1.

- Estructura Organizacional Un centro de cmputo representa una entidad dentro de la organizacin, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de informacin de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su funcin primordial es apoyar la labor administrativa para hacerla ms segura, fluda, y as simplificarla. El centro de cmputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayora de los datos con los que opera la compaa. Prcticamente todas las actividades de los dems departamentos se basan en la informacin que les proporciona dicho centro. Un centro de cmputo significa la culminacin de la sistematizacin de la empresa. 1.1.- Estructura Organizacional y Control Administrativo. *Ciclo de control :

Planear las actividades a realizar. Realizar las actividades planeadas y monitorearlas. Evaluar el procedimiento en base al monitoreo.

Planear las actividades a realizar: Debemos tomar en cuenta la estructura organizacional, el personal y el sitio donde va a estar el centro de cmputo. Realizar las actividades planeadas: Debemos definir estndares y procedimientos para completar las tareas con rapidez y eficiencia. Siguiendo polticas. Evaluar el procedimiento en base al monitoreo : De acuerdo a los resultados obtenidos, se tendrn que replantear las actividades planeadas. Adems debemos establecer controles para evitar lo menos posible errores. Debemos tener cuidado de examinar los recursos con que se cuenta, como afectan las actividades al costo y el servicio que se presta a los usuarios. ciclo de control puede representarse de la siguiente forma :

*El

Ciclo de Vida clsico (de un sistema ). Investigacin preliminar: Aclaracin.

o o

Estudio ( Factibilidad tcnica, econmica, operacional ). Aprobacin.

o o o

Determinacin de requerimientos. ( Porqu?, cmo?, conqu?) Diseo del sistema. Desarrollo del software. Prueba del sistema. Implementacin y evaluacin. Retroalimentacin.

a estructura general de una subdireccin de automatizacin (incluyendo los puestos que se derivan de ella) son los siguientes: gerencia de desarrollo de sistemas

Puestos que dependen de gerencia de tecnico Equipo de computo

gerencia de desarrollo

Subdireccin de Automatizacin. Responsable de administrar lo referente a recursos informticos y procesamiento de informacin de la empresa y coordinar gerencias.

Gerencia de desarrollo de sistemas : Responsable de automatizar los requerimientos de informacin a las unidades dentro de la empresa que lo requieran.

Gerencia de consultora tcnica a usuarios : Se encarga de asesorar a los usuarios acerca de qu tipo y nivel de tecnologa necesitan de acuerdo a sus necesidades. Gerencia de servicios de cmputo : Es el responsable de la instalacin, puesta en marcha y mantenimiento de hardware y software Gerencia de desarrollo tcnico : Responsable de mantener las instalaciones en un ambiente tecnolgico actualizado,para satisfacer necesidades a corto, mediano y largo plazo

Gerencia de desarrollo de sistemas. Coordinador de sistemas : Responsable de cubrir los requerimientos de informacin de un mdulo especfico dentro del mbito de la empresa. Lder de proyectos : Responsable del diseo, programacin y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo. Analista programador : Responsable del diseo detallado y de la programacin de los mdulos de un sistema asignado a l. Mesa de control y resguardo de documentacin : Responsable de guardar y controlar, depurar y actualizar la documentacin correspondiente a cada sistema.

Gerencia de consultora tcnica a usuarios. Consultor de mtodos y procedimientos : Responsable de asesorar tcnicamente a los usuarios para sistematizar los requerimientos de informacin ya sea optimizando los procedimientos de trabajo por medio de equipo de cmputo para oficina.

Consultor tcnico: Responsable de la puesta en marcha del hardware y software para los usuarios con sistemas automatizados, autnomos al computador central.

