You are on page 1of 21

3 filary organizacji czasu.

Cz pierwsza: Wiedza rozwj

www.pigulkiwiedzy.tv

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

Filar I Wiedza
Podejdmy do problematyki zwizanej z wiedz w sposb profesjonalny i odwany, rozwizujc na rozgrzewk krtki test. Pozwoli on przypomnie sobie podstawowe wiadomoci z zakresu zarzdzania czasem. Uwaga: w niektrych pytaniach prawidowa jest wicej ni jedna odpowied. 1. Planujc dzie, naley: a. Zaplanowa jak najdokadniej kade p godziny. b. Zaplanowa dokadnie wikszo dnia, ale spor cz zostawi woln na nieprzewidziane okolicznoci. c. Nakreli jedynie ramowy plan, wypisujc po prostu zadania do wykonania. 2. Zabierajc si z rana do pracy, najlepiej jest zacz od: a. Zada drobnych i niewanych, aby jak najszybciej mie je z gowy i przystpi do waniejszych rzeczy. b. Zada jak najwaniejszych, upewniajc si w ten sposb, e nic nie przeszkodzi

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

w wykonaniu ich. c. Zada rutynowych lub zada przyjemnych, aby zmotywowa si do dziaania. 3. Zasada Pareto w odniesieniu do organizacji czasu mwi o tym, e: a. W 20% czasu zaatwiamy 80% wanych spraw, a w 80% czasu zaatwiamy zaledwie 20% spraw. b. Powinno si powici 20% czasu na rzeczy wane, a 80% czasu na rzeczy niewane. c. Powinno si powici 80% czasu na rzeczy wane, a tylko 20% na rzeczy niewane. 4. Zadania: a. Wszystkie nasze obowizki s tak samo wane koniec kocw musimy je przecie wykona. b. Obowizki mona uszeregowa od najbardziej wanych do najmniej wanych. c. Jedne obowizki s z pewnoci waniejsze ni inne, ale nie ma to wpywu na organizacj codziennej pracy.

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

5.

Poeracze czasu: a. Potrafi zidentyfikowa czynnoci, ktre mona uzna za strat czasu. b. Wiem, e czas przecieka mi przez palce, ale nie potrafi dociec, na co go trac. c. Nie sdz, bym robi cokolwiek, co mona uzna za strat czasu.

6.

W ustaleniu priorytetu zada pomaga przede wszystkim: a. Pilno danej sprawy. b. Kolejno, w jakiej powinno si wykonywa wszystkie czynnoci. c. Jasny cel caoci przedsiwzicia.

7.

Naley si stara: a. Wykona wszystkie zadania jak najlepiej. b. Najwaniejsze zadania wykona jak najlepiej, a pozostae w sposb zadowalajcy. c. Wykona wszystkie zadania jeszcze lepiej, ni szef

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

oczekuje. 8. Mj chronotyp: a. Potrafi zidentyfikowa, czy jestem typem sowy czy skowronka. b. Potrafi okreli, w jakich godzinach jestem najbardziej efektywny. c. Trudno jest mi znale godziny, w ktrych osigam lepsze efekty ni w innych. 9. Wypisujc wszystko, co mam do zrobienia, prawdopodobnie: a. Powoli opracuj plan, ktry z tym wszystkim pozwoli si mi upora. b. Zrezygnuj z wykonania pewnych rzeczy. c. Poczuj si sfrustrowany natokiem obowizkw. 10. Nadmiar spraw zakwalifikowanych jako pilne wiadczy o tym, e: a. Zaniedbaem ostatnio organizacj czasu pracy. b. Moje stanowisko wie

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

si z duym stresem. c. O niczym nie wiadczy, tak ju jest w dzisiejszych czasach. 11. Zadania drobne (krtkie maile, telefony, porzdkowanie papierw) najlepiej jest: a. Zgrupowa i wykona jedno po drugim. b. Zaj si nimi na samym kocu. c. Przeplata nimi inne wane zadania, jakie robimy, wykonujc je w chwilach przerwy. Prawidowe odpowiedzi i komentarze: 1 b. Zbyt dokadne planowanie (a) nie pozwala na wykonanie wszystkich zaplanowanych elementw, nie moemy bowiem wszystkiego przewidzie. Skutkiem jest nerwowo i frustracja. Natomiast samo wypisywanie zada do wykonania bez osadzenia ich w czasie (c) atwo przerodzi si w przecianie samego siebie, trudniej tu bowiem uwzgldni czas potrzebny na realizacj kadego zadania oraz okolicznoci, w jakich nam to przyjdzie robi. Dobry plan powinien by realistyczny, nieprzeciony, uwzgldniajcy margines bdu na nieprze-

