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HOJA DE CALCULO 1 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara

Catedra: Informatica 3 ero Profesional

Microsoft Excel  Si desea insertar más hojas de


cálculo, seleccione Insertar/Hoja
Es un programa hoja de cálculo que se de cálculo.
utiliza para manipular datos,
especialmente datos numéricos y Introducción de datos
expresar dichos datos en forma
gráfica.  Lo que escriba aparecerá dentro de
la celda activa, es decir donde esta
Cuadro de Barra de el cuadro de selección.
nombres fórmulas
 Para mover el cuadro de selección,
use las teclas de desplazamiento o
Celda
activa haga un clic donde quiere colocarlo.
 Para borrar un dato, coloque el
cuadro de selección sobre dicho
dato y presione la tecla Delete.
 Para reemplazar un dato por otro,
coloque el cuadro de selección
sobre dicho dato y escriba el nuevo
dato.
 Para editar un dato, coloque el
cuadro de selección sobre dicho
dato y presione la tecla F2.
También puede hacer doble clic
sobre el dato.
Corrija y presione Enter.
Puntero
Selección de celdas
Cuadro de
selección
 Para seleccionar una celda, coloque
Etiquetas de
las hojas el cuadro de selección sobre dicha
celda.

 Cada hoja de cálculo tiene 256  Para seleccionar un grupo de celdas


columnas y 65536 filas. que se encuentran juntas, arrastre
 Cada celda se identifica por un el puntero sobre ellas.
nombre particular o referencia, en  Para seleccionar un grupo de celdas
la figura de arriba, la referencia que se encuentran separadas,
de la celda donde esta el cuadro de primero seleccione el primer grupo;
selección es B8. luego presione CTRL y sin soltar
 El libro de trabajo de Excel seleccione las demás celdas.
aparece al principio con tres hojas  Para seleccionar una fila entera,
de cálculo. haga un clic en el número de
 Cada vez que graba, la fila. Si desea seleccionar varias
automáticamente se graban todas filas, arrastre verticalmente.
las hojas del libro.  Para seleccionar una columna
entera, haga un clic en la
HOJA DE CALCULO 2 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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letra de la columna. Si desea =7+8-2 Da como resultado 13


seleccionar varias columnas, =15/5*2 Da como resultado 6
arrastre horizontalmente. =200*18% Da como resultado 36
 Si desea seleccionar todas las =2^3 Da como resultado 8
celdas, haga un clic en el botón =B16-C4 El resultado depende de
“Seleccionar todo” (Izquierda de la lo que haya en las celdas
columna A y arriba la fila 1) B16 y C4

Tipos de datos Operadores de comparación: Compara


dos valores y produce el valor lógico
Valor constante: Son aquellos cuyo VERDADERO o FALSO.
valor no cambia y pueden ser:
= Igual
 Número (3.14, -845) > Mayor que
 Fecha (31/12/2000) < Menor que
 Hora (23:59, 11:59 p.m.) >= Mayor o igual que
 Moneda (S/. 50.00, $ 25.30) <= Menor o igual que
 Porcentaje (18 %) <> Distinto , diferente, no igual a
 Texto (Hola, Bienvenidos)
Ejemplos:
Fórmula: Son aquellos que pueden
cambiar, las formulas siempre =5>4 Resulta Verdadero
empiezan con el signo igual (=) y =5<4 Resulta Falso
contienen por lo menos una referencia. =5>=5 Resulta Verdadero
=5>=4 Resulta Verdadero
Ejemplos: =5<=4 Resulta Falso
=5=4 Resulta Falso
=(C4+D4+E4)/3 =C15<E20 El resultado depende de
=B3*18% lo que haya en C15 y E20

Operadores Operador de texto: Une dos o más


valores de texto.
Operadores aritméticos: Realizan
operaciones matemáticas básicas. & Unir, concatenar

Ejemplo:
+ Suma
- Resta (o negativo si coloca A B C D
delante del número, como en –7) 1 Excel
2 Hola
* Multiplicación
3
/ División 4 =A2&D1
% Porcentaje
^ Potencia
El resultado en la celda C4 será
HolaExcel
Ejemplos:
Orden de evaluación de operadores
(prioridad):
HOJA DE CALCULO 3 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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() Paréntesis 1. Seleccione las filas o columnas que


- Negativo están alrededor de las ocultas.
% Porcentaje 2. Seleccione:
^ Potencia Formato/Fila/Mostrar
*/ Multiplicación y división o
+- Suma y resta Formato/Columna/Mostrar
Operadores de comparación respectivamente.

