Waarom standaard oplossingen ongeschikt zijn als managementinformatiesysteem

Als een organisatie zich realiseert dat zij wordt belemmerd door onvoldoende of inadequate managementinformatie moet er worden gezocht naar alternatieven. Er wordt een managementinformatiesysteem ingericht. Dat gebeurt vaak tegen hoge kosten en zonder het gewenste resultaat. Er wordt wel een systeem gerealiseerd maar de informatie die hieruit wordt verkregen is niet tijdig, onbetrouwbaar, onvolledig en soms zelfs tegenstrijdig.

U heeft een managementinformatiesysteem maar nog steeds geen informatie? Is Excel de oplossing? Aan de ontwikkeling komt maar geen eind

Bij het besluit om een managementinformatiesysteem te gaan inrichten is de intentie vaak goed maar de implementatie wordt onderschat. Er wordt vaak gekozen voor een eenzijdige oplossingsrichting, zoals: Het informatie proces moet efficinter! Maar we hebben Excel toch? O, dan hebben we software nodig! Dat kunnen we niet zelf, we huren wel iemand in. We bouwen een datawarehouse! In dit whitepaper leest u alles over waarom deze oplossingen niet werken.

De organisatie als informatiesysteem, kansloos!

Als de organistie niet bereid is te investeren in het structureel opzetten van een managementinformatiesysteem, besluit men vaak om de organisatie zelf als managementinformatiesysteem te laten functioneren. Hiertoe wordt een project gestart dat de informatie processen efficinter moet laten verlopen. Er worden verschillende overlegorganen opgericht en processen ontworpen om informatie uit te wisselen. Een belangrijk manko van deze aanpak is dat een dergelijk project na verloop van tijd verwatert, agendas zijn al vol genoeg en deze secundaire processen komen in het slop. De opkomst bij deze overleggen loopt terug en mensen gaan zelf weer op zoek naar informatie via hun eigen kanalen. Al met al een omslachtige en dus kostbare aangelegenheid. De oplossing is verre van effectief omdat men niet beschikt over feitelijke cijfers, en ieder zijn/haar eigen waarheid creert. Waardoor we weer terug zijn bij veel discussie over de interpretatie van data, iets waar we juist een einde aan wilde maken door de introductie van de overlegorganen.

F R O M

D A T A

T O

I N F O R M A T I O N

T O

K N O W L E D G E

T O

W I S D O M

Maar we hebben Excel toch?

geautomatiseerd, waardoor belangrijke informatie handmatig moet worden ingebracht in het managementinformatiesysteem met Een veel voorkomende oplossing voor het gebrek aan stuurinformatie alle risicos op fouten. is het bouwen van overzichten en tabellen in Excel. De flexibiliteit van Een belangrijke oorzaak van problemen is dat de afdeling een spreadsheet is tevens haar valkuil! automatisering vaak een (te) dominante rol heeft bij de selectie van software. Het is immers software, zult u zeggen. Maar zoals eerder Het gebruik van spreadsheets vergroot de kans op fouten omdat is aangehaald vergeet men vaak dat software slechts een middel is veel data met knip- en plakwerk bij elkaar worden verzameld; om een (business-) doel te realiseren. De automatiseerders kennen Bestaande spreadsheets gaan makkelijk over de e-mail en kunnen de problematiek en behoefte van de business onvoldoende. Hierdoor door iedereen bewerkt worden. Iedereen maakt zijn of haar eigen sluit de aangeschafte software niet aan op de behoefte van versie van de werkelijkheid. Hierdoor wordt op basis van dezelfde de business. data anders geacteerd in de organisatie.

software is geen doel, maar een middel.

Doordat kennis niveaus over het gebruik van spreadsheets ver- Met kopen van software alleen ben je er nog niet. De organisatie moet ook leren er mee om te gaan. Dit onderdeel wordt nogal eens schillen ontstaan informatie-eilandjes. Hij is zo handig met dat onderschat of compleet over het hoofd gezien. Waardoor een spreadsheet, laat hem dat maar even aan elkaar knopen. is een systeem regelmatig ongebruikt achterblijft en in verval raakt, kreet die je regelmatig hoort! Met het gevaar dat bij het wegvallen zeker wanneer het een secundair systeem -zoals een van de betrokken persoon de informatie opeens niet meer beschikinformatiesysteem- betreft. Met als resultaat dat hoge initile baar is. investeringen teniet gedaan zijn. De tijd die het de organisatie kost om op verschillende plaatsen Excel te gebruiken wordt vaak onderschat. Er is immers niemand Wie gaat ons helpen bij het bouwen van die alle inspanningen optelt van de Excel knutselaars samen.

ons informatiesysteem?

