SISTEMA DE ARQUIVOS MDICOS E ESTATTICOS: Um estudo descritivo como referncia bsica implantao e a operacionalizao1.

PAULA REGINA CAMPAGNOLLI2. RESUMO O presente artigo tem como objetivo, analisar os procedimentos que foram adotados na implantao dos SAMEs, atravs da pesquisas de campo e anlise de interpretao, observao participativa, descritiva e bibliografia especializada para setor. Descrevendo de forma didtica a sistematizao dos procedimentos, para a implantao e operacionalizao de um SAME, na administrao hospitalar. Nessa pesquisa d-se nfase ao trabalho no hospital, dentro do setor SAME (Servio de arquivo mdico e Estatstico) procurando mostrar suas atribuies, sua importncia, aplicando tcnicas de OSM (Organizao, Sistemas e Mtodos) e propor uma reengenharia no setor e mtodos no desenvolvimento da atividade. PALAVRAS CHAVES: SAME. Arquivos. Estatsticas. Sistemas de Informao.

INTRODUO O ser humano, com o desenvolvimento e evoluo da escrita e da vida social, passou a compreender melhor a importncia da informao e conseqentemente, o valor dos documentos. Desse modo, comeou a guardar as documentaes relacionadas s atividades do dia-a-dia de diversos suportes como: poltica, religio, sociedade, economia, entre outras. Sugiram ento os arquivos, que tinham como objetivo primordial a conservao e o armazenamento dos documentos com o intuito atestar a legalidade e a pesquisa de informaes.

Em 1943 os arquivos mdicos no Brasil eram separados da estatstica e a partir desse ano reformulou-se a estatstica hospitalar. Com isso criou-se a centralizao desses setores e registro geral e num nico rgo nasceu o Servio de Arquivos Mdicos e Estatstica (SAME), tornando-se a memria do hospital para muitos pulso do hospital. A partir desses trabalhos muitas instituies passaram a usar esses

Artigo Cientfico apresentado como requisito avaliativo de concluso do Curso de Administrao de Empresas rural e Urbana da Faculdade Interamericana de Porto Velho-UNIRON sob a orientao do Professor Me. Srgio Rodrigues Alves.
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Graduanda do Curso de Administrao de Empresas Rural e Urbana. 8 Perodo Noturno.

servios, obtendo assim excelentes resultados, permitindo avaliar o padro da qualidade hospitalar. Em 1987, nos Estados Unidos, o Hospital geral de Massachussets, comeou a arquivar dados clnicos, tornando-se o primeiro hospital a organizar um Servio de Arquivo Mdico Estatstico. No Brasil, o primeiro hospital a implantar o servio foi Hospital das Clnicas da Universidade de So Paulo, em 1943, pela Dr.. Loudes de Freitas Carvalho. O principal motivo em ter um arquivo, atender administrao nas vrias atividades de acordo com as necessidades de pesquisa tcnica, administrativa e financeira, estando aptos ao atendimento, s consultas internas e externas de maneira rpida e precisa. Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da organizao, devese primeiro conhecer a empresa, verificar as necessidades, a hierarquia e identificar os setores existentes, com o objetivo de determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organizao. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com a documentao acumulada no decorrer de suas funes.

1 TEMA Sistemas de arquivos mdicos e estatsticos. 2 DELIMITAAO DO TEMA Um estudo descritivo como referncia implantao e operacionalizao. 3 PROBLEMTICA Aps breve reviso de literatura, observou-se modesta existncia de material bibliogrfico e/ou similares sobre o tema supra delimitado.

Ocorrem recorrentes indagaes sobre a realidade operacional da instituio, que dentre outras, ser a base principal para coleta de dados deste estudo. Destacando-se: O POP - Procedimento Operacional Padro - o correto? H alguma referncia ou roteiro a seguir? Cabe salientar que, num levantamento preliminar informal feito por esta acadmica, pde-se perceber que as perguntas-problemas apresentadas acima so comuns a outras instituies. Contudo, respond-las coube propriamente pesquisa cujos resultados so expostos neste artigo. 4 HIPTESES Supe-se que as implantaes de SAME - Servio de Arquivos Mdicos Estatsticos, nos Hospitais de Porto Velho RO, no foram norteadas por instrumentos e competncias como PDSI - Plano Diretor de Sistema de Informao, como tambm ferramentas de OSM - Organizao de Sistemas e Mtodos, ensejando os questionamentos que foram apresentadas na problemtica. 5 OBJETIVOS 5.1. Geral Analisar os procedimentos que foram adotados na implantao dos SAMEs, em Porto Velho, bem como sua rotina operacional atual. 5.2. Especfico Aplicar tcnicas de OSM e propor uma reengenharia no setor (ou no
hospital onde fez-se a observao participativa?). Tal reengenharia ser norteada por instrumento como PDSI.

Descrever de forma didtica a sistematizao dos procedimentos para implantao e operacionalizao de um SAME, objetivando servir como modesta

referncia a acadmicos e profissionais da rea, ou seja, gerar material bibliogrfico. 6 JUSTIFICATIVA O presente estudo justifica pesquisas que venham expor sobre os sistemas de arquivos mdicos e estatsticos, visto que, por mais que as organizaes tenham seguido as regras da ANS - Agncia Nacional de Sade, h ainda uma preocupao sobre pronturios do paciente. Da a necessidade de ser feita uma reengenharia em busca de constante atualizao e novas tecnologias para a implantao do pronturio eletrnico. Desse modo, haveria um banco de dados em prontido da instituio e/ou de quem necessitar das informaes do mesmo, como por exemplo, o atendimento solicitao de cpias de pronturios ficaria mais fcil e acessvel, com mais segurana e rapidez, principalmente, na elaborao das estatsticas.

