SISTEMAS DE INFORMACIN, APLICACIN EN EMPRESAS.

Ing. Danny Dumnigo Bentez

Universidad Central Marta Abreu de las Villas danny@rplacetas.icrt.cu

Resumen En el presente artculo se lleva a cabo una investigacin acerca de los sistemas de informacin haciendo nfasis en su aplicacin en los distintos niveles empresariales. Se abordan conceptos tpicos de esta rea y su relacin con las Nuevas Tecnologas de la Informtica y las Comunicaciones y como ambas disciplinas han encontrado puntos en comn que las colocan en la preferencia de las empresas alrededor del mundo para gestionar de manera correcta su informacin. Palabras Claves: Sistema, informacin, informtica, gestin de informacin, empresa, organizacin.

Abstract In this article is shown an investigation about the information systems, make a special emphasis y their application in the different level of an organization. There is an approach to some important concepts and the relationship between this discipline and the New Informatics and Communication Technologies and how using both fields the organizations manage their information in a correct way. Key Words: System, information, computation, information management, organization.

Introduccin Desde el comienzo mismo de la evolucin del hombre la informacin ha jugado un papel fundamental en la vida de este y ha evolucionado paralela y conjuntamente hasta convertirse en parte indispensable e indiscutible de nuestra rutina diaria a todos los niveles. A medida que creca gradualmente la importancia de la informacin, tambin variaba la manera en que esta se gestionaba y tramitaba, llegando incluso a crear disciplinas estrictamente destinadas al estudio de la misma, enfatizando esta rea como un importante espacio, necesariamente relacionado a otras disciplinas como son los estudios de administracin, por citar un ejemplo, por lo que ha llegado la gestin de la informacin a convertirse, en la actualidad, en una materia enseada en las universidades y escuelas ms grandes y prestigiosas del planeta, as como en parte indisoluble de la mayora de las empresas a nivel mundial. En el seno del progreso nacieron los Sistemas de Informacin (SI), siendo estos hasta hoy da los ms favorecidos por las empresas y organizaciones para gestionar su propia informacin. Actualmente los Sistemas de Informacin apoyados en herramientas informticas han alcanzado un gran auge, a tal punto de casi desplazar a los tradicionales formatos sobre papel. Algunos de los elementos ms importantes son los datos, la informacin y el conocimiento; entidades que suponen la materia prima de los sistemas de informacin en las organizaciones.

SISTEMA, SISTEMA DE I NFORMACIN Y SISTEMA DE INFORMACIN INFORMTICO.

Teniendo entonces una idea clara de los conceptos, relaciones y diferencias entre datos, informacin y conocimiento, se hace entonces importante, mencionar algunos conceptos tales como sistema, sistema de informacin y sistema de informacin informtico ya que aunque sus definiciones puedan parecerse e incluso superponerse poseen mnimos detalles que marcan la diferencia. Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola en su edicin vigsimo segunda la palabra sistema significa Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto. Es importante enfocarnos en una palabra determinante en este concepto: ordenadamente, los autores Stair y Reynolds (1999) nos dan un panorama de la importancia de este vocablo dentro de la definicin: la forma en que estn organizados o dispuestos los distintos elementos de un sistema se llama configuracin y ms tarde conocer el propsito o resultado que se desea obtener de un sistema es el primer paso en la definicin de la manera en que se configurarn sus elementos por lo tanto la salida de nuestro sistema estar intrnsecamente relacionada con la configuracin del mismo. Tomando como base este simple pero general concepto de lo que es un sistema podemos centrarnos en dialogar sobre que es un sistema de informacin, y aunque su definicin quizs no diste mucho de la anterior es ms acorde con los objetivos de este trabajo y nos ofrece una idea ms especfica de lo que en realidad estamos buscando. Los SI han sido conceptualizados por distintos investigadores y expertos del rea, Laudon y Laudon (2004) los definen como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de una organizacin.

