Zarzdzanie projektami w praktyce

Cz. 1. Pojcie projektu

Marek Kowalczyk marek.kowalczyk@mandarine.pl www.mandarine.pl

Wersja nieostateczna z dn. 12 kwietnia 2012

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.

Co to jest projekt?
To pytanie pada czsto, lecz praktyka pokazuje, e nie warto nawet prbowa na nie odpowiada bezporednio.

Dlaczego nie warto pyta Co to jest projekt?

Wemy nastpujce zdanie: Przy normalnym cinieniu atmosferycznym, woda wrze w temperaturze 100 stopni Celsjusza. Aby si przekona, czy tak rzeczywicie jest, wystarczy wzi garnek z wod, postawi na kuchenk, zagotowa i woy do wrztku termometr, uprzednio sprawdziwszy cinienie na barometrze. Innymi sowy, istnieje obiektywna, empiryczna procedura sprawdzenia prawdziwoci tego zdania. Gdy nasz eksperyment powtrzymy w dowolnym miejscu na wiecie, o dowolnej porze dnia i nocy, z udziaem ludzi z dowolnej kultury w tych samych warunkach (cinienie atmosferyczne i skad gotowanego pynu) zawsze dostaniemy ten sam wynik. Wemy teraz inne zdanie, gramatycznie bardzo podobne: Wybudowanie i otwarcie tysic dwiecie siedemnastego sklepu sieci handlowej X jest projektem. Byem wiadkiem pyskwek na granicy mordobicia wywoanych rnicami zda wrd dowiadczonych menederw na temat czy to lub owo naprawd jest projektem, czy te raczej procesem. Jak rozstrzygn tak emocjonujce wtpliwoci? Co moe by projektomierzem? Oczywicie dobra denicja! Na przykad wg PMI PMBOK. Ale kto inny uwaa, e akurat wg PRINCE2. Czyli spr o to czy dane przedsiwzicie jest projektem przenielimy na poziom sporu o wyszo PMI PMBOK nad PRINCE2. Jak z kolei rozstrzygn ten spr? Potrzebny byby jaki standardomierz Ale jak metod wybierzemy metod wyboru standardu? Itd. itp., a kto w kocu posunie si do argumentu ostatecznego Bo jeste gupi i si nie znasz albo si obrazi i wyjdzie z pokoju bo nie bdzie si przecie z debilami paowa, co nie rozumiej najbardziej oczywistej oczywistoci. Byoby to nawet mieszne, gdyby nie zdarzao si naprawd skdind powanym ludziom. Rnica midzy pierwsz a drug z przytoczonych tu sytuacji polega na tym, e w pierwszym przykadzie pytamy o stan rzeczy i mamy obiektywn procedur rozstrzygania naszych wtpliwoci. W drugim przykadzie natomiast nie pytamy o stan rzeczy, ale o znaczenie sw. A sowa maj to do siebie, e ich znaczenia s umowne. Innymi sowy, w drugim przykadzie pytamy o do arbitraln konwencj
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 2

jzykow a tu jedynym kryterium jest zgoda (najczciej niewiadoma) uytkownikw jzyka na posugiwanie si danym sowem w dany sposb. A gdy takiej zgody nie ma, a temat jest wysoce emocjonujcy, to z braku obiektywnego kryterium pozostaje odwoanie si do siy autorytetu lub mordobicie. Lub uznanie faktu, e denicje nie s ani prawdziwe ani faszywe, lecz co najwyej mniej lub bardziej uyteczne i przeniesienie dyskusji na inny poziom logiczny poprzez zadanie zupenie innego pytania. Szczeglne zasugi w zwrceniu uwagi na to, o czym tu mwimy mia Alfred Korzybski, autor znanego powiedzenia Mapa to nie terytorium.

O co wic warto pyta?

Wyobra sobie, e jeste na ekskluzywnym przyjciu w ambasadzie: ksita, prezydenci, prezesi, ministrowie i ty. W tak doborowym towarzystwie siedzisz przy stole zastawionym sztucami, ktrych ksztaty przywodz na myl specjalistyczne narzdzia chirurgiczne. Podchodzi kamerdyner w liberii i zrcznym ruchem stawia talerz z potraw, jakiej jeszcze w nie widziae: jakie skrzyowanie homara z abimi udkami i ostrygami. Kamerdyner lekko si kania, odwraca i zaczyna odchodzi. Nagle ogarnia ci panika. W gowie rozpaczliwie koacze si jedno pytanie. Musisz zdy je zada, zanim kamerdyner si oddali. Waciwe pytanie brzmi: 1. 2. Jak nazywa si ta potrawa? Jak to si je?

