentacin de otros sistemas de gestin existentes. De igual forma, puede establecer referencias y vnculos con otras documentaciones relacionadas, las cuales hayan sido elaboradas previamente, como organigramas, informacin de los procesos o planes de emergencia, entre otras. La norma proporciona la flexibilidad suficiente para que cada organizacin establezca, en funcin de sus caractersticas, qu documentos son necesarios y van a constituir su sistema, si bien,
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en algunas ocasiones establece requisitos documentales explcitos: poltica, objetivos, responsabilidades, procedimientos de control operacional, de seguimiento y medicin, etc. Si la organizacin tiene implantado un sistema de calidad, puede aprovechar gran parte del esfuerzo en su da desarrollado.
4.4.5 Control de la Documentacin

La organizacin debe establecer procedimientos para controlar toda la documentacin asegurando su localizacin y disposicin en los puntos necesarios, su revisin y aprobacin y su adecuada identificacin y conservacin por los periodos establecidos. Debe ser legible, estar fechada y conservada de manera ordenada. Hay que incluir aqu documentos de aplicacin en el sistema, pero que no han sido elaborados por la organizacin, es decir, documentos externos como puedan ser disposiciones legislativas, requisitos de grupo o de cliente, etc.
REFLEXIN: La intencin de estos puntos de la norma es asegurar que las organizaciones dispongan y mantengan la documentacin suficiente y necesaria, pero no hay que olvidar que el punto fundamental debe estar en su implantacin efectiva.
4.4.6 Control Operacional

Como ya hemos indicado antes, nuestra principal atencin debera centrarse en el funcionamiento ambiental y es en este punto en el que ahora se detiene la norma: El control de las operaciones y actividades que estn asociadas con los aspectos significativos identificados, conforme a su poltica, objetivos y metas.
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Queda claro que el alcance del control operacional se extiende por tanto a todas las actividades relacionadas con:
ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES SIGNIFICATIVOS
REQUISITOS DE CUMPLIMIENTO LEGAL U OTROS COMPROMISOS VOLUNTARIOS
MEDIDAS DE PREVENCIN DE LA CONTAMINACIN
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS
tanto en condiciones normales, anormales o de emergencia. Para ello la organizacin debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectan bajo las condiciones especificadas.
Cmo hacerlo?:
Mediante procedimientos documentados, criterios operacionales, instrucciones o protocolos de actuacin, desarrollo de buenas prcticas y definicin de los parmetros crticos de la gestin medioambiental. Puede ser una instruccin especfica de nuestro sistema de gestin medioambiental o utilizar documentos procedentes de produccin, mantenimiento u otros, siempre y cuando, a travs de su implantacin permitan el control de los parmetros medioambientales vinculados al proceso. Si disponemos de diagramas de flujo u otras herramientas de apoyo elaboradas en su da para realizar la evaluacin inicial, stas pueden servirnos de orientacin tambin en este momento.
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En cada caso habr que especificar cmo se realizan las actividades y quin lo hace, con qu periodicidad y con qu medios. Puede ser tambin beneficioso especificar por qu. Conviene aqu recordar que a veces, un procedimiento operativo sencillo y una adecuada formacin y sensibilizacin de los trabajadores, es la herramienta ms eficaz para alcanzar mejoras en el comportamiento medioambiental de una organizacin. En ocasiones algunas operaciones vinculadas a nuestra actividad son realizadas por personal de otra empresa, por eso, para asegurar su control tambin en estos casos, la norma nos indica que se deben comunicar los procedimientos aplicables a proveedores y subcontratistas.
REFLEXIN: Disponemos de una sistemtica de trabajo que permita controlar la legalizacin de las nuevas instalaciones que pudieran llevarse a cabo, y la actualizacin de los aspectos del sistema frente a nuevos proyectos en desarrollo?
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta

Qu se pretende?:
1.- Conocer los accidentes potenciales y las situaciones de emergencia. 2.- Reducir la frecuencia con la que tienen lugar. 3.- Reducir la probabilidad de que sucedan. 4.- Minimizar las consecuencias en caso de producirse. 5.- Actuar adecuadamente en la fase posterior cuando el episodio ha finalizado en el tratamiento de las consecuencias ocasionadas sobre las que an tenemos capacidad de control (actuaciones de limpieza, restitucin...).
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Para ello debemos disponer de:

PRO
D
E CEDIMI NTOS DE ID EN RESPUE
STA
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AC I
S IO
Procedimientos de identificacin y respuesta:

