Elementos de la pantalla inicial

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos sealado con una flecha roja. As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la "Barra de estado" o de la "Barra estndar".

La barra de mens. Desde los mens de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de word2003. En word2003 la barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando

La barra de herramientas estndar contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. En realidad, la barra que ves aqu esta formada por dos barras, la barra estndar y la barra

de formato.

La barra de formato contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. En word2003 estas dos barras solo ocupan una lnea, no como en anteriores versiones de Word donde ocupaban dos lneas. No obstante, esto y muchas otras cosas ms se pueden cambiar para dejarlas como ms nos gusten. Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cuales no en cada barra, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso vers imgenes con iconos que no estn en las barras de tu ordenador, para saber cmo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado animacin para que lo veas muy claro. donde te lo explicamos. Adems tiene una

Panel de tareas. Este elemento no exista en la versin anterior de Word. El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrar informacin diferente segn lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta pgina acabamos de abrir un docuemento nuevo y el panel de tareas que aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos ms tiles para esa situacin: nos muestra los documentos recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas ser diferente y nos mostrar las opciones ms usuales en el trabajo con imgenes, como puedes ver en la figura de la derecha. En la primera lnea del panel de tareas aparecece el ttulo del panel, en este ltimo ejemplo el ttulo es "Insertar imagen".

Desplazarse por un documento

Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin.

Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin , que es una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos.

Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio Crtl + Fin

Nota:En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn

Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha arriba/abajo. superior/inferior nos desplazaremos una pgina

Haciendo clic en el botn central del crculo podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento. En el men Ver tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea.

Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Seleccionar
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que

decirle a Word sobre qu parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vdeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratn y con el teclado. Ratn. Para seleccionar mediante ratn hay dos mtodos: Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la seleccin, presionar el botn izquierdo y, sin soltar el botn, mover el cursor hasta el final de la seleccin. Observaremos cmo lo seleccionado aparece en vdeo inverso. Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedar seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la lnea, veremos que

el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la lnea completa quedar seleccionada; si hacemos doble clic, el prrafo completo quedar seleccionado. - Para seleccionar un grfico o una imagen basta con hacer clic encima, el grfico quedar enmarcado por un recuadro negro. Teclado Para seleccionar Un carcter a la derecha Un carcter a la izquierda Palabra a la derecha Palabra a la izquierda Hasta el final de la lnea. Hasta el principio de la lnea. Una lnea abajo Una lnea arriba Hasta el final del prrafo Hasta el principio del prrafo Una pantalla abajo Una pantalla arriba Hasta el final del documento Presione las teclas Mays. + flecha derecha Mays. + flecha izquierda Ctrl + Mays.+ flecha derecha Ctrl + Mays.+ flecha izquierda Mays. + Fin Mays. + Inicio Mays. + flecha abajo Mays. + flecha arriba Ctrl + Mays. + flecha abajo Ctrl + Mays. + flecha arriba Mays. + AvPg Mays. + RePg Ctrl + E

Eliminar
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla: Para borrar Un carcter a la izquierda Una palabra a la izquierda Un carcter a la derecha Una palabra a la derecha Presione las teclas Retroceso (BackSpace) Ctrl + Retroceso Supr Ctrl + Supr

Deshacer y rehacer
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Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones: La ltima accin realizada.

Para deshacer la ultima accin realizada, pulsar el icono deshacer, herramientas. Tambin podemos deshacer desde el men Edicin, Deshacer escritura. Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z.

de la barra de

Las ultimas acciones realizadas. Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer, aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura ", colocando el " nos dice que podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por ",colocando el "

Rehacer. Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.

Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro

lugar. Se pueden utilizar varios mtodos. Mediante el ratn y los iconos del men de herramientas:

Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, icono pegar. Mediante men: Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al men Edicin, elegir la opcin copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de destino, y elegir pegar del men edicin. Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: , ,colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el

1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar.

2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu.

