CONCEPTOS BASICOS Y USO DE LA HOJA DE CLCULO

Qu es Excel?
Pues Excel es un programa con el que podemos hacer hojas de clculo. Igual que con Photoshop podemos retocar imgenes, y con Internet Explorer podemos navegar por Internet, con Excel podemos hacer hojas de clculo. De la misma forma que Photohop no es el nico programa para retoque de fotos o imgenes, ni Internet Explorer es el nico navegador para acceder a Internet, Excel tampoco es el nico programa para hacer hojas de clculo. Excel es un producto del fabricante Microsoft (el mismo que hace Windows XP, Windows Vista, o Windows 7, por ejemplo), y se suministra dentro del paquete Microsoft Office, en el que incluye tambin, entre otras aplicaciones Microsoft Word, que es un programa para tratamiento de textos (un programa para hacer escritos, cartas, informes, etc.). Microsoft Office, y por tanto el programa Excel que incluye, es un programa de pago, pero an as, se trata del software para elaborar hojas de clculo ms extendido del mercado, y toda una referencia para su competencia, pues en mi opinin, es la mejor herramienta de este tipo que podemos encontrar en el mercado.

1. Definicin de Hoja de Clculo Definimos una hoja de clculo como un conjunto de matrices An de 2 dimensiones donde se introducen datos y frmulas que afectan a los A[i][j] y que se actualiza en tiempo real. A cada una de estas matrices se las denomina Libros. 2. Filas y columnas de la hoja de clculo El aspecto de un libro de una hoja de clculo Excel es el siguiente:

Que se puede abstraer como una matriz: A B C ... 1 2 3 ...

Para hacer referencia al primer elemento (celda) de la matriz utilizaremos: 3. Expresiones Aritmticas Utilizaremos los operadores bsicos +,-,*,/ y el parentizado. Adems todas las expresiones aritmticas y las frmulas han de comenzar por el signo igual (=) Ejemplo de media aritmtica calculada con una expresin aritmtica: Vdeo en formato Windows Media Player o vdeo en formato Flash. 4. Frmulas En Excel las frmulas se introducen precedidas del signo igual (=) y se pueden combinar como operandos dentro de expresiones. Por ejemplo: Para sumar los elementos que hay de la celda A1 hasta la A10 introduciramos: =SUMA(A1:A10) Ejemplo de la funcin suma: Video Player Vdeo en formato Flash. 5. Referencias Absolutas y Relativas Cuando queremos utilizar el "cortar y pegar" para copiar frmulas y expresiones, muchas veces deseamos que ciertos valores queden fijos y no sean desplazados. Para ello utilizaremos las referencias absolutas. en formato Windows Media

Ejemplo de Referencias Absolutas Imaginmonos que introducimos en una celda el valor del nmero PI (3,141592) por ejemplo en A1 y en A2 introducimos el radio de una circunferencia para calcular su longitud. Supongamos que dicho radio es 3. La matriz quedara como sigue: A 1 3,141592 23 B C D

Si calculamos la longitud de la circunferencia (2*PI*Radio) =2*A1*A2 en B2: A 1 3,141592 23 18,849552 B C D

Imaginmomos ahora que queremos realizar la misma operacin con el radio en A4 y el resultado de la longitud de la circunferencia enB4: <t</t A 1 3,141592 2 3 3 4 4 18,849552 B C D

Si copiamos y pegamos la frmula de B2 en B4 lo que ocurrira es que se desplazaran todas las referencias a celdas dos filas hacia abajo es decir la frmula pasara de ser = 2*A1*A2 a = 2*A3*A4 con lo que ya obviamente no

multiplicaramos por 3,141592 y el resultado sera errneo segn se ve en el siguiente vdeo en formato windows media player Vdeo en formato Flash. Para fijar la celda A1 en la frmula primera (contenida en B2) lo que haremos es editar B2 e introducir =2*$A$1*A2 De aqu se deduce que anteponiendo el $ a una coordenada la fijamos para que no se desplace al copiar y pegar. Ahora ya podemos copiar y pegar sin problemas ya que $A$1 siempre quedar fija peguemos la frmula donde la peguemos. $A$1 es una referencia absoluta. Luego slo nos quedara copiar dicha frmula de B2 a B4 quedando =A4*$A$1: A 1 3,141592 2 3 3 4 4 25,132736 18,849552 B C D

Otras veces, lo que queremos es que al copiar y pegar una expresin, las referencias a celdas se desplacen con respecto a la distancia entre el origen y el destino del copiado. Estamos hablando de referencias relativas. Ejemplo de Referencias Relativas Supongamos que queremos calcular el total de ventas de una serie de artculos, obviamente, dicho total se calcula multiplicando el precio de cada uno de ellos por las unidades vendidas, es decir, que para el primero de ellos introduciramos en D2 la frmula =B2*C2. A 1 B C D

Cantidad Importe Total 20 30 200

2 Articulo 1 10 3 Articulo 2 11

4 Articulo 3 12

40

Para calcular las ventas del artculo 2 podemos copiar y pegar la frmula anterior en D3 ya que las celdas que la componen tambin se desplazarn con respecto al destino que est una celda ms abajo, y la frmula pasar de ser: =B2*C2 a =B3*C3 Quedando: A 1 B C D

Cantidad Importe Total 20 30 40 200 330

2 Articulo 1 10 3 Articulo 2 11 4 Articulo 3 12

Y si hacemos lo mismo para el artculo 3 tendramos: A 1 B C D

Cantidad Importe Total 20 30 40 200 330 480

2 Articulo 1 10 3 Articulo 2 11 4 Articulo 3 12

Resumiendo: Para que una celda utilizada en una expresin no se desplace al copiar dicha expresin a otro sitio fijaremos cualquiera de sus coordenadas con $, obviamente si queremos que se desplace la dejaremos tal cual. En el siguiente vdeo en formato Windows Media Playero vdeo en formato Flash tenemos el ejemplo anterior completo.

Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

TIPOS DE HOJA DE CLCULO

1. Tipos de hoja de clculo Microsoft office Excel 2007 Vba Excel 2007 Vba Excel 2003 Excel 2002 Vba Excel Star office Open office Eureka Lotus Ventajas y desventajas de hojas de clculo 1 Office Excel 2007 presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de usuario de Office Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2007. Segn el trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una frmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite. 2 Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de clculo significativamente ampliadas Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2007, que admite hojas de clculo que pueden tener un mximo de 1 milln de filas y 16.000 columnas. Adems de una cuadrcula mayor, Office Excel 2007 es compatible con plataformas de multiprocesadores para obtener clculos ms rpidos de hojas de clculo llenas de frmulas. 2. Caractersticas Las hojas de calculo se explica como crear una base de datos utilizando una plantilla que segn sus caractersticas estudia, existen varios tipos de hojas de calculo la mayora de ellas tienen como finalidad registrar en las tablas del programa de gestin de base de datos, como lo hace este. Uso Debido a la versatilidad de las hojas de clculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeas bases de datos, informes, grficos estadsticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila, por ejemplo =B1*C1. Orgenes de las hojas de clculo En 1961 se vislumbr el concepto de una hoja de clculo electrnica en el artculo Budgeting Modelo and Sistem Simulacin de Richard Mattessich. Pardo y

Landau merecen parte del crdito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. nmero 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invencin puramente matemtica. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayud al comienzo de las patentes de software.

CALCULO INTEGRADO
OpenOffice.org (frecuentemente escrito OOo para abreviar) es una suite ofimtica libre (cdigo abierto y distribucin gratuita) que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de clculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos.4 Est disponible para varias plataformas, tales como Microsoft Windows, GNU/Linux, BSD, Solaris y Mac OS X. Soporta numerosos formatos de archivo, incluyendo como predeterminado el formato estndar ISO/IEC OpenDocument (ODF), entre otros formatos comunes, as como tambin soporta ms de 110 idiomas, desde febrero del ao 2010.3 OpenOffice.org tiene como base inicial a StarOffice, una suite ofimtica desarrollada por StarDivision y adquirida por Sun Microsystems en agosto de 1999.5 El desarrollo de la suite est liderado por Oracle Corporation (inicialmente por Sun Microsystems), en colaboracin con otras compaas como Novell, RedHat, RedFlag CH2000, IBM, Google, entre otras hasta octubre de 2010.1 El cdigo fuente de la aplicacin est disponible bajo la Licencia pblica general limitada de GNU (LGPL) versin 3.6 El proyecto y el programa son denominados OpenOffice de forma informal, aunque OpenOffice.org es el nombre oficial completo, ya que la denominacin openoffice es una marca registrada en posesin de otra empresa.7 8 La historia de OpenOffice.org se remonta a 1994, ao en que comenz el desarrollo de la suite ofimtica propietaria StarOffice, creada por la compaa alemana StarDivision; que fue fundada diez aos antes en la ciudad de Luneburgo por Marco Brries. Tiempo despus, en agosto de 1999, StarDivision fue adquirida por Sun Microsystems por un monto de 73,5 millones de dlares.20 La primera versin de StarOffice lanzada por Sun fue la 5.2, que estuvo disponible de forma gratuita en junio de 2000.1 El 19 de julio de 2000, Sun Microsystems anunci que dejaba disponible el cdigo fuente de StarOffice para descarga bajo tanto la Licencia pblica general limitada de GNU (LGPL) como la Sun Industry Standards Source License (SISSL) con la intencin de construir una comunidad de desarrollo de cdigo abierto alrededor de este programa. El nuevo proyecto fue bautizado como OpenOffice.org, y el 13 de octubre de 2000 su cdigo fuente estuvo disponible por primera vez para descarga pblica.21

