UNIVERSITATEA OVIDIUS CONSTANTA MASTERAT CONTABILITATE I AUDITUL AFACERII

RAPORT ANUAL PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN pe 2010 la UNIVERSITATEA "1 DECEMBRIE 1918" ALBA IULIA

GRUPA 2: BATCU ELENA GHEORGHE OANA MERGEANI ELENA LUMINIA PESCU ELENA

1.INTRODUCERE 1.1.Scopul raportului Scopul raportului este de a prezenta activitatea de audit intern din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia i a progreselor nregistrate prin implementerea recomandrilor formulate, de a demonstra contribuia acestuia la mbuntirea activitii din universitate. Raportul este destinat att managementului care poate aprecia rezultatul muncii auditorului intern, ct i structurii de audit intern ierarhic superioare, fiind unul din instrumentele de monitorizare a activitii de audit intern. De asemenea pe baza acestuia se elaboreaz raportul anual de activitate la nivel naional pentru informarea Guvernului i a Comisiei Europene. 1.2. Perioada la care se face referire Perioada la care face referire raportul este anul 2010. 1.3. Data transmiterii raportului Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia transmite raportul anual la Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului pn la data de 10 ianuarie 2010, conform Ordinului 5281/2003 al M.E.C.T.S.; 1.4.Datele de identificare a instituiei: Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia, - buget derulat n cursul anului 43.239.542 RON ; - numr de salariai 319 (din care 165 personal didactic i 154 personal nedidactic); - numr de auditori din cadrul compartimentului de audit intern 2 (doi); 1.5.Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului Persoana rspunztoare de ntocmirea raportului ec. Stanciu Daniela, auditor intern; 1.6.Circuitul raportului - elaborat de: Compartimentul Audit Public Intern; - analizat i aprobat de : Rector prof. univ. dr. Achim Ioan Moise ; - transmis la organul ierarhic superior: Serviciul Audit din cadrul M.E.C.T.S.

1.7.Baza legal a raportului: -Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, -Ordonana Guvernului nr.37/29.01.2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul public intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr.672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar, - OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern, - OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea sau coordonarea Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului. 1.8.Baza documentar a raportului - Rapoartele celor 12 misiuni de audit intern efectuate n cursul anului 2010; - Elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern desfurat n cadrul Universitii 1Decembrie 1918 Alba Iulia are la baz misiunile de audit public intern efectuate n cursul anului 2010. 2. CONSTATRI 2.1. Evaluarea modului de organizare, a cadrului metodologic i procedural, a necesarului de personal i a nivelului de experien i calificare al auditorului din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 Alba Iulia. 2.1.1.Forma de organizare Compartiment de audit public intern. 2.1.2. Statutul compartimentului de audit intern i al activitii de audit n cadrul Universitii 1Decembrie 1918 Alba Iulia Structura de audit intern constituit n cadrul universitii este subordonat direct rectorului, asigurndu-se accesul direct i raportarea activitii la acest nivel, precum i independena funcional necesar unei evaluri obiective a disfuncionalitilor constatate i a stabilirii unor recomandri adecvate soluionrii acestora.

2.1.3. Stadiul implementrii cadrului metodologic i procedural necesar desfurrii activitii de audit intern -Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, -Ordonana Guvernului nr.37/29.01.2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul public intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar; - OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern; -OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului i n unitile aflate n subordinea sau coordonarea Ministerului Educaiei, Cercetrii i Tineretului. - Personalul care exercit munc de audit are activitatea reglementat n baza unui statut specific, cuprins n Carta auditului intern, care este la rndul ei component a cadrului metodologic i procedural al auditului intern. - Normele proprii de exercitare a auditului intern; - Au fost elaborate ghiduri procedurale; - n anul 2010 activitatea de audit s-a desfurat n concordan cu prevederile Cartei auditului intern i a Codului privind conduita etic a auditorului intern. 2.1.4. Modul de acoperire cu resurse umane al compartimentului de audit intern i statutul auditorilor interni: - Auditorii interni din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 Alba Iulia nu sunt funcionari publici i au statut de personal contractual. - Numrul de posturi prevzute este de 2 auditori care sunt ocupate. - n cadrul compartimentului de audit nu lucreaz alte categorii de personal. 2.1.5. Nivelul general de experien i calificare al auditorului intern din cadrul entitii publice pe grade profesionale: Auditorii interni posed studii superioare de lung durat, n domeniul economic. Auditorii interni au absolvit cursuri de masterat n urmtoarele domenii. - Audit instituii publice i private Universitatea Valahia Tirgovite - Management financiar contabil i administrativ - Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia - Managementul proiectelor - Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia - Marketing, audit i expertiz contabil Universitatea Vasile Goldi Arad
4

