Modelo Genrico para Intermediario Financiero Rural: SOCIEDAD COOPERATIVA DE AHORRO Y PRSTAMO

MANUAL DE CONTROL INTERNO

Proyecto: Cooperacin Tcnica ATN/ME-9118-ME Apoyo a Intermediarios Financieros Rurales

Mxico, Enero 2010

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NDICE DE CONTENIDO Pgina

GLOSARIO DE ABREVIATURAS ...................................................................................... 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. INTRODUCCIN .............................................................................................. 4 OBJETIVOS.................................................................................................... 4 ALCANCE ...................................................................................................... 5 CONCEPTOS CLAVE .......................................................................................... 5 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO................................................................ 7 ASPECTOS MNIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ....................................... 13 DEFINICIONES Y PREMISAS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.......................... 13 RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y FUNCIONES .......................... 14 PILARES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ..................................................... 17

ANEXO N 1: GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................... 19

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Glosario de Abreviaturas

SCAP: LGSC: CNBV: LRASCAP: CUACP: LGISM: LGTOC: SHCP:

Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo Ley General de Sociedades Cooperativas Comisin Nacional de Bancaria y de Valores Ley para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Prstamo Circular nica de Ahorro y Crdito Popular Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

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1.

Introduccin

El presente manual pretende reunir el conjunto de polticas, procedimientos y tcnicas de control interno o control de gestin instauradas por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo para lograr mitigar los riesgos inherentes a las operaciones realizadas, aportando una seguridad razonable a fin de alcanzar una adecuada organizacin administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificacin y administracin de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales regulatorias que le son aplicables. Todo entidad dedicada a la intermediacin financiera enfocar esfuerzos en crear una capacidad interna para manejar y controlar los riesgos interviniendo activamente (en todo los niveles de la organizacin), para lograr la viabilidad financiera y econmica de la entidad a largo plazo. El presente Manual define los conceptos y procedimientos que sern aplicados para lograr confianza en las autoridades regulatorias, entes de supervisin, en los socios, clientes y en el pblico en general.

2.

Objetivos

Objetivo General El objetivo fundamental es garantizar en forma razonable el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la SCAP, sobre la base de la efectividad y eficiencia de sus operaciones, la generacin de informacin operativa y contable confiable y oportuna en cumplimiento de las Leyes, Reglamentos, Regulaciones y en general la normativa que las rige. Objetivos Especficos El sistema de control interno es un proceso que realiza la administracin superior y dems personal de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo, en la bsqueda del cumplimiento de tres objetivos especficos: Efectividad y eficiencia de las operaciones en cuanto al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la SCAP: comerciales, sociales, de rentabilidad y financieros; y la salvaguarda o proteccin de sus recursos y los bienes de terceros que se encuentran en poder de la SCAP. Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera que es generada para uso interno, as como tambin, la preparacin de los estados financieros con destino a terceros. Cumplimiento de la regulacin. Cumplimiento en general de las disposiciones que afectan el desarrollo institucional, tales como las leyes, normas del Gobierno, el Servicio de Administracin Tributara y la Comisin Nacional Bancaria y de Valores, estatutos, disposiciones normativas, reglamentos, o instrucciones internas.

Por otra parte, las disposiciones particulares aplicables a las SCAP definen al Sistema de Control Interno: al conjunto de objetivos, polticas, procedimientos y registros que establezca la entidad, con el propsito de:

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a) Procurar mecanismos de operacin que permitan identificar, vigilar y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de las actividades del negocio; b) Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades del personal al interior de la entidad; c) Disear sistemas de informacin eficientes y completos, y d) Coadyuvar a la observancia de las leyes y disposiciones aplicables.

3.

Alcance

Las disposiciones del presente manual son aplicables a todos los empleados, funcionarios, miembros del Consejo de Administracin y comisarios, que realicen funciones o tomen decisiones que tengan repercusiones directas o indirectas en los procesos y operaciones de la SCAP.

4.

