1 - Teora de base de datos

Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene tener unas nociones, aunque sean bsicas, de teora de base de datos. Qu es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una clnica, de sus pacientes y mdicos; una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos; organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: - Introducir datos - Almacenar datos - Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel, pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la informacin que se introduce en forma de tablas cmo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listn telefnico:

Listn telefnico Nombre Cabrera Ortz, Pedro Direccin 123 4th St. SW Telfono (403) 123-4567

Garca Garca, Ana Santos Gemio, Luis

Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74

(814) 555-4566 (606) 555-1234

En este listn resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados:Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre.

Aqu se puede ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla. A sto es a lo que se denomina Registro.A cada una de las partes en las que se ha desglosado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registrosTabla o Fichero. Registro: Es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un conjunto, y est compuesto por campos. Tabla: Conjunto de registros homogneos con la misma estructura. Formada por Formadas por Formados por Base de Datos Tablas Registros Campos

Tipos de campos

En el listn telefnico se puede ver que hay unos campos ms importantes que otros. As elNombre es fundamental para que el registro tenga sentido; sera absurdo que apareciera una direccin en el listn sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo, se suelen denominarcampos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listn telefnico se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten ms de una.

Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de sus pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Es posible almacenar esta informacin en una sola tabla?:

Hospital Fecha Nombre 6-1295 Cabrera Ortz, Pedro Direccin C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D Avda. Arroyos, 54 C/Mayor 12 4D Tfno. Diagnstico Tratamiento Mdico Ciruga Frenadol Augmentine Sinus Clamoxil Sinus Dra. Sanz Dr. Prez Dr. Prez Dr. Alonso Dra. Sanz Dr.

101232 Apendicitis 256699 Gripe 369856 Sarampin 101232 Sinusitis 256699 Sarampin 101232 Sinusitis

5-5-95 Garca Garca, Ana 12-196 12-196 23-595 6-12Santos Gemio, Luis Cabrera Ortz, Pedro Garca Garca, Ana Cabrera Ortz,

95

Pedro c/ Berruguete, 74 C/Mayor 12 4D 369856 Amigdalitis 101232 Amigdalitis Clamoxil Clamoxil

Prez Dr. Alonso Dra. Sanz

1-1-96 Santos Gemio, Luis 25-295 Cabrera Ortz, Pedro

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes, la base de datos contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la har menos eficaz. Para hacer una base de datos como sta se usar necesariamente varias tablas que luego se relacionarn por un campo comn a ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura, cada vez que venga un paciente no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa de qu paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del paciente). A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla, hablamos de una base de datos plana. No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta capacidad. Generalmente, todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler

Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listn telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.

El listn telefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospital, muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarn por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da, y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sera fiable.

Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. stas estn situadas en un nico ordenador, llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia), y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a las mismas, los llamados clientes. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde lugares diferentes.

Gestores de este tipo son: Oracle,PL4, DB2 o SQL Server, que est pensados nicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales FileMaker yAccess, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeas empresas, que no necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.

Utilidad de una base de datos

Las tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar bsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos. Introducir datos: las presentaciones

En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es independiente de la presentacin que se le d. La estructura se define al crear los campos y la presentacin cuando se crea un diseo para esa tabla. Una tabla puede tener tantas presentaciones como se desee.

El primer diseo de una tabla no tiene por qu ser el definitivo, posteriormente se pueden crear ms presentaciones en las cuales no tienen por qu aparecer todos los campos. Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas. Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introduccin de datos en la tabla. Filemaker permite mostrar los da0

2 - Planificacin de la base de datos

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"" El primer paso en la creacin de una base de datos es disear su estructura. Al hacer un diseo previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan registros. Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la informacin que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo independiente) y cuantos campos se necesitarn. Se seguirn los siguientes pasos:

1. Se hace una lista de la informacin que se desea incluir. 2. Se piensa cmo se usar la informacin. 3. Se divide la informacin en categoras cmo informacin sobre pacientes, mdicos, datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categora de informacin general es una tabla independiente.

Se decide la informacin de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo, un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la informacin personal de un paciente como el nombre, los apellidos, la direccin...

Dependiendo del tipo de informacin que vaya a contener la base de datos una tabla no ser suficiente. Por ejemplo, en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas. Se debe pensar cul es la conexin entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital, la tabla Pacientes contiene los datos personales de stos.

Cuando un paciente acude a una visita la informacin sobre sta se almacena en la tabla Visitas. Los datos personales del paciente ya estn almacenados en la tabla pacientes. Volver a introducirlos en la tabla visitas sera una prdida de tiempo y adems se duplicara la informacin. Los datos personales estaran repetidos en Pacientes y en Visitas. Si se crea un nexo de unin entre las tablas Pacientes y Visitas ser posible introducir los datos personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con slo introducir el cdigo del paciente aparecern todos los datos personales de paciente. Sin embargo, los datos mdicos habr que introducirlos en cada visita.

Para que la relacin sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato nico sobre cada registro. En la relacin entre Visitas y Pacientes, el campo que une las tablas es el cdigo de paciente. Este dato es nico de cada paciente. En la tabla de pacientes slo habr un registro con el cdigo 1; en la tabla visita puede haber ms de un registro de cada paciente. Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y establecer qu se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc. Un diseo cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrar tiempo si se necesita hacer cambios ms tarde. Cuando se termina el diseo inicial, se podr empezar a trabajar con FileMaker. Resulta ms conveniente probar la base de datos con informacin de ejemplo antes de introducir cientos de registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones. ""

3 - Iniciar Filemaker

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La primera vez

Al iniciar el programa por primera vez se abre automticamente esta ventana.

Crear un archivo

Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opcin Crear un nuevo archivo vaco. Automticamente se abrir esta ventana:

En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del nuevo archivo y pulsar el botn Abrir. Es conveniente saber en qu carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso.

Abrir un archivo existente

Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador, pero se quiere abrir un archivo de ejemplo o un archivo creado en otro ordenador, se selecciona Abrir un archivo existente, se abrir esta ventana:

Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacen, seleccionar el archivo y despus abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del archivo o pulsando el botn Abrir.

No volver a usar esta ventana En la ventana del inicio hay una opcin: . Si se selecciona, la

prxima vez que se abra Filemaker la ventana gris no volver a aparecer, slo aparecer esta ventana, desde la que se puede crear uno nuevo o seleccionar otro existente.

Para abrir un archivo existente, bastar con escogerlo y pulsar Abrir. Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el recuadro Nombre del archivoy pulsar el botn Abrir. Automticamente se abrir este cuadro de dilogo:

Si se pulsa Si, el nuevo archivo se crear. El primer paso que da Filemaker es guardar el archivo antes de que ste contenga nada. Filemaker graba de forma automtica segn se van realizando cambios en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere guardar, por eso lo primero que necesita el programa es el nombre del archivo.

Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen de campos, por lo tanto, el siguiente paso ser definir los campos del archivo. Tras pulsar Si, Filemaker crear el archivo y abrir la ventana de definicin de campos:

4. ""

4 - Definicin de los campos

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Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habra en cada tabla y que tipo de informacin contendran. Dar nombre a un campo

El primer paso para crear un campo es darle un nombre. ste se debe escribir en el recuadro Nombre de campo.

Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una frmula de clculo, no se pueden utilizar nmeros al principio del nombre del campo ni los siguientes smbolos y palabras en el nombre: - ,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional). - AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier funcin de FileMaker Pro. - El nombre de un campo utilizado en una frmula no debe empezar por un punto (.) o un nmero.

Escoger un tipo de campo

Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto vara en funcin de la informacin que vaya a contener el campo. En el caso del campo "Apellidos, Nombre", el tipo de informacin es de texto. Por tanto, se seala el botn situado a la izquierda de la palabra Texto.

Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botn Crear o la tecla Intro. El campo creado aparecer en la zona superior de la ventana:

Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botn Crear, ser necesario especificar ms datos o no. Los tipos de campo texto, numrico, fecha, hora y contenedor no necesitan que se especifique nada ms. Aunque s se pueden especificar ms caractersticas del campo pulsando el botn Opciones. Esto no es imprescindible para la creacin del campo. En concreto, el campo Apellidos, nombre se va dejar as. Si ms adelante se le quiere aadir alguna opcin, siempre se puede hacer.

Si se escoge alguno de estos tipos de campo: clculo o sumario o global ser necesario especificar ms datos antes de terminar de crear el campo. Tras darle al botn Crear se abrir otra ventana. La creacin de este tipo de campos se ver ms adelante.

Crear un segundo campo

Para crear otro campo ms se escribe el nombre en el recuadro Nombre del campo, se selecciona el tipo de campo y se pulsa Crear. No importa que se escriba sobre el nombre del campo anterior, siempre que se pulse Crear.

Por ejemplo, para crear el campo "Fecha de nacimiento". Dentro del recuadro Nombre del campo todava aparece el nombre del campo recin creado, aparece seleccionado. Si se comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecer.

Tras escribir "Fecha de nacimiento", se selecciona el tipo de campo Fecha y se pulsa Crear. El nuevo campo aparecer en la lista de campos de la zona superior.

Tipos de campo

Cada tipo de campo est pensado para almacenar un tipo de dato y un nmero determinado de caracteres. Si se sobrepasa el lmite de caracteres permitido, esos datos no se almacenarn.

Texto: permite introducir letras, nmeros y smbolos. Tiene un lmite de 64.000 caracteres. Es el tipo menos restrictivo. Nmero: almacena informacin numrica con la que se vaya a operar. Tienen un lmite de 255 dgitos. Fecha: almacena fechas. Hora: almacena horas. Contenedor: almacena imgenes, pelculas o sonidos u objetos OLE. Clculo: almacena el resultado de una frmula compuesta de funciones que operan con informacin de otros campos o constantes. El resultado puede ser texto, un nmero, una fecha, una hora o un contenedor Sumario: almacena el resultado de una frmula que calcula valores como subtotales, promedios y totales generales de varios registros. El resultado puede ser un nmero, una fecha o una hora. Global: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser texto, nmero, fecha, hora o contenedor.

Modificar un campo existente

Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el tipo de campo que va a contener, o las opciones.

Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los cambios necesarios y se pulsa Guardar. Modificar el nombre

Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro Nombre del campo.

Las modificaciones se realizan enNombre del campo. Se pulsa Guardar. De esta forma no se crea un nuevo campo, sino que se modifica el existente.

Modificar el tipo de campo

Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de campo y pulsar Guardar. Este cambio puede borrar datos almacenados. Por ejemplo, si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numrico con 255, se pierden 4745 caracteres. El programa se lo indicar con un mensaje:

Si todava no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres no habr ningn problema en modificar el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos.

Opciones del campo

Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas caractersticas ms concretas que el tipo de dato que van a contener. Estas caractersticas varan con el tipo de campo.

Al crear un campo de tipo clculo o sumario o global se abrir automticamente la ventana de opciones, en ella se termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el campo no se crear.

Sin embargo, al crear un campo de tipo texto o numrico o de fecha o de hora ocontenedor no se abrir automticamente la ventana de opciones. El campo se crear sin ms, si se quieren aadir opciones habr que pulsar el botn Opciones. Estas opciones sirven para mejorar la velocidad, precisin y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer al definir el campo o en cualquier momento posterior. El cuadro de dilogo Opciones de entrada tiene dos pestaas, cada una de ellas trata sobre un tipo diferente de opciones: las de validacin y las de autointroduccin.

Estas opciones permiten introducir de forma automtica datos en ese campo o verificar que el campo cumple una serie de condiciones. Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definicin de campospulsando el botn Opciones. Si el campo es de tipo clculo, sumario o global se cambiar la definicin del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que se modifica son caractersticas de validacin y de autointroduccin, no la definicin del campo en s.

Autointroduccin

En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introduccin automtica de valores en un campo:

Introduccin automtica de fecha u hora

Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el

se activa esta opcin. El programa

puede introducir datos de fecha u hora forma automtica.

Para elegir el tipo de dato se pulsa sobre la flecha que hay a la derecha de Fecha de creacin.

Los datos de fecha y hora se introducirn segn el calendario del ordenador. Los de autor segn las propiedades del archivo. En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creacin para el campo Fecha de la visita, para no tener que teclear la fecha del da cada vez que haya una visita. As la fecha ser siempre correcta.

Nmero secuencial

Para activar esta opcin es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda deNmero secuencial. Entonces se activarn las casillas de siguiente valor eincremento.

Esta herramienta introduce un nmero distinto en cada registro, va aumentando con el incremento que se le indique. En siguiente valor se le indica el nmero por el que debe empezar. Si ya hay registros estos no tendrn el nmero secuencial. ste slo aparecer en los nuevos registros. En incremento se seala la diferencia que debe haber entre el nmero de un registro y el del siguiente. Se puede aumentar de uno en uno en de "x" en "x". Al introducir un valor nico en cada campo sirve como contador.

Datos

Introduce un valor fijo en todos los campos. El lmite son 255 caracteres. El valor que se quiera repetir se debe escribir en el recuadro que hay a la derecha de Datos.

Campo repetitivo

Seleccionando esta opcin se pueden introducir dos valores distintos en un nico campo. Si una persona tiene dos nmeros de telfono y se quieren introducir los dos en el campo telfono esto ser posible si el campo est repetido dos veces. Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no ser visible si no se cambia el formato de ese campo cuando se disee la presentacin.

Validacin

Las opciones de validacin comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las relaciones entre tablas es necesario que algunos datos estn escritos con exactitud.

De tipo

Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de campo; de nmero, de fecha o de hora. Para activar esta opcin hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de De tipo. Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se est actuando, si es sobre una fecha aparecer seleccionado Fecha, si es sobre un campo numrico aparecer seleccionado Numrico. Si esta opcin est activada en ese campo no se podr introducir otro dato que no sea numrico ste se seleccionar cuando el campo sea numrico, si el campo es de tipo texto no tiene sentido seleccionarlo.

Pulsando la flecha de la derecha de Numrico se puede elegir que compruebe el formato de un nmero, una fecha o una hora.

No vaco

No permite que ese campo se quede vaco. De esa forma, nunca faltar ningn dato. Para relacionar tablas los campos que permiten la relacin no pueden tener ningn registro en blanco.

nico

5 - Modos de trabajo en FileMaker

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En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentacin y Vista Previa. En cada modo hay diferentes opciones de men, y cada modo tienen una finalidad muy concreta. Por eso se debe elegir un modo despus de decidir lo que se quiere hacer.

Funcin especfica de cada modo: Visualizar: introducir y se visualizar los registros Buscar: localizar rpidamente un registro. Presentacin: cambiar la forma en que se ve la informacin. Vista Previa: ver cmo se vera la pgina al imprimirla. Se puede pasar de un modo a otro a travs del men Modo o mediante la pestaa que aparece en la parte inferior de la ventana del documento.

Si se est trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que no se est trabajando en el modo adecuado. Los cuatro modos tienen un elemento en comn: la barra de estado:

Slo varan de funcin dependiendo del modo el libro y las palabras que aparezcan debajo. El modo Visualizar

Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se puede modificar el diseo de la presentacin, ni mover ningn elemento.

Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro Modo|Nuevo Registro.

Para pasar de un registro a otro se utiliza el Libro. El libro muestra en todo momento el nmero de registro que se est visualizando.

Debajo del libro y de la palabra registros se indica si los registros se han ordenado o no. Antes de ordenarlos siempre aparecer la palabra Desordenados, pero despus aparecerClasificados.