Jak atwo si domyli, w tej sytuacji dziewiciu ludzi na dziesiciu zapyta raczej Jak to si je?, ni Jak nazywa si ta potrawa?. Albowiem w chwili prby, gdy wymagane jest zdecydowane dziaanie, na pierwszy plan wysuwa si kwestia praktyczna: Ktry sztuciec wzi do ktrej rki, eby nie wyj na idiot?. Wracajc do menederskiej prozy ycia: stojc w sytuacji budowy i otwarcia tysic dwiecie siedemnastego sklepu sieci handlowej X, zamiast pyta Jak to si nazywa? (projekt, proces, czy te moe zadanie) bardziej produktywnie bdzie skupi si na pytaniu Czym to je? lub raczej Jak tym zarzdza?. (Chyba e odziedziczylimy po profesorze Kopaliskim yk rasowego leksykografa.)

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)

Niestety, jeden z naszych sztucw nazywa si zarzdzanie projektem. Poniewa nie chcemy prowadzi cigych potyczek sownych w stylu: Nie moesz zarzdza procesem metod projektow, trudno wic bdzie nam uciec od zdeniowania sowa projekt.

Jak wic zdeniowa projekt nie deniujc go?

Aby wybrn z moczarw semantyki na suchy ld pragmatyki, proponuj przyparty do muru denicj pragmatyczn. Co to takiego? Ot pragmatyczna denicja zupy brzmi: potrawa, ktr najwygodniej je yk. Czyli na przykad ry na sypko. Jeli kto w tym miejscu wykrzyknie oburzony: Ale przecie ry na sypko nie jest zup!, zgodz si z nim odpowiadajc Zgoda, ry nie jest zup; nie bd umiera za denicje, po czym nabior ry yk, bo tak mi wygodniej. A jeli kto bdzie si upiera: Ry to drugie danie, drugiego dania nie je si yk, tylko noem i widelcem!, wtedy odpowiem Ale mi wygodniej je ry na sypko yk (prosz sprbowa!) i przesid si do innego stolika. W przypadku sowa projekt, jego pragmatyczna denicja w pierwszym przyblieniu brzmi wic: to, czym warto zarzdza metod projektow.

Co to jest metoda projektowa?

Czytajc sowa co to jest czujny Czytelnik usysza z pewnoci chlupnicie zdradzieckich moczarw semantycznych. Aby uciec na suchy ld pragmatyki przeformuuj to pytanie w nastpujcy sposb: Co takiego warto zrobi, by skutecznie zrealizowa projekt?. Tu jednak popadamy w bdne koo: projekt to co, czym warto zarzdza metod projektow, a metoda projektowa to praktycznie sensowny sposb podejcia do projektu.

Bez wykrtw, co to jest wic projekt?

Co to jest chlup. Suchy ld: Jako menederowie spotykamy si z rnymi sytuacjami wymagajcymi naszego dziaania. Niektre z nich s do zoone (np. wiele powizanych ze sob
(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.) 4

zada angaujcych wiele osb) i czas jest w nich wany: albo musimy skoczy co na zadany termin albo z kadym dniem niemania rozwizania co wanego nam umyka (np. tracimy sprzeda nowego produktu). eby si nie rozgadywa, zoon sytuacj w ktrej czas jest bardzo wany, bd w skrcie nazywa projektem. Pamitajcie tylko, e to nie adna wita denicja, tylko taki skrt mylowy na nasz uytek, taka prba zbudowania wsplnego jzyka. Jeli w waszej gowie sowo projekt jest ju przypisane do czego innego, zamiast projekt mwcie Z.S.W.K.C.J.W. (zoona sytuacja, w ktrej czas jest wany, mona wymawia z rosyjska jako zosy-wktczajewa) nie obra si.

Ale co konkretnie mam zrobi, jeli od godziny dyskutujemy w zespole, czy co jest czy nie jest projektem?
W takiej sytacji powiedziabym: Projekt, proces nazwy s wtrne. Podchodzc do sprawy pragmatycznie, czy pomoe nam zastosowanie w jakim zakresie znanych wam metod stosowanych do zarzdzania tzw. projektami? Czy pomoe nam np. okrelenie celw, ktre chcemy osign realizujc to przedsiwzicie? Jakie jeszcze inne narzdzie, niewane czy projektowe czy procesowe, warto by to zastosowa? Takie postawienie sprawy, przeniesienie dyskusji na praktyczn paszczyzn wyboru narzdzi menederskich i uycie w miar neutralnego sowa takiego jak np. przedsiwzicie powinno rozadowa emocje i skierowa dyskusj na waciwe tory. Jeli kto bdzie jednak nalega, e nie mona zastosowa metod projektowych do zarzdzania procesem (lub odwrotnie), wtedy mona zacytowa Deng Xiaopinga: Niewane jakiego koloru jest kot. Wane, eby apa myszy.

Jaki jest typowy zestaw narzdzi uywanych w radzeniu sobie ze Z.S.W.K.C.J.W.?

Podoba mi si to pytanie. Jest bardzo praktyczne. Ale zanim przejd do odpowiedzi, chc zwrci uwag, e s dwa gwne rodzaje zoonych sytuacji, w ktrych czas jest wany.

(c) MANDARINE Sp. z o.o. 2012 Wszelkie prawa zastrzeone.)