Identificarn: Los posibles riesgos con repercusiones medioambientales asociados a nuestra actividad, los escenarios o puntos en los que pueden materializarse y el personal existente en el rea. Establecern: La asignacin de responsables y su autoridad ante una situacin de emergencia, las vas de comunicacin interna y externa necesarias, la ubicacin de los medios materiales de respuesta existentes, instrucciones para su uso e indicaciones de evacuacin. Dichos procedimientos y planes de emergencia debern ser revisados cuando sea necesario y comprobados peridicamente, cuando ello sea posible y siempre despus de un accidente.
Formacin adecuada:
Ante un incidente o situacin de emergencia es fundamental la formacin previa. Disponer de documentos de apoyo y consulta en la forma de actuar es muy importante, pero en estos casos la rapidez es fundamental. Conocer lo que debe hacerse, y sobre todo, lo que no debe hacerse, puede ser determinante para minimizar los impactos del incidente y evitar que se produzcan otros daos innecesarios.
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U AD EC
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Conviene por ello una formacin continua y prctica en esta rea.
Medios materiales:
Conviene plantearnos al menos tres preguntas: Disponemos de los medios de respuesta suficientes y necesarios ante las posibles situaciones identificadas? Sabemos utilizarlos? Su mantenimiento nos asegura su estado ptimo en cualquier momento en el que pudiera ser necesario su uso?
Comunicacin:
Disponer de un mecanismo conocido y simple de comunicacin ante un incidente puede, en muchos casos, resultar decisivo para su control. Para ello debemos al menos conocer: A quin se debemos comunicar la incidencia? Dnde podemos hacerlo y cmo? Qu datos se debemos indicar?
REFLEXIN: Se conoce con exactitud la red de pluviales, la red de saneamiento y la red de vertido industrial?
Si se producen derrames accidentales es importante evitar que stos afecten a pluviales o alcancen redes que carezcan de un adecuado sistema de depuracin. La existencia de instrucciones y materiales adecuados en aquellos puntos en los que pueda producirse un derrame accidental facilitar una actuacin rpida, segura y eficaz. Ahora bien, en caso de exceder a nuestro control, sabemos cmo y a quin comunicar el incidente, para que asuma el control y determine las acciones a realizar?
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4.4 Comprobacin y Accin Correctora

4.5.1 Seguimiento y medicin
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos documentados para controlar y medir de forma regular las caractersticas clave de sus operaciones y actividades que pueda tener un impacto significativo en el medio ambiente. Tres son las lneas de actuacin en este caso: Seguimiento y medicin de los parmetros clave del funcionamiento de las instalaciones y de las actividades relacionadas con aspectos significativos y el control operacional asociados a los mismos. Seguimiento y medicin vinculados al control de la evolucin de objetivos y de las actividades planificadas. Evaluacin peridica del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin aplicable.
En todos los casos es importante identificar claramente: Qu queremos medir? Cmo lo podemos medir? Cules son las condiciones mnimas que deben cumplir los medios y mtodos que utilicemos para ello?
Para garantizar la fiabilidad de los resultados obtenidos se deber conocer por tanto: El tipo de equipo con el que se hace la medicin. La tolerancia permitida. Los mtodos utilizados (cmo, quin, con qu equipo, la frecuencia). Un registro de resultados que nos permita conocer al menos la incertidumbre asociada a las medidas, el equipo concreto utilizado y su estado de calibracin. Los criterios de aceptacin. Los responsables de su aprobacin.
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REFLEXIN: Los datos deben tomarse para poder extraer conclusiones de ellos.
En muchas ocasiones conocer, por ejemplo, el origen/procedencia de un dato, la fecha en la que se recogi o el proceso que se estaba efectuando puede permitirnos extraer conclusiones a medio plazo o incluso evitar interpretaciones errneas de los resultados. La definicin de criterios homogneos y comparables y el uso de tcnicas estadsticas bsicas nos pueden ayudar a interpretar los resultados obtenidos y facilitar la toma de decisiones al respecto.
4.5.2 No Conformidad, Accin Correctora y Accin Preventiva

Qu entendemos por dichos trminos?
No conformidad: incumplimiento de un requisito. Accin correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Accin preventiva: accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable potencial. Nuestro sistema deber incluir a definicin de la responsabilidad y autoridad para: Detectar y controlar las no conformidades. Investigar y analizar sus causas. Iniciar acciones para reducir cualquier impacto producido. Iniciar y completar las acciones correctoras y preventivas correspondientes.
Una vez detectado el problema, lo primero es actuar para: Anular o reducir sus impactos. Reparar el problema en el menor plazo posible. Actuar sobre aquellas consecuencias en las que an tenemos capacidad de control.
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Una vez puestas en marcha estas acciones inmediatas es el momento de investigar las causas que han dado origen a la no conformidad. Conocida la causa, podemos ya proponer acciones correctoras (/ preventivas*), proporcionales a los problemas detectados, que eviten su repeticin (/ aparicin*).
* En este caso la no conformidad detectada sera potencial, es decir, NO SE HABRA PRODUCIDO, pero se habra detectado la posibilidad de que tuviera lugar.
En los siguientes captulos ampliamos con algunos ejemplos los comentarios relativos a este punto de la norma.
"
ANLISIS
DE CAUSA DE UNA NO CONFORMIDAD Y PROPUESTA DE ACCIN CORRECTORA.
ES
POSIBLE EXTRAER UNA ACCIN PREVENTIVA?
(Soluciones en la pgina 71)
4.5.3 Registros
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para identificar, conservar y eliminar los registros medioambientales. El primer punto quizs sea aclarar cules son los registros de nuestro sistema? De forma sencilla, podemos referirnos a los registros como las evidencias o pruebas que ponen de manifiesto que nuestro sistema de gestin medioambiental est funcionando y lo hace de acuerdo a unos requisitos especificados. La norma establece unos mnimos:
RESULTADOS
DE AUDITORAS
REVISIONES
REGISTROS
DE FORMACIN
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En la prctica, de acuerdo con el diseo de nuestro sistema, surgirn otros registros necesarios para la adecuada implantacin y el correcto funcionamiento del sistema de gestin medioambiental. En el Anexo A de la norma, apartado 5.3. Registros, se incluye una relacin ms amplia de posibles registros medioambientales. a) Registros de informacin sobre legislacin medioambiental aplicable u otros requisitos.
b) Registro de quejas. c) Registros de formacin.
d) Informacin sobre el proceso productivo. e) f) g) Informacin sobre los productos. Registros de inspeccin , mantenimiento y calibracin. Informacin pertinente sobre los contratistas y los proveedores.
h) Registros de incidentes. i) j) k) l) Informacin sobre la preparacin y la reaccin en caso de emergencias. Registro sobre impactos medioambientales significativos. Resultado de auditoras. Revisiones de la direccin.
Por ltimo, dos comentarios ms: Es importante dar el carcter y tratamiento de registro, slo a aqullos que realmente lo constituyan. Es decir, deben conservarse aqullos necesarios para el anlisis y la toma de decisiones, evitando la duplicidad de datos. El tiempo de conservacin de los registros viene establecido en algunos casos por la disposicin legal de la que emanan.
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4.5.4 Auditora del sistema de gestin medioambiental

