MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN DE JVENES Y ADULTOS DIRECCIN DE ALFABETIZACIN Y EDUACIN PRIMARIA DE JVENES Y ADULTOS

Diplomado en lnea dirigido a Tcnicos Nacionales, Departamentales y municipales de la Direccin General de Educacin de Jvenes y

Adultos del Ministerio de Educacin

PowerPoint Avanzado

Contenido
I. Introduccin .................................................................................................................................... 2 II. Herramienta lectora ..................................................................................................................... 4 III. Opciones de Revisin ................................................................................................................ 6 IV. Procesamiento de informacin ................................................................................................. 8 V. Exportar un presupuesto a PowerPoint ................................................................................. 11 VI. Grficos SmartArt ..................................................................................................................... 14 VII. Caractersticas de una buena presentacin........................................................................ 16 VIII. Bibliografa ................................................................................................................................. 18

I. Introduccin

PowerPoint, aunque es un programa de presentacin que tambin puede ser utilizado para procesar informacin y desde luego usarlo en forma integral, junto con el resto de aplicaciones de Microsoft Office. Si analizamos PowerPoint como una herramienta integral de Microsoft Office, podremos tener ms beneficios en su uso. Entre los usos ms destacados que PowerPoint, podemos destacar los siguientes: Usarlo como programa de presentacin Usarlo como herramienta lectora Usarlo para corregir Ortografa Usarlo para procesar datos (textos, nmeros e imgenes) Usar Word vinculado a Excel, PowerPoint u otro programa

En este mdulo vamos a explorar y aprender a usar las herramientas de PowerPoint. Asimismo, vamos utilizar las opciones de Revisin y vamos a exportar una tabla de presupuesto desarrollada en Word a PowerPoint. Adems vamos a usar las opciones de copiar y pegar e integrar PowerPoint con Excel y Word. El Ministerio de Educacin de Nicaragua, a travs de la Direccin General de Educacin de Jvenes y Adultos, promueve el uso de las TIC y los programas de oficina desde una perspectiva ms integradora, es decir, haciendo nfasis en que los programas oficina pueden servir para fortalecer nuestro hbito por la lectura, nuestras capacidad de redaccin y comunicacin.

El presente documento Word Avanzado es un pequeo manual que busca brindar informacin y consejos a tcnicos nacionales, departamentales y municipales, de la Direccin General de Educacin de Jvenes y Adultos del Ministerio de Educacin, para garantizar la efectividad en el desempeo con el uso de los programas de oficina.

II. Herramienta lectora

PowerPoint tambin puede verse como una herramienta lectora y no slo de presentacin, aunque su uso preponderante. Y decimos que es una herramienta lectora porque los conferencista, generalmente, envan sus presentaciones para que los participantes de sus conferencias para que las lean. Analicemos algunas tcnicas de lectura. La barra de estado de PowerPoint, en la parte inferior derecha de la pantalla, contiene tres conos con opciones de lectura: Normal, Clasificador de diapositivas, y Presentacin con diapositivas. Adicionalmente tiene una herramienta de Zoom, que permite alejar o acercar las diapositivas.

Haciendo clic sobre el signo + y se puede manipular el Zoom fcilmente. Coloque el puntero del ratn encima de cada cono y lea los mensajes que aparecen en pantalla. La barra de desplazamiento vertical de PowerPoint no tiene ms recursos que poder desplazar una presentacin hacia arriba o hacia abajo, segn las imgenes de flecha. Las opciones descritas anteriormente tambin se pueden encontrar en la ficha Vista.

Haga clic en el cono que dice Presentacin con diapositivas, ubicado en la parte inferior de la barra de tareas. La presentacin ocupar la pantalla completa. Analice cada una de las diapositivas haciendo clic con el mouse encima de la

pantalla o usando las teclas de direccin, derecha para avanzar o izquierda para regresar. Haga clic con la parte derecha del ratn y explore las opciones que aparecen en el men desplegable.