 Si una formula contiene operadores Copiar celdas


con la misma prioridad, Excel los
evaluará de izquierda a derecha. 1. Seleccione las celdas que desee
copiar.
Insertar filas 2. Seleccione Edición/Copiar.
 También puede presionar el botón
1. Seleccione las filas que irán debajo “Copiar” o presionar Ctrl + C.
de las nuevas filas. 3. Seleccione la celda donde iniciara
2. Seleccione: Insertar/Filas la copia.
 Esta celda puede estar en la misma
Insertar columnas o en otra hoja.
4. Seleccione Edición/Pegar.
1. Seleccione las columnas que irán a  También puede presionar el botón
la derecha de las nuevas columnas. “Pegar” o presionar Ctrl + V.
2. Seleccione: Insertar/Columnas
Mover celdas
Eliminar filas y columnas
1. Seleccione las celdas que desee
1. Seleccione las filas o columnas que mover.
desee eliminar. 2. Seleccione Edición/Cortar.
2. Seleccione: Edición/Eliminar.  También puede presionar el botón
“Cortar” o presionar Ctrl + X.
 Si sólo desea borrar el contenido 3. Seleccione la celda donde lo
de las celdas, presione DELETE. colocara.
 Esta celda puede estar en la misma
Ocultar filas o columnas o en otra hoja.
4. Seleccione Edición/Pegar.
1. Seleccione las filas o columnas que  También puede presionar el botón
desee ocultar. “Pegar” o presionar Ctrl + V.
2. Seleccione:
Formato/Fila/Ocultar
o Autollenado
Formato/Columna/Ocultar
respectivamente. Se utiliza para crear lista o series.

Mostrar las filas o columnas ocultas


HOJA DE CALCULO 4 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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1. Seleccione la celda o celdas que 7:00, 7:50 8:40, 9:30, 10:20


contienen los datos iniciales. 1/10/99, 3/10/99 5/10/99, 7/10/99
2. Coloque el puntero sobre el cuadro 7 7, 7, 7, 7
de llenado hasta que cambie a una
cruz delgada y arrastre en el Referencias
sentido que desee llenar.
 Si se encuentra al costado de una Se utiliza para identificar celdas.
columna con datos, también puede
hacer doble clic. A B C D E
Ejemplo: 1
2 C2
Febrero 3
4
Cuadro 5
de B4:D6
llenado 6
7
Diciembre
Enero
Referencias relativas: Son aquellas que
Diciembre Enero Febrero Marzo Abril
cambian cuando se llena un rango de
Marzo
Abril celdas con ellas.

=C5+L2
4 =C6+L3
6 =A7+J4 =B7+K4 =C7+L4 =D7+M4 =E7+N4
=C8+L5
=C9+L6
-2
0
2 Referencias absolutas: Son aquellas
4 4 4 4 4 4 4 que NO cambian cuando se llena un
6 6 6 6 6 6 6 rango de celdas con ellas.
8 Para hacer que una referencia sea
10 absoluta, deberá colocar el signo $
delante de la letra y número.
12

=C5+$L$4
En la siguiente tabla vemos más =C6+$L$4

ejemplos: =A7+$L$4 =B7+$L$4 =C7+$L$4 =D7+$L$4 =E7+$L$4


=C8+$L$4
=C9+$L$4
Selección Inicial Serie extendida
Jue Vie, Sáb, Dom, Lun
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep
Pedido 1 Pedido 2, Pedido 3
hola hola, hola, hola
Tipo y estilo de datos
2do viaje 3er viaje, 4to viaje
HOJA DE CALCULO 5 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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1. Seleccione las celdas a las que


desee especificar un tipo y estilo
de dato.
2. Seleccione:
Formato/Celdas/Número

 También puede usar los botones


“Alinear a la izquierda”, “Centrar”,
“Alinear a la derecha”, “Combinar y
centrar”.

 También puede usar los botones


“Estilo moneda”, “Estilo
porcentual”, “Estilo millares”, Ejemplo del botón “Combinar y
“Aumentar decimales”, “Disminuir centrar”:
decimales”.
Seleccione las celdas B2:E2
A B C D E F
1
Alineación de los datos de una celda 2 Hola
3
1. Seleccione las celdas cuyos datos 4
desea alinear. Presione el botón “Combinar y centrar”
2. Seleccione: A B C D E F
Formato/Celdas/Alineación 1
2 Hola
3
4
Aunque el texto Hola esta en el
centro, no debemos olvidar que su
ubicación real es B2.

