You are on page 1of 30

CONCURSO FONDOS CONCURSABLES 2012 BASES La Universidad Tecnolgica de Chile INACAP invita a participar en los Fondos Concursables 2012.

Estos fondos tienen el objetivo de fomentar el desarrollo del sello del alumno y su coherencia con el pilar estratgico Experiencia: deporte / vida sana, accin social y medio ambiente.

Lneas de Desarrollo Estudiantil El concurso tiene por objetivo financiar ideas y proyectos en reas especficas: 1. Accin Social i. Propuestas de accin social, voluntariado, ayuda a la comunidad. ii. Actividades que difundan y promuevan el respeto y cuidado del medio ambiente. 2. Deportes.
i. Promocin del deporte recreativo (talleres, exposiciones,

competencias).
ii. Ideas para promover alimentacin sana.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Observaciones:
-

Slo se financiarn proyectos que respeten los principios de la Institucin, as como las normas y reglamentos que la rigen.

La Institucin se reservar el derecho de estudiar la continuidad del proyecto, en caso de que alguno de sus integrantes perdiera su calidad de estudiante regular.

Los fondos asignados sern destinados de manera exclusiva para la adquisicin de insumos y materiales menores o traslados necesarios, en ningn caso ser para beneficio personal del equipo o alumno adjudicado. para la ejecucin del proyecto. En ningn caso se financiar honorarios para los ejecutores.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Categoras de Postulacin: Los alumnos podrn postular sus proyectos en distintas categoras: 1ra Categora: desde $1.500.000 a $3.000.000 2da Categora: desde $500.000 a $1.499.999 Micro fondos: hasta $499.000

Monto mximo de asignacin por Proyecto: La Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles (DNAE) se reserva el derecho de asignar libremente entre el o los proyectos ganadores el monto que considere apropiado a cada propuesta. No obstante, no se financiar un porcentaje superior al 80 % del costo total del proyecto. As tambin, la DAE se reserva el derecho de mantener o cambiar las condiciones iniciales del beneficio para los proyectos adjudicados. Esto ltimo se refiere a la posibilidad de suspender el fondo en caso de que se estime necesario.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Requisitos de Postulacin:

El proyecto debe acreditar el co-financiamiento efectivo o valorado del 20% restante que no financia el concurso y si corresponde, se deben presentar copia de las facturas y boletas equivalentes a este monto. De lo contrario, la valorizacin de mano de obra, donaciones u otras gestiones.

Completar los Formularios definidos en estas bases. Ser alumno vigente1 de cualquier programa de estudios de INACAP. No tener deudas pendientes con INACAP (biblioteca, matrcula, arancel, etc.). No tener situaciones acadmicas que puedan ser motivo de suspensin, anulacin, retiro o causal de eliminacin. Todos los alumnos antiguos del equipo deben haber aprobado al menos el 70% del plan de estudios entre el primer y ltimo semestre que est cursando.

Los alumnos nuevos podrn participar con la condicionalidad de que el gerente del proyecto sea un alumno antiguo y cumpla con el requisito sealado anteriormente.

No pueden participar alumnos de ltimo semestre, ni alumnos en prctica en la Oficina de Asuntos Estudiantiles. Un alumno no puede participar en ms de dos proyectos a la vez. Las propuestas deben ceirse fielmente a la Poltica de Fondos Concursables (Anexo 1).

Alumno Matriculado
Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Plazo de postulacin: El plazo de inscripcin se extiende entre el lunes 02 de abril a partir de las 18:00 horas hasta el jueves 31 de mayo a las 18:00 horas, impostergablemente, en las oficinas de Asuntos Estudiantiles de su respectiva Sede. Publicacin de resultados: El 27 de julio se informa al Directorio en Sede, los resultados de los proyectos que se han adjudicado fondos concursables, una vez evaluados cada uno por el Directorio mencionado anteriormente y la Comisin Evaluadora de la Casa Central. Si ningn proyecto cumple satisfactoriamente los requisitos, el concurso puede ser declarado desierto.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

ETAPAS CONCURSO FONDOS CONCURSABLES 2012 Los Fondos Concursables, comprendern 6 etapas: 1ra Etapa: Inscripcin de proyectos Los responsables del proyecto debern inscribir su proyecto y presentar una maqueta o descripcin de este, que contenga:

Objetivos: Metas o logros que desea alcanzar, efecto o impacto del proyecto. Contenido del Proyecto o evento: En qu consiste y cules son las actividades que realizar para la consecucin de los objetivos: lugar, duracin, personas involucradas, etc. Lnea de desarrollo y categora a la cual se postula, cuantificacin de recursos necesarios. Para ello debe llenar la carta Gantt correspondiente a su plan (ver anexo 6)

Organigrama: definicin de equipo de trabajo, responsable de cada funcin en el proyecto. Costos: Definicin de los gastos de operacin necesarios para la puesta en marcha del proyecto o evento, en una cuenta detallada similar a la que se propondr para la rendicin de gastos. En caso de compra de activos fijos, presentar 3 cotizaciones por cada uno.

2da Etapa: Elaboracin del proyecto Desde la fecha de inscripcin del proyecto hasta el jueves 21 de Junio, los alumnos debern elaborar el proyecto propuesto, para ser presentado el viernes
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

22 de junio hasta las 18.00 horas en la Direccin de Asuntos Estudiantiles de su respectiva Sede.

3ra Etapa: Preseleccin en Sede y Seleccin en Casa Central Una vez entregados los proyectos, el directorio evaluador de la sede citar uno por uno a los gerentes de cada grupo postulante para conversar presencialmente acerca de los proyectos. Los postulantes debern presentar un power point con su propuesta ante la comisin y responder las preguntas que los miembros deseen formular. El directorio de la sede estar compuesto por el Vicerrector de la sede (VRS), el Director Acadmico (DAC), el Director de Administracin y Finanzas (DAF), el Director de Asuntos Estudiantiles (DAE) y opcionalmente uno o ms Directores de Carrera asignado por la sede. El directorio deber preseleccionar, durante el mes de junio, segn criterios definidos en Anexo 3, un mximo de seis proyectos concursantes en su sede, considerando para ellos que las propuestas sean un aporte al Pilar Estratgico Experiencia INACAP de la sede, tomando en cuenta los siguientes aspectos: Apuntan al criterio Producto: o Originalidad de la propuesta. o Factibilidad de la implementacin. o Pertinencia respecto de la lnea de desarrollo escogida (Accin Social y/o Deporte).
o

Impacto en la comunidad.

Apunta a los criterios Calendario, Planteamiento del tema Nivel organizacin del Grupo y Cumplimiento aspectos formales
Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

o Eficiencia del uso de los recursos planificados.


o

Evaluacin y control de externalidades.

Apunta al criterio Financiamiento Asociado o Existencia de financiamiento compartido.

Finalizada la preseleccin de los proyectos en la sede, la comisin evaluadora debe remitir los proyectos preseleccionados a la Comisin Evaluadora de la Casa Central (martes 03 de julio de 2012 hasta las 17:00 horas envo fsico a la DNAE, incluyendo Anexo 3 Asignacin de Puntaje, segn corresponda a cada proyecto). Esta comisin esta compuesta por el Vicerrector Nacional de Sedes (VNS), Director Nacional de Asuntos Estudiantiles (DNAE) y Director de Egresados y Empleabilidad (DEE). Esta comisin adjudica los premios segn puntaje comparativo entre los proyectos de todas las sedes. 4ta Etapa: Entrega de fondos Tras la publicacin de los proyectos ganadores, entre el 01 y el 31 de agosto, se realizar la entrega del fondo adjudicado por cada proyecto. Los fondos se entregaran previa solicitud en la Direccin de Asuntos Estudiantiles de su Sede, por parte del gerente del proyecto, el cual debe estar matriculado en periodo primavera 2012, lo cual lo considera como alumno vigente y sin deuda con la Institucin. Este debe firmar la carta de compromiso (Anexo 4), la que establece que los recursos asignados sern destinados exclusivamente al cumplimiento de los objetivos previstos en el proyecto. 5ta Etapa: Ejecucin del proyecto.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

La ejecucin del proyecto se realizar preferentemente dentro del semestre primavera 2012, sin embargo, se puede extender al semestre siguiente siempre y cuando el alumno responsable siga cumpliendo con los requisitos expuestos en la postulacin. Dicha extensin debe contar con la aprobacin del Directorio de la Sede y debe hacerse segn calendario acordado entre los representantes de los proyectos adjudicados y el Directorio de la Sede. (Idealmente este escenario de extensin debe estar previsto al momento de postular el proyecto). La extensin mencionada, en ningn caso, podr exceder el semestre otoo 2013.