Gerencia de Servicios de Cmputo. Jefe del centro de procesamiento de datos : Responsable de vigilar el mantenimiento sistemtico del equipo de cmputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos. Supervisor de turno de operacin : Responsable de la operacin del centro de cmputo y de cubrir los requerimientos especficos de servicio del turno al cual est asignado. o Ingeniera y seguridad de instalaciones de equipo : Responsable de coordinar la instalacin y cambios fsicos de equipo de cmputo, lneas de comunicacin y terminales, garantizando que renan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes y fallas constantes. o Auxiliar de Instalaciones : Responsable de cumplir con los planes de instalacin de equipo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del rea de instalaciones. Jefe de operacin de sistemas : Responsable de cubrir los calendarios de produccin de los sistemas liberados. Supervisor de captura de datos : Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de acuerdo con la planeacin establecida por el jefe de operacin de sistemas. Capturista de datos : Responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor. Supervisor de control de procesos : Responsable de la operacin de los sistemas de produccin de acuerdo a lo establecido por el jefe de operacin de sistemas. Operador de sistemas : Responsable de operar cada sistema ( de acuerdo a la matrz de control ). Supervisor de la mesa de control : Responsable del control de calidad, registro histrico de procesos y de la preparacin y distribucin de resultados a las distintas reas usuarias. Control de calidad de resultados : Responsable de verificar que los resultados de los procesos renan los niveles de calidad, orden, presentacin y veracidad.

Preparacin y distribucin de resultados : Responsable de que los usuarios reciban a tiempo los resultados de cada sistema en operacin, lleva registro de lo que recibe y distribuye. Jefe de soporte tcnico : Responsable de la instalacin, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad contnua del software requerido para la funcin del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas. Programador de sistemas para el soporte tcnico e instalacin de software en lnea : Responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software especfico de soporte a los sistemas de servico en lnea. Programador de sistemas para el soporte tcnico e instalacin de software local : Responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local Programador del sistema para el soporte e instalacin de software en bases de datos : Responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software para el servicio del manejo de las bases de datos.

Gerencia de desarrollo tcnico. Administracin y seguridad de archivos y bases de datos : Tiene la responsabilidad de mantener la integridad y respaldo de los archivos crticos de la empresa. Desarrollo de mtodos de trabajo, auditora tcnica y seguimiento de fallas y problemas : Responsable de que las actividades de todas las reas de la subdireccin de automatizacin, esten reguladas por mtodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad. Evaluacin de hardware y software y medicin de niveles de servicio : Responsable de la adquicisin de hardware y software requerido por la instalacin, cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnologa y volmenes de datos a procesar. Planeacin y control de capacitacin tcnica : Responsable de estructurar los planes de capacitacin en funcin de las necesidades requeridas por cada rea, para mantener los niveles de conocimientos congruentes con la tecnologa adquirida por la instalacin.

Gerencia de desarrollo tcnico. Administracin y seguridad de archivos y bases de datos : Tiene la responsabilidad de mantener la integridad y respaldo de los archivos crticos de la empresa. Desarrollo de mtodos de trabajo, auditora tcnica y seguimiento de fallas y problemas : Responsable de que las actividades de todas las reas de la subdireccin de automatizacin, esten reguladas por mtodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad. Evaluacin de hardware y software y medicin de niveles de servicio : Responsable de la adquicisin de hardware y software requerido por la instalacin, cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnologa y volmenes de datos a procesar. Planeacin y control de capacitacin tcnica : Responsable de estructurar los planes de capacitacin en funcin de las necesidades requeridas por cada rea, para mantener los niveles de conocimientos congruentes con la tecnologa adquirida por la instalacin.

1.2. Reclutamiento, promocin valuacin de personal El personal de una organizacin constituye el recurso ms importante, por lo tanto para contar con el personal adecuado se debe seguir una serie de actividades que nos permitan seleccionar a este personal. Las etapas generales para la admisin de personal son las siguientes:

Reclutar: Hace de una persona extraa un candidato para un determinado puesto.

Seleccionar: Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada puesto que se requiere por medio de examenes, entrevistas, entrega de solicitud y curriculum.

