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Microsoft Excel 2007

Cuando se inicia una sesin de trabajo con la planilla de clculo Microsoft Excel nos encontramos con una ventana que mostramos a continuacin para luego describirla.

Partes de la ventana Barra de ttulo Nos indica el nombre de la aplicacin, y del documento en uso. Como el documento en uso an no tiene nombre pues no ha sido guardado, podemos leer Libro1 ya que ste es el nombre por omisin que Microsoft Excel da a sus documentos. Barra de Menes

Contiene todos los comandos del Microsoft Excel. En cada uno de ellos nos encontraremos la lista de opciones de trabajo con el documento, agrupados en fichas segn el concepto. Las fichas se dividen en grupos en los cuales aparecen una serie de botones que permiten llevar a cabo acciones sobre el documento dando un clic sobre ellos, sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el men.

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Barra de Frmulas Muestra cual es la celda activa. Es donde se indica la posicin del cursor en la planilla de clculo, y donde se ven y modifican los datos del mismo. Barra de Estado Se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos da, en la parte izquierda, informacin sobre la situacin en que se encuentra el documento activo de Excel. rea de Trabajo

Es la parte de la ventana de Microsoft Excel que contiene l o los documentos de trabajo en uso y que puede estar vaca en caso de que no haya ninguno abierto. Los documentos de Excel se llaman LIBROS DE TRABAJO. Las partes del Libro de trabajo son: rea de datos Es la parte central y ms visible del rea de trabajo y est formada por una cuadrcula de color celeste sobre fondo blanco llamada Hoja de clculo. Cada uno de los casilleros que la componen se llama Celda. En la imagen anterior se observa una celda con un borde ms grueso. Aqu es donde est el Cursor, es decir, indica que la celda se encuentra activa. En esta celda ingresan los datos que se introducen con el teclado. Etiquetas de hojas

Aqu es donde podemos seleccionar la hoja de clculo con que queremos trabajar haciendo clic sobre la etiqueta correspondiente siempre y cuando el nmero de hoja que deseemos se encuentre visible; en caso contrario deberemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran en la parte izquierda. La hoja seleccionada es la que se encuentra activa.

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Barras de desplazamiento

Con ellas nos podemos desplazar a lo largo y ancho de la hoja activa.

Columna: Una columna es un conjunto vertical de celdas. Cada columna tiene el nombre de
una o dos letras partiendo de la A.

Fila: Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un nmero
partiendo del 1.

Celdas: Cada una de las celdas un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego
por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A.

Bloque o rangos: Todo lo que hacemos con una planilla electrnica de clculo lo hacemos en
bloques o rangos. Un bloque o rango es un conjunto de celdas que hemos seleccionado, y as como cada celda tiene un nombre, los bloques tambin tienen nombre. El nombre de un bloque comienza con la celda superior izquierda del mismo y termina con la celda inferior derecha, separados por Dos puntos (:). Una celda activa (ejemplo A1) tambin puede ser un bloque si nos referimos a ella como A1:A1. Insertar columnas Para poder insertar una columna con el Men contextual es preciso primero seleccionar toda la columna que necesitamos vaca. Para que el proceso de insertar columnas (con el Men contextual) funcione correctamente, las celdas de la primera fila no deben estar combinadas. Estilo porcentual El botn estilo porcentual cambia la apariencia de la celda a la cual se lo aplicamos, agregando el smbolo (%) al final y corriendo el carcter decimal dos posiciones a derecha.
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#DIV/0! El Mensaje de error #DIV/0! que significa: divisin por cero. Copiar y Pegar Cuando queremos que el contenido (no el formato) de una celda cualquiera se repita en otra. a) Sealamos el bloque de celdas que queremos copiar, es decir el bloque de origen. Una vez hecho activamos el men EDICIN/COPIAR. b) Sealamos el bloque en donde queremos que se copien los datos, es decir el bloque de destino. Una vez hecho activamos el men EDICIN/PEGAR. Para sealar 2 ms bloques a la vez: se seala el primero de los bloques y luego, mientras se presiona la tecla Ctrl, podemos sealar el segundo sin perder el anterior. COPIADO RPIDO: arrastrando el botn inferior derecho de la celda o bloque de origen. Ficha Alineacin

La ficha ALINEACIN del men FORMATO/CELDAS no solamente funciona para textos sino para valores (nmeros o frmulas), es decir: para contenidos de celdas. Las alineaciones horizontales son: izquierda, centrar, derecha. Las alineaciones verticales: se refieren a sobre qu extremo (superior o inferior) de la celda se recostar el contenido de la misma. Ajustar texto: Cuando esta Casilla de verificacin est activada para una celda, el contenido de la misma que no puede verse debido a su tamao deja de estructurarse en una nica lnea para hacerlo en dos o ms de ellas.