El trabajo en la versin 2.0 comenz a principios de 2003 con los siguientes objetivos: mejorar la interoperatibilidad con Microsoft Office; mejor rendimiento, con una mejora en la velocidad y un menor uso de memoria; mayores funcionalidades de scripting; mejor integracin, en particular con GNOME; una interfaz con facilidades de bsqueda y uso de base de datos para crear informes, formularios y consultas; una nueva base de datos SQL integrada; una usabilidad mejorada. El 2 de septiembre de 2005, Sun anunci el cambio del tipo de licencia libre, abandonando la SISSL.22 A consecuencia de ello, el Consejo de la Comunidad de OpenOffice.org Community anunci que no continuara la licencia dual en la suite ofimtica, y que las versiones futuras slo usaran la LGPL.23 El 20 de octubre de 2005, OpenOffice.org 2.0 fue lanzado de forma oficial. 24 Sin embargo, ocho semanas despus de dicho lanzamiento, se present la actualizacin OpenOffice.org 2.0.1, que corrige errores menores e introduce nuevas caractersticas. Desde 2005, OpenOffice.org cambi su ciclo de lanzamientos de 18 meses a la presentacin de actualizaciones, mejoras de caractersticas y correcciones de bugs cada tres meses.25En 2008 fue anunciado el comienzo del proyecto Renaissance, que busca crear una nueva interfaz grfica de usuario para la suite.26 El primer objetivo del proyecto es comenzar el cambio de interfaz con Impress, cuya primera versin es incluida en OOo 3.3.27 [editar] Caractersticas [editar] Formatos soportados OpenOffice.org permite importar y exportar documentos en diferentes formatos de archivo. El formato predeterminado para la escritura de documentos es el estndar ISO OpenDocument. Adems es capaz de leer y grabar los formatos de fichero de Microsoft Office. La suite tiene la capacidad de guardar documentos en otros formatos, tales como el formato RTF, TXT, Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML. Adicionalmente puede exportar documentos directamente al formato PDF y exportar presentaciones al formato Adobe Flash (SWF). OpenOffice.org tambin cuenta con la capacidad de importar documentos en modo de slo lectura en los formatos Unified Office Format, Data Interchange Format y los formatos propios de Microsoft Works, WordPerfect, Lotus 1-2-3, entre otros.28 [editar] Plataformas OpenOffice.org est disponible para varios sistemas operativos, incluyendo Windows, Linux, Mac OS, BSD, OpenVMS, OS/2, IRIX, Solaris y OpenSolaris. A su vez puede ejecutarse en diversas arquitecturas, tales como x86, x86-64, SPARC, PowerPC, IA64, entre otras.29

[editar] Diccionarios ortogrficos

OpenOffice.org Writer en Ubuntu. Mediante un asistente o piloto, es posible descargar diccionarios adicionales para muchos idiomas, incluido el espaol. Esta tarea puede realizarse, tambin, manualmente de manera sencilla. Se cuenta con diccionarios de palabras para correccin ortogrfica, de separacin silbica y de sinnimos. Desde marzo de 2006 se utiliza el programa Hunspell. El programa MySpell era el corrector ortogrfico hasta la versin 2.0.2. [editar] Extensiones Desde la versin 2.0.4 de Openoffice.org es sencillo aadir extensiones para agregar otras funcionalidades adicionales.30 La mayora de ellas se encuentran disponibles desde el repositorio de extensiones oficial. 31 Desde la versin 2.3 el programa cuenta con una opcin en Writer que exporta los textos en formato wiki, lo que permite publicarlos en proyectos como Wikipedia.32 Desde la versin 3.2 de la suite est opcin fue convertida en una extensin, siendo opcional su descarga.33 [editar] Seguridad A 9 de septiembre de 2009, el sitio de seguridad Secunia.com informa que hay 0 defectos de seguridad por solucionar.34 [editar] Aplicaciones incluidas Las aplicaciones incluidas en la suite ofimtica OpenOffice.org son las siguientes: [editar] Writer Artculo principal: OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer en KDE.

OpenOffice.org Writer es el procesador de textos de la suite ofimtica. Writer permite exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin software adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como un editor WYSIWYG para crear y editar pginas web.35 [editar] Calc Artculo principal: OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc es una hoja de clculo similar a Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Calc ofrece una serie de caractersticas no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automticamente define serie de grficas, sobre la base de la disposicin de la informacin del usuario. Calc tambin puede exportar hojas de clculo para el formato PDF. Artculo principal: OpenOffice.org Impress

OpenOffice.org Impress es un programa de presentacin similar a Microsoft PowerPoint o Keynote de Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se reproduzca en cualquier computadora con un reproductor de Flash instalado. Tambin incluye la capacidad de crear archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint (ppt). Su formato original es ODP.Base Artculo principal: OpenOffice.org Base

OpenOffice.org Base en KDE. OpenOffice.org Base es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. OpenOffice.org Base permite la creacin y manejo de bases de datos, elaboracin de formularios e informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fcil a los datos. Al igual que Microsoft Access, es capaz de trabajar como un front-end

para diversos sistemas de bases de datos tales como el de Access (JET), fuente de datos ODBC y MySQL/PostgreSQL. Base est disponible desde la versin 2.0. Draw Artculo principal: OpenOffice.org Draw

OpenOffice.org Draw en KDE. OpenOffice.org Draw es un editor de grficos vectoriales y herramienta de diagramacin, similar a Microsoft Visio y comparable en caractersticas a las primeras versiones de CorelDRAW. Ofrece conectores entre las formas, que estn disponibles en una gama de estilos de lnea y facilitan la construccin de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene caractersticas similares a la edicin de software de escritorio como Scribus y Microsoft Publisher. Draw tambin puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estndar SVG. [editar] Math Artculo principal: OpenOffice.org Math

OpenOffice.org Math en KDE. OpenOffice.org Math es una aplicacin diseada para la creacin y edicin de frmulas matemticas. La aplicacin utiliza un lenguaje de marcado para crear las frmulas.36 Dichas frmulas pueden ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados por Writer; permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como objetos OLE.37 Math soporta mltiples fuentes y puede exportar frmulas a los formatos de archivo ODF, PDF o MathML.38

MICROSOFT EXEL INTEGRADO EN MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office Excel 2007 (Parte 1) Microsoft Office Excel 2007 es la ltima versin de la herramienta para Hojas de Clculo de Microsoft. Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes.

Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultneamente con otras personas en lnea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda ms eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos. Su interfaz con respecto a las anteriores versiones de Execl es totalmente distinto. As que en este artculo vamos a comenzar a familiarizarnos con l. Qu es y para qu sirve Excel2007?

Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoce otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, le resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Desde

el

icono

de

Excel

del

escritorio.

Puede iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. LA PANTALLA INICIAL Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento. LAS La barra de ttulo BARRAS

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones: La Banda de Opciones

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de aceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. LIBRO DE TRABAJO Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado. Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

GNUMERIC INTEGRADO EN GNOME OFFICE

Gnumeric es una hoja de clculo libre que forma parte del entorno de escritorio GNOME. Su intencin es convertirse en una alternativa a otras hojas de clculo como Microsoft Excel. Gnumeric es capaz de importar y exportar datos en distintos formatos, lo que lo hace compatible con otros programas como Excel, Applix,Quattro Pro, PlanPerfect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, OpenOffice.org, y Lotus 12-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip. Tambin importa y exporta varios formatos de texto, como tablas HTML o texto separado por comas. Gnumeric se distribuye segn las condiciones de la Licencia Pblica General de GNU. Ha sido portado a MS Windows (Versiones 2000 y superiores). Para noviembre de 2010 la versin disponible para windows es: 1.10.12 El programa Gnumeric en compaa de Abiword y otros programas es a veces llamado Gnome Office y se presenta como una alternativa ligera a suites de oficina como OpenOffice.org o KOffice.
Gnome Office es una suite ofimtica desarrollada por el Proyecto libre GNOME. La componen las siguientes aplicaciones:

AbiWord - Procesador de textos Gnumeric - Hoja de clculo Evince - Visualizador de documentos, soporta PDF Evolution - Servidor de correo electrnico GNOME-DB - Aplicacin gestora de base de datos GIMP - Aplicacin para manipular grficos Inkscape - Aplicacin para dibujo vectorial (Esto devido a que GIMP no soporta dibujo vectorial, ni editar en formatos SVG)

Adems de otras aplicaciones pendientes de aadirse al proyecto como puede ser Magic Point que es un editor de presentaciones o DIApara organizar diagramas. El proyecto Gnome Office es un tanto especial porque adems de las aplicaciones desarrolladas por ellos mismos, como puede ser Gnumeric, hay otras como Gimp

que han sido adoptadas en el proyecto. Aunque todas las que forman Gnome Office tienen un rasgo comn y es que usan las bibliotecas GTK+.

KSPREAD DE KOFFICE
KParts - los bloques de los que se compone KOffice Cada aplicacin de KOffice est diseada para cumplir con unas necesidades muy especficas. Por ejemplo, KSpread es un programa para manipular hojas de datos, mientras que KWord es un programa para el procesamiento de textos. Al centrarse en un rea especfica, cada programa busca el objetivo de la perfeccin en esa rea concreta. Sin embargo, dependiendo de lo que quiera hacer con KOffice, a menudo querr usar la ventaja de la funcionalidad proporcionada por diferentes aplicaciones, pero en el mismo documento. Suponga que est preparando un documento en KWord y quiere ilustrar algn punto usando una tabla. Mientras que KWordproporciona su propia funcionalidad para la insercin de tablas, esto no puede ser suficiente para sus necesidades. Por ejemplo, puede querer usar ciertos formatos de datos monetarios o hacer clculos usando frmulas de una hoja de clculo. Ahora, algn programador de KWord ciertamente podra intentar implementar esta funcionalidad. Sin embargo, KWordnunca sera tan bueno como KSpread en ese campo; y si intent implementar toda la funcionalidad que pudiera necesitar, acabara convirtindose en un cdigo fuente irracionalmente complejo e imposible de mantener. La alternativa a esto es KParts. Su filosofa es simplo: dejar que cada aplicacin haga lo que hace mejor. Documentos compuestos con KParts Con KParts, sus documentos pueden usar toda la funcionalidad ofrecida por las aplicaciones de KOffice. Puede beneficiarse de esto insertando las partes as llamadas en su documento. Cada una de esas partes es esencialmente otro documento, esto es, un documento dentro de un documento. En el ejemplo mencionado arriba, simplemente poda insertar una parte de KSpread dentro de su documento KWord. Entonces, si quiere editar su tabla, KSpread tomara el control en segundo plano. El control se devolvera a KWord cuando terminara de trabajar sobre la tabla y empezara a trabajar en el texto de nuevo. El nico cambio que percibira es que las barras de herramientas y los mens, mientras editara la tabla, reflejaran la funcionalidad de KSpread en lugar de KWord. Esta capacidad para incluir la funcionalidad de una aplicacin en otra se llama empotramiento.