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

widziane okolicznoci oraz niedoskonaoci wasne. 2 b, c. Generalnie zaleca si skierowanie caej energii na zadania wane, aczkolwiek rozgrzewka (c) jest rwnie jak najbardziej na miejscu. Natomiast postpujc wedug odpowiedzi (a), ryzykujemy, e po uporaniu si z drobiazgami na nic innego nie starczy czasu ani si. 3 a. Zasada Pareto jest po prostu konstatacj najczciej wystpujcych sytuacji. Tak, wedug licznych obserwacji, po prostu jest. Co z tym fantem zrobi to ju osobna kwestia. 4 b. Mona i powinno si przemyle, ktre sprawy s waniejsze od innych. Istnieje bowiem spore ryzyko, e na wszystkie czasu po prostu nie wystarczy. 5 a. Obserwacja samego siebie, poparta wyciganiem wnioskw, to ju poowa sukcesu. A odpowied (c)? Po prostu zbyt pikna, by bya prawdziwa 6 c. To wanie oglny cel pozwala nam okreli, ktre zadania s waniejsze, z tego punktu widzenia, od innych. Pilno spraw (a) jest tylko pochodn tak okrelonej hierarchii. 7 b. Cho zdawa by si mogo,

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

e nasza kariera zalee bdzie od wykonania jak najlepiej wszystkiego (a) lub zaskakiwania szefa pomysami w kadej nowej sprawie (c), nie wszystkie zadania wymagaj jednakowej uwagi, nie wszystkie te zostan odpowiednio docenione. Rzeczy mao wane wystarczy zaatwi w sposb oglnie przyjty, kierujc ca swoj energi na kluczowe sprawy. 8 a, b. Bardzo dobrze jest mc okreli swj chronotyp (a), jeszcze lepiej dokadnie wybada i zaobserwowa na wasnym przypadku, jak w cigu doby funkcjonuje nasz organizm (b). 9 b, czasem a. Odpowied (a) niesie ze sob ryzyko, e sami bdziemy sobie dodawa zobowiza, powinnoci, bo trzeba, wypada, warto, a moe si kiedy przyda. Wiara, e dosownie wszystko zdoamy zrobi, jest zbyt optymistyczna jak na zwariowane czasy, w jakich przyszo nam y. Nie naley obawia si rezygnacji z najmniej istotnych zada. 10 a, czasem b. Niewtpliwie wiele stanowisk ma po prostu wpisane w swj charakter potrzeb reagowania natychmiast, zaskakujce sytuacje i tak dalej. Generalnie jednak mona uzna, e wiele spraw nie s to sprawy pilne same w sobie, a stay si takimi przez nasze zaniedbanie przez zwyczaj

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

zwlekania do ostatniej chwili, gubienie dokumentw czy zapominanie. 11 a, c. Oglnie zaleca si grupowanie takich zada i powicenie na przykad p godziny na wszystkie takie drobiazgi. Mona si nimi rwnie zaj w przerwach midzy spotkaniami, cho takie zabiegi wymagaj nieco wikszej wprawy (aby cakowicie nie oderwa si od pracy). Wszystko to znajdziemy w mniej lub bardziej rozbudowanej formie na stronach internetowych lub w wersji ksikowej; przy odrobinie szczcia uda nam si nawet dosta gratis kalendarz. Peni zapau przystpujemy do cakowitej przemiany swojego ycia i nazajutrz taka jaka niemoc nas ogarnia. Kiedy drugiego dnia przygldamy si zapiskom i planom, ycie nagle traci dla nas swj zwyky urok. Nie moemy uwierzy, e to my sami wydalimy na siebie wyrok w postaci krpujcego ruchy harmonogramu, zgasilimy optymizm, ustalajc spotkanie z dokuczliwym klientem na dzisiejsze wanie, soneczne popoudnie; zaostrzylimy rygor, eliminujc beztroskie buszowanie po internecie i kanaach telewizyjnych; stawiajc kropk nad i poprzez ustalenie pory wypoczynku na godzin 18:00, ni

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

mniej, ni wicej, cho dotd zwyklimy wypoczywa wtedy, gdy si ju bardzo zmczymy po prostu. Po kilku nieudanych prbach dochodzimy do wniosku, e organizacja czasu nie jest nasz mocn stron i nikt i nic tego zmieni. Zanim jednak poddamy si zupenie w walce, przyjrzyjmy si raz jeszcze owym podstawowym zaleceniom, ktrych surowa forma tak bardzo nas zniechcia. Czy uda si nada im ludzk twarz?