7 METODOLOGIA Caractersticas e moldes que nortearam a pesquisa: Delineamento da Pesquisa: Descritiva; Terico-emprico. Coleta de dados: Observao direta e participativa no Hospital 9 de Julho - Porto Velho RO (vide autorizao da instituio no apndice); Aplicao de Entrevistas em Hospitais de Porto Velho RO (conforme critrios de seleo). Instrumento de coleta de dados nas entrevistas: Formulrio (vide apndice) Critrio de Seleo de Instituies:

Hospitais pblicos ou privados na rea urbana da cidade de Porto Velho, constantes no Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Sade, excetuando-se maternidades e servios de pronto atendimento. Incluiu-se ainda: Hospital da guarnio que no conta no cadastro CNS, pois uma instituio militar. Critrio de Seleo dos Entrevistados: Em ordem de prioridade de contato: administrador; responsvel pelo SAME; responsvel pela Informtica do hospital. Quando no houve possibilidade de aplicar a entrevista a algum dos descritos anteriormente, consideramos como critrio de excluso. Anlise e interpretao dos dados: Obtidos em observao direta e participativa: Adotou-se o mtodo comparativo com a bibliografia especializada para SAME, e, por conseguinte, descritivo para que possa servir como referncia no apenas crtica, mas tambm didtica. Obtidos em entrevistas: Questes abertas - o mtodo foi a Anlise do Discurso. Questes fechadas - usou-se o mtodo quantitativo simples. 8 REFERENCIAL TERICO A partir da II Guerra Mundial, com o avano da cincia e tecnologia, a produo dos documentos cresceu em nveis muito elevados que superam em muito a capacidade de controle e organizao das empresas que se viram foradas a desenvolver trabalhos e buscar solues para a gesto destes acervos acumulados. Sero abordadas a seguir, algumas definies sobre termos de documentaes deparadas no dia-a-dia e que so fundamentais para a organizao, no focado somente em sistemas, mas tambm nos processos bsicos que sero definidos para que possibilite qualquer implantao gradativa de tcnicas de arquivos. 8.1 Plano diretor de sistemas de informao

O plano diretor de Sistemas de Informao representado por um conjunto de decises, para determinado perodo futuro, coordenado com o planejamento geral da empresa. (BIO, 1985, p.142) O mesmo autor acima citado, apresenta algumas respostas que obteve em um seminrio sobre sistemas realizado em So Paulo :
Sistema de informao representado pelo conjunto de relatrios, normalmente produzido por um departamento de informtica, que (com este outro nome) administra os recursos de processamento de dados capazes de receber os dados das vrias reas da empresa e transform-los em informaes teis para a gerncia. Processo pelo qual as informaes percorrem a estrutura formal. (Idem: 24)

Atualmente, toda empresa necessita de dados gerenciais e operacionais para administrar seus negcios. Para a elaborao de uma empresa, necessrio fazer um plano de negcios. No caso da implantao de um sistema dentro da empresa, importante ter um plano diretor para haver um direcionamento, verificar a viabilidade, custos, normas e metodologias a serem analisados no momento em que estiver desenvolvendo o plano para a melhoria dos Sistemas de Informao. Essas informaes devem ser seguras e confiveis, indicando os objetivos, os recursos necessrios para a execuo e quem sero as pessoas que iro executar o plano.
Projetos de subsistemas a serem desenvolvidos no perodo coberto pelo plano: prioridades, caractersticas, funo e objetivos dos sistemas, cronogramas de desenvolvimento etc.[...] Recursos humanos: quantidade e qualificaes dos profissionais requeridos para o desenvolvimento dos sistemas e para sua operao, por categoria (analistas de sistemas de informao, analistas de P.D.S.I programadores, operadores, especialistas de software, coordenadores e gerentes); Custos orados para a execuo do Plano; (BIO, 1985, p.142)

8.2 O.S.M. As empresas esto em constante desenvolvimento, e a cada dia, os trabalhos e os mtodos de organizao esto se adequando para sistemas que funcionam da melhor forma possvel, ou seja, usam mtodos adequados para cada setor, podendo integrar as atividades da empresa dinamicamente atravs de uma padronizao, procurando a melhor qualidade na soluo de problemas.

Assim, pode-se definir Organizao e Mtodos como sendo uma funo mista das funes de Organizao e Planejamento, desenvolvendo-se na construo da estrutura de recursos e de operaes de uma instituio, assim como na determinao de seus planos, principalmente na definio dos procedimentos, das rotinas ou dos mtodos. (ROCHA, 1987, p. 17)

8.3 SAME um servio imprescindvel ao hospital, permitindo estimar o valor do trabalho profissional e o grau de eficincia com que so tratados os pacientes. Este, por sua vez, interage com os demais servios tcnicos e administrativos da instituio, colaborando com os mesmos no aprimoramento de assistncia prestada. Este servio responsvel pela organizao, auditoria administrativa, armazenamento e guarda de pronturios do paciente,
permitindo sua rastreabilidade sempre que for necessrio.
O Servio de Arquivos Mdicos e Estatsticos - SAME tem por finalidade a manuteno de integridade do conjunto de pronturios pertencentes ao hospital, por meio de atividades desenvolvidas segundo critrios especiais de guarda, classificao, codificao e controle da circulao dos pronturios, bem como necessrio sigilo no que se refere ao contedo dos mesmos. (...) Est diretamente subordinado Diretoria Administrativa e suas reas de coordenao abrangem os seguintes Setores: Registro Geral, Arquivo Mdico e Estatstica. (PROAHSA, 1978, p.303).

8.4 Vejamos algumas Atribuies Especficas do SAME De acordo com bibliografia especializada do manual de organizao e procedimentos hospitalares, organizado pela Escola de Administrao de Empresas de So Paulo da Fundao Getlio Vargas, Hospital das Clnicas da Faculdade de Medicina da Universidade de So Paulo, juntamente com PROAHSA, programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistema de sade, estas so algumas das atribuies especficas do SAME:
Manter um sistema de registros que controle toda movimentao dos pacientes. Zelar pela clareza e exatido dos pronturios mdicos pelo preciso preenchimento de todos os formulrios que os compem, especificamente com referncia aos dados imprescindveis. Manter entrosamento com o Corpo clinica e diferentes servios do hospital, colaborando com os mesmo no aperfeioamento da assistncia hospitalar. Fornecer atestados ou declaraes de carter legal baseados na documentao do pronturio mdico, dentro do que preceitua a

tica profissional, s autoridades legais e sanitrias, aos prprios pacientes ou responsveis. Cooperar no estudo ou alterao dos formulrios relacionados com a assistncia prestada ao paciente. Colaborar em programas de ensino e pesquisa. (PROAHSA, 1978, p.303).