Conceptos clave

Con el objetivo de evitar la confusin entre control interno con auditora interna a continuacin se definen conceptos clave que permiten comprender mejor el contexto del Control Interno, la cual forma parte integral del control interno. Control interno Comprende la evaluacin de la gestin realizada por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo, ex-ante y ex-post (anterior y posterior a las operaciones), para controlar los riesgos; proceso continuo realizado por el Consejo de Administracin, los Comisarios, la Gerencia y dems funcionarios para proporcionar una seguridad razonable en la consecucin de los objetivos de la entidad. Auditora interna Comprende la evaluacin de la gestin de riesgos ex post (posterior a las operaciones) realizada por la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo. La auditora interna es un componente del proceso de control interno. Actividades de control Son las polticas y procedimientos que permiten obtener una seguridad razonable de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por el Consejo de Administracin y dems autoridades. Ambiente de control Es el conjunto de factores del ambiente organizacional que el Consejo Directivo, Gerencia, y dems Funcionarios, establecen y mantienen para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administracin escrupulosa. Control interno Es el proceso continuo realizado por el Consejo de Administracin, la Gerencia y dems funcionarios para proporcionar una seguridad razonable en la consecucin de los objetivos de la entidad.
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Monitoreo del control interno Es el proceso realizado en el tiempo para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y aseguran razonablemente que los hallazgos y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud. Informacin y comunicacin La informacin pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en tiempo y forma que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de informacin producen datos operacionales, financieros y suplementarios que hacen posible manejar y controlar los negocios. Autorizacin Todas las operaciones deben contar con sistemas apropiados de autorizacin conforme a las instrucciones y criterios establecidos por el Consejo de Administracin y la definicin clara de las responsabilidades para cada rea funcional de la estructura organizativa y para cada cargo. El sistema de autorizacin debe basarse en una serie de preceptos bajo los que se deben definir las normas de actuacin y ejecucin. El nivel de autoridad depender normalmente de la naturaleza de las operaciones y de su importancia en base al volumen de las mismas. Supervisin Un sistema de control interno necesita ser supervisado, es decir, implementar un proceso de evaluacin de la calidad del desempeo del sistema, simultneo a su actuacin. Los procesos de supervisin estarn definidos siguiendo el esquema jerrquico establecido en la estructura organizativa (control de los rganos superiores a los inferiores). Riesgo de crdito Es la posibilidad que existe para la entidad de que sus deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los trminos acordados en los respectivos contratos, ocasionndole prdidas y disminucin del valor de sus activos. Riesgo de liquidez Es el riesgo de que la empresa no cuente con el efectivo suficiente para atender sus obligaciones a su vencimiento, ocasionada por el desfase en los plazos de las posiciones activas y pasivas. Riesgo de mercado La prdida potencial por cambios en los factores de riesgo que incidan sobre la valuacin de las posiciones, tales como tasas de inters, tipos de cambio e ndices de precios, entre otros. Riesgo operativo Est asociado a falla en los sistemas, procedimientos, en los modelos o en las personas que manejan dichos sistemas y tiene relacin directa con el volumen y complejidad de las transacciones y operaciones que realiza la entidad. Tambin est asociado a prdidas por fraudes o por falta de habilidad o incompetencia de algn empleado. Valoracin de riesgos Es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos.
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5.

Componentes del control interno

Considerando que las SCAP no se supeditan a un nico propietario o a un pequeo grupo de ellos, por ende, se ven obligadas a una necesaria retroalimentacin de los sistemas de control interno y de las disposiciones y regulaciones establecidas por los rganos y organismos competentes. Los elementos del control son: Ambiente de control. Evaluacin de riesgos. Actividades de control. Informacin y comunicacin. Supervisin.

5.1 Ambiente de control El Director o Gerente General y el auditor interno, son los encargados de crear un ambiente adecuado de control mediante una estructura organizativa efectiva, con sanas polticas de administracin para as lograr que las leyes y polticas sean asimiladas de mejor forma por el trabajador de la SCAP. El ambiente de control es la base para el desarrollo del resto de los elementos. Sus fundamentos claves son: La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos. La filosofa y estilo de direccin. La estructura, el plan de organizacin, procedimientos. los reglamentos y los manuales de

Las formas de asignacin de responsabilidades, de administracin y desarrollo del personal. El grado de documentacin de polticas, decisiones, y de formulacin de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento. La existencia de Unidades de Auditora independencia y calificacin profesional. Interna con suficiente grado de

