Pontificia Universidad Catlica de Valparaso

TALLER DE COMPUTACIN

Consolidar Datos
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos 1de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la organizacin. Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las frmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas 3D.

Utilizar frmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro.) en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La consolidacin se actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar frmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la frmula de la celda A2 agrega tres nmeros de tres posiciones diferentes en tres hojas de clculo distintas.

Figura 1. Consolidacin por hojas.

Conjunto de Celdas.

Agregar datos a una consolidacin con referencias 3D

Cuando todas las hojas de clculo de origen tengan el mismo diseo, podr utilizar un rango de nombres de hojas en frmulas 3D. Para agregar otra hoja de clculo a la consolidacin, slo tendr que mover la hoja al rango al que haga referencia la frmula.

Figura 2. Consolidacin 3D

Consolidar por posicin

Consolide los datos por posicin cuando los datos de todas las reas de origen se organicen en un orden y una ubicacin idnticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de clculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posicin. Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin. Tambin puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categoras

Consolide los datos por categoras si desea resumir un conjunto de hojas de clculo que tienen los mismos rtulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este mtodo combina los datos que tienen rtulos coincidentes en cada hoja de clculo.

Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin. Como alternativa, puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cmo consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidacin. Este mtodo es similar al de consolidacin por categoras, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categoras. Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de clculo en un libro.) en frmulas, por posicin o por categora. Frmulas: Puede utilizar referencias 3D en frmulas para cualquier tipo o distribucin de datos. Es el mtodo recomendado. Posicin Si va a combinar datos que estn en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posicin. Categora: Si tiene varios rangos con diseos diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rtulos coincidentes, puede consolidar por categora.

Siga uno de estos procedimientos:

Consolidar los datos con referencias 3D o frmulas

1. En la hoja de clculo de consolidacin, copie o introduzca los rtulos que desee para los datos de consolidacin. 2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin. 3. Introduzca una frmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de clculo que contenga los datos que se desea consolidar. Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de clculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podra escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar estn en celdas diferentes de hojas de clculo distintas, escriba una frmula como esta: =SUMA (Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una frmula sin escribir, escriba la frmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en la celda.

Consolidar por posicin o categora

Configure los datos que va a consolidar. 1. Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja de clculo donde vaya a colocar la consolidacin. 2. Si realiza la consolidacin por posicin, asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo.

Si realiza la consolidacin por categora, asegrese de que los rtulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idntica ortografa y coincidencia de maysculas y minsculas.

Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el men Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.

3. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos consolidados.
4. 5.

En el men Datos, haga clic en Consolidar. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

6.

Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.

7.

Si desea actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no est seguro de si ms tarde desear incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidacin, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen.

8.

Si realiza la consolidacin por posicin, deje en blanco las casillas bajo Usar rtulos en. Microsoft Excel no copia los rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidacin. Si desea rtulos para los datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de origen o introdzcalos manualmente.

Si realiza la consolidacin por categora, active las casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la consolidacin. Nota: Otras formas de consolidar datos incluyen la creacin de un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidacin.

TABLA DE CONTENIDOS

Utilizar frmulas 3D...............................................................................2

Utilizar frmulas para combinar datos..............................................................................................................2 Agregar datos a una consolidacin con referencias 3D..................................................................................3

Consolidar por posicin.......................................................................3 Consolidar por categoras....................................................................3 Cmo consolidar datos........................................................................4 Consolidar los datos con referencias 3D o frmulas.......................5 Consolidar por posicin o categora..................................................5

TABLA DE ILUSTRACIONES

Figura 1. Consolidacin por hojas......................................................2 Figura 2. Consolidacin 3D..................................................................3