NACZELNY DYREKTOR ARCHIWW PASTWOWYCH

Wadysaw Stpniak

Warszawa, dnia

sierpnia 2011 r.

BDG-DP.025.18.2011

Pan Jacek Cichocki Sekretarz Stanu Sekretarz Kolegium do Spraw Sub Specjalnych W odpowiedzi na pismo z 8 sierpnia 2011 r. (KSS-120-25(7)/11; 105674/11) uprzejmie informuj, e do projektw aktw wykonawczych do ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych zgaszam nastpujce uwagi: 1) projekt rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrw w sprawie sposobu oznaczania materiaw i umieszczania na nich klauzul tajnoci a) 2 pkt 2 Wtpliwoci budzi definicja dokumentu elektronicznego, zwaszcza w drugiej jej czci (sowa: podlegajcy rejestracji w odpowiedniej ewidencji przed przekazaniem go drog elektroniczn), wycza bowiem dokumenty wewntrzne danej instytucji z pojcia dokumentu elektronicznego. Dokumenty wewntrzne nie musz by przekazywane drog elektroniczn. S jedynie przetwarzane w systemie teleinformatycznym. Jeeli zamiarem projektodawcy nie byo takie wyczenie, to proponuj korekt definicji poprzez wykrelenie sw przed przekazaniem go drog elektroniczn. b) 2 pkt 5 Wtpliwe wydaje si mwienie o obiegu w odniesieniu do dokumentu elektronicznego. Naleaoby raczej mwi o zarzdzaniu prawami dostpu do dokumentu zapisanego na informatycznym noniku danych. Dlatego proponuj nada definicji metadanych brzmienie wzorowane na definicji metadanych, przyjtej w 2 pkt 5 rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrw z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazw akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaania archiww zakadowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140),

2 ktre wydaje si trafniejsze, jeli chodzi o oddanie merytorycznego sensu definiowanego pojcia: 5) metadanych naley przez to rozumie zestaw powizanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych danych przetwarzanych w systemie teleinformatycznym opisujcych ten dokument, w szczeglnoci uatwiajcych jego wyszukiwanie, kontrol, zrozumienie, dugotrwae przechowywanie i zarzdzanie; c) 2 pkt 6 W projekcie wprowadzono pojcie konwersji na okrelenie przeksztacenia dokumentu z postaci nieelektronicznej w posta elektroniczn. Tymczasem, zgodnie z przyjtym, jednym z wielu, znaczeniem tego sowa w jzyku polskim (Sownik wyrazw obcych, Wydawnictwo Europa, 2001) dla sfery informatycznej, konwersja oznacza zmian formatu danych na inny tego samego typu, np. zmiana formatu pliku dwikowego .wav na .mp3. Nie jest to wic tosame z czynnoci zmiany postaci dokumentu. Zgodnie wic z 8 Zasad techniki prawodawczej, wskazane byoby odstpienie od wprowadzania pojcia oznaczajcego zupenie inn czynno ni ta wynikajca z jego podstawowego znaczenia. W zamian proponuj uy okrelenia odwzorowanie cyfrowe. W zmienionej definicji proponuj zrezygnowa z okrelenia odwzorowanie oznacze w metadanych, poniewa dla kadego dokumentu elektronicznego (a jest nim rwnie odwzorowanie cyfrowe) naley wprowadzi metadane. Sugerowana definicja mogaby brzmie: 6) odwzorowaniu cyfrowym naley przez to rozumie dokument elektroniczny powstay w wyniku przeksztacenia dokumentu nieelektronicznego na posta elektroniczn, w szczeglnoci w wyniku skanowania; Odstpienie od sowa konwersja wymaga konsekwentnych zmian w innych przepisach projektu, tj. 2 pkt 7 i w 9 oraz w uzasadnieniu do projektu. d) 5 ust. 1 pkt 1 lit. c i pkt 2 lit. a oraz 17 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 Wskazane jest rozwaenie, czy trafne byo uycie spjnika lub w wyraeniu jednostka lub komrka organizacyjna. Moim zdaniem waciwsze byoby zastosowanie spjnika i, tak aby z dokumentu mona byo odczyta i oznaczenie jednostki organizacyjnej, i oznaczenie komrki organizacyjnej wchodzcej w skad jednostki organizacyjnej. e) 5 ust. 1 pkt 1 lit. c Proponuj, analogicznie, jak we wspomnianym wyej Prezesa Rady Ministrw z dnia 18 stycznia 2011 r., obowizkowego czterocyfrowego oznaczenia roku. Jest istotne dla dokumentw elektronicznych zarzdzanych teleinformatycznych w dugim czasie. f) 6 pkt 3 oraz 15 ust. 5 rozporzdzeniu przyjcie jako to szczeglnie w systemach

