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Unidad 7.- medio ambiente de los sistemas de informacin 7.

1 sistemas de informacin Un sistema de informacin (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarn parte de alguna de las siguientes categoras:

personas datos actividades o tcnicas de trabajo Recursos materiales en general (generalmente recursos informticos y de comunicacin, aunque no

necesariamente).

Todos estos elementos interactan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automticos) y dan lugar a informacin ms elaborada, que se distribuye de la manera ms adecuada posible en una determinada organizacin, en funcin de sus objetivos.

7.1.1 sistemas de inf. Dentro de una empresa Tipos de sistemas de informacin Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organizacin con el fin de ser ms productivos y obtener ventajas competitivas, en primer trmino, se puede clasificar a los sistemas de informacin en:

Sistemas Competitivos Sistemas Cooperativos Sistemas que modifican el estilo de operacin del negocio

Esta clasificacin es muy genrica, y en la prctica no obedece a una diferenciacin real de sistemas de informacin reales, ya que en la prctica podramos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las caractersticas anteriores. En los subapartados siguientes se hacen unas clasificaciones ms concretas (y reales) de sistemas de informacin. Desde un punto de vista empresarial

La primera clasificacin se basa en la jerarqua de una organizacin y se llam el modelo de la pirmide.5 Segn la funcin a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,6 los SI pueden clasificarse en:
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la informacin referente a las transacciones producidas en una empresa u organizacin, tambin se le conoce como Sistema de Informacin operativa.

Sistemas de informacin gerencial (MIS).Orientados a solucionar problemas empresariales en general.


Sistemas de soporte a decisiones (DSS).Herramienta para realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de informacin manejan informacin estratgica para las empresas.

Fig. Evolucin de los sistemas de informacin a lo largo del tiempo. Estos sistemas de informacin no surgieron simultneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la dcada de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de informacin comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan informacin a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional
Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organizacin.

Sistema Planificacin de Recursos (ERP).- Integran la informacin y los procesos de una organizacin en Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

un solo sistema.

Los ltimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos ltimos tuvieron una tmida aparicin en los 70 que no cuaj, ya que la tecnologa no estaba suficientemente desarrollada).

Sistemas de informacin estratgicos Puede ser considerado como el uso de la tecnologa de la informacin para respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores. Su funcin primordial es crear una diferencia con respecto a los competidores de la organizacin (o salvar dicha diferencia) que hagan ms atractiva a sta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace aos que se implantaron los cajeros automticos, pero en su da, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponan de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy da cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automticos se pueden considerar sistemas de informacin estratgicos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovacin de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las caractersticas ms destacables de estos sistemas se pueden sealar:
Cambian significativamente el desempeo de un negocio al medirse por uno o ms indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratgica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compaa, la forma en que compite o en la que interacta con clientes y proveedores.

7.1.2 impacto en los negocios y economa Evolucin de las Tecnologas de la Informacin En los ltimos veinte aos la tecnologa informtica ha estado evolucionando de forma tal que ha permitido automatizar de forma gradual tareas que anteriormente eran relacionadas tediosamente por operarios u oficinistas. La velocidad en la transformacin de las Tecnologas de la Informacin en pocos aos produjo no slo beneficios sino tambin modificaciones en la forma y el tiempo de evolucin de las organizaciones. La necesidad de informacin es tan antigua como el ser humano, quien ha ideado diversos medios a travs del tiempo para comunicarla. De ser inicialmente una simple automatizacin de tareas, las Tecnologas de la Informacin han evolucionado, proporcionando mejores mtodos de bsqueda y acceso a la informacin y herramientas para el ptimo manejo de los recursos.

Dado el ritmo constante de cambio e innovacin, las tecnologas se hacen rpidamente obsoletas, por lo que es necesario al momento de establecer estrategias dentro de la organizacin, no solo una simple adquisicin de tecnologa, sino una completa armona entre las estrategias, infraestructura yprocesos del negocio, asociados con los recursos tecnolgicos. Las Tecnologas de la Informacin han obtenido una relevancia estratgica, dado que cambian la forma en que operan las organizaciones, en la redefinicin de productos, servicios y procesos. Ventajas y Desventajas de las Tecnologas de la Informacin Las oportunidades que ofrece el uso de las Tecnologas de la Informacin dependen de la visin que se establezca dentro de las organizaciones, sobre qu se espera de ellas, en conjuncin con las estrategia de la organizacin. La integracin de la tecnologa en la organizacin de manera complementaria con el resto de los recursos hace que sea posible una continua revisin de las ventajas tecnolgicas. A continuacin se citan aplicaciones de tecnologas de la Informacin y su relacin con las organizaciones.
Procesamiento electrnico de datos y automatizacin de la informacin: En la actualidad la empresas que no se encuentre utilizando computadoras, bases de datos, etc. Se estar quedando en el pasado. El utilizar hardware y software para realizar de una manera ms automatizada la recoleccin de datos, el anlisis de los mismos y convertirlo en informacin, es pieza fundamental en cualquier organizacin. Telecomunicaciones: La globalizacin nos impulsa a estar mejor informados, conectados al mundo de la informacin y mantener una comunicacin constante entre las empresas, clientes y proveedores. Uso de la Internet: Provee la infraestructura de base para el establecimiento del comercio electrnico, proveyendo un nuevo sistema de transacciones.