- Cursuri de integrare european. - Atestat de auditor intern pentru instituii publice, - Auditor intern pentru sisteme de managementul calitii. 2.1.6. Perfecionarea profesional a auditorilor interni n anul 2010: n anul 2010 auditorii din cadrul Compartimentului de audit public intern nu au participat la nici un curs de perfecionare. 2.1.7. Evaluri interne, externe sau autoevaluri ale compartimentelor de audit intern - Evaluri interne efectuate de conducerea universitii; - Evaluri externe - activitatea de audit intern a universitarii a fost supusa evalurii externe a Curii de Conturi n anul 2010. 2.1.8. Raportarea cazurilor n care auditorilor interni le-au fost refuzat/limitat accesul la documente. Nu a fost cazul. 2.2. Evaluarea modului de ndeplinire a atribuiilor compartimentului de audit intern (planificarea activitii; realizarea misiunilor de audit; domenii abordate; principalele riscuri asociate activitilor auditare; constatri; concluzii i recomandri formulate; urmrirea implementrii recomandrilor i modaliti de raportare). 2.2.1. Planificarea activitii compartimentului de audit intern - La ntocmirea planului de audit intern pe 3 ani, s-a avut la baz un inventar complet al activitilor universitii i o analiz adecvat a riscurilor asociate, precum i aprecierea instrumentelor de control intern ataate acestor activiti, care s conduc la o selecie obiectiv a temelor misiunilor de audit intern planificate. - n legtur cu fundamentarea planului anual pe 2010, ca urmare a analizei riscurilor i a referatului de justificare pe domeniile auditare, a cuprins: Plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; Patrimoniu entitii, precum i structuri subordonate acesteia ; Constituirea veniturilor publice, a modului de autorizare a titlurilor de crean; Asigurarea evidentei i plii burselor i altor forme de sprijin pentru studeni ; Evaluarea sistemului informatic;

Achiziiile publice de carte i publicaii, gospodrirea fondului de carte i publicaii; Modul n care este organizat sistemul de luare a deciziilor, de planificare, organizare, coordonare, urmrire i control al ndeplinirii deciziilor n cadrul Biroului Diplome; Auditul modului de organizare, coordonare, gestionare i control a proiectelor; Auditul ncadrrii, salarizrii personalului, a stabilirii plii drepturilor cuvenite precum i a reinerilor din acestea; Evidena sistemului de arhivare a documentelor conform legislaiei n vigoare; Organizarea activitii Compartimentului SSM; Auditarea modului de gestionare a nvmntului la distan. Menionez c a fost elaborat planul de audit intern respectnd structura prevzut de norme, termenele din plan au fost respectate. Gradul de realizare a planului anual este de 100%. Alturi de misiunile de audit intern planificate, auditorul a exercitat i audituri adhoc dispuse direct de conductorul instituiei n timpul anului i care nu au fost cuprinse n planul anual de audit intern. 2.2.2. Contribuia auditului intern la mbuntirea activitii structurilor auditare materializat n recomandrile compartimentului de audit intern i sistematizate pe principalele domenii auditare V prezentm, pe domenii auditabile principale, parte din cele mai semnificative riscuri identificate, principalele constatri i recomandri formulate, urmrirea implementrii recomandrilor (stadiul implementrii recomandrilor: implementate, neimplementate, n curs de implementare). a) Procesul bugetar evaluarea sistemului de control intern corespunztor planificrii, angajrii, lichidrii, ordonanrii i plii cheltuielilor, a aprobrii i evidenei angajamentelor bugetare i legale, a contabilitii i a controlului financiar aferent. Riscuri semnificativ : - nentocmirea listelor de verificare (chek-list) cu ocazia analizei dosarelor de burse sociale; - nentocmirea registrului de riscuri la nivelul tuturor structurilor; - neidentificarea tuturor surselor de venituri; - lipsa fundamentrii bugetului universitii innd cont de bugetele facultilor; - fundamentarea nerealist a veniturilor din taxe; - neachitarea taxei de cmin;