En la eventualidad que el proyecto no pueda llevarse a cabo en los plazos establecidos o sealados al momento de la adjudicacin, la comisin evaluadora de la sede estar facultada para suspender total o parcialmente los aportes que no se hayan entregado, o requerir del alumno que se devuelvan los fondos que no fueron utilizados. 6ta Etapa: Rendicin de gastos. Los gastos deben ser rendidos hasta un mximo de 10 das hbiles despus de terminada la actividad. La documentacin de la rendicin se entrega en la oficina de Asuntos Estudiantiles de cada Sede. Luego el Director o Jefe de Asuntos Estudiantiles debe revisarla y posteriormente hacerla llegar a la Direccin de Administracin y Finanzas (DAF) de la Sede para su cierre (ver procedimiento administrativo de los fondos (Anexo 7). Si el alumno no realiza rendicin de gastos en los tiempos que se estipula, queda condicionada su matricula al semestre siguiente, pues registrar deuda en su cuenta corriente, al momento de realizar dicha gestin.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

Junto a la rendicin de gastos, se debe entregar un informe de evaluacin del proyecto (mximo seis carillas tamao carta, letra arial 12, interlineado de 1,5 y justificado. En caso de informacin adicional, incorporar anexos). El alumno debe respaldar todos los gastos con boletas comerciales o facturas, segn convenga al tipo de proyecto. DEBEN SER EMITIDAS A NOMBRE DEL ALUMNO y EN NINGN CASO A NOMBRE DE LA UTC INACAP, CFT INACAP O IP INACAP. No se pueden rendir boletas de honorarios para as mantener transparencia y evitar la externalizacin en la realizacin de dicho proyecto. El dinero no puede destinarse a otro fin que no sea la realizacin del proyecto. No se rembolsaran gastos que no estn respaldados.

Sobre el co-financiamiento: el directorio deber aprobar la fuente de cofinanciamiento, independiente si es de carcter pblico o privado. Este co-financiamiento puede ser efectivo o valorado, y debe corresponder al menos al 20% del costo total bruto del proyecto.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

10

Consideraciones: Coordinacin del Concurso El concurso ser coordinado por la DAE de cada sede en relacin a la asignacin de los fondos. La supervisin de la ejecucin de los proyectos ganadores es responsabilidad del Vicerrector de Sede y del Director o Jefe de Asuntos Estudiantiles. Propiedad Intelectual y de los Bienes Adquiridos

Propiedad Intelectual: Los alumnos representantes de cada proyecto sern dueos de la propiedad intelectual que sean generados o creados mediante esta actividad, y de los cuales sean autores. Sin perjuicio de lo anterior, INACAP podr publicar o exponer parte o todos los productos

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

11

cuando lo estime conveniente, obligndose siempre a citar al autor de las obras correspondiente.

Bienes: Todos los activos fijos que sean adquiridos por la va de los presentes fondos sern propiedad de la Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles (independiente de la fuente de co-financiamiento). El alumno o grupo podr hacer el uso de ellos que ha proyectado, sin embargo, una vez concluido el desarrollo del proyecto la Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles dispondr del bien mencionado para el uso que determine libremente.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

12

ANEXO 1 POLTICA DE FONDOS CONCURSABLES.

FINANCIAMIENTO Y FONDOS Cada grupo es responsable de sus finanzas y de sus registros financieros. INACAP espera que este aspecto se maneje de forma responsable. La Institucin ofrece, a travs de Asuntos Estudiantiles, todas las herramientas y guas para el adecuado desempeo en esta rea. El procedimiento de rendicin est definido en el anexo 7. Un grupo beneficiado deber presentar un reporte financiero final, pudiendo ser objeto de una auditoria en cualquier momento. MECHONEO, DROGAS, ALCOHOL Est absolutamente prohibido, y es causal de retiro del reconocimiento de un grupo y de sus aportes financieros, la realizacin de cualquier actividad de iniciacin de miembros nuevos, denominada habitualmente mechoneo, que implique riesgos o daos para la persona, sean estos de cualquier naturaleza. As tambin, est expresamente prohibido el consumo de drogas y de alcohol en el marco de una actividad grupal dentro de la sede o en un evento institucional. AUTONOMA LOCAL Los grupos beneficiados mantendrn su independencia de cualquier grupo externo, no relacionado con INACAP. Por lo tanto, no podrn tener interdependencia institucional con grupos externos, siendo imperativo que cualquier decisin se tome de manera independiente, de modo de aportar con ello a una integridad mayor de INACAP.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