Tipo de fuente

1. Seleccione las celdas a las que


desee especificar un tipo de
fuente.
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2. Seleccione:
Formato/Celdas/Fuente

Aplicar o quitar sombreado

1. Selecciones las celdas a las que


desee aplicar o quitar sombreado.
2. Seleccione:
Formato/Celdas/Tramas

También puede usar los botones


“Fuente”, “Tamaño de fuente”,
“Negrita”, “Cursiva”, “Subrayado”.

Aplicar o quitar bordes

1. Selecciones las celdas a las que


desee aplicar o quitar borde.
2. Seleccione:  También puede usar el botón “Color
Formato/Celdas/Bordes. de relleno”:

Inmovilizar parte de la hoja

1. Seleccione celda donde iniciara la


parte móvil.
 También puede usar el botón
“Bordes”:

PI PM
HOJA DE CALCULO 7 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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PI “Asistente para funciones”


PM

Ejemplo: Averiguando el uso de la


PI función SI.
PM
Suma(rango): Suma los valores del
PI = Parte inmóvil rango.
PM = Parte móvil Promedio(rango): Calcula el promedio
Las flechas indican el sentido en que aritmético del rango.
podemos movernos, manteniendo la Redondear(Número; Cantidad de
parte inmóvil. decimales): Redondea un número a la
2. Seleccione: Ventana/Inmovilizar cantidad de decimales especificado.
paneles. Max(Rango): Muestra el máximo valor
 Para quitar la inmovilización del rango.
seleccione: Ventana/Movilizar Min(Rango): Muestra el mínimo valor
paneles. del rango.
Contara(Rango): Cuenta la cantidad de
Funciones celdas NO vacías del rango.
Contar.si(Rango;Condición): Cuenta los
Una función es una formula valores del rango que cumplen la
predefinida. condición.

Ejemplo: Ejemplo: ¿Cuantos son mayores de


edad?
=A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13
A B C
=suma(A5:A13) 1 Nombre Edad
2 Juan 20
 Nosotros estudiaremos las 3 María 17
funciones más usuales. 4 Pedro 16
Si desea conocer funciones más 5 Rosa 25
especiales como las 6 Pablo 18
trigonométricas, financieras, etc., 7 =contar.si(b1:b6;”>=18”)
utilice el botón :
Dará como respuesta 3.

Sumar.si(Rango;Condición): Suma los


valores del rango que cumplen la
condición.

Ejemplo: Sumar la edad de todos los


menores de edad.

=sumar.si(b1:b6;”<18”)
HOJA DE CALCULO 8 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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Ejemplo:
Si(Condición; Acción si es Verdadero;
Acción si es Falso): Realiza cierta El número del carnet del Seguro Social
acción de acuerdo al resultado lógico se genera de la siguiente manera:
de la condición.
a) Ultimos dos dígitos del año de
BuscarV(Valor buscado; Rango donde nacimiento.
buscar; Indicador de columnas; 0):
Busca un valor en la columna extrema b) Mes de nacimiento.
izquierda de un rango y devuelve el
valor señalado por el indicador de c) Día de nacimiento.
columnas.
 Dar nombre a un rango: d) El número 0 si es mujer o el número
1. Seleccione el rango al que dará 1 si es hombre.
nombre.
2. Dentro del "Cuadro de e) La primera letra del apellido
nombres" escriba el nombre del paterno.
rango, este no debe contener
espacios. f) La cuarta letra del apellido
3. Presione la tecla Enter. paterno.
 Quitar el nombre a un rango:
1. Seleccione: g) La primera letra del apellido
Insertar/Nombre/Definir materno.
2. Seleccione el nombre que desee
borrar y presione Eliminar. h) La cuarta letra del apellido
materno.
Izquierda(Texto; Número de
caracteres): Extrae la cantidad de i) Primera letra del nombre.
caracteres indicada desde el extremo
izquierdo de un texto o número. j) Número del centro asistencial.

Derecha(Texto; Número de
caracteres): Extrae la cantidad de
caracteres indicada desde el extremo
derecho de un texto o número.