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Ficha Nmero

La ficha NMERO del men FORMATO/CELDAS slo se aplica cuando los datos contenidos en las celdas son valores (nmeros o frmulas). La categora Personalizada nos muestra un listado de todos los cdigos de formato de las dems categoras de la ficha. Se puede seleccionar alguno que sea similar al buscado y modificarlo en el cuadro Tipo. Una vez presionado el botn ACEPTAR de la ficha, el formato creado se agregar al final de la lista y estar slo disponible para el libro activo. Tipos de datos Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa: Texto Nmeros Frmulas Estos tipos de datos no pueden ser introducidos combinados dentro de una celda. Texto Llamamos texto a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Por defecto queda alineado a la izquierda de la celda. Nmeros Llamamos nmero o valor a un conjunto de caracteres numricos que se introducen en una celda. Nos referimos a los 10 dgitos numricos, separador decimal y los signos matemticos. Por defecto un valor queda alineado a la derecha de la celda. Las fechas y las horas son nmeros con un formato especial.

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Frmulas Llamamos frmula a una expresin del tipo matemtico que comienza con el signo igual (=). Las funciones son frmulas prediseadas por Excel. Las FUNCIONES responden a la siguiente estructura sintctica: =Nombre_de_la_funcin(Argumento 1;Argumento 2;.....;Argumento n) Los Argumentos son las variables que cada funcin necesita. Cada uno de ellos est separado del otro por un punto y coma (;) que es el carcter definido como Separador de listas en el Panel de control. Relatividad Cuando introducimos frmulas, y en ellas existen direcciones o nombres de celdas, estos estn expresados en trminos relativos. Ejemplo: realizamos una planilla de clculo con los siguientes datos y calculamos el promedio de los mismos:

Relatividad de contenidos Cuando se escribe una frmula no se deben incluir valores numricos como factores de una operacin matemtica que se realiza, sino las direcciones de celda donde se encuentran los valores numricos, ya que si necesitamos modificar un dato el cambio se har efectivo en el resultado de la frmula. En el ejemplo la celda C1 tiene formato 1,5 y contenido =(A1+B1)/2 No se deben confundir los contenidos de una celda con los formatos de ella. Relatividad de posiciones Cuando se escribe una frmula es muy importante la celda activa donde estamos ingresndola. Si queremos que el contenido (no el formato) se repita en otra celda necesitamos copiarla. En el ejemplo si queremos calcular el promedio para las C2, C3 y C4 no es necesario escribir nuevamente la frmula puede copiarse al hacer clic sobre la cruz negra que aparece al ubicarse en la esquina inferior derecha y arrastrar hasta C4. Automticamente cambiarn las filas.

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Otro ejemplo: Si hacemos una frmula en D2 y no en cualquier otra celda, cuando la celda D2 recibe el dato =B2+C2 interpreta lo siguiente: = 2 a la izquierda + 1 a la izquierda ya que B2 se encuentra 2 celdas a la izquierda de D2, y C2 a 1 celda a la izquierda de D2. Por esto si queremos hacer la frmula que le corresponde a D3 = B3+C3 no debemos introducirla a mano ya que es la misma que realizamos para D2. Es decir: en la celda D3 queremos la frmula =2 a la izquierda + 1 a la izquierda tal cual est escrita en D2. Absolutizacin Absolutizar celdas significa quitarle el concepto de Relatividad posicional a una direccin que se encuentra incluida en una frmula. Por ejemplo la celda A1, queda as: $A$1. El signo $ delante del nombre de la columna, y el signo $ delante del nombre de la fila (siempre referidas a la direccin de celda en cuestin) no altera el resultado para dicha celda, pero en el proceso de copiado y pegado evita que funcione la Relatividad posicional y la direccin de celda absolutizada queda fija en el bloque destino. Absolutizacin total: si ponemos dos signos $, uno para la columna A y otro para la fila 1. Absolutizacin parcial: consiste en agregar slo un signo $, a la fila o a la columna segn convenga. Recordemos que la absolutizacin quita la Relatividad posicional en el momento de copiar y pegar.

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