CONSTATRI : n urma verificrilor efectuate am constatat c nu este respectat standardul referitor la stabilirea obiectivelor. Fiecare structur are obligaia s defineasc obiectivele determinate, legate de scopurile entitii,precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne. La nivelul Compartimentului Financiar Contabil nu exist un Registru al riscurilor. RECOMANDRI : Definirea obiectivelor determinate, legate de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabiliattea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne. ntocmirea registrului riscurilor la nivelul Compartimentului financiar contabil. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATRI : n perioada auditat administratorii efi ai facultilor in evidena taxelor de studii i se puncteaz periodic, de regul trimestrial, cu evidena financiar contabil, informnd acest compartiment de modificrile intervenite n situaia studeniilor (retrageri, prelungire de colarizare, exmatriculri etc.). n funcie de situaia fiecrui student este analizat debitorul n privina restanelor la plata taxelor de studii. De aceast eviden a veniturilor nu se ine cont la ntocmirea bugetelor de venituri i cheltuieli pe faculti, ele fiind ntocmite n funcie de studenii nmatriculai cu tax la data de 01 octombrie a anului financiar precedent, respectiv nceputul anului universitar. RECOMANDRI : ntocmirea bugetelor de venituri i cheltuieli ale facultilor, la capitolul venituri proprii, innd cont de situaia studenilor i de modul de ncasare a taxelor de studii. Reflectarea bugetelor de venituri i cheltuieli ale facultilor n bugetul general al universitii. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

CONSTATRI : La nivelul facultilor nu exist liste cu studenii existeni (nmatriculai) la data de 01 octombrie i la data de 01 ianuarie , pe baza crora se ntocmesc situaiile statistice. Datele privind evidena studenilor i a modificrilor intervenite se gsesc n programul UMS i n Registrele matricole. Programul UMS un listeaz situaii reale cu baza de date a studenilor existeni la 01 octombrie dac listarea se efectueaz la data de 30 decembrie, administratorii efi fiind pui n situaia verificrii fiecrui student la data scoaterii raportului. RECOMANDRI : Efectuarea corespondenei cu firma care administreaz programul UMS i cu Departamentul informatic pentru listarea situaiilor studenilor la termenele de raportare. Verificarea de ctre secretarul sef al universitii a raportrilor ntocmite de faculti i anexarea la fiecare situaie a listelor cu situaia studenilor raportai. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare. CONSTATRI : Nedepunerea la termenele stabilite a taxelor de cmin ncasate de administratorul caminului Facultii de Teologie i necalcularea penalizrilor de ntrziere . RECOMANDRI : Calcularea penalizrilor de ntrziere n conformitate cu procedurile proprii i depunerea la casieria universitii a sumelor ncasate pentru anul 2010; Respectarea termenului de depunere a numerarului ncasat din taxe de cmin la casieria universitii. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare. b) Achiziii publice evaluarea sistemului de control intern care este ataat activitii de achiziii publice din cadrul instituiei. c) Resurse umane salarizare aspecte de management al resurselor umane, meninerea i dezvoltarea celor mai adecvate modaliti de asigurare cu personal competent, respectarea regulilor sistemului de recrutare i salarizare, evaluarea personalului. CONSTATARE n conformitate cu prevederile Hotararii de Guvern nr. 161/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, cu ncepere de la data de 31 decembrie 2006, fiecare
8