reas de influencia de las Tecnologas de la Informacin Se pueden distinguir varias reas a las que puede influir los cambios tecnolgicos, a continuacin se citan algunos ejemplos.

Aumento de recursos econmicos, tcnicos y humanos, en Investigacin y Desarrollo. Mayor sistematizacin metodolgica en los procesos de investigacin cientfica. Incesante renovacin y ampliacin de la gama de productos y servicios.

Globalizacin de los mercados clsicos con el fin de obtener en el menor tiempo posible la mayor amortizacin posible de las inversiones efectuadas.

La publicidad.

Implantacin de nuevos mtodos de abastecimiento, produccin y distribucin de los productos (reingeniera, eficiencia, calidad total, ...) Esquemas organizativos que, en ocasiones, llegan a suponer una redefinicin total de la identidad de las empresas: alianzas, fusiones, segregaciones, a territorialidad, deslocalizacin, virtualidad, produccin y comercializacin en red, franquicias, etc.

Cambio sobre las relaciones contractuales. Modificacin de la estructura ocupacional.

Sistemas de Informacin Durante mucho tiempo, la funcin de la informtica dentro de las empresas fue considerada como una herramienta para soportar funciones operativas. Actualmente los sistemas de informacin son vistos adems como reas de oportunidad para lograr ventajas en el terreno de los negocios. Son considerados como una herramienta para mejorar la estructura competitiva del negocio. Los sistemas de informacin determinan la demanda de aplicaciones de la organizacin, y pueden clasificarse de diversas formas:

Por el nivel de automatizacin alcanzado; Por la naturaleza de sus entradas y salidas; Por su relacin con la toma de decisiones; Por el valor que representan para la organizacin.

Entre los beneficios que proporcionan los Sistemas de Informacin se encuentran:


Incremento de los volmenes de venta. Incremento y mejora del nivel de servicio a los clientes. Incremento de la productividad y reduccin de costos. Mejora en la eficiencia en el manejo de los recursos econmicos de la empresa.

Sistemas de Informacin Estratgicos Los sistemas de informacin estratgicos pueden ser considerados como el uso de las Tecnologas de la Informacin para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organizacin. Los sistemas de informacin estratgicos ayudan a obtener o mantener una ventaja competitiva, establecen un enlace entre la organizacin y su medio ambiente a fin de lograr la informacin que se requiere para la formulacin, implementacin y seguimiento de las estrategias. Adems proveen de un mecanismo para la planeacin y toma de decisiones estratgicas. Los beneficios que se pueden obtener de este tipo de sistemas son:

Establecer una clara diferenciacin en el producto o servicio ofrecido.

Crear barreras de entrada para competidores, sustitutos o posibles nuevos entrantes a una industria determinada.

Crear barreras de salida para los compradores. Cambiar de manera significativa las bases de la competencia. Establecer dependencias funcionales en la relacin cliente-proveedor. Lograr una posicin estratgica anticipndose a la competencia.

Impulsos estratgicos Se denomina "impulsos estratgicos" todo aquello que implica la interfase crtica que relaciona la estrategia de la organizacin y las Tecnologas de la Informacin. De acuerdo a Charles Wiseman, existen cinco categoras de impulsos estratgicos:

promociones.

Diferenciacin: Se refiere a la diferenciacin de los productos o servicios a travs de precios, plazas y

Costo: Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir sus costos o bien provocar la reduccin de costos a proveedores o clientes a fin de obtener un trato preferencial.

Crecimiento: Permite la consecucin de ventajas competitivas, mediante el incremento del volumen de operacin del negocio.

Alianza: Combinacin de dos o mas grupos de individuos para alcanzar un bien comn.

Innovacin: Para que un proceso de innovacin tenga xito se requiere respuestas rpidas a las oportunidades que se presentan. Apoyo en las Tecnologas de la Informacin.