Normas para el ambiente de control Integridad y valores ticos La mxima autoridad del organismo debe procurar, difundir y vigilar la observancia de valores ticos y los Reglamentos, que constituyan un slido fundamento moral para su conduccin y operacin. Los valores ticos son esenciales para el ambiente de control. El Sistema de Control Interno se sustenta en los valores ticos, que definen la conducta de quienes lo operan.
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Estos valores ticos pertenecen a una dimensin moral y, es por ello que van ms all del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales. Competencia profesional El Director o Gerente General, y todos los trabajadores deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de controles internos apropiados; es decir, contar con un nivel de competencia profesional en relacin con sus responsabilidades, comprender la importancia, objetivos y procedimientos del control interno, as como asegurar la calificacin y competencia de todos los dirigentes y dems trabajadores. El Director o Gerente General especificarn el nivel de competencia requerido para las distintas tareas y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades. Los mtodos de contratacin de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel de preparacin y experiencia, ajustados a los requisitos del cargo. Una vez incorporado, a la entidad debe recibir la orientacin, capacitacin y adiestramiento necesario en forma prctica y metdica. Atmsfera de confianza mutua Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre las personas, la cual coadyuva el flujo de informacin que las personas necesitan para tomar decisiones. Propicia, adems, la cooperacin y la delegacin que se requieren para un desempeo eficaz tendente al logro de los objetivos de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Crdito. La confianza est basada en la seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo que integran la entidad. Organigrama Toda entidad desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento de la misin y objetivos, la que ser formalizada en un organigrama. La estructura organizativa, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas. Lo importante es que su diseo se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de organizacin adecuado para llevar a cabo la estrategia diseada y alcanzar los objetivos fijados. Asignacin de autoridad y responsabilidad Toda entidad complementar su organigrama, con un manual de organizacin y funciones, en el cual se asignarn las responsabilidades, las acciones y los cargos, a la par de establecer las diferentes relaciones jerrquicas y funcionales para cada uno de estos. El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los lmites de su competencia. Se requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la entidad. Es
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esencial que cada integrante de ella conozca como su accin se interrelaciona y contribuye a alcanzar los objetivos generales. Polticas y prcticas en personal La conduccin y tratamiento del personal de la entidad ser justa y equitativa, comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad, comportamiento tico y competencia. Los procedimientos de contratacin, induccin, capacitacin y adiestramiento, calificacin, promocin y disciplina, deben corresponderse con los propsitos enunciados en la poltica. El personal es el activo ms valioso que posee cualquier entidad y se tratarn y conducirn de forma tal que se obtenga su ms elevado rendimiento, procurndose su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que en ste se consolide como persona y se enriquezca humana y tcnicamente. Comit de Control En cada entidad se constituir un comit de control integrado, al menos, por el Director o Gerente General y el auditor interno titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su objetivo general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo. Evaluacin del ambiente de control La evaluacin del ambiente de control es el conocimiento y aceptacin consciente de las normas escritas (Cdigos de Conducta) y de tica establecidos en la entidad, incluyendo cuestiones referidas a las prcticas empresariales de general aceptacin, los conflictos de intereses y los niveles esperados de comportamiento tico. Tambin se comprobar que las respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de actuaciones no conformes con las reglas establecidas, sobre la base de lo establecido en la legislacin vigente y verificando que se comunican adecuadamente las medidas correctivas para que sean conocidas por toda la entidad. Igualmente, comprobar el cumplimiento de los procedimientos de seleccin, capacitacin, formacin, evaluacin y promocin de los recursos humanos necesarios en la entidad, as como que estn definidos, de forma clara y explcita, los contenidos de cada puesto de trabajo y actividades que se le vinculan. Evaluar si la estructura organizativa es adecuada al tamao de la entidad, tipo de actividad y objetivos aprobados, si definen las lneas de responsabilidad y autoridad, as como los canales por los que fluye la informacin. 5.2 Evaluacin de riesgos El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento prctico de la SCAP y sus componentes como manera de identificar los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto de la entidad (internos y externos) como de la actividad.
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Cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as como adecuados, completos, razonables e integrados a los objetivos globales de la institucin. Una vez identificados los riesgos, su anlisis incluir: Una estimacin de su importancia y trascendencia. Una evaluacin de la probabilidad y frecuencia. Una definicin del modo en que habrn de manejarse. Cambios en el entorno. Redefinicin de la poltica institucional. Reorganizaciones o reestructuraciones internas. Ingreso de empleados nuevos o rotacin de los existentes. Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologas. Aceleracin del crecimiento. Nuevos productos, actividades o funciones.

Normas para la evaluacin de los riesgos Identificacin del riesgo Se identificarn los riesgos relevantes que enfrenta la entidad en el logro de sus objetivos, ya sean de origen interno, es decir, provocados por la entidad teniendo en cuenta la actividad especfica o sus caractersticas internas en el funcionamiento, como externos que son los elementos fuera de la organizacin que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos. La identificacin del riesgo es un proceso interactivo, y generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En este proceso es conveniente "partir de cero", esto es, no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores. Su desarrollo debe comprender la realizacin de un anlisis del riesgo, que incluya la especificacin de los dominios o puntos claves del organismo, la identificacin de los objetivos generales y particulares y las amenazas y riesgos que se pueden afrontar. Un dominio o punto clave de la entidad puede ser: - Un proceso que es crtico para su supervivencia. - Una o varias actividades que sean responsables de parte de prestaciones importantes de servicios a la ciudadana. - Un rea que est sujeta a leyes, decretos o reglamentos de estricto cumplimiento, con amenazas de severas penas por incumplimiento. - Un rea de vital importancia estratgica para el Gobierno (Ejemplo: defensa, investigaciones tecnolgicas de avanzada). Estimacin del riesgo Se estimar la frecuencia con que se presentarn los riesgos identificados, as como cuantificar la probable prdida que ellos pueden ocasionar.

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Una vez identificados los riesgos, se debe proceder a su anlisis. Los mtodos utilizados para determinar la importancia relativa de los riesgos pueden ser diversos, e incluirn como mnimo: Una estimacin de su frecuencia, o sea, la probabilidad de ocurrencia. Una valoracin de la prdida que podra resultar.