Welke Software zullen we aanschaffen?

Als een goed managementinformatiesysteem van belang wordt geacht Zoals bij veel problemen wordt vaak gedacht dat het kopen van nog en men zelf niet in staat denkt te zijn dit van de grond te krijgen worden meer software de oplossing is. Helaas levert de aanschaf van soft- externe adviseurs ingehuurd. Er wordt onderscheidt gemaakt tussen ware alleen meestal niet het gewenste resultaat. De reden hiervoor is technische experts en organisatieadviseurs. Beide rollen zijn nodig voor het realiseren van een breed gedragen informatiesysteem, dat software geen doel is maar een middel. een bekende valkuil is het technische feestje. Het inhuren van De informatie van het bedrijf komt uit de bronsystemen van ver- techni-sche experts heeft tot gevolg dat alleen het softwarematige schillende bedrijfsprocessen (CRM, ERP, SCM). Geen enkel soft- deel van de oplossing wordt gerealiseerd. Naast het ondersteunen ware pakket is in staat om zo uit de doos met al deze onderdelen van de organisatie bij de veranderingen die de implementatie van een te communiceren. Dit levert veel en complexe interfaces op. dergelijk systeem met zich meebrengt, is advies over de besturingsZonder meer een ICT onderhoudsnachtmerrie. Daarnaast zijn methodiek alleen ook niet afdoende. Er is dan namelijk nog steeds geen vaak niet alle bedrijfsonderdelen van het bedrijfsproces continuteit van de informatievoorziening geborgd.

F R O M

D A T A

T O

I N F O R M A T I O N

T O

K N O W L E D G E

T O

W I S D O M

We bouwen een Datawarehouse!

Ten aanzien van de inhoud het volgende: het eigenaarschap van de verzamelde gegevens ligt toch echt bij de business. Als dit van Het management van zowel business-, als automatiseringsafdeling te voren niet goed is afgestemd, kan dat later voor grote problemen denken de eerder genoemde kritieken te kunnen wegnemen door een zorgen. Vanuit een technisch perspectief zal de afdeling automadatawarehouse te laten bouwen. Helaas lost het bouwen van een datisering zich vaak als eigenaar opstellen en daarom haar stringente tawarehouse niet al uw problemen voor u op. Neem de volgende as(itil)beheerprocessen willen toepassen. Dit resulteert in een zeer pecten in ogenschouw: star systeem. Wat juist bij een managementinformatiesysteem te aller tijde voorkomen dient te worden. Een datawarehouse voorziet niet in informatie. Het structureert alleen de data die verzameld wordt. De informatievoorziening vindt plaats via de onsluiting van het datawarehouse middels een zogenaamde datamart. Deze is ingericht om te voldoen aan een specifieke informatie behoefte.

Datawarehouse voorziet niet in informatie, Het structureert de data die verzameld wordt.

Een managementinformatiesysteem moet flexibel kunnen meegroeien met de organisatie. Door veranderingen in de organisatie, haar klanten en haar markt verandert de informatiebehoefte voor de organistie vrijwel constant. Het managementinformatiesysteem moet hierop snel kunnen inspelen. Dit kan alleen als het ontworpen is voor verandering: Designed for change. Het mag duidelijk zijn dat een succesvolle implementatie van een managementinformatiesysteem berust op een mix van de hierboven genoemde mogelijkheden. In het whitepaper: Hoe kom ik aan betrouwbare managementinformatie leest u daar mee over. DIKW, opgericht in 2007, is een expertise organisatie op het gebied van Business Intelligence. DIKW kenmerkt zich door de grote ervaring en deskundigheid van haar consultants. Op alle nodige gebieden kunnen onze experts voor uw organisatie een blijvend beter resultaat bereiken in besturing en analyse.

DIKW Consulting B.V. Einsteinbaan 12, 3439 NJ Nieuwegein T. +31(0)30 600 58 55, F. +31(0)30 600 58 59 info@dikw.nl, www.dikw.nl
F R O M D A T A T O I N F O R M A T I O N T O K N O W L E D G E T O W I S D O M