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Resumen:
Actualmente la facilidad para gestionar los recursos documentales, está dada por la oferta de
Tecnologías de Información y comunicación (Tics) y software existentes, lo que obliga a los
profesionales de la información a abordar desafíos, para la implementación y difusión de nuevos
servicios de oferta documental.
Esta presentación tiene como objetivo, dar cuenta de una experiencia concreta, - proyecto de
Biblioteca digital de recursos Naturales -, que demuestra a través de sus resultados los logros que
se pueden obtener, haciendo uso de la oferta de los instrumentos tecnológicos existentes.
Sin embargo, para implementar nuevos servicios documentales electrónicos, existen algunos
antecedentes que son relevantes de considerar al momento de presentar la idea y obtener los
recursos necesarios para su implementación, los que a través de esta presentación pondremos a
disposición para su análisis y discusión.
INTRODUCCIÓN
La facilidad está dada hoy en día por la oferta de instrumentos que las Tecnologías de
Información y Comunicación (TICs) proporcionan para la difusión de los recursos de información
disponible, ya que estos contribuyen a mejorar la accesibilidad a todo nuevo servicio de esta
naturaleza.
En el caso de Chile y de nuestra experiencia, las oportunidades están dadas por el apoyo a estas
iniciativas por parte del Gobierno, quién promueve el uso intensivo de las Tecnologías de
XIII Conferencia Internacional de Bibliotecología. "Acceso a la información y ciudadanía: experiencia e
innovación" Noviembre 2008
Información y Comunicación (TIC), como instrumentos para difundir información por medios
electrónicos, para dar igualdad de oportunidades al usuario final al momento de acceder a los
recursos de información existentes.
Unido a lo anterior se cuenta con la oferta de programas de software diseñado para crear y
distribuir colecciones digitales, que proporcionan una nueva forma de organizar y publicar la
información a través de Internet o en forma de CD-ROM como es el caso de Greenstone, entre
otros.
Sin embargo para la creación de todo nuevo servicio de información, es fundamental que los
responsables de gestionar los recursos de información, se planteen un proyecto sustentable que
permita llevar a cabo la iniciativa.
En adelante y en base a una experiencia, que es el motivo de esta presentación, veremos algunos
aspectos que fueron considerados al momento de plantear concretamente un proyecto de oferta
de servicios documentales electrónicos, dando origen a una Biblioteca Digital especializada en
temáticas sobre los recursos naturales de Chile, de público acceso en la Web.
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López Guzmán, Clara. (2000). Modelo para el desarrollo de bibliotecas digitales
especializadas. Disponible desde:
http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes7cllg/tes7cllg.htm
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OBJETIVOS
Los objetivos de este trabajo son:
• Dar a conocer interrogantes necesarias de plantearse al momento de idear un proyecto de
Biblioteca digital, que justifican la idea de crear nuevos servicios electrónicos de esta
naturaleza.
• Puntos a considerar al momento de la preparación del proyecto para su presentación ante
las autoridades o fuentes de financiamiento.
• Presentar el desarrollo de la experiencia concreta (Proyecto), que incluye:
Problema a resolver, objetivos, plan de acción seguido para su ejecución, metodología
seguida, estructura del proyecto, resultados obtenidos, elementos o aspectos destacables
de la experiencia.
• Analizar los resultados post-proyecto, para determinar si la decisión de llevarla a cabo,
esta respondiendo a las expectativas planteadas o requiere de mejoras o correcciones.
Al momento de presentar la idea de crear un nuevo servicio y justificarla ante las autoridades
pertinentes, los gestores de esta iniciativas deben partir por resolver interrogantes tales como:
¿Por qué una biblioteca digital?,
¿Para qué?, ¿Para Quién?, ¿Con quién ejecutarlo? o ¿Cuál es el equipo humano que necesito?, y
sin duda lo más relevante ¿Como obtengo los recursos financieros necesarios?, o ¿Quién me lo
puede financiar? Y como presento la idea.
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Estrategia para el Desarrollo Digital de Chile 2007 – 2012. Disponible desde: http://www.agendadigital.cl/node/122
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Esta claro, que para el éxito de una iniciativa de esta naturaleza, se requiere de un equipo
humano que tenga las competencias necesarias para su desarrollo. El cual debe ser
multidisciplinario, para cumplir roles específicos en cada etapa y actividad del proyecto. Es el
momento de analizar al si al interior de la organización y/o Unidad de información responsable de
liderar el proyecto, existe personal con los conocimientos y experiencias necesarias para su
desarrollo.
