Microsoft Excel

MANUAL DE EXCEL
Jos Pablo Salas rea de Fsica Aplicada Departamento de Qumica Universidad de La Rioja

Excel
1 Qu es Microsoft Excel?
Excel es una hoja de clculo y como tal permite la realizacin de una serie de operaciones a partir de datos utilizando frmulas. La idea de las hojas de clculo es que estas frmulas sean independientes de los datos que se utilicen de modo que si estos datos varan, el resultado de la frmula se recalcula automticamente. Adems, Excel permite la representacin grfica de estos datos. Las hojas de clculo pueden utilizarse en muchos mbitos distintos: economa, empresa, ingeniera, medicina... y tambin en educacin. Por ejemplo, a travs de una hoja de clculo pueden realizarse tareas de gestin del centro escolar en general o de un grupo de alumnos en particular. Tambin pueden plantearse y resolverse problemas y dar soluciones grficas a los mismos.

2 Ejecucin de Microsoft Excel

1.- Enciende el ordenador. 2.- Ejecuta la aplicacin Microsoft Excel.

3 Elementos de la ventana de Excel

La barra de ttulos. Contiene el nombre de la aplicacin, Microsoft Excel, as como el nombre del documento. Si no tiene nombre, Excel lo llama Libron, donde n indica el nmero del documento sin ttulo. En la esquina superior derecha se encuentran los botones de cerrar, maximizar y minimizar que se refieren a la aplicacin. Las barras de desplazamiento (vertical/horizontal).

Microsoft Excel La barra de mens. Alberga los comandos principales de Excel. A su vez, cada uno de ellos contiene un men de comandos. La barra de herramientas Estndar. Son los botones situados debajo de la barra de mens y proporcionan los comandos que se utilizan ms a menudo. La barra de herramientas de Formato. Son los botones situados debajo de la barra de herramientas estndar y controlan la apariencia y el tamao del texto, as como los formatos de carcter y de prrafo. La barra de estado. Situada en la parte inferior de la pantalla muestra algunas caractersticas de Excel activas. Ventana del programa: A diferencia de Word, cuando abrimos Excel vemos que en pantalla aparecen una serie de filas numeradas 1,2,3... y columnas ordenadas alfabticamente A, B, C... Estas filas y columnas tienen como interseccin una serie de casillas llamadas celdas que se nombran atendiendo a su fila y columna, por ejemplo: A3. Al referirnos a esta celda nos estamos refiriendo a su contenido, que puede ser modificado. En Excel trabajamos celda a celda, la celda en la que nos encontramos en cada momento recibe el nombre de Celda Activa. En un principio todas las celdas estn vacas, para llenarlas podemos colocar: - Valores numricos. Nmeros enteros y decimales. El signo precede a los nmeros negativos. El separador decimal es la coma. Podemos escribir tambin porcentajes 7%. - Valores alfanumricos. Es el texto normal. - Frmulas. Deben comenzar con el signo =. Adems, en la esquina superior derecha se encuentran los botones de cerrar, maximizar y minimizar que se refieren al documento. rea de referencia: Aparece debajo de la barra de herramientas en la esquina izquierda. Contiene el nombre de la Celda Activa. Barra de frmulas: En ella aparece el contenido de la Celda Activa.

4 Los mens
Archivo. Estos comandos gestionan los documentos (guardar, crear, recuperar e imprimir documentos). Edicin. Estos comandos manipulan texto (copiar, cortar, pegar,...). Ver. Estos comandos controlan la apariencia de tu documento en la pantalla. Insertar. Este comando permite insertar en un documento otros documentos, smbolos especiales, grficos y otros elementos. Formato. Estos comandos controlan la apariencia de las celdas. Herramientas. Estos comandos permiten comprobar la sintaxis, buscar sinnimos, separar palabras con guiones en el documento,... Datos: Este comando realiza y controla operaciones ms avanzadas (Base de Datos). Ventana. Gestiona la disposicin de los distintos documentos en la pantalla. Ayuda (?). Sistema de ayudas.