Zmieniamy wasne podejcie do planowania okrelamy swoje cele


Wykonaj krtkie wiczenie, bdce podstaw kadego podrcznika traktujcego o zarzdzaniu czasem. To wane, by go nie pomin powicenie mu kwadransa pozwoli uzyska wgld w siebie i odpowiedzie na kolejne kwestie. Wystarczy rzetelnie odpowiedzie na 2 pytania: Jak wyobraam sobie siebie za 510 lat? Co chciabym uzyska zawodowo, a co prywatnie? Jakie kolejne kroki dopro-

10

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

wadz mnie do tego celu? Przemyl, a najlepiej zapisz swoje odpowiedzi, zanim odwrcisz stron. A teraz odpowiedz sobie na kilka dodatkowych pyta: Jakie byo to wiczenie? Trudne? atwe? Czy odpowiedzi byy oczywiste, czy te musiae wymyla je i doprecyzowywa, eby co napisa? Jak si czue? Komfortowo? Zaenowany? Czy uwaasz, e planowanie ycia 510 lat do przodu ma w ogle sens? Czy planowanie poszczeglnych krokw zwiksza Twoim zdaniem szanse na realizacj przedsiwzicia? Jeli zawsze kiedy przy rnych okazjach musisz sprecyzowa swj plan yciowy, wzdychasz gboko i wbijasz wzrok w st, po czym rzucasz kilka (sprzecznych ze sob) oglnikw; jeli pytanie na rozmowie kwalifikacyjnej o to, jak sobie wyobraasz siebie za 5 lat, to jest wanie to pytanie, ktre-

11

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

go tygryski nie lubi najbardziej nie jeste sam. W polskiej naturze jako nie ley precyzyjne planowanie w czasie. Czstotliwo rzucanych niedbale Zobaczymy, Jako to bdzie, Co si przecie wymyli mwi sama za siebie. W zwizku z tym podrczniki namawiajce nas do zarzdzania czasem typu po prostu zaplanuj i zrb natykaj na niewidzialny mur; na ten sam mur, o ktry rozbija si kada kolejna dieta, postanowienia noworoczne i nauka swek przez 5 minut dziennie. Oczywicie mona prbowa si przeama, rzetelnie swoje plany zapisywa i kontrolowa; jest wicej ni pewne, e ju po miesicu plany zostan tak powanie zmodyfikowane, e trudno bdzie waciwie okreli, czy posunlimy si w ich realizacji naprzd, czy te nie. Ponadto, perspektywa planowania dugoterminowego skrycie zakada, e musimy do czego dy, a to co osigniemy (lub nie) za 10 lat, ni mniej, ni wicej. Po pierwsze, perspektywa 10 lat wzmoonego wysiku ukierunkowanego na cel z radoci ycia jako si nie kojarzy. A przecie zdobywajca coraz szersze uznanie filozofia slow mwi, e powinnimy si cieszy tym, co tu i te-

12

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

raz, zamiast aowa przeszoci i wypatrywa nieustannie przyszoci. Po drugie, moemy oczywicie naiwnie sdzi, e po tych 10 czy wicej latach wszystko bdzie wspaniale i bdziemy cign z woonego trudu zasuone profity; wystarczy jednak jedna racjonalna myl, by zburzy ten idylliczny obraz. Bo czy naprawd bdziemy mogli wwczas spocz dumnie na laurach? Nawet przy miaym zaoeniu, e wszystko bdzie tak, jak to sobie zaplanowalimy i osigniemy postawiony sobie przed laty cel bdziemy musieli stara si nadal. Przecie w dzisiejszych czasach nikt i nigdy nie moe usta w wysiku. Kto nie idzie do przodu, ten si cofa mawia marszaek Pisudski. Cigle si trzeba wysila, doszkala, by aktywnym, podejmowa inicjatyw w przeciwnym wypadku zostaniemy tak prywatnie, jak i zawodowo odstawieni na zakurzon pk. Jak ma zatem poradzi sobie z planowaniem dugoterminowym osoba, ktra mimowolnie wzdraga si na sam myl o tym? By moe znw diabe tkwi w szczegach. A te szczegy to plan i cel, sowa, wbrew pozorom, nie kademu mie. Odliczajc czas do przodu nie