8.5 Sistema de informao hospitalar

H alguns anos, o sistema de informao em sade era muito precrio. Atualmente, est cada vez mais amplo, adquirindo um papel relevante nas organizaes sendo utilizado como indicador no processo de tomada de deciso, como por exemplo, em uma gesto baseada em fatos, assim como para anlise crtica de resultados da instituio. Os sistemas de informao hospitalar so desenvolvidos para rea da sade especificamente, com as padronizaes j definidas pela ANS, para que sejam possveis as trocas de informaes devendo ser cada vez mais eficientes e eficazes.
definido como a automao de todos os processos que possam ser incorporados aos equipamentos de informtica na instituio. Ball o define como um sistema baseado em computadores que recebem dados (normalmente dos pacientes) introduz os mesmos no sistema e os mantm em um registro centralizado. (MALAGN-LONDONO et al, p. 383).

O hospital um sistema vivo que no pode operar adequadamente sem uma boa organizao interna. Cada vez mais as organizaes tendem a ser mais complexas, exigindo um sistema de informao hospitalar adequado para cada realidade organizacional. Mesmo com as exigncias e necessidades, ainda h muitas dificuldades a serem enfrentadas, pois h muita resistncia mudana. Este artigo vem mostrar o papel relevante que estes sistemas tm nas organizaes, notadamente as hospitalares, para utilizao no processo de deciso, sendo imprescindvel no mundo atual. Com eles, pode-se fazer estudos estatsticos, controlar, organizar com melhor desempenho desde as tarefas operacionais, gerenciais, at as decises estratgicas das corporaes. (...) Com isso, consegue que esta informao esteja disponvel para o tratamento do usurio, uso administrativo, controle, avaliao de servios mdicos e epidemiolgicos, pesquisa mdica e planejamento em sade. (MALAGN-LONDONO et al, 2003, p. 383).

Na Resoluo do Conselho Federal de Medicina n 1.639/2002, est a aprovao das Normas Tcnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Pronturio Mdico, no qual determina o tempo de arquivamento dos pronturios e institui critrios para certificao dos sistemas de informao.

8.6 Pronturio Hoje as empresas esto cada vez mais competitivas e preocupadas com o bem estar do cliente. Com as mudanas acontecendo diariamente, elas so obrigadas a criar uma cultura organizacional flexvel e focada nas necessidades do cliente, cuja satisfao do mesmo dever ser a razo de tudo o que feito. Por que ainda h uma grande resistncia mudanas como a do pronturio eletrnico? Ser que preciso reestruturar a organizao? Quais as vantagens e desvantagens de implantar o pronturio eletrnico? Van Bemmel apud Massad (2003:7) faz uma comparao entre o pronturio de papel com o pronturio eletrnico. O primeiro pode ser carregado com facilidade, no exige treinamento especial, no corre o risco de perd-lo com falta de energia. J o segundo, diz poder acessar o mesmo documento em locais diferentes, legvel, tem variao de dados, oferece um respaldo deciso e ajuda na verificao de dados e na troca eletrnica de dados. Um pronturio consiste em um conjunto de documentos padronizados e ordenados, proveniente de vrias fontes, destinados ao registro dos cuidados profissionais prestados ao pacientes. (Disponvel em <http://www.facecla.com.br/revistas/resi/edies/ed7artigo09pdf> Acesso em 20 Mar. 2008.) A palavra pronturio originria do latim Promptuarium e significa lugar onde se guardam ou depositam as coisas que se pode necessitar a qualquer instante (MASSAD et al, 2003:43). No caso de uma instituio de sade as informaes geradas a partir de fatos, acontecimentos e situaes sobre o estado de sade do paciente e cada procedimento realizado so escritos de modo claro e conciso, como os pareceres, as prescries e relatos clnicos feitos pelos mdicos e enfermeiros no hospital, chamado de pronturio do paciente. uma documentao que tem grande valor, pois consta um histrico de vida. Nele esto

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contidas informaes necessrias para avaliar o caso clnico, no somente para os mdicos, como tambm para o hospital, para estatsticas e pesquisas. A instituio hospitalar atua como guardi legal deste documento, responde por sua integridade e por sua custdia frente a quem tenha interesse em consult-lo sem ter o direito de faz-lo. (MALAGN-LONDOO et al, 2003: p.27). Conforme Fontinele (2002), o pronturio tem grande importncia se os dados estiverem devidamente registrados. Para o paciente, no caso de reclamao ou pedido diante dos mdicos, o hospital e os poderes pblicos; para o mdico diagnosticar e fazer o tratamento adequado; para a equipe de enfermagem na assistncia de enfermagem; para hospital auxiliando nos servios prestados; para pesquisa podendo servir para estudo de casos, formularem estatsticas de procedimentos feitos pela organizao em relao aos servios de sade. O tempo para o arquivamento dos pronturios, ou seja, para deix-los guardados, por lei, de 20 (vinte) anos, mesmo que o pronturio em papel ocasionando um grande nmero de volume, deve ser muito bem guardado, por ter informaes sigilosas. Esses pronturios ficam arquivados e, passado o prazo, podem servir como pesquisas e estudos de caso, desde que a identificao do paciente fique em sigilo3. Contudo, verifica-se a importncia de ter um sistema informatizado, onde haja um arquivo organizado, sem ocupar espaos e nem acumular poeiras. Sem contar que a rapidez e agilidade na procura sero bem melhor.

8.7 Arquivologia Quando se fala em papis (documentao), deve-se pensar onde e como arquivlos. Falando sobre isso, destaca-se o estudo das documentaes chamado arquivologia. E o que vem a ser isso?
o complexo de conhecimentos tericos e prticos relativos a organizao dos arquivos e as tarefa essenciais do arquivista, de recolhimento e conservao de arquivos de valor permanente e elaborao dos respectivos instrumentos de pesquisa, bem como as de eliminao de documentos de valor transitrio e de controle dos arquivos em formao. Ocupa-se da anlise, identificao, avaliao, arranjo, descrio, conservao, restaurao, reproduo e uso dos arquivos como fonte da histria. considerada cincia, disciplina, tcnica e arte. (MIRADOR, 1979:827)

Resoluo do Conselho Federal de Medicina n 1639/2002, art. 4.