Slo con el teclado:. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y,

aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

Opciones de pegado
Cada vez que pegamos se copia el texto tal y como lo copiamos, con el formato que tena. Por ejemplo, si copiamos algo que estaba en estilo negrita y tamao 18, al pegar se pegar tambin en negrita y tamao 18. Sin embargo, en ocasiones puede interesarnos que no se copie el formato ya que desentonara en el lugar donde lo vamos a copiar. Para solucionar esto existen las Opciones de pegado. Cmo se usan estas opciones? Cada vez que pegamos aparece un pequeo icono Pegar al lado de la palabra que acabamos de pegar. Si hacemos clic en ese icono se despliega una lista con las opciones que puedes ver en esta imagen. Conservar formato de origen. Es la opcin por defecto, pega tal y como se copi. Hacer coincidir formato de destino. Hace que lo que se pega tome el formato del lugar donde se pega. Por por ejemplo, si estamos pegando en medio de un texto que esta en estilo cursiva, lo que pegemos pasar tambin a tener estilo cursiva. Conservar slo texto. Hace que lo que se pega quede sin el formato original. Por ejemplo, si lo que pegamos estaba en estilo negrita, quedar pegado en estilo normal. Aplicar estilo o formato... Hace que se abra el panel de Estilos y formatos, para que podamos aplicarle un estilo o formato a lo que acabamos de pegar.

Buscar

Mediante el comando Buscar podemos buscar texto en el documento.

Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Buscar o con la combinacin de teclas Ctrl + B. Si antes de llamar a este comando, seleccionamos la palabra o frase a buscar, esta aparecer en el campo Buscar, si no lo hacemos tendremos que teclearla. Pulsar el botn Buscar siguiente y cuando Word encuentre la palabra, nos llevar a esa posicin y la palabra encontrada se pondr en vdeo inverso. Si queremos buscar otra ocurrencia de la palabra pulsar de nuevo el botn Buscar siguiente. Cuando Word llegue al final del documento aparecer un mensaje indicndolo y preguntado si queremos seguir buscando desde el principio del documento.

Buscar y reemplazar

Si queremos reemplazar una palabra por otra tenemos el comando Buscar y reemplazar. Podemos ejecutarlo desde el men Edicin, Reemplazar o con la combinacin de teclas Ctrl + L. En el campo Buscar pondremos la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondremos la palabra o frase que queremos que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que nos permiten los tres botones disponibles: -Buscar siguiente. Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar -Reemplazar. Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia. -Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar nos informa del nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

Formato carcter. Fuentes

Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con WordArt o las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estndar: fuente,

tamao y estilo de fuente.

Fuente. Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora.

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Tamao. De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo para buscar el tamao que deseemos, o escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo.

Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado . correspondiente. Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn

Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado ( se ve en un tono ms claro). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.

Formato prrafo

En Word2003, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo , normalmente las marcas de prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo de la barra estndar.

Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

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Las caractersticas ms importante de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas suelen estar disponibles en la barra de formato.

Tambin se puede acceder a ellas desde el men Formato, Prrafo, junto con otras posibilidades que veremos ms adelante. Alineacin.

Estos son los botones

Izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda.

para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin:

Centrada Este prrafo tiene establecida la alineacin centrada. Derecha Justificada

Este prrafo tiene Este prrafo tiene una establecida alineacin alineacin justificada. derecha.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla.

Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. Puedes ver cmo se hace, junto con otras opciones del men Formato, Prrafo como la forma de variar el espacio que separa los prrafos, y el espacio que separa las lneas o interlineado.

Relacin entre Saltos de pgina y prrafos. Word inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden insertar saltos de pgina manualmente desde el men Insertar, Salto..., Salto de pgina, como veremos en el punto correspondiente. Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el men Formato, Prrafo, ficha Lneas y saltos de pgina

Otros formatos. Tabulaciones

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Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen.Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos: 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Tambin podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna .Tambin se pueden fijar las tabulaciones mediante el men Formato,

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Tabulaciones, dando la posicin exacta en cm. y especificando un carcter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.

Cambio a maysculas
En el men Formato, la opcin Cambiar a maysculas y minsculas... nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas del texto seleccionado: Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. maysculas. Todas la letras en

Tipo Ttulo. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minscula y el resto de la palabra en maysculas. Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente de las tres formas, siguientes: MAYSCULAS. minsculas. o Tipo oracin.

Copiar formato

En la barra estndar tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato

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se copiar sobre ellas .Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento.

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Configurar pgina
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos mrgenes se definen en el men Archivo, Configurar pgina... se nos muestra un cuadro de dialogo como este con tres pestaas:

En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada).

Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en que consisten.

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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la ficha Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la ficha Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

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Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin o a Vista preliminar. Esta imagen es un ejemplo de vista preliminar de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

Nmeros de pgina
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento. Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos de una de las dos formas posibles: Mediante el men Insertar o mediante los Encabezados y pies de pgina.

