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Informatica
Usare lapplicazione Tabelle Maschere Cercare informazioni Report Preparazione della stampa
Organizzare linsieme dei dati disponibili in una certa struttura (impresa, banca, ospedale, ) riprodurre le relazioni e ritrovare facilmente le informazioni (INDICI)
Per database si intende una raccolta di dati codificati in modo tale da permetterne larchiviazione ed eventualmente lelaborazione. Possono essere strutturati in modo lineare o relazionale. relazionale Nel primo modello i dati sono organizzati
Con Access possibile strutturare e gestire tutte le informazioni in un singolo file (.mdb .mdb). .mdb Nel file sono disponibili i seguenti oggetti:
tabelle per la memorizzazione dei dati, query per la ricerca e il recupero di dati specifici, maschere per la visualizzazione, laggiunta e laggiornamento dei dati delle tabelle, report per lanalisi e la stampa dei dati con particolari layout.
Testo. Utilizzare questo tipo di dati per il testo o le combinazioni di testo e numero, ad esempio un codice di un prodotto, o per numeri sui quali non si eseguono calcoli, ad esempio i numeri di telefono o i codici di avviamento postale. Possono essere inseriti dati lunghi fino a 255 caratteri Memo. Utilizzare questo tipo di dati per il testo lungo, come ad esempio una descrizione. Pu memorizzare fino a 65536 caratteri.
Numerico. Utilizzare questo tipo di dati per i dati numerici da inserire in calcoli matematici. La sua propriet Dimensione campo definisce il tipo numerico specifico (ad esempio il tipo Byte permette di inserire valori interi compresi tra 0 e 255). Data/Ora. Utilizzare questo tipo di dati per la data e lora. Valuta.Utilizzare questo tipo di dati per i valori di valuta (per esempio il costo unitario di un prodotto).
Contatore. Utilizzare questo tipo di dati per inserire automaticamente un numero progressivo quando si aggiunge un record. Si/No. Utilizzare questo di dati per inserire informazioni alle quali pu essere assegnato solo uno di due valori, ad esempio Si/No, come potrebbe essere la disponibilit di un prodotto. Oggetto OLE. Utilizzare questo tipo di dati per gli oggetti OLE, come immagini, suoni o altri binari creati in altri programmi o per collegarsi a documenti Word o a fogli di calcolo Excel.
Dati
Schema
DDL, linguaggio per la definizione dei dati DML, linguaggio di manipolazione dei dati o linguaggio di interrogazione dei dati o query language Linguaggi Host, per linterfaccia al database
Dati
DML
Schema
DDL
permanenti, Dati permanenti durata che non dipende dalle applicazioni che li usano Efficienza di accesso ai file, gestione degli indici Gestione delle transazioni, in lettura piu utenti possono avere accesso allo stesso dato ma non in scrittura Protezione dei dati, Protetti da utenti non autorizzati, da valori non ammessi (vincoli di integrita), malfunzionamenti HW e SW
VOTO 27 30 18 22 30
DBMS implementor: costruisce il sistema Database designer: definisce lo schema Database administrator: carica I dati e mantiene il sistema in funzione Database user: fa le query, modifica I dati
Permette la descrizione dello schema concettuale del database Tale schema verra poi tradotto in un altro modello tipo quello relazionale (che vedremo piu tardi) Descritti con i diagrammi Entita-Relazione
Entit: qualcosa che esiste ed e distinguibile. Es: ogni persona, ogni automibile Insieme di Entit: insieme di entit tutte simili
PERSONE
Proprieta dellinsieme
delle
Peso Codice fiscale
PERSONE
Sesso
Altezza
Un attributo che identifica in modo univoco ogni entita di un insieme viene chiamato CHIAVE ES: il codice fiscale
Peso
Codice fiscale
Peso
Codice fiscale
PERSONE
Madre_DI
PERSONE
Sesso
Altezza
Sesso
Altezza
Ogni entita di un set e legata con al piu un elemento dellaltro set. ES:
CAPI
UFFICI
CAPO_DI
Una entita nel set E2 e associata con zero o piu entita nel set E1 MA ogni entita in E1 e associata con al piu una entita in E2
DIPENDENTI
ASSEGNATO_A
UFFICI
PERSONE
GENITORE_DI
PERSONE
Un modello dei dati e un insieme di meccanismi di astrazione per definire una base di dati, con associato un insieme predefinito di operatori e di vincoli di integrita.
Espressivita: permette di rappresentare in modo semplice e naturale i dati e le proprieta. Semplicita: Semplicita basato su un numero minimo di meccanismi semplici da utilizzare e capire. Realizzabilita : deve essere realizzabile in modo efficiente su di un calcolatore.
Introdotto da Codd nel 1970. E il modello piu diffuso. E basato sul concetto matematico di RELAZIONE
I1={2,3} , I2={a,b,c} Pc =I1 x I2 Pc= {(2,a), (2,b), (2,c), (3,a), (3,b), (3,c)}
Una Relazione n-aria e un sottoinsieme del prodotto cartesiano D1 X D2 X ... Dn di insiemi di valori di tipo elementare detti domini. Ogni elemento < d1 , d2 , , dn > si chiama n-upla
Uno schema di relazione R : {T} e una coppia formata dal nome di una relazione R e da un tipo di relazione dove
interi,reali,booleani e stringhe sono tipi primitivi;
se T1 , T2 , , Tn sono tipi primitivi e A1 , A2 , , An sono etichette,dette attributi, allora (A1 :T1 , A2 :T2 , , An :Tn) e un tipo n-upla di grado n (lordine non e significativo). se T e un tipo n-upla allora {T} e un tipo relazione.
Uno Schema Relazionale e costituito da un insieme di schemi di relazione Ri : {Ti}, , i=1,2,,k e da un insieme di vincoli di integrita relativi a tali schemi.
Una n-upla t=(A1:= v1, A2:= v2,, An:= vn) di tipo (A1 :T1 , A2 :T2 , , An :Tn) e un insieme di coppie (Ai , vi) con vi di tipo Ti. Una Relazione R di tipo (A1 :T1 , A2 :T2 , , An :Tn) e un insieme finito di n-uple di tipo (A1 :T1 , A2 :T2 , , An :Tn) .
Access un DBMS
39
Record
Campo
Terminologia Base dati: Insieme di archivi integrati che costituiscono una base di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse Tabelle, Campi, Record.
Barra di stato
linserimento dei dati, Report: stampare i dati. Sono una copia conforme ai dati contenuti nelle tabelle, ma non solo. Puoi visualizzare solo i dati che ti interessano per la stampa. Pagine: Pagine web per visualizzare e manipolare i dati di un DB. Macro e Moduli: Eseguire operazioni in modo automatico.
Elenco oggetti del tipo selezionato
VISUALIZZA
Per una Tabella
Visualizzazione Struttura Visualizzazione Foglio Dati
Per un report
Visualizzazione Struttura Anteprima di stampa
Visualizza
Nome campo Tipo dati (Testo, Memo, Numerico, Data/Ora, Valuta, Contatore, S/No, Oggetto OLE) Descrizione (Per la documentazione del db. Facoltativo)
Informazioni date
Propriet campo
Ricerca Guidata: crea un dominio per lattributo i cui valori vengono dati come opzioni nel momento dellinserimento.
Ricerca Guidata: crea un dominio per lattributo i cui valori vengono dati come opzioni nel momento dellinserimento.
Ricerca Guidata: crea un dominio per lattributo i cui valori vengono dati come opzioni nel momento dellinserimento.
Dimensioni: il num di caratteri Formato: date, valuta Maschera di input: per facilitare linserimento dei dati presentando il formato richiesto Etichetta: se si vuole assegnare un nome particolare al campo nella maschera Decimali: per indicare la presenza nei campi numerici Valore predefinito Validita dei dati e messaggio di errore Richiesto : non fa inserire il record se in quel campo non e stato messo nessun valore Valido: vincoli di integrita
Tabella
Struttura, per definire il tipo Foglio dati, per inserire I dati
Query
Struttura, per definire la tabella di partenza e la query Foglio Dati per visualizzare il risultato SQL per vedere o inserire in comandi SQL
Modifica, vai
Visualizza, Indici
Contatore. Chiavi primarie Contatore Il modo pi semplice per individuare una chiave primaria quello di creare un campo di tipo Contatore per inserire un numero progressivo ogni volta che viene aggiunto un nuovo record alla tabella. Se non viene impostata una chiave primaria, quando si salva la tabella, verr richiesto se si desidera crearne una. Se si risponde S, verr creata una chiave primaria Contatore.