5 Libros.
Los libros son conjuntos de hojas de clculo que se encuentran dentro del mismo fichero. Para ver en qu hoja nos encontramos y desplazarnos de una hoja a otra utilizaremos una barra que aparece en la parte inferior de la pantalla. Otra posibilidad es pulsar en las solapas que aparecen en la parte inferior de la pantalla (Hoja 1, Hoja 2...). Observa las solapas, una de ellas est en vdeo inverso, se refiere a la Hoja Activa. Por defecto los libros estn formados por tres hojas. 3

6 Creacin de una hoja de clculo.

Una vez que hemos abierto Excel, siempre que queramos crear una hoja de clculo nueva, elegiremos Archivo/Nuevo. Posteriormente escribiremos nuestros datos en las celdas. Si nos fijamos en la pantalla vemos que una de las celdas aparece resaltada con respecto a las dems: es la celda activa. En ella tenemos la posibilidad de escribir. Lo que escribas en la celda activa se refleja tambin en la barra de frmulas y viceversa. Una vez terminado lo que queremos escribir en cada celda, es suficiente con dar un Enter para validar el dato. Para desplazarnos de una celda a otra podemos utilizar los cursores o el ratn, o bien hacer clic en la celda deseada. La mejor manera de trabajar en una hoja de clculo es hacerlo con orden. En primer lugar ponemos las etiquetas que describan los datos de las filas y columnas en las celdas deseadas barra C Teora Alunmo1 Alumno2 Alumno3 de D Prctica frmulas E Nota media

A 1 2 3 4 5

En segundo lugar escribiremos las frmulas. En el ejemplo anterior, queremos calcular la nota media obtenida por cada uno de los alumnos a partir de las notas obtenidas en los exmenes de teora y prcticas. Para escribir las frmulas nos colocamos en la celda deseada y escribimos = FORMULA. Por ejemplo, en el caso de la nota media asignada al primer alumno escribimos en la casilla E3 la frmula = (C3+D3)/2, atencin a los parntesis, y pulsamos Enter. Al hacer esto obtendremos un cero como resultado de la frmula. Si queremos podemos ver la frmula introducida en la barra de frmulas. Finalmente, debemos introducir los datos correspondientes a las notas en cada una de las celdas. Al ir introduciendo dichos datos veremos como la nota media se recalcula automticamente. Una vez realizado este proceso podemos ponerlo bonito cambiando los formatos. Al terminar la hoja de clculo (o incluso antes) debemos guardarla, para ello vamos al men de Archivo y utilizamos las opciones de Salvar o Salvar como. Para salir de la aplicacin Excel simplemente Archivo/Salir.

7 Referencias a las celdas.

Para referirnos a una celda en una frmula tenemos dos opciones. Una primera opcin es teclear el nombre de la celda. Una segunda opcin, ms conveniente, es seleccionarla. Para ello una vez que estamos dentro de la frmula, hacemos clic en la celda a referenciar. Esta celda aparecer con un contorno parpadeante. Tambin podemos necesitar tomar rangos de celdas, es decir, conjuntos de celdas contiguas que tengan una forma rectangular. 4

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Para seleccionar un rango tenemos nuevamente dos opciones: 1. Teclear el rango deseado. Para identificar un rango se utiliza la siguiente nomenclatura. En primer lugar, se teclea el nombre de la celda que ocupa el extremo superior izquierdo, luego dos puntos y, por ltimo, el nombre de la celda que ocupa el extremo inferior derecho. En el ejemplo A1:B5. 2. Nos colocamos en la primera celda del rango, en este caso A1, mantenemos pulsado el botn izquierdo del ratn y lo desplazamos por el conjunto de celdas. Observars como todo el conjunto aparece en negro, excepto una celda que aparece en blanco. En el caso en el que queramos seleccionar rangos discontinuos, una vez seleccionado el primer rango, pulsamos el botn de Control y mantenindolo pulsado repetimos el proceso de seleccin para el resto del rango.