3 Proponuj odstpi od sowa adnotacja, zwaszcza w stosunku do dokumentw elektronicznych, na rzecz sowa informacja. Adnotacja bowiem moe by rozumiana take jako dekretacja, a ni w stosunku do dokumentw elektronicznych jest odrbny dokument powizany z nim w relacji, ale z wasnymi metadanymi. g) 8 Proponuj zastpi sowo nanosi sowem umieszcza lub wprowadza. Sowo nanosi niesie w sobie informacj o wykonaniu czynnoci na czym. Tymczasem w przypadku dokumentu elektronicznego czynno ta wie si raczej z wprowadzeniem tych danych do metadanych. h) 10 Rozumiejc intencje projektodawcw, pragn zauway jednak, e prezentacja multimedialna jest take dokumentem elektronicznym w rozumieniu 2 pkt 2 projektu. Czy wobec tego konieczne jest przewidywanie innych zasad postpowania z prezentacjami, skoro wszystkie dokumenty musz mie odpowiednie oznaczenia? i) 14 ust. 1 pkt 2 oraz 19 W przepisach tych jest mowa o elektronicznym rejestrze, wzgldnie o waciwym rejestrze. Tymczasem w innych przepisach projektu mwi si o ewidencjach, a czynno wprowadzenia do ewidencji nazywa si rejestracj. Wskazane byoby ujednolicenie terminologii w tym zakresie. j) 17 ust. 1 Proponuj rozwaenie, czy w przypadku wykonywania wydruku, kopii, odpisu, wypisu lub tumaczenia z dokumentu elektronicznego nie byoby wskazane umieszczanie te informacji o zmianie klauzuli tajnoci. Odnotowana jest ona bowiem przede wszystkim w metadanych i nie zawsze musi by widoczna na przykad na wydruku. k) 17 ust. 6 Proponuj zastpi wyraenie archiwa pastwowe wyodrbnione wyraeniem archiwa wyodrbnione. W wyniku dokonanej w 2007 r. nowelizacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, ze zm.) wykrelono przymiotnik pastwowe z wyraenia archiwa wyodrbnione. 2) projekt rozporzdzenia Rady Ministrw w sprawie rodkw bezpieczestwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych 1 ust. 2 Sposb skonstruowania przepisu tego ustpu sugeruje, e przepisw rozporzdzenia nie stosuje si take do jednostek organizacyjnych organw wymienionych w art. 47 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych. Tymczasem zgodnie z przepisem art. 47 ust. 4 ww. ustawy wyczenie dotyczy tylko informacji niejawnych wchodzcych w skad zasobu archiwalnego archiww pastwowych. Oznacza to, e w stosunku do

4 archiww pastwowych jako jednostek organizacyjnych przetwarzajcych w toku swej dziaalnoci informacji niejawne stosuje si przepisy projektowanego rozporzdzenia. Z tego wzgldu proponuj zmian redakcji przepisu na: 2. Przepisw rozporzdzenia regulujcych sprawy, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2 i 5, nie stosuje si w jednostkach organizacyjnych organw wymienionych w art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej ustaw, oraz w stosunku do informacji niejawnych wchodzcych w skad zasobu archiwalnego archiww pastwowych. 3) projekt rozporzdzenia Rady Ministrw w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych a) 1 ust. 2 Sposb skonstruowania przepisu tego ustpu sugeruje, e przepisw rozporzdzenia nie stosuje si do jednostek organizacyjnych organw wymienionych w art. 47 ust. 4 ustawy o ochronie informacji niejawnych. Tymczasem zgodnie z przepisem art. 47 ust. 4 ww. ustawy wyczenie dotyczy tylko informacji niejawnych wchodzcych w skad zasobu archiwalnego archiww pastwowych. Oznacza to, e w stosunku do archiww pastwowych jako jednostek organizacyjnych przetwarzajcych w toku swej dziaalnoci informacje niejawne stosuje si przepisy projektowanego rozporzdzenia. Z tego wzgldu proponuj zmian redakcji przepisu na: 2. Przepisw rozporzdzenia regulujcych sprawy, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1-4, nie stosuje si w jednostkach organizacyjnych organw wymienionych w art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej ustaw, oraz w stosunku do informacji niejawnych wchodzcych w skad zasobu archiwalnego archiww pastwowych. b) 2 ust. 1 W przepisie tym brakuje obowizku take czasowego przechowywania materiaw, co jest jednym z dziaa kancelarii tajnej. Przy obecnej konstrukcji przepisu zadanie to nie bdzie mogo by w kancelarii wykonywane ze wzgldu na cise okrelenie czynnoci, ktre kancelaria tajna ma realizowa. Z tego wzgldu proponuje si wprowadzenie w zdaniu wstpnym wyraenia czasowo przechowuje pomidzy sowa rejestruje i przekazuje. c) 3 Nie s jasne przepisy tego paragrafu w kontekcie 2 ust. 1 i 2 projektu. O jak ewidencj chodzi? Wymaga to wyjanienia, zwaszcza, e przepis ust. 2 okrela wymagania wzgldem systemu teleinformatycznego, w ktrym znajduje si ta ewidencja, jedynie w stosunku do informacji jawnych, ktre przecie nie s przedmiotem regulacji ustawy o ochronie informacji niejawnych.

5 d) 5 Pragn zauway, e czynnoci kancelaryjne wykonuje si jedynie w stosunku do dokumentw w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, a nie wszelkich materiaw. Wskazane jest wic dokonanie odpowiednich zmian w tym przepisie. e) 14 ust. 1 Proponuj zmian brzmienia przepisu, poniewa obecnie odnosi si on tylko do przepisw dotyczcych materiaw archiwalnych. Tymczasem materiay archiwalne to cz dokumentacji o wartoci historycznej przechowywana wieczycie. Nie moe wic by niszczona. Dodatkowo w ustawie o ochronie informacji niejawnych nie uywa si pojcia dokument niejawny tylko dokument. 1. Dokument, ktry nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiau archiwalnego, moe zosta zniszczony, z zastrzeeniem przepisw o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.. 4) projekt rozporzdzenia Prezesa Rady Ministrw w sprawie nadawania, przyjmowania, przewoenia, wydawania i ochrony materiaw zawierajcych informacje niejawne W kontekcie pozostaych przedstawionych do zaopiniowania projektw rozporzdze nasuwa si pytanie, dlaczego projektodawca nie przewiduje moliwoci przyjmowania i nadawania przesyek, zawierajcych informacje niejawne, w postaci elektronicznej z wykorzystaniem rodkw komunikacji elektronicznej. Brak takich przepisw oznacza, e dane elektroniczne bd przesyane tylko na informatycznych nonikach danych.

Kopi otrzymuje:

Pan Piotr uchowski Sekretarz Stanu w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego