Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales

Una vez ordenados los datos en el orden deseado, Excel permite buscar totales parciales o subtotales de un grupo de celdas dentro de un rango determinado. Cuando se calculan subtotales en una hoja de clculo, Excel crea un esquema que marca los rangos de celda usados en cada subtotal

Subtotales
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Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.). Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.

Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma subtotales automticos. Cmo se calculan los subtotales

en lugar de

Subtotales Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), como Suma o Promedi o. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualizacin automtica los datos de detalle. Subtotales anidados Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin. Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen

Subtotales exteriores Subtotales anidados Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estn agrupadas. Informes y grficos de resumen Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos de esquema , y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.

Presentar los datos del resumen en un grfico Puede crear un grfico que utilice slo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el grfico tambin se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

Insertar subtotales
Ocultar todo Insertar subtotales individuales

Columna cuyos subtotales se desea calcular Subtotales 1. 2. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en una celda de la columna Deporte, columna B. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente .

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

En el men Datos , haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en la columna Deporte. En el cuadro Usar funcin , haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara la columna Ventas. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos.

10. Haga clic en Aceptar .

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales . Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales. Insertar subtotales anidados

Subtotales exteriores Subtotales anidados 1. 2. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenara el rango primero por la columna Regin y despus por la columna Deporte. Cmo? Para obtener resultados ptimos, el rango que se ordene deber tener rtulos de columna. 1. Haga clic en el rango que desee ordenar. En el men Datos , haga clic en Ordenar . En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.

3.

Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar . Inserte los subtotales exteriores. Cmo?

2. 3. 4.

1. 2. 3.

En el men Datos , haga clic en Subtotales . En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, hara clic en Regin. En el cuadro Usar funcin , haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sera Ventas. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos .

4. 5. 6.

4.

Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. Inserte los subtotales anidados. Cmo?

1. 2. 3.

En el men Datos , haga clic en Subtotales . En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sera Deporte. Seleccione la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales

automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones. 5. Desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales . Repita el paso anterior para ms subtotales anidados, empezando desde los ms exteriores.

4.

Insertar una fila Total en una lista

1.

Asegrese de que est activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista .) seleccionando una celda de la lista.

2.

Haga clic en Alternar fila Total

en la barra de herramientas Lista .

Quitar subtotales
Ocultar todo Si quita los subtotales de una lista, Microsoft Excel eliminar tambin el esquema (esquema: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma.) y todos los saltos de pgina que se hayan insertado en la lista. 1. Haga clic en una celda de la lista que contenga los subtotales. En el men Datos , haga clic en Subtotales.

2. 3.

Haga clic en Quitar todos.