En el modo de pantalla completa, aparentemente, no existen botones de comandos, pero si desliza el puntero del ratn en la zona inferior izquierda, notar que se resaltan varios botones de comandos, entre ellos botones con smbolos de flechas para desplazarse hacia la derecha o izquierda. Abra una presentacin y explore esos botones de comandos hasta tener dominio pleno de la interfaz en pantalla completa y de los botones de comandos para leer.

III. Opciones de Revisin

PowerPoint tiene incorporado tambin herramientas de ortografa ubicadas en la ficha Revisin. En la ficha Revisar encontraremos bajo la imagen ABC, Ortografa, luego los conos de Referencia, Sinnimos y Traducir. Antes de operar estas opciones, es necesario configurar las opciones de Revisin. Para tal efecto, haga clic en el cono Personalizar barra de herramientas, en la parte superior de la interfaz, seleccionamos Ms comandos, luego de lo cual escoja la opcin Revisin.

Deber leer y revisar con cuidado cada una de las opciones que se presentan en este cuadro de dilogo. Una vez ledo, seleccione las opciones que ms le convengan. Puede hacer uso de la Ayuda de PowerPoint, haciendo clic en F1, si quiere profundizar en algunos conceptos (de nuevo, leer es la llave para el aprendizaje). Una vez configurada la opcin de Revisin, puede empezar a utilizar las opciones de Ortografa haciendo un clic en el botn correspondiente. Esta opcin se utiliza, generalmente, al finalizar la redaccin de un documento. Si por ejemplo escribimos: La manera mas eficaz para aprendiendo un programa de informtica es leyendo los mensjes del icono o imgenes, poniendo el puntero del mouse en esos elmenetos Inmediatamente PowerPoint va a subrayar en rojo los errores detectados, en este caso: mensjes y elmenetos. Si colocamos el puntero del mouse sobre las palabras en rojo y hacemos clic en la parte derecha del mouse, aparecer un men contextual con sugerencias para escoger de un grupo de palabras. Desde luego se requiere conocer de ortografa para hacer la seleccin correcta.

En mensjes, por ejemplo, aparecer mensajes y manjes, entre otras palabras sugeridas. La puede sustituir simplemente dando un clic a la palabra correcta. En elmenetos, saldrn varias opciones, entre ellas la expresin correcta, elementos. Igual suceder con otras palabras que estn mal escritas. Tambin podemos escoger sinnimos de las palabras usadas. A veces es fcil escoger un sinnimo, pero esto puede presentarse a confusiones. En ese caso podemos hacer uso del comando Referencia, un comando que permite buscar la palabra en el diccionario de la Real Academia espaola. En caso que nos funcionen adecuadamente algunas opciones, podemos trasladar los textos para revisarlos en Word, en donde tenemos ms opciones en el men contextual (para ver el men contextual, subraye la palabra y luego haciendo clic en la parte derecha, aparecern las opciones de revisin). Aunque hemos logrado que PowerPoint nos corrija algunas palabras, podemos observar que el corrector no identific el mal uso del gerundio aprendiendo. Lo que debemos advertir es que no podemos confiar la correccin ortogrfica y de estilo enteramente a los programas de oficina, como siempre la formacin acadmica es determinante. PowerPoint tambin corrige la ortografa, pero sus opciones de Redaccin y Gramtica son limitadas, por ende, es recomendable que el usuario utilice el procesador de textos, Word, para escribir y corregir sus textos.

IV. Procesamiento de informacin

Microsoft PowerPoint tambin tiene la herramienta Portapapeles, ubicada en la ficha Inicio, en la parte inferior del grupo de comandos de Copiar y Pegar. Para desplegar el portapapeles haga clic en el Iniciador de cuadro de dilogo .