Pulsando la hoja superior del libro se pasa al registro anterior, pulsando la hoja inferior se pasa al registro siguiente. Moviendo la pequea seal que hay a la derecha del libro se avanza de un registro a otro de una forma ms rpida.

El modo Buscar

Este modo se utiliza para localizar un registro o un grupo de registros. Se indica qu registro se quiere encontrar rellenando una solicitud de bsqueda (un registro en blanco en el que se escribe lo que se desea ver).

El botn Nmero de Presentacin sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentacin a otra. Aparecern los distintos diseos con los campos en blanco para introducir los criterios de bsqueda. El libro sirve para pasar de una peticin a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas anteriormente. permite invertir una peticin de bsqueda, se pide la bsqueda de todos los registros excepto aquellos que satisfagan la peticin en curso.

El men desplegable Smbolos, permite especificar ms criterios para la bsqueda pormenorizada, se ver ms detalladamente en el apartado Bsquedas. Una vez se han rellenado los criterios de bsqueda con los smbolos necesarios para ordenar la bsqueda se debe pulsar el botn

Filemaker mostrar slo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los dems registros no estarn visibles pero siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se mostrarn en el modo visualizar pero indicando que son los registros hallados.

Tras una bsqueda slo dejar visualizar los registros hallados, en este caso 15. Para poder visualizar todos los registros 32 se tendr que seleccionar el men Selec|Buscar Todos.

El modo Presentacin

Una presentacin controla cmo se muestra e imprime la informacin. El modo Presentacin se usa para cambiar la forma en que se ve la informacin en la pantalla o al imprimir y para disear informes y etiquetas.

En este modo se disea la apariencia grfica de una presentacin o de varias. Se pueden crear distintas presentaciones de aspectos muy distintos, con distintos campos, se pueden disear fichas, cartas, etiquetas...

Desde cualquier modo de trabajo se puede cambiar de presentacin utilizando el botn N de Presentacin.

Pulsando sobre la flecha se despliegan las presentaciones existentes.

La forma en que aparece la informacin en los restantes modos de trabajo depende de la presentacin que se tenga seleccionada en cada momento. Desde el Modo Presentacin se puede cambiar de presentacin a travs del botn N Presentacin o pulsando sobre las pginas del libro.

La pantalla que aparece es como un pupitre de delineacin, en el que se disea el aspecto que tendr la pantalla en los otros tres modos.

En este modo se ve la posicin de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello, el programa trata a los campos, textos y grficos de la presentacin como si fuesen objetos grficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para cambiar su formato o su ubicacin en la pantalla, como en un programa de dibujo. Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeo en cada esquina. En el apartado Creacin de una presentacin se ver ms detalladamente cmo se modifican los objetos.

El modo Vista Previa

Sirve para visualizar una presentacin concreta tal y como aparecera si se imprimiera en papel. Es especialmente til para visualizar etiquetas postales e informes de sumario.

El men N de presentacin que se encuentra encima del libro permite seleccionar la presentacin de la que se quiera una vista previa.

El libro sirve para pasar de una pgina de impresin a otra. Si cada registro ocupa una pgina la hoja superior servir para ir a la pgina anterior, que slo tendr un registro, y la hoja inferior servir para ir al registro siguiente que slo tiene un registro.

Si se ha usado el libro para ir a la ltima pgina del informe, el nmero total de pginas del informe aparece en el rea de estado; si no, se ve en su lugar un signo de interrogacin. ""

6 - Creacin de una presentacin (1)

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"" Una vez que se ha diseado la estructura de la base de datos y antes de introducir registros en ella conviene preparar una presentacin para facilitar la introduccin de datos. Filemaker crea automticamente una presentacin estndar que incluye todos los campos que se acaban de definir. Este es el aspecto que presenta al terminar de crear los campos.

Para mejorar el diseo de la presentacin se debe cambiar al Modo Presentacin. Dentro de este modo ya ser posible seleccionar cada uno de los elementos de la presentacin. Objetos de una presentacin

Los objetos de una presentacin se crean y se modifican con las herramientas de la barra de estado.

Los campos

Generalmente tras crear los campos la presentacin slo tiene campos. En el modo Presentacin en lugar de datos aparecen los nombres de los campos a los que corresponde. Las etiquetas de cada campo son objetos de texto que se pueden modificar.

Es muy importante distinguir en un campo qu es el campo y qu la etiqueta.

Etiqueta: indica qu es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la izquierda del campo. Slo es texto.

Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato.

El campo siempre viene acompaado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La etiqueta es slo texto y el campo es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la etiqueta el campo sigue funcionando perfectamente, pero si desaparece el campo y slo queda la etiqueta no se podrn introducir datos en el campo.

Si desaparece algn campo de la presentacin no quiere decir que el campo haya sido borrado de la base de datos. Para que vuelva a ser visible en la presentacin se debe utilizar la herramienta campo . Se debe pulsar el botn Campo y sin soltar arrastrar el cuadrado hasta el sitio donde se quiera situar el campo.

Tras soltar el botn del ratn se abrir una ventana para seleccionar qu campo se desea recuperar.

Se puede recuperar tambin la etiqueta segn se seleccione o no la opcin Crear etiqueta de campo.

Etiquetas de texto

Adems de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden aadir ms etiquetas de texto con una finalidad decorativa o informativa.

Para crear una etiqueta de texto se selecciona la herramienta cursor del ratn cambiar de forma: cursor parpadeando dentro en el que se puede escribir el texto.

de la barra de estado. El

. Al hacer clic aparecer un pequeo recuadro con el

al teclear, el texto aparecer dentro del recuadro

Lneas, rectngulos y crculos

Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las herramientas de la barra de estado. Para crear cualquiera de ellos primero hay que hacer un clic sobre la herramienta correspondiente. Al situar el cursor en el rea de trabajo el aspecto ser este: izquierdo del ratn arrastrar hasta que el objeto tenga el tamao deseado: . Para crear cualquiera de estos elementos primero se debe hacer un clic y sin soltar el botn

El objeto se puede deformar en funcin de la direccin que se tome al crear el objeto:

Seleccionar un elemento de una presentacin

Para seleccionar un objeto de la presentacin se debe tener seleccionada la herramienta . Esta herramienta se suele seleccionar de forma automtica tras utilizar cualquier otra.

Un objeto se selecciona haciendo un clic sobre l; si se trata de un cuadrado ser necesario pinchar sobre uno de sus lados, si es un crculo sobre la lnea, si es texto sobre el texto. Aunque se haga clic dentro del objeto si este est vaco no se seleccionar.

Se tiene la certeza de que est seleccionado porque en sus cuatro esquinas aparece un cuadradito pequeo.

Haciendo clic sobre cada objeto se selecciona de uno en uno. Para seleccionar ms de un objeto a la vez se pueden seguir dos procedimientos. 1. Haciendo un cuadrado con la herramienta de seleccin dentro estarn seleccionados. que englobe todos los objetos

a seleccionar. Al terminar de crear el cuadrado todos los objetos que estn ntegramente

2. Otra forma de seleccionar varios objetos es con la herramienta de seleccin esta tecla se va haciendo clic sobre cada objeto a seleccionar.

se

selecciona un objeto, se pulsa la tecla Shift o Maysculas (Debajo del Bloq Mays), sin soltar

Manteniendo Shift pulsado.

Cuando se quiera deseleccionar un objeto se debe hacer lo mismo con la tecla Shift pulsada volver a hacer clic sobre el objeto a deseleccionar.

Manteniendo Shift pulsado.

Una vez se ha seleccionado un objeto se puede mover de sitio o cambiar su tamao. Para mover de sitio hay que hacer clic sobre el objeto y sin soltar el ratn mover el objeto a una nueva posicin.