Una definicin mucho ms concreta nos ofrecen los autores Whitten, Bentley y Dittman (2004), quienes catalogan un sistema de informacin como un conjunto de personas, datos, procesos y tecnologa de la informacin que interactan para recoger, procesar, almacenar y proveer la informacin necesaria para el correcto funcionamiento de la organizacin. Entonces, podemos extraer de dichos conceptos los elementos fundamentales de un sistema de informacin: Informacin: La informacin es la base, la materia prima sobre la cual se mueve todo el engranaje de un sistema de informacin, es todo lo almacenado, procesado y distribuido en la organizacin por el sistema. Las personas: Son los encargados de interactuar con la informacin, quienes la introducen, utilizan y valoran su importancia en las distintas tareas relacionadas con esta. Medios para la interaccin con la informacin: Activos tangibles e intangibles de interaccin con los usuarios para el tratamiento de la informacin, pueden ser archivos, documentos, hardware, software, redes de comunicacin, intranets, etctera. Normas y/o tcnicas de trabajo: Mtodos utilizados por las personas y las tecnologas para desarrollar sus actividades. Este ltimo concepto expresa tambin la sntesis de un sistema de informacin informtico, o basado en computadora cuando coloca como parte de sus elementos la utilizacin de las ventajas ofrecidas por las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) para dar un tratamiento automtico a lo procesos de entrada, procesamiento y distribucin de la informacin. Los sistemas de informacin informticos pueden ser un subsistema del sistema de informacin general o ese ltimo puede basarse completamente en las tecnologas informticas para dar cumplimiento a las metas propuestas.

Los sistemas de informacin basados en computadoras son llamados a menudo la infraestructura tecnolgica de una organizacin, que le sirve de fundamento a esta, Stair y Reynolds (1999). Los sistemas de informacin informticos cuentan con algunos elementos adems de los que poseen sus pares manuales: Hardware: Todas las piezas fsicas de la computadora y sus perifricos, dgase teclado, monitor, tarjeta madre, y los dems elementos que conforman el equipo. Este equipamiento es utilizado para llevar a cabo las tareas de entrada, procesamiento y salida. Software: Son los programas de computacin mediante los cuales se dirige las operaciones de una computadora. Bases de Datos: Una Base de Datos es una coleccin de datos organizados en celdas. Este elemento se encuentra entre los ms importantes de un sistema de informacin informtico. Redes: Se denomina as a la interconexin entre computadoras u otros equipos informticos para hacer posible la comunicacin electrnica, este elemento es muy importante ya que puede ser determinante en la efectividad del sistema de informacin informtico. Muchos sistemas de informacin inicialmente han surgido sin el beneficio de la computacin, aunque despus han evolucionado hacia esta, cabe mencionar que si el sistema de informacin original es defectuoso la simple automatizacin de este no garantizar un mejor desempeo, sino que en todo caso se elevar el impacto de los errores. Aunque sin duda alguna, una buena implementacin de la migracin aumentar el beneficio desde el punto de vista de la eficacia, eficiencia y efectividad, teniendo en cuenta que se considera eficaz si aporta la informacin necesaria para la organizacin, eficiente si realiza sus operaciones con la menor utilizacin de recursos humanos, econmicos y tecnolgicos posibles y efectivo si la informacin llega en el momento oportuno.

Como se pudo observar para los sistemas de informacin existen diversas definiciones avaladas por expertos como correctas, algunas de ellas los abordan desde distintos puntos de vista y aaden o sustraen (teniendo en cuenta el tipo de sistema de informacin) funcionalidades especficas, pero en general todas concuerdan en que adems de apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, a visualizar asuntos complejos y a crear productos nuevos. Laudon y Laudon (2004), o a sustentar el desarrollo y coordinacin del resto de actividades de la cadena de valor empresarial y contribuir al logro de los objetivos empresariales. LpezHermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera (2006).

SISTEMAS DE INFORMACIN INFORMTICOS EN LA ORGANIZACIN.