Usando KParts in du documento Si nunca ha trabajado con documentos compuestos, puede encontrarlo confuso al principio. Las siguientes instrucciones paso a paso le muestran que usar KParts es tan fcil como trabajar con una sla aplicacin. Procedimiento 2.1. Insertando una parte KSpread en una aplicacin KWord 1. Inicie KWord. Puede hacerlo desde el panel o tecleando kword en la lnea de comando. 2. Comience un documento nuevo, en blanco. Puede querer teclear algn texto de ejemplo. 3. Seleccione Insertar->Marco de objeto->Hojas de clculo. Se dar cuenta de que el cursor del ratn se ha convertido en una cruz. Esta forma del cursor indica que se supone que tiene que seleccionar un rea. 4. Presione el botn del ratn botn izquierdo donde quiera que est la esquina superior izquierda de su tabla, mantngalo pulsado y arrstrelo a la esquina inferior izquierda. Suelte el botn. Ahora debe aparecer un cuadro de dilogo que le permite insertar en un documento existente o crear uno nuevo. Cree una hoja de trabajo vaca, y ya est hecho. Fcil, no? Debera ver ahora un marco de tabla en su documento de KWord. Ahora, haga doble clic dentro de la tabla para ver lo que ocurre. Se dar cuenta de que:

Sus barras de men y de herramientas han cambiado. Ahora reflejan las de KSpread. Su marco de tabla contiene ahora los elementos de una vista de KSpread, con barras de desplazamiento, una barra de tabulaciones para la seleccin de tablas, etc.

Intente editar la tabla. Ver que no es distinto que usando KSpread. De hecho, est usando KSpread. Ahora haga clic en cualquier lugar de su documento de KWord fuera del rea de la tabla. Las barras de men y herramientas deberan volver a ser las de KWord, los elementos de la vista de KSpread deberan desaparecer. Su tabla permanece y refleja todos los cambios que ha realizado en ella. KParts es fcil de usar. Intente insertar otras partes o incluso partes dentro de partes.

Lotus 1-2-3 Integrado En Lotus Smart Suite.

Lotus 1-2-3 es un clsico programa de planilla u hoja de clculo creado o desarrollado por la empresa Lotus Development Corporation (que sera adquirida por IBM en 1996). Fue la primera killer application (aplicacin matadora o asesina) para la plataforma IBM PC. La inmensa popularidad que logr alcanzar a mediados de la dcada de 1980 contribuy significativamente a afianzar el xito de las PCs dentro del ambiente corporativo y de oficina.1 La corporacin Lotus fue fundada por Mitchell Kapor, un amigo de los desarrolladores de VisiCalc, el primer programa de planilla de clculo de la historia. Lotus 1-2-3 fue originalmente escrito por Jonathan Sachs, quien ya haba escrito el cdigo fuente de dos pequeas aplicaciones de ese tipo mientras trabajaba para la compaa Concentric Data Systems, Inc.2 Para ayudar a ese crecimiento Lotus publicit su producto por televisin en algunos pases, entre ellos en el Reino Unido, siendo una de las primeras empresas desarrolladoras de software en utilizar ese medio de difusin. Las rutinas de grficos fueron escritas en lenguaje Forth por Jeremy Sagan (hijo de prestigioso y ya fallecido astrnomo Carl Sagan), mientras que las referidas a la impresin fueron codificadas por Paul Funk (fundador de Funk Software).[cita requerida] Se lleg a alegar que la versin original del programa haba sido escrita por estudiantes de doctorado de la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard (la Harvard Business School), quienes lo habran vendido a Lotus por 200.000 dlares.[cita requerida] Sea como haya sido, Lotus 1-2-3 fue inicialmente lanzado al mercado el 26 de enero de 1983, y ya en ese mismo ao comenz a superar en ventas a VisiCalc. De hecho, durante ese ao la corporacin Lotus logr ingresos por 53 millones de dlares, los que virtualmente se triplicaron hasta los 156 millones al ao siguiente. Ya para 1985 la compaa alcanzara una cifra de aproximadamente 1.000 empleados3 ,

Elemento Web Hoja de clculo

Corresponde a: Microsoft Office Excel 2003 Imprimir

El elemento Web Hoja de clculo proporciona una forma de crear elementos Web personalizados que se pueden enlazar a orgenes de datos externos como Microsoft SQL Server, Microsoft Business Solutions (Great Plains) o Microsoft Windows SharePoint Services. Cuando un elemento Web Hoja de clculo se enlaza a un origen de datos externo, puede obtener datos de dicho origen de datos mediante el servicio de recuperacin de datos (un servicio Web XML para conectarse y obtener datos que reside en un servidor de Windows SharePoint Services). Tras recuperar los datos, el elemento Web Hoja de clculo muestra los datos consultados asignando sus elementos XML a la cuadrcula de la hoja de clculo. El elemento Web Hoja de clculo tambin puede implementar un conjunto de interfaces de conexin para elementos Web que le permitan interactuar con otros elementos Web que sean compatibles con las interfaces de conexin. Cuando se conectan dos elementos Web, un usuario puede hacer que una accin en uno de ellos afecte al contenido del otro. Por ejemplo, hacer clic en una fila de un elemento Web Pedidos conectado podra filtrar la presentacin de las ventas relacionadas en un elemento Web Ventas de productos.

Archivos y componentes requeridos

Un componente Web Hoja de clculo requiere cinco archivos y componentes auxiliares para ejecutarse:

El ensamblado de elemento Web Hoja de clculo

Es un componente de software que

reside en un sitio de Windows SharePoint Services y proporciona la funcionalidad de servidor para todos los elementos Web Hoja de clculo del sitio. Para que un sitio de Windows SharePoint Services sea compatible con los elementos Web Hoja de clculo, el administrador del sitio debe instalar los elementos y componentes Web de Microsoft Office 2003 en ese sitio. Los elementos y componentes Web de Office 2003 estn disponibles en el Centro de descargas de Office Update. Para implementar la

compatibilidad con los elementos Web Hoja de clculo en el sitio hay que realizar esta instalacin una sola vez.

Un archivo de hoja de clculo XML

Para definir el enlace de datos, la asignacin XML,

el diseo, el formato, las validaciones de datos y los clculos para un elemento Web Hoja de clculo, es necesario un archivo de hoja de clculo XML creado en Microsoft Excel. Si desea crear una hoja de clculo en blanco, puede omitir el archivo de hoja de clculo XML.

Un archivo de especificacin de soluciones

Es un archivo XML que contiene

elementos que definen diversos valores de configuracin, como la ubicacin del archivo Hoja de clculo XML, definiciones declarativas de interfaces de conexin, HTML y secuencias de comandos, la capacidad de obtener los valores de las propiedades de servidor y si los comandos de interfaz de usuario que permiten a los usuarios conectarse a datos, guardar el diseo y editar o eliminar consultas estn ocultos o deshabilitados. Si desea crear una hoja de clculo en blanco, puede omitir el archivo de especificacin de soluciones.

Un archivo de definicin de elemento Web

Es un archivo XML que se guarda con una

extensin de archivo .dwp que especifica el ensamblado de elemento Web Hoja de clculo y la configuracin predeterminada de las propiedades del elemento Web, como Title o Description. Tambin especifica la propiedad SolutionFileLocation, que es la direccin URL del archivo de especificacin de soluciones. El archivo de definicin de elemento Web se utiliza para importar un elemento Web Hoja de clculo en una pgina o un catlogo de elementos Web.

El componente Hoja de clculo

Es un componente ActiveX que debe instalarse en el

equipo de un usuario para ofrecer la funcionalidad de cliente de un elemento Web Hoja de clculo. El componente Hoja de clculo se instala como parte de Office 2003 Web Components (se instala de manera predeterminada con Office 2003). Tambin puede descargar e instalar Office 2003 Web Components por separado de Office 2003, pero los usuarios que abran el elemento Web Hoja de clculo notarn una disminucin de la funcionalidad si no tienen Office 2003 instalado o no tienen acceso a una licencia de software de Office 2003.

Crear e implementar
Puede crear un elemento Web Hoja de clculo simple sin utilizar Excel; para ello, debe agregarlo directamente a una pgina de elementos Web desde la galera de elementos Web de un sitio de Windows SharePoint Services haciendo clic enModificar mi pgina o en Modificar pgina compartida (en funcin de si se est viendo la pgina en Vista personal o en Vista compartida) y haciendo clic despus en Agregar elementos Web. Una vez agregado el elemento Web Hoja de clculo a una pgina de elementos Web, puede hacer clic en Conectar a datos en la franja de herramientas para conectarlo a un origen de datos. Para crear e implementar un elemento Web Hoja de clculo ms complejo debe seguir varios procedimientos antes de utilizar el elemento Web en una pgina de elementos Web:

Cree el archivo de hoja de clculo XML: Utilice el Asistente para la conexin de datos en Excel, especifique un origen de datos y defina los datos que desea obtener y, por tanto, a los que desea enlazar el elemento Web.