Resistencia al Cambio En un entorno competitivo, las organizaciones deben tener mas conocimiento que los competidores sobre: clientes, mercados, competidores, tecnologas y procesos. Sin embargo existen muchas organizaciones que oponen resistencia a la adopcin de nuevas tecnologas, por pensar que es riesgoso y prefieren aguardar y ver, mejor que experimentar de una manera activa. Esto se debe al miedo a lo desconocido, incertidumbre, falta de informacin, beneficios no percibidos, etc. Es recomendable tomar en cuenta las siguientes observaciones para disminuir la resistencia al cambio y darle importancia a las Tecnologas de la Informacin:

Tener bien claros los objetivos y metas de la organizacin. Mantener una comunicacin estrecha con los empleados. Definir reas de oportunidad dentro del negocio. Capacitacin constante. Aumento de los niveles de participacin en las decisiones de la organizacin. Visualizar la importancia de las Tecnologas de la Informacin. Automatizar las reas y procesos crticos de la organizacin. Dar atencin al cliente y asegurarse de su completa satisfaccin.

Calidad en el servicio como ventaja competitiva El medio ambiente competitivo en el que se desenvuelven las organizaciones exige cada vez ms la bsqueda de nuevas formas para satisfacer a los clientes y a la vez obliga da con da a pedir mas de nuestros proveedores de bienes o servicios, todo esto puede ser posible a travs del uso adecuado de las Tecnologas de la Informacin.

La calidad en el servicio ha sido descrita como una forma de actitud, relacionada pero no igual al concepto de satisfaccin, que resulta de la comparacin de las expectativas del cliente con lo que recibe de un servicio determinado. Para lograr que la calidad en el servicio sea una ventaja competitiva para la organizacin, se requiere de acciones definidas y factibles que se apoyen en el uso de las Tecnologas de la Informacin, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

Conocer lo que el cliente quiere. Definir normas de servicio. Analizar los procesos involucrados para proporcionar dicho servicio. Establecer sistemas, mtodos y procedimientos. Compromiso del personal. Capacitacin al personal. Trabajo en equipo. Evaluacin y adecuacin contina.

Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin para alcanzar ventajas competitivas La aplicacin y el uso de las Tecnologas de la Informacin en las organizaciones no es una tarea sencilla. La evolucin que han tenido stas, as como el entorno en el que se encuentran inmersas las organizaciones crean retos importantes para la funcin tecnolgica. Las nuevas organizaciones deben operar sobre un esquema que incluya la habilidad de disear, producir, cotizar y entregar productos y servicios para satisfacer una demanda dinmica de clientes particulares a bajo costo, rescatando as las ventajas que se tenan en entornos estables con la produccin en masa. Este mismo requerimiento aplica a la funcin informtica, que debe ser capaz de responder a necesidades dinmicas de la empresa en forma rpida, flexible y con bajo costo. Para lograr lo anterior, es imperativo que las organizaciones logren instrumentar una administracin estratgica de la tecnologa, e identifiquen las reas de oportunidad que existen para generar ventajas competitivas mediante el uso de las Tecnologas de la Informacin. De acuerdo al modelo de Michael Porter, para analizar la estructura competitiva del negocio se supone la existencia de fuerzas fundamentales que se encuentran presentes en toda la estructura competitiva.
Entrada de nuevos competidores. La solidez de esta fuerza depende primordialmente de las barreras de entrada construidas alrededor de una organizacin. En la medida en que un negocio pueda ser copiado o imitado fcilmente, ya sea con poco esfuerzo innovador o baja inversin econmica, ser ms vulnerable al ataque de nuevos inversionistas. Una misin fundamental de las Tecnologas de la Informacin es apoyar el establecimiento de procesos, procedimientos y tcnicas que permitan evitar o frenar la entrada de nuevos competidores al negocio.

Poder de negociacin de los compradores. Los compradores de un negocio constituyen una fuerza que modifica la estructura competitiva. Son los compradores quienes presionan los precios a la baja, demandan servicios o productos diferenciados o de mayor calidad. Las Tecnologas de la Informacin tienen mucho que aportar para mejorar los servicios y productos que se ofrecen en el mercado; por ejemplo la implantacin de un centro de Informacin que permita a

los clientes obtener informacin relevante de sus pedidos, precios, saldos, inventarios, etc, puede ser ejemplo de un Sistema de Informacin estratgico que apoye a los clientes, cambiando la estructura competitiva en un segmento de mercado determinado.
Productos o Servicios sustitutos. Los productos o servicios sustitutos son aquellos que pueden desplazar a otros, sin ser exactamente iguales, pero que ofrecen al consumidor un producto o servicio equivalente. En el campo de las Tecnologas de la Informacin existe una variedad de ventajas para ofrecer estos productos o servicios. Por ejemplo, la tecnologa de comunicaciones y las facilidades de correo electrnico pueden sustituir el uso de la papelera convencional para el uso de la correspondencia.

Poder de negociacin de los Proveedores. Los proveedores compiten entre s para lograr mejores condiciones de venta con sus clientes, tales como precios, servicios y calidad. El uso de la Tecnologas de la Informacin puede ayudar en forma determinante a las actividades de una industria. Por ejemplo a travs del EDI, un proveedor puede permitir a sus clientes la consulta de informacin relevante acerca de inventarios, ofertas, programas de produccin, etc. As mismo, el envo de facturas y confirmacin de pedidos puede hacerse por medios electrnicos.

Alineando las Tecnologas de la Informacin a la estrategia del negocio El buen desempeo del uso de Tecnologas de Informacin en una organizacin depende de la armona entre estrategias, infraestructura y procesos del negocio asociados con los recursos tecnolgicos. La evolucin y amplia aplicacin de las tecnologas de la Informacin obligan a que se revisen a conciencia las estrategias de los negocios. Las organizaciones interesadas en aplicar las Tecnologas de la Informacin deben revisar sus estrategias de comercializacin, produccin y distribucin para implementar una adecuada estructura tecnolgica, que tome en cuenta las tendencias tecnolgicas y la visin de lo que se quiere en el futuro. El objetivo de las Tecnologas de la Informacin es mejorar el desempeo de la empresa, el enfoque est en el recurso humano y la fuente de estos mejoramientos est en la tecnologa. Por otro lado debe considerarse la estrategia organizacional como un medio para accionar las estrategias y tcticas de la empresa, por lo que es primordial el utilizar las Tecnologas de la Informacin. La formulacin de la estrategia empresarial se realiza mediante el anlisis de las entradas internas y externas, empleando diversas tcnicas para generar los objetivos, las polticas y los planes de accin. Algunos de estos procesos precisarn el desarrollo o mejora de los sistemas de informacin. Esta definicin de requerimientos (qu es preciso hacer) debe entonces trasladarse a soluciones basadas en tecnologa (cmo satisfacer las necesidades). Muchas veces esta simple relacin no est presente en la realidad de la planificacin de los sistemas de informacin y las tecnologas de la informacin de muchas organizaciones. Tanto los sistemas de informacin como las tecnologas de Informacin pueden y deben ser tenidos en cuenta en el proceso de formulacin de la estrategia empresarial; pues puede hacer de sta una realidad. El impacto potencial de las tecnologas de la informacin sobre la empresa y su entorno no slo depender de lo que sta desee hacer, sino tambin de lo que los dems estn haciendo o de lo que sean capaces de hacer. La integracin de los Sistemas de Informacin y la estrategia empresarial debe, por tanto, incorporar mtodos para evaluar el impacto potencial que pueden tener los SI/TI sobre la organizacin y su entorno. Esto es tan primordial como el considerar otros factores ambientales externos para la formulacin de la estrategia empresarial. El anlisis estratgico de la empresa debera identificar las reas en las cuales se podran hacer inversiones en sistemas de informacin. La ejecucin de estas inversiones dependern de la habilidad de traducir estos requisitos empresariales en sistemas de informacin concretos y de la capacidad de la estrategia de las Tecnologas de la Informacin para proporcionarlos. De acuerdo a estos planteamientos se derivan la estrategia de los sistemas de informacin y la estrategia de las tecnologas de la informacin. 8

Estrategia de Sistemas de Informacin: Define las necesidades de informacin y sistemas que tiene la empresa, as como las funciones que la integran. EL objetivo es definir las necesidades de aplicaciones de los sistemas de informacin y las tecnologas de la informacin en concordancia con los planes y aspectos crticos de la empresa. Estas necesidades son cambiantes en el tiempo, por lo que han de actualizarse, revisarse y priorizarse de forma continua, en base a las exigencias del negocio. La estrategia tambin debe definir quin, en trminos de la organizacin, ha de ser responsable de la planificacin, entrega e implantacin de los sistemas de informacin necesarios. Estrategia de Tecnologa de la Informacin: Define como se van a satisfacer las necesidades en base a las prioridades de la estrategia de los sistemas de informacin y a la tecnologa de informacin necesaria para desarrollar y operar las aplicaciones actuales y futuras. Esto implica determinar la forma en que han de desarrollarse las aplicaciones y cmo se van a adquirir, utilizar, controlar y gestionar los recursos tecnolgicos y humanos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa.

