PROCEDIMIENTO:

CONSTRUCTORA FV

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Elabor: Yasna Iglesias Q. Firma

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Revis: Esteban Ugarte T.
GERENTE DE OPERACIONES

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Aprob: Lionel Real F.
GERENTE TECNICO ENCARGADO DE CALIDAD DE OFICINA CENTRAL

Firma Fecha: Diciembre de 2009

Fecha: Diciembre de 2009

PG-05 Compras Rev7

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Firma Fecha: Diciembre de 2009

PROCEDIMIENTO COMPRAS FV - PG - 05

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INDICE

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TTULO

PGINA

1. 2. 3. 4. 5.

OBJETIVO .....................................................................................................................3

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ...................................................................................3

DESARROLLO ...............................................................................................................3 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. EVALUACIN y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES .................................................... 3 PEDIDO DE MATERIALES Y PRODUCTOS..................................................................... 6 COTIZACION ............................................................................................................. 7 DATOS SOBRE LAS COMPRAS..................................................................................... 7 VERIFICACIN DE LAS COMPRAS ............................................................................... 8

6. 7. 8.

RESPONSABILIDADES..................................................................................................9 REGISTROS ................................................................................................................10 ANEXOS ......................................................................................................................10

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DEFINICIONES .............................................................................................................3

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ALCANCE ......................................................................................................................3

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1.

OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo describir los requisitos para el proceso de compras y evaluacin de proveedores con el objeto de que los materiales y productos comprados por Constructora FV, cumplan con los requisitos especificados.

2.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin para los materiales y productos comprados en obra o por oficina central que afecten la calidad del producto y sus proveedores. 3.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad de Constructora FV Norma ISO 9001: 2008, punto 7.4. Compras

Mapa de Procesos. Proceso Operativo Adquisiciones y Subcontrataciones. DEFINICIONES

4.

Listado de Proveedores: Relacin nominal de proveedores que han evidenciado su capacidad Constructora FV.

Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto. 5. DESARROLLO

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5.1. EVALUACIN Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES

La compra de materiales que afectan la calidad del producto, se realiza a proveedores en los que se tiene una confianza razonable en la calidad del producto que suministran y sus condiciones de entrega. Estos se encuentran identificados en el listado de proveedores de Constructora FV (12 Listado de Proveedores). Se mantiene un Listado de Proveedores general en oficina central por el Encargado de Calidad, y en bodega y en cada obra se tiene un listado especfico. Excepcionalmente se pueden pedir cotizaciones a proveedores no incluidos en las listas, por solicitudes de urgencia, recomendacin y/o solicitud del cliente y por exigencias del mercado. Para

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para proporcionar un determinado material o producto en condiciones aceptables para

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este ltimo supuesto se debe contar con la autorizacin del Gerente Tcnico o del Gerente de Operaciones. 5.1.1. Listado de Proveedores En el Listado de Proveedores general se incluye a aquellos proveedores de confianza de

El Listado de Proveedores general es actualizado y archivado por el Encargado de Calidad de oficina

central, es revisado por el Gerente de Operaciones o Gerente Tcnico, para luego ser enviado como Encargado de Adquisiciones de Bodega Central y a los Encargados de Calidad de cada obra. Tanto que debe considerar al menos la informacin que se describe a continuacin. Sin embargo, el Encargado de Adquisiciones, o quien sea responsable en Bodega Central u obra, puede incorporar datos que estime necesarios para su trabajo.

Nombre o Razn Social del proveedor. Materiales o Producto que suministra. Persona y/o telfono de contacto.

Para incorporar nuevos proveedores al listado general, al listado de obra o al de bodega central, Constructora FV, el proveedor debe cumplir con al menos uno de los siguientes requisitos: a) Que el proveedor disponga de un Sistema de Calidad certificado por un organismo competente. b) Que el proveedor cuente con referencias de clientes u otras empresas,

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c) Que el proveedor tenga certificacin de producto por una entidad competente,

d) Que sean expresamente autorizados por el Gerente Tcnico, Gerente de Operaciones, Administradores de Obra.

En cualquiera de los casos citados, el Jefe de Adquisiciones de Bodega Central y/o los Encargados respectivo Listado de proveedores y se evalan teniendo en cuenta los conceptos indicados ms

de Calidad de cada obra, ingresan a estos proveedores como proveedores en observacin (O) al adelante en el punto 5.1.2.

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Estado y resultado de la calificacin del proveedor.

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Bodega Central como cada obra, toma como base este listado para generar el listado especfico, el

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referencia antes del inicio de las faenas. Cada vez que sea actualizado debe ser enviado al

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Constructora FV y se clasifican como proveedores homologados (H).