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O estudo da arquivologia mostra diversas tcnicas que trazem o conhecimento da natureza dos arquivos e teorias, mtodos a serem observados e estudados na sua constituio para a sua utilizao. Estuda conceitos e descobertas. 8.7.1 Arquivstica Os profissionais que se formam em arquivologia so chamados de arquivistas. Estes estudam as tcnicas de arquivo conhecidas como tcnicas arquivsticas.
A Arquivstica uma cincia de informao social, que estuda os arquivos(sistemas de informao (semi-fechados), quer na sua estruturao interna e na sua dinmica prpria, quer na interaco com outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente. (SILVA et al, 1999:214).

O termo tambm sinnimo de aplicao prtica da arquivologia.

A Arquivistica pode ser conceituada como a disciplina-tambm conhecida como Arquivologia que tem por objeto o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias mtodos e tcnicas a serem observados na sua construo e organizao, desenvolvimento e Utilizao (DTA, 1996:5)

A tarefa do arquivista elaborar arquivos, para diversas reas, atravs do seu desempenho, ocasionando estudos cientficos para pesquisas, onde vem a tratar-se do profissional analista de processo seja ele pblico ou privado4. 8.7.2 Arquivo Muitas empresas ainda no se preocupam com a guarda de seus documentos, e quando h necessidade de alguma informao, deparam-se com um problema: a falta um lugar adequado e dificuldades em encontrar essas informaes.
Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas; e por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza do documento; instituio, servio e/ou setor que visa ao uso, ao tratamento e preservao e de documento: mvel utilizado para guarda de documentos.( SCHELLENBERG, T. R p.10).

Vide www.arquivistabahia.org/pgsec_arquioque.htm/

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Todo e qualquer arquivo tem suas tarefas, delimitadas para cada setor dentro de uma organizao. Vejamos algumas:
-Manter um registro de onde cada arquivo est armazenado. - Adotar um critrio que determine onde os arquivos devem ser armazenados, e de forma o espao disponvel para armazenagem seja eficientemente, bem aproveitado e os arquivos facilmente acessados. - Alocar cada arquivo ao usurio que obteve a permisso para acess-lo e registrar cada acesso. -Deslocar o arquivo assim que ele estiver pronto para voltar para armazenagem secundria e comunicar sua disponibilidade a outros usurios que porventura estejam esperando por ele.(FLYNN, et al, 2002.,171).

8.8 Documentao Documento qualquer objeto (papel, filme, fita, etc.) que sirva como registro de informao. (CEGALLA, 2005:319) Toda e qualquer documentao tem sua importncia porque fica guardado todo histrico para o uso de um futuro corrente contendo informaes de qualquer data, forma suporte e material produzido ou recebidos por qualquer pessoa fsica ou jurdica, e por toda organizao seja publica ou privada, como uma auditoria, por exemplo. Alguns princpios bsicos de um documento: 8.8.1 GED O GED - Gerenciamento Eletrnico uma soma de tecnologias, produtos e servios que permite administrar documentos e arquivos de forma informatizada, como por exemplo papel, microfilme, som e imagem de arquivos j digitalizados desde o incio at o trmino e conseqentemente o arquivamento, garantindo a conservao da informao.
O Gerenciamento Eletrnico de documentos GED- o conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informao documental durante o seu ciclo de vida.O GED-armazena, localiza e recupera informaes existentes em documentos e dados eletrnicos . (BALDAM,et al., 2002:32)

Como exemplo, pode-se citar o Hospital Israelita Albert Einstein que optou pelos scanners da Kodak por conta dos recursos de captura MVCS (Mid-Volume Capture Software) que facilitam identificao dos pronturios de internao dos pacientes por meio de utilizao de cdigo de barras. Equipamentos que integram software para Gerenciamento

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Eletrnico de Documentos (GED), os scanners possibilitam a verificao da existncia ou no de dados no verso do formulrio5. 8.8.1.1 Assinatura eletrnica um mtodo de reconhecimento equivalente assinatura fsica em papel. A utilizao dessa, comprova que a mensagem veio do emissor, que para confirm-la, deve ter a autenticidade (o receptor pode confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor); integridade (com alguma alterao da mensagem a assinatura no corresponde ao documento); e irretratabilidade (o emissor no pode admitir que no verdadeira a autenticidade da mensagem).
Conforme a Medida provisria 2.200-2, a lei brasileira determina que 6 qualquer documento digital tem validade legal se for certificado pela ICP Brasil (a ICP oficial brasileira) ou se for certificado por outra ICP e as partes interessadas concordem com a validade de documentos. um conjunto de procedimentos matemticos realizados com a utilizao de tcnicas de criptografia, o que permite, de forma nica e exclusiva, a comprovao da autoria de um determinado conjunto de dados de computador (um arquivo, um e-mail ou uma transao). A assinatura digital comprova que a pessoa criou ou concorda com um documento assinado digitalmente, como a assinatura de prprio punho comprova a autoria de um documento escrito. (Disponvel em < http://sis.funasa.gov.br/infcertificado/assinaturadigital.htm> Acesso em 20 Mar. 2008.)

8.8.1.2 Digitalizao A digitalizao um meio para armazenar documentos, convertendo-os da forma original (em papel ou microfilme) imagens digitais, podendo ser armazenados em CD Rom, disquete, hard disk (winchester), discos ticos, etc.. So visualizados em computadores comuns ou mesmo transformados para locais distantes via comunicao de dados. A vantagem da digitalizao que possibilita o acesso aos dados com rapidez, agilidade e preciso conforme documentos originais.
A digitalizao uma tecnologia mais moderna, que consiste na utilizao de scannes que lem cada documento e atravs de um software prprio, armazena a imagem como um arquivo de computador. uma forma de gerenciamento da informao to eficiente que possibilita encontrar qualquer dado ou informao,
5

http://wwwbr.kodak.com/BR/pt/corp/sala_imprensa/noticiasLocais/produtos/2005/albert_einstein.sh
ICP-Brasil Infra-Estrutura de Chaves

tml?primeiro=7
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entre milhes, em minutos. (Disponvel em: <http:// www.arquivar.com.br/servios/microfilmagem> Acesso em 21 Mar. 2008.)