8 Cortar, copiar, mover, borrar.

Es muy importante saber utilizar este tipo de opciones. Para ello seleccionamos la celda que deseamos, vamos al men de Edicin y elegimos la opcin deseada. Con el tiempo se aprende a utilizar otros procedimientos que permiten agilizar el proceso, por ejemplo mediante combinaciones de teclas o con el cuadro de llenado (cuadrito de la esquina inferior derecha). El resultado de copiar y pegar frmulas en Excel es diferente del resultado obtenido en Word. Cuando copiamos y pegamos una frmula en Excel no hacemos una copia exacta de esa frmula, sino que hacemos una copia relativa. Este comentario se entender mejor con un ejemplo. Supongamos que en la celda B5 aparece la siguiente frmula =A1-A2, la copiamos y pegamos en la celda B15, es decir 10 posiciones ms abajo. Al hacer este proceso, la frmula que obtenemos es =A11-A12, es decir, pegamos la anterior frmula pero con sus referencias actualizadas a la nueva posicin: 10 filas hacia abajo. Si la pegamos en C5 lo que aparece es =B1-B2, es decir, la frmula actualizada a la nueva posicin: 1 columna hacia la derecha. Excel por defecto trabaja con referencias relativas. Habitualmente, una frmula de una celda suele copiarse y pegarse en una celda contigua. As, en el ejemplo anterior, la frmula para la Nota media del Alumno1 es vlida, con sus

referencias actualizadas, para la Nota media del Alumno2. Para hacer este proceso de copiar y pegar de forma ms rpida, existe el cuadro de rellenado. Este es un cuadrito situado en la esquina inferior derecha de la celda activa. Si pinchamos sobre l con el botn izquierdo del ratn y arrastramos a la celda contigua, la frmula se copia y se pega en dicha celda. Si queremos que la referencia a una celda en una frmula no se desplace al copiar dicha frmula debemos utilizar referencia absolutas. La manera de referirse de forma absoluta a una celda consiste en aadir el smbolo de $ a la referencia tanto delante de la letra como delante del nmero, por ejemplo: $A$1. As, supongamos que en la celda B5 aparece la siguiente frmula =$A$1-$A$2, y que la copiamos y pegamos en la celda B15, entonces obtendremos la misma frmula =$A$1-$A$2. Pensar como ejercicio qu ocurre si tenemos en la celda B5 la frmula =$A$1-A2 y la copiamos y pegamos en B15.

9 Funciones predefinidas.
Existe en las hojas de clculo un gran nmero de funciones que permiten realizar infinidad de tareas de forma rpida y sencilla. Es fundamental conocer algunas de ellas. As, en el ejemplo anterior podemos escribir, en la celda de la nota media del Alumno1, la frmula = PROMEDIO(C3:D3). Esta frmula calcula la media de todas los datos incluidos en celdas situadas en el rango. Observar que en esta frmula el rango de celdas est formado nicamente por dos celdas C3 y D3. Podemos encontrar todo el conjunto de funciones de Excel pulsando el botn del asistente de funciones nombres. . Estas funciones estn organizadas por categoras y dentro de categoras por

10 Ejemplo 1: ESTUDIO DE GASTOS DE COLEGIOS

Como norma, son datos de entrada los que aparecen en las celdas grises, el resto son calculados mediante frmulas o extendiendo. En primer lugar debes introducir los datos que se encuentran en sombra gris. En segundo lugar introduce las frmulas, que deben empezar con un smbolo =. Para confeccionar las frmulas puedes utilizar los operadores aritmticos que representan a las operaciones matemticas bsicas como son: suma: +, resta: -, multiplicacin: *, divisin: /, porcentaje: % (20% = 0,20), exponente: ^ (2^3 = 8). Adems, necesitars algunas funciones. Como recordars las funciones las puedes encontrar en el asistente de funciones. Las que vamos a utilizar en este ejemplo son: =SUMA(arg1:arg2) : suma los valores que aparecen en el rango correspondiente. =MAX(arg1:arg2): proporciona el mximo del rango. =PROMEDIO(arg1:arg2): proporciona la media del rango. Debes recordar que las frmulas y las series debes extenderlas (copiar y pegar utilizando el cuadrado de rellenado). Nota: Fjate qu sucede al extender la columna de Diferencia con el mximo.