Existen muchos riesgos difciles de cuantificar que se prestan a calificaciones de "grande", "moderado" o "pequeo"; pero no debe cederse a la difundida inclinacin de conceptuarlos rpidamente como "no medidos". En muchos casos, con un esfuerzo razonable, puede conseguirse una medicin satisfactoria. Esto se puede expresar matemticamente en la llamada Ecuacin de la Exposicin: PE = F x V Donde: PE = Prdida Esperada o Exposicin, expresada en pesos y en forma anual. F = Frecuencia, veces probables en que el riesgo se concrete en el ao. V = Prdida estimada para cada caso en que el riesgo se concrete, expresada en pesos. Determinacin de los objetivos de control El Director o Gerente General y los responsables de otras reas luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos; determinarn los objetivos especficos de control y, en relacin con ellos, establecer los procedimientos de control ms convenientes. Para stos se adoptarn las medidas para enfrentarlo de la manera ms eficaz y econmica posible. Deteccin del cambio La SCAP dispondrn de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que conspirarn contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Una etapa fundamental del proceso de Evaluacin del Riesgo, es la identificacin de los cambios en las condiciones del medio ambiente en que la entidad desarrolla su accin. Un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las cuales opera. Se requiere un sistema de informacin apto para captar, procesar y transmitir informacin relativa a los hechos, eventos, actividades y condiciones que originan cambios ante los cuales la entidad reaccionar. Evaluacin de riesgos La evaluacin de riesgo es comprobar la existencia de procedimientos idneos para anticipar los riesgos, identificarlos, estimar su importancia, evaluar su probabilidad o frecuencia y reaccionar ante los acontecimientos o cambios (rutinarios o no) que influyen en el logro de los objetivos previstos, tanto de fuentes internas como externas. 5.3 Actividades de control Las actividades de control estn contenidas en los manuales de polticas y procedimientos operativos (colocacin, captacin y operativos) de la SCAP, sistematizando las actividades
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e identifican los puntos de control y supervisin a fin de asegurar que se lleven a cabo las actividades y medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados a las operaciones. Cave recalcar que las actividades de control se realizan en toda la organizacin, a todos los niveles y en todas las funciones. Las actividades de control se identifican con el smbolo en los manuales, y dentro de los mismos los procedimientos que conllevan acciones de control para la minimizacin de riesgos y su administracin. La SCAP en el proceso de control de riesgos siempre tendr presente que los controles establecidos por los miembros del Consejo de Administracin en trabajo conjunto con la Direccin/Gerencia General se disearn evitando el exceso de controles que desemboquen en que las actividades de control impidan operar de manera eficiente, disminuyendo la calidad en la atencin al prestatario; por tanto, primarn en el diseo de los mismos procesos que conduzcan a un desarrollo de actividades fluida y una aprobacin rpida y eficiente. 5.4 Informacin y comunicacin La SCAP se apoyar en el sistema informtico para un adecuado flujo de informacin y automatizacin de actividades que favorezca identificar, recopilar y comunicar a las diferentes reas de la SCAP en tiempo y forma la realizacin y cumplimiento de las normas establecidas de Control Interno. Se contemplar, igualmente, dentro de la estructura organizacional de la SCAP una comunicacin abierta, efectiva y bidireccional entre los diferentes niveles jerrquicos de mando (vertical) y entre al mismo nivel (horizontal) en el sentido amplio de comunicacin, que permita una fluida informacin en todas las direcciones y mbitos de la SCAP sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros. 5.5 Supervisin o monitoreo Las actividades de supervisin o monitoreo normales son llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones, e identificadas dentro de los manuales de polticas y procedimientos operativos (colocacin, captacin y de organizacin y funciones) de la SCAP. Complementar la supervisin y control, el rea de Control Interno y Riesgos (Nota: para las instituciones que cuenten con un rea de Control Interno y de Administracin de Riesgos) y la Auditora Externa de la SCAP. La SCAP realizar un anlisis continuo del sistema de control interno aplicado que aseguren: Mantener el control sobre las actividades realizadas por la SCAP. Que los sistemas de control interno aseguren un desarrollo de las actividades eficiente y coadyuve a generar una sinergia que permita una respuesta dinmica y eficaz a los prestatarios. Que en el diseo y establecimiento de nuevos controles o en la modificacin de los existentes, los mismos proporcionen un grado de seguridad razonable en el desarrollo

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de las actividades de la SCAP que propicien un desarrollo de las actividades eficaz y con un claro enfoque de alcance de los objetivos organizacionales establecidos.

6.