Dado que el proceso de planificacin estratgica de SI/TI es continuo e iterativo, es importante disponer de un marco de trabajo coherente que sea comprendido por todo el persona implicado. Los resultados finales de este proceso son, por un lado, las estrategias de Sistemas de Informacin de la empresa, que definen sus necesidades y prioridades de informacin, y, por otro, las estrategias de Tecnologas de Informacin que describen la infraestructura de medios y los servicios de distribucin necesarios.

Fig. Entradas y salida de la estrategia de SI/TI (Tomado de Fundamentos de Sistemas de Informacin por, C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway) Como se observa en el grfico, la estrategia de las Tecnologas de Informacin dentro de la organizacin debe estar basada en las necesidades del negocio. Dicha estrategia debe dar prioridad a la demanda de acuerdo a las necesidades planteadas, y luego asegurar que se gestiona la oferta de recursos y de tecnologa de la mejor forma posible para satisfacer la demanda. La implantacin de un proceso de planificacin de las Tecnologas de la Informacin, impulsado por una permanente orientacin hacia el negocio, debe ser recurrente, y actualizado continuamente, de acuerdo a la evolucin de la organizacin. En la mayora de los casos, la duracin adecuada de un planestratgico de SI/TI sera de dos a tres aos, enmarcado en un horizonte de planificacin empresarial.

Las Tecnologas de la Informacin deben estar unidas a los procesos de la organizacin como uno de los insumos de control de los mismos. Para la definicin de las necesidades de informacin y de sistemas, deben identificarse ciertas directrices; as mismo se deben identificar oportunidades con base en la creacin de ventajas competitivas, modificaciones a la base de la competencia y cambios en la fuerza del mercado.
Valorar la intensidad informativa. La primera tarea de la empresa es evaluar la intensidad informativa presente y potencial de los productos y los procesos de cada unidad estratgica. Esta evaluacin de la situacin actual ayuda a decidir "en dnde estamos", adems de reconocer de forma creativa las oportunidades futuras, para identificar lo que la empresa podra hacer.

Determinar el papel de la tecnologa en la estructura del sector. Es conveniente examinar el probable efecto de la tecnologa de la informacin en la estructura del sector en el que la empresa opera.
Distinguir y clasificar las formas en que se podra aprovechar la tecnologa de la informacin para obtener ventajas competitivas. Debe partirse del supuesto de que la tecnologa puede afectar a todas y cada una de las actividades de la cadena de produccin de valor.

informacin.

Investigar las formas en que podran generarse nuevos negocios por medio de la tecnologa de la

Desarrollar un plan de aprovechamiento de la tecnologa de la informacin. La gestin de la tecnologa de la informacin no puede seguir siendo responsabilidad slo del departamento de informtica.

Una vez identificados los procesos que pueden apoyarse en las Tecnologas de la Informacin, es necesaria la evaluacin de los mismos para saber que tan efectivo es su funcionamiento, y qu tan factible es el uso de las Tecnologas de la Informacin en ellos. La tecnologa permitir entonces redisear los procesos actuales, mediante nuevas y mas modernas tcnicas. Es necesario la gestin que asegure un entorno de aplicacin de las Tecnologas de la Informacin dentro de la organizacin, que tenga resultados exitosos. Para ello se debe garantizar que la estrategia de las Tecnologas de la Informacin refleje la estrategia de la empresa, as como que la demanda de las diferentes aplicaciones ha de reflejar la necesidad real y crtica de la empresa. Por lo tanto la oferta de sistemas y tecnologa ha de ser adecuada para esta demanda. Existen oportunidades en cada uno de los componentes de las Tecnologas de la Informacin para apoyar la estrategia corporativa, mas importante es el hecho de que sin una adecuada tecnologa de informacin apoyando la estrategia de la empresa, sta no podr competir en el mundo globalizado.

7.1.3 cambios en la organizacin SISTEMAS DE INFORMACIN Un Sistema de Informacin son componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una institucin. Las tres actividades de un sistema de informacin: El insumo El procesamiento La salida