13

USO DE INSTALACIONES DE LA SEDE (salas, espacios abiertos, laboratorios, bibliotecas, etc.). Las instalaciones la sede estn a entera disposicin de los grupos beneficiados, siempre y cuando se soliciten a las autoridades como corresponde. El alumno representante de cada grupo es el responsable de velar por el uso adecuado de ellas y el respeto por las normas generales de la institucin, y debe evitar alterar el proceso normal de funcionamiento docente en la sede. USO DE LA IMAGEN DE INACAP Y PUBLICIDAD Los grupos ganadores deben respetar el uso de la imagen de INACAP, es decir, el logo actualizado. Est absolutamente prohibido hacer un uso de la imagen de UTC INACAP en Internet sin contar con la debida autorizacin de la Vicerrectora de Sede. Para todo vnculo o link se tiene que contar con la debida autorizacin. Las actividades propuestas por los grupos pueden ser publicitadas a travs de los medios oficiales de la Institucin. Est estrictamente prohibido realizar publicidad de eventos o temas no cubiertos por el proyecto y calendario aprobados. Por lo tanto, no se puede hacer publicidad ms all de la actividad misma. ASPECTOS PROTOCOLARES

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

14

Los proyectos ganadores pueden invitar a personalidades de la vida nacional, sin embargo, deben respetar las reglas que impone el protocolo, en orden a que es el vicerrector de la sede quien debe autorizar y recibir a las personalidades invitadas.

En caso de invitar a una personalidad la fecha, el lugar y el evento deben estar en pleno conocimiento y aprobado por la Direccin de la sede.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

15

ANEXO 2 FORMULARIO DE INSCRIPCIN

1.- Antecedentes Generales del Gerente del Proyecto) Nombres Apellido Paterno Apellido Materno

RUT

Carrera

Sede

Direccin

Comuna

Telfono

Correo Electrnico

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

16

2.- reas de Postulacin: Deporte Promocin del deporte recreativo y competitivo (talleres, exposiciones, competencias). Propuestas de accin social, voluntariado, ayuda a la comunidad. Accin Social Actividades que difundan y promuevan el respeto y cuidado del medio ambiente. 3.- Antecedentes del Proyecto: Ttulo del Proyecto: Duracin del Proyecto: Descripcin del Proyecto: (Seale mximo en una plana, letra arial 12, justificado, en que consiste la actividad a desarrollar)

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

17

Objetivos Generales y Especficos (Seale las metas o logros que desea alcanzar).

Costos y Flujos de Caja Proyectados (Seale en detalle los costos asociados y los montos solicitados).

Presupuesto Detallado (Ejemplo) ITEM Canti dad Valor Unitario Valor Total

Total Presupuesto

Organigrama Organigrama base recomendado


Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

18

Gerente del Proyecto

Subgerente de Finanzas

Subgerente de Mktg y Comunicaciones

Subgerente Operaciones

Tesorero

Contador

Diseador

Coordinador de Difusin

Cada proyecto debe tener un alumno gerente del proyecto (responsable), quien representara al equipo frente al directorio, y tambin quien deber llenar el formulario indispensable para la inscripcin (anexo 2). El representante no puede ser modificado pues ser el interlocutor valido para la Sede en caso de ser necesario (presentacin proyecto, estados de avances, rendiciones, etc.).