La auditora interna constituye una de las herramientas ms eficaces para determinar el grado de implantacin, eficacia y conformidad de un sistema de gestin medioambiental y potenciar la mejora continua. Su finalidad es promover el desarrollo de un proceso de verificacin sistemtico y documentado que proporcione informacin global sobre la evolucin del sistema implantado, permita detectar sus puntos dbiles y ponga de manifiesto sus oportunidades de mejora. Para alcanzar los objetivos indicados es conveniente establecer con claridad el alcance de las auditoras a realizar y su periodicidad, considerando la importancia medioambiental de las actividades efectuadas. Es importante tambin asegurar una frecuencia de auditoras coherente con la establecida para el desarrollo de los objetivos y la revisin del sistema. Para la composicin del equipo auditor sern criterios a considerar: la experiencia en las actividades a auditar, la formacin especfica en materia medioambiental y el conocimiento de la metodologa a utilizar para el desarrollo prctico de la auditora. Para garantizar un nivel de confianza suficiente respecto a la fiabilidad de los hallazgos encontrados, conviene establecer pautas que favorezcan la objetividad de los resultados y garantizar la independencia de los miembros integrantes del equipo auditor. De los resultados de la auditora se debe informar a la direccin de la organizacin.
! !
4.6 Revisin por la Direccin

De nuevo la norma realiza una referencia expresa a la alta direccin, indicando que sta debe revisar el sistema de gestin medioambiental, a intervalos definidos, que sean suficientes para asegurar su adecuacin y eficacia continuadas.
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La periodicidad establecida deber a su vez ser coherente con los otros ciclos del sistema y en el proceso de su preparacin se debe recoger toda la informacin necesaria para que sta pueda llevarse a cabo: La revisin por la direccin debe atender a la eventual necesidad de cambios en la poltica, los objetivos y otros elementos del sistema de gestin medioambiental, a la vista de los resultados de la auditora del sistema de gestin medioambiental, las circunstancias cambiantes y el compromiso de mejora continua. Debe incluir tambin los motivos de preocupacin que surjan entre las partes interesadas. Se trata de una revisin completa de la evolucin y desarrollo del sistema, incluyendo el grado de consecucin de los objetivos y considerando la posible necesidad de cambios motivados por: Los resultados obtenidos. La propia dinmica de la organizacin . El cumplimiento del compromiso de mejora continua.
Es un momento excelente para extraer conclusiones sinceras e iniciar acciones que sirvan para la mejora continua del sistema.
Algunos puntos problemticos

1. Poltica Medioambiental
Simplemente recordaremos aqu la importancia de difundir la poltica, para: Dar a conocer su existencia. Facilitar el acceso al documento. Explicar su contenido. Transmitir la importancia de los compromisos que en ella se recogen y la necesaria participacin de todos para alcanzarlos.
2. Aspectos Medioambientales
Conviene distinguir con claridad tres conceptos muy utilizados: Actividad. Aspecto Medioambiental. Impacto Medioambiental.
Para ello, la forma ms sencilla quizs sea utilizar un ejemplo: Actividad: secado de piezas. Aspecto vinculado: emisiones de CO2 a la atmsfera. Impacto medioambiental asociado: contribucin al efecto invernadero.
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3. Evaluacin: cmo establecer una metodologa compatible con los tres compromisos establecidos en la poltica?
Cumplimiento de la legislacin:
Las referencias o indicadores utilizados respetarn, cuando existan, los lmites legalmente aplicables.
Mejora continua:
Una metodologa sensible a la mejora continua permitir que los esfuerzos realizados en la mejora del comportamiento medioambiental en aspectos concretos, se pueda reflejar en la mejora de los resultados obtenidos para los mismos en su evaluacin.
Prevencin de la contaminacin:
En la evaluacin de aspectos potenciales podemos utilizar criterios tales como frecuencia de aparicin, probabilidad de que suceda, gravedad de las consecuencias, entre otros. Otros comentarios de inters: Es conveniente mantener unos criterios uniformes y objetivos que permitan una coherencia en los resultados con independencia de quin realice la evaluacin y en los que se indique de forma clara cualquier modificacin de su definicin actual con la/s precedentes.
Es conveniente utilizar varios criterios diferentes para efectuar la evaluacin global del comportamiento medioambiental de la organizacin frente a un determinado aspecto. Para que realmente sean eficaces, dichos criterios deben ser independientes entre s y adecuados a las caractersticas de la empresa.
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Utilizar indicadores de referencia relativos reduce el riesgo de introducir sesgos en los resultados obtenidos motivados, por ejemplo, por variaciones en el volumen de produccin. Se evitar en todos los casos la posibilidad de valorar de forma positiva un empeoramiento del comportamiento medioambiental en relacin a una situacin precedente.
EJEMPLO:
Evaluar un aspecto bajo un nico criterio de peligrosidad/naturaleza condiciona a que la nica mejora que reconocer ser la de sustitucin del producto utilizado por otro de caractersticas menos perjudiciales para el medio ambiente. Estaramos perdiendo otras posibilidades de reflejar mejoras en aspectos como: Optimizacin del uso. Reutilizacin. Reciclado...
4. En relacin a los requisitos legales y otros