Si

nuestro

documento

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contiene Encabezados y Pies de pgina conviene insertar tambin los nmeros de pgina al mismo tiempo, como veremos ms adelante. Si no es as se pueden insertar los nmeros de pgina mediante el men Insertar, que vamos a ver ahora. En cualquier caso Word colocar los nmeros de pgina en el encabezado o el pie de pgina, segn la posicin que elijamos para el nmero de pgina. Para insertar nmeros de pgina debemos ir al men Insertar, Nmeros de pgina... y aparecer un cuadro de dilogo como este. Posicin. En este campo debemos elegir si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en la parte superior o inferior de la pgina. Haciendo clic en el botn del tringulo podemos seleccionar una de las dos alternativas.

Alineacin. En este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran cuando hacemos clic en el botn del tringulo, como vemos en esta imagen. En la zona de la derecha podemos ver en Vista previa cmo quedan alineados los nmeros de pgina en cada caso. El pequeo cuadrado representa la posicin del nmero de pgina. Si nuestro documento se va a imprimir en una sola cara de la hoja de papel es conveniente elegir entre las alineaciones Izquierda, Centro o Derecha, mientras que si vamos a imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro conviene elegir entre Interior y Exterior. La ms utilizada es la Exterior, como vemos en la imagen, en las pginas impares el nmero de pgina se imprime a la izquierda y en las pginas pares se imprime a la derecha.

Para ver los nmeros de pgina en la pantalla de nuestro ordenador hay que estar en modo vista Diseo de Impresin y se ven en un tono ms claro.

Nmero en la primera pgina. Si dejamos sin marcar esta casilla no se imprimir el nmero de pgina en la primera hoja. Esta opcin est

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pensada para cuando la primera pgina ser la portada del documento y no conviene que aparezca el nmero de la pgina. Formato. Este botn permite elegir el formato de los nmeros de pgina. Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista como la que vemos en esta imagen para que seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: 1.- Continuar desde la seccin anterior ( o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). 2.- Iniciar en el nmero que especifiquemos en el cuadro de al lado. Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, como veremos ms adelante. Si queremos incluir un texto delante del nmero de pgina, como, por ejemplo. "pg.:" deberemos, en el modo vista de Diseo de pgina, hacer doble clic sobre el nmero de pgina, con lo que se abrir el encabezado o pie de pgina, a continuacin seleccionar el cuadro de texto que contiene el nmero de pgina, escribir el texto "pg.:" y dejar un espacio en blanco delante del nmero de pgina.

Encabezados y pies de pgina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para crear o modificar encabezados o pies debemos ir al men Ver, y hacer clic en Encabezado y pie de pgina... aparecer un cuadro de dilogo como este. Para poder ver los encabezados y pies de pgina hay que estar en el modo vista de Diseo de impresin. Si hacemos doble clic sobre un encabezado o pie existente tambin se abrir esta pantalla.

Observar como ha aparecido un recuadro punteado con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la ventana flotante Encabezado y pie de pagina que contiene los iconos con todas las opciones disponibles. Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la ventana flotante, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar, a la derecha de la ventana.

Mediante este botn

podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Barra de herramientas Encabezado y pie de pgina. Vamos a ver los botones ms importantes de esta barra. Insertar Autotexto. Al hacer clic se abre una lista

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despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.

Insertar nmero de pgina.

Insertar nmero total de pginas del documento. Es decir, inserta el nmero de la ltima pgina del documento.

Formato del nmero de pgina. Se abrir la ventana que ya hemos visto en el punto anterior que permite elegir el formato del nmero de pgina.

Inserta la fecha del da en formato da/mes/ao.

Inserta la hora actual en formato hora:min.

Configurar pgina. Se abre la ventana para configurar la pgina que hemos visto al principio de este tema.

Mediante este botn podemos pasar del encabezado al pie de pgina y viceversa.

Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de pgina.

Al hacer clic en este botn salimos del encabezado o pie de pgina.

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Tablas
Final del formulario

Principio del formulario

Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

Creacin de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Men Tabla, icono de la barra estndar o dibujndola con el ratn, segn el tipo de tabla ser ms til un mtodo u otro, vamos a ver los tres. Men Tabla. Para insertar una tabla debemos ir al men Tabla, Insertar, opcin Tabla... y se abrir un cuadro de dilogo como este, en el que debemos indicar: Nmero de columnas. Nmero de filas. Autoajuste. Aqu tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la tabla. - Ancho de columna fijo. Si dejamos en automtico ajustar ancho para que la tabla ocupe todo espacio entre los mrgenes de pgina. lo el el la

- Autoajustar al contenido. El ancho depender de la cantidad de texto o grficos que contenga cada columna. - Ajustar a la ventana. El tamao se ajusta al tamao de la ventana del visualizador Web, si cambia el tamao de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo tamao.