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Son el insumo que recolecta datos dentro de una organizacin; el procesamiento que transforma los datos para que sean ms comprensibles para quienes lo necesita; la salida o producto es la transferencia de la informacin para los usuario que la necesitan. La retroalimentacin es la salida regresada a los agentes dentro de una organizacin para evaluar y corregir la etapa de insumo RETOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: 1) El reto estratgico de los negocios Los cambios tecnolgicos se mueven ms rpido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Necesitarn del uso de la tecnologa para simplificar la comunicacin y la coordinacin. Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnologa de la informacin. 2) El reto de la globalizacin. Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos pases. Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y polticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administracin central. 3) El reto de la arquitectura de la informacin. Nuevas formas de hacer negocios Dan ms importancia al hardware, software y redes. 4) El reto de la inversin en los sistemas de informacin. Una cosa es usar la tecnologa de informacin para disear, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. Cambio de la organizacin debido al desarrollo de sistemas ms eficientes. 5) El reto de la responsabilidad y control. Los sistemas de informacin basados en computadores juegan un papel crtico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas que funcionen mal pueden traer daos desastrosos. Una empresa hace un inversin al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den informacin que las personas puedan interpretar y usar correctamente. SISTEMAS ESTRATGICOS DE INFORMACIN: Qu es un sistema estratgico de informacin? Sistemas estratgicos computacionales a cualquier nivel en la institucin que cambian metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar a la institucin a obtener una ventaja competitiva. La informacin como recurso estratgico: A mediados de los ochentas la concepcin de informacin se modific y desde entonces sta ha sido vista como un recurso estratgico, como una fuente potencial de ventajas competitivas o como un arma estratgica para vencer a la competencia. Los tipos de sistemas que se construyeron para sustentar este concepto sobre la informacin se denominan sistemas estratgicos y su finalidad es la de asegurar la sobrevivencia y la prosperidad de las instituciones en un futuro prximo. Los sistemas estratgicos de informacin pueden ser usados por todos los niveles de la institucin, fundamentalmente modifican las metas, productos, servicios y relaciones internas o externas de la empresa.

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Cmo los S.I pueden utilizarse para obtener ventajas competitivas? Los sistemas estratgicos de informacin pueden ayudar a las empresas a superar a la competencia de diversas maneras. Por ejemplo: a desarrollar nuevos productos y servicios, apuntar a diversos nichos de mercado, evitar que los clientes y proveedores cambien a la competencia y proporcionar productos y servicios a costos menores que los competidores. Para entender esto es necesario entender en donde podran encontrarse las ventajas estratgicas para las empresas. Existen dos modelos de empresa utilizados para identificar reas donde los sistemas de informacin puedan proporcionar ventajas sobre la competencia: Modelo de fuerzas competitivas: modelo empleado para describir la interaccin de las amenazas y oportunidades externas que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad para competir. Existen diversas fuerzas que afectan la capacidad de la empresa para competir y, por tanto, influyen fuertemente en su estrategia de negocios. Existen amenazas de nuevos participantes en el mercado y de los productos y servicios sustitutos. Los clientes y proveedores manejan su poder de negociacin. Los competidores tradicionales adaptan constantemente sus estrategias para conservar su posicionamiento en el mercado. Las empresas pueden usar cuatro estrategias competitivas bsicas para lidiar con estas fuerzas de la competencia: Diferenciacin de producto: es una estrategia competitiva para crear lealtad hacia la marca al desarrollar nuevos y nicos productos y servicios que fcilmente pueden ser distinguidos de la competencia. Diferenciacin orientada: estrategia utilizada para crear nuevos nichos de mercado en donde una empresa pueda competir en el rea objeto mejor que sus competidores. Desarrollar ligas estrechas con clientes y proveedores: consiste en que la empresa cree ligas con clientes y proveedores, que aten a los clientes a los productos de la empresa y a los proveedores a un calendario de entregas y a una estructura de precios diseada por la empresa compradora. Transformarse en productor de bajos costos: estrategia bajo la cual la empresa produce bienes y servicios as un precio menor que sus competidores sin sacrificar la calidad t el nivel de servicio. Modelo de la cadena de valor: contempla a la empresa como una serie de actividades bsicas que aaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa indicando dnde los sistemas de informacin pueden ser mejor aplicados para alcanzar una ventaja competitiva. Estas actividades pueden clasificarse en primarias y de apoyo. Las actividades primarias estn principalmente desarrolladas con al produccin y distribucin de los productos y servicios de la empresa que crean valor para el cliente. Ejemplo: ventas y mercadotecnia. Las actividades de apoyo son las que hacen posible la ocurrencia de las actividades primarias. Ejemplo: talento humano. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LAS INSTITUCIONES: La relacin entre las instituciones y los sistemas de informacin: La relacin entre las instituciones y los S.I La relacin que existe entre las instituciones y la tecnologa de informacin. Esta compleja relacin en ambos sentidos se ve mediada por diversos factores que condicionan las decisiones para que stas sean o no tomadas por los administradores. Entre otros factores que median en las relaciones se tiene la cultura organizacional, la burocracia, la poltica, modas en los negocios y pura casualidad.