Aspectos mnimos del sistema de control interno

El sistema de control interno comprende, como mnimo, los siguientes aspectos: Sistema de organizacin y administracin, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en funcin a las caractersticas de la cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelacin existente entre las reas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organizacin y funciones. Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la cooperativa para la identificacin y administracin de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluacin permanente de dichos mecanismos, as como de las acciones correctivas o mejoras requeridas segn sea el caso. En tal sentido y para facilitar la identificacin de los procesos y puntos de control para la minimizacin de riesgos y su administracin, se especifican en el Manual de Crdito con el smbolo los procedimientos que conllevan acciones de control. Sistema de informacin, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboracin de informacin, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende tambin las acciones realizadas para la difusin de las responsabilidades que corresponden a los diferentes niveles de la cooperativa, as como la remisin de informacin a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las polticas y procedimientos para la utilizacin de los sistemas informticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.

7.

Definiciones y premisas de un Sistema de Control Interno

El sistema de control interno es un proceso efectuado por la alta direccin y el personal que integra la entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable respecto de la consecucin de los objetivos de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo. El control interno se compone de cinco elementos interrelacionados: el ambiente de control, la valoracin de riesgos, las actividades de control, la informacin y comunicacin, y el monitoreo o supervisin. El proceso de evaluacin de riesgos como parte del sistema de control interno se enfoca a: a. Identificar y evaluar los factores internos (por ejemplo la complejidad de la estructura de la organizacin, la naturaleza de las actividades, la calidad del personal, los cambios en la organizacin, la rotacin del personal), y externos (como por ejemplo las polticas econmicas y sus fluctuaciones en las condiciones econmicas, los cambios en la industria y actividades econmicas del mercado y especialmente de los clientes de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo, los avances tecnolgicos y sus implicancias en la economa nacional y de los clientes), que pueden afectar negativamente los objetivos del sistema de control interno de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo.
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b. Operar en todos los niveles de la organizacin. c. Contemplar los aspectos medibles como los no medibles de los riesgos que enfrenta la SCAP, y analizar la relacin entre el costo de los controles y los beneficios que proveen los mismos. d. Determinar cules riesgos son controlables por la entidad y cules no. Para los primeros debe establecerse si son aceptados o si son mitigados mediante procedimientos de control, mientras que para los segundos, debe establecerse si son aceptados, restringidos a cierto nivel o no aceptados. e. Tener continuidad e incluir revisiones que apropiadamente cualquier riesgo no controlado. permitan identificar y abordar

El sistema de control interno, proporcionar un grado de seguridad razonable para el cumplimiento de los objetivos institucionales, considerndose la relacin costo-beneficio de las actividades de control que se implementen, de manera que el costo del control interno no exceda los beneficios que se esperan obtener de su aplicacin.

8.