13

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

w dniach ju, ale w latach, nie czujemy si przecie coraz modsi ani coraz bardziej optymistycznie nastawieni co do wasnej przyszoci. I to tak troch smutno dokadnie przewidywa, czym i po co w danym momencie bdziemy si zajmowa. Oznaczaoby to, e ju nic nigdy si nie wydarzy; oznaczaoby to, e ycie nie ma nam do zaoferowania nic ponad to, co sami zapisalimy krzywym pismem w wysuonym kalendarzu. Jednak czy nie wystarczy po prostu odrzuci presj, aby akurat w takich kategoriach swoje plany yciowe ujmowa? Czy nie mona doniosego pytania o plany zmieni na inne, bardziej przystpne, aby uzyska dokadnie t sam odpowied? Zamiast zastanawia si, co to bdzie za 10 lat, kiedy to ju przybdzie i siwy wos, i zmarszczka, mona przecie zapytywa siebie w sposb bardziej przyjazny: Co jest dla mnie w yciu wane? Czy mam jeden konkretny cel? A moe dwa? Czy moja obecna sytuacja pozwala pomylnie roko-

14

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

wa o spenieniu marze? Co mog zrobi, aby przybliy si do ich realizacji? Planowanie bowiem powinno suy nie temu, by martwi si, ile jeszcze pozostao do zrobienia, ani rozwaa, jak wiele nas dzieli od realizacji tajemniczego nieraz celu, ale temu, by pomc w organizacji zwykej codziennoci. To wanie po to powinnimy nie tyle zaplanowa kolejne lata kariery czy ycia prywatnego, co po prostu zastanowi si nad tym, co jest dla nas wane: na przykad zabezpieczenie swojej sytuacji finansowej, budowa domu, awans, czas dla rodziny. Dziki takiemu postawieniu sprawy moemy atwiej zrezygnowa z rnych zaj, ktre zajmuj nam czas, a ktre tak naprawd nie maj duego znaczenia ani nawet nie sprawiaj nam przyjemnoci. Przy okazji nabierzemy zdrowego dystansu do, powiedzmy, drobnych niedoskonaoci ycia codziennego, ktre do tej pory nieustannie wyprowadzay nas z rwnowagi. []

Ustalamy priorytety
Ustalanie priorytetw sprowadza si do uporzdkowania zada, od najwaniejszych, po-

15

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

przez wane, ale nie na tyle, aby osobicie powici im uwag, a do takich, z ktrych realizacji najlepiej w ogle byoby zrezygnowa. Metoda ta zostaa opracowana gwnie z myl o menaderach, ktrzy mog decydowa, co jest wane, a co nie. Moe si jednak zdarzy, e nasza praca nie polega na tego typu decyzjach, tylko na sprawnym wykonywaniu zada, ktre kto inny za godne wykonania uzna. Przeoony raczej niechtnie wysucha naszych uwag na temat sensownoci kserowania w pikne pitkowe popoudnie faktur, ktre nam powierzy. Rwnie rozwieszenie prania moe mie nike znaczenie z punktu widzenia naszych celw yciowych; rozejrzawszy si jednak bezradnie wokoo dochodzimy nieuchronnie do wniosku, e trudno byoby znale ochotnika, ktry by nas zechcia wyrczy. Mimo wszystko warto ustali hierarchi zada. Zapobiegnie to temu, e po caodziennej krztaninie nie znajdziemy ju ani chwili na to, co w sumie jest (albo, co gorsza byo!) najwaniejsze. Metoda zwana kwadratem Eisenhowera polega na klasyfikacji kadego zadania dwojako: jako wane lub niewane oraz jako pilne lub niepilne. Otrzymujemy w ten sposb 4 moliwe typy:

16

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

zadania wane i pilne, zadania wane, lecz niepilne, zadania niewane, ale pilne, zadania niewane i niepilne. Zakada si, e powinny by one wykonywane w takiej wanie kolejnoci. Ale zacznijmy od pocztku. Zadania kwalifikujemy zatem jako: WANE i NIEWANE Wa n e to takie, na jakich nam, wzgldnie szefowi, najbardziej zaley. Na nich skupiamy najwikszy wysiek i energi, to im nadajemy priorytet, to one maj pierwszestwo wykonania. Opiera si na nich nasza satysfakcja i kariera. N i ew a n e w zasadzie zabieramy si za nie dopiero wtedy, gdy zadania wane mamy ju za sob. Pilnujemy, by nie zabieray nam za duo czasu, podpatrujemy dyskretnie, czy moe kto inny nie mgby nas od nich odciy, a moe nawet stwierdzimy, e wykonanie ich jest zupenie bezcelowe.