singolo. Chiavi primarie a campo singolo Se esiste gi un campo in cui sono presenti valori univoci, come ad esempio codici alfanumerici, tale campo pu essere definito come chiave primaria, sempre che tale campo non contenga valori duplicati oppure sia vuoto.
multicampo. Chiavi primarie multicampo E possibile creare chiavi basate su pi campi. Queste consentono di fare distinzione tra record in cui il primo campo potrebbe contenere lo stesso valore. Quando si ordina una tabella in base a un indice multicampo, lordinamento sar quindi eseguito in base al primo campo definito per lindice. Se nel primo campo sono presenti record con valori duplicati, lordinamento verr eseguito in base al secondo campo definito per lindice e cos via.
Nella visualizzazione struttura di una tabella selezionare il campo o i campi che si vuole definire come chiave primaria, facendo clic sul selettore di righe del campo desiderato.
Icona Chiave primaria Tasto dx del mouse Chiave primaria Modifica Chiave primaria
In Access, le relazioni non sono le relazione del modello relazionale! Relazioni: legato ai concetti di
Join Integrit referenziale
Molti a molti
Un qualsiasi numero di righe di una tabella pu corrispondere ad un qualsiasi numero di righe dellaltra tabella
Uno a uno
Se una riga di una tabella corrisponde ad una riga dellaltra tabella, corrisponde ad esattamente una riga dellaltra tabella
1.
Tabella1: con la chiave primaria CP1 Tabella 2: con la chiave primaria CP2 Per mettere Tabella1 e Tabella2 in relazione uno a uno: Fare clic sul pulsante Tabelle nella finestra di lavoro
2.
3.
Fare clic con il tasto destro in un punto vuoto della finestra e si aprir il menu contestuale.
4.
5.
Fare clic sulla voce Mostra tabella e si aprir lomonima finestra di dialogo. Fare clic su linguetta Tabelle.
6. 7.
Selezionare la tabella Tabella1. Fare clic sul pulsante Aggiungi e la tabella verr visualizzata nella finestra Relazioni.
6. 7.
Selezionare la tabella Tabella2. Fare clic sul pulsante Aggiungi e la tabella verr visualizzata nella finestra Relazioni.
8.
9.
10.
Confermare loperazione facendo clic sul pulsante Chiudi e la finestra Mostra tabelle verr chiusa. Portare il puntatore sulla prima tabella in corrispondenza della riga del campo chiave CP1. Fare clic e tenere premuto il tasto sinistro del mouse (il puntatore assumer laspetto di un piccolo pulsante rettangolare).
11.
12.
Trascinare il campo CP1 fino a portarlo sopra la riga della seconda tabella che corrisponde al suo campo chiave (CP2). Lasciare il tasto sinistro del mouse e verr visualizzata la finestra di dialogo Modifica
relazioni.
12.
Il programma visualizza lesistenza della relazione mediante una linea che collega le righe dei due campi coinvolti.
Tutte le operazioni che sono state descritte vanno ripetute in modo praticamente identico nel caso si volesse impostare una relazione uno a molti. Lunica differenza:
Uno (Tabella1) a molti (Tabella2): trascinare il campo chiave primaria (CP1) della Tabella1 sopra un altro campo sul campo chiave (CP2) della Tabella2 Uno (Tabella2) a molti (Tabella1): trascinare il campo chiave primaria (CP2) della Tabella2 sopra un altro campo sul campo chiave (CP1) della Tabella1
Per esempio:
1. 2. 3.
Aprire la finestra di lavoro Relazioni. Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da eliminare. Fare una delle operazioni seguente:
Premere il tasto Canc sulla tastiera oppure fare clic con il tasto destro del mouse, e fare clic sulla voce Elimina nel menu contestuale oppure fare clic su Modifica nella Barra dei menu, e poi fare clic sulla voce Elimina.
4.