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Concepto de institucin: es una estructura social, estable y formal que obtiene recursos del medio ambiente y los procesa para la obtencin de productos. Caractersticas de las instituciones: Burocracia: Institucin formal con una clara y evidente divisin del trabajo, reglas abstractas y procedimientos y toma de decisiones imparcial que emplea calificaciones tcnicas y profesionalismo como base de promocin para los empleados. Procedimiento estndar de operacin: reglas definidas con precisin para llevar acabo tareas que han sido desarrolladas para enfrentar decisiones ya esperadas. Poltica institucional: como las persona tienen distintos intereses y especialidades, tienen diferencias naturales en cuanto a puntos de vista, perspectiva y opiniones. Estas diferencias se dan en una institucin y producen conflictos polticos, rivalidades y dificultades. Cultura organizacional: es el conjunto de supuestos fundamentales, que es lo que la empresa debe producir, como obtener dichos productos, donde y para quien. La cultura organizacional es una poderosa fuerza unificadora que limita el conflicto poltico, promueve la comprensin mutua, los acuerdos en los procedimientos y las practicas comunes. Por que las instituciones son tan distintas entre s: caractersticas nicas. Algunas caractersticas varan de una institucin a otra. An cuando las instituciones tienen caractersticas comunes, no existen dos de ellas idnticas. Las instituciones tienen distintas estructuras, metas, actas con estilos de liderazgos, tareas y entornos. Diferentes tipos de instituciones. Estructura de emprendedores: Instituciones con estructuras muy sencillas, en general son jvenes y pequeas, empresas emprendedoras en entornos dominadas por un inversionista y administradas por un administrador, por lo comn, los sistemas de informacin estn pobremente planeados y quedan muy a la zaga de los desarrollo explosivos en la produccin. Maquina burocrtica: La grande y clsica burocracia se dan en entornos poco cambiantes, produciendo solo productos estndar. Est dominada por una direccin estratgica que centraliza el flujo de informacin y autoridad de decisin. Burocracia divisionalizada: Una combinacin de muchas mquinas burocrticas, cada una de las cuales produce un producto o servicio distinto, en general dirigida desde una matriz. Este tipo de organizacin es conveniente para los medios ambientes de cambios lentos y productos estandarizados, pero como estas instituciones son divisionalizadas tienden a operar en diversos entornos. Burocracia profesional: Esta es la estructura tpica de los despachos de abogados, de los sistemas escolares, los despachos de contadores y otras instituciones basadas en el conocimiento que depende del conocimiento y sapiencia de los profesionalistas. Este tipo de organizacin es adecuado para medios ambientes y conjuntos de capacidades que cambian lentamente. Son dominados por jefes de departamento y tienen una autoridad central dbil. Los miembros profesionales de la institucin son los que crean el producto o servicio. Tales instituciones tienen en general sistemas primitivos centralizados de informacin, contabilizacin del tiempo y facturacin por los servicios profesionales y con frecuencia tienen sistemas muy sofisticados del trabajo de conocimiento para los profesionales. Adhocracia : Esta forma de organizacin en fuerzas de tarea se encuentra normalmente en instituciones de investigacin tales como empresas espaciales, mdicas, biomdicas, electrnicas y otras de alta tecnologa, deben responder a medios ambientes y mercados de cambio rpido o que olviden sus ingresos de contratos gubernamentales. Tales instituciones son ms innovadoras que las mquinas burocrticas, ms flexibles que las burocracias profesionales tienen un poder ms soportado y efectivo que la sencilla empresa emprendedora. Se caracterizan por grandes grupos de especialistas organizados en fuerzas multidisciplinarias y de corta vida que se enfocan hacia los nuevos productos. 13

Medios ambientes: Las instituciones tienen diversos medios ambientes y stos ejercen una pobre influencia en la estructura organizacional. En general, las instituciones en entornos muy cambiantes se parecen ms a la adhocracia, son menos jerarquizadas, con mucha autoridad delegada a los subordinados. Las instituciones en entornos estables tienden a las maquinas burocrticas. Las principales razones para el fracaso de las instituciones son la incapacidad para adaptarse a entornos rpidamente cambiantes y la falta de recursos (particularmente entre las empresas jvenes).