9 Delineamento da pesquisa um estudo atravs da observao participativa e descritiva no aspecto organizacional do setor, e por meio de pesquisa de campo nas instituies, conforme o cadastramento nacional de sade. Comparado com a bibliografia especializada. 9.1 Coleta de dados A pesquisa de campo foi executada em 2008, realizada com questionrios (vide Apndice) de perguntas abertas e fechadas. Nas questes fechadas foi usado o mtodo quantitativo simples e nas questes abertas, foram feitas atravs de analise de discurso.

9.2 Relatrio dos resultados obtidos atravs dos questionrios.

Grfico N 01
01. Existe dentro do Hospital o setor S.A.M.E(Servio de arquivo mdico estatitsco).

25%

sim
0% 75%

no estruturao

FONTE: A autora.

Conforme consta no grfico n 01; Podemos verificar que 75,00% apontaram que dentro dos hospitais existe o setor do SAME (servio de arquivo mdico e estatstico), e apenas 25,00% esto em fase de estruturao para melhor eficincia e organizao.

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Grfico N 02
02.Quais foram as necessidades de criar o SAME? A.Facilitar busca de pronturarios,informaes gerenciais, controle,solitciaes, melhora no atendimento. B.Guarda de prontuarios e estatitsca de entradas, saidas de atendimento hospitalar
62,50%

12,50%

25,00%

C.O SAME j existia desde a criaao do hospital

FONTE: A autora.

De acordo com o grfico n2; feita pela anlise de discurso, pode-se observar que 62,50% dos hospitais atriburam, como necessidade a criao do SAME, a facilitao na busca de pronturios e informaes gerenciais, controle, e solicitaes para melhora no atendimento. E 25,00% esto voltados para guarda de pronturios, controle de estatsticas, entradas e sadas no atendimento hospitalar e 12,50% dispunham desde a criao do hospital. Grfico N 03
03.Houve um projeto de implantao para SAME nesta instituio?

37,50% 62,50%

sim

no

FONTE: A autora.

No grfico 03, pode-se observar que 62,50% dos hospitais dispuseram de um projeto de implantao para SAME. E 37,50% contrataram um profissional que j trabalhava na rea para organizar o setor e arquivar os pronturios. Portanto, no dispuseram de um projeto.

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QUADRO N 01 4.Qual o nome do Sistema adotado pelo hospital contato telefnico?

NOME DO SOFTWARE Software livre

DESENVOLVEDOR Dr.Murilo Volante

PF/ PJ P.F

CONTATO Dr.Claudio soares e-mail.claudio@gmail.com.br fone: (069) 32174042

Gesto Hospitalar www,100/fila.com.br/same2007

Hsit.informtica SP Fernando jose elarrat

PJ PF

e-mail:Junior@hsit.com.br email:same@hosp9julho.co m fone (069) 9229-7893 (069)32171177

RM Informtica

Reginaldo

PJ

email.reginaldo@hosp.com.b r Fone:(069)3217-0800

Photeus 8.1desenvolvido Pelo totus Fathos

Fernando Maira Jesus Paula

PJ PJ

E-mail.ti@ameron.com.br Fone (069) 3211-7000 Fone (069)3211-5075 email;same@hospitaldasclini cas.com.br

Personal medi

Dailan Sulivan B Oliveira

PJ

Fone (069)3216-6800 email.Dailan@unimed_ro.co m

HOSPUB HOSPUB
FONTE: A autora.

Mauricio M.dos santos Mauricio M.dos Santos

PJ PJ

Fone (069)3216-5420 Fone ( 69)3216-5703

De acordo com quadro, nomes e contatos, referente questo de n4, elaborada pelo questionrio, feito pela autora.

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Grfico N 05
05. O Hospital teria um espao apropriado para esse Servio?

0%
sim no

100%

FONTE: A autora.

De acordo com grfico n 05, indiferente; o fato do SAME est estruturado ou em estruturao, 100% das Instituies pesquisadas informaram dispor de um espao apropriado. Para alm da tabulao objetiva, acrescentase curiosamente o reclame dos entrevistados quanto ao espao ser modesto. Observa-se portanto, a dificuldade entre deferir Apropriado x Especfico. Grfico N 06
6. Quais a e xig ncia par a contratr ao dos profis s ionais para e s te s e tor ? A.Habilidades com digitao.

B.Segundo grau completo e curso bsico de inf omtica C.Concurso publico ou CDS(Hosp.base, e JPII) D.No determina qualiticaao contrata pessoas que j trabalham na area, que se entende de pronturrios E.Experincia de atendimento em recepo,f aturamento, f armcia. F. Arquivologia, organizaao e f acilidade para aprender.

12,50% 12,50% 25,00%

12,50% 12,50% 25,00%

FONTE: A autora.

No que tange ao grfico de n. 06, elaborado por anlise de discurso, 25% dos hospitais, notadamente os pblicos, contratam como cargo comissionado. Outros 25% no determinam qualificao, contratam pessoas que j trabalham na rea e que entendam um pouco sobre pronturio, e apenas 12,50% exige habilidades com digitao. O quadro mostra que 12,50% exigem 2 grau completo e curso bsico de informtica; e 12,50% exigem experincia de atendimento de recepo, faturamento e

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farmcia; 12,50% exigem formao em Arquivologia , organizao e facilidade de aprender. Portanto, percebe-se no haver padro quanto ao requisito de qualificao. Grfico N.07
07.Quais as dificuldades encontram na guarda de pronturios do paciente?
12,50% 12,50%

A.Falta de localizao, falta de espao, imformatizao sistema e duplicidades, volume , muito papel. B.Arquivamento fisco errado. C.Manter os proturios em sigilo dado grande numero de pessoas pelas quais estes transitam.

75,00%

FONTE: A autora.

De acordo com grfico de n. 07, via anlise do discurso, pode-se observar que 75% das dificuldades apontadas referem-se localizao e mesmo que j tenha o lugar para setor, falta espao e informatizao no sistema, alm de duplicidades, grande volume e muito papel; 12,50% relataram como dificuldade o arquivamento fsico errado; Outros 12,50% destacam a dificuldade de manter os pronturios em sigilo devido ao grande nmero de pessoas pelas quais estes transitam. Grfico N. 08
08.Existe procura de pronturios solicitado pelo paciente ou responsvel?