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5.1.2. Mantencin del listado de proveedores El mantenimiento o no de proveedores en el listado depende del resultado de sus trabajos con Constructora FV. Se realiza una evaluacin para los proveedores que estn en observacin (O) porque han sido recin ingresados para incorporarlos como homologados o eliminarlos. Para los proveedores ya homologados (H) se realiza una reevaluacin para mantenerlos o eliminarlos del listado. La evaluacin o reevaluacin de los proveedores, segn sea el caso, se realiza mediante el registro 13 Ficha de Calificacin de Proveedores, la que es generada para cada proveedor que suministre uno o ms productos y se completa para los siguientes casos: En Obra:

transcurrido ms de 3 meses desde el inicio de los trabajos, antecedentes que deben ser enviados al Encargado de Calidad de Oficina Central.

Al finalizar la obra se evala y/o reevala a los proveedores, antecedentes que deben ser

enviados al Encargado de Calidad de Oficina Central. En Bodega Central:

En Diciembre de cada ao se evala o reevala a los proveedores con los que han trabajado

durante ese ao, antecedentes que deben ser enviados al Encargado de Calidad de Oficina Central. En todo caso, se podr eliminar inmediatamente del listado que corresponda aquel proveedor que no cumpla con los requisitos estipulados en el registro 13 Ficha de Calificacin de Proveedores, en el momento de detectar la deficiencia o por razones que pudiera establecer el Gerente Tcnico, Gerente Operaciones, Administrador de Obra, o quien designe cualquiera de stos. En situaciones de esta naturaleza, se detalla al dorso de la ficha las razones especficas de

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eliminacin, con la firma del responsable de dicha accin. Cada ficha debe ser llenada por el Administrador de Obra o por quien ste designe, para el caso de las obras, por el Jefe de Adquisiciones de Oficina Central para el caso de bodega central. Los conceptos a evaluar se encuentran descritos en las fichas de calificacin de proveedores. Los conceptos a evaluar llevan asociado una puntuacin con escala de 1 a 3 puntos, donde 1 es la peor calificacin y 3 la mejor. Se fija, como valor mnimo para que un proveedor sea evaluado positivamente, que la sumatoria de los requisitos sea de seis (6) puntos.

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En Diciembre de cada ao se evala y/o reevala a los proveedores, para obras que lleven

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Si el proveedor no alcanza el nivel mnimo fijado, se propone a ste, de ser de inters para ambos, que implante las medidas que puedan suplir las carencias detectadas. Para mantener o excluir al proveedor del listado se tiene en cuenta lo siguiente:

La sumatoria de seis (6) o superior, lo ingresa o mantiene como proveedor homologado (H). Para aquellos proveedores en estado de observacin, una sumatoria inferior a seis (6), pero

habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas, lo mantiene en estado de observacin (O).

Para aquellos proveedores en estado de homologado, una sumatoria inferior a seis (6), pero

habiendo adoptado el proveedor las medidas de mejora acordadas, lo deja en estado de observacin (O).

La sumatoria inferior a seis (6), pero no habiendo adoptado el proveedor las medidas de

mejora acordadas, lo excluye (E) del listado de proveedores.

El estado de cada proveedor en los listados de proveedores, se define a partir del valor promedio

En caso de que un proveedor deje de serlo durante un perodo superior a tres (3) aos, su condicin de proveedor homologado queda en observacin, lo que debe reflejarse en el listado de proveedores. En tal caso el proveedor se considera como si fuera un nuevo proveedor. El resultado de la evaluacin o reevaluacin se incorpora a los respectivos listados de proveedores. Cada obra, en Diciembre de cada ao, y al finalizar sus actividades, y Bodega Central en Diciembre de cada ao remite las fichas de evaluaciones realizadas al Encargado de Calidad de oficina central para actualizacin del Listado de Proveedores general. 5.2. PEDIDO DE MATERIALES Y PRODUCTOS

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El pedido de materiales se realiza por indicacin explcita del Administrador de Obra, o a quin l designe. Tambin se realizan pedidos de materiales desde oficina central por solicitud y con el visto bueno del Gerente Tcnico o Gerente de Operaciones, o por quien ellos designen. En obra se realizan pedidos de materiales o productos de acuerdo a sus necesidades, ya sea debido al avance de sta o a la programacin establecida, o cuando se realizan actividades o partidas que necesiten de dichos productos antes de su ejecucin. Asimismo, se pueden realizar pedidos de materiales a bodega central para proveer a una obra determinada o desde oficina central cuando se requieran diferentes insumos para abastecer internamente a sta.

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obtenido de sus ltimas cinco (5) evaluaciones, o de las que se disponga si son menos.

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El Administrador de Obra definir el tipo, cantidad, calidad, especificaciones del producto y calificacin del personal, si corresponde, o servicio de acuerdo a lo estipulado en las especificaciones tcnicas para ste, segn la obra. Todo esto con el fin de que el proveedor conozca qu es lo que tiene que suministrar. En todos los casos, los pedidos de materiales y productos a Bodega Central u Oficina Central se realizan por escrito, fax o correo electrnico, por cuenta de la obra. 5.3. COTIZACION

Definidos los requisitos del material o producto, se procede a su cotizacin. Esta actividad consiste en pedir oferta o solicitar un precio por un cierto producto, al o (los) proveedor(es) cuando corresponda.

