Graffiti

Zintegrowany System Wspomagania Zarzdzaniem Przedsibiorstwem klasy ERP

Ksigowo
Podrcznik uytkownika
SA, PC Guard SA ul. Janickiego 20, 60542 Pozna, tel. +48/ 061 843 42 66, 843 42 70, 847 12 46

www.pcguard.pl

Copyright (c) 2004 PC Guard SA

Spis treci
Cz 1 Ksigowo Definicje ikonfiguracja, czyli jak przygotowa Ksigowo Graffiti do pracy .................................................................................................................... 4

Tworzenie planu kont ............................................................................................................ 5 Makra kont .............................................................................................................................. 7

Dostp do makr podczas wystawiania dokumentw ................................................................. 9

Rodzaje dokumentw rcznych .......................................................................................... 10 Szablony dekretacji dokumentw transakcyjnych............................................................ 11

Nagwki ........................................................................................................................................ 12 Ksigowanie rwnolege .............................................................................................................. 13 Wyznaczanie konta staego ......................................................................................................... 13 Definicje dla sprzeday ................................................................................................................ 13 Definicje dla zakupw ................................................................................................................. 15 Definicje dla raportw kasowych i wycigw bankowych ...................................................... 16 Definicje dla Gospodarki Magazynowej ................................................................................... 16 Amortyzacje dekretacja rodkw trwaych ............................................................................. 17 Definicje Pac ................................................................................................................................ 18 Definicje dekretacji dla Rnic walutowych ............................................................................. 20 Sowniki relacji cech dokumentu ksigowanego i konta ksigowego .................................... 20 Tworzenie relacji kont ksigowych do cech dokumentw, towarw ikontrahentw metoda tradycyjna ................................................................................................................... 20 Parametry niezalene nowy sposb kojarzenia towarw ikontrahentw z kontami ksigowymi ............................................................................................................................... 21

Matryce dekretw .................................................................................................................. 22 Tworzenie rejestrw VAT ................................................................................................... 24 Automatyczna kontrola ksigowa .................................................................................... 25 Matryce analiz ekonomicznych konstrukcja zestawie finansowych ........................ 26
Pozycje matryc analiz ................................................................................................................... 26

Pozostae opcje Definicji Ksigowoci ............................................................................... 31

Sowniki cech kont i dokumentw PK ...................................................................................... 31 Tabele odsetkowe .......................................................................................................................... 31 Awaryjne kopiowanie definicji .................................................................................................... 31 Inicjacja roku bilansowego .......................................................................................................... 32 Testy integralnoci danych zadanie dla Administratora ...................................................... 32

Kartoteki dla Ksigowoci ................................................................................................... 33

Cz 2 To nie musi by pracochonne otworzeniu dokumentw ksigowych ............ 34

Idea ksigowania ................................................................................................................... 35

Okno Ksigowania: parametry wywietlania PK ..................................................................... 35

Wystawianie rcznych PK ................................................................................................... 36

Korzystanie z matrycy dekretw przy wystawianiu PK .......................................................... 37 Wprowadzanie dokumentu do bufora lub ksig ...................................................................... 38 Zmiany dotyczce rejestru VAT w dokumentach PK ............................................................. 39

Ksigowanie dokumentw transakcyjnych ....................................................................... 40

Schowek edycyjny ......................................................................................................................... 40

Operacje dodatkowe i BO .................................................................................................... 41

Tworzenie dokumentu BO ......................................................................................................... 44 PK a Techniczny koszt wytworzenia (TKW) opcja podgldu PK .................................... 44

Zmiana statusu dokumentw Systemu Transakcyjnego ................................................. 45

Cz 3 Obroty, rozrachunki izestawienia wKsigowoci. Generowanie i obsuga sfery informacyjnej ......................................................................................................... 46

Obroty na kontach ................................................................................................................ 47

Zestawienia definiowalne ............................................................................................................ 50

Rozrachunki .......................................................................................................................... 51
Rozrachunki dla konta ................................................................................................................. 51 Przegldanie obrotw na kontach w rozrachunkach ............................................................... 52 Zestawienia rozrachunkw ......................................................................................................... 53 Komunikaty ................................................................................................................................... 54

Zestawienia dla ksigowoci ................................................................................................ 55

Analizy finansowe ......................................................................................................................... 55 Zestawienie pozycji rejestrw VAT ............................................................................................ 56 Raporty zewntrzne ...................................................................................................................... 57 Dziennik ksigowa ..................................................................................................................... 57 Cz 4 Zaliczki pracownicze .............................................................................................. 58

Wprowadzanie zaliczek ....................................................................................................... 59 Rozliczanie zaliczek ............................................................................................................. 59

Cz 5 Kasa, kaseczka, kasunia... Obsuga raportw kasowych, wycigw bankowych ipolece przelewu .......... 61

Raporty kasowe (RK)............................................................................................................ 62

Pozycje raportw kasowych ......................................................................................................... 63 Wizanie pozycji raportu z zaliczk pracownicz ................................................................... 64 Wydruki i zestawienia dla raportw kasowych ......................................................................... 65 Opcje dla pozycji raportw kasowych ........................................................................................ 66

Operacje bezgotwkowe ...................................................................................................... 67

Wycigi bankowe (WB) ............................................................................................................... 67 Przelewy ......................................................................................................................................... 69

Cz 1
Ksigowo Definicje ikonfiguracja, czyli jak przygotowa Ksigowo Graffiti do pracy

W tej czci
Tworzenie planu kont 5 9

Makra kont 7 Dostp do makr podczas wystawiania dokumentw Rodzaje dokumentw rcznych 10

Szablony dekretacji dokumentw transakcyjnych 11 Nagwki 12 Ksigowanie rwnolege 13 Wyznaczanie konta staego 13 Definicje dla sprzeday 13 Definicje dla zakupw 15 Definicje dla raportw kasowych i wycigw bankowych 16 Definicje dla Gospodarki Magazynowej 16 Amortyzacje dekretacja rodkw trwaych 17 Definicje Pac 18 Definicje dekretacji dla Rnic walutowych 20 Sowniki relacji cech dokumentu ksigowanego i konta ksigowego 20 Tworzenie relacji kont ksigowych do cech dokumentw, towarw ikontrahentw metoda tradycyjna 20 Parametry niezalene nowy sposb kojarzenia towarw ikontrahentw z kontami ksigowymi 21 Matryce dekretw 22 24 25 26

Tworzenie rejestrw VAT

Automatyczna kontrola ksigowa

Matryce analiz ekonomicznych konstrukcja zestawie finansowych Pozycje matryc analiz 26 Pozostae opcje Definicji Ksigowoci 31 Sowniki cech kont i dokumentw PK 31 Tabele odsetkowe 31 Awaryjne kopiowanie definicji 31 Inicjacja roku bilansowego 32 Testy integralnoci danych zadanie dla Administratora Kartoteki dla Ksigowoci 33

32

www.pcguard.pl

Ekonom, czyli modu systemu Graffiti pozwalajcy obsugiwa obszar ksigowoci, jest jedn zbardziej rozbudowanych funkcjonalnoci Graffiti, posiadajc swoj wasn struktur. Jest ona budowana przy wykorzystaniu Definicji, czyli zbioru parametrw konfigurujcych dziaanie procesw zwizanych z ksigowaniem. Graffiti jest systemem oferujcym du elastyczno projektowania obiegu dokumentw, ich struktury i relacji. Jest to oczywicie cenna cecha, jednak prowadzi do oglnej duej zoonoci systemu. Dlatego trzeba bardzo starannie okrela ustawienie poszczeglnych parametrw Definicji to one zadecyduj o poprawnoci ksigowania, o jakoci uzyskiwanych zestawie, o efektywnoci przeprowadzanych analiz. Im wicej wysiku woysz wwyznaczenie poprawnych Definicji, tym lepsz wydajnoci Graffiti bdziesz si mg cieszy. Jak dotrze do Definicji Wywoaj belk przyciskw Ksigowoci (Moduy > Finanse iksigowo albo kombinacja klawiszy CTRL+I) i kliknij przycisk Definicje, co spowoduje wysunicie listy opcji konfiguracyjnych. Szczegowe wyjanienie dotyczce ich zastosowania znajdziesz w kolejnych rozdziaach tej czci.

Belka przyciskw Ksigowoci.

Jeeli wybierzesz Definicje, rozwinie si lista polece, ktre pozwol Ci okreli ustawienie parametrw majcych kolosalne znaczenie dla funkcjonowania wszystkich opcji Ksigowoci.

Tworzenie planu kont

Plan kont jest pierwszym elementem znajdujcym si w Definicjach moduu Ekonom. Definiujesz tu struktur planu kont, ktry wykorzystywany bdzie podczas ksigowania. Struktura planu kont W zasadzie budowanie struktury planu kont nie stwarza adnego problemu, gdy konta mona dowolnie dodawa, usuwa oraz modyfikowa ich parametry. Istnieje jednak kilka momentw, ktre warto w tym procesie wyrni: Plan kont tworzony jest dla kadego roku bilansowego osobno. Po dopisaniu nowego roku bilansowego moliwe jest skopiowanie planu kont z roku poprzedniego. Podczas dodawania kolejnych kont moesz korzysta z makr swego rodzaju szablonw, ktre uatwiaj zachowanie jednolitoci i przejrzystoci w planie kont. Przycisk Makra w oknie dodawania konta pozwoli Ci, na podstawie listy zdefiniowanych makr, wybra odpowiednie. Wicej o makrach wkolejnym rozdziale. Znajdujc si na najwyszym poziomie struktury planu kont, moesz dodawa tylko syntetyki; dopiero na niszych poziomach masz dostp do opcji tworzenia analityk. Konta powstajce na bazie makr, w jednej syntetyce nie mog wspistnie z adnymi innymi analitykami. Jeeli wskazae syntetyk, dla ktrej utworzono ju wczeniej analityki na podstawie makr kont, nie bdziesz mia moliwoci dodania do niej adnej analityki. Podobnie jeeli dla wybranej syntetyki istniej ju (dowolne) analityki, nie jest moliwe dodanie nowych analityk przy pomocy makr dla kont; moliwe jest natomiast dodanie nowych analityk rcznie. Rodzaj konta dla analityki automatycznie pobierany jest zsyntetyki inie ma moliwoci modyfikacji tego ustawienia. Numer analityki, podobnie jak w przypadku rodzaju konta, nadawany jest automatycznie na podstawie numeru syntetyki, do ktrej jest dodawany.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Tak moe wyglda struktura (drzewo) planu kont tworzonego wGraffiti.

To pole pozwala dodatkowo oznaczy konto bilansowe rozrachunkowe jako rozliczeniowe.

Kade z utworzonych kont moesz zablokowa. Podczas dodawania lub modyfikacji kont, moesz przydzieli im odpowiednie wartoci cech kont; sownik cech kont znajdziesz w Definicjach ksigowoci. eby wprowadzi kolejny poziom dla konta, musisz je wskaza, klikn Dopisz i ustawi status konta na analityk; w ten sposb moesz wprowadzi dowoln ilo poziomw planu kont. Konta wprowadzone jako rozrachunkowe, moesz dodatkowo oznaczy jako rozliczeniowe. Jest to dodatkowa cecha, pozwalajca na utrzymanie wikszego porzdku wrd kont rozrachunkowychi moesz j nada zaznaczajc pole rozl, ktre znajdziesz obok opisu rodzaju konta (w oknie gwnym planu kont dla roku).
Dodajc analityk do konta, moesz wykorzysta makra kont; eby wskaza makro, ktre podstawione zostanie jako analityki wskazanego konta, kliknij przycisk Makra.

Tak dodawane konto bdzie syntetyk; moesz jednak klikn przycisk Analityka, eby utworzy analityk dla wskazanego wczeniej konta.

Jeeli jako rodzaj konta wskaesz konto bilansowe, aktywna bdzie rwnie cz, ktra pozwoli Ci ustali rodzaj wprowadzanego konta bilansowego.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

Makra kont
Drugim elementem Definicji ksigowoci jest opcja Makro-konta, ktra pozwoli Ci zdefiniowa makra, dziki ktrym bdziesz mg zautomatyzowa zarwno dodawanie nowych kont do planu kont jak i tworzenie dekretw. W istocie makra s swojego rodzaju sownikami, ktrych kolejne pozycje powizane s z konkretnymi kontami z planu kont. Jak dziaaj makra? Istniej dwa gwne zastosowania makr kont: Automatyzacja wprowadzania kont na plan kont. Jeeli struktura analityk jakiego konta powtarza si wkilku miejscach, wystarczy stworzy makro zawierajce odpowiednie pozycje. Wwczas, zamiast dopisywa kolejne analityki, wystarczy wskaza makro. Na planie kont znajdzie si wycznie nazwa makra, natomiast wybr konkretnej analityki (czyli pozycji makra) nastpi dopiero podczas ksigowania. W ten sposb mona unikn mozolnego wprowadzania takich samych analityk do wielu kont, poniewa wystarczy stworzy odpowiednie makro ipodpi je pod odpowiednie konta na planie kont. Przyporzdkowanie kont z planu kont konkretnym zdarzeniom systemowym. Makra kont, ktre wprowadzone zostay jako sownik cech dokumentu, mog by wykorzystywane na poziomie dokumentu magazynowego, faktury zakupu i zlecenia produkcji. Uytkownik wskazuje pozycj makra, a tym samym okrelone konto z planu kont; w ten sposb zdarzenie systemowe opisywane dokumentem jest kojarzone z kontem. Przykad. Dokument Rw powizany zmakrem kont, wystawiany jest w dziale X. Wystawiajcy wskazuje zatem pozycj (makra) o nazwie Dzia X. Poniewa jest ona powizana zkonkretnym kontem ksigowym, uytkownik, nawet nie posiadajc adnej wiedzy na temat planu kont, faktycznie wie wprowadzany do Systemu koszt zwaciwym dziaowi kontem ksigowym. Innymi sowy przez wybr odpowiedniej pozycji makra, okrelone zostao miejsce powstania kosztu. Z powodu takiego zastosowania makr kont, cz uytkownikw nazywa je automatami do ksigowania.

Wybierajc odpowiedni zakadk, masz dostp do wszystkich makr, do makr dla kont lub tylko do makr-cech dokumentw (opis wdalszej czci rozdziau).

Kliknij Dopisz, eby rozpocz wprowadzanie nowego makra. Jeeli aktywna jest karta Makra jako sowniki cech dokumentw, dostpny jest dodatkowo przycisk Kontrola uycia, ktry wywietla list przypadkw wykorzystania makra jako sownika cech dokumentw.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

Stae (predefiniowane) i nowe makra kont Graffiti oferuje Ci na dzie dobry cztery podstawowe makra kont, ktrych nie moesz ani modyfikowa ani usuwa. S to: makro rejestru kontrahentw (KONTR) makro rejestru pracownikw (PRAC) makro kartoteki towarw (TOWAR) makro rejestru urzdw (URZE)

Jeeli tworzc analityk konta skorzystasz z jednego z predefiniowanych makr kont, wwczas na plan kont wprowadzona zostanie wycznie nazwa makra (np.KONTR), podczas gdy w trakcie ksigowania jako numery kont-analityk podpowiadane bd odpowiednio kod wskazanego kontrahenta (wprzypadku makra rejestru kontrahentw), kod wybranego pracownika (makro rejestru pracownikw), towaru (makro kartoteki towarw) lub urzdu (rejestr urzdw). Przykadowo jeeli dla konta 201 jako analityk okrelisz makro rejestru kontrahentw (KONTR), wwczas podczas ksigowania wskazanie analityki KONTR konta 201, spowoduje zaistnienie jednej z dwch sytuacji: wygenerowanie listy kontrahentw; wybierajc kontrahenta o kodzie 12, ustalisz tym samym ksigowanie kwot na koncie 201-12, jeeli na dodawanym dokumencie ksigowym ustalie ju wczeniej kontrahenta o kodzie przykadowo 2, sam wybr analityki KONTR konta 201 spowoduje wprowadzenie konta 201-2 w pole konta.

W taki sam sposb stae makra wykorzystywane s do wyznaczania kont staych w szablonach dekretacji i matrycach dekretw. Wicej na temat okrelania kont staych znajdziesz w rozdziale Szablony dekretacji dla dokumentw transakcyjnych. Nowe makra Moesz dodawa wasne makra: przycisk Dopisz z gwnego okna makr kont wywoa okno (ilustracja poniej i na nastpnej stronie), w ktrym wprowadzisz dane i pozycje nowego makra. Nowe makra wykorzystuje si tak samo jak stae (predefiniowane) makra kont.

Nazwa dodawanego przez Ciebie makra musi si zaczyna od litery M. Jeeli zaznaczysz to pole, dodawane makro bdzie traktowane jako cecha dokumentu.

Kliknij zakadk Pozycje makra, eby wywietli list, na ktr wprowadzisz pozycje dla dodawanego makra.

Zablokowanie makra uniemoliwi dodawanie kont na jego podstawie.

Korzystajc z tego przycisku moesz wprowadzi w pole Konto konto zsystemowego planu kont.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

Makro jako cecha dokumentu Graffiti pozwala tworzy makra, ktre powi zdarzenia systemowe z okrelonymi kontami zplanu kont. S to te makra, ktre maj zaznaczone pole Makro jako sownik cech dokumentu. Uytkownik wprowadzajcy do Systemu dokument, do ktrego przyporzdkowane zostao makro-cecha dokumentu, wskazuje odpowiedni jego pozycj. Podczas ksigowania tego dokumentu, wmiejsce wprowadzonego w szablonie dekretacji symbolu makra, podstawione zostanie konto powizane z wybran przez uytkownika pozycj makra. Wicej informacji o wykorzystaniu makr do tworzenia szablonw dekretacji oraz podczas ksigowania znajdziesz w kolejnych rozdziaach podrcznika.

Opis ma pomc uytkownikowi wystawiajcemu faktur zakupu, dokument magazynowy lub zlecenie produkcyjne wybra odpowiedni pozycj makra.

Takie symbole wprowadzone w szablonie dekretacji (w miejsce Mxxx wpisywana jest rzeczywista nazwa makra), spowoduj podstawienie zdefiniowanego w tym oknie konta z planu kont na dokumencie PK.

Dostp do makr podczas wystawiania dokumentw

eby mie moliwo korzystania z makr podczas wystawiania dokumentw magazynowych, faktur zakupu i zlece produkcyjnych, trzeba odpowiednio skonfigurowa Graffiti: W przypadku dokumentw magazynowych, lista dostpnych makr ustalana jest dla rodzaju dokumentu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/ Zakupy > Rodzaje dokumentw magazynowych; w oknie dopisywania/zmiany rodzaju dokumentu zakadka Makra dekrety). W przypadku faktur zakupowych, lista makr tworzona jest dla caego rejestru zakupu (Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe, zakadka Rej. zakupu). Dopisujc zlecenie produkcyjne masz dostp do wszystkich makr-cech dokumentw na zakadce Makra dekret.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

10

Rodzaje dokumentw rcznych

Rodzaje dokumentw rcznych to druga opcja z listy Definicji ksigowoci pozwala definiowa rodzaje rcznych dokumentw ksigowych (rcznych PK). Graffiti dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi rodzajami dokumentw rcznych; na ich podstawie mona dopisa dowoln iloci nowych rodzajw rcznych PK. Podobnie jak w przypadku elementw struktury planu kont oraz makr dla nich, zaznaczajc pole Blokuj rdo dla rodzaju dokumentu rdowego, uniemoliwiasz wszystkim uytkownikom korzystanie z niego podczas ksigowania. Przywracanie dokumentw predefiniowanych W kadej chwili moesz wykorzystujc przycisk Dodaj predefinicje odtworzy list predefiniowanych rodzajw dokumentw rdowych. Jest to funkcja uyteczna, jeeli usune ktry zpredefiniowanych rodzajw ichcesz wprowadzi go na nowo na list dostpnych dokumentw rdowych. Nie powoduje to modyfikacji innych rodzajw dokumentw nawet wwczas, gdy powstay one przez zmian rodzajw predefiniowanych. Automatyczne generowanie faktur zakupowych na podstawie rcznego PK Definiujc rczny dokument PK, dla ktrego rdem jest zobowizanie (Zob, Zob-imp, Zob-kor), uaktywniana jest zakadka Dokument zakupu, na ktrej moesz zaznaczy pole Generuj dokument zakupu. Po wprowadzeniu do bufora lub zaksigowaniu takiego PK, automatycznie wygenerowany zostanie nagwek odpowiedniego rodzaju faktury zakupowej.