Con el buscador de su preferencia, busque un artculo del escritor Mario Vargas Llosa, cuyo ttulo es Ms informacin, menos conocimiento. Antes de empezar a leerlo abra el portapapeles de PowerPoint. Empiece a leer el texto y mientras vaya leyendo, seleccione las ideas principales del texto y apriete la tecla Ctrl., y la letra C simultneamente, para copiar el texto. Una vez terminadas las copias selectivas, vuelva a la presentacin en PowerPoint, y ver que todas las citas copiadas estn almacenadas en el portapapeles. La seleccin hecha por nosotros, se presenta a continuacin:
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Nicholas Carr, se hizo un profesional y un experto en las nuevas tecnologas de la comunicacin sobre las que ha escrito extensamente en prestigiosas publicaciones de Estados Unidos e Inglaterra. Un buen da descubri que haba dejado de ser un buen lector, y, casi casi, un lector. Su concentracin se disipaba luego de una o dos pginas de un libro, y, sobre todo si aquello que lea era complejo y demandaba mucha atencin y reflexin, surga en su mente algo as como un recndito rechazo a continuar con aquel empeo intelectual. A finales de 2007, l y su esposa abandonaron sus ultramodernas instalaciones de Boston y se fueron a vivir a una cabaa de las montaas de Colorado, donde no haba telefona mvil y el Internet llegaba tarde, mal y nunca. All, a lo largo de dos aos, escribi el polmico libro que lo ha hecho famoso. Se titula en ingls The Shallows: What the Internet is Doing to Our Brains y, en espaol, Superficiales: Qu est haciendo Internet con nuestras mentes? (Taurus, 2011). El libro de Carr es una reivindicacin de las teoras del ahora olvidado Marshall MacLuhan, a quien nadie hizo mucho caso cuando, hace ms de medio siglo, asegur que los medios no son nunca meros vehculos de un contenido, que ejercen una solapada influencia sobre ste, y que, a largo plazo, modifican nuestra manera de pensar y de actuar. No es verdad que el Internet sea slo una herramienta. Es un utensilio que pasa a ser una prolongacin de nuestro propio cuerpo, de nuestro propio cerebro, el que, tambin, de una manera discreta, se va adaptando poco a poco a ese nuevo sistema de informarse y de pensar, renunciando poco a poco a las funciones que este sistema hace por l y, a veces, mejor que l. La "inteligencia artificial" que est a su servicio, soborna y sensualiza a nuestros rganos pensantes, los que se van volviendo, de manera paulatina, dependientes de aquellas herramientas, y, por fin, en sus esclavos. Para qu mantener fresca y activa la memoria si toda ella est almacenada en algo que un programador de sistemas ha llamado "la mejor y ms grande biblioteca del mundo"? Y para qu aguzar la atencin si pulsando las teclas adecuadas los recuerdos que necesito vienen a m, resucitados por esas diligentes mquinas? Joe O'Shea, filsofo de la Universidad de Florida, afirme: "Sentarse y leer un libro de cabo a rabo no tiene sentido. No es un buen uso de mi tiempo, ya que puedo tener toda la informacin que quiera con mayor rapidez a travs de la Web. Cuando uno se vuelve un cazador experimentado en Internet, los libros son superfluos". Lo atroz de esta frase no es la afirmacin final, sino que el filsofo de marras crea que uno lee libros slo para "informarse". Es uno de los estragos que puede causar la adiccin frentica a la pantallita. La revolucin de la informacin est lejos de haber concluido. Por el contrario, en este dominio cada da surgen nuevas posibilidades, logros, y lo imposible retrocede velozmente. Debemos alegrarnos? Si el gnero de cultura que est reemplazando a la antigua nos parece un progreso, sin duda s. Pero debemos inquietarnos si ese progreso significa aquello que un erudito estudioso de los efectos del Internet en nuestro cerebro y en nuestras costumbres, Van Nimwegen, 9

dedujo luego de uno de sus experimentos: que confiar a los ordenadores la solucin de todos los problemas cognitivos reduce "la capacidad de nuestros cerebros para construir estructuras estables de conocimientos". En otras palabras: cuanto ms inteligente sea nuestro ordenador, ms tontos seremos