0% sim no 100%

FONTE: A autora.

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Conforme o grfico de n. 08, 100% das instituies pesquisadas relatam receber solicitaes de pronturios. Pois, sempre h pedido de copias pelo prprio paciente e responsvel para possveis averiguaes, a exemplo de percias de acidentes que envolvem seguro, por motivos diversos e porque direito do paciente. Para alm da pesquisa por mera curiosidade possvel saber a quantidade de solicitaes de cpias pedidas por semana para os hospitais. Na rea pblica uma mdia de 30 (trinta) por semana, j na rea privada menor em media 03 (trs), por semana.

10 ANLSE COMPARATIVA ATRAVS DA OBSERVAO PARTICIPATIVA.

Atravs da anlise feita na instituio perante a observao participativa e descritiva, onde o mtodo ser comparativo com a bibliografia especializada para o SAME e, por conseguinte , descritivo para servir de referncia para profissionais da rea, no somente a crtica, mas tambm a didtica. Atualmente, o Hospital 9 de Julho est em processo de transformao e estruturao. Foram contratadas pessoas que haviam trabalhado na rea e entendiam um pouco sobre o assunto, mas sem um projeto para ser executado. A maior necessidade era a de guardar pronturios antigos e organiz-los de forma mais acessvel, para conservao e integridade destes documentos. O hospital tem como objetivo a manuteno do conjunto de pronturios pertencentes ao hospital, por meio de atividades desenvolvidas, seguindo critrios como guardar, organizar, controlar, com sigilo e tica dos profissionais, como a qualidade do servio prestado ao paciente. Um dos sistemas adotados pelo Hospital 9 de julho chamado pronturio nico. Desde sua inaugurao em nove de Julho de 2000, todos os atendimentos de pacientes ambulatrios e internados, utilizam um nico nmero de registro para fins de arquivos, mesmo que o paciente venha ao hospital por diversas vezes seu nmero de pronturio sempre ser o mesmo, o que muda e apenas o nmero da internao. O Hospital 9 de julho implantou em seu setor algumas tcnicas de arquivo para sua organizao de pronturios, para melhor conservao de seus pronturios. Veja-se a seguir;

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11 FLUXOGRAMA DO S.A.M.E no Hospital 9 de Julho Porto Velho RO.

1.CHEGADA DO PRONTURIO. - CONFERIDOS -PELA LISTAGEM

2.ORGANIZAO DO PRONTURIO EM ORDEM. -GUIAS E CONVNIOS; -DISCRIMINATIVOS; -CONTROLE DE INTERNAO; -PRESCRIESS MDICAS; -FICHAS ANSTESICAS; -RELATRIO CIRGICO; -EXAMES.

3.CAPEAMENTO DO PRONTURIO -PRONTURIO COLOCADO DENTRO DA CAPA HOSPITALAR; -ETIQUETA: N DE PRONTURIO; NOME DO PACIENTE; NOME DO CONVNIO; DATA DA ENTRA ENTRADA; DATA DA SADA .

6.ARQUIVO DO FUNCIONARIOS 9 DE JULHO -CADA FUNCINRIO TEM SUA PASTA COM ETIQUTA; 1.CHEGADA DO PRONTU - QUARDADO TODOS SEUS PRONTUARIOS,EXAMES; -AQUIVADO DENTO PASTA AQUIVO POR ORDEM ALFABTICA; -POR NUMERO DECAIXA. 7.SOLICITAAO DE CPIA DE PRONTUARIOS. 9 -SOMENTE COM REQUIMENTO DO RESPONSVEL; -CARIMBO DA ADMINISTRAO.

5.ARQUIVAMENTO DO PRONTURIO -ORGANIZAO DAS CAIXA ARQUIVOS NA PRATELEIRAS SEGUE UMA SEQUNCIA. -2000 -2001 -2002 -2003 -2004 OBS. POR ORDEM ALFABTICA; 8.PRONTUARIOS SOLICITADOS PELO MEDICO E FUNCIONRIOS DOS CONVNIOS. -COM REQUERIMENTO ,ASSINADO NO PROCOLO ; -COM A JUSTIFICATIVA; -EXAMES:COM REQUERIMENTOS E LIBEDOS COM LAUDOS.

4.CADASTRAMENTO DE PROCOLO DO PRONTURIO. PACIENTES INTERNADOS: - SISTEMA NA INTERNET http://WWW.100fila.com.br/sa me -.NOME DO USURIO - SENHA -.CADASTRA PELO MS E ANO. -AMBULATRIOS, CONSULTAS E EXAMES -SO CADASTRADOS NA PANILHA NO EXCEL. -FORMA DE LISTAGEM; -NOME DO PACIENTE; -DATA; -ORDEM ALFABTICA; -PERFURADA GUARDADAS DENTRO DE UMA PASTA; TODOS GUARDADOS DENTRO DA CAIXA ARQUIVOS; 9.ORGANIZAAO DO RX -RECEPO ENVIAM A LISTAGEM DO PACIENTES . -CADASTRA NOS SISTEMA -POR DATA; -NOME DO PACIENTE; -PROCEDIMENTO: -HOSPITAL.

FONTE: A autora.