Responsables del Sistema de Control Interno y funciones

Con el fin de coadyuvar al funcionamiento del sistema de control interno, las entidades se asegurarn que se lleven a cabo las funciones de contralora. Dichas funciones, implicarn el establecimiento y seguimiento diario de medidas para vigilar que las actividades referentes a la operacin de la entidad sean consistentes con los objetivos de la misma y se lleven a cabo en estricto apego a las leyes y dems disposiciones aplicables. El Consejo de Vigilancia o Comisario: Sern los responsables de desempear las funciones de contralora a que se refiere el presente numeral, aunque podrn delegar dichas funciones en el personal que consideren apropiado. Las funciones de contralora, debern contemplar, por lo menos los aspectos siguientes: 1. Verificar el correcto apego de los distintos procesos, operaciones y transacciones a la regulacin aplicable a la entidad. 2. Establecer normas, procedimientos y medidas para vigilar que los procesos de documentacin y liquidacin diaria de operaciones y transacciones se efectan de manera adecuada y conforme a los objetivos y lineamientos de la SCAP. 3. Controlar que la elaboracin de informacin financiera se lleve a cabo de forma precisa, ntegra, confiable y oportuna. 4. Controlar que la informacin generada y proporcionada al Comit de Supervisin Auxiliar y autoridades sea fidedigna, precisa, ntegra y oportuna. Consejo de Administracin: Las responsabilidades bsicas del Consejo de Administracin respecto del sistema de control interno son las siguientes: 1. Ser el responsable de definir y disear los lineamientos de control interno para el manejo prudente de la entidad, para lo cual deber aprobar y revisar al menos una vez al ao el manual de control interno y el manual de crdito de la Entidad. 2. Tratndose de la aprobacin del cdigo de tica, podr delegar esta funcin en un Comit Tcnico integrado por el Director o Gerente General y por personas especializadas internas o externas, que designe el Consejo.
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3. Por lo que respecta a los otros manuales de operacin de la entidad, el Consejo de Administracin podr auxiliarse de dicho comit tcnico para la elaboracin de tales manuales, correspondiendo al propio Consejo de Administracin su aprobacin y, en su caso, modificaciones. 4. Respecto al manual de control interno, ser el responsable de aprobar la estructura orgnica de la entidad y vigilar el cumplimiento de las medidas correctivas, que se deriven de los informes que emita el Consejo de Vigilancia o Comisario. 5. En el manual de crdito deber establecer los lmites respecto al otorgamiento de crdito, as como el tipo de acreditados y de productos crediticios que ofrecer la entidad. 6. Para efectos de la revisin peridica de los manuales, podr auxiliarse del Comit Tcnico a que se refiere este numeral, sin embargo la aprobacin de las modificaciones al manual de crdito y al de control interno ser responsabilidad exclusiva del Consejo de Administracin. Gerencia General: Como elemento ejecutor de las directrices emanadas del Consejo de Administracin y de la asamblea General de socios, tiene las siguientes responsabilidades directamente relacionadas con el sistema de control interno: 1. La ejecucin diaria del sistema de control interno conforme lo establezca el Consejo de Administracin, dentro de la cual estar implementar medidas de accin en caso de contingencias que puedan afectar la operacin o los sistemas de informacin de la entidad. 2. Disear los manuales que estarn sujetos a aprobacin del Consejo de Administracin, as como difundirlos al personal. 3. Vigilar conjuntamente con el Consejo de Vigilancia o Comisario, que el sistema de control interno sea efectivo y funcional. 4. A solicitud del Consejo de Administracin o de la Comisin, el Director o Gerente General deber ordenar que se lleve a cabo una evaluacin del estado que guarde el sistema de control interno en todos sus distintos aspectos. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Comit de Supervisin Auxiliar. 5. Realizar las acciones necesarias para que: a) Se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias a fin de subsanar cualquier deficiencia detectada, adems de conservar un registro de dichas medidas, as como de las causas que motivaron la implementacin de las mismas, y b) Exista una clara delimitacin de funciones y responsabilidades entre las unidades de la SCAP, as como la independencia entre las reas o funciones que as lo requieran. 6. Elaborar reportes mensuales para el Consejo de Administracin, los cuales debern mencionar: a) La situacin actual de la cartera crediticia total. b) El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de recuperacin. c) El apego a los lmites de crdito establecidos por el Consejo de Administracin. d) Los acreditados ms importantes de la entidad en cuanto al monto de sus crditos, as como los importes respectivos.
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7. Informar por lo menos una vez al ao al Consejo de Administracin sobre el desempeo de las actividades desarrolladas de control interno, as como los resultados obtenidos; y 8. Autorizar los manuales que le corresponda. El Comit de Crdito: ser la instancia responsable de la aprobacin de los crditos solicitados a la SCAP y para dicha aprobacin deber seguir los lineamientos que al efecto se establezcan en los manuales. Departamento de Control Interno El departamento de Control Interno tendr las siguientes funciones: 1. La administracin del sistema de control interno establecido para la SCAP. 2. Desarrollar las alertas del sistema, sirviendo de apoyo al rea Informtica en la parametrizacin de los mismos y en el establecimiento de los niveles de seguridad requeridos. 3. Anlisis y custodia de la informacin. 4. Elaborar informes / recomendaciones a partir del anlisis de la informacin utilizada a ser remitidos al Consejo de Administracin y la Gerencia General. 5. Canalizar la informacin obtenida por las alertas a las reas operativas y de negocios. 6. Recibir y procesar informacin complementaria desde las reas operativas y de negocios. Departamento informtico Como ente responsable de la custodia de la informacin, en el marco del sistema de control interno, tiene las siguientes responsabilidades: 1. Desarrollo (en caso de requerirse) del software apropiado para el cumplimiento de los objetivos establecidos al rea de Control Interno. 2. Captacin de la informacin y su procesamiento, si el software utilizado no pudiera acceder directamente a las fuentes de informacin. 3. Ayuda tcnica en la elaboracin de nuevas alertas. La Infraestructura Tecnolgica de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo observar los siguientes aspectos con relacin a los controles internos: Seguridad: Los sistemas de informacin, la infraestructura tecnolgica y los procesos de operacin de tecnologa proveern los mecanismos de identificacin, autorizacin y proteccin suficientes para una operacin segura. Las polticas y procedimientos de seguridad deben ser revisados aleatoriamente y en su caso ajustados peridicamente. Integridad de la Informacin: Se contar con los mecanismos de seguridad y operacin suficientes y razonables para prevenir la adicin, modificacin o destruccin de datos no autorizada, permitiendo el registro adecuado de las transacciones. Se establecern las medidas para investigar, reportar y sancionar los casos en que exista alteracin de la informacin. Registro de Transacciones: Los sistemas de informacin contemplarn el mantenimiento de registro de acceso y de su actividad para contar con bitcoras de auditora que permitan la verificacin de las operaciones en cualquier momento del proceso.
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Mantenimiento: El equipo de cmputo y de telecomunicaciones as como los sistemas y programas utilizados para soportar la operacin de la SCAP contarn con el soporte tcnico necesario y suficiente para mantener su adecuado funcionamiento. Contingencias: La operacin de los sistemas de informacin contemplarn planes de recuperacin, que incluyan respaldos de informacin, redundancias en la operacin de procesos crticos y planes documentados de accin para hacer frente a fallas, emergencias o desastres de acuerdo al Plan de Contingencia de la SCAP. La efectividad del plan de contingencia en especial para el rea de sistemas ser probada de manera peridica, para realizar los ajustes necesarios de forma oportuna y asegurar el buen funcionamiento de la misma. Desarrollo, instalacin, cambio de sistemas o equipos de cmputo y comunicaciones: Sern llevados a cabo con especial cuidado observando polticas y procedimientos que prevengan riesgos de seguridad, integridad, confiabilidad de la informacin y disponibilidad de servicios en operacin.