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

19

ANEXO 3 ASIGNACIN DE PUNTAJE

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

20

Criterios

Descripcin Se refiere a la de claridad los en el la

Grado de cumpli-miento

Planteamiento del Tema

planteamiento

objetivos,

metodologa escogida para alcanzarlos y el grado de cumplimiento de las bases. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Se refiere al grado de cohesin de los Nivel organizacin del Grupo participantes, el nivel de divisin de roles, funciones y tareas. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Considera la documentacin entregada, Cumplimiento Formales Aspectos la claridad en la estructuracin del proyecto y su presentacin oral ante la comisin. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Considera la planificacin, los aspectos relacionados con los eventos que se Calendario quieren organizar, las fechas, los 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Se valora los proyectos que tengan Financiamiento Asociado financiamiento decir, tiene propio mayor asociado, puntaje es el 7 8 9 10 requerimientos.

cumplimiento de este factor.


Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de 2 3 Estudiantiles 1 Asuntos 4 5 6

21

Producto

Se refiere al valor agregado que tiene el proyecto para la Institucin. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ANEXO 4 CARTA DE COMPROMISO

Santiago, ________________, de 2012

Yo,

, Rut,

, he recibido de parte de la

Universidad Tecnolgica de Chile INACAP la cantidad de $__________.(___________________________________________pesos) por concepto de adjudicacin del Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012. A travs de la presente me comprometo a utilizar este dinero otorgado exclusivamente para los fines estipulados en mi postulacin al Concurso de Desarrollo Estudiantil, alineado con lo establecido en sus Bases. As mismo, me comprometo a entregar dentro de los plazos estipulados el Formulario de Rendicin de Gastos correspondiente, a depositar el dinero sobrante, a adjuntar los comprobantes de depsito y a entregar el informe final de evaluacin del proyecto.

________________________________ Firma Beneficiario

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

22

ANEXO 5 INFORME DE RENDICIN DE GASTOS Nombre Proyecto Antecedentes del Alumno del Fecha de Realizacin

Nombre y Apellidos

Rut

Telfono

Fecha

Detalle Fondos Recibidos o Anticipos- Monto $ A

Fecha

TOTAL Detalle Gastos B

Monto $

TOTAL Fecha Detalle Depsitos C Monto $

TOTAL Fecha DIFERENCIA A- (B+C) Monto $

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

23

ANEXO 6 CARTA GANTT Favor ingresar en esta carta Gantt: La actividad que va a realizar, en orden cronolgico (cada columna corresponde a una semana dentro del mes). Actividades

Actividades

Actividades

ITEM

Canti Valor dad Unitario

Valor Total

Total Presupuesto ANEXO 7 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Procedimiento Administrativo Concurso de Desarrollo Estudiantil (Fondos Concursables Alumnos)

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

24

Objetivo: Definir el procedimiento de administracin de los fondos del Concurso de Desarrollo Estudiantil, la emisin y rendicin del dinero. I. Definiciones y Funcionalidades Gerente del proyecto: Corresponde al alumno cuyo proyecto ha sido seleccionado entre los ganadores por el comit y se ha adjudicado un monto en dinero para desarrollar una actividad de desarrollo estudiantil. Su labor principal consiste en liderar, gestionar y administrar el proyecto adjudicado, velando por el correcto uso del dinero y, una vez concluida la actividad, rendir los gastos con toda la documentacin de respaldo ante el coordinador de asuntos estudiantiles de su sede. Directorio Evaluador de la Sede: Est compuesta por el Comit Ejecutivo de la Sede, el Director de Asuntos Estudiantiles y opcionalmente un o ms Directores de Carrera. Su labor es preseleccionar, dirigir y asesorar a los candidatos de su sede, de acuerdo a los criterios establecidos en las bases. Comisin Evaluadora Casa Central: Est compuesta por el Vicerrector Nacional de Sedes; el Director Nacional de Asuntos Estudiantiles y la Directora Nacional de Egresados y Empleabilidad. Su labor es adjudicar los proyectos ganadores entre los preseleccionados de todas las sedes.