1. CHEGADA DO PRONTURIO - Pronturios que chegam ao S.A.M.E, so conferidos por um lista que o convnio envia com nomes dos pacientes.Onde so separados por ms, ano e ordem alfabtica , onde se d credibilidade ao ms de internao. Por exemplo: Caso o paciente foi internado em setembro de 2008, obteve alta em outubro de 2008, ser arquivado na data de internao e no por data de alta. 2. ORGANIZAO DO PRONTURIO Organizao de Pronturios no

S.A.M.E,organizado por ordem; Guias de convnio e autorizaes; Discriminativos; Controle de internao; Prescries mdicas; Registro de pr e ps-operatrio, quando so internados e cirrgico.; Ficha anestsica (no caso de internao cirrgica); Relatrio cirrgico; Ficha de gastos de centro cirrgicos; Ficha de evoluo (relatrio mdico);

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Exames; Resumo de gastos (manuscritos)

3. CAPEAMENTO DO PRONTURIO - O pronturio e colocado dentro da capa hospitalar, onde ser feita a etiqueta da seguinte forma: por nmero do pronturio, nome do paciente, nome do convnio, nome do mdico, data da internao e data da alta . 4. CADASTRO DE PROTOCOLO DO PRONTURIO - referente ao paciente internado que se cadastra no sistema adotado pelo hospital feito pelo suporte da informtica, sistema atravs da INTERNET, onde o usurio do setor entra atravs de uma senha e cadastra os dados do paciente, com nome do convnio, ms e ano. Cada caixa obtm em mdia 50 (cinqenta pronturios). Quanto ao ambulatrio, consulta e exames so cadastrados em uma planilha no Excel, em forma de listagem, nome do paciente e data, por ordem alfabtica e perfurada dentro de uma pasta guardada dentro e uma caixa arquivo com nome do convnio, ms e ano. 5. ARQUIVAMENTO DO PRONTURIO - Para a organizao das caixas arquivos nas prateleiras, segue uma seqncia. Referente aos anos anteriores nas partes de cima das prateleiras e anos recentes as partes e de baixo. Exemplo: 2000 2001 2002 2004 Obs.: Organizados os convnios nas prateleiras por seqncia de ordem alfabtica. Quanto ao particular, feito da mesma forma, conferido e arquivado da mesma forma que os outros convnios. 6. CONVNIO FUNCIONRIOS 9 DE JULHO - Esses so conferidos, e cada funcionrio tem uma pasta com seu nome, onde ficam arquivados todos os seus pronturios, consultas, exames, ambulatrio, arquivado dentro de uma pasta arquivo por ordem alfabtica. 7. SOLICITAO DE CPIA DE PRONTURIO PELO PACIENTE a) Somente mediante ao requerimento preenchido pelo prprio paciente ou pelo responsvel legal. b) A administrao verifica com quem est o pronturio seguindo pelo fluxograma, adotado para uma melhor organizao. Depois de verificar em que setor est, encaminhado ao responsvel.

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c) Aps solicitarem as cpias de pronturios, sero encaminhadas ao diretor de tica para verificar o pronturio, e autorizar as a retiradas de cpias conforme a solicitao pedida. 8. PRONTURIOS SOLICITADOS PELO MDICO E PELOS FUNCIONRIOS DOS CONVNIOS. a) Sero liberados pronturios para funcionrios dos convnios mediante ao requerimento assinado e protocolado pelo responsvel do setor, com a devida justificativa. b) Solicitao de exames: para retirada de exames como: USG, Raio X e outros, somente com requerimento . c) Liberao de exames: somente com laudos. 9. ORGANIZAO DE RX - Referente ao RAIO X , vindo para o SAME, so conferidos por uma listagem feita em duas vias. Cadastra no sistema por ordem na planilha do Excel , por ordem de data e ms. Obs.: Todos os pronturios que so retirados para fins de averiguaes, possuem mximo de 48 horas para devoluo. 12 OBSERVAES: Comparativo entre algumas atribuies que ocorrem na Instituio e o que preceitua a bibliografia especializada PROAHSA (1978:303). 1.Por meio de um registro geral. Qual o procedimento? Registra e controla os pacientes atendidos em decorrncia de convnios, respeitando a documentao estipulada pelos convenentes Controla e atualiza o registro de vagas existentes no hospital Recepo SAME Recepo SAME Quem faz? Quem deveria fazer? no

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Informa ao pblico e as autoridades legais e sanitrias o estado de pacientes internados e outras ocorrncia que no impliquem em informaes confidenciais.

CCIH (comisso de). (Controle hospitalar)

SAME

Fonte: Adaptado de PROAHSA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistemas de sade.

Comparao percentual entre atividades de registro geral, feitas por outros setores que seriam de competncia do SAME: Nmero de procedimentos listados: 03 Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME: 03 (todos) Procedimentos executados por Outros Setores: 03 Logo, 100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam ser efetuados pelo SAME. 2.Por meio de arquivo mdico. Qual o procedimento? Compor, ordena,confere, arquiva e controla os pronturios. Revisa os pronturios mdicos zelando pela exatido no preenchimento dos formulrios que os compem. CONVNIOS SAME Quem faz? SAME Quem deveria fazer? SAME

Fornece os pronturios s unidades prestadoras, controladoras da assistncia sua devoluo.

SAME

SAME

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Elabora atestados, declaraes, Certides e relatrios mdicos, com base nas informaes prestadas pelo mdico e na contidas no pronturio, respeitando o sigilo imposto por lei a fim de atender as solicitaes legalmente autorizadas
Fonte: Adaptado de PROAHSA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistemas de sade.

Administrao e [Mdico ], recepo .

SAME/ Mdico responsvel Pelo paciente.

Comparao percentual entre atividades de arquivo mdico, feitas por outros setores que seriam de competncia do SAME: Nmero de procedimentos listados: 04 Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME: 04 (todos) Procedimentos executados por Outros Setores: 02 Logo, 50% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam ser efetuados pelo SAME. 3. Por meio de estatsticas. Qual o procedimento? Fornece ao corpo clnico e demais interessados os dados estatsticos referente ao movimento de paciente. Fornece meios estatsticos para avaliao da capacidade operacional da equipe multiprofissional Elabora relao dos casos CCIH (comisso de SAME Diretor clinico SAME ? Quem faz? Recepo Quem deveria fazer? SAME

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de notificao a ser enviada ao departamento regional de sade Sistema de vigilncia Epidemiolgica.

Controle (hospitalar)

Fonte: Adaptado de PRHOASA, Fonte: Adaptado de PRHOASA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistemas de sade.

Comparao percentual entre atividades estatsticas feitas por outros setores que seriam de competncia do S.A.M.E: Nmero de procedimentos listados: 3 Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME:2 (todos) Procedimentos executados por Outros Setores: 01 Logo, 100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam ser efetuados pelo SAME.

4. Por meio de controle. Qual o procedimento? Elabora registros de nascidos vivos Elabora registros bitos Elabora pesquisa estatsticas de doenas Elabora grficos de fluxo de pacientes.
Fonte: Adaptado de PRHOASA, Programa de estudos avanados em administrao hospitalar e de sistemas de sade.