Tak oznaczane s zablokowane rodzaje dokumentw.

Zaznaczajc to pole spowodujesz, e dokument tak oznaczony podpowiadany bdzie jako domylny podczas wystawiania rcznych dokumentw ksigowych.

W to pole wprowadzasz wykorzystujc list systemow kod rda, na ktrym bdziesz bazowa dodajc nowy dokument. Jeeli bdzie to zobowizanie (Zob), uaktywniona zostanie zakadka Dokumenty zakupu.

Jeli pole Kompensata bdzie zaznaczone, podczas dopisywania takiego dokumentu niedostpne bd przyciski dopisywania, zmiany i usuwania pozycji. Bdziesz mg natomiast skorzysta z przycisku Rozrachunek, ktry pozwoli skompensowa nie rozliczone zapisy z kont rozliczeniowych.

Zaznacz to pole, eby wymusi automatyczne generowanie nagwkw dokumentw zakupowych na podstawie wprowadzanych do bufora lub ksigowanych PK.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

11

Szablony dekretacji dokumentw transakcyjnych

Szablony dekretacji s wykorzystywane do automatyzacji ksigowania dokumentw transakcyjnych: sprzeday, zakupw, raportw kasowych, wycigw bankowych, dokumentw magazynowych, amortyzacji, pac, rnic walutowych, zaliczek i przeszacowa. Kady szablon wizany jest zjednym typem dokumentw i na tej podstawie Graffiti dobiera odpowiednie szablony do ksigowania konkretnych dokumentw. Szablon dekretacji to inaczej zestaw pozycji jednoznacznie okrelajcych jaki rodzaj kwoty z ksigowanego dokumentu i na ktrym koncie z planu kont ma zosta zapisany. Ciar ksigowania jest zatem przenoszony na zdefiniowanie szablonu dekretacji. Dobrze przygotowany szablon sprowadza operacj ksigowania do wybrania dokumentw ikliknicia przycisku Ksiguj; le zdefiniowany uniemoliwi zaksigowanie. Definiowanie szablonw dekretacji nie jest zadaniem prostym i wymaga pewnego skupienia. Jednak poprawnie przygotowane szablony bd gwarancj szybkoci i poprawnoci przeprowadzanych ksigowa. Uruchamianie opcji definiowania szablonw ksigowa Wywoaj belk przyciskw Ksigowoci (Moduy > Finanse i ksigowo lub kombinacja klawiszy CTRL+I), kliknij Definicje i wybierz polecenie Szablony dekretacji. Wywietlona zostanie belka Szablony ksigowa..., na ktrej znajdziesz przyciski wywoujce opcje definiowania szablonw dla poszczeglnych funkcjonalnoci (patrz ilustracja) oraz pozwalajce Ci zdefiniowa stae konta dla poszczeglnych elementw (np. kas, operacji kasowych, magazynw, towarw itp.).
Cz Definiowanie szablonw daje Ci dostp do funkcji, ktre pozwol Ci definiowa szablony dekretacji dla konkretnych obszarw dokumentw transakcyjnych.

Cz Zwizki parametrw ikont otwiera dostp do funkcji definiowania relacji pomidzy cechami dokumentw ksigowych ikontami ksigowymi. Korzystajc wycznie zklawiatury: do przechodzenia pomidzy kolejnymi przyciskami wkadej z2czci moesz wykorzysta strzaki kierunkowe; eby przej od jednej czci do drugiej, skorzystaj zklawisza TAB.

Jak utworzy szablon Po uruchomieniu opcji tworzenia szablonu dla wybranej funkcjonalnoci (przez wykorzystanie odpowiedniego przycisku z belki Szablony ksigowa...), znajdujesz si ju w miejscu, z ktrego masz dostp do wszystkich szablonw dla wybranej funkcjonalnoci. Jeeli przykadowo wybrae Sprzeda, moesz tworzy szablony dla poszczeglnych typw dokumentw sprzeday znajdujcych si we wskazanym przez Ciebie rejestrze VAT, jeeli wybierzesz Raporty kasowe/Wycigi bankowe, bdziesz mg okreli dekretacj dla raportw kasowych lub wycigw bankowych itd. Szablon wsptworzony jest przez jego nagwek i definicje dekretu. W nastpnym podrozdziale zawarty jest opis tworzenia nagwkw; w kolejnych podrozdziaach opis tworzenia definicji dla poszczeglnych funkcjonalnoci Graffiti.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Nagwki

12

Na nagwek szablonu skadaj si parametry wskazujce typ dokumentw, do ktrych ksigowania bdzie wykorzystywany tworzony szablon, plus elementy opisowe (np. nazwa szablonu). I tak na przykad nagwki szablonw dla dokumentw sprzeday przyporzdkowujesz do dokumentu irejestru sprzeday, podobnie wprowadzasz nagwki dla szablonw dekretacji dokumentw zakupowych. W nagwkach szablonw dla raportw kasowych lub wycigw bankowych wskazujesz odpowiedni znak dokumentu (naleno lub zobowizanie) oraz jego podmiot (np.kontrahent, urzd itd.). Dokumenty, ktrych parametry odpowiadaj tym wybranym dla tworzonego szablonu, ksigowane bd na jego podstawie. Szablon dekretacji rnic walutowych ogranicza si do jednego poziomu. Pozostae szablony posiadaj drugi poziom definicje, czyli struktur kont, na ktre przeprowadzane bd ksigowania. Jest ona wprowadzana w postaci kolejnych pozycji, z ktrych kada moe zawiera zalenie od rodzaju funkcjonalnoci, dla ktrej tworzony jest szablon rne parametry. Opis tworzenia definicji dla wybranych funkcjonalnoci znajdziesz w kolejnych podrozdziaach.
Gdy utworzysz wicej ni jeden szablon odwoujcy si do wybranego typu dokumentw System wykorzysta szablon o najwyszym kodzie (zszablonw nie zablokowanych). Nie musisz tworzy kadej definicji od zera Wobrbie dwch funkcjonalnoci: Sprzeday iGospodarki Magazynowej moesz kopiowa definicje pomidzy szablonami dla rnych rodzajw dokumentw. Musisz do tego celu wykorzysta przycisk Kopiuj z... i wskaza szablon, z ktrego ma zosta skopiowana definicja (jej poszczeglne pozycje).

Okna dopisywania szablonu dekretacji dla raportw kasowych: 1) lista szablonw, 2) okno dopisywania nagwka, 3) lista pozycji definicji dekretu wybranego szablonu, 4) okno zmiany pozycji definicji.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Ksigowanie rwnolege

13

umer pary oraz numer podpary (odpowiednik liczby porzdkowej dla pozycji posiadajcych ten sam numer pary) umoliwiaj zastosowanie ksigowania rwnolegego. Oprcz pierwszej pary, kada kolejna traktowana jest jako ksigowanie rwnolege, tj. nie wchodzce do rejestru VAT inie zwikszajce wartoci dokumentu ksigowego. Niemniej jednak kada zpar jest oddzielnie bilansowana, zatem wprowadzane przez ni do dekretu kwoty powinny si rwnoway. Przykad. Do definicji wprowadzamy dwie pary. Na pierwsz par skadaj si dwie pozycje: wartoci wprowadzane na wyznaczone dla nich konta wejd do rejestru VAT (jeeli jest to oczywicie dokument transakcyjny) i bd stanowi o wartoci dokumentu PK. Druga para, na ktr skada si jedna pozycja, ma pomc w okrelaniu dodatkowych (rwnolegych) parametrw zwizanych zksigowanymi kwotami.
Tak wyglda makro-konto wprowadzane do dekretu. Podczas ksigowania, zamiast nazwy makra (KONTR) wprowadzony zostanie numer kontrahenta, wyznaczajcy analityk konta 202. Pierwsza para wyznacza kwoty, ktre okrelaj warto dokumentu PK iwchodz do rejestru VAT (jeeli ksigowany jest dokument transakcyjny). Wtym wypadku s to dwie pozycje. Zapis wprowadzajcy zmienn w miejsce staego konta do dekretu. W tym wypadku oznacza wprowadzenie konta katalogu, do ktrego naley towar (patrz dalej wrozdziale otworzeniu zwizkw parametrw kont).

nr pary 1 1 2

nr podpary 1 2 1

Wn brutto na 202-KONTR

Ma netto na %KTA VAT na 222

koszt wasny na %KTB

koszt wasny na konto zwizane z magazynem

Wyznaczanie konta staego

Do zdefiniowania konta dla rejestru, magazynu itowaru su opcje udostpniane przez przyciski Sownikikonta, Towarykonta oraz Kontrah. konta zbelki Szablony ksigowa... Opis w dalszej czci rozdziau.

W polu konta staego moesz wprowadzi kombinacj numeru konta z planu kont oraz makra skojarzonego z dokumentem ksigowanym lub zmiennej systemowej. Aby wprowadzi zmienn lub makro powizane z dokumentem ksigowanym, ich symbol poprzedzi musisz znakiem % (procent; nie dotyczy to tylko makr staych). Symbol makr staych oraz zmiennych systemowych znajdziesz na kartach Konto stae: opis. Oznaczenie makr skojarzonych zdokumentami ksigowymi tj. makr stosowanych jako cechy dokumentw zaley od indywidualnych ustawie systemowych. Przykadowo wprowadzenie w pole staego konta algorytmu: 201-KONTR, spowoduje utworzenie konta staego, w ktrym numerem analityki bdzie numer kontrahenta powizanego z dokumentem ksigowanym (np. 201-1 dla kontrahenta o kodzie 1; 201-12 dla kontrahenta okodzie 12 itd.).

Definicje dla sprzeday

Tworzenie definicji dekretacji dla dokumentw sprzeday naley do najbardziej zoonych. Na poszczeglne pozycje definicji skada si kilka parametrw. Prcz numeru pary i podpary, dalsze parametry dziel si na dotyczce strony Wn i strony Ma i s wzgldem siebie analogiczne. Wskazanie konta dla ksigowania System pozwala na rne przyporzdkowanie konta z planu kont dla pozycji definicji: Stae konto zaznaczajc to pole uaktywniasz pole edycyjne, w ktre moesz wprowadzi stay numer konta (rcznie lub wskazujc odpowiednie na planie kont), na ktre przeprowadzane bdzie ksigowanie. Stae konto moesz te okrela korzystajc zmakr staych, ze zmiennych obsugiwanych przez stae konto lub z makr zdefiniowanych jako cechy dokumentu i skojarzonych zdokumentami dekretowanymi przy wykorzystaniu tworzonego szablonu. Zarwno predefiniowane zmienne jak i makra stae i skojarzone zdokumentem dekretowanym wyszczeglnione zostay wpolach udostpnianych po wybraniu zakadek Konto stae: opis. Jeeli korzystasz z moliwoci zdefiniowania staego konta, moe okaza si przydatnym zaznaczenie pola Dodaj konto jeeli brak analityki, co spowoduje dodanie nowej analityki do planu kont, jeeli ta wprowadzona w pole staego konta nie zostanie odnaleziona.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Na dodatkowych zakadkach znajdziesz opis zmiennych, ktre mog by stosowane wpoczeniu zkontami staymi.

14

Opata dodatkowa moe mie warto procentow w tym celu wcinij przycisk %.

Konto rejestru, magazynu lub towaru/usugi zalenie od wyboru pobiera numer konta zdefiniowany dla rejestru sprzeday, dla magazynu lub towaru/usugi powizanych zdokumentami odwoujcymi si do tworzonego szablonu. Opis przypisywania kont elementom takim jak rejestry sprzeday, magazyny itp., znajdziesz wdalszej czci podrcznika (Tworzenie relacji kont ksigowych do cech dokumentw, towarw ikontrahentw). Wybierajc pole Wycz stron uzyskujesz efekt zdezaktywowania dla dodawanej pozycji definicji oznaczonej w ten sposb strony (Wn lub Ma).

Okrelenie kwoty W zalenoci od wyboru konta, na ktre wprowadzana bdzie ksigowana kwota, moe ona by wartoci caego dokumentu lub poszczeglnych jego pozycji: Ksigowanie wartoci caego dokumentu bdzie miao miejsce wwczas, kiedy jako konto wybierzesz konto rejestru lub magazynu. eby zaksigowa wartoci pochodzce z poszczeglnych pozycji musisz jako konto wskaza konto towaru/usugi. Gdy wskaesz stae konto, zalenie od ustawie, moesz ksigowa warto caego dokumentu lub wartoci z poszczeglnych jego pozycji. Przykadowo wskazujc stae konto przez wprowadzenie jego numeru, do zaksigowania brana bdzie warto caego dokumentu. Natomiast gdy jako konto stae podasz predefiniowan zmienn NrZl (zmienna tworzca numer konta analityki przez podstawienie kodu zlecenia), wwczas poniewa zlecenia wizane s z pozycjami dokumentw ksigowane bd kwoty z kolejnych pozycji dokumentu. Zatem kady zprzypadkw podstawienia zmiennej predefiniowanej lub makra planu kont musi by rozpatrywany osobno.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Definicje dla zakupw

15

Tworzc definicje dekretacji dla zakupw, postpujesz analogicznie jak podczas konstruowania dekretacji sprzeday, wic: wprowadzasz numer dla pary i podpary; ustalasz konta dla dekretacji (stae, konto rejestru zakupu lub konto dla towarw); wreszcie okrelasz kwot, jaka pobierana bdzie z dokumentu rdowego brutto, netto lub kwot VAT. Podobnie te jak w przypadku szablonw dekretacji dokumentw sprzeday, numer konta staego moesz tworzy bazujc na makrach (staych lub skojarzonych zdokumentem ksigowanym) lub zmiennych systemowych (patrz wyej Wyznaczanie konta staego). Jeeli zaznaczysz pole Nie przetwarzaj, uaktywnione zostanie pole Przetwarzaj jeeli jest pracownik. Jeeli zaznaczysz take to drugie, pozycja dekretu bdzie aktywna tylko wtedy, gdy ksigowany dokument bdzie mia powizanie z pracownikiem. Jest to przydatne np. w sytuacji, gdy pracownik z wasnych rodkw zapaci kontrahentowi rozliczenie dotyczy wtedy pracownika, anie kontrahenta. Dodatkow funkcjonalnoci udostpnian przy wprowadzaniu definicji zakupw jest wyszukiwanie zapisu alternatywnego. Oznacza to, e w specyficznych sytuacjach braku konta wprowadzanego przez aktualn definicj, zaznaczenia pola Ignoruj definicje konta jeeli jest pracow. lub wprzypadku dokumentw na kart kredytow Graffiti skorzysta z ustawie innej pozycji szablonu dekretu. T ostatni wyznaczasz przez podanie, na zakadce Wsprzdne alter., numeru pary ipodpary.

Jeeli zaznaczysz to pole, ana ksigowanym dokumencie znajdzie si pracownik, Graffiti skorzysta zkonstrukcji innej pozycji definicji: wyznaczasz j podajc numer pary ipodpary na zakadce wsprzdnych alternatywnych.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Definicje dla raportw kasowych i wycigw bankowych

16

Definicje dla raportw kasowych i wycigw bankowych przebiegaj analogicznie do siebie i s procesem nieco mniej zoonym w porwnaniu do tworzenia definicji np. dla sprzeday. Okrelenie konta Masz do dyspozycji cztery moliwoci okrelenia konta: Ustali stae konto przez wybr odpowiedniego elementu z planu kont lub wprowadzenie algorytmu dla konta staego, w ktrym wykorzystane zostan zmienne systemowe lub makra (dokadniejsze omwienie przy opisie tworzenia szablonw dekretacji dokumentw sprzeday). Podstawi jako konto dla dekretacji konto numeru kasy/banku lub operacji kasowej/bankowej. Wykorzysta konto ustalone dla dokumentu powizanego z ksigowanym raportem kasowym lub bankowym (przez zaznaczenie pola Konto rozrachunkowe).

Definicje dla Gospodarki Magazynowej

Moesz kopiowa definicje dekretacji pomidzy szablonami wystarczy klikn przycisk Kopiuj z... (okno pozycji definicji dla wybranego szablonu) i wskaza szablon, ktrego definicje zostan wprowadzone do aktualnie definiowanego szablonu.

Wprowadzanie definicji dla szablonw ksigowania Gospodarki Magazynowej wzasadzie nie rni si niczym od opisanego powyej tworzenia definicji dekretacji dla sprzeday, zakupw iraportw kasowych/wycigw bankowych. Jeeli zatem zapoznae si z procedur ustalania dekretacji dla dokumentw sprzeday, nie spotka Ci tu nic nowego. Wybr rodzaju dokumentu dla szablonu dekretacji sprowadza si do wybrania odpowiedniej zakadki z okna szablonw dekretacji dla Gospodarki Magazynowej (Pz, Rw, Pw itd.). Dodatkowo moliwe jest ustalenie warunku przetwarzania (dla kadej pozycji osobno). Okrelanie kont dekretacji dokumentw magazynowych Naturalnie ze wzgldu na odmienny charakter obsugiwanych dokumentw, masz do wyboru inne konta dla dekretacji: Moesz okreli stae konto, definiowane na zasadach, ktrych opis znajdziesz w czci powiconej tworzeniu struktury dekretacji dokumentw sprzeday. Na kartach Konto stae: opis, ktre umieszczone s w oknie dopisywania pozycji definicji szablonu, znajdziesz list zmiennych, ktre moesz wykorzysta podczas definiowania konta staego. Moesz ustali rdo, z ktrego pobierany zostanie jego numer; masz do wyboru konto przyporzdkowane do magazynu (do ktrego przypisany zosta ksigowany dokument), konto zlecenia lub konto indeksu magazynowego.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Amortyzacje dekretacja rodkw Trwaych

17

Szablony dekretacji rodkw Trwaych tworzone s dla okrelonych operacji i ewentualnie dla wybranych rodkw trwaych (szablon jednostkowy). W Systemie przewidzianych zostao kilka podstawowych operacji na rodkach trwaych, dla ktrych mona wprowadzi osobn dekretacj. S to: przyjcie, amortyzacja, zmiana wartoci pocztkowej (+ lub ), zwrot amortyzacji, likwidacja oraz sprzeda. Automatyczne generowanie nagwkw definicji dekretw rodkw trwaych Jeeli wykorzystasz przycisk Operacje (gwne okno szablonw dekretacji rodkw Trwaych), uzyskasz dostp do przycisku Generuj nagwki szablonw. Jego uycie spowoduje automatyczne utworzenie nagwkw dla wszystkich operacji na rodkach trwaych w kadej z grup wg podziau KRT rodkw trwaych. Do Ciebie nalee bdzie dodanie definicji dla poszczeglnych nagwkw. Kopiowanie definicji szablonw pomidzy grupami W oknie wywoywanym przyciskiem Operacje znajdziesz parametry, ktre pozwol Ci kopiowa definicje pomidzy szablonami dla rnych (wskazanych przez Ciebie) grup rodkw trwaych. Okrel zatem grup-matryc, z ktrej definicje bd kopiowane oraz grup-cel przez podanie ich numerw. Jeeli zaznaczysz pole synchronizuj, istniejce w szablonach grupy-celu definicje zostan zastpione definicjami kopiowanymi; w przeciwnym razie pozostan one niezmienione. Nastpnie kliknij przycisk Kopiuj szablony pomidzy grupami. Wybr pojedynczych rodkw trwaych dla szablonu Jeeli chcesz dokadnie ustali, jakich rodkw trwaych bdzie dotyczy tworzony szablon, woknie dopisywania/zmiany nagwka zaznacz pole Jednostkowy w czci Rodzaj szablonu. Spowoduje to udostpnienie dodatkowej funkcji (uruchamianej przyciskiem rodki Trwae dla szablonu), ktra pozwoli Ci przyporzdkowa rodki trwae do poszczeglnych szablonw, ktre zostay okrelone jako jednostkowe. Definicja dekretacji Definicj poszczeglnych szablonw dekretacji rodkw Trwaych wprowadzasz w oknie wywoywanym przyciskiem Definicje. Poszczeglne jej pozycje moesz tworzy korzystajc ze zmiennych systemowych odwoujcych si do kont przyporzdkowanych do rodkw trwaych, stanowisk pracy, inwestycji itd. Zmienne te opisane s na zakadce Konto stae: opis (okno dopisywania lub zmiany pozycji definicji). Konta dla stanowisk pracy, grup i podgrup rodkw trwaych, przyczyn operacji i inwestycji definiuje si korzystajc z przyciskw Stanowiska pracy, Grupy, Przyczyny operacji i Inwestycje zokna szablonw dekretacji rodkw Trwaych (ilustracja poniej). Konto dla konkretnego rodka trwaego definiowane jest wmodule rodkw Trwaych (Moduy > rodki Trwae, przycisk Kartoteka ST; pole Konto z okna dopisywania/zmiany rodka trwaego, zakadka Dekrety). Konto dla cechy ST zdefiniujesz w Sowniku relacji cech dokumentu ksigowanego i konta ksigowego (przycisk Sowniki konta z belki przyciskw szablonw dekretacji).