Remuneracin: Hace del buen candidato un trabajador. Entrenamiento: Hace del buen candidato un buen trabajador.

Promocin Interna: Consiste en llenar la mayor parte de las vacantes con empleados responsables de la misma empresa, a los cuales se les dar capacitacin mediante adiestramiento en el trabajo, quiz con algn tratamiento formal complementario. Pero, Cules son los criterios que entran al escoger entre promocin interna y externa? Motivacin Costo: Qu es ms caro? Seleccin de los candidatos a promocin Empleados con pocas posibilidades de progresar Ayuda al candidato escogido

Promocin Externa Fuentes de Abastecimiento : Es el lugar donde se encuentra el personal. Dentro de las fuentes de abastecimiento se encuentran: Sindicatos. Escuelas. Oficinas de colocacin. Familiares o recomendados de los trabajadores actuales. Otras empresas. La puerta de la calle.

Medios de Reclutamiento : Es la forma de atraer a las personas a la empresa. Dentro de los medios de reclutamiento estn:

Requisicin al sindicato. Solicitud oral o escrita a los actuales trabajadores. Carta o Telfono. Peridico, radio y televisin. Archivos muertos. Folletos.

1.3. Presupuesto, gastos y anlisis financiero Presupuestos.-Gastos y Anlisis Financiero.PresupuestoSon estados cuantitativos formados de los recursos reservados para ejecutar las actividades planeadas en un cierto tiempo. Indican los gastos, ingresos o utilidades proyectadas para alguna fecha futura. Costo: Inversin que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir mercancas para la venta. ( Erogacin o adquisicin de un bien ). Gasto: Son las salidas o prdidas, resultantes del desarrollo y del uso de sistemas. (Un gasto, regularmente no estaba contemplado). Costos variables: Ejemplo: los costos de suministros de computadora varan en proporcin con el monto del proceso que se lleva a cabo, ya que la impresin de ms pginas incrementa el costo del papel; por lo tanto, variar como resultado de la cantidad de impresin, sin embargo, se elimina si se cesa la preparacin de informes. 1.4. Seleccin preparacin y colocacin del lugar para el departamento os factores a considerar en la seleccin del lugar en el cual se colocar el Centro de Cmputo son : Ruido. Espacio Requerido. Condiciones ambientales. Acceso al Centro de Cmputo.
o

El centro de cmputo se ubicar en un edificio que se encontrar en un sitio especfico dentro de un rea general, en cada uno de los puntos anteriores es importante considerar los siguientes criterios: Seleccin del rea General : Cercana a usuarios potenciales. Servicios de Seguridad. Buenas vas de comunicacin. Suministro de energa confiable. Buenos servicios de comunicacin. Rentas e impuestos atractivos.

Seleccin de un sitio especfico : Localizacin en partes elevadas como proteccin contra inundaciones. Proximidad a servicios de transporte urbano o comercial. Facilidad de acceso a los bancos de datos.

Proximidad a Aeropuertos.

Seleccin de un local o edificio especfico : Espacio adecuado para el equipo y personal ( tomando en cuenta una expansin ). Ausencia de dificultades para la preparacin del sitio. Espacio adecuado para los equipos de aire acondicionado y de suministro de energa. Posibilidad de colocar el centro de datos lejos de reas que contengan materiales peligrosos. Posibilidad de colocar un rea o sala de espera para los visitantes del centro de cmputo. Posibilidad de controlar el acceso. Instalacin de miscelneas adecuadas.

Para controlar los niveles de ruido es necesario considerar la cercana de algn tipo de taller o equipo de cmputo ruidoso, cuando esto sucede, estos equipos se colocan por separado. Condiciones Ambientales.