En nuestro entorno se hace evidente que los sistemas basados en computadoras desde hace unos aos han tenido un uso creciente en la gestin de la informacin, y consecuentemente la utilizacin de estos sistemas trae consigo incesantes cambios en la manera de trabajar de las organizaciones. El colectivo de autores conformado por Lpez-Hermoso, Montero, MartnRomo, De Pablos, Izquierdo, y Njera, en su libro Direccin y gestin de los sistemas de informacin en la empresa nos muestran lo entrelazados que estn los sistemas de informacin y las organizaciones: los sistemas de informacin son parte inherente a las organizaciones. () los elementos que forman unos y otras son prcticamente los mismos recursos tcnicos, materiales y humanos, y mtodos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos. Como se mencion anteriormente los sistemas de informacin basan su trabajo principalmente en cuatro actividades: recoleccin o entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de datos, estas caractersticas pueden describirse de manera ms detallada: Entrada: Se denomina as a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del interior de la organizacin como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o automtica, pero de la validez que contengan dichos datos depender en gran medida la veracidad y exactitud de la informacin de salida. Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta informacin en algn medio para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y complejas bases de datos. Procesamiento: Supone la conversin de los datos en salidas tiles para los interesados, este proceso se lleva a cabo mediante clculos, anlisis y operaciones que pueden variar su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento tambin puede llevarse a cabo de manera manual o automtica.

Salida: Se entiende como salida en este caso la transferencia o distribucin de la informacin procesada previamente, al personal que la utilizar o a las actividades para las que se utilizar. Casi siempre la salida de un sistema de informacin viene en forma de documentos y/o reportes.

Este ciclo se completa con un quinto paso descrito como retroalimentacin, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada, en caso de errores existe la necesidad de corregir estos, incluso no solo los datos de entrada, sino tambin algn proceso que no satisfaga total o parcialmente la informacin de salida deseada o esperada.

Fig. 1. Componentes de un sistema de informacin. Adaptado de Stair y Reynolds (1999). Los sistemas de informacin se basan en estos pasos fundamentales para llevar a cabo sus metas, pero las organizaciones donde operan son diversas y por lo tanto la forma en que son llevados a cabo estos pasos varan de una a otra, lo que hace dichos sistemas tambin diversos. Las organizaciones adems no tienen el mismo acceso a la tecnologa, lo cual representa otro aspecto en el cual difieren los sistemas de informacin sobre los cuales se sustentan y dentro de la misma organizacin existen diferentes niveles donde se persiguen objetivos diferentes, residen intereses distintos y se realizan dismiles actividades, lo que ha llevado a crear, hasta el momento, sistemas de informacin especializados. Existen sistemas de informacin dentro de las organizaciones que poseen caractersticas propias y son por lo tanto destinados a personal especfico

dentro de la empresa u organizacin, basndose en el modelo de la pirmide organizacional Laudon y Laudon (2004) describen y enmarcan estos en los distintos niveles de dicha pirmide. Sistemas a nivel operativo: Apoyan al personal en las actividades y transacciones elementales de la empresa. Llevan a cabo de manera automatizada los procesos ms bsicos de la organizacin que se caracterizan por ser iterativos y ordinarios. Son considerados productores de informacin inmediata altamente precisa y muy detallada para el resto de los sistemas. (Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006). Sistemas a nivel tctico: Ya que en este nivel se toman ms decisiones de gestin los sistemas ubicados aqu permiten procesar los datos

proporcionando informes a los niveles directivos tcticos o de administracin, (Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006) para facilitar la toma de decisiones. La informacin que proveen tiene las caractersticas de seguir siendo precisa y prcticamente inmediata, aunque estos sistemas carecen de capacidad de anlisis y no son muy flexibles ya que los reportes que difunden estn previa y estrictamente definidos. Sistemas a nivel estratgico: Estos se nutren bsicamente de la informacin de los sistemas que los preceden en la pirmide organizacional, permiten adems incluir datos externos a la organizacin y realizar seguimiento a datos crticos. Apoyan a los directivos a enfrentar y solucionar aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo, adems ayudan a estos a resolver las crisis a las que se tengan que enfrentar su organizacin. Lo ms relevante e interesante de estos sistemas es que poseen una gran capacidad para condensar datos de muchas y muy diversas fuentes de manera muy visual. (Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, MartnRomo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, 2006), es decir que adems de informes y reportes estos sistemas basan sus salidas de informacin principalmente en grficas, imgenes, y archivos visuales, los cuales dado su capacidad analtica, pueden enfocar desde diferentes perspectivas.

