POLTICA DE COMPRAS

POLTICA DE COMPRAS

Fecha creacin: ltima revisin:

Octubre 2007

29/10/2008

Pgina 1 de 10

POLTICA DE COMPRAS

INDICE

1 2 3 4

INTRODUCCIN MISIN Y VISIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS METODOLOGA DE COMPRAS LAS POLTICAS DE COMPRAS POLTICA DE PRODUCTO POLTICA DE PROVEEDORES POLTICA DE AHORROS POLTICA DE PROCUREMENT POLTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

3 4 5 6 6 7 10 11 12

29/10/2008

Pgina 2 de 10

POLTICA DE COMPRAS

1. INTRODUCCIN
Este documento tiene como objetivo la definicin de la Poltica de Compras de Laboratorios Almirall. En primer lugar se postula la Misin y Visin del Departamento, que define el rol que quiere y debe asumir el Departamento de Compras dentro de la organizacin. Posteriormente se define la metodologa existente en Compras para los procesos de relacin con proveedores. Y por ltimo se definen las Polticas de Compras en sus distintas vertientes: productos, proveedores, ahorros procurement y sistemas de informacin. Las polticas de compras marcan pautas de actuacin para el correcto desarrollo de la actividad profesional de compras y buscan maximizar la aportacin de valor de Compras a la compaa.

29/10/2008

Pgina 3 de 10

POLTICA DE COMPRAS

La misin del Departamento de Compras en la organizacin de Almirall es:

1. MISIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Contribuir a la obtencin de los resultados y objetivos de Almirall, maximizando la aportacin de valor de los mercados de suministro: Liderando el proceso de relacin con proveedores definiendo las mejores estrategias Siendo expertos del mercado y sus tendencias Colaborando con los socios internos desde una visin global de las necesidades Apoyndose en las ms eficaces metodologas y soluciones tecnolgicas Proactivos, innovadores y creativos

Para apoyar a la organizacin en la estrategia marcada y colaborar en la consecucin de los objetivos de la compaa, Compras ha definido los siguientes ejes principales para focalizar su desarrollo.

2. VISIN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Ser lideres. Compras ser percibido en el mercado como lider debido al uso de metodologas y herramientas de gestin ms avanzadas. Referente interno. Contribuir a sustentar y mejorar la rentabilidad de Almirall, colaborando con todas las reas en la gestin y negociacin del 100% del gasto negociable de la compaa, mediante aportacin continua de oportunidades validadas de reduccin de coste, productos/servicios innovadores y procesos internos eficientes. Equipo de alto rendimiento. Dispondremos de un equipo altamente cualificado, motivado, cohesionado y polivalente, que fomentar la transparencia y compartir sus best practices dentro de una dinmica de desarrollo continuo. Internacionalizacin Almirall se consolida como multinacional y por ello contar con una estructura de compras que atender eficientemente todas sus necesidades de productos y servicios a nivel global y local.

29/10/2008

Pgina 4 de 10

POLTICA DE COMPRAS

3 METODOLOGA DE COMPRAS
Para lograr las mejores estrategias en el proceso de relacin con los proveedores se ha implementado en Compras una metodologa comn para la gestin de todas las categoras: Category Management.

Esta metodologa abarca el anlisis de las necesidades internas y de mercado, el conocimiento del coste del producto, sintetiza las restricciones del producto, analiza el balance de fuerzas y una vez obtenido todo este conocimiento define la estrategia a seguir durante el proceso de compras, asegurando una homogeneidad de criterios y lenguaje en el mismo. El category management por categora se actualizar mximo cada 3 aos. En este proceso participar ptimamente ms de un comprador, lo que permitir que la elaboracin de la estrategia y su posterior negociacin y adjudicacin del contrato sean realizadas de forma conjunta. Ello redundar en una mayor riqueza y transparencia del proceso negociador, al tiempo que facilita la transferencia transversal del know-how entre compradores.

