TALLER 1

1. Listado de los equipos, muebles, implementos y herramientas de

trabajo utilizados en la recepción y despacho de documentos.

Sellos: (del latín sigillum) es un instrumento con imágenes grabadas que,

a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar
documentos. Suele acompañar una o más firmas.
Sello fechador: Especie de sello con motivos móviles, que permite alterar
manualmente la fecha a ser marcada en el papel.
Sello numerador: Tipo de sello en el que es posible, a través de motivos
móviles, efectuar la numeración secuencial, en la que luego de cada
marcación los motivos son automáticamente modificados al número
siguiente, permitiendo de este modo, la continuidad del trabajo hasta el
final.
Sello en seco o en relieve.
Portasellos: Especie de percha, en diversos modelos, donde los sellos
son colocados de forma tal que queden colgados.
Almohadilla: lugar en el que está la tinta en la que el sello es mojado
antes del uso.
Grapadora: Es un utensilio que se emplea para unir hojas de papel,
plástico o láminas de madera colocando una grapa a través de los
elementos que se unen.
Quita grapas: es un dispositivo que se emplea para quitar grapas de los
folios de papel, evitando el posible daño en uñas y/o dedos. Se trata de
una simple pinza que permite con su borde eliminar una grapa clavada en
el papel, la pinza tiene un muelle que permite retornar la pinza a su
posición original tras la operación.
Sobre: Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas,
tarjetas u otros documentos que se envían por correo.
Carpeta: Útil de escritorio que consiste en una pieza rectangular,
generalmente de cartón o plástico, que, doblada por la mitad y atada con
cintas, gomas o cualquier otro medio, sirve para guardar o clasificar
papeles, dibujos o documentos.
Papel: es una delgada hoja elaborada mediante pasta de fibras vegetales
que son molidas, blanqueadas, desleídas en agua, secadas y
endurecidas posteriormente; a la pulpa de celulosa, normalmente, se le
añaden sustancias como el polipropileno o el polietileno con el fin de
proporcionar diversas características. Las fibras están aglutinadas
mediante enlaces por puente de hidrógeno. También se denomina papel,
hoja o folio a su forma más común como lámina delgada.
Bolígrafo: es un instrumento de escritura. Se caracteriza por su punta de
carga, que contiene una bola generalmente de acero o tungsteno que, en
contacto con el papel, va dosificando la tinta a medida que se la hace
rodar, del mismo modo que un desodorante de bola. Puede ser de punto
fino o mediano.
Casilleros: Mueble con divisiones donde se guardan papeles, u otros
objetos.
Sillas: Es un mueble con respaldo, cuya finalidad es servir de asiento a
una sola persona.
Escritorio: Mueble cerrado, con divisiones en su parte interior para
guardar papeles.
Computador: Dispositivo electrónico capaz de recibir un conjunto de
instrucciones y ejecutarlas realizando cálculos sobre los datos numéricos,
o bien compilando y correlacionando otros tipos de información.
Impresora: Periférico para ordenador o computadora que traslada el texto
o la imagen generada por computadora a papel u otro medio, como
transparencias o diversos tipos de fibras.
Escáner: Dispositivo que explora un espacio o imagen, y los traduce en
señales eléctricas para su procesamiento.
Fax: Sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica
escritos o gráficos.
Correo electrónico: Sistema de envío y recepción de correo mediante el
uso de un ordenador o computadora u otro dispositivo electrónico, de
manera que se utilice una red de área local (LAN), Internet o conexiones
inalámbricas para su transmisión y recepción. Se conoce también como e-
mail, término que deriva de Electronic Mail, ‘correo electrónico’;
‘mensajería electrónica’.
Un mensaje de correo electrónico puede constar tanto de texto escrito
como de imágenes, archivos de datos o mensajes de voz y otros
elementos multimedia digitalizados, como animaciones o vídeo. Para su
composición, envío y lectura sólo se usan dispositivos electrónicos y
programas (software), sin precisar, en ningún momento, de elementos
físicos ajenos a los dispositivos electrónicos, como puede ser la impresión
en papel, ni de la manipulación física del contenido, como ocurre en el
envío o la entrega del correo ordinario.
Internet: Interconexión de redes informáticas que permite a los
ordenadores o computadoras conectadas comunicarse directamente, es
decir, cada ordenador de la red puede conectarse a cualquier otro
ordenador de la red.
Intranet: Generalmente para el uso de una única organización, que
obedecen a la misma filosofía de interconexión.
Guillotinas: son máquinas destinadas a cortar hojas de papel apiladas.
Pueden también servir para cortar materiales blandos presentados en
hojas: cartón, materias plásticas, chapa de madera, etc.).
Cinta adhesiva o cinta Scotch se utiliza para unir objetos de manera
temporal, o a veces también permanente. La cinta adhesiva contiene una
emulsión adhesiva por una cara, aunque existen variedades adhesivas
por ambas caras. Se elabora con caucho sin tratar.
Estanterías para archivos cerrados

