CONSTRUIRE SES OUTILS RH

LA FICHE DE FONCTION
Synthse de la fiche dveloppe jointe Outil au service dune politique de ressources humaines cohrente, la fiche de fonction concerne tous les acteurs de lassociation (salaris, bnvoles, administrateurs, usagers, ).

De quoi parle-t-on ?
Si le rfrentiel de diplme dfinit un mtier tel que reconnu et certifi au niveau national, la fiche de fonction identifie un rfrentiel dactivits et de comptences dune catgorie demplois mmes finalits et de mme niveau au sein dune entreprise. La fiche de fonction dtaille alors les missions, activits et les comptences dun groupe de professionnels et dcrit le socle commun des postes prsentant des proximits suffisantes pouvant tre apprhends de faon collective. Les fiches de fonction apportent une vue densemble des diffrents rles professionnels lintrieur dune structure.

Un outil au service dune meilleure organisation

Son contenu : Une fiche de fonction est le plus souvent structure en 5 points (
1 - Intitul de lemploi 2 - Le champ dintervention
En rfrence lorganigramme

p.7) :

3 - Les fonctions
Telles que dfinies par rapport lemploi effectif
Pour les parties 3 / 4 / 5 il est essentiel de mener une rflexion sur le tronc commun des diffrents postes relevant de la fonction.

4 - Les activits
Correspondant aux fonctions

5 - Les champs de comptences

En rfrence au diplme concern le plus proche et au niveau de classification dans les conventions collectives.

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Les fiches de fonction permettent une cartographie des emplois-types au sein dune organisation. Elles sont donc plutt utilises dans les structures dune certaine importance pour clairer tant leur organisation actuelle que pour conduire le changement et mieux rpondre aux objectifs conomiques et sociaux. Donner l'organisation des bases solides, clarifier le fonctionnement collectif : tels sont les principaux enjeux et objectifs de l'laboration des fiches de fonction qui engage un processus de rflexion collective.

La rflexion sur les fiches de fonction permet une approche collective de la gestion des emplois : leur lisibilit, leur volution. Cest un outil de gestion des ressources humaines qui sinscrit comme un des premiers outils de gestion prvisionnelle des emplois et comptences ( p.8). Larticulation entre la fiche de fonction et les diffrents outils RH devra tre pense. Cet outil facilite et permet entre autres :

la rdaction de fiches de postes outil vocation individuel ;

lorganisation du travail ; le recrutement et lintgration ; lvolution des carrires (politique de mobilit, ) ; la formation professionnelle ; la mise en place dune externalisation de certaines fonctions. Mais aussi : Elle sert de support aux entretiens annuels et professionnels. Elle permet de mieux identifier les activits et comptences relevant de la comptence collective de lorganisation, didentifier des priorits, dclairer les politiques de rmunration. Elle na pas un caractre obligatoire au regard de la loi mais elle peut avoir des rpercussions sur les contrats de travail.

Mthodes dlaboration
Les diffrentes mthodes dlaboration groupes de travail par fonction, groupes mixtes, rdaction par les responsables ont chacune leurs avantages et leurs inconvnients. Elles posent la question de la participation des professionnels et de leurs reprsentants ( p.9 et p.14) :
la mise en place dun groupe de travail par fonction : selon la taille de lentreprise, cette mthode sera plus utilise et efficace . la mise en place dun groupe mixte de travail constitu de reprsentants de chaque emploi-type (fonction) : chacun change sur la fonction qui le concerne, cette mthodologie implique alors les salaris et facilite lappropriation de loutil par les professionnels ; la rdaction par la direction ou le responsable direct : cette mthode limite les changes et les salaris peuvent alors ne pas sapproprier par la suite cet outil.

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La mthode dlaboration retenue dpendra notamment : - du contexte ; - des objectifs attendus dun tel outil ; - du mode de management.

( p.14).