Autoformato. Mediante este botn podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clsica 2 que es el que se ve en la imagen. Word aplicar las

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caractersticas del formato elegido a nuestra tabla. Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como valores por defecto cuando creemos nuevas tablas.

Icono.

Al hacer clic en el icono tabla de la barra estndar se abre una ventana como la que se muestra a la derecha. Moviendo el ratn dentro de la rejilla, podremos seleccionar el nmero de filas y columnas fcilmente. Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 2 x 4 (dos filas y cuatro columnas ). Este mtodo es el ms sencillo y no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar ms adelante si lo creemos conveniente.

Dibujndola. Ir a men Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono del lpiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomar la forma de un lpiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectngulo con el tamao total de la tabla. A continuacin dibujar las filas y columnas, como si lo hiciramos con un lpiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas que veremos ms adelante. Este mtodo es ms flexible a la hora de disear tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cmo introducir contenido en ella. En trminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. La mayor parte de las funciones sobre formato estn disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamao, se pueden incluir prrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero adems, hay algunas formas especficas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuacin.

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Desplazarse. Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para despla zarse Una celda a la izquierd a Una celda a la derech a Una celda arriba Una celda abajo Al principi o de la fila Al final de la fila Al principi o de la column a Al final de la column a Presio ne las teclas MAY + TAB

TAB

flecha arriba flecha abajo Alt + Inicio Alt + Fin Alt + AvPg

Alt + RePg

Al pulsar la tecla TAB en la ltima celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar. Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondr en negro (vdeo inverso). Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequea flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la

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columna quedar en vdeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o tambin colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. Tambin se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Borrar. Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas funciones desde el men Tabla

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Barra de herramientas Tablas y bordes

Para abrir esta barra de herramientas, ir al men Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes. Vamos a ver las funciones ms interesantes de esta barra.

Lpiz. Como ya hemos visto, con este lpiz se pueden crear tablas dibujndolas con el ratn.

Borrador. Es el complemento del lpiz en la creacin de tablas, ya que permite borrar las lneas de la tabla. Basta colocarse en la lnea a borrar y hacer clic.

Estilo de lnea y grosor de lnea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de las lneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las lneas que queramos.

Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeo tringulo de la derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas estas funciones de insercin. Tambin podemos ajustar el tamao de las columnas con las tres ltimas opciones.

Combinar y dividir. El primer icono permite crear una nica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de prrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos en cuntas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineacin.

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas

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Men contextual de Tablas

Haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre una tabla se abre el men contextual de Tablas como muestra esta imagen. Desde aqu podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y tambin podemos acceder a Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, as como la forma de establecer mrgenes y espaciado en las celdas:

Ms cosas

Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas. Tambin es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la pgina de forma muy sencilla. Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste a la imagen o grfico.

Convertir texto en tablas. En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustara pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos estn bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numricos como alfanumricos. De forma similar tambin se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.

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IMGENES. Imgenes vectoriales o prediseadas. Imgenes prediseadas procedentes de las libreras que Word tiene organizadas por temas. Estas imgenes estn construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas ms grandes o pequeas sin prdida de resolucin. Tambin se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podramos considerar estas imgenes como un conjunto de objetos grficos. Los grficos creados con las herramientas de Word para dibujar tambin son imgenes vectoriales. Imgenes no vectoriales o de mapa de bits. Imgenes fotogrficas procedentes de cmaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imgenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamao, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Estn formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posicin pero no estn relacionados unos con otros. Estas imgenes admiten cambios de tamaos, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolucin. Cuando hablemos de imgenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imgenes no vectoriales. GRFICOS. Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. WordArt. Rtulos disponibles de una galera que se pueden personalizar con diversas opciones. Microsoft Graph. Representacin de datos en forma grfica. Hay algunos objetos ms que podran ampliar esta relacin, como el sonido y los vdeos digitales, aunque esto lo trataremos en la prxima ampliacin de este curso. Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la Barra de Imagen para las imgenes y la Barra de Dibujo para los grficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una componente grfica atractiva.

Tipos de archivos grficos

Existen multitud de formatos grficos, vamos a explicar brevemente las caractersticas de los ms utilizados. Un formato grfico se identifica por el tipo de archivo , y se reconoce por la extensin del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensin o tipo jpg.

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Imgenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresin. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imgenes fotogrficas con muchos tonos. GIF. Es el ms utilizado en Internet, permite una buena compresin con imgenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. Tambin permite crear grficos animados. BMP. No admite compresin por lo que estas imgenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows98.