Wybierz szablon...

... i kliknij przycisk Definicje, eby utworzy definicj dla wskazanego szablonu.

Ten przycisk jest aktywny, jeeli zaznaczony szablon zosta zdefiniowany jako jednostkowy (okno dopisania/zmiany nagwka szablonu).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Definicje Pac

18

W przypadku ksigowania obszaru pacowego konieczne byo opracowanie sposobu przydzielenia odpowiednich skadnikw pacowych do konkretnych kont. W Graffiti rozwizaniem jest moliwo definiowania grup skadnikw pac. Grupy skadnikw pacowych Przycisk Grupy skadnikw pac. pozwoli Ci utworzy grupy skadnikw iprzyporzdkowa do nich wybrane skadniki pac, zdefiniowane wczeniej w module pacowym. Nastpnie tworzc szablony ksigowa wskazujesz z jak grup skadnikw pacowych ma on by powizany iwten sposb cile okrelone skadniki pacowe wizane s z odpowiednimi szablonami ksigowa.

Okno szablonw dekretacji Pac.

Skadniki umieszczane wjednej grupie musz mie ten sam znak.

eby drukowa szablony dekretacji Pac musisz je wczeniej zaznaczy. Wprzedstawionej na ilustracji sytuacji wydrukowany zostaby wycznie szablon 2.

Utwrz grup, a nastpnie przywi do niej odpowiednie skadniki pacowe. Dopisujc skadniki do listy moesz korzysta ze sownika skadnikw zdefiniowanych wmodule pacowym.

Wzorce list pac i Sownik rozdzielnika Listy pac generowane s na podstawie konkretnych wzorcw list pac. Te z kolei mog by wizane z szablonami dekretacji list pac. W ten sposb porednio, przez wzorce list pac wybierane s szablony dekretacji, wedug ktrych ksigowane s listy pac. Funkcja ta uaktywniana jest przez zaznaczenie pola Filtru wzorce wg listy z nagwka szablonu. eby wyznaczy list wzorcw dla szablonu wska go, kliknij przycisk Wzorce (okno szablonw dekretacji Pac) i dopisz, korzystajc ze sownika zdefiniowanych wczeniej w module pacowym wzorcw list pac, wybrane wzorce. Sownik rozdzielnika pozwala utworzy list pozycji, ktra jest podstaw podczas okrelania kont dla rozdzielnika oglnego (patrz nastpna strona). Pojedyncze pozycje sownika stanowi proste odniesienie do kont z planu kont; jedna pozycja moe wskazywa 6 rnych kont podstawowe (pole Konto) i 5 dodatkowych (pola Konto 1, Konto 2, ..., Konto 5). Jeeli w definicji uyjesz zmiennej %SLW%, odwoasz si do konta podstawowego; jeeli zmiennej %SLWx%, zamiast x wstawiajc liczby od 15, do jednego z kont dodatkowych.

Jeeli nie zaznaczysz tego pola, szablon bdzie wykorzystywany do ksigowania wszystkich list pac, niezalenie na podstawie jakiego wzorca powstay.

Na definicj kwoty ksigowania skada si wzasadzie wybr grupy skadnika pacowego. Dodatkowo zaznaczajc pole kwota na czerwono decydujesz o tym, e wprowadzana przez skadnik kwota na dokument PK wejdzie jako ujemna.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

19

Definicje dla szablonu dekretacji Pac Istniej dwie opcje ksigowania zapisw z listy pac. W pierwszej caa kwota wprowadzana jest na ustalone na sztywno konta z planu kont. Druga, korzystajc zrozdzielnika oglnego albo kart pracy, pozwala rozoy kwot pochodzc ze skadnikw listy pac na kilka kont. Pierwsza opcja nie jest skomplikowana i nie wymaga dodatkowego opisu. Wystarczy wprowadzi konta dla stron Wn i Ma i na te konta wprowadzane bd kwoty ze skadnikw wchodzcych wskad powizanej z szablonem grupy skadnikw pacowych. Opis rozdzielnika poniej.

Zaznacz to pole, eby nie korzysta z rozdzielnika.

Okno wprowadzania pozycji definicji dla szablonu dekretacji Pac.

W polu informacyjnym znajdziesz zmienne, zktrych moesz korzysta okrelajc konta dekretacji.

Rozkadana na poszczeglne pozycje sownika rozdzielnika liczba godzin (z moduu pacowego) moe dotyczy konkretnych pracownikw, grup roboczych lub komrek organizacyjnych (KORG). Jest to uzalenione od wskazania odpowiedniej opcji podczas generowania listy pac.

Rozdzielnik oglny Jeeli chcesz, eby kwoty wprowadzane z list pac byy dodatkowo rozdzielane na wiksz ilo kont, musisz skorzysta z rozdzielnika. Podstaw funkcjonowania rozdzielnika oglnego jest jego sownik. Sownik dostpny jest pod przyciskiem Sownik rozdzielnika w oknie szablonw dekretacji Pac. Poszczeglne jego pozycje to nic innego jak odniesienia do konkretnych kont z planu kont jedna pozycja sownika moe wskazywa 6rnych kont podstawowe (pole Konto) i 5 dodatkowych (pola Konto 1, Konto 2, ..., Konto 5). eby rozdzielnik oglny by wykorzystywany przez Graffiti, w polu konta Wn, w czci rozdzielnika, trzeba wprowadzi zmienn %SLW%, ktra jest odwoaniem do konta lub czonu konta dla sownika rozdzielnika. Zmienna %SLWx%, gdzie zamiast x wstawia si liczb od 15 jest odwoaniem do jednego z 5 kont dodatkowych pozycji Sownika rozdzielnika. Nastpnie, ju po wygenerowaniu listy pac, uytkownik pracujcy w module pacowym, opierajc si na opisie pozycji Sownika rozdzielnika, ustala rozkad godzin pracy dla kadej z pozycji sownika rozdzielnika. To kluczowy dla zastosowania rozdzielnika oglnego moment moment rozdziau. Rozksigowanie na podstawie rozdzielnika oglnego jest proporcjonalne. Zamy, e dwie osoby wykonuj pewn czynno wart 120 PLN: Obie pracuj przez 8 godzin. Kwota 120 PLN zostanie wtedy podzielona na p 60 PLN irozksigowana na kadego z pracownikw. Pierwsza osoba pracuje 4 godziny, druga 8 godzin dwa razy wicej ni pierwsza. Pierwsza dostanie wwczas 1/3 kwoty 40 PLN, druga 2/3 kwoty 80 PLN.

Rozdzielnik na podstawie Kart Pracy Ten sposb rozdzielania wartoci z list pac opiera si, oglnie mwic, na wyliczeniach godzinnych pochodzcych z kart pracy. Konto strony Wn moe by definiowane zmiennymi odwoujcymi si do zlece, towarw lub makr-konta towaru (TOWAR). Oznaczenia tych zmiennych podane s w polu informacyjnym, w czci rozdzielnika. Na podstawie wskazania zlecenia bezporednio albo przez towar okrelane jest konto, na ktre przeprowadzany bdzie zapis.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Definicje dekretacji dla Rnic walutowych
Dekretacja rnic walutowych podzielona jest na cztery grupy: RKurs rnice kursowe wzgldem dokumentw zapaconych.

20

RKursN przeszacowanie dla zapisw nierozliczonych przeliczenie zapisw na kontach 2xx wzgldem zapisu na okrelony dzie. RKursW przeszacowanie rodkw wasnych przeliczenie rodkw na koncie w walucie wzgldem okrelonego kursu. RKursS rnice kursowe rodkw wasnych przeliczenie wedug FIFO rozchodw wzgldem przychodw po kursach z dnia przychodu.

Dla kadej z podgrup moesz tworzy definicje dekretacji dopisujc po prostu pozycje zawierajce numery kont, na ktre wprowadzany bdzie zapis kwot pochodzcych zokrelonych rnic kursowych.

Sowniki relacji cech dokumentu ksigowanego i konta ksigowego

To sownik wywoywany przyciskiem Sowniki konta z belki szablonw dekretacji. Wybierajc odpowiedni zakadk w tym sowniku, moesz okreli konta ksigowe zwizane z poszczeglnymi kasami, operacjami kasowymi i bankowymi, rachunkami bankowymi, magazynami, rejestrami zakupu i sprzeday, grupami roboczymi i cechami ST.

Tworzenie relacji kont ksigowych do cech dokumentw, towarw ikontrahentw metoda tradycyjna
Znajdujce si w czci Zwizki parametrw i kont przyciski pozwalaj definiowa relacje pomidzy uywanymi w definicjach dekretw elementami a kontami z planu kont. Sownik wywoywany przyciskiem Sowniki konta z belki szablonw dekretacji pozwala okreli konta ksigowe zwizane z poszczeglnymi kasami, operacjami kasowymi i bankowymi, rachunkami bankowymi, magazynami, rejestrami zakupu i sprzeday, grupami roboczymi icechami ST. eby okreli konta dla towarw, wybierz przycisk Towarykonta/Kiesze dla klasy %GTxK. Dla sprzeday, zakupw i gospodarki magazynowej moesz wprowadzi osobne konta dla tych samych towarw (grup towarowych). Podobnie jak w przypadku kont dla towarw moesz przypisa osobne konta poszczeglnym grupom kontrahenckim (osobno dla sprzeday izakupw) i kartom kredytowym.
Zlecenia produkcyjne Znajdujcy si w czci zwizkw parametrw i kont przycisk Zlecenia, umoliwia tworzenie zlece produkcyjnych; proces tworzenia zlece produkcyjnych opisany zosta wpodrczniku dotyczcym moduu Fabryka (obsugujcego sfer produkcyjn).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Parametry niezalene nowy sposb kojarzenia towarw ikontrahentw z kontami ksigowymi

21

W wyniku wsppracy analitykw PC Guard SA z uytkownikami Graffiti, System poszerzony zosta o now funkcjonalno parametry niezalene, ktre znacznie uelastyczniaj wizanie towarw i kontrahentw z kontami zplanu kont. Dostp do nich uzyskuje si przez wcinicie przycisku Towary, Kontrah-konta: param. niezalene (belka Szablony ksigowa...). Idea parametrw niezalenych Zasada dziaania parametrw niezalenych jest niezwykle prosta. Do katalogu parametrw ksigowania wywoanego przyciskiem Towary, Kontrah-konta: param. niezalene wprowadzasz kolejne parametry (pozycje). Z kadym parametrem katalogu moesz wiza indeksy towarowe oraz kontrahentw. Kontrahenci i towary przypisane dowolnemu parametrowi nie mog ju by przypisane innemu parametrowi. Oprcz kontrahentw i towarw, do kadego parametru dopisujesz zmienne, odwoujce si do konkretnych kont z planu kont. Podczas dekretacji, przypisane do danego parametru indeksy i kontrahenci mog by kojarzeni ze zmiennymi dla tego samego parametru, wskazujc tym samym konkretne konta zplanu kont.

W szablonie ksigowania wprowadzany jest symbol zmiennej odwoujcej si do parametrw niezalenych (%KK dla kontrahenta lub %KT dla towaru), uzupeniony o symbol rodzaju zmiennej. Podczas ksigowania na podstawie tak zdefiniowanego szablonu, System odnajduje do jakiego parametru przypisany zosta kontrahent lub towar; potem sprawdza symbol rodzaju zmiennej zdefinicji i odczytuje konto przypisane temu rodzajowi wodnalezionym parametrze. W taki sposb okrelane jest odpowiednie konto z planu kont.
Wprowadzone tu rodzaje zmiennych uywane bd podczas definiowania szablonw ksigowa jako odwoanie do konkretnych kont ksigowych. Dotycz one jednak wycznie tych kontrahentw itowarw, ktre zostay powizane z edytowanym parametrem, tj. znajduj si na listach dostpnych na dwch poprzednich zakadkach tego okna.

W oknie katalogu parametrw ksigowania jest lista dotychczas utworzonych parametrw.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

22

Matryce dekretw
Matryce dekretw s tym dla rcznych dokumentw ksigowych, czym szablony dekretacji dla dokumentw transakcyjnych. Matryce tworzone s dla kadego rodzaju rcznych PK osobno iwdowolnej iloci. Dopisywanie rcznych PK moe si wtedy odbywa na podstawie przygotowanych matryc dekretw, przez proste wybranie odpowiedniej matrycy: pozycje PK zostan utworzone na podstawie pozycji matrycy. Trzy tryby przetwarzania matryc dekretw Przetwarzanie standardowe. Taka matryca peni rol podpowiedzi rejestru VAT i kont dla dopisywanego PK. Matryce dla przeksigowa obrotw z kont. Do przeksigowania obrotw pomidzy wskazanymi kontami ksigowymi. W tym trybie wymuszane jest zastosowanie zmiennej %Konto do okrelenia konta staego dla jednej strony (Wn lub Ma). Podczas ksigowania zmienna ta umoliwi zaznaczenie kont, z ktrych kwoty maj by przeksigowane na wpisane na sztywno konto stae. Przeksigowana moe by suma kwot z zaznaczonych kont lub tylko jej cz wedug rnych proporcji (wicej na nastpnej stronie). Takie wykorzystanie matrycy jest moliwe przy wyczonej edycji rejestru VAT. Zaksigowanie wyniku finansowego. Tryb przeznaczony do tworzenia dokumentu wystawianego pod koniec roku bilansowego, ktry kwoty z kont wynikowych przeksigowuje na zdefiniowane w Administracji Systemu konto wyniku finansowego (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Ksigowo, zakadka PK). W tym przypadku nie trzeba definiowa pozycji matrycy.

Pozycje matrycy w trybie Przetwarzanie standardowe Przy przetwarzaniu standardowym w pozycjach matrycy okrela si kwoty ikonta. Podczas tworzenia pozycji rcznego PK na bazie takiej matrycy, nastpi proste podstawienie kwot i kont. Opis zmiennych dozwolonych do konstruowania kont staych znajdziesz na zakadce Konto stae: opis. Dokadniejsze omwienie budowania konta staego znajdziesz przy opisie szablonw dekretacji dokumentw sprzeday, wpoprzednim rozdziale. Pozycje matrycy w trybie Matryce dla przeksigowa obrotw z kont W tym trybie, po jednej stronie dekretu pozycji musi znale si kwota, ktra jest predefinicj na uytek zmiennej %Konto. Kwoty takie w sowniku kwot oznaczane s symbolem . Jednoczenie zamiast sztywno wprowadzonego konta staego, musi si znale zmienna %Konto. Po drugiej stronie dekretu konto stae. Przy takiej definicji pozycji, podczas jej wykorzystania przy wystawianiu rcznego PK, wmiejsce zmiennej %Konto uytkownik zostanie poproszony o zaznaczenie kont, z ktrych kwoty bd przeksigowywane.

Jeeli tworzc nagwek matrycy dekretw zaznaczysz pole Edycja rejestru VAT, wykorzystujc tak matryc podczas dekretacji, bdziesz musia w pierwszej kolejnoci okreli kwoty dla odpowiednich pozycji rejestru VAT. Na tej podstawie zostan automatycznie naliczone kwoty brutto i netto. Jeeli kwoty brutto lub netto zostan umieszczone wktrej z pozycji matrycy, kwoty naliczone dla rejestru VAT zostan wprowadzone do dokumentu.

Do rcznego PK tworzonego na podstawie tej matrycy wprowadzone zostan pozycje, ktre definiowane s na zakadce Definicja pozycji matrycy.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

23

Przeksigowanie czci kwot Kwoty mog zosta przeksigowane w caoci lub tylko w pewnej czci. eby przeksigowa tylko cz, musisz wyznaczy procent kwoty do przepisania na stae konto; moesz go okreli na dwa sposoby: Bezporednio, przez wpisanie wartoci procentu w polu udostpnianym po wciniciu przycisku %. Porednio, przez wyznaczenie stosunku kwot z dwch lub wicej kont. Pozwala na to funkcja uaktywniana przez zaznaczenie pola stosunek sald na kontach. Stosunek wartoci wskazanych kont wyznaczy zkolei wielko procentow, ktra zostanie zastosowana do kwoty wybranej wpolu Nazwa kwoty.

Dwa konta, na podstawie ktrych porednio wyznaczany jest procent do przeksigowania, odpowiadaj licznikowi (na ilustracji to konto 201-1-KONTR) i mianownikowi (na ilustracji puste pole). Jeeli utworzysz kilka pozycji matrycy, wktrych mianownik bdzie pusty, jak na ilustracji, podczas przeksigowania do mianownika podstawiona zostanie suma licznikw ze wszystkich pozycji (matrycy) zpustymi mianownikami. Przykad. S trzy pozycje matrycy dekretw, w kadej z nich procent kwoty do przeksigowania wyznaczany jest porednio. Mianownik w kadej z tych pozycji zosta nie wypeniony, tylko wlicznikach s wprowadzone konta, kolejno: 201-1-1 w pierwszej pozycji, 202-1-2 w drugiej pozycji, 201-1-3 w trzeciej pozycji. Podczas obliczania procentu dla pierwszej pozycji, w liczniku znajdzie si odpowiednia kwota zkonta 201-1-1, natomiast do mianownika zostanie podstawiona suma kwot z licznikw tych trzech pozycji: 201-1-1 + 202-1-2 + 201-1-3; dla pozycji drugiej, w liczniku znajdzie si kwota z konta 201-1-2, wmianowniku ta sama co w pierwszej pozycji suma kwot zkont: 201-1-1 + 202-1-2 + 201-1-3; w trzeciej pozycji w liczniku 201-1-3, w mianowniku: 201-1-1 + 202-1-2 + 201-1-3. Na podstawie w taki sposb uzyskanych wartoci, obliczany bdzie procent kwoty do przeksigowania. Podobnie jak w przypadku szablonw dekretacji dla dokumentw transakcyjnych, moesz kopiowa definicje pomidzy poszczeglnymi matrycami: wska matryc, zktrej bdziesz kopiowa, kliknij przycisk Kopiowanie do... i wybierz matryc, do ktrej wprowadzone zostan pozycje definicji.

Jeeli jako tryb przetwarzania wybrae Matryce dla przeksigowa obrotw zkont, jedno z kont powinno zosta okrelone przez zmienn %Kont; kwota musi by wwczas predefinicj na uytek zmiennej %Konto.