angajator are obligatia s nfiineze un registru general de eviden a salariailor n format electronic i s-l transmita la ITM (Inspectoratul Teritorial de Munca). Acest registru electronic poate fi completat de ctre angajatori cu un program gratuit numit REVISAL, produs de Inspectia Muncii, i care poate fi descarcat direct de pe serverul ITM . Procedura privind transmiterea registrului general de evidenta a salariailor n format electronic a fost stabilita prin Ordinul Ministrului Muncii Solidaritii Sociale i Familiei nr. 20/2007. La nivelul universitii registrul general de eviden a salariailor se transmite electronic prin e-mail, iar la fiecare transmitere se primete un numr de nregistrare. Din verificarea datelor de transmitere a acestui registru a rezultat faptul c uneori nu a fost transmis la termenele stabilite n legislaia specific. n dosarul cu evidena numerelor obinute la transmisiile electronice efectuate nu este menionat modificarea transmis precum i data acesteia, astfel nct la orice verificare s fie identificat meniunea operaiunii comunicate. RECOMANDRI Respectarea termenelor de transmitere a registrului general de eviden al salariailor. Pentru evidena ct mai clar a modificrilor din registru transmise electronic , la datele menionate n dosarul cu numerele de nregistrare, trebuie precizat ct mai clar persoana, modificarea i data modificrii transmise, astfel nct la orice verificare s poat fi demonstrat corectitudinea datelor transmise. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATAREA Din testul efectuat a rezultat faptul c nu toate carnetele de munc sunt actualizate, n special, nu sunt operate ultimele decizii, certificate de studii , starea civila sau certificate de natere copii. RECOMANDARI Prin urmare, de la 1 ianuarie 2011 nceteaz existenta carnetului de munca, dup aceasta data evidenta muncii realizndu-se electronic prin intermediul registrului general de evidenta a salariailor reglementat prin Hotrrea de Guvern nr. 161/2006 cu modificrile i completrile ulterioare. Reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc de ctre seful de compartiment i informarea efului biroului de audit intern; Revizuirea tuturor carnetelor de munca, completarea la zi i pregtirea pentru restituire persoanelor titulare.
9

Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATARE Lipsa delegrii unei persoane, din cadrul serviciului contabilitate, pentru urmrirea, corectarea , i verificarea modului de distribuire a obligaiilor fiscale pltite n contul unic. n conformitate cu Ordinul ANFA nr.1314/2007- privind Metodologia de distribuire a sumelor pltite de contribuabili n contul unic i de stingere a obligaiilor fiscale, la Cap.IV, pct.17 este menionat faptul c: Dup efectuarea stingerii obligaiilor fiscale existente, respectiv a eventualei compensri sau restituiri, dup caz,organul fiscal competent va ntiina contribuabilul de modul n care s-au efectuat stingerea, respectiv compensarea plilor efectuate. Universitatea a primit ntiinri privind stingerea creanelor fiscale dar care nu sunt n conformitate cu evidena financiar contabil, prin faptul ca apar sume pltite n plus sau n minus la unele obligaii, ceea ce nu poate fi posibil. Pentru corelarea evidentei contabile cu evidenta fiscal trebuiau efectuate corecii, sau, n conformitate cu art. 206 i art. 207 din O.G. nr. 92-2003 republicat, n termen de 30 zile de la comunicare trebuia depus contestaie. RECOMANDRI - Verificarea privind corectitudinea calculrii taxelor i impozitelor (corectitudinea ntocmirii notelor contabile privind nregistrarea viramentelor); - Verificarea declaraiilor lunare privind taxele i impozitele; - Verificarea plii viramentelor la bugetul de stat i bugetul asigurrilor sociale la termenele legale; - Corelarea evidenelor fiscale cu evidena contabil, prin verificarea i reglarea anexei nr. 3 existent la Administraia Finanelor Publice Alba . Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare. d) Administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor europene angajamentul Romniei de a informa Comisia European. CONSTATARE Decontarea combustibilului folosit la deplasarea cu maina proprietate personal, n special pentru deplasrile efectuate prin proiecte finanate din fonduri nerambursabile, se face numai pe baza normativelor de consum de carburant, fr a fi ataat bonul de benzin care s certifice alimentarea cu combustibil n perioada deplasrii.

