Algunos Trucos de Excel Poco Conocidos

Hola a todos. Con Excel es muy fcil hacer lo bsico y muy difcil conseguir lo que uno realmente quiere, sobre todo cuando se intenta en un tiempo reducido. A pesar de su excelente diseo, la hoja de clculo ms famosa es capaz de hacernos sentir como autnticos principiantes. En OnSoftware han compartido cinco trucos poco conocidos para Excel, son trucos bastante tiles e interesantes para sacarle ms partido a la hoja de clculo: compartir un XLS entre varios usuarios, usar formatos condicionales, inmovilizar paneles, crear listas desplegables y aplicar el pegado especial.

1. Trabajar en equipo con una misma hoja de clculo

Escenario: una oficina, un disco compartido y varias personas que desean editar un archivo XLS al mismo tiempo (al estilo Google Docs). El primero que abra el archivo tendr el control del mismo e imposibilitar la edicin por parte de los dems:

Para evitar que alguien vaya a tomar un caf y deje la hoja de clculo bloqueada, es necesario compartir el libro. En Microsoft Office 2007 y 2010, ve a la pestaa Revisar y haz clic Compartir libro. En el cuadro de dilogo, marca la casilla y haz clic en Aceptar. En la pestaa Uso avanzado puedes definir el tamao del historial de cambios o cmo resolver conflictos.

2. No perder nunca de vista las celdas de referencia

Cuando te muevas por una hoja de gran tamao, es muy posible que no quieras perder de vista algunas celdas, como las del encabezado. La funcin Inmovilizar paneles, disponible en el men Ver o Vista, congela las celdas que t quieras para que siempre sean visibles.

Otra forma de conseguir lo mismo es a travs de las vistas separadas. Fjate en las barras de desplazamiento: adyacentes a los botones con flecha hay diminutos rectngulos. Arrstralos para crear una vista independiente con todas las filas y columnas que necesites.

3. Decorar las celdas segn su valor

Por muy sofisticada que sea, una hoja de clculo sin colores ser ignorada vilmente. No, no nos referimos a pintar las celdas al azar, sino a usar el color para facilitar la lectura de la hoja; puesta al servicio de los datos, la esttica juega un papel muy importante. Para ello, tu mejor aliado es el men de Formato condicional.

Las opciones de formato condicional decoran las celdas seleccionadas a partir de los datos que contienen. Las escalas de color y los conjuntos de iconos, por ejemplo, son perfectos para expresar la posicin relativa de una cantidad con respecto al total de las mismas. Son efectos atractivos y fciles de aplicar.

4. Crear una lista desplegable

Supn que ests llenando una hoja de clculo con las notas de tus alumnos. Para no tener que escribir las valoraciones para cada fila, qu mejor que una lista desplegable? Reducen los errores y son fciles de crear. Escribe los valores iniciales en un grupo de celdas, ve al men Datos y abre el panel de Validacin de datos.

Elige Lista como criterio de validacin, haz clic en el botn del campo Origen y selecciona las celdas con los valores disponibles. Una vez que aceptes, todas las celdas que hayas validado tendrn listo el men desplegable.

5. Las maravillas del pegado especial

Quieres ms opciones a la hora de pegar valores? Copia unos datos, haz clic derecho sobre una celda vaca y elige Pegado especial. La potencia de este cuadro dilogo es asombrosa, pues permite pegar nicamente lo que interesa, como frmulas o formatos, y llevar a cabo operaciones aritmticas.

La casilla Saltar blancos evita que reemplaces valores con casillas en blanco, mientras que Transponer efecta una operacin utilsima: convertir filas en columnas y viceversa.