Perfil Categoria

Anlisis interno Cost Model Anlisis mercado Sntesis Estrategia Plan de accin

Anlisis

Estrategia Accin

29/10/2008

Pgina 5 de 10

POLTICA DE COMPRAS

4 LAS POLTICAS DE COMPRAS

Las pautas de actuacin se regirn por las siguientes polticas. Poltica de producto Poltica de proveedores Poltica de ahorros Poltica de procurement Poltica de sistemas de informacin

POLTICA DE PRODUCTO
Cualquier proceso de compra requiere como paso previo la definicin de las especificaciones (qu se va a comprar) y la previsin de las necesidades (cunto y cuando). Para conseguir dicha definicin es necesaria la colaboracin del socio interno y el comprador. USUARIO

ESPECIFICACIONES

PREVISIONES

NECESIDAD OPTIMA

VISION GLOBAL COMPRADOR

CONOCIMIENTO DE MERCADO

Pautas a tener en cuenta para la definicin de especificaciones: Comprar referencias de mercado y no productos a medida. Comprar bajo especificacin funcional y no por marca comercial. Estandarizacin de referencias. Comprar por coste total (TCO).

Asimismo Compras debe colaborar de forma pro-activa en la elaboracin de presupuestos por parte de usuarios para garantizar la idoneidad del mismo informando de la evolucin de los precios.

29/10/2008

Pgina 6 de 10

POLTICA DE COMPRAS

POLTICA DE PROVEEDORES
Es responsabilidad de Compras disear un panel de proveedores que pueda garantizar el suministro de productos y servicios en base a las necesidades de la Compaa. Compras liderara desde un inicio, conjuntamente con el socio interno, el proceso de seleccin del proveedor. Todo ello requiere una actividad permanente de conocimiento y contacto con el mercado para identificar, seleccionar, homologar, validar y evaluar proveedores. El objetivo en la relacin con los proveedores ser lograr que Almirall sea visto como un referente en innovacin, eficacia y compromiso dentro del mercado de suministro: Compartiendo riesgos y beneficios con el proveedor. Cumpliendo los compromisos pactados por parte de Almirall. fomentando la pro-actividad de los proveedores como ventaja competitiva .

ALMIRALL

WIN - WIN

PROVEEDOR

Compras debe mantener un control permanente sobre el panel de proveedores, en cantidad y calidad. El nmero de proveedores homologados en el panel debe tender a optimizarse en su totalidad. Compras debe mantener siempre una base de proveedores alternativos localizados, para cada familia de compras, a fin que puedan suplir rpidamente cualquier baja, temporal o permanente, del panel de proveedores activos. La decisin del nmero de fuentes de suministro depender de la estrategia de compra de la categora. Tipologa de proveedores Proveedores de mercado: Empresas de las que Almirall ha recibido informacin sobre sus productos, y estn pendientes de una posible homologacin. Proveedores homologados: Proveedores de mercado que les ha solicitado el cumplimiento del formulario de homologacin y ha sido aceptado por Compras. Proveedores activos: Proveedores homologados que Compras ha decidido trabajar habitualmente con nosotros.

29/10/2008

Pgina 7 de 10

POLTICA DE COMPRAS

Homologacin proveedores: Como requisito indispensable para homologar a un proveedor, ser necesario cumplimentar un formulario, que valorar al proveedor en diferentes vertientes (financiera, logstica, calidad y gama de producto),.Este formulario debe ser firmado por el comprador solicitante y entregado a Soporte Operaciones.

Evaluacin proveedores. La calidad del panel de proveedores homologados se controla anualmente mediante el proceso de Evaluacin de proveedores. Dependiendo de la categora de la familia, se realizar un tipo de evaluacin diferente: Aprovisionadores, Maquinaria y equipos, Instalaciones, Mantenimiento, Informtica, Servicios y Viajes.