10

RECOMANDARE ntocmirea de proceduri privind justificarea cheltuielilor de deplasare avnd ca documente obligatorii: - bon fiscal de combustibil, cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea; - declaraie privind consumul de carburant fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda angajailor instituiilor publice (7,5%); - ordinul de deplasare (doar pentru personalul propriu); - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele participanilor care efectueaz transportul cu autoturismul propriu (doar pentru participani); Pot fi decontate documente justificative pentru combustibil (bonuri de benzin) care au data n afara intervalului delegaiei cu cel mult dou zile, respectiv, dac alimentarea cu combustibil s-a efectuat anterior datei plecrii n deplasare. e) Sistemul informatic (auditul funciei IT) politica managerial privind achiziionarea de tehnic de calcul i aplicaii informatice adecvate specificului instituiei, prghiile de control implementate la nivelul structurii IT cu privire la sistemele de securitate a datelor i informaiilor. CONSTATARE Activitatea Departamentului IT trebuie s asigure i dezvolte pentru personalul angajat cunotine, aptitudini i atitudini care s permit: - ca persoana s fie capabil s-i utilizeze cunotinele i aptitudinile i s-i dezvolte spiritul de echip pentru tratarea situaiilor complexe; - s obin prin profesionalism, atitudine i caliti ncrederea angajatorilor. Din analiz s-a constatat c planul strategic care s dezvolte i s prezinte activitatea Departamentului IT, anual a fost actualizat i supus spre analiz i aprobare Senatului universitii. RECOMANDARE - numirea persoanelor responsabile cu elaborarea i actualizarea Planului strategic, - completarea i supunerea spre evaluare a Senatului a noului Proiect de Plan strategic, cu elementele care s permit dezvoltarea eficient a activitii departamentului IT. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare. CONSTATARE Definirea planului de recuperare a datelor n caz de dezastru.
11

RECOMANDARE ntocmirea palanului de recuperare a datelor pe fiecare compartiment, Numirea prin fia postului persoanele a cror atribuiii s implice asigurarea salvrii datelor astfel nct n caz de dezastru s existe datele recuperate pentru activitatea i domeniile importante. Back-upurile trebuie stocate n siguran n afara sediului compartimentelor. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare. f) Alte domenii, eventual din cele viznd funciile specifice ale fiecrei instituii publice Riscuri identificate: Inexistena unui sistem de proceduri pentru anumite compartimente; Inexistena unei politici privind gestionarea riscurilor; Neactualizarea fielor de post; Neactualizarea registrului de evideniere a intrrilor i ieirilor documentelor din Arhiva universitii; Neactualizarea listei cu membrii Comitetului de securitate i sntate a muncii, Nerespectarea Legii nr.16/02.04.1996 referitor la arhivarea documentelor din cadrul Biroului Diplome, Ineficiena sistemului informatic pentru desfurarea activitii; Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor; CONSTATARE Nerespectarea i neaplicarea Legii nr.16/02.04.1996 referitor la arhivarea documentelor din cadrul Biroului Diplome. RECOMANDARE Respectarea legislaiei n vigoare prin arhivarea actelor de studii i pstrarea acestora n condiiile prevzute de lege. Predarea la arhiva universitii a documentelor (dosarele studenilor cu actele de legitimare, acte de studii, diplome de bacalaureat, foi matricole, chestionare etc.) mai vechi de 2 ani, existente la Biroul Diplome. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATARE Nerespectarea termenului de 12 luni de la finalizarea studiilor pentru completarea i eliberarea actelor de studii de ctre Biroul Diplome n conformitate cu Metodologia privind regimul actelor de studii adoptat de Senatul universitii din data de 26.11.2008.
12

RECOMANDARE Preocuparea Biroului Diplome pentru o mai buna colaborare cu Secretariatele facultilor astfel nct Secretariatele s respecte termenul de 1 lun de ntocmire a tabelelor cu studenii absolveni astfel nct persoana responsabil cu ntocmirea diplomelor de studii s se ncadreze n termenul stabilit. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATARE n conformitate cu Ordinul MEC nr.760/03.04.2007, a Ordinului MECT nr. 2284/207, a Legii nr.841995 i a Legii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare, a OMFP nr. 2861/2009 privind organizarea inventarierii, trebuia organizat i efectuat n anul 2009, inventarierea documentelor cu regim special (diplome, certificate, atestate) din cadrul Biroului Diplome. Din analiz am constatat c nu a fost respectat legislaia n vigoare prin neefectuarea inventarierii acestor documente. RECOMANDARE Actele de studii sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confer titularilor acestora drepturile i obligaiile ce decurg din Legea nvmntului nr.84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare. n urma constatrilor recomand respectarea legislaiei n vigoare prin efectuarea inventarierii documentelor din cadrul Biroului Diplome i prezentarea situaiei Compartimentului Financiar contabil i Compartimentului audit pn la data de 24.06.2010. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATAREA n abordarea patrimoniului din punct de vedere contabil se are n vedere totalitatea bunurilor aparinnd instituiei publice, dobndite n cadrul relaiilor de drepturi i obligaii. Patrimoniul reprezint o unitate sintetic de structur, o entitate autonom constituit, distinct att fa de persoana creia i aparine, ct i fa de fiecare element din care este compus. Pentru a exista un patrimoniu, sunt necesare dou elemente interdependente: - subiectul de patrimoniu, adic persoana juridic sau fizic care s aib posesia i gestiunea bunurilor materiale, drepturilor i obligaiilor aferente, avnd i dreptul de decizie asupra acestora n sensul punerii n folosin, modificrii i transformrii lor;