Otras reas de la Sociedad Cooperativa de Ahorro y Prstamo Las funciones del resto de las reas de la SCAP: 1. Responder a los requerimientos de informacin solicitados por los responsables de la administracin del Control Interno de la SCAP en tiempo y forma adecuado. 2. Subsanar con prontitud las incidencias sealadas por Control Interno.

9.

Pilares del Sistema de Control Interno

Un adecuado sistema de control interno se estructura sobre los siguientes pilares: tica y valores institucionales Se establecern y fomentarn valores tales como la honestidad, la lealtad, la integridad, la responsabilidad, la confidencialidad, etc. entre funcionarios y empleados para regir sus funciones y las actividades cotidianas de la entidad. Existir un compromiso de conocimiento, aceptacin y acatamiento de estos valores por parte del personal y, al mismo tiempo, programas de fomento e incentivos desde la institucin. Normas Todos los funcionarios y empleados estn obligados a cumplir las leyes, los estatutos, las polticas, las instrucciones internas y dems disposiciones que rijan la actividad de la entidad. Desde la ms alta direccin de la SCAP, se dar el ejemplo en cuanto al cumplimiento de las polticas internas, propiciando con esta actitud su cumplimiento en los niveles inferiores Conflicto de intereses La entidad evitar o minimizar los conflictos de inters, para lo que se identificarn las diferentes situaciones que se puedan considerar como generadoras de conflictos de inters, la forma de manejarlos y los procedimientos que adoptarn los empleados para informarlas o solucionarlas. Informacin Queda prohibido al personal de la SCAP el uso o aprovechamiento, la difusin o publicacin a terceras personas ajenas a los Almacenes Generales de Depsito de informacin que no haya sido revelada o que por disposicin del AGD queda restringida al pblico.
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Relaciones con los socios, clientes y proveedores Estas relaciones se manejarn en ambientes estrictamente de negocios. Regalos y atenciones Los funcionarios y empleados de la entidad se abstendrn de recibir regalos o atenciones por parte de los socios y/o clientes o proveedores. Para hacerlo, deben contar con autorizacin expresa de su superior inmediato, siempre y cuando con ello no se advierta que se obtendrn ventajas en sus operaciones. Incentivos No se ofrecern a los empleados incentivos excesivos, ni altas recompensas dependientes del desempeo, por cuanto ello puede degenerar en actos deshonestos, ilegales o antiticos.

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Anexo N 1: Glosario de Trminos