Instalaciones elctricas: Es uno de los aspectos fundamentales que deben cuidarse cuando se va a disear el centro de cmputo ya que si no se efecta un buen clculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos ocasionara serios problemas al utilizar el equipo. Sistemas de flujo ( Suministro ) ininterrumpible : Se recibe un suministro normal para cargar bateras y se proporciona un suministro limpio cuando el suministro de energa comercial falla. Sirven para proporcionar energa temporal. Acondicionadores de lnea : Sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido elctrico en grados variantes pero no almacenan energa elctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar interrupciones en el suministro de electricidad. Flujo de luminosidad: En las oficinas no es igual el nmero de luminosidad que se requiere, que en una casa, puesto que las actividades que se realizan son diferentes, se recomienda entre 50 y 75 candelas por pie cuadrado. 1.5. Adquisicin del Hardware y Software

Adquisicin de Hardware: Es muy comn que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendacin, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisicin de Hardware: Determinacin del tamao y requerimientos de capacidad. Evaluacin y medicin de la computadora. Compatibilidad. Factores financieros. Mantenimiento y soporte tcnico.
o o

Requisicin de Software Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software: Qu transacciones y qu tipos de datos vamos a manejar? Qu reportes o salidas debe producir el sistema? Qu archivos y bases de datos se manejan en el sistema? Cual es el volmen de datos a almacenar? Cual es el volmen de operaciones? Qu hardware y caractersticas de comunicaciones se requiere? Cuanto cuesta?
o o o o

Las caractersticas a considerar en la Adquisicin de software son: flexibilidad, capacidades, previsin de auditoras, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor. Apoyos del proveedor Frecuencia del mantenimiento. Servicios que se incluyen en el pago. Saber si se incrementa el costo del mantenimiento. Horarios disponibles de servicio. Saber si tienen servicio de emergencia.
o o

Contratos de Software Hay dos tipos de contratos:

Alquilar un paquete de Software y asignacin de programacin al cliente. Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software

ESTANDARES Y PROCEDIMIENTOS El conocimiento de las polticas, o la resolucin de problemas especficos es un proceso de dos fases, la declaracin precisa de lo que debera ser realizado y la declaracin precisa de cmo debera ser realizado. Los estndares establecen qu debera ser realizado, y los procedimientos establecen cmo debera ser realizados.
1. Polticas : Objetivos establecidos en trminos generales: o Tener personal competente y motivado.

2. Estndares : Espectativas de rendimiento en trminos generales: o Establecer una trayectoria para la carrera de cada persona. o Establecer un calendario de entrenamiento para cada persona.

Evaluar el progreso y desempeo de cada persona semestralmente.

3. Procedimientos : Secuencias definidas de acciones para obtener las espectativas de desempeo : o Procedimientos para establecer y peridicamente reevaluar la trayectoria de carrera del centro de datos. o Procedimientos para definir requerimientos para cada posicin del Centro de Cmputo. o Procedimientos para valuacin del desempeo y entrevistas de progreso. o Procedimientos para obtener el acuerdo de cada persona sobre la trayectoria de la carrera. o Procedimientos para establecer un programa de entrenamiento para cada pocisin del centro de datos. o Procedimientos para relacionar al personal con un programa de entrenamiento.

Los puntos a considerar son :

Beneficios de estndares y procedimientos. Tipos de estndares y procedimientos. Desarrollo de estndares y procedimientos. Aplicacin de estndares y procedimientos.

Beneficios de Estndares y Procedimientos

se examinarn dos inconvenientes: Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados. Que los estndares y procedimientos son difciles de mantener actualizados.