13

- bunurile concrete (valori materiale i bneti) care l compun, ca obiect al relaiilor de drepturi i obligaii; aceste obiecte, bunuri i valori reprezint averea persoanei fizice sau juridice (subiectului de patrimoniu), iar utilizarea ei (averii) transform elementele componente n mijloace economice. Din verificarea listei de inventar a mijloacelor fixe i a evidenei financiar contabile a rezultat faptul c nu exist nregistrat Cldirea Corp A, dei exist , fiind utilat i folosit. RECOMANDARE Intrarea n posesia documentelor care ar putea sta la baza nregistrrii Cldirii Corp A n evidena patrimoniului universitii. nregistrarea n evidena contabil a Cldirii Corp A, pentru a evita, la urmtoarea inventariere, necuprinderea n listele de inventar. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATAREA Din evidena contabil a mijloacelor fixe a rezultat faptul c ultima reevaluare a patrimoniului a fost efectuat n anul 2008 i nregistrat prin nota contabil nr.8 din 31.12.2008. Ordinul 3471 din 25 noiembrie 2008-privind aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe corporale aflate n patrimoniul instituiilor publice - precizeaz: Art.1- (1) Prin aciunea de reevaluare a activelor fixe corporale existente n patrimoniul instituiilor publice se realizeaz actualizarea valorii elementelor patrimoniale respective n situaiile financiare anuale ale anului n care s-a efectuat reevaluarea. Avnd n vedere legislaia menionat anterior, n care se precizeaz faptul c activele fixe corporale de natura construciilor i terenurilor aflate n patrimoniul instituiilor publice trebuie reevaluate cel puin o dat la trei ani, se impunea efectuarea unei noi reevaluri a patrimoniului. RECOMANDRI Avnd n vedere evoluia preurilor din economie, inflaia i faptul ca reevaluarea activelor fixe corporale se efectueaz cu scopul determinrii valorii juste a acestora la data bilanului, se impune o nou reevaluare a activelor fixe ale universitii. Stadiul implementrii recomandrilor: n curs de implementare.

14

CONSTATAREA Din evidena contabil a materialelor de natura stocurilor, am identificat stocuri care nu au avut micare din anii 2001-2008. O parte din acestea, constnd n urmtoarele materiale: film transparent, ventile rezervor, mnui sudura, ceas perete, tampila, etc. Au fost identificate stocuri fr micare n valoare total de 4294,82 lei. n conformitate cu OMFP 2861/2009(1753/2004), pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, se precizeaz: Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare ori greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu, se ntocmesc liste de inventariere distincte sau situaii analitice separate, dup caz. Inventarierea stocurilor s-a realizat ulterior i s-a omis trecerea pe liste distincte a stocurilor fr micare care ncarc nejustificat evidena contabil. RECOMANDRI Considerm c se impune ntocmirea propunerilor pentru casarea a materialelor existente n magazia centrala a universitii, care nu se mai utilizeaz datorita degradrii. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATAREA n conformitate cu Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor i protecia persoanelor: Art. 37. - Rspunderea pentru selecia, angajarea, nivelul pregtirii, echiparea i dotarea personalului de paz i gard de corp revine angajatorului. Art. 38. - Personalul cu atribuii de paz se compune din: ageni de paz, portari, controlori de acces,supraveghetori, nsoitori de valori sau alte persoane stabilite de conducerea unitii ori desemnate s asigure instruirea, controlul i coordonarea activitii de paz. Analiznd situaia privind personalul de paz, care ne-a parvenit, rezult c nu tot personalul care ndeplinete aceste atribuii este atestat. Vina pentru acest aspect revine fostului ef de paz care din anul 2009 pn n prezent trebuia s verifice acest lucru i s-l regularizeze. De asemenea trebuie inut cont de faptul c acest personal lucreaz n ture de noapte i ca urmare este obligat s efectueze examenul medical anual care cuprinde mai multe analize dect pentru alte tipuri de personal.

