08 / Julio / 2011

SISTEMAS DE INFORMACION
TORRES FLORES ROBERTO

IMPORTANCIA DE LA INFORMTICA EN LAS ORGANIZACIONES Cada da, la informtica adquiere ms relevancia en la vida de las personas y en las empresas. Su utilizacin ya es un instrumento de aprendizaje que en la sociedad aumenta muy rpidamente. Aumenta la cantidad de familias que poseen en sus casas una computadora, y varias, con acceso a internet. Esta herramienta est auxiliando a padres e hijos mostrndoles una nueva forma de aprender y de ver el mundo. Cuando se aprende a utilizar una computadora se abren nuevos horizontes en la vida del usuario. Actualmente ninguna empresa puede funcionar sin informtica, es a travs de ella, todo se resuelve con mayor facilidad. El mundo est informatizado, La informtica tal vez sea el rea que ms influenci el curso del siglo XX. Si hoy vivimos en la Era de la Informacin, esto se debe al avance tecnolgico en la transmisin de datos y a las nuevas facilidades de comunicacin, ambos impensables sin la evolucin de las computadoras y dispositivos. El mayor fruto de la informtica en nuestra sociedad es mantener a las personas informadas y actualizadas, a travs de una mejor comunicacin. Existe informtica en casi todo que hacemos y en casi todos los productos que consumimos. Es muy difcil pensar en cambios, transformaciones e innovaciones en una empresa sin que en alguna parte del proceso la informtica no est vinculada. TIPOS DE PROBLEMAS QUE RESUELVEN LOS SI ENLAS ORGANIZACIONES Un sistema de informacin resuelve el/los problemas para el que fue diseado... en realidad, resuelve una o ms necesidades dependiendo del propsito del mismo. Por ejemplo, dentro de una biblioteca tenemos el sistema de informacin que se encarga de la administracin de los libros de la biblioteca. Qu problemas resuelve este sistema?, en este caso el sistema permite catalogar los libros en estanteras, permite ubicar los libros fcilmente, lleva registro de los libros sacados, lleva registro de los socios de la biblioteca, etc. El sistema tambin podra contar con un sistema informtico que automatice tareas, por ejemplo, una computadora que permita buscar mejor los libros, o que lleve registro de los inscriptos a la biblioteca, en lugar de hacerlo en papel, etc. FLUJOS DE INFORMACION Movimiento de informacin entre departamentos e individuos dentro de una organizacin y entre una organizacin y su entorno. ELEMENTOS DE CONTROL El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: 1. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que define los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materias primas, nmeros de horas, entre otros.

 Estndares de calidad: Como control de la calidad de la materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinados, entre otros. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. 2. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. 3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. 4. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

ELEMENTOS DE CONTROL EN UN SISTEMA DE INFORMACIN El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeo tolerables, (o sea mientras se encuentren bajo control) Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37 centgrados, una desviacin de 37 a 37.5 no afecte mucho su desempeo, pero una mayor desviacin, como una fiebre de 39.5 desencadena un cambio muy drstico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se repare dicha condicin. Pero si se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema. Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeo, denominados estndares y contra los que se comparan los niveles de desempeo. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentren por encima o por debajo de los estndares para as poder efectuar los ajustes necesarios. La informacin proporcionada al comparar los resultados con los estndares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentacin. Para resumir, los sistemas emplean un sistema de control bsico que consiste en:

Los Sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continan funcionando. Aquellos que no lo logren hacer, tarde o temprano dejan de trabajar.

El concepto de interaccin con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentacin, permite al sistema determinar que tan bien esta operando En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operacin siempre y cuando posean informacin de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. Dado que esta condicin no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados. El concepto, sin embargo, es importante por que ilustra un objetivo en el diseo de sistemas: construir sistemas que necesiten la menor intervencin del medio externo para mantener un desempeo aceptable. Por consiguiente, la autorregulacin y el propio ajuste son objetivos del diseo en todos los ambientes de sistemas. Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas mas pequeos; Es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Por ejemplo un auto tiene sistemas de combustin, elctricos, etc. En general, en situaciones de sistemas, es comn tener varios niveles de sistemas interactuando entre s.