Entre el equipo humano que se requiere y de acuerdo a la experiencia y recomendaciones de
otros desarrollos similares, son entre otros, los de:
Bibliotecarios - Bibliotecarias
Informáticos
Expertos en Arquitectura y Diseño Web
Periodistas y/o Relacionadores Públicos
Contador
Técnicos
Asesores externos con experiencia en las áreas que existen falencias.
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Esta interrogante se relaciona, con la búsqueda de fuentes de financiamiento para desarrollar los
nuevos servicios que se visualizan necesarios de instaurar.
Las vías para obtener recursos va por diferentes alternativas y estas pueden ser:
• Mediante recursos propios de la organización en la cual se encuentra inserta la unidad de
información,
• Postular a fondos concursables nacionales y del extranjero,
• Auspicios de Fundaciones.
• Mediante el establecimiento de alianzas estratégicas con instituciones provenientes del
sector público o privado, que puedan aportar recursos de diversa índole y lograr el
establecimiento de redes.
Una vez aclaradas o resueltas las interrogantes planteadas anteriormente, al momento de escribir
el proyecto para presentarlo y sustentarlo, se debe considerar aspectos tales como:
• Definir un equipo humano capacitado técnicamente y que aporte además capacidades
individuales tales como: capacidad de comunicación, inteligencia emocional suficientemente
desarrollada, valores consistentes con la labor del equipo, conocimientos adecuados a la labor
a desarrollar (Rivero, S. 2005)3.
Si al momento de definir el equipo, en los recursos humanos disponibles estos no cuentan con
los conocimientos necesarios, es la oportunidad para definir las necesidades de capacitación
en las nuevas tecnologías a utilizar, e incorporar un plan de capacitación o bien dimensionar
las asesorías necesarias a subcontratar.
• Inventario de la infraestructura tecnológica disponible y la nueva a adquirir, que este acorde a
los volúmenes de información a procesar y los servicios que se quieren implementar.
• Inventario de los recursos de información que se quieren sociabilizar y su caracterización, con
el fin de dimensionar los tiempos necesarios para su transformación a digital, en el caso de
aquellos recursos que no han nacido digitales y también los nacidos digitales que necesitan un
procesamiento adecuado para su puesta en la web . Este inventario también es válido al
momento de definir la infraestructura tecnológica necesaria.
• Análisis del estado del arte nacional e internacional relevantes a la iniciativa que se está
preparando para ver aspectos relativos a la vigencia actual y futura de las tecnologías
involucradas, también es importante recabar antecedentes sobre proyectos relacionados con
la iniciativa. Este análisis es básico para agregar aspectos innovadores no considerados en
otras experiencias similares.
• Dimensionamiento de los recursos financieros necesarios para su ejecución, mediante la
elaboración de un presupuesto detallado de cada actividad y sub-actividad.
• Estudio del mercado objetivo al cual se quiere dirigir el servicio, para conocer sus reales
necesidades de información y hábitos de investigación al momento de buscar información, de
modo que los servicios a diseñar e implementar no solo obedezcan a la imaginación de los
creadores de los servicios y la disponibilidad de recursos, sino que estén acordes a lo que
realmente el usuario final necesita.
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Rivero Rodrigo, Santiago. La gestión del potencial intelectual, como estrategia competitiva. Un modelo de
referencia para la gestión del conocimiento. Madrid, Human Management Systems, 2005?
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El estudio del mercado objetivo es básico para realizar la evaluación económica, que siempre
se exige en un proyecto, así como también las estadísticas propias de las unidades de
información participantes.
• Conocimiento del plan estratégico de la organización donde se encuentra inserta la unidad de
Información que presenta el proyecto, a objeto que los nuevos servicios a implementar estén
alineados con la estrategia institucional.
• Compromiso de la organización en cuanto a sus aportes pecuniarios y no pecuniarios con el
proyecto y su compromiso durante el desarrollo del mismo y post-proyecto. Entre los aportes
estos pueden ser variados, tales como recursos humanos, infraestructura, la información
documental a convertir a digital y que se espera publicar y sociabilizar, entre otros.
• Situación clara de la propiedad intelectual de los recursos de información a publicar.
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Problema Oportunidad
CIREN y La Dirección General de Aguas, desde hace años se encuentra utilizando la tecnología
digital para la generación de su información y mediante el uso de TIC, gestiona su difusión y
transferencia a los usuarios vía Web Institucional.