Cambiar el tamao de un objeto

Para modificar el tamao de un objeto primero se debe seleccionar. Para modificar el tamao se debe pinchar sobre uno de los cuadrados de las esquinas y arrastrar sin soltar el ratn.

Dependiendo de la direccin que se tome al arrastrar la esquina se puede modificar el tamao de forma proporcional o deformar el objeto.

Partes de la Presentacin

Las presentaciones de Filemaker se dividen en partes que organizan o resumen la informacin de la base de datos. Las partes de una presentacin tambin determinan dnde se imprimir la informacin. Cada parte va indicada por un rtulo y separada por una lnea discontinua.

En un documento normal, suelen aparecer nicamente estas tres partes: Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada pgina Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro Pie: se muestra elementos en la parte inferior de cada pgina (n de pgina...) Pero se pueden aadir ms partes o modificar estas existentes. Para cambiar o aadir se selecciona el men Modo| Configuracin Partes. Se abrir esta ventana:

Para cambiar se selecciona la parte a cambiar y se pulsa el botn Cambiar. Para crear se pulsa simplemente Crear. Desde cualquiera de los dos se abrir esta ventana:

Estas son todas las partes que se pueden crear y su funcin: Cabecera de ttulo: aparece en la parte superior de la primera pgina, sustituye a la cabecera normal. Cabecera: aparece en la parte superior de cada pgina, til para incluir cabeceras de columnas, ttulos y otra informacin. Sumario general principal: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al comienzo del informe. Cuerpo: muestra todo lo que se necesita ver de cada registro, campo, texto, lneas y grficos. Subsumario: muestra un resumen de la informacin de cada grupo de registros si estn ordenados por el campo de separacin.

Subsumario general final: muestra un valor de sumario de todos los registros visualizados y aparece al final del informe. Pie: aparece en la parte inferior de cada pgina, til para incluir nmeros de pginas, fechas u otra informacin. Pie de ttulo: aparece en la parte inferior de la primera pgina y sustituye al pie normal. Otra forma de aadir una nueva parte a la presentacin es con la herramienta Parte trabajo. se debe pinchar sobre ella y sin soltar el botn arrastrar hacia la zona de

Al soltar el botn aparecer la ventana de definicin de partes. Una parte se puede modificar haciendo doble clic sobre ella, se abrir la ventana de definicin de partes.

Paletas de estilos

Las paletas de estilos son varias paletas que definen el estilo de un borde o un fondo de un objeto.

Fondo Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden modificar de un fondo son el color y la trama.

Para aplicar un color de fondo a un rectngulo o a cualquier objeto primero es necesario seleccionar el objeto. Pulsando sobre el botn de paleta de colore se sta desplegar:

Para seleccionar un color se hace clic sobre l.

Para aplicar una trama se debe seleccionar el botn de paleta de tramas:

La trama no slo son dibujos, es muy importante para que si se ha seleccionado un color ste sea visible. Adems de las tramas con dibujos hay una trama transparente y otra opaca. Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podr ver, ya que su trama es transparente, siempre dejar ver lo que tenga debajo.

Trama opaca, ocultar todo lo que tenga debajo y siempre se le podr aplicar un color.

En la muestra inferior se ir viendo el resultado de los cambios realizados.

7 - Creacin de una presentacin (2)

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"" Botones

Los botones son objetos de una presentacin en los que tras hace clic se ejecuta una accin. Las acciones que puede realizar un botn pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un nuevo registro, imprimir el registro actual...

Cmo crear un botn

Los botones se crean con la herramienta

. Tras hacer un clic sobre ella se debe dibujar

un rectngulo con la forma que se quiera que tenga el botn.

Al terminar de dar forma al rectngulo y soltar el botn del ratn se abrir esta ventana:

Dentro de esta ventana se debe escoger la accin que se realizar al pulsar sobre el botn. Tras escoger una accin se debe pulsar el botn Aceptar. A continuacin se deber escribir el texto dentro del ratn.

Tras escribir el texto se pincha con el ratn fuera del botn. Para modificar la posicin se selecciona y se arrastra, para modificar el tamao del botn se arrastra desde alguna de las esquinas. Para modificar la accin que realice el botn se debe hacer un doble clic sobre l. Se abrir la ventana de Especificar Accin. El botn nunca estar activo en el modo Presentacin, slo en el modo Visualizar.

Acciones ms frecuentes:

Ir al registro: siguiente, anterior, primero, ltimo. Estas opciones se encuentran dentro del grupo de acciones de Navegacin|Ir al registro...:

Crear un nuevo registro: para crear un registro con slo pulsar un botn. Est dentro del grupoRegistros|Nuevo Registro/peticin. Ordenar los registros: abrir la ventana de ordenar registros, est dentro del grupoOrdenar/Buscar/Imprimir |Ordenar. Imprimir: abrir automticamente la ventana de impresin, est dentro del grupoOrdenar/Buscar/Imprimir |Imprimir. Cambiar de presentacin: cuando se tiene ms de una presentacin. Est dentro del grupoNavegacin |Ir a la presentacin.

Crear un botn con cualquier objeto

Tambin se puede transformar cualquier objeto grfico o de texto de la presentacin, en un botn. Para hacer esto primero se debe seleccionar el objeto. A continuacin se selecciona el men Formato|Botn. Se abrir la ventana de definicin de accin. Una vez convertido en botn, se podr copiar y pegar en otras presentaciones: funcionar exactamente igual que lo haca en la presentacin en la que fue creado. Empleando botones, es posible hacer que FileMaker resulte an ms sencillo e intuitivo de utilizar. Por ejemplo, en lugar de ensear a un nuevo usuario el comando Nuevo registro, se podr aadir con el botn Crear registro nuevo en la presentacin.

Bordes de campo Al crear un campo ste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentacin se vea siempre con bordes.

Por ejemplo este es un campo sin bordes: y este es el mismo campo visto en el modo Visualizar contiene pero no el borde.

visto en el modo Presentacin, , se ve el dato que

El modo en el que realmente es til el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo es donde se introducirn los datos. Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difcil localizar un campo. Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los campos a la vez para dar bordes ms rpidamente.

A continuacin se selecciona el men Formato|Bordes de campo. Se abrir la siguiente ventana:

En la zona izquierda se van sealando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la zona derecha se pueden ir observando los resultados.

Adems de los bordes externos se puede aadir la Lnea base del texto: Y cuando el campo est repetido una lnea de separacin entre las repeticiones;

Entre valores repetidos:

Desde esta ventana tambin se puede modificar el diseo de los bordes, de la lnea base y del fondo o relleno.

Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de estado. En el men desplegable se debe seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el diseo.

Formatos de campo

El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser simplemente un rectngulo, o una lista, unos botones o un campo repetido, una lista desplegable, un men desplegable...

Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opcin Formato|Formato de campo...Se abrir la ventana de atributos del campo:

Las opciones disponibles en este cuadro de dilogo dependen de si se han usado o no opciones de entrada especiales al definir el campo. Es imposible dar formato de repeticin de un campo si no se ha sealado la repeticin en la ventana de definir campos. Estilo

Campo estndar

Es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectngulo en el que se pueden escribir los datos. Tambin se le puede aadir una barra de desplazamiento vertical seleccionando esta opcin.

Lista desplegable

Se trata de un campo en el cual no se tienen que teclear los datos para introducirlos, sino que al pinchar sobre l se despliega una lista de valores de los cuales se escoge uno.

Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el campo al que se le quiera dar formato de lista desplegable. Se selecciona el men Formato|Formato de campo, de la ventana que se abra se selecciona la opcin Lista desplegable del men. Al seleccionar esta opcin se activan los mens necesarios para crearla.