Quem faz? CCIH (comisso de Controle hospitalar CCIH (comisso de Controle hospitalar) CCIH (comisso de Controle hospitalar0 Recepo

Quem deveria fazer? SAME SAME SAME/CCIH SAME

Comparao percentual entre atividades de controle feitas por outros setores que seriam de competncia do S.A.M.E: Nmero de procedimentos listados: 04 Procedimentos que deveriam ser executados pelo SAME: 04 (todos)

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Procedimentos executados por Outros Setores: 04 Logo ,100% dos procedimentos so efetuados por outros setores, quando deveriam ser efetuados pelo SAME.

13 PROPOSIO DE MODELO BSICO PARA UM SAME FIGURA 01- ORGANOGRAMA DE UM S.A.M.E

SAME

ARQUIVO MDICO

REGISTROS

ESTATSTICAS

INFORMAES
FONTE: A autora.

DADOS

INTERNAO E AMBULATRIO

A recepo principal recebe o paciente, faz os registros, confere todos os dados, preenche as fichas devidas, e o encaminha para o ambulatrio, em seguida para a internao, se for o caso sendo responsvel por todo o processo de triagem. Quantos s estatsticas, essas tm uma finalidade muito importante para toda e qualquer instituio: organiza dados para pesquisa clnica e avalia a instituio. Portanto, de extrema importncia onde se controla os gatos e custos e como esto feitos o controle de internao a partir dos pronturios e outras fontes de informao. Pode tambm analisar a taxa e ndices coeficientes e elaborar o relatrio das atividades estatsticas. Manter uma estatstica atualizada fornece informaes epidemiolgicas, tratadas pela instituio e total de pacientes acometidos. Aps as pesquisas feitas nos hospitais, pode se contatar, que os SAMES, implantados e os que esto em faze de estruturao, h muito a ser feito para uma melhor troca efetiva de informaes, para a elaborao de um servio com um sistema mais rpido, eficiente. Valem que um administrador estiver pode fazer uma atualizao e nova estruturao para esses servios. Um organograma acima, e apenas um modelo que motiva a mostrar como seria essa nova estrutura, que no formal, patro, servindo apenas como modelo elaborado aps, revistos atravs da observao as dificuldades que os hospitais

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encontram na guarda de pronturios, nas estatsticas e no sigilo tico do medico da instituio com o paciente.

CONSIDERAES FINAIS O Arquivo mdico foi criado para controlar, ordenar e arquivar os pronturios dos pacientes, tanto ambulatorial como da internao. Os documentos arquivados neste setor contm o histrico do paciente, dados, informaes pessoais, laudos, resultados dos exames realizados, descries e concluses, no qual permanece na instituio por tempo indeterminado. Verificou-se que, os hospitais como sendo responsveis pela guarda e conservao dos pronturios, h uma falta de planejamento para o arquivamento e setor adequado para este fim. Havendo SAME nas instituies enquanto setor criado para realizar este servio, sua existncia resultar na preciso da organizao atravs dos seus trabalhos de dos pronturios dos pacientes que necessitam de manuteno, conservao e guarda

assistncia. Verificou-se tambm, a falta de um espao apropriado devido ao grande volume de papis, h muito que se fazer para que o SAME esteja completo, visto que esto apenas guardando os pronturios e alguns arquivando-os. Pode-se estruturar organograma para diviso de procedimentos, atribudos aos Servios de Arquivos Mdicos e estatsticos, que motivou para melhor organizao de desenvolvimento para o setor. Assim, o Administrador poder fazer um planejamento especfico contratando tambm, profissionais que saibam sobre esse tipo de servio e que sejam treinados e motivados para que funcionem da forma correta, ou seja que atendam s necessidades do hospital. Buscando sempre novos conhecimentos para rea, podendo servir de forma clara e eficiente. Assim esses servios teriam mais credibilidade e confiabilidade. Dessa forma percebe-se que a melhoria no servio torna melhora a qualidade prestada ao paciente, e para a instituio uma forma de aprimorar melhor os seus servios. Os benefcios so ainda maiores para os profissionais que trabalham na organizao. H estmulo o trabalho em equipe, com o comprometimento com os resultados, e, mas para um impacto rpido e duradouro, deve-se tornar a parte integral e essencial de toda instituio, ou seja, todos os membros da organizao, desde o pessoal operacional, mdico, enfermeiro e administradores devem acreditar, e possvel tambm uma prioridade para si prprio e para organizao hospitalar. Um dos pontos positivos tambm que atribuem como suporte e esta o GED (gerenciamento eletrnico e surgindo o PEP.

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O Pronturio eletrnico um meio fsico, onde esto todas as informaes de sade, clnicas, e administrativas, e o histrico de vida de um paciente. Muitos benefcios podem ser obtidos, desde o formato at a guarda desses pronturios.Tambm apresentando como posposta a atender a demanda dos novos modelos e alterao e de gerenciamento dos servios, o PEP, ou registro Eletrnico de Sade, quando bem implantado uma excelente ferramenta de organizao da produo e registro dos servios. Entrando assim O GED, (gerenciamento Eletrnico), seria um timo resultado de soluo para a empresa com a reduo de espao fsico, alta velocidade, preciso e localizao de documentos. Estas vantagens so importantes para a instituio medida que pretendem se manter na liderana por definio, ao atribuir ao paciente e ao profissional de sade que o atendimento para qualquer fins: clnico, jurdico, administrativo e de pesquisas, entre outros. Dessa forma, os relatrios, produo, faturamento, estatsticas e o fechamento de contas, a guarda de pronturios, sero mais rpidos e acessveis, com mais sigilo. Podendo influenciar servios promovendo uma padronizao, e uso melhores prticas adaptadas para a instituio hospitalar, com isso pode promover a reduo de custo e aumento na qualidade esse padro um requisito que favores o planejamento. Embora a realizao de um PEP, no ter sido dificultada pela tecnologia, natureza da instituio organizacional ou relacionada forma de trabalho dos profissional de ateno direta. A tecnologia de ged leva a informao certa no momento certo.

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