15

RECOMANDRI Se impune reanalizarea situaiei fiecrei persoane cu atribuii de paz, pentru a fi ndeplinite prevederile legale referitoare la atestarea acestora Anual personalul de paz va efectua examenul medical periodic, actul eliberat de medicul de medicina muncii va face parte din dosarul de personal al angajatului Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATARE: Analiza procesului verbal al Comisiei sociale, ncheiat cu ocazia verificrii dosarelor de burse sociale depuse de faculti spre analiz, nu cuprinde date eseniale, de exemplu: - nu este prezentat n mod explicit, discutarea fiecrui dosar pe faculti, - nu este precizat daca dosarele conin documentele minime cerute, conform regulamentului de burse i a legislaiei n vigoare, - lipsete explicaia respingerii anumitor dosare, - nu este specificat clar cte dosare de burse sociale sunt aprobate i cte sunt respinse. - semnarea procesului verbal se face pe ciorn fr a se meniona numele i funcia persoanelor, - componena comisiei sociale a suferit modificri iar noile persoane nu sunt menionate prin decizie. RECOMANDRI: : ntocmirea procedurilor de lucru privind modul de ntocmire i semnare a procesului verbal de analiz a dosarelor de burse sociale. Respectarea standardului de control intern prin ntocmirea de liste de verificare (check-list), care s cuprind detaliat analiza fiecrui dosar de burs social i modul de verificare a documentelor minime obligatorii care trebuie s le conin aceste dosare. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. CONSTATARE: Din analiza modului de acordare a burselor sociale, n conformitate cu lista de verificare nr. 2, a rezultat faptul ca nu toate facultile au un mod unitar de lucru i de analiz a dosarelor de burse sociale. Dintre problemele constatate putem enumera: - solicitrile din partea studenilor (cererile) nu au numr de nregistrare i nu este menionat data cnd au fost primite,
16

- unele declaraiile de venituri date de studeni nu conin data i semntura persoanei care o ntocmete; - nu toi studenii aduc anchet social, - nu toi studenii aduc adeverine de la coala unde studiaz fraii lor, - lips cupoane de pensie pe ultimele 3 luni (sunt aduse pe alte luni), - nu toate cupoanele de pensie conin meniunea: conform cu originalul i nu sunt certificate, - pe unele declaraiile de venituri nu sunt completate toate datele care se solicit. Consiliul Facultii de Teologie Ortodox a stabilit ca particularitate, la analiza dosarelor de burse sociale, s se ia n considerare nota la purtare a studentului de la Teologie ortodox. Drept urmare, dac un student nu se prezint zilnic la ntrunirile obligatorii de rugciune i se va scdea nota la purtare i nu va putea s beneficieze de burse. RECOMANDRI: : ntocmirea procedurilor de lucru unitare pentru toate facultile, privind modul de ntocmire, depunere i verificare a dosarelor de burse sociale. Precizarea n procedurile scrise, a modului particular de analiz i acordare a burselor la Facultatea de Teologie, n funcie de media la purtare. Stadiul implementrii recomandrilor: implementat. Urmrirea implementrii recomandrilor Pe parcursul derulrii misiunii de audit intern constatrile i recomandrile sunt discutate cu responsabilii compartimentelor auditate i apoi sunt cuprinse n raportul de audit intern, care se nainteaz managementului general. Recomandrile se transpun ntr-un Plan de aciune, nsoit de Calendarul implementrii recomandrilor. Auditorul intern urmrete implementarea recomandrilor ca etap final de activitate prin care se adaug valoare structurilor auditate. Raportarea anual confirm c au existat numeroase recomandri care au contribuit la ntrirea sistemelor de control intern existente sau la efectuarea unor controale n puncte cheie ale lanului procedural. 2.2.3. Raportarea activitii Sistemul de raportare practicat n activitatea de audit intern cuprinde: - disfuncionalitile au fost raportate conducerii universitii prin prezentarea rapoartelor de audit, a fielor de identificare a problemelor i a recomandrilor formulate. - recomandrile au fost nsuite n totalitate de ctre structurile auditate.
17