Stosunek kwot zaksigowanych na tych dwch kontach bdzie podstaw do naliczenia procentu kwoty zpola Nazwa kwoty do ksigowania. Na ilustracji mianownik jest pusty, co pozwala skorzysta z funkcji tworzcej mianownik jako sum licznikw zinnych pozycji matrycy (pozycji zpustym mianownikiem).

Tak oznaczane s predefinicje na uytek zmiennej %Konto (mog by uyte wpoczeniu ze zmienn %Konto).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

24

Tworzenie rejestrw VAT

Tak jak wszystkie omawiane w tej czci opcje, polecenie wywoujce funkcj tworzenia rejestrw VAT (Rejestry VAT) znajdziesz na licie wywietlanej po klikniciu przycisku Definicje z belki przyciskw Ksigowoci. Definiujc rejestr VAT Oprcz standardowych pl opisowo-identyfikacyjnych (kod i opis rejestru), wprowadzajc rejestr okrelasz: Czy jest to dodatkowy rejestr dla zakupw. Jeeli zaznaczysz pole Rejestr dodatkowy zakupu, taki rejestr bdzie traktowany jako alternatywny dla zakupw. Nie bdzie podpowiada si jako domylny za kadym razem podczas dekretacji wystawianych dokumentw, jednak moliwa bdzie zmiana zapisu. Czy VAT ma by naliczany na podstawie kwoty brutto czy netto. Pomidzy tymi dwoma rodzajami oblicze, ze wzgldu na wprowadzane zaokrglenia, mog wystpi nieznaczne rnice. Jakie grupy VAT maj by dostpne dla dopisywanego rejestru moesz wyeliminowa predefiniowane, standardowe grupy VAT z listy dostpnych dla rejestru (pole Blokowanie standardowych grup VAT). Wtakiej sytuacji konieczne bdzie wprowadzenie definicji grup dodatkowych, ktre wywietlane bd na licie grup VAT dla rejestru podczas ksigowania (przycisk Grupy dodatkowe z okna gwnego rejestrw VAT). Czy podczas ksigowania mona wprowadzi kwot, ktra nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT jeeli oznaczysz pole Czy mona pozostawi kwot poza VAT, podczas ksigowania uzyskasz dostp do dodatkowej grupy VAT (Poza). Jeeli rejestr zostanie oznaczony jako Rejestr VAT dla rodkw Trwaych, to bdzie mg zosta wykorzystany podczas fakturowania rodkw trwaych (zaznaczone pole Czy jest to rodek trway w oknie dopisywania pozycji faktury zakupowej). Czy zablokowa rejestr.

Lista dokumentw dla rejestru eby mc korzysta z rejestru VAT podczas wystawiania PK, musisz wczeniej skojarzy rodzaj dokumentu z danym rejestrem. Wybierz rejestr VAT, eby przejrze albo zmodyfikowa aktualnie powizane z nim rodzaje PK. W przypadku faktur sprzeday (ST_SPD) oraz zakupu (ST_ZAK) masz dodatkowo moliwo wskazania konkretnego rodzaju faktury.

Jeeli wskaesz w tym polu dokument ST_SPD, dostpne bdzie pole Dokument sprzeday; jeeli wybierzesz ST_ZAK bdziesz mg wybra dokument zakupu; wkadym innym przypadku, pola dok. sprzeday i zakupu bd niedostpne.

Kliknij Grupy dodatkowe, eby wprowadzi dodatkowe grupy podatkowe dla wybranego rejestru.

Wykorzystaj przycisk Dopisz, eby wprowadzi dokumenty, podczas dekretacji ktrych bdziesz mg uywa wybrany rejestr VAT.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

25

Automatyczna kontrola ksigowa

Kolejn pozycj, jak znajdziesz w Definicjach Ksigowoci, bdzie opcja Formuy kontroli ksigowa. Pozwoli Ci ona skonstruowa formuy sprawdzania poprawno przeprowadzanych wGraffiti ksigowa. Zasada tworzenia i dziaania definicji formu Na definicj formu skadaj si kolejne pozycje, z ktrych kada dotyczy jednej z dwu stron 1lub 2 rwnania. Moesz zdefiniowa dowoln ilo pozycji oraz relacje, jakie bd zachodziy pomidzy poszczeglnymi pozycjami dla jednej strony (sumowanie, odejmowanie itp.), atym samym relacje zachodzce pomidzy kwotami, do ktrych owe pozycje si odwouj. W ten sposb ustalasz, jakie kwoty bd ze sob porwnywane to sumy kwot utworzone przez czn ilo pozycji 1 i czn ilo pozycji 2 strony definicji formu. Ich odpowiednio bdzie sprawdzianem poprawnoci ksigowania. Parametry pojedynczej pozycji formuy s nastpujce: Strona rwnania do wyboru 1 albo 2. Podmiot, czyli element, do ktrego odwoywa si bdzie pozycja masz do dyspozycji dwie moliwoci: wskazanie konta lub staej kwoty (Constans). Jeeli jako podmiot wskaesz sta warto, uaktywnione zostanie pole, wktrym moesz j wpisa. Jeeli podmiotem tworzonej pozycji definicji formuy jest konto, aktywne s pola, ktre pozwol ci ustali jego numer (na podstawie planu kont) oraz dookreli pochodzenie i naliczanie kwoty. Jeeli powizana z pozycj kwota, staa lub pobierana z okrelonego konta, ma by odejmowana od sumy kwot ustanowionej przez poprzednie pozycje formuy lub po prostu ma mie znak ujemny zaznacz pole Minus.

Wprowadzana pozycja formuy kontroli wchodzi zawsze w relacj z pozycj dopisan poprzednio; w ten sposb kada kolejna pozycja jest zwizana ze wszystkimi poprzednimi. Jak wykorzystywa formuy kontroli Nie zablokowane formuy kontroli uruchamiane s podczas kadego zamykania miesica (obligatoryjnie iautomatycznie) oraz na danie. Rczne uruchomienie kontroli ksigowania: Moduy > Finanse i ksigowo > przycisk Ksigi > przycisk Operacje i z wysuwanego menu polecenie Kontrola formu.

Zaznacz to pole, jeeli chcesz, eby formua nie bya uruchamiana podczas zamykania miesica.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

26

Matryce analiz ekonomicznych konstrukcja zestawie finansowych

Matryce analiz ekonomicznych to potne narzdzie tworzenia zestawie finansowych, ktre pozwala precyzyjnie konstruowa zestawienia dla konkretnych, cile przez Ciebie okrelonych elementw ze sfery ksigowej. Nagwek matrycy Jest opisowym identyfikatorem dla pniejszego wyboru zestawienia. Skada si na niego kod iopis zarwno caej matrycy, jak iposzczeglnych jej stron (pola Strona 1 i Strona 2). Dodatkowo moesz te okreli w jakiej walucie przedstawiane bdzie zestawienie tworzone na podstawie tak zdefiniowanej matrycy. Zaznaczenie pola Stosuj uprawnienia dla uytkownika pozwala ograniczy dostp do okrelonej analizy do wybranych uytkownikw. S to ci uytkownicy, ktrzy znajd si na niezalenie tworzonej licie uytkownikw Graffiti jest ona wywoywana przyciskiem Uytkownicy uprawnieni zgwnego okna analiz ekonomicznych. Nieuprawnieni uytkownicy po prostu nie zobacz analizy na licie zestawie do wykorzystania. Na zakadce Prezentacja graficzna moesz okreli form graficznego odpowiednika zestawienia; parametry te s rwnie dostpne dla konkretnych, ju wygenerowanych zestawie. Zakadka Export pozwala ustali dwie cieki dostpu: do pliku eksportu oraz do programu zewntrznego. Plik eksportu powstaje na bazie przygotowanej matrycy i jest wykorzystywany przez program zewntrzny konkretnie druki.exe ktry umoliwia uzyskanie wydrukw typu RZiS, CIT, F01, VAT7 itp. na oryginalnych formularzach. Sam program druki.exe jest darmowy.

Tym przyciskiem inicjujesz dopisanie pozycji wybranej matrycy.

Przycisk Wybierz wywouje okno krokw formuy pozycji.

Tu zdefiniujesz list uytkownikw uprawnionych, jeeli matryca ma zaznaczone pole Stosuj uprawnienia dla uytkownika.

Pozycje matryc analiz

Na pojedyncze pozycje kadej matrycy, skadaj si trzy elementy: Dane sytuujce pozycje w odpowiednim miejscu zestawienia i pozwalajce tworzy odwoania do wartoci z nimi powizanych. Warunki czyli dodatkowe definicje dla pozycji. Dookrelaj one sposb wywietlania pozycji na wygenerowanym zestawieniu. Formua pozycji okrela rda systemowe oraz operacje na nich przeprowadzane. Efektem tego maj by odpowiednie wartoci, zwizane z pozycj matrycy.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

27

Dane pozycji matrycy Wprowadzajc dane pozycji matrycy, wyznaczasz przede wszystkim jej miejsce w strukturze zestawienia tworzonego na podstawie wprowadzanej matrycy i, czciowo, sposb prezentacji pozycji na wydruku. Miejsce w strukturze wyznaczane jest przez okrelenie numeru strony, poziomu strony, pozycji, liczby porzdkowej oraz liczby porzdkowej uytkownika. Parametry te stanowi kolejne warstwy struktury matrycy: strona (najwyszy poziom) poziom strony pozycja lp. (najniszy poziom). Strona okrela kolejno elementw na najwyszym poziomie, liczba porzdkowa na najniszym. Kombinacja parametrw: nr strony, nr poziomu strony, nr pozycji, nr lp. okrela miejsce pozycji wstrukturze matrycy. Oprcz okrelenia miejsca w strukturze, nadajesz rwnie kadej pozycji matrycy odpowiedni opis oraz ustalasz, czy ma ona stanowi odniesienie do konkretnych wartoci pochodzcych zdanych systemowych, czy te ma by wycznie informacj. Jeeli ma by wycznie informacj, zaznacz pole Komentarz. Pola takie jak Ukryj pozycje na raportach, warto 0 dla wartoci dodatnich, warto 0 dla wartoci ujemnych pozwalaj czciowo okreli sposb obecnoci pozycji na wygenerowanym zestawieniu. Kolejno przetwarzania pozycji Na t funkcjonalno, umieszczon w Danych pozycji matrycy, skada si kilka parametrw: Na pocztku (wg wymuszonej kolejnoci przetwarzania) tak oznaczona pozycja analizowana bdzie na samym pocztku generowania zestawienia. Jeeli istnieje wicej ni jedna pozycja tak oznaczona, o kolejnoci wykonania zadecyduje warto pola Kolejno wymuszona. Zgodnie z kolejnoci pozycji o momencie wykonania zadecyduje miejsce pozycji w strukturze matrycy. Na kocu (wg wymuszonej kolejnoci przetwarzania) funkcje znajdujce si wtak zdefiniowanych pozycjach wykonane zostan na samym kocu generowania zestawienia. Kolejno wrd pozycji oznaczonych w taki sposb wyznaczona zostanie przez wartopola Kolejno wymuszona.

Ustalenie kolejnoci przetwarzania pozycji moe mie znaczenie w momencie, gdy ktre z oblicze wymaga kwoty wyliczanej w innej pozycji, ktra wedug zwykego trybu, byaby wykonywana pniej.

Okno wprowadzania/ zmiany pozycji matrycy analiz ekonomicznych.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

28

Warunki dodatkowe dla pozycji matrycy Moesz zdefiniowa dodatkowe warunki dla pozycji, ktre bd miay wpyw na jej prezentacj (lub jej brak) na wygenerowanym zestawieniu. Podobnie jak wprzypadku formuy pozycji matrycy, s to oddzielne pozycje, ktre w sumie daj zesp warunkw nakadanych na pozycj matrycy. Dostp do tych dodatkowych warunkw uzyskasz przez wybranie zakadki Warunki dla znakw dodatkowych z okna dodawania (modyfikacji) pozycji matrycy. Wprowadzajc poszczeglne warunki dla pozycji matrycy, okrelasz m.in.: Efekt, jaki wystpi, gdy speniony zostanie okrelony warunek. Moliwe s trzy stany: 1)pozycja zostanie ukryta na zestawieniu, 2) obok pozycji pojawi si ikona OK ( ) lub 3) obok pozycji pojawi si ikona wtpliwoci (?) . Uszczegowienie warunku znak (rwnoci, mniejszoci lub wikszoci) oraz warto, ktra stanie si wyznacznikiem spenienia warunku. Moesz wprowadzi sta warto wpole Constans lub odwoa si do wartoci konkretnej komrki (pozycji) matrycy analizy przez wpisanie identyfikujcych j parametrw: nr strony, nr poziomu strony, nr pozycji ilp.

Zaznacz pole Komrka, eby uaktywni pola wsprzdnych komrki matrycy do porwnania.

Formua pozycji matrycy W gwnym oknie matryc analiz wska pozycj matrycy i kliknij przycisk Wybierz wywietlone zostanie okno krokw formuy pozycji matrycy. Kolejne kroki formuy to operacje, ktre przeprowadzane bd na wskazanych przez Ciebie elementach: kontach ksigowych, innych pozycjach matrycy itp. W taki sposb do kadej z pozycji zestawienia przypisana zostanie konkretna kwota. Na formu jednej pozycji matrycy moe si skada kilka krokw. Podczas generowania zestawienia, kroki wykonywane s kolejno: krok pierwszy odda warto pochodzc ze wskazanego miejsca rdowego; krok drugi doda, odejmie, przemnoy lub podzieli kwot wynikajc zkroku pierwszego przez inn kwot; krok trzeci w taki sam sposb odwoa si do drugiego itd. Wten sposb na cao pojedynczej formuy skada si suma operacji zewszystkich krokw.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

29

Rachunek rzeczywisty a Planowanie Formua pozycji matrycy analiz ekonomicznych, moe zawiera dwie rne listy krokw: dla Rachunku rzeczywistego, albo dla Planowania. W efekcie, eby wygenerowa zestawienie na bazie matrycy analiz ekonomicznych, masz moliwo wyboru pomidzy Rachunkiem rzeczywistym aPlanowaniem. Jeeli chodzi o rnice w budowaniu poszczeglnych krokw formu, to w Rachunku rzeczywistym istnieje moliwo odwoania si do pozycji rejestru VAT lub funkcji wg skryptu wprowadzanego wpolu Uwag; te dwie opcje nie s dostpne w Planowaniu. To ostatnie natomiast dysponuje moliwoci odwoania do Wartoci pozycji budetu, Wartoci planu sprzeday oraz Wartoci umw. Raport generowany na podstawie matryc Planowania dotyczy wartoci dla analizowanego miesica. Konstrukcja kroku formuy Na pojedynczy krok formuy (czyli jej pozycj), skada si kilka parametrw: Numer kroku (okrelany przez wpisanie liczby). Wskazanie dziaania wybierasz je zaznaczajc odpowiednie pole: + dla sumowania, dla odejmowania, * dla mnoenia i / dla dzielenia. Okrelenie skadnika, ktry powizany zostanie wskazanym dziaaniem zkrokiem omniejszym numerze oraz ewentualnie z krokiem nastpujcym po definiowanym wwczas zastosowane zostanie dziaanie okrelone wowym kolejnym kroku. Dokadniejszy opis wyboru skadnikw znajdziesz niej. Ustalenie dokadnoci zaokrglania.

W przypadku wyboru sumy pozycji podrzdnych lub wartoci innej komrki jako skadnika pozycji definicji wskazane moe by przeniesienie oblicze zwizanych z pozycj na koniec generowania zestawienia przez zaznaczenie pola Na kocu na karcie Dane, w oknie wprowadzania nagwka pozycji definicji.

Wybr skadnika dla kroku formuy Masz do wyboru kilka skadnikw czyli rde, z ktrych pobierana bdzie informacja owartoci ktre moesz powiza zkrokami formuy pozycji matrycy (RR wystpuje w Rachunku rzeczywistym, P wystpuje w Planowaniu): Constans (RR/P) pozwoli Ci wprowadzi sta kwot dla kroku; dodatkowe parametry na zakadce Const. Obroty na koncie (RR/P) zaznaczenie tego pola uaktywni zakadk Parametry konta, ktra pozwoli okreli konto i dodatkowe parametry precyzujce pobieran z niego kwot. Warto innej komrki (RR/P) wybierajc to pole, uaktywnisz zakadk Param. komrki, ktra da Ci moliwo wskazania innej pozycji z dowolnej matrycy analiz ekonomicznych. Przeprowadzisz to okrelajc rodzaju arkusza, jego identyfikator oraz parametry komrki: nr strony, nr poziomu, nr pozycji i lp. Pozycja rejestru VAT (RR) tak jak w przypadku poprzednich skadnikw, wybranie pozycji rejestru VAT uaktywni odpowiedni zakadk, ktra pozwoli wybra rejestr VAT, okreli rodzaj kwoty i opcjonalnie filtry dla grup VAT. Sumuj podrzdne (RR/P) zwrci sum ze wskazanego poziomu pozycji podrzdnych wzgldem pozycji definiowanej. Inne: wg skryptu (RR) pozwoli wykorzysta skrypt (funkcj) wprowadzony w polu tekstowym zakadki Uwagi. Skrypt moe by wybrany z listy znajdujcej si pod polem tekstowym iwprowadzony na nie przyciskiem Wklej. Zakadka Uwagi jest aktywna niezalenie od wybranego skadnika i pozwala na umieszczenie na niej dowolnego tekstu. W przypadku wyboru innego skadnika ni Inne: wg skryptu, tekst ten bdzie traktowany po prostu jako komentarz. Warto pozycji budetu (P), Warto planu sprzeday (P), Warto umw (P) udostpniaj odpowiednie wartoci, w przypadku budetu i umw na podstawie dodatkowych parametrw (zakadki Budet i Umowy).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

30

Parametry komrki moesz okreli wybierajc odpowiedni pozycj matrycy.

Jeeli zaznaczysz pole wprowad warto interaktywnie, podczas generowania zestawienia wywietlone zostanie okno, wktrym wpiszesz odpowiedni warto; Opis bdzie nagwkiem tej wartoci. Jeeli w innych pozycjach matrycy wykorzystasz sta warto otym samym identyfikatorze, automatycznie zostanie do niej podstawiona warto, ktr wprowadzisz po raz pierwszy.

W zalenoci od tego, jak opcj wskaesz dla definicji skadnika, bdziesz mia dostp do odpowiadajcej mu zakadki, ktra pozwoli Ci dokadniej okreli jego parametry.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

31

Pozostae opcje Definicji Ksigowoci

Cechy kont i PK, tabele odsetkowe, kopiowanie definicji, inicjacja roku bilansowego, testy Sowniki cech kont i dokumentw PK
Sownik cech to prosta opcja, pozwalajca zdefiniowa list cech, ktre bdziesz mg wykorzysta podczas dodawania kont do planu kont oraz podczas dopisywania dowolnego dokumentu ksigowego (PK). Dziki funkcji inicjowanej przez przycisk Kopiuj, ktry znajdziesz pod listami cech, lista cech planu kont moe by kopiowana z grupy 1 do grupy 2 lub odwrotnie.

Tabele odsetkowe
Tabele odsetkowe wykorzystywane s podczas wprowadzania not odsetkowych wRozrachunkach. Na tabel odsetkow skada si jej nagwek, w tym wypadku jedynie numer oraz opis tabeli, ktre wykorzystasz potem do ich identyfikacji. Dodatkowo znajdziesz tam te pole, ktre pozwoli Ci zablokowa moliwo korzystania z tabeli. Do tak utworzonego nagwka dopisujesz dopiero poszczeglne pozycje, z ktrych kada opisywana jest przez: Dat pocztku okresu, w ktrym wprowadzone w pozycji wartoci zaczn obowizywa. Okres obowizuje do daty rozpoczynajcej kolejn pozycj tabeli odsetkowej. Stop dzienn i roczn. Wyrnienie aktywnej stopy dla tworzonej pozycji tabeli, zaznaczajc pole Roczna lub Dzienna.

