GUIA DE TRABAJO EXCEL_2007

CURSO DEL FASCINANTE MUNDO DE MICROSOFT EXCEL Las hojas de clculo son aplicaciones orientadas a realizar operaciones con datos numricos. Una hoja de calculo esta compuesta de filas y columnas que se cruzan para formar celdas en las que se introduce el dato. Las hojas de clculo o electrnicas surgen de la necesidad de reemplazar la utilizacin del lpiz y papel para la recopilacin, presentacin y clculos con datos numricos. Este tipo de aplicacin esta orientada a personas que necesiten mantener un registro de clculos financieros, estadsticos, contables o realizar operaciones matemticas complejas con la informacin contenida en las celdas de la hoja. Excel trabaja bajo el concepto de libro, es decir un archivo. Para Excel un archivo es un libro que consta de 16 hojas, 16384 filas y 256 columnas. El usuario puede manejar la informacin en cualquiera de las hojas del archivo o libro. Como entrar a Excel 1) Clic en el botn de inicio de la barra de tareas de Windows. 2) En el men que se despliega, elija la opcin Todos los programas y en el submen, seleccione Microsoft Office de este nuevo men seleccione Microsoft Excel y se presentar la ventana principal de Excel.

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ELEMENTOS DE LA VENTANA

DESCRIPCIN DE LOS ELEMENTOS DE LA PANTALLA

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PRINCIPALES PARA

TRABAJAR EN EXCEL

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ACCIONES PRINCIPALES PARA TRABAJAR CON EXCEL Manipulando celdas Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar. Seleccin de celdas Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel 2010, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Seleccin de una celda Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botn izquierdo del ratn. Seleccin de un rango de celdas Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste.

Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada. Operadores ms utilizados en las frmulas o funciones
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Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados. SIMBOLO DEL OPERADOR + * / ^ & = > < >= <= <> OPERACIN QUE REALIZA SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE EXPONENCIACIN UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Precedencia de los operadores Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

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En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel. SIMBOLO OPERACIN QUE DEL PRECEDENCIA REALIZA OPERADOR ^ * / + & = > < >= EXPONENCIACIN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO 1 2 2 3 3 4 5 5 5 5

<= <>

5 5

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evala, es aquella que va entre parntesis.

FORMAS DEL PUNTERO CRUZ BLANCA: sirve para seleccionar una celda

CRUZ NEGRA: permite copiar u autorellenar

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FLECHA: Indica que va a mover el contenido de las celdas

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CRUZ NEGRA CON FLECHAS HACIA DERECHA E IZQUIERDA: Amplia el tamao de las columnas: Flechas hacia arriba las filas:

TIPOS DE DATOS Texto Nmeros Formulas Fechas y horas

ENTRADA DE DATOS Se puede introducir texto, nmeros, fechas, formulas en cualquier celda de una hoja para ello: 1. 2. 3. Haga clic en la celda donde desea aparezca la informacin Introduzca el texto, nmero o frmula Presione <ENTER > o <TAB> o para aceptar la informacin o haga clic en el botn de aceptacin.

Tan pronto se comienza a escribir en las celdas, estas y la Barra de Frmulas quedan en modo de edicin y se mantiene mientras se escribe. Para cancelar una entrada de datos puede hacer clic en el botn de cancelacin ( ) o dar Esc COMO DESPLAZARSE EN EXCEL A travs de las barras de desplazamiento A travs de las flechas del teclado Con la ayuda del Mouse (cruz blanca)

RANGOS (BLOQUES) Los rangos en una hoja de calculo son la seleccin de un conjunto de celdas, las cuales pueden ser contiguas o no. Los rangos se identifican con la referencia de la primera celda separada por dos puntos de la celda final (A5: C10). LLENAR DATOS EN UN RANGO Una de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango, en vez de la forma habitual, es: Seleccionar el rango Escribir el dato de la primera celda
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Pulsar Intro Escribir el dato de la segunda celda... ...y as hasta el final del rango COMO CORREGIR LA INFORMACION DE UNA CELDA Doble clic dentro de la celda, se corrige, enter. BORRAR TODOS LOS DATOS DE LA HOJA Una opcin rpida para borrar todos los datos de una hoja sera cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos desperdiciar. Tambin podramos eliminar la hoja, pero un buen sistema sera el siguiente: Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas). Vers que toda la hoja queda seleccionada.

Pulsa la tecla Supr del teclado. Pulsa un clic en cualquier parte de la hoja para quitar la seleccin. La totalidad de los datos se han borrado.

FORMULAS En esta leccin comenzaremos a estudiar la parte ms importante de Excel, las frmulas . Una frmula es una expresin que introducimos en una celda y que relaciona valores y frmulas de otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas. SINTAXIS DE LAS FORMULAS Las formulas en Excel siempre empiezan con el signo IGUAL (=) y se va dando clic en las celdas a utilizar, seguidas del operador +, -, *, /, % etc. 1. 2. 3. 4. 5. Ubicacin donde desea el resultado teclear el signo = teclear la direccin de la celda o la constante indicada los pasos desde el 3 hasta el 4 son repetitivos Para obtener el resultado presione enter o el botn de aceptacin en la barra de formulas.
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Errores en los datos Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
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#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

FUNCIONES Una funcin es una frmula ya escrita y preparada para realizar clculos y simplificar el uso de frmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagnate sumar un rango de 200 celdas con una frmula del tipo =A1+A2+A3+A4... Existen funciones que realizan complejos clculos financieros, estadsticos, matemticos, etc., y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una frmula. Sintaxis de una funcin Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: = SUMAR.SI (A1:A200;>5500;B1:B200)
Signo igual Nombre de la funcin Argumentos separados por punto y coma y encerrados entre parntesis

SE COPIA LA FORMULA SIN DEJAR ESPACIOS ENTRE ELLA .

Las funciones en Excel agrupan en categoras, la biblioteca de funciones la encontrars en la ficha "Frmulas", en esta seccin hallars material que te ayudara a comprender mejor el uso de las diferentes funciones que usars con este poderoso programa.

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CREAR UNA TABLA. Se tiene una hoja en blanco de Excel y se va a realizar una tabla para ingresarle frmulas Se hace un clic con el mouse en donde comenzar la tabla y sin soltar se dirige hasta donde terminar, all se suelta el botn.

Estando seleccionadas las cantidades de columnas y filas deseadas en solapa Inicio (1), botn bordes (2), se aplica primero "Todos los bordes" (3); y luego "Borde de cuadro grueso" (4). As en lo seleccionado se realizan los bordes internos y externos de la tabla.

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FUNCIONES ESTADISTICAS
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