Confermare loperazione facendo clic sul pulsante S nella finestra che appare.
1. 2.
3.
Aprire la finestra di lavoro Relazioni. Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da modificare. Fare una delle operazioni seguente:
Fare clic con il tasto destro del mouse, e fare clic sulla voce Modifica relazione nel menu contestuale oppure fare clic su Relazione nella Barra dei menu, e poi fare clic sulla voce Modifica relazione.
Lapplicazione di regole di integrit referenziale un comando che normalmente lutente impone quando viene creata una relazione tra due tabelle. In Access, si pu scegliere di applicare lintegrit referenziale al momento della conferma della creazione di una relazione o anche successivamente.
Nella finestra di dialogo Modificare relazione, fare clic sulla casella di selezione Applica integrit referenziale.
In casi di errori (la regola di integrit referenziale non soddisfatto) appare una finestra:
Uno a molti
Nella visualizzazione foglio dati, appaiono dei piccoli quadrati alla sinistra delle righe Facendo clic su uno di essi, viene visualizzata le righe dellaltra tabella Solo le tabelle con tipo uno (uno a molti, uno a uno)
Una maschera rappresenta una modalit grafica mediante la quale si pu pi facilmente utilizzare il database: con una maschera possibile linserimento o la visualizzazione dei dati, si possono attivare funzioni di comando, come ad esempio lapertura di altre maschere o report del database, si possono aprire finestre di dialogo personalizzate. Scegliere Maschere In visualizzazione Struttura In visualizzazione Maschera
1. Oggetti Maschere 2. Cliccare su Crea una maschera in visualizzazio ne struttura 3. Visualizza 4. Propriet
1. Oggetti Mascere 2. Nuovo 3. Nuova maschera Visualizzazione Struttura 4. Selezionare la tabella o la query su cui basare la maschera 5. OK
Nuovo record
Elimina record
Maschere
u u
Modalit di visualizzazione dei dati per linserimento o la presentazione (input/output) Possibilit di campi calcolati (ad es. totali)
Maschere: creazione
u u u
Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Struttura (modo manuale) o autocomposizione Manuale:
Maschere: autocomposizione
u u u
Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Autocomposizione Passi necessari: F definire la tabella e i nomi dei campi di origine dei dati F Layout F Stile F Cosa fare dopo? (aprire in inserimento, modificare) Menu visualizza:
Diversi sono i modi per ricercare e sostituire i dati o le informazioni di cui si ha bisogno: le indagini possono mirare alla ricerca di un particolare valore, di un determinato record o di un gruppo di record. Ordinare informazioni; Trovare dati con i comandi di ricerca Query
Accedere alla visualizzazione Maschera o in visualizzazione Foglio dati e scegliere il campo in cui effettuare la ricerca Modifica, Trova
Oppure Trova
Carattere *
Ultilizzo Corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri. Pu essere utilizzato come primo o ultimo carattere nella stringa dei caratteri Corrisponde a qualsiasi singolo carattere alfabetico Corrisponde a un qualsiasi singolo carattere allinterno delle parentesi Corrisponde a qualsiasi carattere non incluso nelle parentesi Corrisponde a qualsiasi singolo carattere numerico
? []
P[!ae]ro
Poro, Puro
Nellanalisi dei dati di un database molto importante la possibilit di utilizzare filtri per visualizzare solo i dati che interessano e in un particolare ordine.
Utilizzare Filtro in base a selezione se si pu trovare e selezionare facilmente nella maschera o nel foglio dati un valore che i record filtrati devono contenere. Utilizzare Filtro in base a maschera se si desidera selezionare i valori desiderati da un elenco senza scorrere tutti i record oppure si vuole specificare pi di un criterio. Utilizzare Filtro in base a input se si vuole sostituire il valore di un campo con il valore che si sta ricercando.
Visualizzare solo i record che corrispondono al filtro (Selezione) Record, Filtro, Filtro in base a selezione; basta selezionare un dato dalla tabella; Dal menu rapido, Filtro Per, cioe filtro per inserimento dati; Record, Filtro, Filtro in base a maschera; Per applicare il filtro, Record, Applica Filtro Per rimuoverlo: Record, Rimuovi filtro/ordina
1. Aprire una tabella o una maschera in visualizzazione Foglio dati oppure una maschera in visualizzazione Maschera 2. Clic con il dx del mouse sul relativo campo, poi digitare il valore nella casella Filtro per. 3. Per trovare i record che hanno Alimentari nel campo Categoria, fare cli con il dx del mouse sul campo Categoria, e digitare Alimentari in Filtro per. 4. Per applicare il filtro premere Invio.