Extrae(Texto; Posición inicial; Número


de caracteres): Extrae la cantidad de
caracteres indicada desde la posición
inicial inclusive, de izquierda a
derecha.

Fecha Nacimiento
Nombres Apellido Pat. Apellido Mat. Día Mes Año Sexo Centro Asistencial
HOJA DE CALCULO 9 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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Juan Pérez Prado 28 12 1,966 M 004

Número de carnet de Seguro Social

=DERECHA(F3;2)&E3&D3&SI(G3="M";"1";"0")&IZQUIERDA(B3;1)&EXTRAE(B3;4;1)&IZQUIE
RDA(C3;1)&EXTRAE(C3;4;1)&IZQUIERDA(A3;1)&H3
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Hoy(): Devuelve la fecha o el número Modificar un comentario:


de serie del día de hoy. 1. Seleccione la celda donde esta el
Excel asigna a cada fecha un número comentario.
único. 2. Seleccione Insertar/Modificar
Ejemplo: comentario.
Fecha Número de serie  Si desea eliminar el comentario,
1/1/1900 1 haga un clic en el borde del cuadro
2/1/1900 2 de texto y presione la tecla
31/1/1900 31 Delete.
2/2/1900 33
1/1/2000 36526 Trabajo con hojas
31/12/9999 2958465
El Excel aparece por defecto con 3
Año(número de serie): Devuelve el año hojas de cálculo. Si deseamos cambiar
que corresponde al número de serie. este cantidad podemos ir a
Ejemplo: Herramientas/Opciones, luego a la
=año(1) 1900 ficha “General” e indicar la cantidad
=año(33) 1900 dentro del cuadro “Número de hojas
=año(368) 1901 en nuevo libro”; como mínimo deberá
=año(36526) 2000 ingresar 1 y como máximo 255.

Ejemplo: Calcular la edad de una Cambiar el nombre de una hoja de


persona conociendo su fecha de cálculo: Haga doble clic sobre la
nacimiento. etiqueta, escriba el nuevo nombre
A B C (máximo 32 caracteres) y presione
1 Fecha Fecha Edad Enter.
Nacimiento Actual
2 =hoy() =año(b2-a2)-1900 Mover una hoja de cálculo: Arrastre
la etiqueta.

Comentarios Copiar una hoja de cálculo: Haga un


clic sobre la etiqueta de la hoja,
Asociar un comentario a una celda: presione Ctrl y sin soltar arrastre.
1. Seleccione la celda.
2. Seleccione: Insertar/Comentario. Insertar una hoja de cálculo:
3. Escriba el comentario que desee. Seleccione Insertar/Hoja de cálculo.
4. Al terminar haga un clic fuera del
cuadro o presione dos veces la Eliminar una hoja de cálculo: Muestre
tecla ESC. el menú contextual de la etiqueta y
 Observe que aparece un seleccione “Eliminar”.
triangulito rojo en la esquina
superior derecha de la celda.  Si desea seleccionar varias
 Para mostrar el comentario, basta etiquetas, presione Ctrl y sin
con colocar el puntero sobre la soltar haga un clic sobre cada
celda. etiqueta que desea seleccionar.
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Gráficos

Título del Título del


eje Y gráfico

Líneas de Leyenda
división

Edad de Clientes
Edad

39 40
35 34 34
Años

31

Juan Maria Angel Adriana Guadalupe Carol


 Para verificar si su selección ha
Nombres
sido correcta, presione el botón
Presionar para ver muestra.
Rótulo de
Título del
eje X
datos 3. Presione Siguiente y seleccione si
desea las series en filas o en
columnas, esto intercambia los
Creación de un gráfico: valores del eje X con la leyenda.

1. Seleccione los datos que desee


graficar, incluyendo los títulos.
En
Nombre Edad
Colum-
Juan 39
María 35 nas
Angel 40
Adriana 31
Guadalupe 34
Carol 34

2. Presione el botón

“ Asistente para gráficos”

En
Y elija el tipo de gráfico 2D o 3D Filas
(los más usuales son columnas,
barras, líneas, circular, dispersión
y superficie)
HOJA DE CALCULO 12 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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4. Presione el botón Siguiente y


seleccione las fichas “Títulos”,
“Eje”, “Líneas de división”,
“Leyenda”, “Rótulo de datos” y
“Tabla de datos”.

5. Presione Siguiente e indique si el


gráfico lo quiere en toda una hoja
(tipo hoja) o como un gráfico
pequeño (tipo incrustado) al lado
de su tabla.