PNG. Moderno formato que permite compresin. Imgenes vectoriales o prediseadas.

WMF. Formato de las imgenes prediseadas de Word. Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vdeo digital. WAV y MP3 para los de sonido.

IMGENES. Insertar imgenes

Al hacer clic en el men Insertar, Imagen aparecer una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora cmo insertar imgenes prediseadas y desde archivo, en los puntos siguientes veremos el resto de las opciones.

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Imgenes prediseadas. Si hacemos clic en Imgenes prediseadas aparece el panel lateral de Insertar imagen prediseada, que puedes ver en esta imagen de al lado . En el cuadro Buscar texto introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecern todas la imgenes disponibles. Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imgenes que tengan relacin con ese concepto, como puedes ver en la imagen de ms a la derecha. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. En la zona Otras opciones de bsqueda tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizar la bsqueda, por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web. En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imgenes, fotografas, pelculas o sonidos; tambin podemos elegir dentro de

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cada uno de estos grupos unos tipos ms concretos, por ejemplo, podemos decir que queremos fotografas de tipo JPG.

Al realizar bsquedas de imgenes puede que el sistema solicite que insertes el CD-ROM de Word2003 para copiar la imagen a tu disco duro. Puedes ver cmo insertar imgenes prediseadas con ms detalle en este tema bsico.

Tambin se pueden traer imgenes desde Internet con la opcin Imgenes prediseadas de Office Online . Aqu lo explicamos con ms detalle.

Desde archivo. Se abrir una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botn Insertar y la imagen se copiar en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el tringulo que hay al lado del botn Insertar, aparecer la opcin Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, stos se vern reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde est la imagen, si borramos la imagen tambin desaparecer del documento Word.

Manipular imgenes
Para manipular una imagen abrir la barra Imagen desde el men Ver, Barras de herramientas, Imagen. Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionndose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedar enmarcada por unos pequeos cuadrados.

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Para modificar el tamao, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:

Insertar imagen prediseada. Permite insertar una nueva imagen prediseada.

Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opcin Automtico. Obtener una imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen binaria con solo dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele utilizar como imagen de fondo.

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Aumentar o disminuir el brillo de la imagen.

Recortar.

Girar la imagen 90 a la izquierda.

Comprimir imagen.

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Est ilo de lnea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran en la ventana.

Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.

Formato de imagen.

Color transparente. Para algunos formatos de imgenes, como JPG.

Restablecer imagen. Despus de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono.

GRFICOS. Insertar Autoformas y dibujar

Word2003 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios grficos y dibujos. Si no eres muy hbil dibujando con el ratn, no te preocupes, mediante las Autoformas dispondrs de multitud de formas listas para usar que te permitirn realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros muchos grficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos tambin dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginacin se ponga a trabajar. Al hacer clic en el men Insertar, Imagen aparecer una ventana con estas opciones. Vamos a ver ahora como insertar Autoformas, WordArt, desde escner y grficos de Microsoft Graph. Al hacer clic en Autoformas aparecer la barra de herramientas Autoformas y tambin la barra de herramientas Dibujo que veremos ms adelante. Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir tambin desde el men Ver, Barras de herramientas.

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El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros propios diseos y los cinco siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el ltimo icono permite acceder a las imgenes prediseadas. Tambin podemos acceder a las autoformas por medio de la barra de dibujo en el apartado de Autoformas donde disponemos de todas las opciones.

Al hacer clic en este botn se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos de dibujo: lneas, flechas, dobles flechas, curvas, polgonos irregulares, trazo a mano alzada. Estos objetos se pueden combinar para realizar prcticamente cualquier dibujo lineal que se nos ocurra. Una vez trazadas las lneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes ms finos.

Estos cinco iconos permiten acceder a los diferentes mens para seleccionar las autoformas, como por ejemplo el que vemos aqu de diferentes formas de flechas.

Este botn sirve para acceder a las imgenes prediseadas, donde podremos encontrar ms objetos grficos.

Modificar grficos

Lienzo de dibujo.

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Cuando dibujamos o creamos un grfico en Word no slo estamos ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona ms amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo est delimitado por un rectngulo como el que ves en la imagen de al lado, tambin tiene unos iconos en su permetro que permite modificar el tamao del lienzo haciendo clic y arrastrndolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo ms estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado derecho y cuando el cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamao que deseemos. El lienzo de dibujo tambin se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic

y arrastrando el cursor cuando tome esta forma lienzo.

al colocarlo en el permetro del

Tambin se puede cambiar el tamao y otras caractersticas del lienzo de dibujo desde el cuadro de dilogo Formato del lienzo de dibujo, para acceder a l basta hacer doble clic en cualquier zona dentro del lienzo.