17

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

Zadania kwalifikujemy rwnie jako: PILNE i NIEPILNE Tu gwna strategia polega na niedopuszczaniu, aby zbyt wiele zada stawao si pilnymi. Jeli nagle wpyna do biura oferta na wczoraj, to uznajemy, e takie jest ycie, ale jeli spacamy wszystkie rachunki ostatniego dnia, bo nam si wczeniej nie chciao to ju ewidentne zaniedbanie. Zadania zyskuj na pilnoci z czasem, osigajc maksimum w dniu ostatecznego terminu, staramy si zatem nada im bieg wczeniej, na spokojnie. Metoda ta zwizana jest z jake realistycznym stwierdzeniem, e prawdopodobnie nie wystarczy nam czasu i energii na wszystko w zwizku z czym naley upewni si, e zostan wykonane rzeczy o najdoniolejszym znaczeniu. Przede wszystkim naley zaj si zadaniami, ktre s wane i pilne zarazem, pozostaymi natomiast moemy onglowa bardziej swobodnie, biorc pod uwag konsekwencje wykonania ich wczeniej lub pniej (lub wcale). []

Skowronkiem by!
Aktywno dobowa ludzi po-

18

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

zwala wyrni 2 chronotypy: skowronki, ktre budz si wczenie i od razu pene s energii, oraz sowy, ktre wstaj pniej, duej rozkrcaj si, za to pozostaj aktywne do pnych godzin wieczornych.

Kilka sw na temat sw
Sowa, oglnie rzecz ujmujc, jest zarazem produktem, jak i ofiar wspczesnego spoeczestwa. Przypuszcza si bowiem, i to najnowsze wynalazki owietlenie o dowolnej porze dnia, duy wysiek intelektualny, minimalna ilo czasu spdzanego na wieym powietrzu, brak wysiku fizycznego przyczyniaj si w duej mierze do rozregulowania zwizanego ze wiatem sonecznym rytmu dobowego. Jednoczenie spoeczestwo zupenie ignoruje wzrost populacji sw i znane powiedzenie: Kto rano wstaje, temu Pan Bg daje nie stracio nic ze swej aktualnoci. Jeli nie jeste muzykiem w klubie ani nocnym strem prawdopodobnie czujesz si powanie dyskryminowany. Mwi si, e sowa dochodzi do siebie dopiero po poudniu, atwo koncentruje si wieczorem, nawet do 3:00 nad ra-

19

3 filary organizacji czasu. Cz pierwsza: Wiedza

nem Tak, ale potem mao kto pozwala sowie wylegiwa si do 11:00. Tak jak wszyscy inni, musi zerwa si bladym witem, z zamknitymi oczami umy zby, wsi na chybi trafi w autobus i usi za biurkiem, starajc si utrzyma pozycj mniej wicej wyprostowan. W jakim stanie dociera nasza sowa do swoich godzin najlepszej efektywnoci? Brutalnie obudzona, w oparach kawy, ociaa po obiedzie, z wyrzutami sumienia, e w godzinach urzdowania nic nie zrobia. Swoje najlepsze godziny zuywa na zakupy albo lepienie pierogw. []

20

Na pytanie odpowiedziaa: Agnieszka Kuna-Broniowska

Nie ogarniam!
Osoba spontaniczna z reguy kojarzy si pozytywnie. Nieoczekiwane pomysy, ruch, ycie chwil Ale czy spontaniczno oznacza baagan? Wrcz przeciwnie, to wanie zaniedbane sprawy uniemoliwiaj pene cieszenie si yciem, przypominajc o sobie w najmniej odpowiedniej chwili. Z czasem odkrywamy, e aby mc beztrosko zrealizowa wasne zachcianki trzeba codziennym sprawom jako taki bieg, w przeciwnym wypadku bd one zawsze pilne i wane, bo niezaatwione. Z myl o takich osobach zmczonych, zabieganych powstaa ta ksika. Przeznaczona dla wszystkich, ktrzy chcieliby zmniejszy stres i napicie poprzez wprowadzenie odrobiny porzdku w codzienny popiech. Ksik zamwisz na stronie wydawnictwa Zote Myli: http://nie-ogarniam.zlotemysli.pl

21

You might also like