Con el fin de facilitar la comprensin de este Manual, a continuacin se presentan algunas definiciones de trminos que se utilizan en el documento. Es posible que en otras empresas algunas de las definiciones tengan otra interpretacin, en la SCAP se dan, a los trminos la interpretacin o significado que en ellos se describe. Actitud: Estado de la mente reflejado en el comportamiento, los sentimientos o las opiniones respecto a las cosas, circunstancias y otros acontecimientos. Predisposicin fsica o mental del empleado para llevar a cabo o no un trabajo. Administracin de Riesgos: Se denomina as al conjunto de objetivos, polticas, procedimientos y acciones que se implementan para identificar, medir, vigilar, limitar, informar y revelar los riesgos a que se encuentre expuesta la SCAP en la realizacin de operaciones activas. Amortizacin: Consiste en el pago de una parte del capital prestado ms los intereses y costos generales. Auditor Externo: Es el profesional facultado que no es un empleado de la SCAP que emite un dictamen de las operaciones que la entidad realiza durante un ejercicio social. Auditor Interno: Es el profesional contratado por la SCAP para examinar continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su investigacin y recomendaciones a la alta direccin de la misma. Auditora Financiera o de Estados Financieros: Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la SCAP, para determinar si stos reflejan razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestin econmico-financiera y el control interno. Auditora: Es el examen sistemtico de los estados financieros, contables, administrativos, operativos y de cualquier otra naturaleza, para determinar el cumplimiento de principios econmico-financieros, la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, el proceso administrativo y las polticas de direccin, normas y otros requerimientos establecidos por la SCAP. Comisin: Se denomina as a la Comisin Nacional Bancaria y de Valores. Comit: Denominado as al grupo de personas que se reune peridicamente para discutir y resolver problemas de inters comn o atender ciertas funciones con un propsito u objetivo predeterminado, a fin de que las lleven a cabo colegiadamente. Comunicar: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros y niveles de la organizacin. Control Interno Correctivo: Es el que asegura que se tomen acciones para revertir el impacto de la materializacin de un riesgo; es el control interno ms costoso, debido a que se establecen y ejecutan medidas correctivas y se da seguimiento a la problemtica hasta su solucin. Control Interno Detectivo: Es el que identifica los riesgos despus de que se materializan, por lo que es ms costoso que el preventivo, mide la efectividad de los controles preventivos y detecta errores que no pudieron ser evitados en la etapa
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preventiva. El que promueve acciones positivas a favor de que se establezcan acciones para fortalecer el Sistema de Control Interno (un pronunciamiento de la Direccin a favor de la cultura tica y el apropiamiento de los controles). Control Interno Preventivo: Es el que se anticipa a los riesgos que se pueden materializar en el futuro o en su caso minimiza su impacto en caso de que aparezcan; es ms rentable y evita costos de correccin. Control Interno: Es el proceso efectuado por el Consejo de Administracin, la Direccin y el resto de personal de la institucin, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la SCAP clasificado en: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la informacin financiera y presupuestal. Cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y polticas. Lo constituyen tareas y funciones inherentes a la propia actividad de la SCAP y son aqullas actividades del da a da que tratan de verificar que los procesos se realizan segn lo establecido. Controlar: Vigilar, examinar o inspeccionar la ejecucin de algn trabajo, comparando los resultados obtenidos con los previstos. Descentralizacin: Es la tendencia a distribuir la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Gobierno Corporativo: Es el sistema y conjunto de procesos establecidos en la empresa para proteger los intereses de todos los terceros relacionados con la misma, principalmente en lo que hace a su prosperidad y permanencia. Negligencia: Significa descuido, falta de atencin en el desarrollo de las actividades y/o procesos por parte del personal. La negligencia puede comprometer la calidad de los productos o servicios de una organizacin. Riesgo de Crdito: Se identifica con la probabilidad de que el acreditado cumpla o no con los compromisos de pago y otras obligaciones pactadas; tambin por la concentracin de financiamiento en un grupo de empresas o en actividades mercantiles que son ms vulnerables que otras, a variaciones econmicas. La disminucin de este tipo de riesgo se logra mediante la aplicacin de un objetivo anlisis de crdito, una cuidadosa investigacin de las referencias del solicitante de crdito, un monitoreo de la posicin financiera del socio y una eficiente labor de cobranza. Riesgo de Liquidez: Se origina cuando los plazos concedidos a las operaciones activas, difieren con los obtenidos para el fondeo, desfasando los circuitos del flujo de recursos. Riesgo de Mercado: Se refiere a reconocer el comportamiento de las variables que afectan a las actividades productivas de los socios, como es la presencia de nuevas tecnologas o de nuevos competidores en el mercado Riesgo Legal: Se presenta cuando hay omisiones en la instrumentacin de los crditos, o bien, cuando existen posibilidades de que se emitan resoluciones judiciales o administrativas desfavorables, las que eventualmente pueden anular la validez del contrato de crdito o del pagar, o bien, determinar la aplicacin de tasas de inters distintas a las pactadas en perjuicio del acreedor. Este riesgo puede ser menor cuando se confirman las facultades o poderes de los suscriptores legales, entre ellas, la oportuna inscripcin de contratos y gravmenes en el RPPC del domicilio social del socio, o del lugar en que se encuentren registrados o inscritos los inmuebles otorgados en garanta.
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Riesgo Operativo: Se presenta dentro de la estructura u organizacin del acreedor, debido a la ausencia de monitoreo o seguimiento sobre los socios, o por relajamiento en los procesos de autorizacin, instrumentacin, cobranza, seguimiento y recuperacin. Riesgo Social: Se refiere a la posibilidad de que los predios utilizados por los socios de la SCAP, propiedad o no de ellos, se vean afectados por factores de orden social, como la invasin por parte de grupos marginados. Dentro del riesgo social se incluyen conflictos originados por cuestiones electorales, polticas, policacas, de tenencia de la tierra, o cualquier otro evento originado por personas, cuya presencia afecte negativamente a las actividades productivas de los clientes. Secretara: Se denomina as a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Sistematizacin: Accin y efecto de preestablecer un orden a travs de la descripcin de funciones, normas, polticas, criterios, procedimientos e instructivos, entre otros, para que el desarrollo de las actividades de la entidad se realice con apego y fundamento en mtodos racionales de trabajo. Socio: En singular o plural, es aquella persona que participa en el capital social de la entidad. Supervisin: Es el nivel especfico de direccin de una estructura organizacional. Gua y direccin proporcionada a una o ms personas para realizar un trabajo determinado. Tecnologa: Son mtodos e instrumentos para conseguir resultados deseados a travs de la aplicacin prctica del conocimiento cientfico en el manejo de objetos materiales y fuerzas fsicas.

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