Cinco categoras generales de beneficios resultan de tener adecuados estndares y procedimientos en el Centro de Cmputo: Control de Actividades del Procesamiento. La clarificacin de estndares, de expectativas, permite el desarrollo de procedimientos para satisfacer estas expectativas. Estos procedimientos, no slo indican las acciones requeridas, pero tambin indican cuando estas acciones son tomadas y por quienes. Control de Calidad del Procesamiento. La calidad del procesamiento depende definitivamente en la habilidad del centro de datos para procesar todas las entradas recibidas para utilizar los archivos correctos y para distribuir las salidas apropiadamente. Control de Tiempo, Costos y Servicios. La eficiencia y anulacin de esfuerzo perdido, los cuales son beneficios resultantes de estndares y procedimientos, ahorren tiempo, disminuyen el personal y recursos de equipos requeridos para una tarea y de esta manera reducir el costo de la misma. El tiempo de recursos

ahorrados se vuelven entonces disponibles para otras tareas, y debido a que el uso de recursos se reduce, se retrasa la adquisicin de hardware con una capacidad incrementada. Control de Tiempo, Costos y Servicios. La eficiencia y anulacin de esfuerzo perdido, los cuales son beneficios resultantes de estndares y procedimientos, ahorren tiempo, disminuyen el personal y recursos de equipos requeridos para una tarea y de esta manera reducir el costo de la misma. El tiempo de recursos ahorrados se vuelven entonces disponibles para otras tareas, y debido a que el uso de recursos se reduce, se retrasa la adquisicin de hardware con una capacidad incrementada. Mejoras de la Moral del Personal. Con los procedimientos para guiar sus actividades y con estndares para juzgar su desempeo, el personal del centro de datos puede proceder seguro de si mismo y es ms probable que asuman responsabilidad de los resultados. Adaptabilidad a los Cambios.
Qu pasa cuando la documentacin de estndares y procedimientos no existe y el personal se va ? Las nuevas personas contratadas deben aprender de instrucciones verbales, sin importar qu tan incompletas y apuradas sean stas, o por prueba y error. Los estndares y procedimientos documentados hacen la diferencia. Debido a que estos documentos guan a las acciones y clarifican expectativas, evitando la mayora si no es que todos los errores, los efectos perjudiciales del cambio de personal son minimizados.

Tipos de Estndares y Procedimientos.

Los estndares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de vista. De hecho, los estndares y procedimientos han sido definidos como dos tipos de estndares:

Estndares de mtodos : Como guas, los estndares son utilizados para establecer prcticas uniformes y tcnicas comunes.

Estndares de desempeo : Como normas, los estndares son utilizados para medir el desempeo de la funcin del procesamiento de datos.

Categoras de Estndares. Los estndares pueden ser clasificados de diferentes maneras. Debido a que la clasificacin detallada vara por cada instalacin, los estndares sern clasificados en cuatro categoras generales:

Los estndares de administracin incluyen requerimientos de reporte de actividades y desempeo, control de presupuesto y valuacin de personal y asesora de trayectoria de carrera. Los estndares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las cuales son metas obvias para la estandarizacin. El desempeo esperado del procesamiento en lnea y por lotes, ya sea produccin o prueba, debe darse a conocer al personal del centro de datos.

Los estndares de contingencia pueden ser considerados parte de los estndares de operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades diarias y ocurren slamente bajo condiciones de emergencia, su documentacin es mantenida separadamente, posiblemente en un bandeja separada.

Los estndares de servicio de soporte, la ltima categora de los estndares, incluye la relocalizacin del Centro de Cmputo, la seleccin del equipo, evaluacin del desempeo de la computadora y la documentacin.

Tipos de Documentacin.
La documentacin en cualquier centro de datos puede ser dividida en 4 tipos:

Documentacin Documentacin Documentacin Documentacin

General de Centro de Cmputo. Especfica del Sistema de Aplicacin del Usuario. Proporcionada por el Proveedor. de la Coordinacin Usuario-Centro de Cmputo.