Una vez que haya terminado de copiar el texto al portapapeles de PowerPoint, inserte un Cuadro de texto en una diapositiva y coloque el primer texto copiado ah. Inserte las restantes diapositivas para colocar el resto de las citas copiadas, previo a la insercin de un cuadro de texto, si es necesario. Una vez que haya colocado el texto, puede resumirlo y ajustarlo a sus necesidades de presentacin. Incluso puede parafrasear los textos de Vargas Llosa o eliminar aquellos elementos repetitivos. Escoja un ttulo para su presentacin. Una vez que haya terminado de acomodar el texto, descargue de la Web fotografas de los personajes que se mencionan en el artculo, incluso la portada del libro. Use siempre el portapapeles para copiar las imgenes y luego pguelas en PowerPoint. Posteriormente, vaya a la ficha Diseo, seleccione un tema que se ajuste al mensaje del artculo Ms informacin, menos conocimiento. El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto y grficos y pegarlos en otro documento. Igualmente, puede copiar imgenes y hojas de clculo. Puede copiar hasta 24 tems, luego de lo cual puede borrarlos, y nuevamente utilizarlo como memoria temporal.

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V. Exportar un presupuesto a PowerPoint

Una vez que Ud., ha elaborado su presupuesto en Word o Excel, puede copilarlo directamente en PowerPoint haciendo uso de las tcnicas de copiar y pegar, que es parte del procesamiento de informacin. Suponga que el presupuesto elaborado es el siguiente (desarrollado en Word): Rubro 1. Salarios 2. Prestaciones 3.Capacitaciones 4. Papelera 5. Agua, luz, tel. Total Enero 1000 2100 0 500 1200 4800 Febrero 1000 2100 1500 500 1200 6300 Marzo 1000 2100 0 500 1200 4800 Abril 1000 2100 1500 500 1200 6300 Total 4000 8400 3000 2000 4800 22200

PowerPoint tiene varias opciones para pegar informacin una vez que ha sido copiada, a saber: o Pegar o Pegado Especial o Pegar como hipervnculo

La forma ms efectiva de pegar la tabla del presupuesto es hacer uso de las opciones de Pegado Especial. En el cuadro de pegado salen varias
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alternativas: Formato HTML, Objeto de Documento Word, y diferentes formatos de imgenes, adems de Pegar Vnculo.

Tratndose de una tabla de Word es una buena decisin usar Pegado Especial, y desde el cuadro de dilogo, escoger Pegar Vnculo. La ventaja de pegarlo de esa manera es que si se hace un cambio en la tabla de Word, se actualizar en PowerPoint en forma simultnea. La tabla se puede ampliar e incluso editarla in situ desde PowerPoint. Para editar la tabla de presupuesto, seleccinela, y luego haga clic con la parte derecha del mouse, y escoja Objeto Documento Vinculado, Editar o Abrir. Una vez que lo tenga abierta la tabla de presupuesto desde PowerPoint puede hacer los cambios que quiera, y despus cerrar Word. Si el presupuesto hubiese sido desarrollado en Microsoft Excel el procedimiento es el mismo. Simplemente copie la tabla de Excel, abra PowerPoint y en una diapositiva en blanco haga uso de las opciones de Pegado Especial, Pegar Vnculo. Esta

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manera de copiar y pegar asegura tambin que si Ud., hace ajustes en la tabla hoja de clculo de Excel, igualmente, los datos se ajustarn en PowerPoint. Igualmente, puede hacer con los grficos de Excel, es una mejor manera. En este proceso de copiar y pegar tambin se podra pegar el presupuesto como imagen, que puede ser una opcin favorable, pues la imagen se puede achicar o agrandar, segn las necesidades de diseo,.

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VI. Grficos SmartArt

Los grficos SmartArt, son una potente herramienta de los programas de presentacin, presentan una particularidad en PowerPoint pues esta opcin aparece en la ficha Inicio y tambin en Insertar. La diferencia es que en el primer caso puede convertir un texto estructurado en un grfico SmartArt y en el segundo, tiene que construirlo desde el comienzo. Haga la prueba, poniendo el puntero del ratn en cada uno de esos comandos y leyendo los pequeos cuadros de dilogo.