Sin embargo existe una instancia, que no ha sido abordada y que con la actual oferta de
tecnologías y software de gestión documental disponibles en el mercado, es factible de
implementar.
En concreto la problemática a resolver fue: existencia en sus Unidades de Información de un
patrimonio intelectual, consistente en colecciones disponible solo en formato impreso.
Constituido por: informes técnicos, publicaciones resultantes de estudios integrados regionales,
fichas técnicas y cartografía asociada a c/estudio y/o volumen.
En vista que esta información es de alto interés para profesionales, estudiantes , investigadores
entre otros, útil para analizar y caracterizar los recursos naturales de las diferentes áreas
geográficas del país; CIREN y DGA, consideró liberar un porcentaje importante de ésta
información, y así socializar su uso mediante la instauración de servicios de consulta pública
gratuita y facilitar su accesibilidad en forma remota, aprovechando la infraestructura ya
desarrollada de difusión y transferencia que se disponía a través de los sitios Web institucionales.
La oportunidad para la instauración de estos nuevos servicios, fue el uso de las herramientas que
proveen las TIC y los desarrollos que facilitan las Bibliotecas Digitales para gestionar la difusión de
este tipo de antecedentes.
PROYECTO
Para su implementación, los recursos financieros se obtuvieron mediante la postulación del
proyecto “Conversión digital de la documentación de recursos naturales y su liberación al
ciber espacio”, al Fondo INNOVA Chile de CORFO. Presentado por el Centro de Información de
Recursos Naturales (CIREN) como ejecutor, en alianza con la Dirección General de Aguas (DGA)
perteneciente al Ministerio de Obras Públicas de Chile. Donde INNOVA financió un 68%, CIREN
22% y DGA 9%. Los aportes de CIREN y DGA correspondieron a recursos de información (acervo
documental en un 90% nacido impreso y un 10% nacido digital), recursos humanos e
infraestructura, de carácter no pecuniario.
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Objetivos específicos:
Metodología
Para el desarrollo de este trabajo la metodología a seguir para su desarrollo, se baso en las
directrices para proyectos de digitalización de colecciones desarrollado por Organismos
internacionales4, y las recomendaciones por ellos dada con respecto al uso de estandares de
manera que permita a futuro la interoperabilidad entre sistemas.
El aspecto más relevante de la metodología seguida, es que está fué centrada en el usuario y las
recomendaciones y tendencias de la Web 2.0
Plan de trabajo
Para el logro de los objetivos propuestos, el proyecto se estructuró en tres grandes etapas, donde
c/u incluyó numerosas sub-actividad y resultados intermedios. Dado que el objetivo de esta
presentación es dar cuenta de la experiencia, a continuación por cada etapa se destacaran, solo
los aspectos más relevantes y/o problemáticas que se presentaron durante su desarrollo, las que
a nuestro juicio son relevantes de compartir o considerar en nuevos desarrollos similares.
Definir los tipos de procesamiento que se le debe aplicar a cada documento al momento de
su digitalización.
Para definir la compra del equipamiento, para que responda a las necesidades concretas
del proyecto. Como son capacidad de procesamiento de los escáner y tamaños de
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FAO/IMARK (2006). Repertorio de recursos para la gestión de información. Modulo para la digitalización y
bibliotecas digitales.
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originales que pueden procesar. El dato del tamaño de los originales en este caso fue
fundamental, dada las características de la documentación de cada colección; compuesta
por estudios con mapas, tablas y gráficos, insertos en cada volumen o como anexos de
múltiples tamaños y con gran deterioro producto de su uso intensivo, así como también
cartografía cuyo original eran películas.
Este proceso de edición de los archivos *pdf, puede transformarse en una actividad
critica o consumidora de recursos humanos, si los originales digitales generados,
fueron procesados en forma individual debido a sus tamaños físicos. Esto obliga al
momento de editar insertar en cada archivo aquellos mapas y tablas, que por su
tamaño original, se tuvieron que escanear en forma independiente.
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CIREN. Tesauro de recursos naturales y productivos de Chile y Tesauro geográfico.
Red Panamericana de Información en Salud Ambiental (REPIDISCA) (2004. Tesauro de Ingeniería
sanitaria y ambiental.
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Esta etapa se realizó en conjunto con una empresa consultora externa, especializada en el tema
de arquitectura de información y desarrollo de bibliotecas digitales utilizando Greenstone.