Fig. 3. Sistemas de Informacin en la pirmide organizacional segn Laudon y Laudon (2004). Imagen adaptada de Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, MartnRomo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera (2006). Como se puede apreciar los SI estn diseados y desarrollados para apoyar principalmente las reas funcionales en las que operan, aunque esto no los limita de interactuar entre s por medio de interfaces, logrando de esta manera un ahorro de recursos, tanto tecnolgicos como humanos y econmicos. Se han identificado hasta el momento seis diferentes tipos de SI, que a decir de los investigadores de esta rea fueron excelentemente definidos por Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon y existen distribuidos a lo largo de la pirmide organizacional. Estos diferentes sistemas pueden contener un sinnmero de mdulos para su correcto funcionamiento dependiendo de diversos factores como la necesidad de su existencia, as como de la dependencia o acceso a las tecnologas de la informacin y las comunicaciones que tenga la empresa. Estos seis tipos de SI son: 1- Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS). Estos suelen sustituir los procedimientos manuales de una empresa por otros

basados enteramente en computadora, es el ms comn. Entre algunas de sus caractersticas se encuentran: son intensivos en sus entradas y salidas, apoyan principalmente al nivel operativo de la empresa y sus beneficios son visibles rpidamente ya que reducen tiempo de operaciones y actividades rutinarias dentro de la organizacin. 2- Sistemas del Trabajo del Conocimiento (KWS). Este tipo de sistemas son los encargados de apoyar a los trabajadores que manejan informacin para la creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa, por ejemplo contadores e ingenieros. 3- Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS). Este tipo de sistemas esta concebido para ayudar a aquellos que procesan la informacin, dgase secretarias o archivistas, y algunos ejemplos son los

procesadores de texto, hojas de clculo, agendas electrnicas y ayudan a incrementar la productividad de dichos trabajadores. 4- Sistemas de Informacin Gerencial (MIS). Estos sistemas son utilizados bsicamente para apoyar el nivel administrativo de la empresa. Son empleados en el proceso de planificacin, control y toma de decisiones proporcionando informes o resmenes acerca de las actividades rutinarias de la organizacin. 5- Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS). Este tipo de sistemas tienen la caracterstica principal de ser muy interactivos y analticos, ya que estn diseados, como su nombre lo indica, para apoyar las partes implicadas en la toma de decisiones. Son de vital importancia a la hora de la resolucin de problemas no estructurados que contengan diferentes datos y modelos, por ejemplo, anlisis de costos y anlisis de beneficios. 6- Sistemas de apoyo a Ejecutivos (ESS). Estos sistemas se sitan en el nivel estratgico de la organizacin, y son utilizados por la alta direccin de las empresas para trazar estrategias generales a seguir.