Awaryjne kopiowanie definicji

Nazwa tej funkcji stanowi jednoczenie jej opis: opcja ta pozwala bowiem tworzy kopie zapasowe matryc i szablonw dekretw, struktury zestawie (analiz) ksigowych oraz formu kontroli poprawnoci dekretacji. Obszar kopiowanych danych zaley od Twojego wyboru przez zaznaczenie odpowiadajcych kolejnym elementom pl. Kopiowanie odbywa si z i do okrelonego przez Ciebie roku, zatem nie ma zastosowania, jeeli wSystemie tworzony jest dopiero pierwszy rok bilansowy.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Inicjacja roku bilansowego

32

Zainicjowanie roku bilansowego jest konieczne do przeprowadzenia dowolnego ksigowania: Rok automatycznie podpowiadany jest rok kolejny wzgldem ostatnio utworzonego na podstawie roku kalendarzowego. Okres (kalendarzowy) dla wprowadzanego roku i ewentualne uwagi. Ustal, czy maj zosta skopiowane definicje i plan kont z roku poprzedniego. eby okreli elementy z poprzedniego roku, ktre zostan skopiowane do roku inicjowanego, zaznacz pole Kopiuj plan kont i wybierz odpowiadajce im (elementom) pola.

Jeeli zaznaczysz to pole, bdziesz mg wybra elementy, ktre zostan skopiowane zpoprzedniego roku bilansowego.

Testy integralnoci danych zadanie dla Administratora

Przeprowadzanie testw integralnoci danych np. porwnawcze badanie poprawnoci danych przechowywanych wbazach systemowych czy ich monitorowanie wymaga dokadniejszej wiedzy oprocesach zachodzcych w gbszych warstwach Graffiti. Nie naley ju zatem do kompetencji zwykego uytkownika powinno by przeprowadzane przez pracownika przeszkolonego przez przedstawiciela PC Guard SA. Najczciej tak osob jest Administrator Systemu i jemu najlepiej powierzy pilotowanie operacji testowania danych systemowych.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

33

Kartoteki dla Ksigowoci

Poniewa cz sownikw systemowych wykorzystywanych w Graffiti jest rwnie wana dla samej Ksigowoci, dostp do ich tworzenia i modyfikacji zosta umoliwiony rwnolegle do opcji umieszczonych winnych obszarach Systemu w czci odpowiadajcej za sfer ksigowo-finansow. eby dosta si do nich, wystarczy po wywoaniu belki przyciskw dla Ksigowoci wybra przycisk Kartoteki lub wcisn klawisz 5 i wybra odpowiadajce poszukiwanej kartotece polecenie. Uzyskasz w ten sposb moliwo ksztatowania sownikw: kontrahentw, pracownikw, raportw kasowych, wycigw bankowych, walut.

Omwienie problematyki dotyczcej raportw kasowych oraz wycigw kasowych znajdziesz w5czci podrcznika. Opis prowadzenia kartotek kontrahentw oraz pracownikw umieszczony jest wpodrczniku Administracji Systemem Graffiti. Moesz do niego zajrze, eby dowiedzie si rwnie czego o ksztatowaniu innych kartotek systemowych.

Kartoteka kontrahentw.

Sownik walut.

Zmiana statusu dokumentw oraz wprowadzanie zaliczek pracownikw Na licie wywoywanej przyciskiem Kartoteki znajdziesz rwnie dwa nie wymienione wyej polecenia: Zaliczki oraz Dokumenty: zmiana statusu. Umoliwiaj one wprowadzanie zaliczek pracowniczych (opis w 4 czci podrcznika) oraz rczn modyfikacj statusu wybranych dokumentw (opis w 2 czci).

Ksigowo Graffiti

Cz 2
To nie musi by pracochonne otworzeniu dokumentw ksigowych

W tej czci
Idea ksigowania 35 Okno Ksigowania: parametry wywietlania PK 35 37 39

Wystawianie rcznych PK 36 Korzystanie z matrycy dekretw przy wystawianiu PK Wprowadzanie dokumentu do bufora lub ksig 38 Zmiany dotyczce rejestru VAT w dokumentach PK Ksigowanie dokumentw transakcyjnych Schowek edycyjny 40 40

Operacje dodatkowe i BO 41 Tworzenie dokumentu BO 44 PK a Techniczny koszt wytworzenia (TKW) opcja podgldu PK Zmiana statusu dokumentw Systemu Transakcyjnego 45

44

www.pcguard.pl

35

Jak wpozostaych obszarach, ktre objte zostaj dziaaniem Systemu, w Ksigowo wkroczyy procedury automatyzujce wiele mudnych czynnoci. Na czym zatem polega idea ksigowania wGraffiti?

Idea ksigowania
czyli dlaczego nie warto zabiera si do pracy, bez dobrych Definicji Ksigowoci
Wikszo opisanych w tej czci opcji wywoywanych jest przez przycisk Ksigi z belki Ksigowoci.

Gwnym celem wprowadzenia Graffiti w obszary dziaalnoci przedsibiorstwa, jest osignicie jak najwikszej wydajnoci, przy najmniejszym wkadzie pracy bez jednoczesnej utraty jakoci. Wpraktyce nie jest to proste. Twrcy Graffiti, bazujc na postulacie przyspieszenia pracy iautomatyzacji ksigowa wyszli zzaoenia, enajlepsze rezultaty mona osign jedynie wwczas, kiedy proces ksigowania uzyska solidn konstrukcj. Jej funkcj w Systemie peni Definicje Ksigowoci. Dziki nim sam proces ksigowania osiga duo prostsz form, eliminujc wiele niepotrzebnych operacji, ktre rozwizywane s wanie w Definicjach. Dlatego dla procesu ksigowania tak wane staje si poprawne zrozumienie dziaania iwkonsekwencji realizacja poprawnej parametryzacji Definicji. Stanowi one oprzebiegu wszystkich operacji przeprowadzanych na gruncie ksigowoci. Z punktu widzenia jej konstrukcji w Graffiti, definicje stanowi najistotniejszy jej element. Jeeli zatem masz braki w wiedzy o konstruowaniu Definicji Ksigowoci, najlepiej wr do pierwszej czci tego podrcznika i zapoznaj si z opisami poszczeglnych czci definicji. Zwr szczegln uwag na konfiguracj matryc iszablonw dekretacji.

Okno Ksigowania: parametry wywietlania PK

Dostp do wszystkich dokumentw ksigowych (PK) zapewniany jest przez jedno okno, wktrym dodatkowo ustalasz parametry dla ich wystawiania iwywietlania: rok i miesic bilansowy, rejestr (jeeli zostao to umoliwione konfiguracyjnie) oraz status dokumentw wszystkie, wksigach lub w buforze. Ten ostatni parametr dotyczy wycznie wywietlania list dokumentw.
Umieszczona na grze okna dokumentw PK belka, pozwoli Ci okreli ustawienie podstawowych parametrw zwizanych zwywietlaniem iwprowadzaniem dokumentw PK.

eby okreli rodzaj dopisywanego PK podczas wprowadzania rcznych dokumentw ksigowania, musisz wybra odpowiedni pozycj ze sownika zdefiniowanych wSystemie dokumentw rcznych. Sownik ten jest dostpny w polu Rodzaj.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

36

Wystawianie rcznych PK
Rczne dokumenty ksigowe rczne PK to te, ktre nie powstaj na podstawie dokumentw transakcyjnych (sprzeday, magazynowych, produkcyjnych itd.), lecz ksztatowane s przez wystawiajcego na bazie zdefiniowanych wczeniej rodzajw dokumentw rcznych. Jak tworzy rczne dokumenty ksigowe Rczne PK mog by wystawiane zarwno przy wykorzystaniu zdefiniowanych wczeniej matryc dekretw, jak i z ich pominiciem, z dostpem jedynie do odpowiednich sownikw np. cech PK lub planu kont. Nawet jednak wykorzystujc matryc dekretacji, masz cakowit swobod we wprowadzaniu tak kwot ksigowanych jak i w wyborze kont do dekretacji matryca ma bowiem zapewni poprawno struktury dekretowanego dokumentu, daje jednak moliwo zmiany wprowadzonych przy jej wykorzystaniu pozycji. eby rozpocz dopisywanie rcznego dokumentu ksigowego, wybierz kart Rczne i kliknij przycisk Nowe PK (ALT+N).
Moesz zablokowa konfiguracyjnie moliwo korzystania z rejestrw PK.

Wybierajc odpowiedni zakadk, uzyskujesz dostp do list PK dla poszczeglnych rodzajw dokumentw transakcyjnych, rcznych PK lub do listy wszystkich wystawionych PK.

Tym przyciskiem zainicjujesz dopisywanie nowego dokumentu ksigowego.

Konfiguracja Ksigowoci (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Ksigowo): zaznaczajc pole Stosuj Rejestry PK, spowodujesz udostpnienie pola rejestrw woknie dokumentw ksigowych.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

37

Parametry nagwka W jednym oknie wprowadzasz parametry nagwka iinicjujesz dopisywanie pozycji. Cech PK, walut, kod kontrahenta i tre okrelasz na podstawie sownikw. W przypadku kartoteki kontrahentw i treci, jeeli nie znajdziesz w nich odpowiednich pozycji, moesz je na bieco dopisywa; zostan one wprowadzone do baz systemowych i bd udostpniane rwnie w pniejszym czasie (take innym uytkownikom Graffiti). Zapis rwnolegy Dopisujc rcznie pozycje dokumentu dekretacyjnego (rcznie, tj. nie na podstawie matrycy), moesz rwnie wprowadzi dekretacj rwnoleg. Wystarczy zamiast przycisku dopisywania, wykorzysta przycisk Nowy zapis; ma to oczywicie sens, gdy zostaa ju wprowadzona cho jedna pozycja. Wicej o dekretacji rwnolegej znajdziesz w poprzedniej czci, w rozdziale Pary i podpary ksigowanie rwnolege.
Okno wywoywane po wykorzystaniu przycisku Nowe PK dla dokumentw rcznych.

eby doda zapis rwnolegy do rcznie wprowadzanego dokumentu PK, zamiast przycisku Dopisz wykorzystaj Nowy zapis.

Okno dopisywania pojedynczej pozycji do tworzonego rcznego PK.

Korzystanie z matrycy dekretw przy wystawianiu PK

Przycisk inicjujcy dopisywanie pozycji PK na podstawie wczeniej zdefiniowanych matryc dekretacji; znajdziesz go woknie dopisywania PK.

Wybierz odpowiedni rodzaj dokumentu PK, kliknij przycisk Nowe PK i zdefiniuj parametry nagwka (daty, tekst, cech PK itd.). Potem kliknij przycisk Matryca lub wykorzystaj kombinacj klawiszy ALT+Y: Zostanie wywietlone okno z list matryc dekretacji dla wprowadzanego typu dokumentu; wybierz jedn z nich ikliknij Wybierz (ENTER). Jeeli definiujc matryc dekretacji dla wybranego rodzaju dokumentu PK zaznaczye pole Edycja rejestru VAT, wywietlone zostanie okno rejestru VAT, w ktrym bdziesz mg okreli kwoty dla poszczeglnych grup rejestru. Jeeli dopisywany rodzaj PK zosta przypisany do wicej ni jednego rejestru VAT, bdziesz mg rwnie wybra odpowiedni rejestr (jak rwnie okreli dla niego rok oraz miesic). Nastpnie wywoane zostanie okno z list pozycji matrycy okrel dla nich odpowiednie kwoty (przycisk Zmie). Pozycje te stan si pozycjami dopisywanego PK. Kliknij Potwierd (ALT+P), eby wprowadzi pozycje z matrycy na tworzony dokument.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
kliknij przycisk Matryca iwybierz odpowiedni zwywietlonej listy...

38

Moesz wybra odpowiedni rejestr VAT, jeeli wybrany rodzaj dokumentu PK zosta przypisany do wicej ni jednego rejestru.

Jeeli dopisae ju jakie pozycje do tworzonego PK, dodajc kolejne na podstawie matrycy, moesz wybra jeden zdwch trybw: Jeeli zaznaczysz pole Na, pozycje wybranej przez Ciebie matrycy utworz kolejne pozycje w wybranej parze. Zaznaczajc Dodaj, spowodujesz wprowadzenie, na podstawie matrycy, nowej pary do dekretacji inaczej stworzenie zapisu rwnolegego. Jest to wic odpowiednik przycisku Nowy zapis przy rcznym wprowadzaniu pozycji. Alternatywa Na Dodaj ma znaczenie tylko przy dokumentach zrejestrem VAT, gdzie jest kontrolowana suma VAT idokumentu.

Wprowadzanie dokumentu do bufora lub ksig

Po ustaleniu wszystkich niezbdnych danych dopisywanego dokumentu zostaje Ci ju tylko wprowadzi dokument do bufora ksigowego lub bezporednio do ksig. Wystarczy e wybierzesz jeden z odpowiadajcych tym operacjom przyciskw Do bufora lub Do ksig zokna wprowadzania parametrw PK. Przesuwanie z bufora do ksig ksigowanie Jeeli dokument po utworzeniu nie zosta od razu wprowadzony do ksig tylko do bufora ksigowego, moesz go zaksigowa pniej: ustaw status przegldania dokumentw na Bufor (wprawym grnym rogu okna dokumentw PK), eby uatwi sobie przegldanie dokumentw, potem zaznacz dokument i kliknij przycisk Ksiguj.

Dokumenty znajdujce si wbuforze ksigowym, oznaczone s czerwonym krzyykiem. Taka strzaka oznacza, e dokument zosta zaznaczony.

eby zaksigowa dokument znajdujcy si wbuforze ksigowym zaznacz go klikajc odpowiadajc mu pozycj myszk zwcinitym jednoczenie klawiszem CTRL ikliknij Ksiguj.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Zmiany dotyczce rejestru VAT w dokumentach PK
Zmiana okresu dla rejestru VAT nie bdzie moliwa, jeeli okres w ktrym znajduje si obecnie lub do ktrego miaby by przesunity jest ju zamknity. SML to nazwa podstawowego moduu Graffiti. Cho nazwa pochodzi od nazw trzech obszarw (SprzedaMagazyn Logistyka), SML obejmuje rwnie CRM (zang. Customer Relationship Management, czyli zarzdzanie relacjami zklientem), Graffiti@ oraz Administracj Systemem.

39

Jeeli zajdzie potrzeba zmian zwizanych z rejestrem VAT we wczeniej dopisanych dokumentach PK, moesz to zrobi korzystajc zpodgldu PK (przycisk Poka PK). W podgldzie aktywny jest przycisk Rejestr VAT, ktrego wykorzystanie pozwoli Ci przejrze kwoty w nim zawarte, zmieni okres, wktrym zostay one wprowadzone, zmieni rejestr VAT oraz rejestr wprowadzenia. Rejestr wprowadzenia dotyczy tylko rcznych dokumentw PK. Graffiti pozwala na generowanie faktur zakupowych kosztowych z poziomu dokumentu PK po jego wrzuceniu do bufora, automatycznie generowany jest nagwek faktury w SML-u, w okrelonym rejestrze zakupu (nie VAT). Po wystawieniu mona go zmienia. Zmiana rejestru wprowadzenia wpywa wic na umiejscowienie wygenerowanego nagwka dokumentu zakupu w SML. Zmiana rejestru VAT daje moliwo poprawienia bdnie wybranego przy dopisywaniu dokumentu rejestru VAT, np. z kosztowego na rejestr VAT rodkw trwaych.

eby otworzy takieokno: wywietl podgld dokumentu PK i kliknij przycisk RejestrVAT.

Zmiana okresu pozwala na nowo okreli miesic odoenia kwot w rejestrze VAT ju po dopisaniu dokumentu.
Zamykanie i otwieranie okresw bilansowych Obie te operacje opisane zostay w dalszych rozdziaach podrcznika. Rejestry PK Rejestry dla PK (nie s to rejestry VAT) wprowadzasz wSownikach podstawowych Systemu. eby byo to moliwe, musi by zaznaczone pole Stosuj rejestry PK wkonfiguracji Systemu dla Ksigowoci. Wicej informacji okonfiguracji Ksigowoci w Graffiti znajdziesz wpodrczniku Administracji Systemem.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

40

Ksigowanie dokumentw transakcyjnych

Wicej na temat automatyzacji ksigowania dokumentw transakcyjnych znajdziesz wrozdziale Szablony dekretacji dokumentw transakcyjnych, w1 czci podrcznika.

Ksigowanie dokumentw transakcyjnych odbywa si na podstawie szablonw dekretacji (Definicje Ksigowoci), wybieranych automatycznie na podstawie parametrw ksigowanego dokumentu. Dlatego bardzo duy nacisk trzeba pooy na poprawne zdefiniowanie szablonu: podczas ksigowania to on ma pracowa, nie Ty. Jak wystawia PK dla dokumentw transakcyjnych Wybierz zakadk typu dokumentw, dla ktrych chcesz utworzy PK ikliknij przycisk Nowe PK. Wywietlona zostanie lista dokumentw (wskazanego typu) do ksigowania. eby wybra dokumenty, ktre poddane zostan ksigowaniu, zaznacz je i wylij do bufora lub bezporednio do ksig przyciski: Do bufora lub Do ksigowania. Jeeli Graffiti nie wykryje adnych niezgodnoci, np. braku odpowiedniego szablonu dekretacji, nieodpowiednioci kwot itp., dokument zostanie zaksigowany lub przeniesiony do bufora.

Wmomencie wyboru dokumentw do ksigowania, wci jeszcze moesz zmieni zdanie i wybra inny typ dokumentw.

Tak oznaczane s wybrane do ksigowania dokumenty.

Moesz przeglda poszczeglne dokumenty przed zaksigowaniem.

Zaznaczanie dokumentw do ksigowania Moesz zaznacza dokumenty na dwa sposoby: Pojedyncze dokumenty przytrzymujc klawisz CTRL i jednoczenie klikajc mysz lub wciskajc klawisz spacji. Specjalnie wykorzystujc przycisk Zaznacz i okrelajc ustawienie parametrw dostpnych na wywoanym w ten sposb oknie.

Parametry zaznaczania specjalnego zale od wybranego typu dokumentw. Na ilustracji okno parametrw zaznaczania dla dokumentw zakupu.

Schowek edycyjny
eby dosta si do Schowka edycyjnego, kliknij przycisk Schowek z okna dokumentw ksigowych.

Obok przycisku Zaznacz znajdziesz te pole schowek edycyjny; jego zaznaczenie spowoduje wprowadzanie dokumentw, podczas ktrych ksigowania System wykry bdy, do Schowka edycyjnego. Pozwoli Ci to poprawi bdy i przenie ju poprawny dokument do ksig lub bufora ksigowego.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

41

Operacje dodatkowe i BO
Zamykanie/otwieranie miesica, PK rnic kursowych, ksigowanie zaliczek i pozostae
Cao operacji zwizanych z ksigowaniem uzupeniana jest przez funkcje udostpniane pod przyciskiem Operacje z okna dokumentw ksigowych. S to: Zamykanie/Otwieranie miesica, Kasowanie PK zaznaczonych, Kontrola formu, Zlecenia nierozksigowane, Ksigowanie rnic ksigowych, Ksigowanie zaliczek pracow, Ksigowanie wg harmonogramu. Zamykanie/otwieranie miesica W zalenoci od tego, czy wskazae zamknity czy otwarty okres (w oknie ksigowania), zmieni si opis polecenia udostpnianego przez przycisk Operacje: Otwarcie miesica lub Zamykanie miesica. W przypadku okresu zamknitego, nie bd rwnie dostpne przyciski dopisywania, usuwania oraz ksigowania dokumentw PK. Kasowanie PK zaznaczonych Pozwoli Ci usun wiele dokumentw PK jednoczenie wystarczy je zaznaczy (klikajc myszk i przytrzymujc wcinity klawisz CTRL), klikn przycisk Operacje i wybra polecenie Kasowanie PK zaznaczonych. Funkcja ta jest aktywna rwnie dla PK rcznych. Rczne wymuszenie wykorzystania formu kontroli ksigowa Pozwala na przeprowadzenie kontroli ksigowa w dowolnym momencie procesu ksigowania. Podczas zamykania miesicy, kontrola ksigowania, bazujca na formuach ksigowania, przeprowadzana jest obligatoryjnie, chyba e w nagwku formuy zaznaczone jest pole Blokuj badanie formuy podczas zamykania miesica. Opis definiowania formu kontroli znajduje si w 1 czci podrcznika w rozdziale Automatyczna kontrola ksigowa. Generowanie PK rnic kursowych Polecenie Ksigowanie rnic kursowych pozwala ksigowa wynikajce ze zmiany kursw walut rnice wartoci dokumentw oraz przeszacowania. Moliwe jest generowanie PK zarwno dla dokumentw znajdujcych si w ksigach, jak i dla dokumentw wci pozostajcych w buforze ksigowym.
Zaznaczajc odpowiednie pole woknie ksigowania rnic ksigowych, moesz przeglda zaksigowane lub nie zaksigowane rnice kursowe.

