SEMINAIRE DE MANAGEMENT DE GILBERT RICHARD MBALA

LES DIFFERENTES ETAPES DE LENTRETIEN DE RECRUTEMENT

Savoir mener un entretien dembauche cest dabord savoir mener un entretien dinvestigation (du ct de linterview et du ct de lintervieweur) puis savoir mener un entretien de ngociation

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Un entretien de recrutement est une situation de communication. Il met en prsence deux personnes dans le but de favoriser des changes dont la finalit est une meilleure connaissance mutuelle devant permettre chacun de prendre sa dcision : le responsable qui recrute dcidera dembaucher ou de ne pas embaucher le postulant ; le candidat dcidera daccepter ou de refuser le poste propos.

Il est essentiel davoir toujours bien prsent lesprit cette double problmatique. Un entretien de recrutement doit offrir chacun la possibilit de recueillir les informations ncessaires et suffisantes pour tayer sa dcision. Cest une situation stressante pour chacune des parties. Les deux interlocuteurs en prsence engagent leur avenir. La qualit de la relation qui stablit pendant lentretien, la transparence des informations changes et le niveau de communication sont les garants dun recrutement de qualit. Un recrutement est de qualit lorsque les deux parties sont gagnantes. La personne qui recrute a trouv le candidat en adquation avec le poste, lquipe et le service ; la personne en recherche demploi a trouv un travail et environnement qui correspondent ses comptences et ses aspirations. Ce rsultat sappelle une stratgie gagnant/gagnant. Quatre conditions de base rgissent lentretien de recrutement : une chronologie dans la progression : pour optimiser sa qualit et son efficacit un certain nombre dtapes doivent senchaner dans un ordre bien dfini. Elles permettent de commencer, de faire progresser et de conclure ce type trs particulier dentretien ; des techniques dentretien sappuyant sur deux comptences principales : savoir couter et savoir poser des questions ; un guide dentretien, sorte de check-list comportant les questions cls qui seront poses tous les candidats. Ce guide permettra dobtenir la certitude que le candidat possde ou non les caractristiques recherches. Il permet de ne rien oublier dessentiel. Il offre une structure qui rend les rponses des candidats comparables grce une valuation ralise sur des bases identiques. Une capacit savoir en permanence quel est lobjectif de la question et quelle est linformation recherche sur le candidat

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Les tapes dun entretien de recrutement

Un entretien de recrutement comporte sept tapes :

1. Laccueil du candidat
Cette phase daccueil consiste bien positionner et mettre en place le contexte de lentretien. Elle implique de : vous prsenter : identit, fonction, prcision de votre rle dans le processus de recrutement. Il est important que le candidat sache si vous tes le dcideur et si cest avec vous quil travaillera en cas dembauche ; rappeler le titre de la fonction pour laquelle vous recrutez, mais ce nest absolument pas le moment de dcrire le poste ; prciser lactivit du service et donner quelques informations gnrales sans dvelopper ; resituer lobjectif de lentretien. il est important de rappeler au candidat que lobjectif de cette rencontre est double. Il doit vous permettre de mieux vous connatre et danalyser avec lui sil est en adquation avec le poste que vous avez pourvoir. Il doit galement lui donner la possibilit de dterminer si le poste et service correspondent ce quil recherche. Cela donne le ton quant la teneur de lentretien ; indiquer la dure moyenne prvue pour lentretien. Prsentez au candidat le plan gnral qui sera suivi. Vrifier si cette dure est compatible avec ses contraintes. Cela donne une certaine visibilit sur ce qui lattend et doit rduire son stress. Vous pouvez dire par exemple : Notre entretien va durer environ une heure ou une heure trente au maximum ; moins que nous dcouvrions plus rapidement que le poste ne vous convient pas. Nous allons aborder tout dabord votre parcours professionnel, puis nous examinerons les comptences ncessaires pour tenir ce poste ainsi que certains aspects essentiels sur vos objectifs et vos attentes. Ensuite, je vous prsenterai le dtail de la fonction. Pour terminer nous ferons le point sur votre candidature .

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2. La recherche des informations complmentaires par rapport au Curriculum Vitae et la lettre de candidature ou de motivation
Reprendre le cheminement par lequel la candidature vous est parvenue est un bon moyen pour faire la transition et passer ltape suivante. Donnez au candidat quelques informations sur les raisons qui vous ont amen le slectionner et allez plus loin avec lui dans ce processus de recrutement. Cette phase comporte deux volets ; les tudes et le parcours professionnel. Selon les candidats, leur ge, leur exprience, il sera utile ou non dapprofondir les tudes suivies. Lapprofondissement du cursus de formation passe par quelques questions essentielles dont lobjectif est de comprendre le rle de celui-ci dans sa vie professionnelle. Les principales questions que lon peut poser sont : Pourquoi a-t-il choisi ? Quels diplmes a-t-il obtenu ? Quand ? Comment ? Quest-ce qui la le plus intress ? Pourquoi ? Quest-ce qui la le moins intress ? Pourquoi ? Comment a-t-il mis en uvre, dans sa vie professionnelle, les connaissances acquis ? Quelles autres tudes aurait-il aim suivre ? Pourquoi ?