Otros autores, como es el caso de Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, MartnRomo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera, agregan a estos seis tipos de sistemas los Sistemas de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP), mientras que Pignani, aaden tambin los Sistemas Expertos (SE). Los ERP a decir de los primeros autores, son sistemas de informacin integrales, que permiten la ejecucin y automatizacin de los procesos de negocio de todas las reas funcionales de un modo coordinado () estos sistemas necesitan de una plataforma de tecnologa de la informacin comn para toda la empresa. En tanto los Sistemas Expertos segn Pignani se derivan de la Inteligencia Artificial, y tienen la capacidad experta de solucionar problemas aplicando las tareas especificas del conocimiento. Apoyan de esta manera la toma de decisiones del grupo de expertos en conocimiento dentro de la organizacin. Entre los beneficios de los Sistemas Expertos se encuentran a decir del mismo autor: 1- Calidad mejorada de la toma de decisiones. 2- Preservacin de la experiencia. 3- Ahorro de costes internos. Todos los sistemas de informacin aunque estn diseados para apoyar niveles especficos se relacionan entre s dentro de la organizacin, la informacin generada por unos en la base de la pirmide es la materia prima de los otros en la cima, por lo tanto si no existe una adecuada relacin y comunicacin entre ellos los flujos informativos se romperan o no llegaran all donde fueran necesarios Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera (2006). Se logra, adems, con este intercambio de informacin, el objetivo apoyar de manera ms profunda las metas y tareas principales dentro de la empresa, ya que en la actualidad existen diferentes factores internos y externos a la organizacin que conllevan a la creacin de procesos que implican cada vez ms distintas reas funcionales.

Para lograr una verdadera relacin entre los SI antes mencionados es necesaria la integracin de los mismos, lo que, resumiendo lo expuesto por Lpez-Hermoso, J, A, Montero, S, Martn-Romo, C, De Pablos, V, Izquierdo, J, Njera significa: 1- Que los sistemas integrados estn coordinados y debidamente comunicados 2- Que se entiendan a nivel de software y el hardware comn no sea incompatible 3- Un mismo dato debe ser accesible por distintos sistemas 4- Las modificaciones en alguno de ellos no influya negativamente en los dems La integracin de los sistemas de informacin existentes dentro de una empresa permite, por lo tanto, respuestas rpidas y acertadas a problemas y cambios del entorno, y le da a la empresa la posibilidad de funcionar como un todo flexible ante ellos. Todos los factores antes expuestos llevan al rotundo xito o al inevitable fracaso en la implantacin de uno o varios SI dentro de la empresa, Alejandro Hernndez Trasobares en su artculo Los sistemas de Informacin: Evolucin y Desarrollo define varias causas que dan al traste con todo el proceso de implantacin y hacen que los esfuerzos sean en vano: 1- Falta de concordancia entre los sistemas de informacin y la estrategia empresarial: Esto ocurre porque muchas organizaciones continan viendo los sistemas de informacin como meros instrumentos laborales sin valorar las ventajas estratgicas que estos representan. 2- Escaso apoyo de la administracin: Debe existir una predisposicin al cambio en la organizacin empresarial si el SI lo requiere, la administracin debe percibir que estos sistemas constituyen un arma estratgica.

3- Mala identificacin de las necesidades de la informacin: Se debe realizar un estudio que arroje resultados reales acerca de la necesidad de informacin que tenga la empresa antes de implantar

inadecuadamente cualquier sistema de informacin. 4- Escaso envolvimiento o influencia del usuario final: Cuando se va a disear el sistema debe tenerse en cuenta la opinin del usuario final, lo cual adems, motiva a colaborar al mismo durante el proceso desarrollo del sistema. 5- Nula formacin del personal: Se requiere siempre la realizacin de actividades dedicadas al aprendizaje del personal acerca de las nuevas herramientas a utilizar. Estas causas, entre otras, como se mencion anteriormente, pueden llegar a hacer fracasar meses e incluso aos de investigacin y desarrollo, arruinar inversiones, defraudar las esperanzas de todo aquel que se vio envuelto en el proceso de creacin del software y lo que es ms importante a nivel empresarial, frustran las posibilidades de aprovechar las ventajas de los sistemas de informacin en la organizacin.

Conclusiones Con los elementos expuestos en este artculo se alcanz un entendimiento de los conceptos relacionados a los sistemas de informacin, sus caractersticas y de manera general una idea de cmo estos funcionan dentro de las organizaciones y proveen de ventajas a las mismas. Se logra una conceptualizacin de los sistemas de informacin de manera general hasta la especfica, el uso de estas especificaciones y las inmensas ventajas que ofrecen en los niveles dentro de la organizacin, as como su flexibilidad dentro de dichos niveles y de una manera ms general en la vorgine social que rodea a la empresa.

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