Se pone nfasis en los requisitos que tiene que cumplir el producto al momento de realizar la procedimientos, procesos y equipos, si fuera necesario.

costo, plazo de entrega, requisitos tcnicos, etc. En el caso de que el proveedor seleccionado no pertenezca al listado de proveedores, se procede segn 5.1.1.

Una vez definido el proveedor, se realiza un estudio por parte del Administrador de Obra, Gerente Tcnico o Gerente de Operaciones, cuando corresponda, para definir la modalidad de compra: Contrato de Compra u Orden de Compra. 5.4.1. Contrato de Compra

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La decisin de elaborar un Contrato, en lugar de una Orden de Compra, esta en funcin de las siguientes condiciones referentes a las exigencias para el material o producto: programa de suministros o plazos de entrega, especificaciones tcnicas especiales, establecimiento de multas, inclusin de mano de obra. O cualquier otra caracterstica que implique la necesidad de realizar un Contrato de Compra para asegurar a Constructora FV, cumplir con los requisitos o especificaciones tcnicas que se exigen por parte de su mandante.

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5.4. DATOS SOBRE LAS COMPRAS

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Posteriormente se elige al proveedor que rena las mejores condiciones principalmente respecto a

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cotizacin a cada proveedor, estableciendo las condiciones de aprobacin del producto,

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La elaboracin y redaccin de un Contrato de Compra, ser responsabilidad del Administrador de Obra en colaboracin con la Oficina Tcnica de la obra o por el Gerente Tcnico o Gerente de Operaciones en oficina central. 5.4.2. Orden de Compra

debern ser firmadas slo por el Administrador de Obra o por el personal que ste designe. Asimismo para el caso de compras a travs de Bodega Central, se deber firmar por parte del conveniente.

descripcin del producto, cantidad y unidad de medida, identificacin del proveedor,

fecha de emisin de la orden de compra, indicacin del lugar de entrega,

rea relacionada con el destino del producto (identificacin de la obra, o departamento de la oficina central).

5.5. VERIFICACIN DE LAS COMPRAS Con el fin de asegurar que la compra que llegue a su destino siga manteniendo sus propiedades intrnsecas, cada obra o bien el departamento de Adquisiciones de Oficina Central cuando corresponda, debern establecer pautas de control de recepcin de los materiales o productos en funcin de su importancia para la seguridad de la obra y de los daos y costos asociados que su fallo pudiera ocasionar en el futuro.

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Se entiende que aquel que da visto bueno (VB) a una Gua de Despacho, est conforme con lo descrito en sta. No solamente est recibiendo lo descrito en dicha gua, si no que comprueba adems que lo que se pidi es lo que recibi, contrastando con la orden de compra o con el

pedido de material si la primera no est disponible. En casos en que se realice una Orden de Compra para materiales que pueden llegar en distintos despachos y que puedan originar varias guas de despacho, se deber realizar un seguimiento

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La informacin que se registra en una Orden de Compra, debe incluir al menos lo siguiente:

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Gerente Tcnico, Gerente de Operaciones, Jefe de Adquisiciones o por el personal que ellos estimen

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Las compras de materiales y productos que se documentan mediante una Orden de Compra,

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adecuado por parte del Jefe de Bodega, u otro designado por el Administrador de Obra, Gerente Tcnico o Gerente de Operaciones y que tenga la confianza de ste para realizar dicha tarea. 6. RESPONSABILIDADES

Gerente Tcnico o Gerente de Operaciones.

Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el Listado de Proveedores.

Dar el VB de las rdenes de Compra, cuando corresponda, o quien ste designe. Revisar listado general de proveedores, antes de su envo a obras

Gerente de Operaciones.

Administradores de Obras

Revisar y autorizar los pedidos de material o quin el designe. Autorizar las ofertas de proveedores no incluidos en el listado.

Redactar los Contratos de Compra de productos cuando corresponda. Llenar la Ficha de Calificacin de Proveedores cuando corresponda

Encargado de Calidad Oficina Central

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Encargado de Calidad en Obra

Mantener Listado de Proveedores especfico. Llenar la Ficha de Calificacin de Proveedores cuando corresponda. Elaborar una orden de compra o contrato.

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Actualizar Listado de Proveedores General. Archivar Listado de Proveedores y Fichas de Evaluacin. Enviar listado de proveedores general a obras y bodega cuando sea actualizado.

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Dar el VB de las rdenes de Compra cuando corresponda, o quien l designe.

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Aprobar la actualizacin del Listado de Proveedores.

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Jefe Adquisiciones Bodega Central

Elaborar y mantener el listado de proveedores especfico. Llenar la Ficha de Calificacin de Proveedores cuando corresponda.

Jefe de Bodega Jefe de Obra

Elaborar rdenes de compra cuando corresponda

7.

REGISTROS 12 Listado de Proveedores. 13 Fichas de Calificacin Proveedores. Solicitud de Materiales de Obra Orden de compra Gua de despacho

No aplica.

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8.

ANEXOS

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Realizar la recepcin de los materiales y productos en la obra.

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Recepcionar materiales solicitados cuando corresponda.