Modificaciones. Los grficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamao y proporciones. Para modificar un grfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre l y aparecern unos puntos de control a su alrededor.

Para modificar el tamao, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamao. Aqu vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporcin mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco ms grande que la original.

Algunos grficos tambin tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma del grfico. En este caso un tringulo issceles se ha convertido en escaleno.

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Para girar el grfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratn para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratn.

Tambin se pueden cambiar los colores de las lneas, el color de relleno, aadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la barra de dibujo.

Con

estos

iconos

de

la

barra

de

dibujo

se puede, respectivamente, rellenar el color de fondo, color del contorno, grosor del contorno, tipo de lnea del contorno, tipo de flecha, efecto de sombra y efecto de 3D. En esta imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Aadir texto a los grficos

Se puede aadir texto a un grfico mediante el icono de Cuadro de texto de la barra de imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuacin insertar el texto. Pero la forma ms fcil de aadir texto en el interior de un grfico es haciendo clic en el grfico con el botn derecho del ratn, para que aparezca el men contextual, elegir la opcin Agregar texto y automticamente nos crear el cuadro de texto ajustndolo al espacio disponible en el grfico.

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Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los lmites del tringulo.

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Insertar WordArt
Mediante WordArt se pueden crear ttulos y rtulos vistosos para nuestros documentos. Slo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automticamente Word crear un objeto grfico WordArt. Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener texto y pasamos a tener un grfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.

Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del men Insertar, Imagen. Tambin podemos encontrar este icono en la Barra de Dibujo y en la Barra de WordArt. Al hacer clic sobre el icono aparecer un cuadro de dilogo con la galera de WordArt como la que vemos aqu. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que ms nos guste.

A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto.

Si hemos seleccionado texto previamente no ser necesario teclearlo en este cuadro de dilogo. Tambin podemos elegir la fuente el tamao y el estilo del texto. Al pulsar el botn Aceptar, despus de escribir "Cursos

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Insertar imgenes desde escner o cmara

Para importar imgenes desde escner o cmara de fotos digital debe haber una cmara o escner compatible con TWAIN con TWAIN (interfaz de plataforma cruzada que se utiliza para adquirir imgenes electrnicas que se han capturado mediante un escner, una cmara digital o tablas de captura de vdeo de marco quieto.), conectado al ordenador. Tambin debe estar instalado el software TWAIN que permite establecer la comunicacin entre la cmara o escner y el ordenador. Una vez est todo correcto ir al men Insertar, Imagen y elegir la opcin Desde escner o cmara.. si tenemos varios dispositivos conectados deberemos elegir desde cual vamos a insertar la imagen, a continuacin elegiremos la calidad o resolucin con la que queremos importar la imagen, y finalmente hacer clic en el botn Insertar. Dependiendo del modelo de cmara o escner nos encontraremos con diferentes programas para transferir las imgenes al ordenador, en cualquier caso, una vez transferido el archivo de la imagen a nuestro ordenador bastar utilizar la opcin de insertar imagen desde archivo, como ya hemos visto, para copiar la imagen en Word.

Insertar grficos de Microsoft Graph

Microsoft Graph es un programa integrado en Word2003 que permite representar informacin numrica en forma grfica. Para iniciar este programa ir al men Insertar, Imagen y elegir la opcin Grfico. Aparecer un grfico como este grfico y la cuadrcula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

Para introducir valores en la hoja de datos, bastar hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos, desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El grfico se dibuja automticamente a partir de los datos introducidos.

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Podemos seleccionar el tipo de grfico, mediante el icono Tipo de grfico, que aparece en la barra de formato, cuando hacemos doble clic en un grfico de Microsoft Graph.

Tambin aparece, en la barra de mens, el men Grfico, con las operaciones Opciones de Grfico, Tipo de Grfico y Vista en 3D, que permiten variar multitud de parmetros para dibujar los grficos como vemos en las siguientes imgenes.

Insertar imgenes desde Internet

Muchas de las imgenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la forma siguiente. Hacer clic con el botn derecho del ratn en la imagen que queremos traer de Internet, se abrir una ventana con una opcin similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices) que nos permitir grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momento podemos insertarla como se explica en el punto insertar imgenes desde archivo. En los navegadores ms modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecer el mismo men Guardar imagen como... a que hacamos referencia anteriormente.

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Insertar imgenes desde el portapapeles

Desde otro programa, por ejemplo, Paint, podemos copiar una imagen en el portapapeles, al volver a Word, bastar hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.

IMPRIMIR
Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde el icono imprimir de la barra estndar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna caracterstica de impresin. b) Desde el men Archivo, Imprimir ( CTRL + P ) . Cuando queremos cambiar alguna caracterstica de impresin. Por ejemplo, el nmero de copias, imprimir slo alguna pgina del documento, etc...

Desde el icono imprimir

Se pincha en el icono de la barra estndar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las pginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el men Imprimir.

Desde el men Imprimir

Desde el men Archivo, seleccionar Imprimir o bien directamente ( CTRL + P ), aparecer el cuadro de dilogo que ves a continuacin. Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botn Aceptar.

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Haciendo clic en el botn Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Orden Inverso muy til cuando tenemos una impresora que deja las hojas boca arriba, si tenemos esta opcin activada, se empieza por imprimir la ltima hoja dejando de esta manera las pginas ordenadas.

Descripcin de la ventana Imprimir

Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de dilogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresin. Se utiliza cuando tenemos ms de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botn Propiedades podemos cambiar algunos parmetros como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc... Intervalo de pginas. En este recuadro indicamos las pginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opcin deseada: Todo. Imprime todo el documento. Pgina actual. Imprime la pgina en la que se encuentra situado el punto de insercin en ese momento. Seleccin. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opcin para que nos imprima nicamente el texto seleccionado.

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Pginas. Permite indicar qu pginas queremos que nos imprima. Si queremos pginas salteadas, poner los nmeros de pgina separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimira las pginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la pgina inicial y la pgina final separadas por un guin, por ejemplo: 4-7 imprimira las pginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin pgina inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimira las paginas 1,2 y 3 (hasta la pgina 3); o bien sin pgina final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimira las pginas desde la pgina 12 hasta la ltima ambas inclusive. Tambin podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo:2,3,10- imprimira las pginas 2,3,10,11...hasta la ltima.

Copias. En el recuadro Copias se indica el nmero de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de pginas, tantas veces como indicamos en Nmero de copias. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Pginas por hoja. Permite elegir cuntas pginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimira 4 pginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamao del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo A4. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Pginas por hoja, en Escalar al tamao del papel el men despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y tambin el valor Sin escala. Este ltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamao del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamao se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Pginas por hoja.

Vista preliminar

Antes de imprimir un documento podemos ver cmo quedar en el papel, esto podemos hacerlo de dos formas. 1. Vista diseo de impresin. Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de presentacin. El tercer botn es la vista diseo de impresin que permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. En la mayor parte de la ocasiones ser suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones ms, en ese caso podemos utilizar la vista preliminar.

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2. Vista preliminar. La vista preliminar permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. pero adems permite ver varias pginas a la vez, aumentar y reducir el tamao, y algunas cosas ms que vamos a ver ahora.

Para desplegar la vista preliminar ir al men Archivo y elegir Vista preliminar.

Aunque la forma ms fcil de ir a la vista preliminar es con el icono vista preliminar de la barra estndar.

Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen.

Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cmo va a quedar el documento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal como son los grficos, cabeceras y pies de pgina, as como los mrgenes, tambin permite ver la pgina completa. La vista preliminar tiene su barra de herramientas para realizar unas funciones adicionales que vamos a ver a continuacin.

Vamos

explicar

uno

uno

los

iconos

de

esta

barra.

Imprimir. Manda a la impresora el documento.

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aumentar/reducir. Al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo ms o el signo menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamao.

Una pgina. Hace que en la pantalla se vea una sola pgina.

Varias pginas. Al hacer clic en este icono se abrir un pequeo despegable para que seleccionemos el nmero de pginas que queremos ver en una pantalla.

Zoom. Permite fijar diferentes tamaos del documento.

Regla. Muestra o oculta las reglas (horizontales y verticales)..

Reducir. Word intentar reducir en uno el nmero de pginas de un documento para evitar que unas pocas lneas ocupen la ltima pgina.

Pantalla completa. Muestra la pantalla de vista preliminar sin reglas y con una sola lnea para la barra de herramientas.

Sirve para cerrar la vista preliminar.

Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente til y puede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel. Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una pgina con una sola lnea y as poder corregirlo. Al ver la pgina completa tambin podemos ver que el texto o los grficos quedan mal centrados, etc. Si estamos utilizando la vista diseo de impresin y slo tenemos una pgina no har falta pasar a la vista preliminar ya que no veremos prcticamente nada nuevo.