Wcinij przycisk Operacje z okna dokumentw ksigowych, eby wywoa list dodatkowych funkcji dla dokumentw PK.

W taki sposb oznaczane s pozycje, ktre brane bd pod uwag podczas generowania dokumentw ksigowania rnic kursowych.

Moesz przeglda dokumenty PK dla obu stron rozrachunkw walutowych.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
4 cz tego podrcznika wcaoci powicona zostaa omwieniu wprowadzania iobsugi zaliczek. Moesz te zajrze doczci 5, dotyczcej operacji kasowych.

42

Ksigowanie zaliczek pracowniczych Wykorzystujc polecenie Ksigowanie zaliczek pracow., bdziesz mg ksigowa obrt kwot zwizanych z zaliczkami pracownikw oraz ich rozliczeniem. Po wywoaniu opcji ksigowania zaliczek pracowniczych wywietlona zostanie lista zaliczek zatwierdzonych. Rozliczanie zaliczki moe odbywa si z poziomu raportw kasowych i faktur zakupu, albo zpoziomu ksigowania zaliczek (ilustracja). W drugim przypadku, zarwno przegldanie ju zwizanych z zaliczk dokumentw, jak i wizanie z ni nowych, moliwe jest w oknie wywietlanym przyciskiem Pozycje zaliczek. Udostpnia ono trzy zakadki jednakowo skonstruowane: na grze jest lista dokumentw powizanych, na dole nie zwizanych z zaliczkami. eby utworzy relacj z dowolnym dokumentem nie zwizanym, wystarczy przecign go z dolnej listy na grn. Wprowadzenie zaliczki (podwietlonej w danym momencie) do bufora ksigowego lub do ksig moliwe jest dziki przyciskom Do bufora oraz Do ksig. eby zaksigowa zaliczk pracownicz, rozliczajce j dokumenty raporty kasowe, faktury zakupowe, dokumenty PK musz zosta przeniesione do bufora lub zaksigowane.

Wska zaliczk ikliknij przycisk Pozycje zaliczek bdziesz mg zobaczy ipowiza dokumenty rozliczajce zaliczk. Przycisk Zmie daje moliwo zmiany daty oraz kwoty dla zaliczki.

W tej czci okna znajduje si lista dokumentw (w tym wypadku faktur zakupowych) zwizanych zzaliczk; zostay przecignite z listy poniej lub powizane na poziomie faktur.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

43

Ksigowanie wedug harmonogramu To opcja pozwalajca przeprowadza ksigowania wg zaoonego harmonogramu; moe on by wprowadzany rcznie, pozycja po pozycji, lub generowany automatycznie, na podstawie wprowadzonej kwoty i okrelenia okresu, na ktry zostanie rozoona. Opcja ta wykorzystywana jest przede wszystkim do przeksigowa midzyokresowych. Przykadowo 1000 PLN jest opat prenumeraty za cay rok w koszty ma zatem wej 1/12 tej kwoty co miesic. Korzystajc z funkcji inicjowanej przyciskiem Generuj automatycznie, mona rozoy dan warto w zdefiniowanym okresie podziau. Ksigowanie odbywa si po zatwierdzeniu harmonogramu przycisk Do realizacji. Harmonogram jest wtedy przenoszony na list W realizacji, gdzie moe by ksigowany lub przenoszony do bufora ksigowoci. Rodzaj rcznego PK, ktry bdzie wykorzystywany do przeksigowa wedug harmonogramu, okrelany jest w Administracji Systemu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Ksigowo, zakadka PK..., pole Rodzaj PK dla harmonogramu).

Harmonogram ksigowania moe by tworzony take rcznie. W przypadku automatycznego generowania harmonogramu, podana kwota zostanie rozoona na kolejne miesice wyznaczonego okresu rozdziau, na zadane konta.

Otwieranie i usuwanie rcznych dokumentw PK Inaczej ni w przypadku PK dokumentw transakcyjnych, moliwe jest otworzenie nie zaksigowanych rcznych dokumentw ksigowych, wprowadzenie koniecznych poprawek i ponowne przeniesienie do bufora (lub od razu do ksig). Rczne dokumenty PK moesz te usuwa. Istniej trzy sposoby: Po klikniciu przycisku Otwrz, wywietlone zostanie okno wyboru: moesz otworzy dokument (przycisk Otwrz), usun dokument (przycisk Usu) lub anulowa operacj. Ju po otworzeniu dokumentu moesz wcisn przycisk Anuluj. Wywietlone zostanie okno dialogowe z dwoma przyciskami: Powrt do dok. oraz Anuluj dok. Jeeli wybierzesz anulowanie dokument zostanie usunity. System zachowa si wic analogiczne do sytuacji, wktrej porzuca si dopisywanie nowego PK. Korzystajc z polecenia Kasowanie PK zaznaczonych (na licie opcji wywoywanej przyciskiem Operacje).

W przypadku dokumentw systemu transakcyjnego, wmiejsce przycisku Otwrz, znajduje si przycisk Usu PK.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Tworzenie dokumentu BO
Przycisk BO jest dostpny tylko wtedy, kiedy dla okna dokumentw ksigowych jest aktywny pierwszy wprowadzony wGraffiti rok bilansowy.

44

Jeeli aktualnie ustawiony rok bilansowy dla okna dokumentw ksigowych jest pierwszym wprowadzonym w ksigowoci rokiem bilansowym aktywny jest przycisk BO. Jeeli go wykorzystasz, uzyskasz dostp do okna, w ktrym bdziesz mg przeglda BO poszczeglnych kont wcinity przycisk Bilans otwarcia (nad list kont) oraz obroty rozpoczcia przycisk Obroty rozpoczcia, obok przycisku bilansu otwarcia. BO i obroty rozpoczcia przechowywane s w tej samej bazie; BO to obroty wprowadzone w miesicu 0, obroty rozpoczcia natomiast w pozostaych miesicach (112). Najwygodniejszy sposb wprowadzenia dokumentw BO i obrotw rozpoczcia dla rozrachunkw: Otwrz okno BO, wybierz konto i kliknij przycisk BO dla kontrahenta; w wywietlonym oknie (ilustracja) wska kontrahenta i miesic dla obrotw (prawa cz okna, grna lista). Dopisz list dokumentw dla rozrachunkw (prawa cz okna, dolna lista). Kliknij przycisk Synchro; sumy obrotw wynikajce z dokumentw dla rozrachunkw zostan wprowadzone na odpowiednie strony Wn lub Ma wybranego miesica.

Wprowadzanie dokumentw dla rozrachunkw i okrelanie obrotw dla konta moliwe jest te dziki przyciskom z gwnego okna BO: Zmie i Obroty dla rozrach. Powstay one na potrzeby specyficznych rozwiza i w wikszoci sytuacji korzystanie z nich jest nieco kopotliwe.

Jeeli wciniesz przycisk Synchro, kwoty pochodzce z dokumentw BO zostan podliczone i wprowadzone do obrotw dla wybranego kontrahenta, na konkretny miesic.

PK a Techniczny koszt wytworzenia (TKW) opcja podgldu PK

W oknie dokumentw ksigowania znajduje si przycisk Poka PK. Pozwala on przeglda i wograniczonym stopniu edytowa wystawione wczeniej PK. Przycisk Edycja, dostpny w oknie podgldu PK, daje dostp m.in. do opcji zwizanych z TKW Technicznym kosztem wytworzenia. S one umieszczone na zakadce Zlecenie/Klucz, gdzie moesz przyporzdkowa przegldanemu PK zlecenie produkcyjne albo okreli rozdzia kosztw wynikajcych z PK na podstawie klucza standardowego, zdefiniowanego w module Kontrolingu lub klucza incydentalnego, zdefiniowanego dla wybranego PK.

Standardowy klucz podziau kosztw definiowany jest wmodule Kontrolingu (Moduy > Controlling > Techniczny koszt wytworzenia, przycisk Klucze podziaowe). Klucz incydentalny definiowany jest dla pojedynczych PK, mona jednak korzysta zwczeniej przygotowanych definicji kluczy podziau (Predefinicje na uytek kluczy incydentalnych).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

45

Zmiana statusu dokumentw Systemu Transakcyjnego

Funkcja zmiany statusu opcja jest wywoywana jest poleceniem Dokumenty: zmiana statusu, dostpnym w menu przycisku Kartoteki z belki Ksigowoci. Pozwala ona nakada lub zdejmowa flag ksigowania zposzczeglnych dokumentw transakcyjnych wystarczy zaznaczy odpowiednie dokumenty i klikn przycisk Zdejmij flag KS lub Nadaj flag KS. Naoenie flagi ksigowania na dokument, spowoduje niebranie go pod uwag podczas ksigowania bdzie on traktowany jak dokument ju zaksigowany; w istocie jednak dokument taki nie jest zaksigowany. I odwrotnie: zdjcie flagi ksigowania z dokumentu niespowoduje usunicia dokumentu ksigowego. Co prawda dokument bez flagi ksigowania w Graffiti widziany bdzie jako nie zaksigowany, jednak kwoty z nim zwizane wci bd miay wpyw na salda kont ksigowych przez nieusunity dokument PK. Jest to wic opcja, ktra pomaga w przeprowadzaniu niektrych specyficznych operacji np. wprowadzeniu do Systemu dokumentw magazynowych, ktre wpywaj na stan ilociowy, nie zmieniajc obrotw itp.

Filtry na kadej zakadce pozwalaj ograniczy zakres wywietlanych dokumentw.

Moesz zaznacza poszczeglne dokumenty klikajc je myszk iprzytrzymujc wcinity klawisz CTRL...

... lub wykorzystujc narzdzie zaznaczania, uruchamiane przez przycisk Zaznacz.

Ksigowo Graffiti

Cz 3
Obroty, rozrachunki izestawienia wKsigowoci. Generowanie i obsuga sfery informacyjnej

W tej czci
Obroty na kontach 47 Zestawienia definiowalne
50

Rozrachunki 51 Rozrachunki dla konta 51 Przegldanie obrotw na kontach w rozrachunkach Zestawienia rozrachunkw 53 Komunikaty 54 Zestawienia dla ksigowoci 55 Analizy finansowe 55 Zestawienie pozycji rejestrw VAT Raporty zewntrzne 57 Dziennik ksigowa 57

52

56

www.pcguard.pl

47

Cz 3 w caoci powicona jest opisowi trzech opcji: Obroty na kontach, Rozrachunki oraz Zestawienia. S one udostpniane przez przyciski z belki Ksigowoci. eby wywietli belk przyciskw Ksigowoci, wybierz polecenie Finanseiksigowo zpodmenu Moduw albo wcinij kombinacj klawiszy CTRL+I.

Obroty na kontach
Wykorzystanie przycisku Obroty na kontach spowoduje wywietlenie okna, ktre pozwoli ustali rodzaj tworzonego zestawienia. Jest to rozszerzona wzgldem starszych wersji funkcjonalno, dajca szybszy dostp do opcji, ktre wczeniej byy dostpne po wygenerowaniu listy obrotw dla kont danego zespou. Pierwsza opcja, Obroty dla zespou, jest odwoaniem do zestawienia zapisw na kontach (wybranego zespou). Nazwa zespou kont odpowiada pierwszej cyfrze rozpoczynajcej numer konta ksigowego; w taki sposb zesp 1 jest oznaczeniem wszystkich kont 1xx (gdzie x to dowolna cyfra), zesp 2 to konta 2xx itd. Kolejne dwie opcje, wic Obroty analityk konta oraz Zapisy dla konta, daj dostp do funkcji obecnych rwnie w zestawieniu zapisw dla wskazanego zespou kont (Obroty dla zespou). Ich opis znajdziesz w dalszej czci rozdziau. Ostatnia z opcji, Obroty dla konta wm-cach, generuje podgld zapisw na kontach ksigowych wposzczeglnych miesicach bilansowych.

Obroty dla zespou Jeeli wybrae opcj Obroty dla zespou, uzyskasz zestawienie obrotw na kontach wybranego zespou kont w okrelonym okresie bilansowym. W wywietlonym oknie znajdziesz jednak zakadki odpowiadajce pozostaym zespoom kont; pozwol Ci one w dowolnym momencie podejrze zestawienie dla dowolnego zespou. Przycisk Okres bilansowy (lewy grny rg okna) umoliwia zmian ustawionego na pocztku okresu dla zestawienia.

eby ustali nowy okres bilansowy dla podgldu obrotw, kliknij przycisk Okresbilansowy.

eby zobaczy wartoci pochodzce wycznie zdokumentw zaksigowanych, kliknij przycisk Ksigi bez bufora.

eby rozwin plan kont do danego poziomu, kliknij odpowiadajcy mu przycisk np. wcinicie2, oznacza rozwinicie planu kont do drugiego poziomu. Moesz tworzy szczegowe zestawienia dotyczce obrotw na kontach przez dobr odpowiedniego ustawienia parametrw. Wicej w dalszej czci rozdziau.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

48

Obroty analityk konta Do przegldania obrotw na wszystkich analitykach wybranego konta suy opcja Obroty analityk konta. Ten sam efekt uzyskasz korzystajc z przycisku Obroty dla analityk z okna obrotw na kontach zespou (generowanego przez opcj Obroty dla zespou). Jest to funkcja o tyle przydatna, e niektre z kont mogy zosta dopisane do planu kont przy pomocy makr kont i pomimo rozwinicia odpowiedniego poziomu analityk, nie wida powizanych z nim faktycznie analityk, lecz wycznie nazw makra. eby zobaczy wartoci przypisane do faktycznych analityk, musisz wykorzysta wanie funkcj przegldania obrotw analityk dla wybranego konta. Przykadowo analityki konta 201-1 tworzone s przez podstawienie numeru kontrahenta: analityka dla kontrahenta o kodzie 1 ma mie numer 201-1-1, dla kontrahenta o kodzie 285 201-1-285 itd. Przy wykorzystaniu makra KONTR, na planie kont wszystkie analityki konta 201-1 oznaczane s przez jedyn analityk: 201-1-KONTR. Jednak wskazanie konta 201-1 iuruchomienie opcji Obroty analityk konta, spowoduje wywietlenie obrotw dla penej listy analityk konta 201-1 (2011-1, 201-1-2, ..., 201-1-285 itd.).
Analityki konta 201-1 zostay utworzone przez dodanie kodu kontrahenta. Poniewa operacja ta realizowana jest przez makro KONTR, w planie kont wszystkie analityki prezentowane s przez jedno konto: 201-1-KONTR. Podgld obrotw analityk konta 201-1 wywietla jednak poszczeglne analityki.

Jeeli ktre z kont posiada swoje analityki, moesz wygenerowa analogiczny podgld obrotw na nich. Przycisk Zestawienia daje dostp do bogatego zbioru parametrw. Moesz wybra wicej ni jedno konto do analizy (podmiot zestawienia Wybrane). List kont ustalisz na tej zakadce.

Jeeli wybrae kilka kont do zestawienia, tu zobaczysz ich liczb; lista kont dostpna jest na zakadce Wybrane konta.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

49

Zapisy na koncie Podgld zapisw jest wywoywany albo przez wybranie opcji Zapisy dla konta z okna wywoywanego przyciskiem Obroty na kontach (z belki Ksigowoci), albo przez przycisk Zapisy z dowolnego okna podgldu obrotw.

Okno parametrw dla podgldu zapisw dla konta.

Akcje Przycisk Akcje daje dostp do operacji specyficznych dla kont rozrachunkowych: generowania not odsetkowych, drukowania wezwania do zapaty ipotwierdze sald oraz przeprowadzania rozrachunkw dla konta. Polecenie Kontrahent pozwoli przejrze dane kontrahenta zwizanego z aktualnie wybranym kontem.
Tabele odsetkowe moesz wprowadza rwnie wykorzystujc polecenie Tabele odsetkowe w Definicjach Ksigowoci. Wicej na ten temat w1 czci podrcznika.

Generowanie not odsetkowych opiera si gwnie na definicji tabel odsetkowych. eby wygenerowa not, wystarczy ustali daty dat noty i dat, na ktr maj zosta naliczone odsetki iwskaza tabel odsetkow. Tabele odsetkowe moesz sam dodawa izmienia; suy do tego przycisk Tabela odsetkowa z okna not odsetkowych. Po zatwierdzeniu dat i tabeli wywietlane jest okno z list dokumentw zapaconych nieterminowych; zaznacz odpowiednie ikliknij przycisk Wygeneruj odsetki. Drukowanie wezwania do zapaty i potwierdzenia salda. To intuicyjnie skonstruowane narzdzia generowania wezwa dla kontrahenta. Wezwanie do zapaty moe istnie w wielu wariantach; s one identyfikowane przez unikalny numer i zapisywane w bazach systemowych. Kade dopisanie lub zmiana istniejcego wariantu wezwania do zapaty powoduj uaktualnianie baz. Nastpnym razem wystarczy wprowadzi odpowiedni numer wariantu: parametry wydruku zapamitane podczas dopisania lub ostatniej modyfikacji zostan automatycznie ustawione.

Polecenie Rozrachunki zostao opisane w nastpnym rozdziale tej czci (Rozrachunki dla konta).

Drukowanie obrotw dla kont Jeeli chcesz po prostu wydrukowa obroty dla kont, nie wykorzystujc filtrw czyli w takim stanie, w jakim widzisz je na licie obrotw moesz skorzysta z przycisku Drukuj. Wywietlone zostanie okno, w ktrym bdziesz mg ustali, czy drukowane bd wszystkie czy tylko wybrany zesp kont. Poziom, do ktrego rozwinita bdzie lista kont na wydruku, zaley od poziomu rozwinicia woknie obrotw. Do generowania bardziej zoonych wydrukw obrotw suy funkcja uruchamiana przyciskiem Zestawienia (opis na nastpnej stronie).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Zestawienia definiowalne

50

Chodzi o zestawienia wywoywane przyciskiem Zestawienia z okna obrotw na kontach. Nie naley ich myli zzestawieniami wywoywanymi zokna obrotw analityk (ilustracje dwie strony wczeniej), ktre nie oferuj zapamitywania ustawie parametrw. Parametry zestawie definiowalnych s zapamitywane w bazach systemowych i udostpniane wskoczonej formie innym uytkownikom i w innym terminie. Parametry zestawie definiowalnych dziel si na trzy czci. W pierwszej czci okrelasz kod i opis zestawienia, na podstawie ktrych bdzie je mona pniej zidentyfikowa. Ustalasz te rodzaj przekroju, tj. co stanie si podmiotem generowanego na podstawie wprowadzanego szablonu zestawienia: poszczeglne konta czy miesice bilansowe (okres bilansowy z okna obrotw na kontach). W drugiej czci okrelasz jakie konta brane bd pod uwag podczas generowania zestawienia (zakadka Filtry dla kont). Moe to by jedno konto jeeli rodzajem przekroju zestawienia s miesice bilansowe; moe to by kilka kont, ktrych numer posiada odpowiedni, okrelan przez Ciebie przy pomocy maski, struktur. Dodatkowo moesz rwnie okreli jakie cechy kont musz posiada konta, ktre znajd si na zestawieniu (lub inaczej: ktrych wartoci wejd do zestawienia). Trzeci cz stanowi zestaw filtrw umieszczonych na dwch zakadkach. Nale do nich np. filtr cech PK lub filtr zakresu kwot, wktrych bd musiay zmieci si wartoci powizane zkontami, eby konta takie zostay wzite pod uwag.