Recordar que el propsito es conocer los requisitos legales que son aplicables en todo momento e incluso, si es posible, disponer de esta informacin con una cierta antelacin de forma que la adaptacin necesaria podamos realizarla de forma gradual de acuerdo a nuestras posibilidades econmicas y de produccin. No se trata por tanto de tener identificadas las referencias a los textos legales generales, sino de saber cules son los puntos aplicables a nuestra actividad, qu condiciones u obligaciones establecen y con qu plazo o frecuencia. Estos requisitos legales pueden ser aplicables directamente a aspectos medioambientales identificados, pero pueden hacerlo tambin sobre las instalaciones existentes que en muchos casos los generan o los pudieran generar, as como a las condiciones especficas para su mantenimiento y control.
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5. Objetivos y Metas
Recordar que los objetivos se recogen en un programa pero no son lo mismo que el programa y por ello hay que diferenciar entre la revisin del programa y el seguimiento de los objetivos y las metas. Entenderemos como metas las etapas intermedias que establecemos como pasos necesarios y/o adecuados para la consecucin del objetivo definido.
Conviene recordar sin embargo, que su definicin y cumplimiento no implica necesariamente el logro del fin perseguido: objetivo.
6. Formacin
Es importante tener en cuenta los requisitos especficos de formacin y capacitacin personal que puedan derivarse de la incorporacin a la empresa de nuevo personal. Para ello habr que facilitarles el acceso a la cualificacin requerida y transmitirles los contenidos y la importancia de la poltica medioambiental de la empresa. Tambin conviene atender a posibles cambios en la asignacin de funciones o, si se diera el caso, a la rotacin de puestos planificada.
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7. Documentacin
La estructura documental debe ser tal que permita acceder a partir de cada documento del sistema al resto de los existentes vinculados con l. Dicho brevemente, poder hacer un recorrido guiado de los documentos principales a los ms especficos y de los especficos al documento troncal del que proceden.
8. Control operacional
Cmo comprobar si un procedimiento o instruccin de control operacional responde a las expectativas deseadas?
Podemos, por ejemplo, realizar una revisin de acuerdo a una serie de preguntas. Una breve relacin de ejemplos de preguntas de comprobacin puede ser la que se incluye a continuacin:
Identifica los aspectos clave a controlar de la actividad a la que es aplicable? Indica el/los responsables de su control? Establece cundo y cmo se realiza dicho control? Indica cules sern los medios a utilizar? Establece algn vinculo entre las operaciones a realizar y algn requisito de cualificacin? Incluye operaciones de mantenimiento -preventivo/correctivo- de las instalaciones del proceso y auxiliares? Son aplicables condiciones de almacenamiento y/o manipulacin?
66
Es conveniente utilizar aqu un control por variables? Tiene en cuenta los requisitos especficos legales o voluntarios para el desarrollo de esas actividades? Se generan registros?
9. Planes de emergencia y capacidad de respuesta

Tan slo un comentario: Es comn que los esfuerzos se centren nicamente en describir las actuaciones a realizar cuando el suceso ya se ha producido y finalizado: gestin de los residuos, comunicacin del suceso, etc. Desde el punto de vista de la prevencin de la contaminacin, conviene recordar que hay dos etapas previas de gran importancia: Establecer acciones y medios para evitar que el suceso se produzca, mediante el control de las operaciones y actividades asociadas a los aspectos medioambientales potenciales (Control Operacional). Reducir el alcance y la gravedad de las consecuencias previsibles, mediante la disposicin de medidas preventivas y la rpida y eficaz activacin del Plan de emergencia (Control Operacional, Planes de emergencia y capacidad de respuesta).
1.-
2 .-
67
10. Seguimiento y Medicin

a) La norma nos indica en este punto: La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento documentado para la evolucin peridica del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin aplicable.
Es necesario?
Conviene recordar que conocer cules son los requisitos que nos aplican, no garantiza directamente su cumplimiento.
b) Por otra parte establece: ... debe incluir el registro de la informacin de seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes, de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organizacin.
En este ltimo caso, el seguimiento de la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organizacin, su aplicacin se extiende: al control del avance de las propias actividades y a la medida de su eficacia.
68
Pongamos un EJEMPLO sencillo.
Objetivo:
reducir un 10% el consumo de gasleo para calefaccin.
Dentro de las acciones definidas se han incluido: Realizacin de un estudio de puntos problemticos (mal aprovechamiento mal aislamiento). Sensibilizacin del personal. Mejora de los aislamientos existentes. Instalacin de vlvulas termostticas. Mejora de control de la caldera.
Una parte del seguimiento consistir en comprobar que las acciones se estn realizando por parte de los responsables asignados para ello y dentro de los plazos previstos. Otra parte ser recabar datos de los consumos de gasleo que se van produciendo y analizar la evolucin real de la disminucin del consumo existente:
coincide con las previsiones?