Des spcificits pour les associations de solidarit

Les associations de solidarit ont aussi dvelopp leurs propres spcificits par rapport aux outils RH du fait de la diversit des acteurs quelles associent leur action, selon la diversit de leurs statuts. 1 - La mobilisation dacteurs de statuts diffrents et leur interaction Le management des ressources humaines dans les associations a entre autres pour particularit : dassocier dautres acteurs que les salaris et les stagiaires : des bnvoles (lus et de terrain), des volontaires et des usagers, pour une co-construction selon une finalit non pas marchande de prestation de services mais daction sanitaire et sociale selon des rapports sociaux de solidarit avec les personnes en situation de vulnrabilit, en reconnaissant leur rle actif.
Il est alors important de formaliser pour lorganisation de laction des repres des fonctions des uns et des autres. Cet outil permet chacun dtre mieux reconnu dans son mtier dans le cadre de lassociation et de la mise en uvre de son projet. Cela a une importance pour lanimation globale du projet et pour sa ralisation. Il est primordial que les associations clarifient la place et le rle de chaque acteur : comment les acteurs se situent-ils les uns par rapports aux autres dans un projet collectif ?

2 La ncessit de coordonner ces acteurs divers Limportance de la professionnalisation des acteurs comme gage de qualit, la pression conomique, le mouvement de mutualisation et de restructuration du secteur, la scurisation des parcours professionnels mais aussi le reprage dactivits et de comptences de bientraitance des personnes, de cration de relations sociales porteuses de motivation et dengagement, didentification de la cohrence entre un projet porteur de sens et son organisation autant de facteurs qui incitent les associations laborer des fiches de fonction. En effet, celles-ci permettent de mieux identifier comment : ( p.12) coordonner les acteurs ; grer les tensions internes ; mobiliser les bnvoles ; associer les usagers.

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La dmarche lie la fiche de fonction peut donc inspirer des dmarches comparables auprs dautres acteurs, condition de les adapter leur identit : cela facilite leur valorisation dans le cadre dun parcours professionnel tout au long de la vie. En ce qui concerne les bnvoles, clarifier lobjet et les conditions de lactivit dans une charte du bnvolat ou une convention devrait prvenir les requalifications en salariat ( p.15), les confusions de statut en prcisant le cadre de leur travail.

La fiche de fonction peut tre un outil de mise en cohrence dune politique de gestion des ressources humaines et du projet associatif pour la mise en uvre des valeurs de solidarit affiches par lassociation travers son organisation. ( p.17)

Quelques illustrations Les fonctions de prsident, secrtaire gnral et trsorier ainsi que les fonctions confies aux autres administrateurs sont souvent dfinies dans les statuts et le rglement intrieur de lassociation. Les associations dusagers ou de leurs parents, qui peuvent avoir un rle demployeur, ont dvelopp des outils particuliers pour positionner les fonctions exerces par les professionnels salaris, et celles exerces par les autres catgories dacteurs partir de divers supports. Il en est de mme des ONG ou associations se situant dans une dimension d empowerment des usagers et de lutte contre leur exclusion et leur Certaines associations clarifient et tayent les fonctions des bnvoles, en dehors des missions statuaires, via un document intitul charte des bnvoles et formalisent la rpartition des fonctions entre salaris et bnvoles avec un outil dont le contenu reprend celui de la fiche de fonction en ladaptant. disqualification (cf. associations dducation

populaires, associations caritatives).

Il en est de mme de nombreuses associations dducation populaire.

Un outil faire vivre

Les fiches labores ont vocation voluer en fonction des changements ; elles sinsrent dans des choix de management et plus largement de construction des rapports sociaux. Elles participent au systme de communication et danimation de lassociation autour de la construction du sens de laction. ( p.17). Il est important que la rflexion sur les fiches de fonction puisse tre revue rgulirement.

Mots cls : FONCTION POSTE COMPETENCE ORGANISATION ACTIVITE

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