A continuacin se deben sealar los datos que irn dentro de la lista. Estos datos se llaman lista de valores, se pueden definir desde tres sitios:

1. En la ventana de definicin de los campos el botn Opciones.

2. En el men Archivo| Definir| Listas de valores

3. Desde la ventana de Formato de campo, al pulsar en la flecha del men derecho se despliega este men.

Para crear una nueva lista se seleccionaDefinir lista de valores.

A continuacin se abrir la ventana de definir listas de valores:

Para crear una lista de valores nueva primero se debe escribir el nombre que le va a dar a esta lista, no tiene que coincidir con el nombre del campo, se le puede dar cualquier nombre que luego permita reconocer fcilmente los datos que contiene. El nombre se debe escribir en el recuadro a la derecha de Nombre de la lista de valores y se debe pulsar Crear.

Una vez se ha activado el recuadro Usar valores personalizados, se van escribiendo los datos de la lista, para separarlos se pulsa la tecla Intro.

Cuando se haya terminado de introducir los valores de la lista se pulsa el botn Guardar y despus el de Conforme. Se volver a la ventana deFormato de campo:

Ya est seleccionada una lista desplegable usando los valores de la lista "comunidades". Queda una ltima opcin: sealar Incluir elemento "Editar", esta opcin se puede sealar si interesa que con el uso de la base de datos se puedan modificar algunos datos o no. Para terminar se debe pulsar Aceptar. El funcionamiento de la lista desplegable slo ser visible desde el modo Visualizar. Desde el modo Presentacin no se notar ninguna diferencia en el aspecto de ese campo.

Men desplegable

Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un elemento de una lista de valores.

Se diferencia de la lista desplegable en que el men no tiene barra de desplazamiento por lo tanto ocupar ms o menos dependiendo del nmero de valores que tenga. Por otro lado el men es gris y est en relieve. El modo de creacin es el mismo; se debe seleccionar el campo y despus seleccionar el menFormato|Formato de campo. Se abrir la ventana de formato de campo, aqu se debe seleccionar men desplegable:

La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del men.

Adems de los valores de la lista se pueden aadir dos opciones ms:

El elemento Otro: permite aadir nuevos valores desde el modo presentacin Editar: permite modificar los valores del men desde el modo presentacin sin necesidad de ir de nuevo a la ventana listas de valores.

Casillas de verificacin

Se trata de unas casillas cuadradas a sealar, se pueden sealar todas las opciones.

Para dar este formato a un campo se debe sealar el campo y seleccionar el men Formato| Formato de campo. En la ventana Formato de campo se deben seleccionar las opciones de esta forma:

Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores, que ya se ha visto cmo se crea. Tras cambiar el formato del campo esto es visible desde el modo presentacin, de hecho habr que aumentar el tamao del campo para que todas las casillas sean visibles.

Botones de opcin

Estos botones son muy similares a las casillas de verificacin, la nica diferencia es que los botones slo permiten seleccionar una opcin y las casillas permiten seleccionar todas. El modo de creacin es el mismo.

Repeticiones

Desde la ventana Formato de campo slo se est dando a un campo ya creado. Para poder aplicar un formato de repeticin de un campo primero es necesario que esto se indicara en su creacin. Si esto no se hizo en la creacin del campo se puede hacer todava.

Se debe volver a la ventana de definicin de campos con el menArchivo| Definir| Campos. En esta ventana se debe pulsar el botnOpciones y en la parte inferior se debe sealar el nmero de repeticiones que se quiere que tenga este campo. Una vez que estn definidas las repeticiones de un campo entonces se le puede aplicar el formato de repeticin desde la ventana Formato de campo.

Se pueden mostrar todas las repeticiones creadas o slo algunas. Tambin se puede dar una orientacin vertical u horizontal a los campos repetidos.

Formato texto

Todos los campos y objetos de texto de una presentacin pueden recibir formato individualmente. Se puede modificar el texto de tres formas: Men Formato

Dentro del men Formato con cualquiera de los siguientes comandos: Tipo de letra, Cuerpo (Tamao), Estilo, Alinear texto, Interlineado y Color del texto.

Para aplicar formato a un objeto de texto primero es necesario seleccionarlo.

Men Formato|Texto...

Desde esta ventana se puede modificar el formato del texto. Los atributos que se pueden aplicar al texto son los mismo que los del men Formato. Segn se van aplicando las diferentes opciones se ve el resultado en el recuadro: Ejemplo.

Con el botn Prrafo se accede a otra ventana para la modificacin de las caractersticas del prrafo.

Se puede modificar la alineacin del prrafo, la sangra y el interlineado. Una vez seleccionados los atributos del prrafo se hace clic en el botn Aceptar y se repite la operacin con la ventana de Atributos del texto.

La regla de texto

Desplegando la regla de texto todas las opciones referentes al texto resultan ms fciles de seleccionar. Para desplegar la regla se selecciona el men Mostrar| Regla de texto.

En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden aplicar pero si los ms utilizados.

Formato nmero

El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numrico se puede modificar para mejorar la presentacin. Un campo de tipo numrico pueden tener ms o menos decimales, un texto aadido...

Para poder modificar el formato de nmero se debe seleccionar un campo de tipo numrico o de clculo, si se selecciona cualquier otro tipo de campo no se podr seleccionar el menFormato|Nmero. Al seleccionar el men Formato|Nmero aparecer la siguiente ventana:

Por defecto siempre estar seleccionada la opcin "Conservar la grafa de la hora introducida", esto quiere decir que quedar el formato que se le dio al introducir los datos. Si el campo es el resultado de una frmula el formato ser con todos los decimales necesarios para mostrar el resultado exacto. Segn se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior Ejemplo. Pulsando el botn Atributos del texto sevolver al cuadro de dilogo Atributos por defecto del texto.

Grafa booleana

Se utiliza para introducir datos de S o No. Para acortar el tiempo de introduccin de datos en lugar de un "S" se introduce un 1 y en lugar de "No" se escribe 0.

Grafa decimal

El programa por defecto muestra dos decimales de cualquier nmero, si esto se quiere modificar se debe seleccionar la opcin Emplear la grafa decimal, sealar Nmeros de decimales y si se quiere que no aparezca ningn decimal se escribe en el recuadro 0.

Si se quiere que aparezcan decimales se debe poner el nmero de decimales que se quieran:

Usar notacin

Para introducir el trmino Pta., o cualquier otro que haga referencia a un valor monetario se selecciona Emplear la grafa decimal|Usar notacin Moneda (detrs) o (delante). Se seguir el mismo para que FileMaker incluya automticamente el trmino propio del porcentaje. Tambin se puede personalizar el texto que se quiera que aparezca detrs del nmero:

Por ejemplo se puede escribir aos:

Separadores

Se puede seleccionar si el separador decimal ser un punto o una coma. Tambin se puede especificar que haya un separador de miles sealando Usar separador de miles.

Formato fecha

El comando Formato|Fecha permite modificar el formato de un campo tipo fecha. Tras seleccionar esta opcin aparecer esta ventana:

Se puede conservar el formato de fecha que aplica por defecto el programa seleccionandoConservar la grafa de la fecha introducida. Si se selecciona Grafiar as se pueden escoger varios formatos de fecha distintos. Tambin se puede aplicar un formato de fecha personalizado; se seleccionaPersonalizado y se elige el estilo en los distintos mens desplegables. La opcin Caracteres delante permite introducir caracteres delante del nmero de das y de meses. El cuadro Ejemplo mostrar el tipo de fecha que se ha creado. ""

8 - Introduccin de datos

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Una vez se ha diseado la presentacin se selecciona el modo Visualizar para introducir los datos. El primer paso para introducir datos es crear un nuevo registro. Crear un nuevo registro

Para poder introducir datos primero es necesario crear un registro, para esto es necesario seleccionar Modo| Nuevo Registro. Si se intenta escribir dentro de un campo antes de crear un nuevo registro aparecer un mensaje de aviso.