Dans tous les cas, vous devez connatre avec le plus de prcision possible le contenu des postes occups par le candidat, ce quil a rellement et concrtement fait et les motifs de ses dparts. Reprenez chaque poste (ou stage sil sagit de quelquun de jeune) occup par le candidat et demandez-lui ce quelle a fait concrtement jusqu ce que vous ayez une vision prcise de son parcours professionnel et des comptences mises en uvre. Les questions poser lors de cette deuxime phase sont ouvertes, neutres et ce sur tous les postes significatifs : Pourquoi a-t-il choisi cet tablissement ? Pourquoi a-t-il postul pour cette fonction ? Comment a-t-il obtenu le poste ? Quelles sont les dates de prise de fonction et de dpart ? Quelles taient ses principales activits ou responsabilits ? Comment les ralisait-il concrtement ? Quelles sont celles quil prfrait ? Pourquoi> ? Quelles sont celles quil aimait le moins ? Pourquoi ? Quels rsultats avait-il obtenus ? Quel tait son environnement de travail ? Comment fonctionnait-il avec sa hirarchie ? Avec ses collgues ? Quels sont les motifs de dpart ?

Il savre galement intressant de demander, pour les derniers emplois occups, les noms et les coordonnes des personnes que vous pouvez ventuellement contacter. A ce sujet, vous allez vous trouver face plusieurs comportements. Habituellement, le candidat vous les donnera sans hsiter, tout naturellement. Dans certains cas, vous percevrez des rsistances ; il sagit alors de creuser le pourquoi de ces rticences.

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Lorsque vous aurez obtenu cette vision claire du parcours professionnel du candidat, du contenu des emplois occups, vous pourrez dcider si effectivement ce parcours est cohrent avec le profil de la personne que vous recherchez. Si tel est le cas, vous pouvez alors entreprendre ltape suivante. Si tel nest pas le cas, expliquez au candidat en vous appuyant sur la base de votre profil de poste et daprs les donnes objectives que vous avez collectes pourquoi il ne correspond pas vos attentes. Cela nest pas facile, mais il est prfrable darrter lentretien et dexpliquer au candidat pourquoi vous lcourtez plutt que de poursuivre, en, bclant la suite.

3. Identification des critres de motivation

Le but de cette phase est de connatre prcisment ce qui motive le candidat, la nature de son investissement dans la vie professionnelle et den vrifier la cohrence avec la fonction et le service ou ltablissement. Les critres de motivation sont les besoins quune personne, plus ou moins consciemment, cherche satisfaire dans sa vie professionnelle. Ce sont les valeurs importantes pour elle. Ces critres sous-tendent sa motivation et dterminent ses actes et ses jugements. Cest le petit vlo qui nous fait tourner . Comment connatre les critres de motivation dun individu ? Simplement en posant la question suivante : Que recherchez-vous dans le travail ? Si les rponses obtenues sont insuffisantes, vous pouvez rebondir en demandant : Quest-ce qui est important pour vous dans votre vie professionnelle ?

4. La validation des comptences

Le profil du poste tel que vous lavez dfini comporte un certain nombre de connaissances et/ou comptences. Ce travail pralable a t ralis avec la plus grande rigueur. Aussi, ne vous contentez pas dapproximations dans la vrification de celles-ci car vous risquez de belles dceptions. Chaque comptence juge indispensable doit tre vrifie lors du recrutement. Cette vrification est place en quatrime position de lentretien, suffisamment tt pour ne pas poursuivre inutilement celui-ci si le candidat na pas les comptences requises. Vous pouvez faire la transition dans le droulement de lentretien en expliquant au candidat que certaines comptences sont essentielles pour tenir le poste et ce point de lentretien, il devient important de vrifier si, effectivement, le niveau de comptence recherch est atteint. La meilleure mthode pour vrifier lexistence dune comptence est de mettre le candidat lpreuve. Ces preuves doivent tre prvues et prpares avant de recevoir les candidats de faon pouvoir sassurer, sans doute possible, de lexistence des comptences ncessaires et indispensables. Ces preuves peuvent consister en des questions techniques et/ou des mises en situation.