La documentacin general de centro de datos es colectada usualmente en una bandeja sencilla y se les da un ttulo tal como el manual de estndares y procedimientos del centro de datos o libro de referencia del centro de cmputo. Debera contener todas las cuatro categoras de estndares y sus procedimientos asociados La Documentacin de Sistemas de Aplicacin para tareas visuales son mantenidas ya sea en carpetas separadas o recopiladas en grandes bandejas. Cada organizacin tiene sus propias preferencias. Grandes bandejas son preferidas por algunos para evitar perder documentacin del trabajo. La documentacin proporcionada por el proveedor es obtenida mediante proveedores de hardware y software. La documentacin proporcionada tiende a ser comprensiva.Siendo sta comprensiva, la documentacin usualmente contiene toda la informacin requerida La documentacin de coordinacin usuario-centro de datos provee a los usuarios con una idea acerca del funcionamiento y los requerimientos del centro de datos. Esta idea permite la coordinacin de actividades y soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de datos. Esta documentacin es llamada el libro de mano usuario/centro de datos, o simplemente libro de mano del usuario

Criterio de Documentacin.

As como el funcionamiento de un centro de datos es incierto sin estndares, la preparacin de la documentacin sufrir de varios males si los estndares no son establecidos para guiar las actividades. Los males que pueden resultar caen en dos categoras generales y son tambin el criterio para la evaluacin de la documentacin: fallos en el contenido y fallos en el formato. Las fallas tpicas en el contenido son ausencia de informacin necesaria, explicaciones totalmente imprecisas e informacin difcil de localizar.

los cuatro criterios del contenido y los tres criterios del formato para la documentacin:
1.

Precisin. Los medios obvios para la obtencin de informacin precisa es el obtenerlos de aquellos que estn ms involucrados ltimamente con los detalles que estn siendo documentados. Integridad. Si una tarea se supone ser aceptada para la produccin slamente si es acompaada por documentacin especfica, tal como la preparacin total de datos, procesamiento de computadora e informacin posterior al procesamiento, no debera ser aceptado al menos que est completo. Claridad. La claridad depende de la estructura de las sentencias, la relacin entre las sentencias y la leccin de las palabras. La estructura de las sentencias debera ser directa.
voluminosa e inmanejable, su uso se hace tedioso y puede ser evitado. Cuando son utilizadas formas y tablas, la informacin puede ser comprimida, permitiendo un rpido y fcil acceso.

2.

3.

4. Conciso. La meta de la documentacin es el guiar actividades, y si la documentacin es

5.

Facilidad de referencia. Se refiere a la facilidad para localizar informacin tal como nmeros de control en los documentos Facilidad de uso. Si una forma es utilizada por ms de una persona, en lugar de forzar a una persona a introducir informacin en varias locaciones de la forma, toda la informacin relevante a cada persona debera ser agrupada conjuntamente.
cual consiste en la separacin de la documentacin en pequeos mdulos, lo cual permite el reemplazo de slo aquellos tpicos alterados y no afecta cualquier otro tpico.

6.

7. Facilidad de mantenimiento. El secreto de un mantenimiento sencillo es la modularidad. Lo

Control de Documentacin. El control de la documentacin da inicio con el soporte de la administracin superior y podra finalizar si el soporte est ausente. La definicin de qu documentacin es requerida es un esfuerzo desperdiciado si estos requerimientos son ignorados. En algunas organizaciones, la cooperacin de departamentos de usuarios es slamente posible con el soporte de la administracin superior. Categoras de Procedimientos.
Al igual que los estndares, los procedimientos estn divididos en las mismas cuatro categoras:

Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades claramente definidas, los procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas. Procedimientos de operaciones. Cada estacin de trabajo en el centro de datos debera tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier excepcin de procesamiento que pueda ser necesario.

Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementacin inmediata. Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan indirectamente el qu tan bien son procesadas las tareas; comprenden al monitoreo, la evaluacin y correccin de funciones en el centro de datos. Desarrollo de Estndares y Procedimientos.
Los primeros estndares y procedimientos que deben ser desarrollados y documentados deben ser aquellos para el establecimiento y documentacin de los estndares y procedimientos de los centros de datos. El proceso completo puede ser separado convenientemente en siete fases: Iniciacin del proyecto. El administrador del centro de datos es responsable de la iniciacin de este proyecto. Esto es logrado mediante la seleccin de un ttulo para el proyecto, la definicin de su alcance, la eleccin de una persona para que sea el controlador del proyecto y la eleccin de una persona para que sea el editor; la misma persona puede ser ambos coordinador y editor del proyecto. El ttulo seleccionado puede ser simplemente "manual de preparacin" o ms completo podra ser "preparacin del manual de estndares y procedimientos del centro de datos". Preparacin del proyecto. El controlador del proyecto utiliza la declaracin del alcance del proyecto del administrador del centro de datos como un punto de inicio en la preparacin del bosquejo para el manual. Preparacin del borrador. Cada escritor asignado a preparar material discute con el controlador del proyecto que ser incluido para cada tpico, la manera de presentacin y el grado de detalle. Revisin de substancia. Los escritores pueden ahora incluir los comentarios dignos de atencin y recomendaciones en la primera revisin del texto. Obviamente, antes de rechazar comentarios y recomendaciones, su rechazo debera ser justificado. Revisin de expresin. El editor revisa la conformidad para corregir el uso del lenguaje y los estndares del estilo de la organizacin, los cuales deberan incluir informacin tal como numeracin de tpicos, localizaciones y capitalizacin de cabeceras, informacin en bloqueos e indentacin y exhibir identificacin y referencia Impresin y distribucin. Despus de que los manuales han sido impresos y el editor ha verificado que todas la pginas hayan sido impresas y ensambladas correctamente, es aconsejable el tener seminarios de orientacin. En estos seminarios pueden ser estresada la significancia y beneficios esperados de los estndares y procedimientos, y la organizacin del manual puede ser explicada.

Ejecucin de Estndares y Procedimientos.

La ausencia de informacin indica una actividad incompleta, indicando posiblemente informacin realmente no requerida y de esta manera iniciando una revisin de la forma y el procedimiento asociado. Ya sea forzando la adherencia o cambios los estndares y procedimientos estn ejecutndose a si mismos.

2.1.2. Flujo de trabajo de un departamento de sistemas

Flujo de trabajo : Es el camino que la informacin recorre por los distintos departamentos hasta llegar al lugar donde ser recibido, capturado, procesado y una vez terminado el trabajo, entregarle un producto al usuario. Existen cuatro criterios a utilizar:

Definicin de las actividades y su secuencia. Programacin de dichas actividades. Monitorear el estado y las desviaciones de las tareas conforme se avanza en las actividades. Controlar las tareas que se han desviado de lo programado.

Diagrama de estaciones de trabajo. Usuario: Es el que proporciona la informacin, as como los formatos de salida que necesitan.

Control de datos : Controla las entradas recibidas y la distribucin de salidas. En realidad debe realizar las siguienetes actividades:
Exigir la entrega a tiempo del material de entrada. Revisar la integridad del material de entrada, lo cual permite detectar faltantes en la informacin. Controlar y recibir las tareas a realizar. Responder cuestionamientos de los usuarios. Controlar la correccin de transacciones rechazadas. Controlar la distribucin de las salidas.

Conversin de datos : Es el que se encarga de convertir la informacin suministrada por el usuario, a datos legibles por la mquina. La informacin es transferida hacia los dispositivos de trabajo de las computadoras( Discos, cintas, etc. ).

Control de preparacin : Consiste en llevar un registro de control para la conversin de los datos, debe incluir fechas y horas estimadas y reales de recepcin y terminacin de tareas, prioridad y cantidad de cada tarea. Preparacin correcta : Consiste en utilizar formas bien diseadas para contener la informacin que se va a preparar. As como tambin instrucciones bien definidas de conversin de documentos. Preparacin eficiente : Para lograr esto se recomienda observar patrones en la preparacin de los datos.