Excel asignar los datos importados como una lista de filas repetidas de forma predeterminada; como alternativa, puede usar el panel de tareas Origen XML de Excel para asignar elementos XML a la cuadrcula de la hoja de clculo.

Tambin puede utilizar otros comandos de Excel, aplicar formato a las celdas y definir frmulas o columnas calculadas.

Cuando haya acabado de trabajar en Excel, guarde la definicin de enlace y diseo de datos como un archivo de hoja de clculo XML en una biblioteca de documentos del mismo servidor de Windows SharePoint Services en el que va a utilizar el elemento Web Hoja de clculo.

Cree el archivo de especificacin de soluciones en un editor de texto y gurdelo en una biblioteca de documentos del mismo servidor de Windows SharePoint Services en el que se va a utilizar el elemento Web Hoja de clculo.

Cree el archivo de definicin de elemento Web en un editor de texto y utilcelo para importar el elemento Web Hoja de clculo en una pgina o un catlogo de elementos Web.

Cmo Iniciar la Hoja de Clculo Vamos a ver la forma bsica de arrancar la hoja de Clculo: 1) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio;automticamente se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; busca segn tu configuracin de sistema instalado ya sea Microsoft Excel (si tienes Windows) La Hoja de Clculo (si tienes Linux, u otro sistema operativo, verifica que tenga esta aplicacin), hacer clic sobre l, y se iniciar el programa. Haz clic aqu para que observes los pasos necesarios para llegar hasta el acceso de la hoja de clculo.

La Barra de Herramientas Estndar

L a mayor parte de los botones de Excel en la Barra Estndar, son

verdaderamente estndar. Ver a los mismos botones en otros programas de Microsoft, como por ejemplo en Word. No obstante esto, hay algunas diferencias en la manera en que los botones funcionan, lo que podra causar problemas. Clic en un botn en la imagen de la Barra Estndar de arriba. Aparecer una corta explicacin sobre lo que hace ese botn, en una ventana por separado. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas o puede usar el botn Siguiente, en la nueva ventana, para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones o todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra de Formato

C on la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo

y de sus nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera. Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin puede dar formato solamente a una parte del texto contenido

dentro de la celda (fuente, tamao de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de nmeros, alineamientos y sangras solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo. Clic en un botn en la imagen de la Barra de Formato de arriba. En una ventana separada, aparecer una corta explicacin de que es lo que hace el botn. Puede ir hacia adelante y atrs, entre las ventanas, o puede usar al botn Siguiente en la nueva ventana, para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra Frmula

P ara

ayudar a que la vida siga siendo confusa, el trmino Barra Frmula, es usado tanto para significar toda la barra que se ve debajo de la barra de herramientas Formato, como tambin para el cuadro de texto a la derecha, que exhibe lo que contiene la celda seleccionada.

Los botones en Excel 97/2000 son algo diferentes:

Clic en cada parte de la Barra Frmula de la imagen de arriba. Aparecer en una ventana separada una corta explicacin sobre la funcin de esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o puede usar el botn Siguiente, en la nueva ventana para ir en orden a travs de todos los botones. O

Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.

La Barra de Estado

La Barra de Estado est bastante escondida al fondo de la ventana. Se ve muy vaca la mayor parte del tiempo. Su funcin es de mantenerlo informado sobre que es lo que est sucediendo - y cual es el estado. La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que est sucediendo. Los indicadores de Modo, muestran las caractersticas especiales que han sido activadas. Clic en cada parte de la Barra de Estado de la imagen de arriba. En una ventana separada, aparecer una corta explicacin sobre que es lo que hace esa parte. Puede cambiar hacia adelante y atrs entre las ventanas, o puede usar el botn Siguiente en la nueva ventana para ir en orden a travs de todos los botones. O Puede ver todas las descripciones en una pgina en una ventana nueva.
Barra de ttulo

Varios aspectos de la barra de ttulo pueden modificarse, observando la figura 3.16 se ve que est dividido en cuatro secciones: el cuadro Alineacin del ttulo permite al usuario alinear el texto del ttulo a la derecha, centro o izquierda, debajo est el cuadro Aspecto donde se define el color de fondo de la barra de ttulo. Si se elige la opcin de Pixmap3.6, se activar a la derecha un cuadro donde se puede seleccionar qu imagen de fondo de barra se utiliza cuando la ventana est activa y en segundo plano.

Figura 3.16: Configuracin de la barra de ttulo de las ventanas

Debajo, la opcin Ttulo activo tiene borde con sombra permite darle -en caso de ser activada- un efecto en tres dimensiones a la barra de ttulo. El cuadro siguiente, Accin del ratn, asigna una accin determinada al hacer ``doble-click'' en la barra de ttulo, por defecto la accin seleccionada es plegar la ventana de tal manera que slo se vea la barra de ttulo, haciendo otro ``doble-click'' la ventana se despliega. Por ltimo, el cuadro inferior Animacin del ttulo posee una barra de nivel para configurar la velocidad de animacin de un ttulo cuando es demasiado largo para caber completo en la barra. Cuando esto ocurre, el texto del ttulo comienza a deslizarse de un lado al otro para que el usuario pueda leerlo sin problemas. NOTA: Para mover una ventana de lugar, no es imprescindible tener que posicionar el puntero del mouse en la barra de ttulo, hay veces que la barra no est dentro de los lmites del rea de la pantalla, pero an as se puede mover la ventana presionando mientras se arrastra la ventana desde cualquier sitio dentro de ella, no solo la barra de ttulo.

UNIDAD 2
LIBROS DE TRABAJO Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensin .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensin .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de clculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrir con tres hojas de clculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en la que se desea trabajar. Tambin podemos movernos por las hojas mediante las barras de desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de trabajo. Abrir un nuevo libro: 1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones anteriores. 2. Seleccionar el opcin Nuevo. Abrir un libro existente: 1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones anteriores. 2. Seleccionar el opcin Abrir. 3. Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro dentro de su respectiva ubicacin. 4. Presione el botn Abrir. Guardar un libro: 1. Clic sobre el botn de Microsoft Office en Excel 2007 o menu Archivo para versiones anteriores. 2. Seleccionar el opcin Guardar. 3. Aparecer un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde guardara el libro. 4. Escriba el nombre con el que guardara el libro. 5. Presione el botn de Guardar

TIPOS Y ERRORES DE DATOS Al estar depurando alguna frmula, es posible que obtengamos un resultado de error, es decir, un valor que comienza con un signo #. Esto no siempre es malo (de hecho, puede ser un resultado correcto). Si sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fcilmente. Tngase en cuenta que para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la frmula misma, o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la frmula. En Excel existen siete resultados de error:

#N/A! #REF! #NUM! #NOMBRE? #DIV/0! #VALOR! #NULO! Veamos que significa cada uno de ellos. De esta manera, podremos depurarlo y corregirlo fcilmente. #N/A! Este error se produce cuando una frmula de bsqueda o referencia no encuentra ninguna coincidencia exacta en la correspondiente matriz de bsqueda. Significa que el valor buscado no existe en la matriz de bsqueda. #REF! Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda invlida en la frmula. Por ejemplo, en la frmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #REF! ya que no podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. En esta otra: =DESREF(Hoja1!A1, -1,0,1,1) tambin obtenemos #REF! ya que no hay ninguna fila encima de la celda A1. Siguiendo con esta frmula, si eliminamos la primera fila de la hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la frmula mostrar #REF!, ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1. #NUMERO! Este se produce cuando ingresamos algn valor no numrico como un argumento de funcin que Excel espera que sea argumento numrico (o una referencia a un valor numrico). Otra posibilidad es ingresar un nmero invlido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite 0 1. La frmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el ltimo

argumento #NOMBRE!

de

COINCIDIR

solo

puede

ser

-1,

1.

Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna funcin. Tambin puede surgir cuando utilizamos alguna funcin personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o el complemento correspondiente. Otra situacin que dispara este error es el escribir mal el nombre de algn rango nombrado. La frmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve #NOMBRE! porque la funcin SUMARSI no existe (ms bien est mal escrita. Lo correcto es SUMAR.SI). Finalmente puede suceder tambin que no utilizamos comillas al ingresar un argumento de texto. #DIV/0! Este es fcil. Se produce al hacer una divisin por cero, o bin, por una referencia a un cero. (Cmo corregirlo?) #VALOR! Similar a #NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la funcin, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lgico cuando la funcin requiere un rango, o un nmero cuando la funcin espera texto. #NULO! Este es muy poco frecuente. Una frmula devolver #NULO! cuando la celda de interseccin de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de interseccin es un espacio en blanco. Por tanto, la frmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se intersectan en ningn punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda comn a ambos rangos. A menudo sucede que una celda de error est correctamente escrita pero, al hacer referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cul es la celda exacta que est generando el error, podemos ejecutar (previa seleccin de la celda con error) Herramientas - Auditora de frmulas - Rastrear error. Excel sealar con una lnea roja la celda que est produciendo el error. Otro error comn es cuando la celda aparece llena de smbolos #. Esto se debe a que la celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha invlida. FILAS Y COLUMNAS

Suponga que se quiere volver a establecer el orden de las columnas o dar formato a toda una fila. Necesita seleccionar filas o columnas completas, pero nadie quisiera tener que llegar a los lejanos bordes de una hoja de clculo, para hacer esa clase de seleccin. (Recuerde las 256 columnas y 65,536 filas!) De manera que, cual es la manera fcil? Use los encabezados de las columnas y filas para hacer su seleccin!