Para poder escribir dentro de un campo debe aparecer resaltado el primer campo con el cursor dentro parpadeando.

Cada vez que se quiera introducir un nuevo registro se debe repetir la misma operacin. En cuanto se aade un registro nuevo, cambia el nmero de registros que se muestra en el rea de estado.

Cuando se selecciona un campo para introducir informacin en l, todos los campos de la presentacin aparecen con un reborde muy fino y el campo en el que se est escribiendo tendr un borde ms ntido.

Para pasar de un campo al campo siguiente, hay que pulsar la tecla de tabulacin, o hacer clic con el ratn en el campo que se quiera seleccionar. No se puede pasar a un campo de clculo ni a un campo sumario porque la informacin se introduce en ellos de automticamente.

Formas de introducir datos

Hay varias maneras de introducir informacin en los campos en el modo Visualizar:

- Teclear datos en los campos mediante el teclado. - Seleccionar un valor predefinido en un men, lista, botn o cuadro para marcar - Pegar datos, imgenes o sonidos en los campos desde el Portapapeles o con el men Edicin |Pegado especial... - Importar registros de un documento de texto o de otro documento FileMaker Pro.

Demasiados datos

Si el texto introducido en un campo sobrepasa el tamao del recuadro que se le ha dado al campo en la presentacin mientras se escriba FileMaker lo ir agrandando:

Pero cuando se pase al siguiente campo, slo se ver la parte de los datos que permita su tamao.

Los datos siguen estando almacenados en el campo, pero es necesario seleccionarlo para hacerlos visibles.

Duplicar un registro

Al duplicar un registro se crea una copia exacta de l y se aade como un registro nuevo. Esto es til cuando se quieren aadir varios registros en los cuales haya muchos campos que contengan la misma informacin que el registro en curso. Se duplica el registro en curso y se modifican despus aquellos campos que tengan datos distintos:

Se debe comprobar que el registro que se quiere duplicar est seleccionado en la pantallaVisualizar, y entonces seleccionar el men Modo| Duplicar registro.

Eliminar datos

Se puede borrar un dato de un campo concreto, borrar un solo registro, o borrar todos los registros. Para borrar los datos de un campo, se seleccionan los datos y se pulsa la tecla deborrado. Eliminar un registro

Para borrar un registro, se selecciona el registro en la pantalla Visualizar y se escoge en el men Modo | Eliminar registro. Aparece entonces el siguiente mensaje de advertencia que pide que se confirme si se quiere borrar permanentemente el registro.

Cuando se borra uno o ms registros en FileMaker Pro no hay manera de deshacer el borrado: los registros han desaparecido para siempre, a no ser que se tenga una copia de seguridad del archivo.

Eliminar algunos los registros

Para borrar todos los registros, se selecciona en el men Modo| Eliminar todo. Se pedir que se confirme el borrado, y el cuadro de alerta mostrar el nmero de registros que se vayan a borrar. Hay que hacer clic en el botn Borrar para borrar los registros. Cuando se quiere borrar un grupo con unas caractersticas concretas primero se debe hacer una bsqueda. Cuando se tengan los resultados se puede seleccionar Modo|Eliminar todo, entonces slo se borrarn los registros que se estn visualizando en ese momento. ""

9 - Ordenacin de los registros

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FileMaker Pro almacena los registros por el mismo orden en el que se hayan introducido. El primer registro que se introduzca quedar al principio del archivo y cada nuevo registro se ir aadiendo al final, despus de todos los registros ya existentes.

Este orden no sigue ningn criterio, para establecer un criterio de ordenacin se utiliza el comando Ordenar...El criterio para establecer el orden lo puede marcar un solo campo o varios.

Por ejemplo, se pueden clasificar alfabticamente los registros de Pacientes por apellidos, con objeto de imprimir un listn telefnico, o se pueden clasificar las visitas por fecha, dentro del archivo Visitas. Se pueden clasificar los registros desde los modos Visualizar o Vista Previa. Si se ha seleccionado un grupo de registros mediante el comando Buscar o el comando Omitir, FileMaker Pro slo ordenar los registros de ese grupo. El procedimiento bsico es el siguiente: 1. Se selecciona el men Modo| Ordenar... Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar registros:

2. Hay que hacer doble clic en el nombre del campo o campos por cuyos datos se quiere ordenar, dentro de la lista de campos. Su nombre aparecer dentro del cuadro Tipo de Ordenacin. 3. El icono que se encuentra junto al nombre dentro de la lista Tipo de Ordenacin muestra que los datos del campo sern clasificados por orden ascendente. Si se quiere variar el tipo de ordenacin se selecciona el que interese en los cuadros de opcin de abajo. 4. Hacer clic en el botn Ordenar. ""

10 - Definicin de relaciones

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Las relaciones sirven para poder utilizar datos procedentes de otras tablas como si formaran parte de la tabla en la que se est trabajando.

Establecer una relacin entre dos tablas equivale a establecer una unin entre ellas, para poder hacer esto se debe dar una condicin muy concreta: en las dos tablas tiene que haber un campo que contenga el mismo dato: En el ejemplo del hospital al relacionar la tabla Visitas con la tabla paciente se hace posible ver los datos personales del paciente desde la tabla Visitas. Para establecer la relacin es necesario que dos campos contengan el mismo dato. En este caso la relacin es posible porque hay dos campos que contienen el nombre del paciente, aunque el nombre del campo sea distinto. Los campos que permiten la relacin tienen que existir en las dos tablas, y tienen que contener el mismo tipo de datos. En el caso de un campo de tipo clculo se relaciona con un campo de tipo numrico o de clculo.

Crear una relacin

Para crear una relacin tienen que existir dos archivos distintos que tengan un campo con datos comunes.

Una relacin se puede establecer desde cualquier Modo seleccionando el men Archivo| Definir| Relaciones. Se abrir esta ventana:

Para crear una nueva relacin se debe pulsar el botn Nueva, al hacerlo se abre una ventana en la que se debe indicar cul es el archivo con el que se relaciona el archivo actual.

Tras seleccionar el archivo se debe pulsar Abrir.

El programa abrir el archivo y extraer los nombres de los campo que contiene el archivo y los mostrar junto con los del archivo actual en esta ventana:

El primer paso al configurar la relacin es darle un nombre a la relacin. El programa pone un nombre por defecto: el archivo con el que se relaciona el archivo actual, pero se puede modificar:

Conviene que sea un nombre que indique qu es lo que se est relacionando. A continuacin se debe indicar cules son los dos campos que contienen el mismo dato. Se debe hacer un clic sobre cada uno de ellos.

Tambin se pueden establecer tres caractersticas ms a la relacin:

Al borrar un registro... : borrar el registro actual y todos los registros con los que est relacionado a travs de esta relacin que se est definiendo. Al borrar los datos de un paciente (un registro de la tabla pacientes) se borrarn todas las visitas realizadas por ese paciente. Permitir la creacin... : permite crear un nuevo registro en la tabla con la que se est relacionando sin estar en ese archivo, sino en el actual. Por ejemplo podr introducir los datos de una nueva visita desde la tabla pacientes. Tambin se puede especificar que ordene los registros con los que tenga relacin. Al seleccionar esta opcin se abrir la ventana para especificar por qu campo se va a establecer el orden y qu tipo de orden.

Una vez se haya terminado de especificar las caractersticas de la relacin se pulsa Aceptar. Se volver a la ventana de

Para terminar de crear la relacin se debe pulsar Conforme. La relacin ya est definida, para poder ver campos procedentes de la tabla con la que se ha establecido la relacin se usa la herramienta campo. En la ventana especificar campo se debe hacer clic sobre la flecha que aparece al lado de Archivo actual. Del men que se despliegue se debe seleccionar la relacin a travs de la cual se quiera acceder a campos de otra tabla.