11 Formatos
Una vez que se ha terminado de introducir los datos de entrada y las frmulas, ha llegado la hora de arreglar la presentacin. Para ello podemos utilizar los comandos del men formato. Muchos de ellos tienen un acceso rpido en la barra de herramientas de formato.

Microsoft Excel En primer lugar debes seleccionar la celda o rango de celdas sobre el que vas a trabajar, una vez seleccionado elige Formato/celdas y dentro de la ventana vers diferentes posibilidades. Las ms interesantes son: 1. Formato/nmero: nmero, moneda, fecha, porcentaje. 2. Formato/alineacin: izquierda, derecha, justificado, centrar, centrar en varias columnas. 3. Formato/fuente: estilo, tamao, color. 4. Formato/bordes. Existen otras operaciones interesantes que permiten modificar el tamao de las filas, columnas, mostrar u ocultar filas o columnas... Para ello selecciona la fila, columna o celda y elige Formato/Fila o Formato/Columna, y a continuacin la opcin deseada.

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Ejemplo 1
Ejemplo 1
Colegios de: Logroo

ESTUDIO DE GASTOS

Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4 Total por colegio

Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3

3.600 2.950 4.250

2.250 3.250 3.750

3.420 4.000 2.000

3.000 2.500 1.500

12.270 12.700 11.500

Total por trimestre

10.800

9.250

9.420

7.000 36.470

Total gastos anuales: Mximo valor gastado en un colegio Diferencia con el mximo Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3 430 0 1.200 Promedio de gastos 3.067,50 3.175,00 2.875,00

12.700

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Ejercicio 2 Calificaciones
Ejercicio 2
PESO DE CADA EXAMEN

Calificaciones

EXAMEN 1 EXAMEN 2 EXAMEN 3 20% 30% 50%

Apellido 1

Apellido 2

Nombre

Examen 1

Examen 2

Examen 3 Media ponderada

Aguillo Arpn Domnguez Gonzlez Pascual Reinares

Martnez Ibez Calleja Gonzlez Martnez Senz

scar Luisa Blanca Csar Sara Mara

9,5 1 4 7,5 2 7

10 3,2 5,4 8 3 8

9 2,76 5,05 7 6 6,5

9,4 2,54 4,95 7,4 4,3 7,05

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Ejercicio 3 Librera Central

Ejercicio 3
a:

Librera Central

Enrique Garca Aparicio Ronda 27 28005 Madrid 3245

Factura n

N Artculo

Cantidad pedida

Cantidad servida

Descripcin

Precio unitario

Total

Pendiente de servir

3301 3303 3305

3 4 10

3 2 9

Gua Excel Matemticas Informtica

12,50 15,00 25,25

37,50 30,00 227,25

0 2 1

TOTAL IVA : Total factura

16%

294,75 47,16 341,91

15 La funcin =SI( )
La funcin SI es una de las ms potentes que tiene Excel. La sintaxis de esta funcin es: =SI (condicin; respuesta verdad; respuesta falso) es decir, es una funcin con tres argumentos separados por un punto y coma (;). El primero de los argumentos es una condicin. Para crear condiciones se utilizan los smbolos relacionales de igualdad y comparacin: =, <, >, <=, >=, <> (distinto de). Esta funcin ejecuta la expresin que tengamos en respuesta verdad en el caso en el que la condicin es cierta y la respuesta falso en el caso en el que la condicin sea falsa. Tenemos 8

Microsoft Excel acceso a ella si activamos la ventana de pegar una funcin predeterminada dentro del grupo de las funciones lgicas. Nota: Si en la funcin SI, quieres comparar o escribir texto, debes escribirlo entre comillas. Para escribir un blanco escribe . Observa el funcionamiento de la funcin SI en el siguiente ejemplo.

En el anterior ejemplo disponemos de una condicin a travs de la funcin SI para valorar si un alumno ha conseguido superar la asignatura o no. Sin embargo, cmo podemos obtener la calificacin en forma de nota simblica que ha obtenido cada persona? La funcin SI se puede combinar para crear estructuras anidadas del tipo: =SI (condicin1; SI (condicin2; respuesta verdad2; respuesta falso2); respuesta falso1) =SI (condicin1; SI (condicin2; respuesta verdad2; respuesta falso2); SI (condicin3; respuesta verdad3; respuesta falso3)) Este tipo de estructuras me permite resolver el problema como vemos en el siguiente ejemplo.

