2.

Planeacin de la funcin de ventas

En ocasiones, la importancia de una herramienta o de una tcnica se puede entender mejor examinando los errores que se presentan cuando no se usa en forma incorrecta. Aun cuando la planeacin es un instrumento importante en los negocios y en la mayora de los otros esfuerzos no siempre se usa en forma correcta o suficiente. Dicho con sencillez, la planeacin es decidir ahora lo que se va hacer en el futuro esto es, el curso de accin a tomar . Por tanto, deben anticiparse las consecuencias de las decisiones, as como cualesquier factores externos que puedan afectar los resultados. Mediante la planeacin, los esfuerzos y recursos de una compaa son dirigidos hacia objetivos comunes, de modo que las divisiones, departamentos y empleados no trabajen con propsitos cruzados. La planeacin puede variar mucho en grado y formalidad. Algunas grandes empresas tienen staffs y comits de planeacin, preparan documentos formales por escrito, y los proporcionan a los ejecutivos y empleados de todos los niveles en los procesos de planeacin. En el otro extremo, se encuentran las empresas que no ponen atencin a la planeacin ms all de los necesarios presupuestos financieros y contables, otorgando poca importancia a otra cosa que no sean los problemas de da a da y las operaciones. En esta situacin, a menudo el resultado es la decisin por crisis y de apagallamas .

2.1 Tipos de planeacin

La planeacin puede clasificarse como a largo plazo, aventurada y anual. La planeacin a largo plazo y aventurada, por lo general se hacen al nivel ms alto, como el de alta gerencia y su staff, que toman las decisiones para guiar la estrategia de crecimiento, desarrollo y adquisicin de la empresa sobre un plazo largo. La planeacin anual implica objetivos, planes y pronsticos ms especficos para el periodo que sigue inmediatamente. Es obvio, la precisin de la planeacin vara en razn inversa con la longitud del periodo planeado: cuanto ms corto sea el periodo ms precisos sern los planes: Cuando el foco est a varios aos en el futuro, la planeacin se convierte en ms tenue, an cuando todava puede proporcionar orientacin para las decisiones a largo plazo. Por lo general, la planeacin mas detallada debe limitarse al corto plazo. Tambin pueden formularse planes como planes permanentes esto es, planes que se usan una y otra vez y planes de un solo uso. Las polticas generales y los procedimientos estndar de operacin constituyen los planes permanentes. Estos cubren un patrn de accin que puede guiar a las decisiones repetitivas y las operaciones. Ejemplos que se aplicaran al departamento de ventas seran las polticas relativas a la concesin de crdito, el pedido de suministros y el manejo de la compensacin de los vendedores. Los planes de un solo uso pueden orientar a los programas o proyectos especiales, tales como la introduccin de un nuevo producto, la obtencin de un nuevo mercado o al aumento de la participacin en el mercado en territorio ya existente.

2.2 Proceso de planeacin

La fig. 4.1 muestra los pasos comprendidos en la planeacin, la relacin de la planeacin con las funciones administrativas generales y el papel especfico del gerente de ventas en la planeacin e implementacin. Como lo muestra el diagrama, al nivel de empresas, el primer paso en la planeacin es fijar los objetivos generales de la empresa; sin embargo, stos necesitan ser atemperados por la evaluacin del potencial del mercado o de cualquier factores exgenos. El pronstico de ventas se deriva del anlisis del potencial del mercado y de la demanda futura, pero tambin debe tomar consideracin cualesquier cambios mayores que se contemplen en el plan de accin, tales como el incremento en los gastos de publicidad o aumentar la fuerza de ventas. En conjuncin con el pronstico de las ventas y los objetivos del presupuesto son paso final en proceso directo de planeacin. Las funciones administrativas de organizar, dotar de personal y dirigir la organizacin, sirven para implementar el plan. Por ltimo, se comparan los resultados con los objetivos planeados y las normas de desempeo, y se anotan cualesquier desviaciones para una accin correctiva. A nivel del gerente de ventas, los objetivos totales de la compaa, el pronstico de las ventas y los planes del presupuesto deben adaptarse a las reas de responsabilidad individuales: principalmente a la fuerza de ventas. La planeacin de la fuerza de ventas debe hacerse dentro de las restricciones y orientaciones de los planes de la empresa. El gerente de ventas subdividir tales planes de la empresa en asignaciones, cuotas y normas de desempeo, y tendr la responsabilidad de ver que los objetivos asignados a cada distrito o rea de responsabilidad sean alcanzados. FIG 4.1

2.3 Pronstico de ventas

La planeacin est basada en todo conjunto de suposiciones sobre las condiciones en el futuro. El estado de la economa, los esfuerzos de los competidores, el sutil cambio en el optimismo de los compradores, la popularidad de las caractersticas o nuevo estilo de un producto, los efectos de un cambio de precio o de una campaa promocional, la efectividad de la fuerza de ventas todos estos factores y varios otros afectarn las ventas y los resultados de las operaciones en el futuro . Obviamente, si las estimaciones o pronsticos de las condiciones futuras son errneos, entonces la planeacin no va a ser de mucha utilidad e incluso puede ser detrimental. En consecuencia, es vital la precisin en el pronstico de ventas para el proceso de planeacin, ya que casi todos los aspectos de las operaciones estn basadas en su relacin con las ventas. El departamento de ventas quiz se vea enfrentado con la mala voluntad del cliente e incluso puede perder clientes debido a entregas crnicamente tardas y agotamiento de la mercanca. La tabla 4.1 describe las probables consecuencias de un pronstico de ventas impreciso. TABLA 4.1

2.4 Presupuesto
Una vez que se ha determinado el pronstico de ventas y se ha aplicado a los varios departamentos y divisiones de una empresa, se pueden especificar el presupuesto de gastos. Como se hizo notar en la seccin anterior, gran parte de la planeacin depende del pronstico de ventas. A partir de esto, se puede formular los presupuestos de publicidad, compras y gastos de la fuerza de ventas, y otras numerosas categoras de gastos. Los presupuestos para gastos especiales pueden estar influidos por las cifras del ao anterior, pero en la mayora de organizaciones estn ms influidos por las expectaciones actuales.

2.5 Polticas de ventas

Poltica: gua en la cual se establecen parmetros para la toma de decisiones Las polticas sirven como gua para tomar decisiones programadas. stas proveen guas para encauzar el pensamiento del gerente en una direccin especfica. A diferencia de las reglas, las polticas establecen parmetros para quienes toman las decisiones, en lugar de sealar especficamente lo que se debe o no se debe de hacer. Hay dos tipos de polticas: y y Generales Especficas

1. Las polticas generales son las que se establecen de manera global para toda la empresa. 2. Las polticas especficas son las que se establecen para cada departamento en especfico y lo que se va a requerir de cada uno de los departamentos. En el departamento de cobranza se dan las siguientes polticas: Tolerante Rgida a)Tolerante: se trata de conservar a cliente ya que no se le pide garanta o aval, el plazo es superior a los establecido y el cliente puede pagar en la oficina o depositar directamente en una cuenta. b)Rgida: se trata de obtener flujos de efectivo y no tanto conservar al cliente y que a este si se le pide un aval. Se le visita personalmente para cobrarle, si paga a tiempo se le da un descuento por pronto pago y si no paga se van a va judicial.

3.Organizacin de la funcin de ventas 3.1 Concepto de organizacin

Es el proceso de asignar responsabilidades y actividades a los distintos miembros del grupo de trabajo, de acuerdo con los planes preparados para alcanzar los objetivos establecidos. Su misin es realizar el esfuerzo ms eficiente y efectivo, para conseguir los fines comunes, tanto de cada uno de los miembros, como de su grupo en su conjunto. En el proceso de organizacin comienza cuando se convierten los programas de accin en responsabilidades especficas asignadas a los individuos.

3.2 Tipos de organizacin de la fuerza de ventas

Los diversos tipos de autoridad, respecto de la organizacin a travs de la cual se establece la divisin de funciones, son los siguientes: lineal, funcional, staff y comits. Organizacin lineal: la autoridad se delega en forma vertical y en lnea, cada elemento del departamento de ventas tiene un solo jefe, al que informara y obedecer exclusivamente, para formar una serie de escalones jerrquicos. Las ventajas son; el personar lo entiende con facilidad, el superior manda directamente a sus subalternos, cada miembro de la organizacin sabe de quien recibe y, a su vez, a quien debe entregar sus informes. Organizacin funcional: es de vital importancia, ya que se maxima la especializacin. La autoridad y la responsabilidad se practican dentro del campo de accin del especialista. Organizacin staff: conserva las ventajas del sistema lineal, un gerente de ventas que no puede dedicarse a ciertas actividades por falta de tiempo, o que carece de los conocimientos necesarios, se asesora con personal capacitado. La desventaja radica en que los asesores staff subestiman a la persona que estn asesorando y, como consecuencia, confunden a los objetivos. Organizacin por comits: es til para coordinarlos esfuerzos del personal de ventas, con el fin de que se identifiquen y de que sus ideas se tomen en cuentas. Existen dos modalidades: comits deliberantes y comits resolutivos.

3.3 El plan de trabajo del vendedor

La situacin ideal es tener una persona para cada funcin, pero algunas veces se necesita tener una persona para diferentes funciones. Cuando hay seis personas altamente calificadas, se enuncian las funciones para definir las que son adecuadas a cada una de ellas. Esta divisin de funciones se realiza de acuerdo con los puestos. Jams hay que adecuar los puestos a las personas, sino que se debe adecuar la persona al puesto, lo cual es mas practico que terico.

Agrupaciones de las funciones para definir puestos: Una vez determinadas las funciones que se van a ejecutar, es conveniente agruparlas para que sean aplicadas por el personal designado. Esta agrupacin conocida con el nombre de definicin de puestos , se hace en distintas formas y de acuerdo con las necesidades y caractersticas de la empresa. Por economa, es conveniente agrupar las funciones similares en un solo puesto. Planes para dividir la lnea de autoridad en la organizacin de ventas Son tres bases principales en funcin de las cuales se divide la lnea de autoridad: Divisin geogrfica: varan de acuerdo con la zona geogrfica, es conveniente usar este medio. El desarrollo de los mercados obliga a la oficina central a establecer divisiones y zonas, que le permiten ejercer el control interno efectivo sobre el personal viajero, o que radica fuera de la zona. La oficina central coordina el trabajo forneo. Divisin por tipo de producto: cuando la lnea de productos contiene artculos aceptados en varios mercados, o es tan extensa que sus productos cubren distintos mercados, es necesario hacer su divisin sobre la base de tipo de producto, es decir, de acuerdo con el mercado que se explote. Divisin por tipo de cliente o canales de distribucin: la estructura de los mercados obliga en algunos casos, a prestar especial inters al tipo de cliente que se sirve, pues tienen costumbres y sistemas diferentes, y exigen facilidades de acuerdo con su condicin. Consideraciones en la organizacin de ventas Los pronsticos de la organizacin son los siguientes: a) Permitir el desarrollo de especialistas, como consecuencia de la visin del trabajo. b) Asegurarse de que todas las funciones de un organismo sean cumplidas c) Lograr el equilibrio entre las cargas de trabajo y la coordinacin sean cumplidas. d) Definir con claridad la autoridad delegada, ya sea staff o lineal. e) Asegurar el tiempo suficiente a los ejecutivos, para que puedan desarrollar sus funciones.

3.4 Determinacin de la fuerza de ventas

Planeacin Mercados, canales de distribucin, trfico, exportacin, precios, crdito, servicio y competencia.

Control Administracin de personal, estadstica. Publicidad Relaciones pblicas Promocin

De ventas La poltica departamental es la que implanta para ajustarse a la poltica general de ventas. El control estadstico se realiza dentro o fuera de la empresa.