COPIAR, MOVER Y ELIMINAR DATOS Copiar y mover Cuando comiences a tener hojas de clculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te encontrars muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podras teclear de nuevo todos esos datos, resulta mucho ms rpido y cmodo utilizar las tcnicas de Mover/Copiar Pegar de Excel. A continuacin puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un esquema del mismo procedimiento: 1. Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso basta con que sites en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso debers seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7). 2. Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Vers que el nico efecto es la aparicin de una lnea discontinua mvil alrededor de los datos seleccionados (paso 2 de la figura 2.7).

Gua Para Publicar Libro Recibe Una Gua De Publicacin Sin Costo Alguno. www.Palibrio.comEnlaces patrocinados Figura 2.7. El procedimiento para Copiar 3. Si vas a copiar los datos en otra hoja de clculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las tcnicas para cambiar de hoja de clculo y de libro de trabajo las veremos ms adelante. 4. Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si ests copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se mover a la nueva posicin en la celda, pero la lnea discontinua mvil seguir alrededor de los datos que vas a copiar.

5. Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarn en la posicin de destino, pero la lnea discontinua mvil permanecer alrededor de los datos originales (paso 3 de la figura 2.7). 6. Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando termines, pulsa Esc para detener la lnea discontinua mvil. En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la nica diferencia en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar (punto 5), los datos aparecern en la ubicacin de destino y desaparecern de la ubicacin original. Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrar un cuadro de dilogo que te permitir escoger de qu manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de dilogo la vers mucho ms clara despus de leer el captulo dedicado a los formatos.

Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo Dar formato a hojas de clculo y datos

Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.

Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuacin, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Formato.

Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rtulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estn girados los mismos grados que el texto.

Agregar bordes, colores y tramas Para distinguir entre los diferentes tipos de informacin de una hoja de clculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Formatos de nmero Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el nmero. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

Formato de nmero General El formato de nmero General es el formato predeterminado. En la mayora de los casos, los nmeros a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica para nmeros grandes.

Formatos de nmero integrados Excel contiene numerosos formatos de nmero integrados. Para obtener una lista

de ellos, haga clic en Celdas en el men Formato y despus en la ficha Nmero. La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros telefnicos. Las opciones de cada categora aparecen a la derecha de la lista Categora. Los formatos aparecen en categoras a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fraccin, Cientfica y Texto.

Formato de celdas y listas Aplicar un autoformato a un rango o una lista: Para aplicar formato a toda una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) u otro rango que tenga elementos distintos, por ejemplo, rtulos de columna y fila, totales generales y datos de detalle, puede aplicar un autoformato. Este diseo utiliza formatos distintos para los diversos elementos del rango o de la lista.

Crear y aplicar un estilo Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar seguro de que las celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un estilo (estilo: combinacin de caractersticas de formato, como fuente, tamao de fuente y sangra, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) a las celdas. Microsoft Excel incluye estilos que puede utilizar para aplicar formato a los nmeros como monedas, porcentajes o con puntos para separar los millares. Puede crear estilos propios para aplicar una fuente y un tamao de fuente, formatos de nmeros, bordes de celdas y sombreado, as como para proteger las celdas de cambios. Si los datos estn en un esquema, puede aplicar un estilo a cada nivel del esquema.

Copiar formatos de una celda o un rango a otro: Si ya ha aplicado formato a algunas celdas de una hoja de clculo, puede utilizar el botn Copiar formato para copiar el formato en otras celdas.

Extender automticamente formatos: Cuando esta opcin est activada, el formato se extiende automticamente al introducir filas al final de un rango al que ya ha aplicado formato. Puede activar o desactivar el formato automtico.

Aplicar formato a celdas basndose en condiciones especficas Puede supervisar los resultados de las frmulas u otros valores de celdas mediante la aplicacin de formatos condicionales (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automticamente a las celdas si la condicin que se especifica es cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que las previsiones.

Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condicin especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda pero deja aplicada la condicin de modo que se aplique de nuevo el formato cuando la condicin se cumpla.

INSERTAR, MOVER Y COPIAR HOJAS DE CALCULO Insertar o eliminar hojas de clculo Corresponde a: Microsoft Excel 2010 Imprimir

Mostrar todo De manera predeterminada, Microsoft Office Excel proporciona tres hojas de clculo en un libro, pero se pueden insertar ms hojas de clculo (y otros tipos de hojas, como hojas de grficos, hojas de macros u hojas de dilogo) o eliminarlas, segn sea necesario. Tambin se puede cambiar el nmero de hojas de clculo que aparece de manera predeterminada en un libro nuevo.

Si tiene acceso a una plantilla de hoja de clculo que cre o una que est disponible en Office Online, puede basar otra hoja de clculo en esa plantilla. El nombre (o ttulo) de una hoja de clculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre ms adecuado a cualquier hoja de clculo. NOTA Las fichas de hojas se muestran de forma predeterminada pero, si no las ve, compruebe que la casilla de verificacin Mostrar fichas de hojas est activada en la categora Avanzadas del cuadro de dilogo Opciones de Excel (Archivo , Opciones de Excel).

Qu desea hacer?

Insertar una nueva hoja de clculo Insertar varias hojas de clculo a la vez Cambiar el nmero predeterminado de hojas de clculo en un libro nuevo Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada Cambiar el nombre de una hoja de clculo Eliminar una o ms hojas de clculo Insertar una nueva hoja de clculo Para insertar una hoja de clculo nueva, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para insertar rpidamente una hoja de clculo nueva al final de las hojas de clculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar otra hoja de clculo delante de una existente, seleccione esta hoja de clculo y luego, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas , haga clic en Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar hoja.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la pestaa de una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. NOTA Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haga clic en la pestaa de la hoja de clculo que desea mover y, a continuacin, arrstrela a la ubicacin deseada. VOLVER AL PRINCIPIO Insertar varias hojas de clculo a la vez 1. Mantenga presionada la tecla MAYS y, a continuacin, seleccione un nmero de fichas de hoja existentes equivalente al nmero de hojas de clculo que desee insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de clculo nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de clculo existentes. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en las pestaas de hoja seleccionadas y, a continuacin, hacer clic en Insertar. En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Para cambiar el orden de las hojas de clculo en un libro, haga clic en la pestaa de la hoja de clculo que desea mover y, a continuacin, arrstrela a la ubicacin deseada. VOLVER AL PRINCIPIO Cambiar el nmero predeterminado de hojas de clculo en un libro nuevo 1. Haga clic en la pestaa Archivo. Qu es y dnde est el botn Microsoft Backstage?

2. En Excel, haga clic en Opciones. 3. En la categora General, bajo Al crear nuevos libros, en el cuadro Incluir este nmero de hojas, escriba el nmero de hojas que desea incluir de forma predeterminada al crear un libro nuevo. 4. Haga clic en cualquier otra pestaa para volver a su archivo. VOLVER AL PRINCIPIO Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada 1. Si es necesario, cree la plantilla de hoja de clculo en la que desea basar una nueva hoja de clculo. Cmo crear una plantilla de hoja de clculo 2. Haga clic con el botn secundario en la pestaa de hoja de una hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Insertar. 3. Haga doble clic en la plantilla del tipo de hoja que desea utilizar. VOLVER AL PRINCIPIO

MODIFICAR NOMBRE, ELIMINAR HOJAS DE CLCULO Y CELDAS Cambiar el nombre de una hoja de clculo 1. En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario en la pestaa de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar el nombre de la hoja.

2. Seleccione el nombre actual y, a continuacin, escriba el nombre nuevo. SUGERENCIA Al imprimir la hoja de clculo, se puede incluir el nombre de la misma. Cmo imprimir nombres de hoja

VOLVER AL PRINCIPIO Eliminar una o ms hojas de clculo 1. Seleccione la hoja o las hojas de clculo que desea eliminar. Cmo seleccionar hojas de clculo PARA SELECCIONAR HAGA LO SIGUIENTE

Una hoja individual Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de etiquetas para que se muestre la etiqueta y, a continuacin, haga clic en ella.

Dos o ms hojasHaga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga adyacentes presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la etiqueta de la ltima hoja que desea seleccionar. Dos o ms hojas noHaga clic en la etiqueta de la primera hoja. Despus, mantenga adyacentes presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las etiquetas de las otras hojas que desea seleccionar. Todas las hojas deHaga clic con el botn secundario en una etiqueta y, a un libro continuacin, haga clic en el comando Seleccionar todas las hojas del men contextual. 2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, a continuacin, en Eliminar hoja.

SUGERENCIA Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la pestaa de hoja de una hoja de clculo o en la pestaa de hoja de cualquiera de las hojas de clculo seleccionadas que desee eliminar y, a continuacin, hacer clic en Eliminar hoja.

CREAR GRAFICOS Crear un grfico bsico En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras, puede representar grficamente datos que estn organizados en filas o columnas en una hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica. 1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar los datos en el grfico. Algunos tipos de grfico (como el grfico circular o el grfico de burbujas) requieren una disposicin de datos especfica, segn se describe en la tabla siguiente. PARA ESTE ORGANICE LOS DATOS TIPO DE GRFICO Grfico deEn columnas o filas, de la siguiente manera: columnas, barras, lneas, rea, LOREM IPSUM superficie o radial 1 2 3 O: 4

LOREM Ipsum

1 2

3 4

Grfico circular oSi hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y de anillos una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A B C O: A 1 B 2 C 3 1 2 3

Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A B C O: A 1 4 B 2 5 C 3 6 1 3 5 2 4 6

Grfico de burbujasEn columnas, con los valores para el eje X en la primera o XY (decolumna y los correspondientes valores para el eje Y y los dispersin) tamaos de burbuja en las columnas adyacentes, de la siguiente

manera: X 1 4 Grfico cotizaciones Y 2 5 TAMAO DE LA BURBUJA 3 6

deEn columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores mximos, valores mnimos y valores de cierre Como: FECHA MXIMO MNIMO 42 CIERRE 44,063

1/1/2002 46,125 O: FECHA 1/1/2002

Mximo 46,125 Mnimo Cierre 42 44,063

2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico. SUGERENCIA Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente en un grfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un grfico no estn en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la seleccin forme un rectngulo. Tambin puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el grfico. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas PARA SELECCIONAR HAGA LO SIGUIENTE

Una nica celda

Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin. Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin.