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5. La vrification des caractristiques de personnalit

Parvenir dterminer si le candidat possde les savoir tre tels que dfinis dans le profil de poste est primordial. La technique consiste savoir, lorsquon pose une question, quel est son objectif, cest-dire quelle information prcise lon recherche sur la personnalit du candidat. Il sagit ds lors de poser des questions toujours axes sur lexprience professionnelle. Elles permettront, aprs avoir entendu la rponse du candidat, de dterminer son degr de possession de ce savoir tre. Vous allez par consquent prparer un guide de questions qui a pour objectif de faire merger dans les rponses des candidats des caractristiques de personnalit par lobservation des comportements dcrits dans les rponses. A ce stade de lentretien, vous navez pos au candidat aucune question sur sa vie prive, puisque la loi linterdit, hormis sur les aspects qui ont un lien direct avec lemploi propos. Autrement vous pouvez poser une question ouverte, neutre de type : Et vous, qui tesvous ? Vous crez ainsi un espace dchange au-del du professionnel. A la fin de cette tape, il sagit de vrifier ladquation entre le profil du candidat avec le profil du poste propos.

6. La prsentation de ltablissement, du service, du poste pourvoir et son environnement

Vous devez maintenant prsenter au candidat, de faon succincte mais complte, votre tablissement, lemploi ou poste pourvoir et son environnement. Pour prendre sa dcision le candidat a besoin dtre en possession dun ensemble dinformations sur le poste afin de pouvoir dterminer si celui-ci correspond ses aspirations. De faon gnrale, sept points cls structurent la prsentation dun tablissement, d un poste ou dun emploi et de son environnement : 1. le rappel de lactivit de ltablissement, sa date de cration, sa taille (nombre de lits et places), son positionnement dans la rgion et le dpartement si cela est pertinent, son implication ventuelle dans des rseaux et des partenariats, les grandes lignes de son organisation ; 2. votre grade et votre rle dans ltablissement, en dcrivant le cas chant votre service ; 3. la raison du recrutement envisag (cration, remplacement); 4. le contenu du poste ou de lemploi, pour cela il suffit de reprendre la description de poste ou d lemploi labore au dbut du processus de e recrutement ; 5. vos attentes, sur un plan plus qualitatif, sur la relation que vous souhaitez tablir avec la personne que vous recrutez ;

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6. les contraintes lies aux spcificits du poste ou de lemploi mentionn dans le profil. Certaines contraintes sont prsenter et il suffit de vrifier si le candidat est prt les accepter. Dautres mritent une vrification plus fine car elles relvent dlments constitutifs de la personnalit : par exemple, la ponctualit ou la capacit faire des heures supplmentaires. Dautres encore, relvent du contrat de travail, il sagit de clauses particulires telles la mobilit, etc. ; 7. la rmunration de dpart et, le cas chant, les possibilits dvolution. Il est trs intressant et indispensable, aprs la prsentation du poste ou de lemploi, de demander la personne ce quelle a retenu et compris de votre prsentation, comment elle peroit une collaboration ventuelle. Cette prcaution permet de vrifier si elle en a bien assimil lessentiel, de connatre sur quels lments elle met laccent et si cette perception est en adquation avec la vtre. Il est important de terminer cette tape de lentretien en invitant le candidat poser les questions qui lui viennent lesprit. Cela lui redonnera, en fin dentretien, un espace dexpression que vous allez pouvoir observer lorsque la tension commence se relcher. Le teneur de ses questions est galement rvlatrice des sujets qui retiennent son attention et de sa motivation. Des questions qui peuvent aider ici sont par exemple : Quels sont ses atouts pour le poste propos ? Quels sont ses points faibles ? Que pense-t-il pouvoir apporter au service ? . Il sagit aussi damener le candidat se positionner et de vrifier que le poste lintresse vraiment.

7. La conclusion de lentretien.
Toutes les phases de lentretien ont t franchies, il est temps de se sparer du candidat et de conclure. Le mot conclusion a deux acceptions : clore, terminer et raliser compltement. Savoir conclure implique : de faire une courte synthse des points importants recueillis au cours de lentretien sur la personne, ses motivations et son intrt pour le poste ; ainsi que des rserves que vous faites sur certaines lacunes ou aptitudes ; demander au candidat sil dsire aborder dautres aspects qui semblent importants pour tayer sa candidature ; remercier le candidat, si cela est appropri, de la qualit de lentretien que vous avez eu ensemble ; informer le candidat sur le droulement des tapes suivantes et sur leurs chances, le dlai lissue duquel il aura une rponse.

Lentretien est termin. Le candidat est parti. Il vous faut immdiatement procder lanalyse de lentretien car vous avez beaucoup dinformations en tte et vos notes fraches sont encore lisibles et comprhensibles.

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A PROPOS DE LA LEGISLATION CONCERNANT LES ENTRETIENS DE RECRUTEMENT

Le lgislateur a pos un cadre lentretien de recrutement sous forme dobligations et dinterdictions. Afin que les informations demandes aux candidats ne portent pas atteinte leur vie extraprofessionnelle, elles ne peuvent avoir comme finalit que dapprcier leur capacit occuper lemploi propos ou leurs aptitudes professionnelles et doivent prsenter un lien direct et ncessaire avec celui-ci (art. L. 121-6).