Para cuando no es tan importante la estética, pero sí es importante el

aprovechamiento del espacio al mejor precio (ángulo ranurado).

Estanterías móviles

Máxima optimización del espacio mediante carros rodantes, sistema

manual o sistema automatizado. (Ejemplo de archivo móvil)

Armarios metálicos

Para documentos importantes que es necesario mantener bajo llave.

Entre otros encontramos:

Lápiz, tijeras, borrador, huellero, corrector, cinta adhesiva, resaltadotes,

rótulos, marbetes, gancho legajador, sello reloj, pesa, tajalápiz, sello
copia, tula de lona.

2. Estructura orgánico funcional de la empresa

La estructura orgánico funcional de una empresa nos permite observar

como se encuentra organizada por medio de un organigrama que es una
representación grafica de las dependencias de la empresa de manera
jerárquica (fondo, sección, subsección) permitiéndonos establecer las
líneas de autoridad a través de los diferentes niveles y las funciones de
cada una de ellas también se debe transmitir todo lo que sucede en su
área en otras palabras corresponde a una estructura lineal.

Esta estructura puede ser formal es decir explicita y oficialmente

reconocida por una empresa o informal que es la resultante de la filosofía
de la conducción además define quien da las ordenes y quien las
obedece.
3. Manuales de operación de los equipos

Sellos

• Limpieza — Con el tiempo, restos de tinta tienden a juntarse en el

sello, secándose y endureciendo. Debe limpiarse con alcohol.
• La almohadilla debe ser recargada periódicamente. La tinta usada
puede ser a base de alcohol o aceite.
• La limpieza con alcohol puede ser nociva dependiendo del material
que este hecha la goma del sello, si esta fuere de Fotopolímero
Liquido, el alcohol rompería el sello, para limpiarlo con alcohol el sello
debe ser de Goma y no de Fotopolímero Liquido.

Guillotinas

Su principio de funcionamiento se basa respectivamente en apartar las

manos de la zona de corte o desplazar hacia atrás el cuerpo del operario
cuando baja la cuchilla. Su accionamiento es solidario al de la cuchilla,
incluso cuando el descenso de esta última esté provocado por ruptura de
un órgano de la máquina.

Este riesgo se puede actualizar por diversos motivos. Entre ellos:

a) Operaciones con guillotinas accionadas por un único mando, por lo que

una de las manos del operario permanece libre, pudiendo por
consiguiente acceder a la zona de corte.

b) Trabajos realizados por más de una persona, en los que el ayudante

puede tener las manos en el punto de corte en el momento en que baja la
cuchilla.

c) En determinadas guillotinas el circuito de mando está diseñado de tal

manera que un solo fallo en uno de sus componentes implica un efecto no
previsto en el normal funcionamiento de la máquina, con el consiguiente
riesgo para el operario que realiza operaciones en la zona de corte
(retirada de resma, retirada de retales, posicionamiento de la resma, etc.)