Zestawienia definiowalne bd mogy by wykorzystywane przez Ciebie wpniejszym czasie, ju bez koniecznoci okrelania jakichkolwiek parametrw. Wystarczy wskaza zestawienie iklikn Wybierz.

Zaznaczenie pola pytaj interaktywnie, umoliwi wprowadzanie odpowiednich parametrw (cechy PK lub rejestru wprowadzania) podczas generowania zestawienia.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

51

Rozrachunki
Opcje udostpniane z Rozrachunkw
Przycisk Rozrachunki z belki Ksigowoci suy wywietleniu nowej belki przyciskw belki Rozrachunkw. W tym rozdziale opis opcji udostpnianych z poziomu rozrachunkw. Ze wzgldu na pewne rozbienoci w interpretacji terminu rozrachunek, stosownie bdzie uzgodni wersj, ktr operuje si w podrczniku. Przyjmijmy zatem, e rozrachunek to rozliczenie, czciowe lub pene, dokumentw tworzcych zapisy na koncie rozrachunkowym.

Rozrachunki dla konta

To opcja umoliwiajca korzystanie z mechanizmu rozrachunkw dla wskazanych kont. Udostpniany w Graffiti interfejs rozrachunkw tzw. pulpit rozrachunkw, pozwala w intuicyjny sposb przeprowadza rozliczenia. Okno rozrachunkw podzielone jest na dwie czci (Wn i Ma) i w kadej mog znale si wartoci z dokumentw PK albo z BO. Rozrachunki moesz przeprowadza na dwa sposoby:
Przyciski ze strony Wn; analogiczne przyciski istniej ze strony Ma:

Rozrachuj dokumenty ze strony Wn i ze strony Ma

Przecigajc odpowiednie dokumenty z jednej strony na drug, tj. z Wn na Ma lub odwrotnie. eby przecign dokument musisz go klikn lewym przyciskiem myszy, niezwalniajc przycisku przenie jej wskanik nad list, do ktrej ma zosta element przesunity i dopiero wtedy zwolni przycisk myszy. Otakim dokumencie mwimy, ezosta przecignity zjednej listy na drug. Wicej owykorzystywaniu myszy i klawiatury podczas obsugi Graffiti znajdziesz w1czci podrcznika Administracji Systemu. Zaznaczajc odpowiednie dokumenty i wykorzystujc znajdujce si pod list przyciski Rozrachuj dokumenty ze strony Wn i ze strony Ma w przypadku rozrachunku dokumentw zdwch stron albo Rozrachuj dodatni i ujemny dokument ze strony dla dokumentw z tej samej strony.

Rozrachuj dodatni iujemny dokument ze strony Wn

Usu podwietlony rozrachunek Wn Kliknij ten may przycisk, eby zmieni konto dla strony. Rozrachunek moe by przeprowadzony wobrbie jednej strony. Dokument zdodatni kwot ma wtedy niebiesk strzak, zujemn kwot czerwon.

Kliknij ten may przycisk albo wcinij F6, eby zobaczy podsumowanie strony Ma. Analogiczny przycisk istnieje dla strony Wn (F5).

Przycisk Drukuj wywouje okno zzestawem parametrw wydruku analogicznym do zestawie dla analityk konta (patrz ilustracja trzy strony wczeniej).

Masz do dyspozycji zestaw filtrw, ktre wyznacz zakres dokumentw wywietlanych po obu stronach.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Przegldanie obrotw na kontach w rozrachunkach
Konta rozrachunkowerozliczeniowe powstaj przez zaznaczenie pola Rozl w oknie Planu kont. Wicej w pierwszej czci podrcznika.

52

Obroty na kontach to funkcja analogiczna do obrotw generowanych z gwnej belki Ksigowoci. Zasadnicz rnic jest to, e w tym wypadku na licie kont pojawi si wycznie konta rozrachunkowe (zaznaczone pole Rozrachunki spod listy kont) lub tylko rozrachunkowe-rozliczeniowe (pole Rozliczenia).

Rodzaj wywietlanych na licie kont zaley od odpowiedniego oznaczenia okna.

Zestawienia dostpne z okna obrotw na kontach rozrachunkowych, w porwnaniu zzestawieniami obrotw na wszystkich kontach, wzbogacone zostay o opcj Analiza zapisw nierozliczonych. Opcja Raporty dla filtrw definiowalnych jest odpowiednikiem zestawie dostpnych dla obrotw analityk konta (ilustracje w rozdziale Obroty analityk konta).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Zestawienia rozrachunkw

53

Belka Rozrachunkw daje dostp do kilku opcji tworzenia zestawie. S one udostpniane przez trzy przyciski: Zestawienia dla okresu bilansowego, Zestawienia dla zakresu dat, Makiety zestawie. Dwa pierwsze uruchamiaj opcj zestawie analogiczn do zestawie wywoywanych z okna obrotw analityk konta. Rni si jedynie wstpnym ustawieniem kilku parametrw zestawienia. Np. po wybraniu zestawienie dla okresu bilansowego dla urzdu, wywietlane jest okno definiowania parametrw, z zaznaczonym polem Dla urzdu (Jakie konto analizowa); po wybraniu zestawienia dla zakresu dat dla konta, najpierw wywietlane jest okno z Planem kont do wskazania odpowiedniego konta a w oknie parametrw dostpne s pola definicji zakresu dat. Pomimo takiego wstpnego wyboru przedmiotu analizy, w kadej chwili moliwa jest jego zmiana. Innymi sowy jedna funkcjonalno zostaa rozbita na kilka opcji, w efekcie dajc szybszy do nich dostp.

Wybranie odpowiedniej opcji po prostu przyspiesza parametryzacj zestawienia.

W przypadku zestawie dla zakresu dat dostpne s te opcje zwizane z wiekowaniem (zakadka2). S one dostpne, kiedy przedmiotem analizy s dane dla jednej strony zapisw (Wn lub Ma). Makiety zestawie To sposb na bardziej szczegowe zapisywanie ustawie zestawie. Zestaw opcji pokrywa si ztym, ktry by do dyspozycji w wyej opisanych dwch opcjach zestawie. Tym razem jednak udostpniona zostaa dodatkowa moliwo zapisywania konkretnych definicji. Zapisane zestawienie znajduje si wwczas na licie dostpnych do drukowania zestawie: wystarczy je wybra iklikn Wydruk.

Kilka ustawie moesz zmienia blokowo, dla kilku wybranych zestawie jednoczenie.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Komunikaty

54

Ostatnim przyciskiem funkcyjnym na belce Rozrachunkw jest przycisk Komunikaty. Pozwala on dotrze do opcji wystawiania opisanych ju komunikatw klienckich: not odsetkowych, wezwa do zapaty i potwierdze salda lecz tym razem od strony kontrahenta. Z tego te wzgldu wpobliu jest kilka innych opcji, usprawniajcych zaznaczanie wikszej iloci kontrahentw na bazie definiowalnych warunkw, przegldanie informacji o kontrahentach iwydrukowanych dla nich komunikatach.

W tym oknie wywietlane s komunikaty wydrukowane dla wybranego kontrahenta.

Moesz okrela zarwno filtry dotyczce wywietlanej listy kontrahentw...

... jak i filtry wyznaczajce kontrahentw do zaznaczenia.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

55

Zestawienia dla ksigowoci

Jeeli wykorzystasz przycisk Zestawienia z belki Ksigowoci, wywietlona zostanie lista, na ktrej znajd si cztery pozycje: Analizy finansowe wybr tego polecenia, umoliwi Ci skorzystanie z jednej zwczeniej utworzonych (w Definicjach Ksigowoci) matryc analiz ekonomicznych. Rejestry VAT to polecenie pozwala na wygenerowanie zestawienia dotyczcego rejestrw VAT funkcjonujcych w Graffiti (dlakadego rejestru osobno). Raporty zewntrzne wywouje okrelony w Administracji Systemu plik zewntrznego programu do tworzenia zestawie (Administracja Systemem > Konfiguracja Systemu > Wydruki/Raporty > Raporty zewntrzne). Dziennik ksigowa zestawienie przeprowadzonych ksigowa; dziki wyposaeniu wkilka filtrw, pozwala dookreli obszar branych pod uwag operacji.

Analizy finansowe
Polecenie Matryce analiz ekonomicznych zDefinicji Ksigowoci daje Ci moliwo stworzenia bardzo precyzyjnej konstrukcji, na ktrej bazowa bd generowane przy wykorzystaniu Analiz finansowych zestawienia. eby dowiedzie si w jaki sposb powstaj matryce zestawie analiz, signij do 1 czci podrcznika, gdzie znajdziesz dokadny opis tworzenia Definicji Ksigowoci imidzy nimi rwnie omwienie tworzenia matryc analiz ekonomicznych. Wyniki wygenerowanych zestawie moesz zapisywa przycisk Zapamitaj wyniki; po wygenerowaniu nowego zestawienia, moesz porwna wyniki przycisk Opcje, polecenie Zestawienie.

Przy tworzeniu matryc analiz ekonomicznych istnieje podzia na Planowanie i Rachunek rzeczywisty; kade z nich posiada niezalen definicj. Podczas generowania analiz finansowych, wyboru pomidzy alternatywnymi definicjami jednej matrycy dokonujesz korzystajc zodpowiedniego przycisku: Rachunek rzeczywisty alboPlanowanie.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Grafika, HTML i drukowanie zestawie Pod list pozycji analizy znajdziesz przyciski, ktre pozwol Ci:

56

Wygenerowa odpowiedni wykres przycisk Grafika. Podpowiedziane zostanie domylne ustawienie parametrw okrelone w definicjach matryc; masz jednak moliwo ich modyfikacji przed wygenerowaniem prezentacji graficznej. Wyeksportowa dane do pliku w formacie HTML osobno stron pierwsz idrug zestawienia przyciski Str. 1: HTML i Str. 2: HTML. Wygenerowa podgld wydruku i ewentualnie sam wydruk, ju po wywietleniu podgldu suy do tego przycisk Drukuj.

Zestawienie pozycji rejestrw VAT

Rejestry VAT to drugie zestawienie z dostpnych z gwnej belki Ksigowoci. Jest to raport dla okrelonego okresu; moe by wykonywany dla kilku rejestrw jednoczenie zaznaczasz je na pierwszej zakadce. Jeeli nie zaznaczysz adnego rejestru, zestawienie obejmie jeden rejestr, aktualnie podwietlony. Kolejne zakadki mieszcz opcjonalne filtry generowania zestawienia. Zestawienie pozycji rejestru VAT moe by wykorzystywane do rozlicze VAT; pozwala to na generowanie deklaracji VAT od faktur zapaconych. Dlatego data zestawienia VAT jest jednoczenie dat, poniej ktrej nie mona dokonywa rozrachunkw. Edytowalna mona dopisywa lub usuwa pozycje lista wykonanych do tej pory zestawie VAT znajduje si na zakadce Historia.

Na zakadce Historia dostpna jest lista wykonanych zestawie rejestru VAT. Histori mona czciowo modyfikowa, tj. dopisywa lub usuwa znajdujce si na niej pozycje.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Raporty zewntrzne

57

Raporty zewntrzne to polecenie wywoujce zadany plik zewntrznego wzgldem Graffiti programu do tworzenia zestawie. Dokadne dane dla raportu zewntrznego ciek dostpu do programu obsugujcego zestawienia i samego pliku zestawienia okrela si wAdministracji Systemem (Administracja Systemem > Konfiguracja Systemu > Wydruki/Raporty > Raporty zewntrzne, zakadka raporty lokalne). Jeeli podane tam dane s poprawne, wybranie tego polecenia powinno uruchomi plik zestawienia. Raporty zewntrzne okrelone w Administracji Systemem s identyfikowane przez Graffiti za pomoc kodu (numeru) kadej pozycji System dostarczany jest z kompletem pozycji oodpowiednich kodach. Pozycje s opisane i w ten sposb uytkownik moe je identyfikowa. Zmiana kodu pozycji spowoduje niedostpno zestawienia w danym module Graffiti.

Kod jest domylnym numerem, dziki ktremu Graffiti identyfikuje zestawienie. Jeeli go zmienisz zestawienie nie bdzie dostpne. Opis jest informacj dla Ciebie; moesz go ksztatowa dowolnie.

Jeeli zdefiniujesz zestawienie jako obsugujce uprawnienia dla uytkownikw, bdziesz mg ustali niezalen list uytkownikw Graffiti, ktrzy bd mieli prawo korzysta ztego raportu zewntrznego.

W podanym przykadzie uruchamiasz przegldark internetow, a jako raport konkretn stron WWW, ktra pozwoli przygotowa zestawienie. Jest to jeden ze sposobw czenia dynamicznie rozwijajcych si technologii: systemu klasy MRPII/ERP (Graffiti) iinternetowej.

Dziennik ksigowa
To zestawienie ksigowanych dotychczas dokumentw systemowych, speniajcych okrelone warunki. Warunki te definiuje si poprzez uaktywnienie filtrw np. ustawiajc okres bilansowy, okrelajc rejestr wprowadzenia, rodzaj dokumentu itd. Wygenerowane zestawienie pozwala podliczy sum kwot, zmieni wystawiajcego dokument, przejrze dokumenty bez wystawiajcego i oczywicie wydrukowa list.

Ksigowo Graffiti

Cz 4
Zaliczki pracownicze

W tej czci
Wprowadzanie zaliczek
Rozliczanie zaliczek 59

59

www.pcguard.pl

59

Okno zaliczek wywoasz wybierajc polecenie Moduy > Zaliczki lub wciskajc kombinacj klawiszy CTRL+Y. Graffiti pozwala Ci wykorzysta trzy etapy dla zaliczek pracowniczych: Niezatwierdzone, Zatwierdzone oraz Rozrachowane dla roku. Po przeniesieniu zaliczki do etapu zatwierdzonych czyli po jej zatwierdzeniu moesz rozpocz jej rozliczanie.

Wprowadzanie zaliczek
Graffiti pozwala tworzy zaliczki pracownicze na dwa sposoby: Wywietlajc okno zaliczek pracowniczych i klikajc przycisk dopisywania zzakadki Niezatwierdzone; tak wprowadzona zaliczka znajdzie si na etapie zaliczek niezatwierdzonych. eby taka zaliczka figurowaa na licie zaliczek dla pracownika wkasie, musisz j zatwierdzi. Zrobisz to zaznaczajc j i klikajc Zatwierd przycisk spod listy zaliczek niezatwierdzonych. Wprowadzajc pozycj raportu kasowego. Wybierz jako rodzaj operacji KW (), jako podmiot pracownika, na zakadce Tre zaznacz pole Generuj zaliczk z dat, okrelajc dat dla zaliczki. Utworzona zostanie automatycznie zaliczka dla okrelonego jako podmiot pozycji pracownika i na kwot okrelon na zakadce Dane. Tak dodana zaliczka wprowadzana jest od razu do etapu zaliczek zatwierdzonych. Dostpna podczas wprowadzania pozycji raportu kasowego lista zatwierdzonych zaliczek pracowniczych, moe by bezporednio modyfikowana.
Cofnicie zaliczki do etapu niezatwierdzonych moliwe jest tylko wtedy, gdy zaliczka nie jest powizana ani zpozycjami raportu kasowego, ani zfakturami zakupu.

Rozliczanie zaliczek
Zaliczki pracownicze rozliczane s przez wizanie z pozycjami raportw kasowych oraz faktur zakupowych. Moesz to zrobi na dwa sposoby: Bezporednio podczas wprowadzania raportw kasowych oraz faktur zakupowych krtk informacj na ten temat znajdziesz poniej, jednak dokadniejszego opisu musisz szuka wrozdziaach powiconych wprowadzaniu faktur zakupowych (2 cz podrcznika Sprzeday iGospodarki Magazynowej Graffiti) oraz raportw kasowych (rozdzia 5 niniejszego podrcznika). Przez wizanie niepowizanych zaliczek z niepowizanymi pozycjami raportw kasowych, fakturami zakupowymi i dokumentami PK; o tym dokadniej w dalszej czci rozdziau.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

60

Wizanie zaliczki z pozycj raportu kasowego (od strony raportu) Dodajc pozycj raportu kasowego jako rodzaj operacji wybierz KW (), jako jej podmiot wska pracownika. Na karcie Tre znajdziesz pole Nr kolejny zaliczki, ktre pozwoli Ci wybra zaliczk dla pracownika; bdzie ona rozliczana z wprowadzan pozycj raportu kasowego. Jest to wic sposb podobny do tego, w ktrym zaliczka jest tworzona na podstawie pozycji raportu kasowego.
Uwaga! Jeeli kwota z faktur jest wiksza ni kwota zaliczki, dopisujc pozycj raportu kasowego jako rodzaj operacji trzeba zostawi KP pomimo tego, e nastpi kolejna wypata z kasy. Na licie zaliczek dla pracownika zobaczysz wwczas rzeczywist kwot do rozliczenia (ujemn poniewa kwota zaliczki bya niewystarczajca na zapacenie faktur). Wskazanie takiej zaliczki spowoduje automatyczn zmian rodzaju operacji dla pozycji raportu z KP na KW i wprowadzenie na ni kwoty do rozliczenia rnic kwot zfaktur ikwoty zaliczki.

Wizanie zaliczki z faktur zakupu (od strony faktury) Przy odpowiedniej konfiguracji rejestru zakupowego, w gwnym oknie faktur zakupowych znajduje si przycisk Zaliczka. Wywoa on funkcj wizania (lub zerwania poczenia) wybranej faktury zakupowej z zaliczk dla pracownika. eby wizanie faktur i zaliczek byo moliwe, rejestr zakupowy musi mie w konfiguracji zaznaczone pole Edytuj zaliczki (Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe). Wizanie zaliczki z dokumentami (od strony zaliczki) Po uruchomieniu opcji zaliczek pracowniczych wybierz zakadk Zatwierdzone, kliknij przycisk Pozycje. Uzyskasz dostp do trzech zakadek podgldw pozycji raportu kasowego, faktur zakupowych idokumentw PK, powizanych i niepowizanych zwybran zaliczk. Trzy zakadki s jednakowo skonstruowane: grna lista dokumentw powizanych, dolna nie zwizanych zzaliczkami. eby utworzy odniesienie danego dokumentu do zaliczki: wska pozycj raportu kasowego, faktur zakupow lub dokument PK bez powizania z zaliczk, kliknij Dodaj albo przecignij dokument na list dokumentw rozliczajcych wybran zaliczk.

Zaliczki mog by rozliczane wycznie przez faktury, ktrych zapata nie nastpia na drodze przelewu. Faktury powizane z zaliczkami moesz przeglda wykorzystujc przycisk Poka dokument z okna gwnego zaliczek pracowniczych (obok listy faktur zakupu dla zaliczki). Przesuwanie zaliczek do etapu rozrachowanych Przesunicie takie moe nastpi wycznie po zaksigowaniu zaliczki. Ksigowanie zaliczki wymaga wczeniejszego zaksigowania wszystkich dokumentw, ktre zostay z ni powizane.