Si no es as, estamos a tiempo de reaccionar.
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11. No conformidad, accin correctora y accin preventiva

Al investigar las causas conviene conocer que: CAUSA NO ES: Ampliar la descripcin de la no conformidad redactada. Analizar por qu la no conformidad es una no conformidad. Exponer las acciones a realizar para resolver la no conformidad.
CAUSA ES: El motivo que ha dado origen a que se produzca la situacin descrita en la no conformidad.
!
EJEMPLO:
Muchas veces es conveniente para analizar la causa principal plantarse varios porqus evitando quedarnos en una causa secundaria y descubriendo el motivo raz.
No conformidad:
No se presentan evidencias de que los auditores que han realizado la auditora interna cumplan con los requisitos de cualificacin especificados en el procedimiento XXX.
Anlisis inadecuado de causa:

Al no disponer de la evidencia no se tiene la certeza de que se cumplan los requisitos, siendo posible que las personas que han realizado la auditora no estn cualificadas segn el procedimiento XXX para hacerlo. Explicacin: Este es un ejemplo de anlisis de causa inadecuado en el que se expone por qu constituye una no conformidad y las posibles consecuencias de la misma, pero no la razn que ha motivado dicha situacin.
Ejercicios propuestos Introduccin

En este captulo incluimos una propuesta de solucin a los tres ejercicios anteriormente planteados: EJERCICIO 1: EJERCICIO 2: Identificacin de aspectos medioambientales. Identificacin de un nuevo aspecto medioambiental: consecuencias. Anlisis de causa de una no conformidad y propuesta de accin correctora.
EJERCICIO 3:
Se trata de ejercicios genricos y, por lo tanto, abiertos en su solucin. En el primer caso se incluyen referencias orientativas de identificacin de aspectos medioambientales para dos sectores tan diferentes entre s como pueden ser la actividad administrativa y la construccin. Para el segundo de los ejercicios se plantea una solucin en forma de cuestionario de autorreflexin, permitiendo de esta forma una aplicacin ms general, aunque siempre abierta a adaptaciones y ampliaciones posibles. El ltimo de los ejercicios incluidos muestra un ejemplo de anlisis de causa y de las posibles acciones propuestas derivadas de su estudio.

71
72
EJERCICIO 1:
IDENTIFICACIN
DE POSIBLES ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES EN UNA PYME
CASO 1:
Actividad Administrativa
(por ejemplo, bancaria/aseguradora)
Vinculados a las oficinas existentes:

Consumo de energa, agua, papel y cartn. Generacin de residuos (papel y cartn, plsticos, residuos metlicos, vidrio). Generacin de residuos peligrosos (tubos fluorescentes, pilas y bateras usadas, toners y cartuchos de tinta usados). Generacin de residuos inertes (filtros de aire acondicionado). Generacin de residuos voluminosos (mobiliario usado, material informtico obsoleto como ordenadores, PC, perifricos, CPU, teclados). Generacin de residuos sanitarios. Generacin de ruido. Vertido de aguas residuales (sanitarias).
Vinculados a nuevas sedes:

Impacto de la construccin. Nuevas instalaciones (alumbrado calefaccin aire acondicionado).
Ejercicios propuestos
73
Vinculados al producto o servicio:

Condiciones de concesin de crditos/ seguros a actividades altamente contaminantes.
Otros:
Tambin se considerarn los aspectos medioambientales de productos y servicios adquiridos mediante subcontratacin (mantenimiento, servicio de limpieza).
CASO 2:
Actividad de Construccin
Emisiones de gases de combustin (fabricacin de aglomerado asfltico, fabricacin de hormign, machaqueo de ridos, ejecucin de terraplenes, empleo de maquinaria auxiliar...). Emisiones de polvo (demoliciones, voladuras, ejecucin de terraplenes, excavacin de zanjas, circulacin de maquinaria, acopios de materiales pulverulentos...). Emisiones de compuestos orgnicos voltiles y CFCs (operaciones de pintura de maquinaria, extendido de aglomerado...). Generacin de ruidos (circulacin, cimentaciones, demoliciones...). Vibraciones (compactacin de terraplenes, voladuras, pilotaje...). Vertidos (excavacin en roca, lavado y limpieza de maquinaria, aguas procedentes de la capa fretica...). Ocupacin de cauces (derivacin de cauces, captaciones de obra, explotacin de graveras...).
74
Ocupacin del suelo (ejecucin de caminos de acceso, despeje y desbroce, excavacin en roca, vertederos, ejecucin de terraplenes, ejecucin de vaciados...). Contaminacin del suelo (almacenamiento de maquinaria, acopios de materiales...). Generacin de residuos no peligrosos (asimilables a urbanos generados en oficinas de obra, limpieza y recuperacin de instalaciones, tierras sobrantes de excavacin, moldes, productos no conformes, demoliciones...). Emisin de radiaciones (empleo de fuentes radiactivas: escner, densmetros nucleares...). Consumo de recursos naturales (agua, gasoil, gasolina, energa elctrica...). Otros: - Alteraciones al paisaje. - Alteraciones al patrimonio natural y al histrico-artstico. - Afecciones al trfico.
75
EJERCICIO 2:
IDENTIFICACIN
DE UN NUEVO ASPECTO MEDIOAMBIENTAL: CONSECUENCIAS
Planteamiento de las consecuencias potenciales y referencia a los puntos de la norma:

Apartado 4.3.1
Con la metodologa actual de evaluacin podemos determinar su grado de significancia? Disponemos de datos? Puede generar una situacin de accidente potencial o situacin de emergencia? Los aspectos vinculados a dichas situaciones potenciales en caso de que existan estn identificados?
Apartado 4.4.7
Disponen de un plan de actuacin?, dicho plan requiere alguna modificacin?
Apartado 4.3.2
Existen requisitos legales vinculados al mismo? introduce nuevos requisitos legales o modifica los existentes?
Apartado 4.5.1
Cul es nuestro grado de cumplimiento de los mismos?
Apartado 4.3.4
Implica la modificacin del programa de gestin medioambiental existente?
76
Apartados 4.4.4 / 4.4.6