Un rango de celdas

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible. Todas las celdas de unaHaga clic en el botn Seleccionar todo. hoja de clculo

Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo. NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo. Celdas no adyacentes oSeleccione la primera celda o rango de celdas y, a rangos de celdas continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos. Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez. NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o

rango de celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin. Una fila o una columna Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Encabezado de fila Encabezado de columna. Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna. Filas o adyacentes columnasArrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. noHaga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin.

Filas o columnas adyacentes

La primera o la ltima celdaSeleccione una celda en la fila o columna y, a de una fila o columna continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

La primera o la ltima fila dePresione CTRL+INICIO para seleccionar la primera una hoja de clculo o decelda de una hoja de clculo o de una lista de Excel. una tabla de Microsoft Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de Office Excel una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato. Las celdas hasta la ltimaSeleccione la primera celda y despus presione celda utilizada de una hojaCTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de de clculo (esquina inferiorceldas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de derecha) clculo (esquina inferior derecha). Las celdas hasta el principioSeleccione la primera celda y, a continuacin, presione de la hoja de clculo CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo. Ms o menos celdas que laMantenga presionada la tecla MAYS mientras hace seleccin activa clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin. 3. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desea utilizar. Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en un tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en Todos los tipos de grfico para mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico; por ltimo, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos y subtipos de grficos disponibles y haga clic en los que desea utilizar.

SUGERENCIA Cuando site el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de grfico, aparecer la informacin en pantalla con el nombre del tipo de grfico. Para obtener ms informacin sobre los tipos de grfico que puede usar, vea Tipos de grficos disponibles.

4. De forma predeterminada, el grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado. Si desea colocar el grfico en una hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin mediante el procedimiento siguiente. 1. Haga clic en el grfico incrustado para seleccionarlo. De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las fichas Diseo, Presentacin y Formato. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grfico.

3. En Seleccione dnde desea colocar el grfico, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar el grfico en una hoja de grfico, haga clic en Hoja nueva. SUGERENCIA Si desea reemplazar el nombre sugerido para el grfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.
Para

mostrar el grfico como un grfico incrustado en una hoja de clculo, haga clic en Objeto en y, a continuacin, haga clic en una hoja de clculo en el cuadro Objeto en.

1. Excel asigna automticamente un nombre al grfico, por ejemplo Grfico1 si es el primer grfico que haya creado en la hoja de clculo. Para cambiar el nombre del grfico, haga lo siguiente: 1. Haga clic en el grfico. 2. En la ficha Presentacin, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de grfico. SUGERENCIA Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo. 3. Escriba un nuevo nombre. 4. Presione ENTRAR. NOTAS

Para crear rpidamente un grfico basado en el tipo de grfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el grfico y, a continuacin, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el grfico se muestra como un grfico incrustado. Al presionar F11, el grfico aparece en una hoja de grfico independiente. Cuando se crea un grfico, Microsoft Office Excel determina la orientacin de la serie de datos segn la cantidad de filas y columnas de la hoja de clculo incluidas en el grfico. No obstante, despus de crear un grfico, puede cambiar la forma en que se trazan las filas y columnas de la hoja de clculo en el grfico cambiando las filas a columnas o viceversa. Para obtener ms informacin, vea Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de clculo. Despus de crear un grfico, puede cambiar rpidamente el tipo del grfico o el grfico en su totalidad, para darle otra apariencia, o puede seleccionar otro tipo de grfico para cualquiera de las series de datos por separado, con lo que el grfico se convertir en un grfico combinado. Para obtener ms informacin, vea Cambiar el tipo de grfico un grfico existente. Cuando ya no necesite un grfico, puede eliminarlo. Haga clic en el grfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR

TIPOS DE GRAFICOS (DIFERENCIAS, USOS). Ejemplo

Descripcion Barras / Columnas Este gafico sirve para comparar datos entre diferentes segmentos (sectores, empresas, periodos de tiempo...). Lineas Ayudan a ver la evolucion de los datos. Por lo general se usan para mostrar un mismo tipo de dato y su evolucion (valor de la accion y el tiempo, numero de ventas y precio). Tartas Aqui podemos ver la contribucion de cada parte a un total. Este grafico se puede utilizar de forma creativa comparando el tamao de las tartas entre si y el contenido de las mismas.

Radar En el radar podemos ver la superficie creada por varias variables y asi poder comparar entidades (dos productos que presentan varias caracteristicas pueden ser comparados en su totalidad usando esta grafica). Stocks Aqui se representan datos con 4 variables (tiempo, maximo, minimo y cierre). Burbujas Aqui el grid (lineas de division del eje) suele ser una variable por si misma, haciendo que la disposicion de las burbujas represente otras variables junto al propio tamao de la burbuja. Este tipo de graficas permite concentrar mucha informacion en poco espacio. Superficies Este grafico se suele usar para ver la evolucion de un dato sujeto a 3 variables. Por ejemplo la dureza de un material dependiendo de la temperatura, densidad y volumen.

Es importante dominar la presentacion para mostrar un mensaje facil de entender. El no ofrecer una conclusion clara hacen que las graficas pierdan su fuerza en nuestra comunicacion.

3. Usando excel se pueden obtener graficos decentes (pero hay que modificar lo que nos sale por defecto).

Un grafico presentado en excel suele tener un aspecto similar a esto.

El uso del 3d. El 3d le puede dar un aspecto mas molon a los graficos, pero hace que la informacion sea dificil de leer y cueste extraer las diferencias. Graficos en 3d tienen usos muy limitados (solo en el ejemplo de superficies estan recomendados). Mejor utilizar graficos en 2d. El mensaje quedara mas claro y facil de entender. El fondo, el "grid" y demas lineas. Para que los graficos brillen lo mejor es disponer de un fondo y un grid de color suave (blanco o grises). Las lineas que contornean al grafico lo mejor es eliminarlas para evitar aadir elementos superflueos al grafico. Un truco para simplificar el fondo es poner el grid de color blanco sobre el grafico de tal forma que solo sea visible cuando lo toca dejando el resto del fondo blanco. Colores. Sobre los colores a usar en la grafica, lo mejor es experimentar un poco hasta encontrar el contraste necesario. En algunos casos colores diferentes son adecuados, el mismo color pero con diferentes valores tambien puede ayudar. Evitar demasiado contraste o vibracion (rojo y verde, rojo y azul...) hara que la grafica sea facil de leer. Ver ejemplos.

Espesor. Edward Tufte tiene una regla sobre la relacion entre la cantidad de tinta empleada y la informacion mostrada. Esta regla hace referencia a que en muchos casos, se emplea mucha tinta para mostrar poca informacion haciendo las barras espesas, usando degradados, colores solidos en el fondo, etc... Se debe tender a minimizar el uso de tinta por dato mostrado, empleando barras mas finas, eliminado los elementos del fondo, etc... El objetivo que se alcanza es el de optimizar la presentacion para una lectura mas clara y sencilla.

GRFICOS MLTIPLES

Por ejemplo, se tienen comparaciones para observar las ventas de publicaciones en tres meses. Seguir los mismos pasos que creando un grfico simple, tal como se mostr anteriormente. 1.- Seleccionar los datos a grficar. 2.- Hacer click en el botn de la barra de herramientas o hacer click en el men Insertar y elegir la opcin Grfico...

A continuacin para grficos.

aparecer

la

ventana

del

paso1

de

del

asistente

3.- Elegir el Tipo y subtipo de grfico, y hacer click en el botn Siguiente. Luego, aparece la ventana paso 2 de 4 4.- Elegir la serie que desea ya sea por filas o por columnas y hacer click en el botn siguiente.

A continuacin ventana 3 de 4.

aparecer

la

5.- Escribir el ttulo de la grfica, del eje X y del eje Y. Hacer click en Siguiente.

Finalmente, aparecer la ventana paso 4de 4.

6.- Hacer click en la opcin deseada: si se desea que est como un objeto de un libro o como un libro. Luego hacer click en Terminar. La grfica aparecer en unos instantes.

Mostrar todo

CREACION DE UN DIAGRAMA

Hay muchas formas de crear un diagrama de Gantt. La ms fcil es utilizar Microsoft Project, un programa para planear tareas que facilita el seguimiento y la generacin de los grficos de las escalas de tiempo de los proyectos correspondientes. Otra opcin es utilizar Microsoft Excel 2002. Excel no contiene un formato de diagrama de Gantt integrado, pero puede crear un diagrama de Gantt en Excel personalizando un tipo de grfico de barras apiladas. En este artculo se muestra cmo crear un diagrama de Gantt como el que aparece a continuacin.

1. Escriba los datos de ejemplo A 1 B C D

Fecha de inicioFinalizadaRestante 205 200 140 44 0 10 120 200 345 380

2 Tarea 108/01/2000 3 Tarea 210/15/2000 4 Tarea 312/15/2000 5 Tarea 402/06/01 6 Tarea 505/06/01

Despus de completar los pasos anteriores, debera tener un grfico de aspecto similar al del ejemplo. Puede tener que cambiar el tamao del grfico con el mouse (ratn) para ver todos los rtulos existentes en el grfico. Puede agregar formato adicional segn sea necesario. COMO ALMACENAR LOS GRAFICOS

1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones. 2. Haga clic en la ficha General y, a continuacin, haga clic en Opciones Web. 3. Haga clic en la ficha Exploradores.