Uno por uno se pueden extraer los campos que interesen. Hasta que no se van visualizando los campos con la herramienta campo la relacin no es visible aunque est definida. Existe otra forma de visualizar los campos procedentes de una relacin: los portales.

Relaciones bidireccionales

Cuando se establece una relacin se hace desde el archivo actual, el que est abierto con otro archivo. Esta relacin que se establece es unidireccional; esto quiere decir que slo funciona desde el archivo desde el archivo actual. Si se abre el archivo con el que se ha relacionado ste no tendr definida ninguna relacin.

En el punto anterior se ha establecido una relacin desde Pacientes con Visitas. Esta relacin es unidireccional ya que es el archivo pacientes el que est relacionado con el archivo visitas, mientras que visitas no est relacionado con Pacientes. Pacientes puede tomar datos de visitas, pero visitas no puede tomar ningn dato de pacientes. Para que una relacin sea bidireccional se debe definir desde los dos archivos que forman parte de la relacin. Se debe abrir Pacientes y definir una relacin con visitas, despus se debe abrir visitas y establecer una relacin con pacientes. Aunque se cambie el nombre de una relacin y se definan dos relaciones desde pacientes con visitas asignando a cada una distintos nombres la relacin seguir siendo unidireccional.

Editar una relacin

Cuando se quiere modificar una relacin se debe volver a la ventana Definir relaciones para:

Se debe seleccionar la relacin que se quiera modificar y pulsar el botn Editar. Se volver a abrir la ventana de Editar relacin.

Comprobar el procedimiento de un campo

Si se ha puesto un campo en una presentacin y se desea sustituir por otro o comprobar su origen, se debe hacer doble clic en l desde el modo Presentacin. Aparecer el cuadro de dilogo Especificar Campo, en el que se puede seleccionar otro campo para sustituir al existente.

Los portales

Es un objeto de una presentacin que al colocar campos relacionados en su interior muestra registros relacionados de otro archivo de base de datos.

El Portal es otra forma de mostrar los datos procedentes de una relacin. La diferencia con respecto a los campos sueltos el portal permite ver un listado de registros y el campo suelto slo muestra un registro. Esto es til por ejemplo en la tabla pacientes para saber cuantas visitas ha realizado ese paciente. Un paciente aparece una sola vez en la tabla pacientes, pero puede aparecer muchas veces en la tabla visitas; tantas veces como acuda al hospital. Para ver el listado de veces que ha acudido un paciente al hospital se crea el portal. Si se utilizaran campos sueltos slo se vera una visita.

Para crear un portal se debe hacer clic sobre la herramienta portal: de forma realizar un cuadrado del tamao del que se quiera que sea el portal.

. El cursor cambiar

al pasar por la zona de trabajo, pinchando con el botn del ratn se debe

Al terminar de crear el cuadrado y soltar el botn del ratn aparecer la ventana de configuracin de los portales:

En esta ventana se configuran todas las caractersticas del portal. Lo primero que se tiene que hacer es sealar la relacin desde la que se van a mostrar los registros del portal. Para seleccionarla se debe pulsar sobre la flecha que hay a la derecha de <<desconocido>> :

Dentro de esta ventana tambin se puede sealar si se permite borrar registros desde el portal o no.

Una vez establecida la procedencia del portal se debe configurar el formato de ste.

El nmero de filas es indefinido, pero el nmero de filas visibles si que se puede definir. Para desplazarse por las filas no visibles; en el caso de que haya ms registros coincidentes que filas en el portal, se utiliza la barra de desplazamiento vertical.

Otra caracterstica de formato es el fondo de cada fila, puede ser en todas iguales; gris, o alternar gris con otro color. El color y la trama se pueden escoger pulsando sobre los dos botones que abrirn las paletas de color y trama. ""

11 - Bsquedas

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Una vez que se tienen muchos datos en un archivo, se puede utilizar el modo Buscar de FileMaker para localizar informacin concreta o para seleccionar grupos de registros. Cuando se escoge el modo Buscar, se ve la misma presentacin que se est utilizando en Visualizar.

Es posible trabajar sobre cualquier presentacin en el modo Buscar, seleccionndola en el submen nmero de presentacin. Una vez seleccionado el modo Buscar la barra de herramientas tendr el siguiente aspecto:

Una vez realizada la bsqueda FileMaker pasar al modo Visualizar, mostrando slo los registros que cumplan los criterios especificados. Estos aparecen en la barra de herramientas como registros Hallados. Cualquier operacin que se haga ahora (Borrar, imprimir, exportar, etc.) se realizar nicamente sobre este grupo de registros. El men Selec|Buscar Todos permite que aparezcan de nuevo todos los registros. Si no se vuelven a seleccionar todos los registros al realizar una nueva bsqueda se llevar a cabo sobre los ltimos registros hallados.

Smbolos

El men desplegable Smbolos contiene operadores que permiten refinar una peticin de bsqueda para seleccionar intervalos especficos, especificar una coincidencia exacta o buscar otros tipos especficos de datos.

FileMaker buscar registros que coincidan exactamente

Se establecen dos lmites y se busca slo un dato que est dentro de ese rango.

Encuentra todos aquellos registros en los que alguna palabra, cifra, fecha u hora de ese campo no sea nica.

Indica a FileMaker Pro que encuentre todos los registros en los que un campo contenga la fecha actual (segn el calendario interno del ordenador).

Localiza entradas en campos de fecha o de hora (o en campos calculados con resultados de fecha u hora) que no estn en los formatos correctos de fecha u hora.

Permite encontrar caracteres dentro de una secuencia de texto. Si se teclea el texto dentro de un campo, FileMaker slo seleccionar registros en los que ese campo contenga el texto al principio de una palabra. Usando este smbolo, se indica al programa que busque el texto siempre que aparezca en el campo y no solamente al principio de un campo.

Realizar nuevas bsquedas

A veces no se podr llevar a cabo una investigacin con una nica peticin de bsqueda. Si se quiere buscar una serie de pacientes cuyos apellidos sean "Lpez" y "Martnez" se tendrn que hacer dos bsquedas, una por cada apellido.

Se pueden crear tantas peticiones distintas como se quieran, y buscar despus registros empleando todas las peticiones a la vez. Para crear una peticin nueva se selecciona el menModo | Nueva peticin . Si las peticiones son muy similares es mejor escoger el men Modo | Duplicar peticin y realizar las modificaciones necesarias. ""

12 - Creacin de distintas presentaciones

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Desde el modo Presentacin se puede crear ms de una presentacin grfica para una misma tabla. Hasta ahora se ha trabajado con la presentacin estndar pero se ha nombrado en varias ocasiones cmo se puede acceder a las distintas presentaciones con el men que hay encima del libro.

Desde el modo Presentacin tambin se puede pasar de una presentacin a otra utilizando el libro de la barra de estado. Para crear una nueva presentacin se selecciona el men Modo |Nueva presentacin se abrir una ventana con diferentes modelos de presentacin. Estas presentaciones estn pensadas para el uso habitual de una base de datos.

Como siempre que se crea algn objeto nuevo en Filemaker, el primer paso es asignarle un nombre. El programa sugiere uno por defecto, "N presentacin X" pero si se quiere se puede cambiar.

Despus de darle un nombre se debe seleccionar el tipo de presentacin y pulsar Aceptar. Segn el tipo de presentacin se tendrn que seleccionar ms opciones o no .

Estndar

Es la presentacin que aparece automticamente al crear un archivo nuevo. Todos los campos del archivo estn colocados uno encima de otro en una sola columna. En una presentacin estndar, el formulario de la presentacin tiene slo la longitud necesaria para que quepan todos los campos del archivo.

Informe en columnas

Esta presentacin dispone los campos que se escojan en una lnea. Las etiquetas de los campos se encuentran en la cabecera de forma que el ttulo del campo aparece una sola vez y en el cuerpo cada registro ocupa una lnea. Si se seleccionan demasiados campos estos pasan a ocupar una segunda lnea y as cada registro equivale a dos lneas.