6. Una vez que aparezca el gráfico,


deberá modificarlo hasta obtener
el estilo deseado.

Edad

50
40
30 Edad
20
10
0
ia

ol
an

a
el

..
n
ar

ar
g

d.
Ju

ia
An
M

C
ua
r
Ad

Edad

45
40
35
30
25
20 Edad
15
10
5
0
Juan Maria Angel Adriana Guadalupe Carol
HOJA DE CALCULO 13 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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 Una vez terminado el gráfico, 3. Elija la ficha que apropiada y haga


puede regresar a las fichas del los cambios que desee.
asistente y si desea cambiar las Por ejemplo, elija la ficha
opciones elegidas: "Tramas" y en el cuadro "Área"
- Si el gráfico es tipo hoja, elija el color blanco.
haga un clic en la etiqueta
del gráfico y presione el 4. Observara que todos los
"Asistente para gráficos". elementos del mismo tipo cambian.
- Si el gráfico es tipo Por ejemplo, todas las columnas
incrustado, haga un clic en cambian a blanco.
el gráfico y presione el Precio
"Asistente para gráficos". 500
400

Modificar un gráfico
300
Precio
200
100

Una vez que tenga el gráfico, podrá 0


Televisor Radio Reloj VHS Videojuego

cambiarle de formato (color, fuentes,


espesor de las líneas, rellenos,
 Si sólo desea que cambie un solo
número, alineación, etc.)
elemento, siga los siguientes
Caso I: Si el gráfico es tipo hoja.
pasos:
1. Haga doble clic sobre el elemento
que desee cambiar. 1. Haga un clic en dicho objeto, luego
Por ejemplo, en una columna. otro clic hasta que aparezcan unos
puntos alrededor del objeto. (No
Precio haga doble clic).
500 Por ejemplo, cambiemos el
400
formato de la segunda columna.
300
Precio
200 Precio
100 500
0 400
Televisor Radio Reloj VHS Videojuego
300
Precio
200
100
2. Observara que aparecen unas 0

fichas.
Televisor Radio Reloj VHS Videojuego

2. Haga doble clic sobre dicho


objeto y cámbiele el formato.
Por ejemplo, cambiemos el color
de la columna a gris.
Precio

500
400
300
Precio
200
100
0
Televisor Radio Reloj VHS Videojuego
HOJA DE CALCULO 14 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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Caso II: Si el gráfico es tipo  Si desea hacer una búsqueda más


incrustado. especializada seleccione el
1. Haga un clic sobre el "área de comando "(Personalizar)".
gráfico".
2. Proceda como en el Caso I.

Ordenar una lista

1. Seleccione una celda de la lista ,


esta celda debe encontrarse en la
Vera el siguiente cuadro:
columna respecto a la cual desea
ordenar.
2. Presione el botón:

“Orden ascendente”

“Orden descendente” Por ejemplo si desea la lista de todos


los artefactos cuyo IGV sea mayor
que $ 20.00 y menor que $ 50.00,
Filtrar una lista escribiría:

Significa mostrar solamente los datos


que cumplan ciertos requisitos.

Autofiltro: Convierte cada cabecera


de la lista en un cuadro combinado.
1. Haga un clic en una celda de la
lista.
2. Seleccione: Y obtendrá:
Datos/Filtro/Autofiltro

Configurar la página

Antes de imprimir debemos


configurar la página (orientación,
tamaño, márgenes, encabezados, pies,
 Para desactivar el autofiltro,
etc.).
vuelva a seleccionar:
Datos/Filtro/Autofiltro
1. Seleccione:
 Si sólo desea que el cuadro
Archivo/Configurar página.
combinado se aplique a una
Vera las siguientes fichas, su uso
columna entonces seleccione dicha
es parecido a las de Word:
columna.
HOJA DE CALCULO 15 Oscar Suarez, Liliana Mendoza – ETI Lara
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Impresión

1. Seleccione:
Archivo/Imprimir.

 Antes de imprimir se recomienda


ver una "Vista preliminar" o "Vista
previa".

Compilacion: Prof. Oscar Suarez


Prof. Liliana Mendoza

Escuela Técnica Industrial Lara


Barquisimeto Venezuela
Noviembre 2003

Bibliografía:
- Informatica basica (2001) Prof. Carlos Diaz
Escuela de Informatica del Peru
- Ayudas Microsoft Excelt

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