4. En Opciones, active la casilla de verificacin Permitir PNG como formato de grficos. NOTA Antes de guardar el archivo con formato .png, el administrador del sistema puede confirmarle si el explorador Web es compatible con el formato .png. DAR FORMATO AL GRAFICO Agregar un cuadro de texto a un grfico Artculo Mostrar todo Ocultar todo Para agregar texto a un grfico que est separado del texto en los ttulos (ttulos de grficos: texto descriptivo que se alinea... Cambiar el diseo o el estilo de un grfico Artculo Mostrar todo Ocultar todo Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos... Cambiar el formato de los elementos del grfico Artculo Cambie el formato de elementos del grfico individuales, como el rea del grfico, el rea de trazado, la serie de datos, los ejes, los ttulos, las etiquetas... Usar una imagen en un grfico Artculo Mostrar todo Ocultar todo Puede mejorar un grfico insertando una imagen (por ejemplo, el logotipo de la empresa) en el rea del grfico (rea de grfico... Variar los colores de marcadores de datos de la misma serie en un grfico Artculo Establezca diversos colores de marcadores de datos (barras, columnas, lneas, sectores circulares y de anillo, puntos y otras formas) automticamente en... Vincular un cuadro de texto, una etiqueta o un ttulo de grfico a una celda de una hoja de clculo Artculo Mostrar todo Ocultar todo Si desea actualizar fcilmente un cuadro de texto, una etiqueta o un ttulo (ttulos de grficos: texto descriptivo que se alinea... Introducir Frmulas y Funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7 +B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.

Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. Si quieres conocer ms sobre los operadores ms utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro bsico . MATEMATICAS Las matemticas o la matemtica (del lat. mathematca, y este del gr. , derivado de , conocimiento) es una ciencia que, partiendo de axiomas y siguiendo el razonamiento lgico, estudia las propiedades y relaciones cuantitativas entre los entes abstractos (nmeros, figuras geomtricas, smbolos).2 Mediante las matemticas conocemos las cantidades, las estructuras, el espacio y los cambios. Los matemticos buscan patrones,3 4 formulan nuevas conjeturas e intentan alcanzar la verdad matemtica mediante rigurosas deducciones. stas les permiten establecer los axiomas y las definiciones apropiados para dicho fin.5 Existe cierto debate acerca de si los objetos matemticos, como los nmeros y puntos, realmente existen o si provienen de la imaginacin humana. El matemtico Benjamin Peirce defini las matemticas como "la ciencia que seala las conclusiones necesarias".6 Por otro lado, Albert Einstein declar que "cuando las leyes de la matemtica se refieren a la realidad, no son ciertas; cuando son ciertas, no se refieren a la realidad".7 Mediante la abstraccin y el uso de la lgica en el razonamiento, las matemticas han evolucionado basndose en las cuentas, el clculo y las mediciones, junto con el estudio sistemtico de la forma y el movimiento de los objetos fsicos. Las matemticas, desde sus comienzos, han tenido un fin prctico (vase: Historia de la matemtica). Las explicaciones que se apoyaban en la lgica aparecieron por primera vez con la matemtica helnica, especialmente con los Elementos de Euclides. Las matemticas siguieron desarrollndose, con continuas interrupciones, hasta que en el Renacimiento las innovaciones matemticas interactuaron con los nuevos descubrimientos cientficos. Como consecuencia, hubo una aceleracin en la investigacin que contina hasta la actualidad. Hoy en da, las matemticas se usan en todo el mundo como una herramienta esencial en muchos campos, entre los que se encuentran las ciencias naturales, la ingeniera, la medicina y las ciencias sociales, e incluso disciplinas que, aparentemente, no estn vinculadas con ella, como la msica (por ejemplo, en cuestiones de resonancia armnica). Las matemticas aplicadas, rama de las matemticas destinada a la aplicacin de los conocimientos matemticos a otros mbitos, inspiran y hacen uso de los nuevos descubrimientos matemticos y, en ocasiones, conducen al desarrollo de nuevas disciplinas. Los matemticos tambin participan en las matemticas puras, sin tener en cuenta la aplicacin de esta ciencia, aunque las aplicaciones prcticas de las matemticas puras suelen ser descubiertas con el paso del tiempo.

ESTADISTICA La estadstica es una ciencia que estudia la recoleccin, anlisis e interpretacin de datos, ya sea para ayudar en la toma de decisiones o para explicar condiciones regulares o irregulares de algn fenmeno o estudio aplicado, de ocurrencia en forma aleatoria o condicional. Sin embargo estadstica es ms que eso, en otras palabras es el vehculo que permite llevar a cabo el proceso relacionado con la investigacin cientfica.

Distribucin normal. Es transversal a una amplia variedad de disciplinas, desde la fsica hasta las ciencias sociales, desde las ciencias de la salud hasta el control de calidad. Se usa para la toma de decisiones en reas de negocios o instituciones gubernamentales. La estadstica se divide en dos grandes reas:

La estadstica descriptiva, se dedica a los mtodos de recoleccin, descripcin, visualizacin y resumen de datos originados a partir de los fenmenos de estudio. Los datos pueden ser resumidos numrica o grficamente. Ejemplos bsicos de parmetros estadsticos son: la media y la desviacin estndar. Algunos ejemplos grficos son: histograma, pirmide poblacional, clsters, entre otros.

La estadstica inferencial, se dedica a la generacin de los modelos, inferencias y predicciones asociadas a los fenmenos en cuestin teniendo en cuenta la aleatoriedad de las observaciones. Se usa para modelar patrones en los datos y extraer inferencias acerca de la poblacin bajo estudio. Estas inferencias pueden tomar la forma de respuestas a preguntas si/no (prueba de hiptesis), estimaciones de caractersticas numricas (estimacin), pronsticos de futuras observaciones, descripciones de asociacin (correlacin) o modelamiento de relaciones entre variables (anlisis de regresin). Otras tcnicas de modelamiento incluyen anova, series de tiempo y minera de datos.

Ambas ramas (descriptiva e inferencial) comprenden la estadstica aplicada. Hay tambin una disciplina llamada estadstica matemtica, la que se refiere a las bases tericas de la materia. La palabra estadsticas tambin se refiere al resultado de aplicar un algoritmo estadstico a un conjunto de datos, como en estadsticas econmicas, estadsticas criminales, entre otros.

LOGICAS Funcin FALSO Artculo Devuelve el valor lgico FALSO. Sintaxis FALSO ( ) Observacin Tambin puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de clculo o en la frmula... Funcin NO Artculo Mostrar todo Ocultar todo Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especfico. Sintaxis... Funcin O Artculo Mostrar todo Ocultar todo Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O (... Funcin SI Artculo Mostrar todo Ocultar todo Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar...

Funcin SI.ERROR Artculo Mostrar todo Ocultar todo Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula... Funcin VERDADERO Artculo Devuelve el valor lgico VERDADERO. Sintaxis VERDADERO ( ) Observacin El valor VERDADERO puede especificarse directamente en las celdas y frmulas sin... Funcin Y Artculo Mostrar todo Ocultar todo En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin (funcin: frmula ya escrita que toma un valor... Funciones lgicas Artculo Funcin Descripcin Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO FALSO Devuelve el valor lgico FALSO SI Especifica una prueba lgica que...

TEXTO Un texto es una composicin de signos codificado en un sistema de escritura (como un alfabeto) que forma una unidad de sentido. Su tamao puede ser variable. Tambin es texto una composicin de caracteres imprimibles (con grafema) generados por un algoritmo de cifrado que, aunque no tienen sentido para cualquier persona, si puede ser descifrado por su destinatario original.

Detalle de texto en ingls. En otras palabras un texto es un entramado de signos con una intencin comunicativa que adquiere sentido en determinado contexto. De los textos se pueden extraer ideas esenciales, a las que llamaremos "macroproposicin". Tambin es un conjunto de oraciones agrupadas en prrafos que habla de un tema determinado. Cmo extraer de un texto una idea esencial? Hay varios pasos: 1. Leer atentamente el prrafo. 2. Identificar "ncleos" (lo importante del prrafo) y escribirlos en forma de oracin simple. 3. Identificar la informacin adicional . 4. Relacionar esos ncleos a travs de una oracin compleja unida por uno o varios conectivos

UNIDAD 3
Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar el men Formato. 3 Elegir la opcin Celdas... 4 Hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones: NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de Bordes. http://www.aulaclic.es/excel2000/t_6_1.htm CMO AADIR BORDES Y SOMBREADO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS TABLAS Y BORDES. El primer paso para aadir bordes o sombreado es hacer la seleccin apropiada. Para aplicar bordes o sombreado fuera de una tabla, puede hacer lo siguiente: Para aadir bordes o sombreado a bloques de caracteres, seleccione los caracteres sin incluir la marca de prrafo al final del prrafo. Para aadir bordes o sombreado a uno o ms prrafo, seleccione los prrafos. Para aadir bordes o sombreado a un solo prrafo, incluya la marca del prrafo en la seleccin o simplemente el punto de insercin en cualquier lugar dentro del prrafo sin seleccionar texto.