CMO AFECTAN LOS SISTEMAS DE INFORMACIN A LAS INSTITUCIONES? Teoras econmicas: Es el estudio de asignar los recursos escasos en mercados en donde operan miles de empresas competidoras. Tambin es el estudio de las economas nacionales y globales. Teora microeconmica: Modelo de la empresa que considera a la tecnologa de informacin como un factor de la produccin que puede ser sustituido por capital y trabajo. En el trascurso del tiempo, menos capital y menos mano de obra se requiere para una determinada produccin La tecnologa de la informacin tiene como resultado la sustitucin de empleados y gerencia media Teora del costo de las operaciones: afirma que las empresas existen por que pueden efectuar operaciones en el mercado internamente de manera ms barata de lo que puedan hacerlo con empresas externas en el mercado. El uso del la tecnologa de la informacin garantiza la confianza entre los diferentes mercados y reducen el tamao de la institucin haciendo bajar el costo de participacin entre mercados. Teora de los agentes: considera a la empresa como un conjunto de contratos entre personas interesadas personalmente, en vez de una entidad unificada encargada de maximizar la utilidad. La tecnologa del la informacin al reducir los costos de adquisicin y anlisis de informacin , reduce los costos de administracin Teoras del comportamiento: Las teoras conductistas tomadas de la sociologa, psicologa y la ciencia poltica en general, describen mucho mejor que las teoras econmicas el comportamiento de las empresas y los administradores individuales. Teora de la decisin y el control (estructura piramidal): Afirma que la funcin de la institucin es la toma de decisiones bajo condiciones de incertidumbre y riesgo y que la institucin centraliza la toma de decisiones y crea una jerarqua para reducir la incertidumbre. La tecnologa de informacin reducira los costos de administracin de la informacin

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Teora sociolgica (oligarquas y rutinas): Afirma que las instituciones desarrollan estructuras burocrticas jerarquizadas y procedimientos de operacin para enfrentar los entornos inestables y que las instituciones no pueden cambiar las rutinas cuando cambian el medio ambiente. Tecnologa de la informacin tiene poco poder para cambiar las instituciones por que estas son adoptadas por los administradores en la medida que estas se adapten a sus propios intereses Teora posindustrial (estructuras y formas intensivas de conocimiento): Afirma que la transformacin de los pases industriales avanzados hacia sociedades posindustriales crea instituciones ms planas dominadas por los trabajadores del conocimiento, en donde la toma de decisiones en ms descentralizada.se ordenan por funciones donde se realizan los procesos Teora cultural (teora de informacin y supuestos fundamentales): Afirma que la tecnologa de informacin debe encuadernarse dentro de la cultura de la institucin o la tecnologa no ser adoptada. Donde la tecnologa puede apoyar o amenazar la cultura organizacional Resistencia institucional al cambio: Existen diversas maneras de visualizar la resistencia institucional. Leavitt en 1965 emple una forma de diamante para ilustrar el carcter interrelativo y mutuamente ajustable de la tecnologa y la institucin. De esta forma los cambios de tecnologa son absorbidos, detectados y derrotados por los ordenamientos de tareas, estructuras y personas en la institucin. La resistencia institucional es la causal de que muchos sistemas fracasen ,las causas para introducir nuevos sistemas de informacin son: Las instituciones no innovan a menos que exista un cambio sustancial en el medio ambiente. Estas instituciones slo adoptan los cambios cuando deben hacerlo. Fuerzas sustanciales resistentes al cambio estn arraigadas a las estructuras, valores y grupos de inters en la institucin. La innovacin en la institucin es difcil y compleja de alcanzar con el objeto de obtener los beneficios de tecnologa, las innovaciones deben ser empleadas y administradas adecuadamente. La funcin de los lderes es sacar ventaja de las circunstancias para solidificar el poder. Estos lderes deben usar las oportunidades externas para manejar el conflicto interno en una institucin a su favor y hacia el desarrollo exitoso de sus propias agendas. Implicaciones para el diseo y comprensin de los sistemas de informacin: Para que los sistemas de informacin trabajen adecuadamente, es necesario que se maneje el proceso de manera activa, ajustando la tecnologa a la situacin y aceptar la responsabilidad por el xito y el fracaso. FACTORES A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA: El medio ambiente en el que deben operar las instituciones. La estructura organizacional: La cultura y la poltica de la institucin. El tipo de institucin. El grado de apoyo y comprensin de la alta direccin. El nivel de la institucin al que el sistema opera. 15

Los principales grupos de inters afectados por el sistema. Los tipos de tareas y decisiones que deben ser apoyados por el sistema de informacin. La historia de la institucin Retos de la administracin. Las dificultades de administrar el cambio. Las instituciones cambian, y se requiere de lderes poderosos para que estos cambios ocurran. Encuadrando la tecnologa en la institucin (o viceversa). Por una parte, es importante que la tecnologa de la informacin se alinee con el plan de negocio, con los planes estratgicos de la alta direccin y con los procedimientos de operacin del negocio. Cambiar la institucin para que se adapte a la tecnologa Ajustar la tecnologa y la institucin para lograr una adaptacin optima Comprensin de las limitaciones de la alta tecnologa de informacin. Muchas veces se ocupa la tecnologa para resolver problemas humanos e institucionales. Tambin no nos damos cuenta de que la tecnologa de la informacin no es mejor que las habilidades de los trabajadores del conocimiento y de la informacin que son quienes lo usan.

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