Ksigowo Graffiti

Cz 5
Kasa, kaseczka, kasunia... Obsuga raportw kasowych, wycigw bankowych ipolece przelewu

W tej czci
Raporty kasowe (RK) 62 Pozycje raportw kasowych 63 Wizanie pozycji raportu z zaliczk pracownicz 64 Wydruki i zestawienia dla raportw kasowych 65 Opcje dla pozycji raportw kasowych 66 Operacje bezgotwkowe 67 Wycigi bankowe (WB) 67 Przelewy 69

www.pcguard.pl
Ikona Raportw kasowych.

62

Opcj Raportw kasowych uruchamiasz albo wybierajc polecenie Moduy > Kasy, albo klikajc ikon prowadzenia kas (ilustracja obok), albo wciskajc kombinacj klawiszy CTRL+R.

Raporty kasowe (RK)

Operacje kasowe w Graffiti rejestrowane s jako kolejne pozycje raportw kasowych. Same raporty kasowe, bdc jednym ztypw dokumentw systemowych, mog by zamykane i otwierane, modyfikowane oraz usuwane. Inicjowanie raportw kasowych eby zainicjowa raport kasowy, tj. zdefiniowa jego nagwek, po wywoaniu okna raportw kasowych musisz wybra odpowiedni kas i wykorzysta przycisk dopisywania. Nastpnie ustali numer raportu domylnie podpowiadany jest numer kolejny w stosunku do ostatnio zamknitego raportu, dat oraz kwot otwarcia. Jeeli wprowadzany raport kasowy nie jest pierwszym raportem otwieranym dla wybranej kasy, kwota otwarcia zostanie wprowadzona automatycznie na podstawie wartoci kwoty zamknicia ostatniego raportu (bez moliwoci zmiany). eby zainicjowa nowy raport kasowy, trzeba wczeniej zamkn poprzedni raport kasowy dla kasy, w ktrej chcesz otworzy nowy raport. Modyfikacja nagwka i usuwanie raportu Parametry nagwka raportu moesz zmieni pod warunkiem, e raport jest otwarty. Do usuwania caego raportu suy przycisk Usu z gwnego okna raportw kasowych; operacja ta jest moliwa tylko wtedy, gdy raport jest otwarty inie zawiera adnych pozycji. eby wic usun zamknity raport, wktrym znajduj si pozycje, musisz taki raport wczeniej otworzy iusun kolejno wszystkie jego pozycje. Zamykanie i otwieranie raportw eby zamkn/otworzy raport kasowy, musisz wykorzysta odpowiedni przycisk Zamknij lub Otwrz. Po zamkniciu raportu nie bdziesz mg ani go usun ani zmieni parametrw jego nagwka. Moliwe jest natomiast modyfikowanie niektrych parametrw pozycji zamknitych raportw (np. podmiot raportu i kod operacji), dopisywanie nowych pozycji, usuwanie istniejcych, wreszcie usuwanie powizania z dokumentami. Jeeli po zamkniciu raportu kwota zamknicia ulegnie zmianie np. na skutek usunicia albo dopisania pozycji automatycznie zmienione zostan kwoty otwarcia i zamknicia kolejnych raportw kasowych. Po zaksigowaniu raportu wci moliwa jest zmiana wypacajcego, wybr innej zaliczki pracowniczej dla pozycji (ewentualnie usunicie powizania) i tworzenie lub zrywanie odniesienia do dokumentw. W takiej sytuacji Graffiti zaproponuje skasowanie lub utworzenie zalenie od przypadku stosownego rozrachunku.

Jedynym parametrem, ktry okrelasz podczas zamykania raportu kasowego jest data jego zamknicia. Jako kwota otwarcia podpowiadana jest kwota zamknicia ostatniego raportu kasowego.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

63

Kasy walutowe Jedna kasa moe obsugiwa operacje zwizane z jedn walut. Do obsugi innych walut konieczne jest zdefiniowanie nowych kas (Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe Systemu, zakadka Kasa).

Pozycje raportw kasowych

eby dotrze do okna pozycji RK, wywoaj okno raportw kasowych, wska raport ikliknij przycisk Pozycje. Dopisywanie pozycji moliwe jest w dwch trybach: pojedynczo, pozycja po pozycji, oraz blokowo kiedy na podstawie wybranych dokumentw tworzonych jest kilka pozycji raportu jednoczenie. Dopisywanie pojedynczych pozycji RK Kliknij Dodaj (z okna pozycji raportu) i wybierz polecenie Pozycj RK. W wywietlonym oknie okrel kolejne parametry dopisywanej pozycji:
Przycisk Dodaj w oknie dopisywania pozycji RK daje dostp do dwch polece.

Rodzaj operacji: KP kasa przyjmie lub KW kasa wyda. Nastpnie numer kwitu i lp. pozycji oraz dat operacji. W jednym raporcie kasowym moe znajdowa si wiele kwitw kasowych, w kadym z kwitw wiele pozycji. Jednoczenie moe by tak, e na jeden kwit, przypada tylko jedna pozycja.

Operacje kasowe moesz wprowadza rwnie korzystajc zpolecenia Operacje kasowe dostpnego po klikniciu przycisku Opcje zokna pozycji raportu kasowego.

Podmiot operacji, kod operacji oraz dokument, ktry bdzie powizany z pozycj. Kod operacji wprowadzany jest na podstawie sownika operacji kasowych (Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe Systemu, zakadka Kasa). Dokumenty wskazywane s z list nierozliczonych dokumentw danego rodzaju. Wizanie dokumentw kontrahenta moe by przeprowadzone rwnie od strony samych dokumentw; dzieje si tak np. podczas zatwierdzania faktury sprzedaowej.

Kwota oraz konto przystajce (korespondujce), ktre moe by wykorzystywane podczas dekretacji pozycji raportu. Na zakadce Tre osoba wpacajca/wypacajca oraz dowolna tre do operacji. Jeeli podmiotem operacji jest pracownik, na zakadce Tre udostpniane s opcje zwizane zzaliczkami pracowniczymi (por. niej).

Pozycje raportw kasowych moesz zmienia zarwno przed zamkniciem raportu jak i, wograniczonym zakresie, po zamkniciu.

Po wskazaniu dokumentu wizanego z pozycj RK, blokowana jest moliwo zmiany rodzaju operacji.

Kwota ze wskazanego dokumentu jest automatycznie wprowadzana w pole kwoty dla RK.

Przycisk Nastpna pozycja pozwoli Ci dopisa kolejn pozycj tego samego kwitu; przy zatwierdzeniu danych przyciskiem Potwierd rozpoczniesz dopisywanie pozycji nowego kwitu. W obu przypadkach okno dopisywania kolejnej pozycji wywoywane jest automatycznie, natychmiast po zatwierdzeniu wczeniej wprowadzanej pozycji.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

64

Blokowe dopisywanie pozycji RK Kliknij przycisk Dodaj w oknie pozycji RK i wybierz polecenie Blokowo pozycje RK. Pozwoli to na jednoczesne utworzenie kilku pozycji RK, przez powizanie wprowadzonej kwoty znierozliczonymi dokumentami dla wskazanego kontrahenta. Na podstawie rodzaju dokumentu i zawartych w nim kwot, Graffiti utworzy pozycje RK oodpowiednim rodzaju operacji, tj. KW lub KP. W wywietlanym na koniec operacji oknie okrelasz jeden kod operacji dla wszystkich pozycji KP i jeden kod operacji dla wszystkich pozycji KW. Jeeli nie rozdzielie caej kwoty do rozdysponowania, wywietlone zostanie okno z prob wskazania odpowiedniego znaku, ktry zostanie nadany pozycji, w ktrej znajdzie si pozostaa kwota: Naleno KP (+) lub Zobowizanie KW ().

Wybr kontrahenta jest podstaw okrelenia zestawu dokumentw; wraz zkwot do rozdysponowania bd one stanowiy podstaw do tworzenia pozycji RK.

Kwota do rozdysponowania jest na bieco umniejszana okwoty do zapacenia.

Jeeli skoczye wybiera dokumenty do pozycji RK iokrelie kwoty ich zapat, wykorzystaj ten przycisk, eby wygenerowa pozycje RK.

Kwota do zapacenia jest podstawiana automatycznie na podstawie kwoty do zapaty zdokumentu, jednak moesz j zmieni.

Jeeli nie wykorzystae caej kwoty do rozdysponowania, wywietlony zostanie komunikat:

KP (+)

KW ()

Wizanie pozycji raportu z zaliczk pracownicz

Wprowadzajc pozycj raportu kasowego, moesz powiza j z zaliczk pracownicz i w ten sposb cakowicie lub czciowo j rozliczy. Bdzie to moliwe tylko wwczas, kiedy podmiotem pozycji bdzie pracownik. Wtedy na zakadce Tre, oprcz pola, w ktre moesz wprowadzi dane wpacajcego/wypacajcego, znajdziesz te pole Nr kolejny zaliczki; pozwoli ono wskaza zaliczk (zatwierdzon) dla okrelonego jako podmiot pozycji RK pracownika. Wskazanie zaliczki pracowniczej, spowoduje wprowadzenie w pole kwoty (zakadka Dane) kwoty do rozliczenia dla wskazanej zaliczki; warto ta moe zosta pniej zmodyfikowana.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Sposb dodawania pozycji RK rozliczajcej zaliczk powizan z fakturami, ktrych suma wartoci jest wiksza od wartoci zaliczki Jest to specyficzna operacja, ktr naley przeprowadzi nastpujco:

65

Pomimo tego, e pienidze bd pracownikowi wypacane, naley pozostawi jako rodzaj operacji KP, a nastpnie wskaza, jako podmiot pozycji, odpowiedniego pracownika. Na karcie Tre wybra wykorzystujc list wnioskw o zaliczk wywoywan przyciskiem znajdujcym si obok pola Nr kolejny zaliczki odpowiedni zaliczk. Na licie zaliczek bdzie ona posiadaa, jako kwot do rozliczenia, warto ujemn. Kwota do rozliczenia z zaliczki lecz ju nieujemna zostanie wprowadzona jako kwota pozycji raportu, a rodzaj operacji zostanie automatycznie zmieniony na KW.

Generowanie zaliczki pracowniczej na podstawie pozycji raportu kasowego Moesz wygenerowa zaliczk pracownicz na podstawie wprowadzanej pozycji raportu kasowego. Stanie si tak wwczas, gdy po okreleniu operacji dla pozycji raportu jako KW iustaleniu dla niej jako podmiotu odpowiedniego pracownika zamiast wybiera zaliczk zlisty zatwierdzonych wnioskw pracowniczych, zaznaczysz pole Generuj zaliczk zdat iokrelisz dat dla wniosku ozaliczk w polu obok (patrz ilustracja). Wprowadzenie takiej pozycji RK spowoduje utworzenie zatwierdzonej zaliczki pracownika, na kwot ustalon wpozycji raportu. Zaliczka taka bdzie naturalnie powizana zpozycj raportu kasowego, na podstawie ktrej zostaa wygenerowana.
Jeli podmiotem pozycji RK jest pracownik, na zakadce Tre mog zosta uaktywnione 2 dodatkowe pola: Nrkolejny zaliczki pozwala wiza zaliczk zwprowadzan pozycj RK oraz Generuj zaliczk zdat automat generowania zaliczek na podstawie wprowadzanego RK (tylko gdy rodzajem pozycji jest KW).

Wydruki i zestawienia dla raportw kasowych

Masz do dyspozycji kilka moliwoci: Do drukowania pojedynczych kwitw kasowych funkcja wywoywana przyciskiem Drukuj kwit z okna pozycji raportu kasowego. Jej wykorzystanie umoliwia wygenerowanie wydruku potwierdzenia wpaty lub wypaty, zalenie od wskazanej pozycji raportu. Do drukowania wszystkich pozycji raportu kasowego opcja uruchamiana przez przycisk Drukuj raport z okna pozycji raportu kasowego. Przycisk Zestawienia z gwnego okna raportw kasowych to alternatywa opcji: Zestawienia Kasowe su do generowania zestawie pozycji raportw kasowych; to zestaw filtrw umoliwiajcych dokadne dookrelenie obszaru danych dla zestawienia. Raporty zewntrzne daj dostp do zewntrznie wobec Graffiti generowanych zestawie.

Wicej na temat zestawie zewntrznych znajdziesz w 3 czci tego podrcznika, wrozdziale Raporty zewntrzne.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Opcje dla pozycji raportw kasowych

66

Przycisk Opcje, ktry znajduje si w oknie pozycji raportw kasowych, otwiera moliwo skorzystania z kilku dodatkowych opcji: Operacje kasowe pozwala definiowa sownik operacji kasowych. Oprcz tego miejsca, sownik dostpny jest te w Administracji Systemu: Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe Systemu, zakadka Kasa. Filtry daje dostp do filtrw ograniczajcych wywietlane pozycje raportu: filtr kontrahenta ina operacj kasow. Rachuj opcja zliczania wartoci na podstawie iloci egzemplarzy poszczeglnych nominaw. Uporzdkuj lp. wg daty mechanizm zmiany lp. wedug daty wprowadzenia kwitw wraporcie kasowym. Wydziel drug pozycj procedura wydzielajca now pozycj w wybranym kwicie: z jednej pozycji tworzone s dwie, przy czym pierwsza pozycja umniejszana jest o warto drugiej (tj. okwot wydzielan). Operacja ta jest przeprowadzana w ramach jednego kwitu, wic jeeli bya tam tylko jedna pozycja, po operacji bd dwie, jeeli byo ich dziesi rwnie przybdzie tylko jedna i bdzie jedenacie. Wydzielanie pozycji jest moliwe tylko w przypadku pozycji RK nie powizanych zdokumentami kontrahenta. Usu powizanie z dokumentem oraz Przywi dokument opcje pozwalajce wiza i usuwa powizanie pozycji RK z dokumentami kontrahenta.

Pinezka oznacza powizanie pozycji zdokumentem kontrahenta.

Przycisk Dokument wywietla dokument kontrahenta powizany zaktualnie wybran pozycj.

Kliknij Sumuj, eby przeprowadzi obliczenia.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

67

Operacje bezgotwkowe
Obsuga wycigw bankowych i przeleww w Graffiti
Analogicznie do podziau istniejcego w Graffiti, rozdzia ten zosta podzielony na dwie czci: pierwsza dotyczy wycigw bankowych, druga zawiera opis wprowadzania izarzdzania przelewami.

Wycigi bankowe (WB)

Konstrukcja wycigw bankowych jest analogiczna do struktury raportw kasowych: na pojedynczy wycig skada si cig pozycji, ktre mog by tworzone jako operacje dwojakiego rodzaju (PR lub RZ), ich podmiotem moe by kontrahent, pracownik lub urzd i mog wiza si si z konkretnym dokumentem kontrahenta. Otwieranie i zamykanie wycigw ogranicza si do wskazania wycigu zawsze bdzie to ostatni utworzony i wykorzystania odpowiedniego przycisku Otwrz lub Zamknij wycig. Podczas zamykania masz moliwo okrelenia innej ni aktualna daty zamknicia. Pozycje wycigu Pozycje WB wprowadzane s na niemal identycznych zasadach jak pozycje raportw kasowych. Podobnie jak tam, wprowadzanie pozycji moe odbywa si pojedynczo lub blokowo, pozycje mog by wizane z dokumentami dla kontrahenta podczas dopisywania pozycji WB lub pniej, przez wykorzystanie polecenia Przywi dokument (przycisk Opcje). Wreszcie tak jak poprzednio, kolejne pozycje wycigw bankowych tworz kwity bankowe, a te ostatnie pojedyncze wycigi. Niezalenie od tego, czy wycig jest otwarty, czy te zosta ju zamknity, masz moliwo ograniczonej modyfikacji jego pozycji. W pozycjach powizanych z dokumentem niemoliwa jest zmiana nawet podmiotu czy dokumentu; w takiej sytuacji pozostaje jednak moliwo usunicia odniesienia do dokumentu i ponownego jego odtworzenia po wprowadzeniu zmian (por. niej). Po zaksigowaniu wycigu moesz wci usuwa lub tworzy powizanie z dokumentami; podobnie jak w przypadku raportw kasowych, spowoduje to odpowiednio skasowanie lub utworzenie odpowiedniego rozrachunku.

Kliknij ten przycisk, eby wczy opcj maskowania wielopozycyjnoci. Pozwoli to przeglda pojedyncze kwity bankowe, zamiast wszystkich pozycji. (Jeden kwit bankowy moe zawiera kilka pozycji).

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl

68

Opcje dla pozycji WB Przycisk Opcje, ktry znajduje si w oknie pozycji wycigw bankowych, podobnie jak wprzypadku raportw kasowych, oferuje kilka opcji: Dokument rdowy pozwala przejrze dokumenty powizane z wybran pozycj WB. Operacje bankowe udostpnia sownik operacji bankowych. Sownik ten dostpny jest te wAdministracji Systemu: Administracja Systemu > Sowniki Systemu > Sowniki podstawowe Systemu, zakadka Rach. bankowe. Import z pliku tekstowego uruchamia mechanizm importu pozycji WB z odpowiednio skonstruowanego pliku tekstowego. Informacje na temat konstrukcji pliku tekstowego, zktrego konwertowane (pobierane) bd dane, definiowane s w szablonach importu. Szablony importu dla wycigw bankowych wprowadzane s w Administracji Systemu: Administracja Systemu > Import/Export > Import > Szablony importu: Pozycje wycigw bankowych. Filtry filtry ograniczajce wywietlane pozycje: na kontrahenta i na operacj kasow. Podsumowanie w walutach wywouje okno z obliczeniami dotyczcymi wprowadzonych pozycji WB. Usu powizanie z dokumentem oraz Przywi dokument opcje pozwalajce wiza i usuwa powizanie pozycji WB z dokumentami kontrahenta.

Drukowanie wycigw; zestawienia eby wygenerowa wydruk wycigu bankowego, wystarczy wywietli list jego pozycji i wykorzysta znajdujcy si pod nimi przycisk Drukuj. Do generowania bardziej zoonych zestawie suy przycisk Zestawienia z gwnego okna wycigw bankowych. Podobnie jak w przypadku raportw kasowych daje on dostp do dwch opcji: Wycigw bankowych, ktre umoliwiaj skorzystanie z bogatego zbioru filtrw oraz Raporty zewntrzne funkcja pozwalajca korzysta z zewntrznych wobec Graffiti rde generowania raportw. Wicej na temat zestawie zewntrznych w 3 czci podrcznika, wrozdziale Raporty zewntrzne.

Ksigowo Graffiti

www.pcguard.pl
Przelewy

69

Przelewy po wprowadzeniu umieszczane s w etapie niezrealizowanych; na tym etapie moliwe jest jeszcze ich usuwanie. Drugim (iostatnim) etapem dla przeleww jest etap przeleww zrealizowanych, ktry wGraffiti podzielony zosta dodatkowo na dwie czci: przeleww powizanych lub niepowizanych z wycigami. Przesunicie przelewu do drugiego etapu realizowane jest przez funkcj inicjowan przyciskiem Realizacja przelewu, ktry znajduje si pod list przeleww niezrealizowanych.

Wprowadzajc polecenie przelewu moesz dopisa dowolne dane spoza Systemu.

Przelewy zrealizowane, lecz jeszcze niepowizane z wycigami bankowymi, moesz cofa do etapu pierwszego (przeleww niezrealizowanych) wykorzystujc znajdujcy si pod list przeleww zrealizowanych niezwizanych z wycigami przycisk Do edycji.

Wizanie polecenia przelewu z wycigiem bankowym realizowane jest od strony wycigu.

Wydruk zbiorczy generowany jest dla zaznaczonych pozycji. Eksport przeleww opiera si na definiowanych w Administracji Systemu matrycach eksportowych (Administracja Systemu > Import/ Export > Export > Szablony exportu: Przelewy).

Drukowanie przeleww Drukowa moesz wycznie przelewy zrealizowane niezalenie od tego, czy zostay one, czy te nie, powizane z wycigiem bankowym. Generowanie wydruku moliwe jest dziki przyciskowi Wydruk przelewu.

Ksigowo Graffiti