 Para aadir bordes o sombreado a celdas de tabla, seleccione una o ms celdas. Para dar formato a una sola celda, basta con situar el punto de insercin dentro de la celda sin seleccionar ningn texto. Para aadir bordes a la seleccin, haga lo siguiente: 1. Seleccione el estilo deseado, el grosor y el color del borde y bordes que quiere aadir, de las herramientas Estilo de lnea, Grosor de la lnea y Color del borde de la barra de herramientas Tablas y bordes. 2. Pulse la flecha abajo junto al botn Bordes, y de la paleta que muestra Word, pulse el botn que corresponde al borde o combinacin de bordes que quiere aplicar. Al situar el punto sobre algn botn de la paleta, Word muestra una informacin describiendo el borde que se aplicar (Borde superior, Borde inferior, Borde izquierdo). Al pulsar el botn, Word aplicar inmediatamente el borde o bordes a la seleccin. Para quitar un borde, simplemente pulse el mismo botn de la paleta Bordes que utiliz para aplicar el borde, en caso de que el estilo, grosor y colores originales sigan seleccionados en la barra de herramientas. Para quitar todos los bordes, pulse el botn Sin borde. Para aplicar sombreado a un prrafo o celdas de tabla seleccionadas, pulse la flecha abajo junto al botn Color de sombreado de la barra de herramientas Tablas y bordes y despus seleccione el color de sombreado deseado de la paleta. Para quitar el sombreado, seleccione el elemento Ninguno de la parte superior de la paleta. Consejo. Cmo dibujar una tabla sin bordes. Para dibujar una tabla sin bordes, seleccione Sin borde del cuadro de lista Estilo de lnea antes de pulsar el botn Dibujar lnea y dibujar la nueva tabla. CMO AADIR BORDES Y SOMBREADO UTILIZANDO EL CUADRO DE DILOGO BORDES Y SOMBREADO. El cuadro de dilogo Bordes y sombreado no es tan fcil de usar como la barra de herramientas Tablas y bordes, pero ofrece las siguientes opciones adicionales:

Permite crear bordes con un efecto sombra o 3D. Permite especificar la distancia entre los bordes y el texto.

Permite aplicar un diseo de sombreado adems de un color de sombreado de fondo. Permite poner un borde alrededor de todas las pginas de un documento. Para aadir bordes o sombreado a prrafos o tablas, se debe hacer primero la seleccin apropiada. Para aplicar bordes y sombreado fuera de una tabla, se debe seguir una de las siguientes opciones:

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Para aadir bordes o sombreado a un bloque de caracteres, se seleccionan los caracteres sin incluir la marca de prrafo al final del prrafo. Para aadir bordes o sombreado a uno o ms prrafos enteros, se seleccionan los prrafos. Para aadir bordes o sombreado a un solo prrafo, se incluye la marca de prrafo en la seleccin o se sita simplemente el punto de insercin en cualquier lugar del prrafo sin seleccionar texto. Para aplicar uno o ms bordes a la seleccin, proceda del siguiente modo: 1. Abra el cuadro de dilogo Bordes y sombreado eligiendo la orden Bordes y sombreado del men Formato. 2. Pulse sobre la ficha Bordes.

3. En las listas Estilo, Color y Ancho, elija las propiedades del borde o bordes que quiera aplicar. 4. Pulse sobre uno de los elementos del rea Valor para especificar el aspecto y colocacin bsicos del borde o bordes. 5. Si lo desea, puede aadir o quitar bordes especficos pulsando los botones apropiados del rea Vista previa. Si quiere modificar las propiedades de un borde en particular, haga las selecciones apropiadas en las listas Estilo, Color y Ancho justo antes de pulsar el botn para aadir el borde.

6. Si ha seleccionado prrafos, puede modificar el espacio libre entre los bordes y el texto pulsando el botn Opciones y ajustando, en el cuadro de dilogo Opciones de borde y sombreado, las medidas del rea Desde el texto. 7. Puede elegir un elemento de la lista Aplicar a para modificar la seccin del documento que recibe los bordes. 8. Cuando los bordes de muestra que aparecen en el rea Vista previa tengan el aspecto deseado, pulse el botn Aceptar. Para aplicar sombreado a una seleccin, haga lo siguiente: 1. Abra el cuadro de dilogo Bordes y sombreado y pulse sobre la ficha Sombreado. 2. Seleccione el color de sombreado de fondo en la paleta del rea Relleno situada en la esquina superior izquierda del cuadro de dilogo. 3. Seleccione un diseo de sombreado de la lista Estilo, o seleccione Claro si no quiere ningn diseo. 4. Si ha seleccionado un elemento distinto de Claro en la lista Estilo, seleccione el color del diseo de sombreado en la lista Color. CMO AADIR BORDES DE PGINA. Para dar a los documentos un aspecto decorativo o pulido, se puede hacer que Word dibuje bordes alrededor de las pginas del documento. Para aadir bordes de pgina haga lo siguiente: 1. Elija Bordes y sombreado en el men Formato para abrir el cuadro de dilogo Bordes y sombreado y pulse la ficha Borde de pgina. 2. Utilizando las tcnicas descritas en la seccin anterior para aplicar bordes a caracteres, prrafos y tablas, elija las distintas opciones hasta que los bordes de muestra del rea Vista previa tengan el aspecto deseado. 3. En vez de aplicar un borde de pgina formado por lneas, puede crear un borde ms artstico. Word ofrece una gran variedad de imgenes y diseos distintos. 4. Puede pulsar el botn Opciones para elegir distintas opciones adicionales que no estn disponibles para aplicar bordes a caracteres, prrafos y tablas.

5. Cuando el borde muestra del rea Vista previa tenga el aspecto deseado, pulse el botn Aceptar. http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-word-97/como-anadir-bordessombreado

Puede insertar datos de Microsoft Office Excel en Microsoft Office Project como un objeto vinculado que se actualizar dinmicamente a medida que se realicen cambios en el archivo de origen. Tambin puede incrustar los datos de modo que sean independientes del archivo original. 1. En Excel, seleccione los datos (como campos, celdas, registros o filas) que desee vincular o incrustar y haga clic en Copiar . 2. En el men Ver, haga clic en la vista que desee. Para utilizar una vista que no est en el men Ver, haga clic en Ms vistas, haga clic en la vista que desee utilizar en la lista Vistas y, a continuacin, haga clic en Aplicar. 3. Seleccione la ubicacin en la que desea insertar los datos. 4. En el men Edicin, haga clic en Pegado especial. 5. Siga uno de estos procedimientos: Para incrustar los datos de forma independiente, sin establecer un vnculo al documento de origen, haga clic en Pegar. Para vincular los datos insertados a los datos del documento de origen, haga clic en Pegar vnculo. 6. En Como, haga clic en Datos de texto.

7. 8. 10 de marzo de 2009 9. Pegado especial valores - Revisited 10. Copiar un rango de celdas y pegar nicamente los valores de las mismas es una operacin un tanto frecuente. Normalmente, lo hacemos copiando el rango de celdas, seleccionando la

celda de destino y dando clic derecho - Pegado especial... Valores:

Otra opcin es copiar el rango, clic en la lista desplegable del botn pegar, Valores:

La

forma

ms

rpida,

para

mi

gusto,

es

la

siguiente:

Seleccionamos el rango a copiar, y luego lo arrastramos a su nueva ubicacin con el ratn, pero utilizando el botn derecho del mismo. Al soltar este botn, aparecer un men desplegable. Damos clic en la opcin Pegar aqu solo como valores.

Si queremos convertir un rango a valores (es decir, pegar como valores pero en la misma ubicacin), arrastramos el rango (con clic derecho) una columna a la derecha, regresamos a la posicin original, soltamos y seleccionamos Pegar aqu solo como valores. Consolidar datos Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la organizacin. Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas 3D.

Utilizar frmulas 3D Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro.) en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La consolidacin se actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar frmulas para combinar datos En el siguiente ejemplo, la frmula de la celda A2 agrega tres nmeros de tres posiciones diferentes en tres hojas de clculo distintas.

Agregar datos a una consolidacin con referencias 3D Cuando todas las hojas de clculo de origen tengan el mismo diseo, podr utilizar un rango de nombres de hojas en frmulas 3D. Para agregar otra hoja de clculo a la consolidacin, slo tendr que mover la hoja al rango al que haga referencia la frmula.

Consolidar por posicin Consolide los datos por posicin cuando los datos de todas las reas de origen se organicen en un orden y una ubicacin idnticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de clculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posicin. Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin. Tambin puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categoras Consolide los datos por categoras si desea resumir un conjunto de hojas de clculo que tienen los mismos rtulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este mtodo combina los datos que tienen rtulos coincidentes en cada hoja de clculo.

Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin. Como alternativa, puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cmo consolidar datos Puede crear un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidacin. Este mtodo es similar al de consolidacin por categoras, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categoras.

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro.) en frmulas, por posicin o por categora. Frmulas: Puede utilizar referencias 3D en frmulas para cualquier tipo o distribucin de datos. Es el mtodo recomendado. Posicin Si va a combinar datos que estn en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posicin. Categora: Si tiene varios rangos con diseos diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rtulos coincidentes, puede consolidar por categora. Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o frmulas 1. En la hoja de clculo de consolidacin, copie o introduzca los rtulos que desee para los datos de consolidacin. 2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin. 3. Introduzca una frmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de clculo que contenga los datos que se desea consolidar.

Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de clculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podra escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar estn en celdas diferentes de hojas de clculo distintas, escriba una frmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una frmula sin escribir, escriba la frmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en la celda.

Consolidar por posicin o categora Configure los datos que va a consolidar. Cmo? 1. Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja de clculo donde vaya a colocar la consolidacin. 2. Si realiza la consolidacin por posicin, asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo. Si realiza la consolidacin por categora, asegrese de que los rtulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idntica ortografa y coincidencia de maysculas y minsculas. Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el men Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango. 3. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos consolidados. 4. En el men Datos, haga clic en Consolidar. 5. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango. 7. Si desea actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no est seguro de si ms tarde desear incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidacin, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen. 8. Si realiza la consolidacin por posicin, deje en blanco las casillas bajo Usar rtulos en. Microsoft Excel no copia los rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidacin. Si desea rtulos para los datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de origen o introdzcalos manualmente. Si realiza la consolidacin por categora, active las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la consolidacin.