16 La funcin CONTAR.SI( )
Esta funcin devuelve el nmero de celdas de un rango que verifican un determinado criterio. La sintaxis de esta funcin es: =CONTAR.SI(rango; criterio)

En el caso en el que el criterio no sea una referencia a una celda, este criterio debe ir entre comillas. Tenemos acceso a ella si activamos la ventana de pegar una funcin predeterminada dentro del grupo de las funciones estadsticas. Continuando con el ejemplo anterior, suponer que nos interesa tener un informe del nmero de alumnos que han superado y no han superado la asignatura, as como de la nota que se ha conseguido. Con la funcin CONTAR.SI podemos resolver este problema.

17 Grficos
Los grficos son una opcin muy interesante de Excel, ya que nos permiten obtener una representacin visual de los datos que contienen las hojas. Excel dispone de muchos tipos de grficos con muchos formatos predefinidos. El objetivo es buscar qu tipo de grfico se adapta mejor a los valores que queremos representar. En Excel, un grfico puede estar incrustado en la propia hoja, que se visualiza y se guarda en la hoja junto con los datos o en una hoja de grficos diferente a la hoja de datos dentro del mismo libro de trabajo de modo que se visualiza independientemente. Ambos tipos de grficos se actualizan cada vez que cambian los datos de la hoja que lo gener y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.

18 Insertar un grfico
Para realizar un grfico debemos en primer lugar seleccionar los datos que pretendemos representar, incluyendo las cabeceras de filas o columnas que nos interese que aparezcan en l. Es muy importante seleccionar bien el rango de celdas que contienen estos datos. En muchas ocasiones este rango es discontinuo. Para ello sigue los siguientes pasos: Colcate en la primera celda del primer rango, selecciona el primer rango al completo. Pulsa la tecla de Control, selecciona el resto de los rangos que van a formar parte del grfico.

Es fundamental que el conjunto total de los rangos seleccionados, incluyendo los correspondientes a las cabeceras, tenga una forma homognea. Por ejemplo:

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Es un rango vlido, mientras que:

No es un rango vlido. Una vez seleccionado el rango, elegimos: Insertar/grfico o bien pulsamos el botn Asistente para grficos: En ambos casos se activa el asistente para grficos. Este asistente nos guiar en la construccin de nuestro grfico a travs de una serie de cuadros de dilogo. stos nos ofrecen las distintas posibilidades de los grficos para ajustarlos a nuestras necesidades. En concreto realizamos nuestro grfico en cuatro pasos. En el primer paso debemos seleccionar el Tipo de grfico.

Podemos elegir entre 14 tipos de grficos estndar distintos: de barras, circulares... y para cada uno de ellos varios subtipos: en 2 3 dimensiones Para grficos ms especficos podemos insertar tipos de grficos personalizados. El botn Presionar para muestra permite visualizar el grfico seleccionado con los valores que hemos elegido previamente. Una vez elegido el tipo de grfico pulsamos el botn Siguiente para continuar seleccionando opciones del grfico que estamos editando. En un segundo paso accedemos al cuadro de dilogo Datos de origen.

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En este cuadro de dilogo se nos muestra el rango de datos que se utiliza para realizar el grfico. Si no hemos elegido previamente este rango, podemos hacerlo en este paso escribindolo en la caja Rango de datos. Adems podemos indicar si queremos utilizar las filas o las columnas del rango para representar los datos del grfico segn las series de datos vengan dados en una fila o en una columna. En la pestaa Serie podemos cambiar el ttulo que se la asigna a cada serie de datos. Una vez elegido el rango de datos pulsamos el botn Siguiente para acceder al cuadro de dilogo Opciones de grfico.

