Departamentalizacin: tipos, ventajas y desventajas

Sin lugar a dudas, una de las decisiones bsicas que se deben tomar en toda empresa es respecto a la forma como debe quedar organizada su estructura operativa. Es decir: Qu criterios vamos a seguir para crear los diferentes departamentos en que debe quedar estructurada y organizada la empresa? Es lo que se ha definido como departamentalizacin de la empresa. Las decisiones respecto a la departamentalizacin no slo son necesarias en los inicios de la empresa, cuando an est en embrin y necesita adoptar una estructura funcional formal. En cualquier perodo de su existencia, es posible que los niveles de mando de la organizacin se planteen la necesidad de someter a anlisis la estructura que han estado utilizando hasta ese momento, as como tomar una decisin respecto a si seguirn utilizando la misma o deben cambiar a otra forma de estructura que responda mejor a los retos que est afrontando la empresa en ese momento.

1. Departamentalizacin por funciones

Podramos, posiblemente, definirla como la organizacin clsica: la empresa se divide por departamentos y divisiones respondiendo a las funciones clsicas que se realizan en una organizacin empresarial; usualmente, produccin, marketing y ventas, finanzas, administracin. Cada una de estas cuatro grandes reas puede estar integrada por diferentes sub-departamentos y unidades especializadas. En empresas modernas es usual que se creen, siempre respondiendo al criterio funcional, otras reas o departamentos que dependen directamente del administrador delegado o director o administrador general; como podran ser: informtica o tecnologa, control de calidad, gestin de recursos humanos y otros. Ventajas Representa el reflejo lgico de las funciones bsicas que se realizan en la empresa. Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales de la organizacin. Desventajas Puede restar importancia a los objetivos globales (cada rea se concentra en sus objetivos parciales). Tiende a exagerar la especializacin, lo que provoca que el personal clave tienda a reducir su campo de visin. Se aplica en funcin del principio de Reduce o dificulta la coordinacin entre las especializacin de funciones (cada rea es diferentes funciones de la empresa (en ocasiones, especialista en sus responsabilidades). incluso, cada rea utiliza su propio lenguaje que las dems reas no comprenden a cabalidad). Simplifica la capacitacin del personal La responsabilidad por la rentabilidad recae dado que el mbito de formacin es ms nicamente sobre la direccin general. reducido. Proporciona medios de control muy La adaptacin a los cambios del entorno es ms estrictos y directos a la direccin general. lenta. Limita el desarrollo de lderes con suficientes habilidades como para desempear la direccin general de la empresa.

5 6

2. Departamentalizacin territorial o geogrfica

En este caso, la empresa se organiza en funcin de las diferentes reas territoriales o geogrficas en las que opera. Usualmente, se aplica a produccin y a marketing y ventas, pero las reas de finanzas y administracin permanecen centralizadas. Ventajas Coloca la responsabilidad en un nivel inferior. Concentra la atencin de la empresa en sus mercados y en los problemas locales. Aprovecha las economas de las operaciones locales. Constituye un frtil campo de capacitacin para los futuros directores generales. Mejora la coordinacin en cada regin. Desventajas Requiere ms personas con capacidades y habilidades de direccin general. Es difcil mantener centralizadas todas las decisiones y operaciones econmicas. Multiplica los problemas de control para la direccin general.

1 2 3 4

3. Departamentalizacin por clientes

En este caso, la organizacin de la empresa gira alrededor de los diferentes tipos de clientes que esta tiene. Los diferentes grupos de clientes que gestiona o podra gestionar la empresa, en consecuencia, se convierten en el criterio clave para la departamentalizacin de la organizacin. Ventajas 1 Estimula y enfoca toda la empresa en la satisfaccin de las necesidades de los clientes. 2 Transmite a los clientes la sensacin de que tienen a su disposicin un proveedor que es capaz de comprenderle y de darles la importancia que ellos merecen. 3 Desarrolla las ms altas habilidades en el rea de la gestin de los clientes y de la interrelacin de la empresa con ellos. 4 Desventajas Plantea situaciones conflictivas para la coordinacin de operaciones ante demandas contrapuestas de los clientes. Requiere de niveles de mando que sean especialistas en la gestin, el trato y la solucin de problemas propios de los clientes. Plantea serias dificultades para mantener un control estricto centralizado sobre los costes. Es posible que en algunas empresas no existan criterios claros sobre los diferentes tipos de clientes y como agruparlos.

4. Departamentalizacin por procesos o por equipos

En este caso, el criterio de departamentalizacin es el de reunir el personal y los materiales que requieren para realizar determinadas y muy especficas funciones y tareas relacionadas con los procesos propios de la organizacin. Ventajas Desventajas 1 La propia estructura operativa es capaz de Requiere personal con formacin para la generar ventajas econmicas. direccin general a la cabeza de cada proceso o equipo. 2 Permite el desarrollo y la aplicacin de Plantea serias dificultades para mantener habilidades altamente especializadas. un control estricto centralizado sobre los aspectos econmico-financieros. 3 Simplifica la capacitacin del personal. Crear dificultades para mantener el control por parte de la alta direccin.

5. Departamentalizacin por Producto

Por lo general, las empresas que adoptan esta forma, anteriormente estaban organizadas funcionalmente. En esta modalidad, todas las actividades necesarias para producir y vender un producto o servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador. la departamentalizacin por producto permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espritu de solidaridad. Tambin facilita administrar a cada producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles experimentar un amplio campo de actividades funcionales. Ventajas Facilita el uso de capital especializado (por ejemplo, una prensa para moldear carroceras de automviles) . Fomenta un cierto tipo de coordinacin y permite el uso mximo de las habilidades personales y del conocimiento especializado. Permite el crecimiento y la diversidad de los productos y servicios proporcionados por la empresa. Es importante que las actividades relacionadas con un producto en particular estn coordinadas. Se puede exigir a los gerentes del departamento del producto responsabilidad por las utilidades. Este tipo de departamentalizacin ofrece un campo de capacitacin medible para gerentes generales. Desventajas La necesidad de contar con ms personas con capacidades administrativas generales. Necesitan tener suficientes decisiones y control a nivel de las oficinas centrales para asegurar que no se desintegre toda la empresa.