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Combinar correspondencia
Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2003 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.

Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar del men Herramientas, el submen Cartas y correspondencia , la opcin Combinar correspondencia...

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Se abrir la seccin Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opcin deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

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En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar...

Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdb;..) si tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xls) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.doc) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca

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su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir. Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

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En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

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Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opcin Imprimir... . Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

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La barra Combinar correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero tambin podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el men Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. Tambin podemos elegir el men Herramientas, Cartas y correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.

. Aqu veremos los botones de esta barra, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.

Configuracin del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrnico, sobres, etc...)

Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente.

Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente.

Insertar lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente.

Insertar campos combinados. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos.

Permite insertar campos especiales de Word.

Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.

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Resaltar campos de combinacin. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos ms adelante.

Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto.

Revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error.

Combinar en documento nuevo. Esta opcin la vimos con el asistente.

Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, enva las cartas a la impresora, esta opcin la vimos con el asistente.

Combinar en correo electrnico. Enva tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos.

Combinar en fax. Esta opcin slo est disponible si tenemos la utilidad instalada. A continuacin completaremos la explicacin de algunas de las opciones.

Insertar campos de combinacin

Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la barra Combinar correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos.

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El campo aparecer en el documento principal entre '<<' y '>>' esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar. A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinacin.

Ver datos combinados

Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el icono .

Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono resaltados. , los campos del origen de datos aparecern

Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro anterior..

Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente.

Permite visualizar el registro siguiente.

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Permite visualizar el ltimo registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza la opcin Buscar entrada . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el icono vemos a la derecha.

aparece el cuadro de dilogo Buscar campos en uso que

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar. En Campos en uso: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente .

Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

La bsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las caractersticas buscadas, se posiciona en l y aparece un cuadro de dilogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas caractersticas

Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

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Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...). La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella. Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el destinatario a modificar para seleccionarlo y clic en el botn Modificar..., se abrir el cuadro Ficha de datos donde podremos cambiar los datos del destinatario. Si la lista es muy extensa con el botn Buscar... se abrir el cuadro de dilogo Buscar campos en uso donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionar en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo. Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer el cuadro de dilogo que te explicamos en la pgina siguiente...

Filtrar destinatarios
Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de

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combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Poblacin y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:

En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin.

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En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin. En comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc) . Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos campo: direccin y Comparacin: No vaco, en comparado con: no pondremos nada. En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es Vaco o No vaco. Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan. Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Opciones de consulta. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar , a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.

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Slo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. En el ejemplo de la derecha saldran las cartas ordenadas por provincia del cliente y dentro de una misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.

Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria.

El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

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En este cuadro tenemos a la izquierda la lista de todos los campos estndares que utilizar Word en combinar correspondencia y a la derecha indicamos el nombre del campo del origen de datos que corresponde al campo estndar. Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo estndar, Word hace automticamente la asociacin. En el ejemplo anterior, en el origen de datos hay un campo que se llama apellidos, otro que se llama nombre y otro que se llama provincia, como tambin son nombres de campos estndares, Word sin preguntar ha definido la asociacin. Para el resto de los campos estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar. Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o veremos que falta algo.

Combinar al imprimir

El icono permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).

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En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3). Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrnico

El icono permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo electrnico. Con la creciente y casi inevitable utilizacin del correo electrnico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha, en este, adems de indicar qu grupo de registros queremos enviar (como con la opcin Combinar al imprimir) debemos completar los parmetros del mensaje a enviar. En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de email del destinatario. En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje. En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Principio del formulario

Bsqueda

Marcadores, referencias cruzadas y notas al pie. (I)

pub-1875034419 ISO-8859-1 GALT:#008000;G

1 ISO-8859-1 es

Final del formulario

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Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar. Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontardo con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaria que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo. Por ejemplo, " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuacin.

Conceptos bsicos.
Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms sofisticada y elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para

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hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola. En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de esa cita. En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1. Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.

Insertar marcadores.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada. Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.

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- Acceder al men Insertar - Marcador... o presionar Ctrl + Mays + F5. Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador.

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin los marcadores no se ven. Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder a Herramientas Opciones... y en la pestaa Ver en la seccin Mostrar sealar la opcin Marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido.

Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo por el men Edicin Ir a... o presionando Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a.

Notas al pie y notas al final.

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Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a Insertar - Referencia - Nota al pie... Aparece el dilogo que vemos en la imagen de la derecha. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.

Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice. Podemos incluir una marca personal presionando sobre Simbolo... Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.

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