Los requisitos básicos considerados en esta etapa fueron:
El diseño del sitio debe considerar lo recomendado en la Agenda digital de Gobierno 6y lo
estipulado en el Decreto N°100 que Norma el desarrollo de sitios Web de los órganos de
administración del Estado.
Todo el diseño y arquitectura de información debía estar centrada en el usuario.
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Estrategia para el Desarrollo Digital de Chile 2007 - 2012
Disponible desde: http://www.agendadigital.cl/node/122
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• Establecimiento de nuevas forma de comunicación con los usuarios, esto se logra con la
incorporación de elementos como:
o Aviso de novedades: Se dispuso para estos efectos en la home de la biblioteca, en
la sección novedades, la posibilidad que los usuarios se suscriban y puedan
mantenerse informado de los últimos documentos publicados, mediante Sindicación
Vía RSS.
o Se dispone de una encuesta para poder consultar a los usuarios su opinión.
o Set de consultas frecuentes.
o Disposición de un formulario para efectuar consultas directas a los bibliotecarios.
o Además existen link a los catálogos de los respectivos centros de documentación,
para poder complementar sus investigaciones.
CONCLUSIONES
Mediante los planteamientos iniciales de este documento que están directamente relacionados
con los objetivos de la experiencia concreta desarrollada, podemos concluir lo siguiente:
La instauración de nuevos servicios documentales electrónicos utilizando las Tecnologías
de Comunicación para su difusión y el uso de software de código abierto como es el
Greenstone en este caso, permite innovar en la producción y creación de servicios
documentales electrónicos, acordes a las demandas de los usuarios.
La accesibilidad vía Web a los recursos de información se optimiza sustancialmente.
Para los responsables de gestionar la información y diseminarla en las unidades de
información (Bibliotecas y Centros de documentación), se establecen nuevas formas
innovadoras para “Gestionar los documentos electrónicos” 7 existentes al interior de las
Instituciones generadoras de información.
Se cumplió con las políticas de gobierno y las estratégicas institucionales al cumplir con los
objetivos de democratizar y sociabilizar la información, mediante el conjunto de elementos
de accesibilidad incorporados. Estos elementos facilitan el acceso a la información web,
de todas las personas en igualdad de condiciones y ello independiente de la tecnología
que utilicen o la discapacidad que puedan tener.
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Gestión de documentos electrónicos: “proceso de creación, almacenamiento y utilización de documentos
electrónicos, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y
diseminación a partir de dispositivos electrónicos”
Como ejemplos de documentos electrónicos tenemos las imágenes de documentos impresos llevados al
formato digital, los archivos con diversos contenidos creados electrónicamente como son los documentos de
texto, tablas, gráficos o presentaciones, informes, ficheros de audio y videos.
García Pérez, Alexeis. La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del
entorno de información. ACIMED [online]. 2001, vol. 9, no. 3 [citado 2008-10-18], pp. 190-200. Disponible
en: <http://scielo.sld.cu/
XIII Conferencia Internacional de Bibliotecología. "Acceso a la información y ciudadanía: experiencia e
innovación" Noviembre 2008
Bibliografía consultada:
DC-2005 Proceedings of the International Conference on Dublin Core and Metadata Applications.
Madrid, España: Universidad Carlos III, 2005. ISBN 84-89315-44-2.
García Pérez, Alexeis. La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas
condiciones del entorno de información. ACIMED [online]. 2001, vol. 9, no. 3 [citado
2008-10-18], pp. 190-200. Disponible en: <http://scielo.sld.cu/scielo.php?
script=sci_arttext&pid=S1024-94352001000300003&lng=es&nrm=iso>. ISSN 1024-9435.
Martínez Usero, José Ángel. Nuevas tecnologías para nuevas bibliotecas: desarrollo de
servicios de información electrónica. Buenos Aires: Alfaguara, 2007
Martínez Usero, José Ángel; Lara Navarra, Pablo. La accesibilidad de los contenidos web.
Barcelona, Editorial UOC, 2006.
Martínez Usero, José Ángel; Lara Navarra, Pablo. La organización del conocimiento en
internet. Barcelona, Editorial UOC, 2006.
Rivero Rodrigo, Santiago. La gestión del potencial intelectual, como estrategia competitiva.
Un modelo de referencia para la gestión del conocimiento. Madrid, Human Management
Systems, 2005?