Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 1 de 6

PROCEDIMIENTOS

En toda organizacin se deben ejecutar una serie de acciones que respondan a las premisas, Qu?, Porqu? Quin?, Cmo?, Cundo? y Dnde?. La respuesta a muchas de ellas se encuentran definiendo los procedimientos que se deben adelantar como base para mejorar la calidad y oportunidad del servicio, propendiendo por la fijacin de estndares. Los procedimientos permiten precisar la forma de hacer algo, comprenden el Qu, Cmo y a Quin corresponde el desarrollo de la tarea, incluyendo los elementos tcnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el nmero y caractersticas del personal que interviene, entre otros. Los procedimientos se definen como el conjunto de especificaciones requeridas para cumplir una actividad perteneciente a un proceso y que vara de acuerdo a los requisitos y tipo de resultado esperado. IDENTIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Partiendo del concepto sistmico de proceso, donde del proceso se derivan las actividades, stas se rigen por los procedimientos y estos ltimos orientan las tareas, resulta sencillo una vez aplicada la metodologa propuesta en esta gua para la identificacin de procesos, proceder a definir que procedimientos sern necesarios para cumplir con el objetivo formulado al proceso. Este esquema se ve reflejado en la Figura 1, donde se desagrega el proceso en sus componentes. En toda organizacin existen una infinidad de procedimientos que por no estar asociados directamente a un proceso, generan duplicidades, cuellos de botella, aumento de costos, mala gestin, etc. Es por ello que el ejercicio fundamental ser el identificar con la mayor precisin los procedimientos que realmente soportan y permiten cumplir con xito el proceso.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 2 de 6

Concepto sistmico de proceso

Proceso Actividad Procedimiento Tarea

Figura 1

RELACIONES Y RESTRICCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS Son invocados mnimo por una actividad. Lo conforman como mnimo dos tareas. No pueden iniciarse sin previos requisitos. Generan productos intermedios que se constituyen en requisitos o insumos de otros procedimientos.

DESCRIPCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Se caracteriza esta actividad por la recoleccin de la informacin correspondiente a lo que cada persona realiza para el desarrollo o cumplimiento de su tarea diaria, teniendo en cuenta que cada tarea forma parte de un procedimiento y por ende de un proceso. Esta informacin se puede obtener de diversas fuentes como son: la que pueda tener la alta direccin, la que tengan todas y cada una de las reas o dependencias en sus labores diarias, la que se obtenga de reuniones al interior de la organizacin y la que hayan recolectado personas ajenas a la organizacin en asesorias prestadas para el mejoramiento interno.

Recopilado por: Liliana Ma. Galeano Zea

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 3 de 6

Para obtener los datos de las diversas fuentes se utilizan diferentes mecanismos como son las entrevistas a los funcionarios sobre el trabajo del da a da, las encuestas, la observacin directa, la recopilacin y revisin de estudios anteriores, entre otros. Para poder capturar estos datos es preciso recurrir a medios como formatos y equipos electrnicos que faciliten su procesamiento, as como su actualizacin. Para ello se han diseado formatos que ayudan en esta labor, logrando estandarizar la toma de datos y el procesamiento de la informacin en las entidades de la administracin pblica. Es importante destacar que los puntos de control que se identifiquen en cada proceso o procedimiento requieren de la formulacin de indicadores que permitan medir el cumplimiento o no de la actividad o tarea, segn corresponda.

REPRESENTACIN GRAFICA DE LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS: EL DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA La representacin grfica del proceso o procedimiento, se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecucin en forma ordenada; busca mostrar en forma dinmica y lgica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a travs de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en l. Caractersticas El flujograma es una herramienta de representacin grfica de gran importancia para el levantamiento, anlisis, diseo, mejoramiento y control de los procesos. Estandariza la representacin grfica de los procesos de trabajo Identifica con facilidad los aspectos ms relevantes del trabajo Facilita el anlisis y mejoramiento de los procesos, propendiendo por la eliminacin de trmites innecesarios, suprimiendo lo que no es esencial y simplificando lo que s es. Muestra la dinmica del trabajo y los responsables del mismo Facilita la ejecucin del trabajo Impide las improvisaciones y sus consecuencias

Recopilado por: Liliana Ma. Galeano Zea

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 4 de 6

Evita el desvo o distorsin de las prcticas de la empresa Provee elementos que facilitan el control del trabajo

VENTAJAS Describe en forma sencilla el paso a paso de cada proceso y complementa la descripcin literal, facilitando su consulta Engloba las acciones realizadas con el propsito de transformar la informacin de entrada en los resultados esperados Verifica el desarrollo real del proceso y representa objetivamente aquello que ocurre cotidianamente en la rutina normal de trabajo Facilita la comprensin rpida del trabajo Describe cualquier proceso, desde el ms simple hasta el ms complejo Permite la visualizacin rpida e integrada de un proceso, facilitando el examen de los pasos, la secuencia y las responsabilidades de los ejecutantes Identifica rpida y fcilmente los puntos dbiles y fuertes del proceso Propicia la visualizacin de la distribucin del trabajo entre los empleados y entre las dependencias

Recopilado por: Liliana Ma. Galeano Zea

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 5 de 6

SMBOLOS PARA EL DISEO DE PROCESOS TERMINAL: Indica la iniciacin y terminacin del procedimiento; ejemplo, busca informacin o archiva documento. OPERACIN: Describe la accin o actividad que debe desarrollarse; Ejemplo, transcribir el documento, revisar texto, pasar un comprobante de un sitio a otro. DECISIN O ALTERNATIVA: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condicin dada: Ejemplo, est correctamente diligenciado?, los documentos estn completos?. La tendencia es suprimir cada vez ms este smbolo dentro del proceso, considerando que este se disea de manera positiva. DOCUMENTO: Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el proceso y aporta informacin para que ste se pueda desarrollar, v. gr., una cuenta de cobro, la cdula de ciudadana, una orden de compra, etc. El nombre del documento debe aparecer en el smbolo. Los documentos solo se indican cuando aparecen por primera vez en el procedimiento para no recargar innecesariamente el flujograma.

CONECTOR: Es un smbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la interseccin de lneas. Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a travs de letras o nmeros insertos en el smbolo El conector puede asumir dos formas:
Recopilado por: Liliana Ma. Galeano Zea

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL ANTIOQUIA CENTRO DE SERVICIOS Y GESTIN EMPRESARIAL

Versin 1.0 Pgina 6 de 6

De rutina: Representa una conexin o enlace de un paso del proceso con otro dentro de la misma pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto un nmero. De pgina: Representa una conexin o enlace en un paso de final de pgina con otro paso en el inicio de la pgina siguiente, donde contina el flujograma. El smbolo lleva inserta una letra mayscula. SENTIDO DE CIRCULACIN DEL FLUJO DE TRABAJO: Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la secuencia del proceso.

Recopilado por: Liliana Ma. Galeano Zea