Control de tareas: Programa las tareas o actividades para prepararlas para el procesamiento y distribucin. Actividades a realizar:

Programacin de tareas. Ensamblaje de tareas : Consiste en reunir todo el material necesario para procesar cada tarea antes de entregarse a la sala de cmputo. Desensamblaje de tareas : Consiste en checar que la salida este completa y sea satisfactoria, separar tareas y entregarlas a los destinatarios apropiados. ( Usuarios, biblioteca ).

Bibiloteca del centro de datos : Consiste en tres bibliotecas: Biblioteca de cintas : Todos los archivos necesarios para el procesamiento de una tarea son identificados, facilitando la tarea de reunir y verificar archivos. Biblioteca de programas : Los programas y procedimientos se usan para hacer adiciones y cambios a los programas y otras funciones fciles de efectuar. Biblioteca de Documentacin : Como en el caso de los programas y datos, es necesario almacenar duplicados de la informacin, as como tambien centralizar toda la informacin necesaria para realizar una tarea.

Procesamiento por computadora : Se debe llevar un registro de las siguientes actividades para tener un control de procesamiento:

Registro de errores y logros: Para en un futuro evitarse problemas. Supervisar adherencia a estndares y procedimientos. Supervisar uso no autorizado del equipo. Supervisar mantenimiento preventivo. Tener procedimientos adecuados: Para resolver problemas.

Procesamiento posterior : Se encarga de preparar y elaborar reportes.

2.1.3. Programas de trabajo y distribucin de recursos

Una metodologa de trabajo se puede definir como el conjunto de operaciones especficas, que permiten conocer con acierto la manera y secuencia con la que deber efectuarse un trabajo, as como estandarizar los eventos rigurosos a los que debern sujetarse dichas operaciones. Esto, entre otras cosas, permite visualizar la calidad de la operacin desarrollada por cada integrante, y en consecuencia las deficiencias de los mismos.

Los recursos dentro de un centro de cmputo son de los siguientes tipos :

Materiales. Econmicos. Humanos.

Estos recursos vienen siendo los recursos de apoyo al servicio de quienes conocen con exactitud el problema a resolver, las necesidades de informacin, la justificacin y los riesgos.

Los recursos materiales de que dispone un sistema estn estrechamente ligado con los recursos materiales de que disponen las unidades que intervienen en l. Al cambiar el tipo de recursos materiales de las unidades, el sistema variar con el fin de adaptarse a estos nuevos recursos sin que estos afecten a los objetivos originales. Recursos economicos : Esta distribucin depende de la capacidad economica para distribuir en la compra tanto de sistemas como de maquinaria. La variacin de los recursos humanos puede repercutir en el buen funcionamiento de la programacin del sistema, por lo cual ser necesario realizar los ajustes correspondientes para que estas variaciones no intervengan en la buena terminacin y funcionamiento del sistema programado.

Problemas por no contar con los programas :

Infrautilizacin del tiempo disponible de proceso. Desperdicio de horas hombre. Poca utilizacin del tiempo de mquina. El tiempo es desperdiciado debido a la ociosidad o las pocas ganas que se tiene para dar mantenimiento a las mquinas.

Beneficios al usar programas :

Evaluacin del desempeo del centro de datos. Nivelacin de la utilizacin de recursos. Predecir los efectos de aumento de trabajo. Predecir la necesidad de equipo y personal.

Algoritmos para los programas :

Firts Come Firts Serve.( Primero en llegar, primero en ser atendido). Shortest Processing Time Firts. ( Menor tiempo de procesamiento, primero en salir ).

Least Slack Time Firts. ( Menor tiempo ocioso, primero en salir ). Earliest Due Time Firts. ( Mayor tiempo de procesamiento, primero en salir ). Lowest Wighted Processing Time Firts. ( Mayor prioridad, primero en salir ).

Criterios a utilizar: Usuario : Minimo de tiempo de procesamiento. Mximo terminacin temprana. Eficiencia.

Centro de cmputo : Atender al mayor nmero de procesos. o o Mnimo pago por proceso. Utilizar los recursos al mximo.