Una perforadora típica, sea de un agujero o de múltiples, tiene una larga

palanca que se usa para ejercer presión sobre un cilindro afilado que
traspasa una o varias hojas de papel. Como la distancia que recorre el
cilindro es unos pocos milímetros puede situarse a un centímetro del
fulcro de la palanca. Para números de hojas reducidos, la palanca no
hace falta que sea mayor a 8 cm para poder ejercer la fuerza suficiente.
Las perforadoras industriales—para cientos de hojas—tienen brazos
mucho más largos, pero siguen el mismo funcionamiento.

El fax se utiliza para enviar y recibir imágenes de todo tipo. Se le han

integrado luego tecnologías nuevas como un disco duro y un reproductor
de semitonos, y tempranamente se anexó a un teléfono regular.

La tijera es una herramienta de corte usada en amplios ámbitos de la

actividad humana. Consta de dos hojas metálicas, afiladas por el lado
interior, acabadas en un hueco donde se pueden introducir los dedos, y
articuladas en un eje por sus extremos. Constituye un ejemplo perfecto de
palanca de primer orden doble.
Es importante tener cuidado en su manipulación ya que su mal uso
puede derivar en heridas a quien las usa o a quienes rodean al usuario,
pudiendo ocasionar cortes (sobre todo en los dedos o manos) de diversos
grados.

4. Repaso

Sintaxis es la parte de la gramática que se ocupa de las reglas mediante

las cuales se combinan las unidades lingüísticas para formar la oración, la
gramática es la rama de la lingüística que tiene por objeto el estudio de la
forma y composición de las palabras, así como de su interrelación dentro
de la oración o de los sintagmas.

El acento es la mayor fuerza o intensidad con la que pronunciamos una

sílaba en una palabra. Las palabras, dependiendo de la sílaba en la que
se acentúen, se clasifican en: agudas (en la última sílaba), llanas (en la
penúltima sílaba), esdrújulas (en la antepenúltima sílaba), sobresdrújulas
(en la sílaba anterior a la antepenúltima).

Las reglas de acentuación existe el acento prosódico, que, en la lengua

oral, es la mayor intensidad con la que pronunciamos la sílaba tónica de
una palabra. El otro tipo es el acento ortográfico o tilde, el signo que, en la
lengua escrita, colocamos sobre la sílaba tónica para destacarla frente a
las átonas. Pero la tilde, como ya sabes, solo se pone cuando lo requieren
las reglas de acentuación.
Las reglas ortográficas nos enseñan a escribir correctamente las letras de
las palabras y los signos de la escritura. Debemos conocer sus normas y
aplicarlas correctamente. El uso de las consonantes (b/v, h, g/j, ll/y, m/n,
r/rr, x, c/s/z).

Los signos de puntuación ayudan a comprender el valor y el sentido de

las palabras, así como el significado de un texto los signos de puntuación
son: el punto, los dos puntos, los puntos suspensivos, la coma, el punto y
coma, signos de interrogación y de exclamación, el paréntesis, el
corchete, las comillas, el apóstrofo, el guion, la raya, la diéresis.
La coherencia y la cohesión son propiedades básicas del texto escrito.

5. Requisitos para la redacción de la carta comercial

Hay que tener en cuenta:

1. Márgenes
2. Zonas
Zona 1 (razón social)
Zona 2 (impresión de la dirección, apartado, dirección electrónica, fax,
teléfono…)
Zona 3 (para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de
recibo del documento)
3. Partes de la carta
Número (referencia) código de la dependencia.
Fecha (nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío)
Datos del destinatario (tratamiento, nombre del destinatario, cargo,
empresa, dirección, nombre de la ciudad, país (si la carta va dirigida al
exterior)).
Asunto (tema de la carta)
Saludo (para las damas el nombre y para los hombres el apellido)
Texto
Despedida
Remitente (nombre y cargo del funcionario responsable)
Líneas especiales (anexos, copias)
Identificación del transcriptor