Quali sono i libri di Manzoni? Quali libri costano pi di L. 10.000.000? Chi ha preso in prestito pi di un libro? Quanti libri sono stati prestati?
Le Query consentono di trovare dati e informazioni contenute in un database. Costituiscono uno strumento che consente di estrarre dei dati memorizzati nelle tabelle, per visulaizzarli, analizzarli e modificarli in modi diversi. Le Query permettono di unire dati di pi tabelle, ordinare i dati, calcolare nuovi campi, e specificare criteri per selezionare record. Le Query non contengono dati ma permettono di riorganizzare i dati delle tabelle.
Con una Query si pu: Specificare i campi da includere nei risultati Salvare la definizione per poterla riutilizzare Immettere formule ed espressioni Reperire informazioni in pi tabelle Tipi di Query: Di selezione A campi calcolati (manipolazioni, somme, conteggi, medie) ed a campi incrociati Con parametri (richiede dati da usare per la selezione) Di comando
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Cliccare Crea una query in visualizzazione Struttura selezionare la tabella che contiene i record da reperire fare clic su Aggiungi ripetere 2) e 3) per ogni tabella da usare fare clic su Chiudi per esaminare la query in visualizzazione Struttura fare doppio clic per ogni campo da includere immettere i Criteri di ricerca fare clic su Ordinamento fare clic su Salva
1. Cliccare Crea una query mediante una creazione guidata 2. selezionare la tabella che contiene i record da reperire 3. selezionare i campi di interesse 4. fare clic su > 5. ripetere 2) 3) e 4) per cambiare tabella e selezionare altri campi 6. fare clic su Avanti per finire e salvare la query
Aggiungere un campo ad una query 1. Mettere la query in visualizzazione Struttura 2. Nellelenco dei campi della parte alta della finestra, fare clic e trascinare un campo su una colonna nella griglia di progettazione 3. Togliere un campo da una query 4. Mettere la query in visualizzazione Struttura 5. Selezionare il campo con un clic sul suo selettore di colonna e premere Canc.
CRITERI
AND
Criteri nella stessa riga
OR
Criteri su righe diverse
Esempi di Query con criteri: mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per gli ordini che hanno importo inferiore a 500.00 oppure superiore a 2000.00 (OR) mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per ogni ordine fatto nellanno 2010 e per i clienti della provincia di CT (AND)
2. Collocare il punto di inserimento nella casella Criteri per la quale si vuole includere una Espressione 3. Fare clic sul pulsante Genera nella barra degli Strumenti 4. Fare clic sulloperatore (di confronto, logico, aritmetico) interessato 5. Immettere un valore o fare clic su un campo del quale si vuole confrontare il valore 6. Fare clic su OK.
Pulsante Genera
SELECT Clienti.Stato, Count(Clienti.Stato) AS ConteggioDiStato FROM Clienti WHERE (((Clienti.NumeroTelefon ico) Like "*55*")) GROUP BY Clienti.Stato HAVING (((Count(Clienti.Stato))> 1));
Un campo calcolato un campo di una query il cui valore funzione di uno o pi campi delle tabelle sulle quali la query basata. & operatore di La sintassi di un campo calcolato <<nome campo>> : definizione Esempi di manipolazione:
concatenazione stringhe mid( str; iniz; num ) Estrae num caratteri da str a partire da iniz
sigla : mid ( [Cliente]; 1; 2 ) & mid ( [Mandante], 3, 2 ) gruppo : iif ( [PrezzoVendita] > 500000; bene; non bene )
iif ( espr; partevera; partefalsa )
Pulsante Totali
permette di specificare Formule per i campi
Mostra il valore minimo Calcola il totale di di PrezzoVendita per PrezzoVendita per ogni ogni coppia cliente, coppia cliente, mandante mandante Calcola il campo sigla pari a: mid([Cliente]; 1; 1) & mid([Mandante]; 1; 2)
1. Selezionare query a campi incrociati dal menu query 2. Indicare come intestare righe e colonne
CAMPI INCROCIATI
1. Digitare nella casella Criteri il testo fra parentesi quadre [ e ] 2. Clic sul pulsante Esegui nella barra degli strumenti 3. Immettere le informazioni sul criterio 4. Fare clic su OK
Campi da aggiornare
1. Creare una query semplice basata sulla tabella i cui record si vogliono accodare (da cui i dati provengono) 2. In visualizzazione struttura,fare clic sulla freccia a discesa del pulsante Tipo query e quindi clic su Query di accodamento 3. Digitare il nome della tabella alla quale accodare i record o sceglierla 4. Fare su Database corrente o Altro Database 5. Fare clic su OK.