Director Nacional de Asuntos Estudiantiles: Integra la Comisin Evaluadora de la Casa Central y su labor consiste en elaborar las bases, difundir la actividad a
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012 Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

25

nivel nacional, coordinar la emisin centralizada de los correspondientes vales vista a los alumnos beneficiarios. Directo y/o coordinador de Asuntos Estudiantiles: Su labor consiste en coordinar la difusin de esta actividad, orientar a los alumnos interesados, integrar el Directorio Evaluador Sede y, al final del proceso, recibir las rendiciones de gastos de parte de los Beneficiarios, tras lo cual debe entregarla con su visto bueno, al Director de Administracin y Finanzas de su Sede. Director de Administracin y Finanzas: Una vez recepcionada la rendicin cancela parcial o totalmente, segn corresponda, el compromiso de deuda que el alumno mantiene en el sistema (SIGA) por concepto de Concurso de Desarrollo Estudiantil y registrar la deuda en sus cuentas corrientes. II. Fondos entregados por Inacap: Aprobacin y Emisin. Los fondos adjudicados por proyecto son aprobados por la Comisin Evaluadora de Casa Central. Se emiten centralizadamente como vales vista a nombre del gerente del proyecto, y se registran como un compromiso ms en su cuenta corriente en SIGA. III. Rendicin de Gastos Los gastos realizados por el gerente del proyecto debern ser rendidos y aprobados por el Director o Jefe de asuntos estudiantiles y, posteriormente, por el Director de Administracin y Finanzas. La rendicin de los gastos se deber realizar en el formulario anexo 5. ste consta de las siguientes secciones:

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

26

Detalle de Fondos Recibidos o Anticipos: En esta seccin se detallan los fondos recibidos por el Gerente del Proyecto. Detalle de los Gastos: En esta seccin se deben registrar todos los gastos realizados durante el desarrollo de la actividad, independientemente a la forma de financiamiento o pago.

La diferencia entre ambas secciones generar el saldo a favor o en contra de la Institucin. Los saldos a favor deben ser depositados directamente en la cuenta corriente recaudadora de las sedes.

IV. Sustentacin de los Gastos Los gastos deben ser sustentados con facturas o boletas, las que se deben emitir a nombre del gerente. Es importante resaltar que en ningn caso las facturas, boletas de ventas y servicios pueden ser emitidas a nombre de INACAP, pues quien contrata el servicio o compra los bienes es el alumno beneficiario. V. Pago del compromiso en SIGA El compromiso se cancela por la rendicin del gasto que debe ser ingresado por el DAF a travs de caja nica utilizando el medio de pago rendicin de fondos. El saldo se debe pagar en la caja sede utilizando las distintas formas de pago. El cajero deber entregar un comprobante de ingreso.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

27

VI. Contabilizacin La cuenta contable que se deber utilizar para el control de los fondos girados es 1106052 Fondos Concursables Alumnos. El procedimiento es el siguiente: 1. Para solicitar la emisin del vale vista se debe enviar la nmina a Finanzas Corporacin para que sean generados a cada uno de los alumnos. La Contabilizacin que ser generada es: 1106052 Fondos Concursables Alumnos Cuenta Banco Debe XXXXXX XXXXXX Haber

2. A continuacin Finanzas solicita a GST con la misma nmina del punto anterior que sean generados los compromisos correspondientes en SIGA para cada alumno. 3. El Director de Asuntos Estudiantiles deber confirmar que los compromisos estn generados en SIGA.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

28

4. Los alumnos debern rendir fsicamente los gastos efectuados contra el

fondo recibido en formulario del anexo 5 al Director de Administracin y Finanzas.


5. El DAF debe ingresar dicha rendicin a travs de caja nica utilizando el

medio de pago rendicin fondos. El saldo no utilizado de los fondos se debe pagar en caja utilizando las distintas formas de pago. El cajero deber entregar un comprobante de ingreso. La Contabilizacin que ser generada es: Haber Gasto de cada sede (donde se encuentre el Ppto.) Caja (si existe devolucin) XXXXXX XXXXXX Debe

1106052 Fondos Concursables Alumnos XXXXXX 6. La rendicin anterior debe dar por pagado el compromiso generado en contra del alumno del punto 2. 7. Todos los Fondos Concursables Alumnos deben quedar rendidos dentro del ao comercial en el que fueron otorgados. No podrn quedar saldos pendientes al 31 de Diciembre para el cierre del balance anual.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

29

8. Cada una de las sedes ser responsable de enviar mensualmente a la

Gerencia de Servicios Contables el anlisis de la cuenta 1106052 Fondos Concursables Alumnos, an cuando sta no haya tenido movimientos.

Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2012

Direccin Nacional de Asuntos Estudiantiles

30

You might also like