Existen diferentes tipos de estos grficos, que pueden ser de Proceso, Jerarqua, Ciclo o Relacin. Un tipo es similar a una categora de grfico SmartArt y cada tipo contiene varios diseos diferentes. Los grficos SmartArt se pueden utilizar en forma ms automtica como parte del procesamiento de la informacin, que es clave en el aprendizaje de los programas de oficina. Un ejemplo de automatizacin sera por ejemplo graficar el siguiente temario sobre Branding Corporativo:
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Comunicacin de la Identidad Corporativa Conducta Corporativa Conducta Externa Conducta Interna

Comunicacin Corporativa Comunicacin Comercial Comunicacin Institucional

Debe seleccionar todo el texto y luego ir a Inicio, Convertir a SmarArt y el resultado sera el siguiente grfico:

El sentido de automatizacin del procesamiento de trabajo debe ser una constante en el uso de los programas de oficina y la exploracin de las diferentes opciones que tiene la suite de Microsoft Office (si usa OpenOffice, el usuario debe tener la misma perspectiva y capacidad de manipulacin).

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VII. Caractersticas de una buena presentacin

Steve Job, el clebre fundador de la empresa de tecnologas, Apple Cumputer, se ha convertido an despus de su muerte, en un modelo de expositor, por sus presentaciones espectaculares. Job, cautivaba a la audiencia. Segn la revista, BusinessWeek, el controversial lder de Mac, antes de hacer una presentacin aplicaba diez principios: 1. Establecer un tema de la presentacin, el concepto clave sobre el que va a girar todo el discurso, y comunicarlo al principio o varias veces durante el mismo. 2. Demostrar entusiasmo. Debe disfrutar mientras se hace la presentacin, expresando entusiasmo y vigor. 3. Proporcionar un esquema mental. Puede comenzar enumerando cuatro a cinco puntos a desarrollar en su exposicin. 4. Las cifras debe formar parte de la presentacin, analizarlas en contexto y en forma grfica. Las cifras aisladas cansan, al igual que su exceso. 5. Hacer que un momento de la presentacin sea inolvidable. El pblico debe recordar al menos algo de la presentacin por mritos propios. 6. Las diapositivas deben tener fuerza visual. Y con poco texto. Menos es ms. Ensayar ms y escribe menos. Aprenderse algunos temas de memoria. 7. Enfoque multimedia. Se deben incluir grficos, fotos, pelculas. Se debe invitar a alguien a colaborar en la presentacin. No conviertas tu presentacin en un circo, ni tampoco en un entierro. 8. Los fallos. Tienes que estar preparado por si algo va mal y, en ese caso, salir airoso. Debe revisar una hora o dos horas antes el can de las presentaciones. Tienes que divertirte para divertir a los dems. 9. Cntrate en las ventajas. Por qu resulta beneficioso? Cules son los puntos fuertes? Responde las preguntas de la audiencia sin que ellos las hagan, anticpate a sus posibles preguntas.
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10. Ensayar. Ensayar hasta lograr pleno domino del tema. Es recomendable utilizar un control de mando durante las presentaciones, as no tendr que utilizar a otra persona para que despliegue las diapositivas. Si no tiene control de mando, programe el tiempo en que quiere que se desplacen sus diapositivas, mientras Ud., expone. Durante su exposicin, no lea literalmente lo que dicen los textos de las diapositivas. Slo aydese para recordar y haga parafasias de los textos. Muvase alrededor o dentro del pblico, segn sean las condiciones. No se quede esttico. Haga uso de las manos y la entonacin de su voz para darle fuerza a su exposicin. Las diapositivas de PowerPoint solo son un medio para comunicarse, la verdadera comunicacin depender de la claridad y fuerza de sus mensajes.

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VIII. Bibliografa
http://office.microsoft.com/es-es/training/descripcion-generalRZ010068986.aspx?section=1 Recuerde consultar la Ayuda de Microsoft PowerPoint, haga clic en F1 Estrada, Eduardo. Cmo leer en la era digital. Editorial Digital Gorki. Estrada, Eduardo. Copiando y Pegando. Editorial Digital Gorki. http://www.aulafacil.com/Word/temario.htm La Biblia Microsoft PowerPoint

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