6. Trascinare i campi che si vogliono accodare, se tutti * 7. Se la chiave primaria non contatore, trascinare il campo nella griglia 8. Trascinare eventuali campi che si vogliono usare nei criteri di selezione 9. Immettere i criteri che determineranno i record da accodare 10. Per avere unanteprima, fare clic sul pulsante Visualizza nella barra degli strumenti Struttura Query. 11. Fare clic sul pulsante Esegui per accodare i record 12. Fare clic su S per confermare che si vogliono accodare i record
Per inserire i criteri di ricerca si utilizza la griglia presente nella struttura della query. Dopo aver digitato unespressione per la ricerca, Access la visualizza secondo una sua sintassi. Se nellespressione non viene incluso un operatore, si suppone che si voglia indicare loperatore uguale a (=). possibile inserire diversi criteri per uno stesso campo o per campi diversi. Quando si digitano delle espressioni in pi di una cella della riga Criteri, queste vengono combinate con loperatore AND oppure OR.
Record, ordina
Report
Un Report consente di organizzare e formattare dei dati con elementi grafici, allo scopo di realizzare uno stampato. Diversi scopi per diversi oggetti: Per estrapolare e selezionare dati da tabelle: query Per facilitare immissione e visualizzazione dati: maschera Per organizzare la stampa: report I report vengono aperti in anteprima di stampa Esempi di report: Catalogo prodotti Fattura
Report
u
Creazione nuovo report: Scegliere Report nellelenco Oggetti, fare clic sul pulsante Nuovo
u u u u u
Nella finestra Nuovo report selezionare la creazione guidata che si desidera. Scegliere la tabella o la query contenente i dati in base ai quali verr creato il report. Scegliere OK. I passi successivi sono suggeriti da istruzioni nella creazione guidata. In seguito si potr modificare laspetto del report in visualizzazione Struttura
Report
u
Report
Nei tre passaggi successivi della creazione guidata possibile scegliere se creare livelli, ordinamenti e il tipo di layout. u Livelli di gruppo
u u
Opzioni raggruppamento: per ogni livello di raggruppamento posso avere somme, medie o altre funzioni Scelte successive: ordinamento, layout, stile
Con le ultime due finestre si pu infine scegliere lo stile e il titolo per il report.
Report
u
Risultato:
Report: personalizzazione
u
u u
Notare i vari tipi di sezioni Menu Inserisci -> Data e ora e Inserisci->Numeri di Pagina
Per visualizzare la finestra Ordinamento e raggruppamento cliccare su Nella prima riga della colonna Campo o espressione selezionare il campo o inserire lespressione in base alla quale si vuole raggruppare. Si possono definire le seguenti propriet: Raggruppa secondo Intervallo raggruppamento Stampa sezione unit
1. Selezionare la casella di testo e fare clic su Propriet oppure con un clic sul pulsante destro del mouse selezionare Propriet dal menu contestuale. 2. Selezionare la scheda Dati e nella casella Origine controllo inserire unespressione che utilizzi la funzione Somma per calcolare la media o unaltra funzione.
Cancellare un report Nellelenco Oggetti scegliere Report Fare clic sul report che si desidera eliminare Premere Canc oppure Modifica Elimina Salvare un report Fare clic su Salva oppure File
http://www.mimmocorrado.it/inf/ecd/5/5acc ess.pdf