- elaborarea raportului anual al activitii de audit public intern ctre conducerea universitii i Serviciul Audit MECTS. n ceea ce privete respectarea metodologiei de elaborare a raportului de audit intern, n anul 2010, auditorul intern s-a conformat prevederilor cadrului normativ i procedural n materie. 2.3. Contientizarea general a managementului n privina valorii adugate de auditul intern: 2.3.1.Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern; n anul 2010 compartimentul de audit a funcionat cu 2 persoane. Programul de asigurare i mbuntire a activitii de audit intern a cuprins: - revizuiri permanente privind performana activitii de audit intern; - revizuiri periodice, efectuate prin autoevaluare. n vederea realizrii unor misiuni de calitate, Compartimentul de Audit Public Intern din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia desfoar o permanent activitate de mbuntire a capacitaii profesionale i a cunotinelor n domeniul auditului, prin edine proprii de instruire precum i participarea la diverse aciuni cum ar fi: - constituirea bazei legislative pe tipuri de misiuni; - participarea la cursurile de pregtire; - dotarea compartimentului cu calculatoare i soft adecvat. 2.3.2 Aprecieri ale managementului n ceea ce privete rolul auditului intern n ndeplinirea obiectivelor instituiei n ceea ce privete nivelul general de experien i calificare al auditorului intern, personalul ncadrat n acest domeniu posed cunotine, caliti i abiliti corespunztoare necesare realizrii misiunilor de audit, prezentnd un nivel profesional adecvat pentru ndeplinirea responsabilitilor ce le revin. Activitatea de audit intern a contribuit la ndeplinirea obiectivelor instituiei, prin prezentarea sistematic de rapoarte i recomandri cu privire la eficienta sistemului de control intern, a procesului de administrare a riscurilor i a proceselor de conducere. Aportul auditorului intern, reflectat n recomandrile formulate, a contribuit la facilitarea realizrii obiectivelor entitii i obinerea calificativului Grad de ncredere ridicat.

18

2.3.3 Aprecierea managementului privind calitatea asigurrii i a consilierii oferite de auditul intern n ceea ce privete administrarea veniturilor i cheltuielilor publice. Auditul intern, printr-o abordare sistematic i metodic, furnizeaz o evaluare obiectiv i consiliaz managementul cu privire la nivelul de funcionalitate a sistemelor de control ataate activitilor sale, n vederea eliminrii/diminurii riscurilor poteniale care pot afecta realizarea obiectivelor entitii. Compartimentul de audit intern a formulat asigurri privind conformitatea cu legislaia n vigoare, cu standardele de control intern i cu standardele de audit intern. Compartimentul de audit a participat i la misiuni prevzute n Standardul ISO 9001, rezultatele fiind comunicate managementului universitar i aducnd o plus valoare n privina implementrii standardului de calitate. Structurile auditate au beneficiat i de un proces de consiliere informal din partea auditului intern nsoite de recomandri. 3. SUGESTII PENTRU MBUNTIREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN 3.1. Contientizarea permanent a managerilor de la toate nivelele universitii pentru nelegerea corect a activitii de audit intern, att n ceea ce privete regulile dup care aceasta se desfoar, dar i modul n care se fructific cel mai bine aceast nou funcie. 3.2. Actualizarea legislaiei i a normelor de aplicare a activitii de audit intern. 3.3. Organizarea de workshop-uri cu caracter lucrativ, pe domenii de activitate: execuie bugetar, achiziii publice, resurse umane, sistemul contabil, cu scopul dezvoltrii instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiz a riscului) n derularea misiunilor de audit.

19

BIBLIOGRAFIE
1.Auditul financiar si auditul intern Legislatie, Editura Lumina Lex, Bucuresti 2005. 2. Legea 672 din 19.12.2002 privind auditul public intern. 3. Ordinul nr.252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.

20