Cuando se selecciona este tipo de presentacin y se hace clic en el botn Aceptar, FileMaker Pro presenta un cuadro de dilogo como ste:

En este cuadro de dilogo se seleccionan los campos que aparecern en la presentacin. No es necesario seleccionarlos todos. Para seleccionar un campo se hace un clic sobre l y se pulsa Mover, o simplemente se hace un doble clic sobre l. Para seleccionar todos los campos en un solo movimiento se pulsa el botn: Mover todos. Los campos seleccionados irn apareciendo en el recuadro derecho Orden de campos. El orden en que aparecen los campos en el cuadro Orden de campos es el mismo que el que tendrn de izquierda a derecha en la presentacin. Este es el aspecto de la presentacin en el modo visualizar:

Al seleccionar Informe en columnas las etiquetas de los campos se colocan automticamente en la zona de cabecera, y aparecen como cabeceras de columna en todas las pginas del informe. Los campos en s, se encuentran en la zona de cuerpo de la presentacin. Los registros aparecern uno tras otro, a lo largo de la pantalla o de la pgina. El pie de esta presentacin est en blanco. Este informe quedara as al imprimirse:

Columnas extendidas

Es como un informe en columnas, slo que no aparece una segunda fila de columnas si se han seleccionado demasiados campos como para que no tengan cabida dentro de una misma lnea. Los campos se extienden hacia el margen derecho. Con lo que habr que ajustar manualmente el tamao de los campos para que quepan dentro del margen de la presentacin.

Pgina nica

Crea una presentacin muy parecida a la estndar, salvo que no tiene cabecera ni pie. Tendr automticamente una pgina de altura.

Todos los campos del archivo se disponen automticamente en una sola columna (uno encima de otro), pero, incluso en el caso de que slo haya dos campos, el cuerpo del formulario de la presentacin ocupar toda una pgina de altura.

Este tipo de presentacin es de especial utilidad cuando se emplean cartas personalizadas, facturas, o algn otro documento de pgina completa.

Etiquetas

Se utilizan fundamentalmente para etiquetas de correo. Cuando se selecciona este tipo de presentacin y se hace clic en el botn Aceptar aparece esta ventana:

En esta ventana se selecciona el tamao de las etiquetas en que se va a imprimir. Se puede escoger el nombre de la etiqueta si esta viene en la lista Usar las medidas de las etiquetas. O sealar el tamao personalizado dando el alto, el ancho y el nmero de etiquetas por fila. Tras pulsar Aceptar se abrir esta ventana:

Aqu se sealan los campos que se desea que aparezcan en cada etiqueta y en qu orden. Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre l, se pueden aadir separadores con los botones de la ventana.

Cuando se termine de seleccionar los campos se pulsa Aceptar. En el modo presentacin aparecer una sola etiqueta para modificar el diseo, se puede cambiar el tipo de letra, y aadirle un diseo como en las dems presentaciones.

El diseo que se aplique a esta etiqueta se le aplicar automticamente a todas las dems.

Sobres

Distribuye los campos igual que para una etiqueta, salvo que el tamao global de la presentacin y la posicin de los campos que hay en ella estn adaptados a las dimensiones de un sobre estndar.

Al igual que en las etiquetas se debe especificar qu campos aparecern y el orden.

En blanco

Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de

pgina y de cuerpo, del tamao adecuado para que quepan en la pantalla. No aparece ningn campo, as que hay que aadir los campos con la herramienta campo.

Creacin de una carta personalizada

El tipo de presentacin ms apropiado para una carta personalizado es el de pgina nica ya que no presenta encabezado y pie de pgina. El primer paso es crear una nueva presentacin desde el modo Presentacin con el men Modo|Presentacin. Se escoge el tipo de presentacin pgina nica. Se seleccionan todos los campos y etiquetas que aparezcan y se borran.

Con la herramienta de texto normalidad.

se abre un cuadro que abarque toda la pgina reservando un

poco de espacio para el margen. En el cuadro de texto se comienza a escribir con

Para facilitar el cambio de aspecto del texto se puede utilizar la regla de texto, para hacerla visible se selecciona el men Mostrar| Regla de texto.

Para intercalar un campo no se debe utilizar la herramienta campo, ya que funciona como un elemento a parte del texto. Si se utiliza el campo se montar sobre el texto ocultndolo, adems ser muy difcil conseguir que el texto y el campo queden alineados. Para insertar un campo dentro de un cuadro de texto se debe escoger el men Edicin |Pegado especial| Campo de fusin. El campo aparecer con este formato: <<Nombre del Paciente>> Al ver la carta desde el modo Visualizar el campo ser sustituido por cada dato de los registros. Los campos se encontrarn en la misma lnea que el texto y adems si el campo es largo o corto el texto contiguo se adaptar. ""

13 - Imprimir

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Antes de imprimir siempre hay que configurar bien la impresin y comprobar los resultados desde el modo Vista Previa. Configurar impresin

Antes de imprimir hay que especificar el tamao y la orientacin del papel. ste variar segn sea una carta, listado, sobres, etc. Es conveniente especificar el tamao del papel y su orientacin antes de disear la presentacin para adecuarla al tamao y disposicin de la pgina.

Para configurar las caractersticas de la impresin se debe seleccionar el men Archivo| Configurar impresora...

En esta ventana se debe sealar la impresora en la que se desea imprimir, todo lo referente a la impresora est en la parte superior de la ventana. Para especificar ms detalladamente las caractersticas de la impresora se pulsa Propiedades. Todo lo referente al papel, est en la parte inferior de la ventana: Desde aqu se especifica el tamao del papel, si se trata de un Din A4 , de un sobre o de etiquetas. Por otro lado tambin es el nico sitio donde se puede especificar la orientacin del papel; horizontal o vertical. Cuando se haya terminado de configurar todo se pulsa Aceptar.

Modo vista previa

Otro paso importante antes de imprimir es ver si todo es correcto desde el modo Vista Previa, as se ahorran impresiones intiles y mucho tiempo. Es un modo muy cmodo de ir comprobando los resultados.

Para alejarse o acercarse a la presentacin se pueden utilizar las herramientas de zoom in (acercarse) o zoom out (alejarse), estas herramientas se encuentran en la barra de estado, a la izquierda de ellas se muestra el porcentaje de acercamiento o alejamiento.

Impresin bsica

Una vez que el aspecto que tiene el informe en la pantalla es el correcto, ya se puede imprimir.

El primer paso es seleccionar el men Archivo |Imprimir... se abrir la ventana de impresin. No se debe pulsar Aceptar hasta no haber supervisado lo que se est ordenando de forma automtica, ya que se pueden imprimir sin querer cientos de registros.

El punto ms importante de esta ventana es determinar en el primer men qu es lo que se va a imprimir.

Estas son las posibilidades de impresin:

o Registros visualizados: si se escoge se imprimirn todos lo registros que en ese momento se puedan visualizar, si no se ha realizado ninguna bsqueda se imprimirn todos los registros de la base de datos, si se ha realizado alguna bsqueda se imprimirn slo los hallados.

o Registro actual: slo imprimir el registro que se vea en el modo Visualizar.

o Registro en blanco: imprimir una presentacin en blanco.

o Definicin del guin: permite imprimir las definiciones de los guiones creados para el archivo. Los guiones son acciones automticas que realiza el programa.

o Definicin de los campos: imprimir las caractersticas de cada campo.

Despus de seleccionar lo que se quiere imprimir se debe sealar el rango de impresin si se va a imprimir ms de una pgina y despus el nmero de copias.

Una vez sealado todo esto se pulsa el botn Aceptar y al impresin se pondr en marcha. ""