En este paso podemos incluir un ttulo a nuestro grfico, as como el texto que queremos que aparezca en los ejes de categoras. Podemos modificar el aspecto de los ejes, as como incluir lneas de divisin auxiliares. Tambin podemos elegir si mostrar o no la leyenda y la posicin donde queremos que esta aparezca. Por ltimo, podemos modificar los rtulos de los datos e insertar en el grfico la tabla de datos a partir de la que ha sido construido. Una vez elegidas las opciones del grfico pulsamos el botn Siguiente para acceder al ltimo paso del asistente que es la Ubicacin del grfico.

En este paso debemos indicar dnde queremos situar el grfico. Podemos insertarlo en una hoja del libro nueva, que por defecto se llamar Grfico1, o bien en como objeto en la misma hoja que tenemos los datos o en otra distinta.

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Microsoft Excel Una vez finalizados los pasos del asistente debemos pulsar Terminar para que Excel genere y muestre el grfico que hemos realizado.

19 Modificar un grfico
Una vez que hemos construido un grfico podemos modificar las opciones que hemos elegido durante la creacin del mismo. Para ello si pinchamos en cualquier parte del mismo aparecern unos cuadraditos negros que indican que el grfico est seleccionado. En este momento podemos cambiar el tamao del grfico, as como la ubicacin del mismo. Podemos mejorar el aspecto de los grficos, si cambiamos la escala de los ejes, el formato, alineacin del texto, aadimos ttulos y nombres a los ejes, insertamos textos aclaratorios, coloreamos sectores Para realizar cualquiera de estas operaciones debemos editar la parte del grfico que queramos modificar. Para ello tenemos dos posibilidades: a) Hacer un doble clic sobre esta zona, se despliega un men, y en ste se elige la opcin deseada. b) Hacer un clic sobre la zona, esta queda seleccionada (con unos cuadraditos negros) pulsar el botn derecho del ratn y elegir la opcin deseada. Por ejemplo, si hacemos doble clic sobre uno de los ejes del grfico, tenemos acceso al siguiente men:

A travs de esta ventana podemos cambiar el formato de los ejes, su escala de graduacin, el tipo de los valores que contienen Si hacemos doble clic sobre la parte del grfico que representa a una serie de datos, tenemos acceso al siguiente men:

A travs de esta ventana podemos modificar el formato del grfico, poner rtulos de datos a las series, cambiar el orden de las series

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20 Ejemplo 1
ESTUDIO DE GASTOS
Colegios de: Logroo

Trimestre 1

Trimestre 2

Trimestre 3

Trimestre 4 Total por colegio

Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3

3.600 2.950 4.250

2.250 3.250 3.750

3.420 4.000 2.000

3.000 2.500 1.500

12.270 12.700 11.500

Total por trimestres

10.800

9.250

9.420

7.000

GASTOS
5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4

Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3

Euros

Total por colegio

32%

34%

Colegio 1 Colegio 2 Colegio 3

34%

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Microsoft Excel

21 Ejemplo 2
Vendedores a examen
Nombre N de cltes a visitar N visitas realizadas N pedidos obtenidos Ventas Indice de actividad Indice de eficacia % Participacin sobre total ventas Medida de actividad Medida de eficacia

Flix Prez Ana Ruiz Mara Mtz Javier Fdez

200 250 300 150

160 230 200 130

90 125 85 100

100.000 130.000 90.000 150.000

0,80 0,92 0,67 0,87

0,56 0,54 0,43 0,77

21% 28% 19% 32%

Bueno Excelente Normal Excelente

Normal Normal Deficiente Bueno

Totales

900

720

400

470.000

Actividad y Eficacia
1,00 0,90 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0,00

Mxima Eficacia

% Participacin sobre total

Indice de actividad Indice de eficacia

32%

21%

Flix Prez Ana Ruiz Mara Mtz Javier Fdez

19% Flix Prez Ana Ruiz Mara Mtz Javier Fdez

28%

Notas: Indice de actividad = N visitas realizadas / N de cltes a visitar Indice de eficacia = N pedidos obtenidos / N visitas realizadas Medida de actividad: Deficiente si Indice Actividad (IA)< 0,5 ; Normal si IA<0,7 ; Bueno si IA <0,85 ; Excelente en otros casos Medida de eficacia: Idem medida de actividad pero para el Indice de eficacia

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