Requiere el desarrollo de nuevos procedimientos de control operacional especficos o la adaptacin de los existentes?
Apartados 4.4.1 / 4.4.6

Quin realiza funciones operacionales vinculadas a este nuevo aspecto?
Apartados 4.4.2 / 4.4.3

Se les ha comunicado su presencia y los efectos que implica o puede implicar dentro de las actividades que desarrollan? Estn cualificados para ello?, requieren formacin adicional? Existe alguna solicitud de informacin al respecto por alguna de las partes interesadas relevantes o es previsible que la haya? Existe por nuestra parte alguna obligacin de informar?, quin lo hara?
Apartados 4.4.1 / 4.5.1

Cmo vamos a controlar y medir el nuevo aspecto identificado? quin y con qu medios? Estos datos nos sern tiles para realizar su evaluacin futura como aspecto medioambiental?, nos permiten ver su estado y evolucin?
Apartado 4.5.3
Requiere la modificacin de los registros existentes o el desarrollo de alguno nuevo?
Apartado 4.5.2
Conviene establecer alguna accin preventiva vinculada al mismo? Ha dado origen a alguna no conformidad?
Apartados 4.4.3 / 4.6

La direccin conoce la nueva situacin y sus consecuencias?
77
EJERCICIO 3:
ANLISIS
DE CAUSA DE UNA NO CONFORMIDAD Y PROPUESTA DE ACCIN CORRECTORA
No conformidad
No se presentan evidencias de que los auditores que han realizado la auditora interna cumplan con los requisitos de cualificacin especificados en el procedimiento X.
Anlisis de causa: primer por qu?

No se han solicitado o recopilado los registros que muestran dicha conformidad.
Propuesta de accin reparadora:

Solicitarla y verificar el cumplimiento de los datos.
Anlisis de causa: segundo por qu? Por qu no se solicitaron o recopilaron dichos registros?
Por exceso de confianza se pospuso y finalmente no se lleg a comprobar.
Propuesta de accin correctora:

Si se trata de establecer una accin que evite que la situacin se repita es posible que se inicie una actividad de formacin o que se modifique la instruccin para indicar de forma ms explcita la necesidad de disponer de estos datos. A continuacin habr que asignar: Uno o ms responsables para la puesta en prctica de las acciones propuestas.
78
Unos plazos de realizacin. Un/unos responsables de realizar y el seguimiento y control de su eficacia. Un responsable de dar cierre a la no conformidad una vez eliminada la causa.
Accin Preventiva:
De acuerdo a su definicin, las acciones preventivas se adoptan para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable potencial. Una vez realizada la accin correctora, si es efectiva, se habr eliminado la causa y por lo tanto el riesgo, por lo que no proceder establecer una accin preventiva vinculada de forma directa a la misma. Si la accin correctora no se muestra eficaz habr que realizar otra, tambin correctora. Ahora bien, siguiendo con el ejemplo planteado, si el anlisis se realiza de una forma ms amplia, se puede repasar en qu otros casos, por un exceso de confianza, pueden estar dndose por supuesto requisitos especficos de cualificacin/autorizacin sin estar sometidos en la prctica a su control. Una vez hecha la reflexin se puede establecer no slo una accin correctora para el caso que ha dado lugar a que se produzca o detecte una no conformidad concreta, sino una accin preventiva ms amplia que abarque otras situaciones potenciales similares.
ANEXOS
UNE-EN ISO 14001:1996. Definiciones
Mejora continua: Proceso de intensificacin del sistema de gestin medioambiental para la obtencin de mejoras en el comportamiento medioambiental global, de acuerdo con la poltica medioambiental de la organizacin.
NOTA El proceso no precisa ser llevado a cabo en todas las reas de actividad simultneamente.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
NOTA El entorno en este contexto se extiende desde el interior de una organizacin al sistema global.
Aspecto medioambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente.
NOTA Un aspecto medioambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto medioambiental significativo.
Impacto medioambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de una organizacin. Sistema de gestin medioambiental: La parte del sistema general de gestin que incluye la estructura organizativa, la planificacin de las actividades, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al da la poltica medioambiental. Auditora del sistema de gestin medioambiental: Proceso de verificacin sistemtico y documentado para obtener y evaluar objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestin medioambiental de 81
82
una organizacin se ajusta a los criterios de auditora del sistema de gestin medioambiental marcados por la organizacin, y para la comunicacin de los resultados de este proceso a la direccin.
Objetivo medioambiental: Fin medioambiental de carcter general, que tiene su origen en la poltica medioambiental que una organizacin se marca a s misma, y que est cuantificado siempre que sea posible. Comportamiento medioambiental: Resultados medibles del sistema de gestin medioambiental, relativos al control por parte de una organizacin de sus aspectos medioambientales, basados en su poltica medioambiental, sus objetivos y sus metas. Poltica medioambiental: Declaracin por parte de la organizacin, de sus intenciones y principios en relacin con su comportamiento medioambiental general, que proporciona un marco para su actuacin y para el establecimiento de sus objetivos y metas medioambientales. Meta medioambiental: Requisito detallado de actuacin, cuantificado cuando sea posible, aplicable a la organizacin o a parte de la misma, que proviene de los objetivos medioambientales y que debe establecerse y cumplirse en orden a alcanzar dichos objetivos. Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones medioambientales de una organizacin. Organizacin: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o combinacin de ellas, tengan forma de sociedad o no, pblica o privada, que tiene sus propias funciones y administracin.
NOTA Para organizaciones con ms de una unidad operativa, una unidad operativa o por s sola puede definirse como una organizacin.
Prevencin de la contaminacin: Utilizacin de procesos, prcticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la contaminacin, lo que puede incluir el reciclado, el tratamiento, los cambios de procesos, los mecanismos de control, el uso eficiente de los recursos y la sustitucin de materiales.
NOTA Los beneficios potenciales de la prevencin de la contaminacin incluyen la disminucin de impactos medioambientales perjudiciales, la mejora de la eficiencia y la reduccin de los costes.
UNE-EN 14001:1996. Definiciones
83
Otras definiciones de inters:
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
NORMAS
DE CONSULTA
SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL

UNE-EN ISO 14001:1996 Sistemas de gestin medioambiental. Especificaciones y directrices para su utilizacin (ISO 14001:1996). UNE-EN ISO 14010:1997 Directrices para la auditora medioambiental. Principios generales. UNE-EN ISO 14011:1997 Directrices para la auditora medioambiental. Procedimientos de auditora. Auditora de los sistemas de gestin medioambiental (ISO 14011:1996). UNE-EN ISO 14012: 1997 Directrices para la auditora medioambiental. Criterios de cualificacin para los auditores medioambientales (ISO 14012:1996). UNE 150010:1996 EX Tipos de auditoras ambientales. UNE 150050:1999 Gestin medioambiental. Vocabulario (ISO 14050:1998). UNE 150004:1997 EX Sistemas de gestin medioambiental. Gua para la aplicacin de los sistemas de gestin medioambiental a las relaciones con suministradores y clientes. 85
86
UNE 150005:1997 Sistemas de gestin medioambiental. Guas y principios generales. Sistemas y tcnicas de soporte (ISO 14004:1996). UNE 150006:1998 IN Sistemas de gestin medioambiental. Gua de referencia y utilizacin de la norma UNE-EN ISO 14001 en las empresas constructoras. UNE 150101:2001 EX Sistemas de gestin medioambiental. Gua para la implantacin de un sistema de gestin medioambiental conforme a UNE-EN ISO 14001 en hoteles y otros alojamientos tursticos y requisitos adicionales para el registro en el reglamento EMAS. UNE 150007:1997 IN Uso de las normas UNE-EN ISO 14001, 14010, 14011 y 14012 para el registro de las empresas en el reglamento EMAS. CR 12968:1997 Comparison document between council regulations (EEC) 1836/93 of june 1993 allowing voluntary participation by companies in the industrial sector in a community eco-management and audit scheme, and the ISO 14000 series. UNE 150009 EX:2000 Sistemas de gestin medioambiental. Gua para la aplicacin de la norma UNE-EN ISO 140001:1996 a entidades locales. UNE 150002:2000 EX Sistemas de gestin medioambiental. Gua para la aplicacin de la norma UNE-EN ISO 14001:1996 en las empresas de servicios. ISO/TR 14032 Environmental management. Examples of Environmental Performance Evaluation (EPE).
Normas de consulta
87
UNE 150008:2000 EX Anlisis y evaluacin del riesgo medioambiental. UNE-EN ISO 14031:2000 Gestin medioambiental. Evaluacin del comportamiento medioambiental. Directrices generales (ISO 14031:1999). GESTIN AMBIENTAL (2 edicin). Formato CD-Rom. AENOR, 1999
OTROS
UNE 150020:1999 Etiquetado ecolgico y declaraciones medioambientales. Principios generales (ISO 14020:1998). ISO 14021:1999 Environmental labels and declarations. Self-declared environmental claims (Type II environmental labelling. ISO 14021:1999). UNE-EN ISO 14024:2001 Etiquetas ecolgicas y declaraciones medioambientales. Etiquetado ecolgico Tipo I. Principios generales y procedimientos (ISO 14024:1999). ISO/TR 14025:2000 Environmental labels and declarations. Type III Environmental declarations. UNE-EN ISO 14040:1998 Gestin medioambiental. Anlisis de ciclo de vida. Principios y estructura.
88
UNE-EN ISO 14041:1999 Gestin medioambiental. Anlisis de ciclo de vida. Definicin del objetivo y alcance y el anlisis de inventario (ISO 14041:1998). UNE 150041 EX:1998 Anlisis del ciclo de vida simplificado. ISO/TR 14049 Environmental management - Life cycle assessment - Examples of application of ISO 14041 to goal and scope definition and inventory analysis. UNE-EN ISO 14042:2001 Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Evaluacin del impacto del ciclo de vida (ISO 14042:2000). UNE-EN ISO 14043:2001 Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Interpretacin del ciclo de vida (ISO 14043:2000). ISO/TR 14061:1998 Information to assist forestry organizations in the use of environmental management system standards ISO 14001 and ISO 14004. UNE 150001:1996 EX Sistemas de gestin medioambiental. Gua para la aplicacin de la norma UNE 77801 a las PYMES. UNE 150060:1999 IN Gua para la inclusin de los aspectos medioambientales en las normas de producto (Gua ISO 64:1997). UNE 150062:2000 IN Gua para la inclusin de los aspectos medioambientales en las normas electrotcnicas de producto (Gua CEI 109:1995).
DIRECCIONES
DE INTERS
Ministerio de Medio Ambiente http://www.mma.es/ Consejera de Medio Ambiente. Junta de Andaluca http://www.cma.junta-andalucia.es/ Consejera de Medio Ambiente. Gobierno de Aragn http://www.aragob.es/ambiente/index.htm/ Consejera de Medio Ambiente. Principado de Asturias http://www.princast.es/mediambi/siapa/default.htm/ Consejera de Medio Ambiente. Gobierno de Canarias http://www.gobiernodecanarias.org/medioambiente/ Consejera de Medio Ambiente. Junta de Castilla y Len http://www.jcyl.es/jcyl/cmaot/sg/svea/informacion/indice.htm/ Consejera de Medio Ambiente. Comunidad de Cantabria http://www.medioambientecantabria.org/ Consejera de Medio Ambiente. Junta de Extremadura http://www.juntaex.es/consejerias/mut/ 89
90
Conselleria de Medio Ambiente. Xunta de Galicia http://www.xunta.es/conselle/cma/index.htm/ Consejera de Medio Ambiente. Gobierno de La Rioja http://www.larioja.org/ma/ Consejera de Medio Ambiente. Comunidad de Madrid http://medioambiente.comadrid.es/ Consejera de Medio Ambiente. Comunidad Foral de Navarra http://www.cfnavarra.es/MedioAmbiente/index.html/ Conselleria de Media Ambient. Generalitat Valenciana http://www.cma.gva.es/ Departament de Medi Ambient. Generalitat de Catalunya http://www.gencat.es/mediamb/ Fundacin Entorno http://www.fundacionentorno.org/ Agencia Europea del Medio Ambiente http://www.eea.eu.int/ Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente http://www.unep.org/ International Institute for Sustainable Development (IISD) http://www.iisd.org/default.asp/ Legislacin Ambiental Europea http://struiken.ic.uva.nl:88/ International Institute for Environment and Development http://www.iied.org/
Normas de consulta
91
Naciones Unidas http://www.un.org/ Programa ESA de las Naciones Unidas http://www.un.org/esa/ United Nations Environment Programme http://www.unep.org/ European Environment Information and Observation Network (EIONET) http://eionet.eea.eu.int/ Centro de Estudios y Experimentacin de Obras Pblicas (CEDEX) http://www.cedex.es/ Centro de Informacin y Documentacin Cientfica http://www.cindoc.csic.es/ Centro de Investigaciones Energticas, Medioambientales y Tcnolgicas (CIEMAT) http://www.ciemat.es/ Consejo de Seguridad Nuclear http://www.csn.es/ Consejo Superior de Investigaciones Cientficas http://www.csic.es/ Empresa para la Gestin de Residuos Industriales (EMGRISA) http://www.emgrisa.es/ Catlogo de Fuentes de Datos (CDS) del European Topic Center ETC/CDS http://www.mu.niedersachsen.de/cds/
92
ECOPLUS http://www.ecoplus.org/ Fundacin Ecologa y Desarrollo http://www.ecodes.org/ European Environmental Bureau http://www.eeb.org/ Confederacin Espaola de Organizaciones Empresariales http://www.ceoe.es/ Confederacin de la Pequea y Mediana Empresa Aragonesa (CEPYME ARAGN) http://www.conectapyme.com/ y http://www.cepymearagon.es/ La Unin Europea en Lnea http://www.europa.eu.int/ Boletn Oficial del Estado http://www.boe.es/

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ISO 14001

Gua para la aplicacin de la Norma UNE-EN ISO 14001 en la pyme

Con la colaboracin de:

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UNE-EN ISO 14001 en la PYME

La gua tiene por objeto

Por dnde empezar?: nos ponemos en marcha

Decisin: Por qu?

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Algunas razones ms frecuentes para poner en prctica un sistema de gestin

Por dnde empezar?

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Propsito: Para qu?

Definir su alcance y los medios y acciones necesarias para alcanzarlos.

Comprobar los resultados reales obtenidos en un momento determinado.

Analizar su correspondencia con los resultados previstos para ese momento.

Por dnde empezar?

1.- Qu grado de compromiso queremos adquirir con el medio

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Compromisos fundamenta les de la norma

3.- Qu objetivos pretendemos alcanzar?

Por dnde empezar?

qu hacemos y cmo lo hacemos?

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Dnde o cmo podemos obtener estos datos?

Por dnde empezar?

Identificacin del proceso indicando: de qu se parte ! qu medios utiliza ! qu se obtiene DE QU SE PARTE:

Materias primas secundarias

Complementos o aditivos necesarios...

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Producto final conforme

Efluentes lquidos (vertidos...)

Por dnde empezar?

1.- Bibliografa especializada:

2.- La informacin y los documentos facilitados por nuestros proveedores

3.- Fuentes propias

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Por dnde empezar?

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Qu nos propone la norma?

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Qu nos propone la norma?

Inicio de ciclo: planificar

SECUENCIA NORMA ISO 14001

PLANIFICAR: CAPTULO 4.2

Compromisos adquiridos, valores y principios fundamentales de la organizacin.

PLANIFICACIN CAPTULO 4.3

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Deteccin de puntos prioritarios de actuacin:

SECUENCIA FASES NORMA ISO 14001

Poner en prctica lo planificado

Qu nos propone la norma?

NORMA ISO 14001

COMPROBACIN ACCIN CORRECTIVA CAPTULO 4.5

UNE-EN ISO 14001 en la PYME

Mejoras obtenidas y eficacia alcanzada -

Determinar dificultades, vacos o carencias en el sistema

NORMA ISO 14001

Soluciones a los problemas detectados

Evaluar el grado de conformidad del sistema

Anlisis global de la situacin

Qu nos propone la norma?

Quiere o necesita demostrar la conformidad del sistema ante terceros?