POLITICA DE AHORROS
La poltica de ahorros se basa en definir un criterio homogneo en la contabilizacin de los ahorros dentro de los diferentes procesos de negociacin, para ello existe un procedimiento de clculo y contabilizacin de los ahorros, en el que se definen los diferentes conceptos de ahorro y las metodologas para el clculo de los mismos. Conceptos de ahorro: Reduccin de precio (Price down): disminucin de precios de compra Reduccin de coste (Cost Down): en este concepto se incluyen todos los otros componentes de coste de propiedad, a parte del precio. Eliminacin de coste (Cost Out): se incluyen bajo este concepto todas las acciones promovidas por Compras que eliminen componentes de coste Coste evitado (Cost Avoidance): aplica a las contenciones de incrementos de precio propuestos por proveedores Incremento de valor (Value Up): este concepto aplica a los incrementos de valor o prestaciones que por el mismo precio de compra, se obtienen en una operacin

29/10/2008

Pgina 8 de 10

POLTICA DE COMPRAS

POLTICA DE PROCUREMENT
El objetivo de Compras es agilizar el proceso de procurement, tanto interno como externo para conseguir la mxima eficiencia en la relacin con proveedores. En este proceso se incluyen una serie de pasos con diferentes aplicaciones electrnicas que se resumen en el diagrama adjunto

Devolucin cesta: *Con descripcin incorrecta *Referencia catalogada *Acompaada de factura *Inversin o gasto fraccionado en varias cestas

- Incluir la mayor informacin posible para autorizadores - Cumplimentar con todos los datos necesarios para posterior envio t ti d l did

SRM
Autorizacin electrnica CESTA TEXTO LIBRE VALORACIN COMPRAS AUTORIZACIONES SOLICITUD DE PEDIDO Presupuesto Comprometido

SAP/R3

PORTAL PROVEEDORES
PROVEEDOR /COMPRADOR Rechazan PEDIDO Aceptan Modifican

CESTA CATALOGO

Tendencia a catalogar compra repetitiva y de valor

PORTAL DE PROVEEDORES

PORTAL FACTURA ELECTRNICA SRM

Presupuesto Realizado

SAP R/3
CONTABILIZA FACTURA

SAP/R3

PROVEEDOR ALBARN EN PORTAL

USUARIO CONFIRMA ALBARN

ENTRADA MERCANCIA / SERVICIO

PROVEEDOR PUBLICA FACTURA

ALMIRALL ACEPTA FACTURA

PAGO

Portes Pagados Revisin trimestral de las entradas pendientes

Proveedor fuera de portal Facturas por pdf Pre-facturas

29/10/2008

Pgina 9 de 10

POLTICA DE COMPRAS

POLTICA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Compras aboga por una mejora continua en los sistemas de informacin de Compras, que permitan una comunicacin electrnica fluida entre usuarios y compradores, y entre la organizacin y proveedores, generando y almacenando el mnimo posible de documentacin escrita en el proceso. Para ello se buscar maximizar la automatizacin de la gestin interna del proceso compra y de aprovisionamiento, mediante herramientas de e-procurement, desde la solicitud interna hasta la generacin de pedidos y la recepcin de factura. Tambin es necesario disponer de herramientas de anlisis de gasto que permitan un aptima gestin de la categora.

E-Sourcing Registro proveedores

Intercambio de informacin Homologacin Evaluacin Solicitud ofertas a los proveedores en las diferentes variantes RFX, RFQ y SUBASTAS

PORTAL DE PROVEEDORES
http://portal.almirall.es/wps/portal/portalprov Factura electrnica
Publicacin y aceptacin de las facturas emitidas en el portal de proveedores

E-Procurement
Publicacin y aceptacin de pedidos y albaranes

Definicin de la Demanda

Busqueda de Proveedores

Solicitud de Ofertas

Negociacin

Solicitud interna usuario

Pedido Albarn

Factura Pago

SAP/R3 SRM Solicitud de productos/Servicios. TRAVELCOR Solicitud de viaje de negocios. TRAVELMEETING Solicitud de reuniones corporativas. SIMAVE Solicitud de promociones con mdicos. Tramitacin de pedidos a proveedor

Datamart (B.O.)
Consolidacin informacin de SRM, SAP/R3, til para negociaciones y toma de decisiones

29/10/2008

Pgina 10 de 10