Buscar valores en una lista de datos

Supongamos que desea buscar la extensin telefnica de un empleado utilizando su nmero de identificacin, o el porcentaje correcto de una comisin correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar informacin concreta en una lista de forma rpida y eficaz, y comprobar automticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar clculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados.

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARV. Ejemplo Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

1 2 3 4 5 6 7 8

A Nmero identificacin ID-34567 ID-16782 ID-4537 ID-1873 ID-3456 ID-5678 Frmula de

B Apellido

C Nombre

D Extensin

Davolio Fuller Leverling Peacock Buchanan Suyama Descripcin (resultado)

Nancy Andrew Janet Margaret Steven Michael

5467 3457 3355 5176 3453 428

=BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO)

Busca el nmero de identificacin, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355).

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARV.
IMPORTANTE

Este mtodo slo funciona si los valores de la primera columna estn ordenados en sentido ascendente.

Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez

Agosto de 2011

Ejemplo En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

1 2 3 4 5 6 7

A Frecuencia 4,14 4,19 5,17 5,77 6,39 Frmula =BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO)

B Color rojo anaranjado amarillo verde azul Descripcin (resultado) Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde).

Para obtener ms informacin acerca de cmo usar esta funcin, vea Funcin BUSCARV.

Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARH. Ejemplo Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez

Agosto de 2011

1 2 3 4 5 6

A Estado En existencias En el pedido Pedido auxiliar Frmula =BUSCARH("Pernos", FALSO) A1:C4, 3,

B Ejes 4 5 6 Descripcin (resultado) Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que est en la misma columna (10).

Pernos 9 10 11

Para obtener ms informacin acerca de cmo usar esta funcin, vea Funcin BUSCARH.

Buscar valores horizontalmente en una lista utilizando una coincidencia aproximada

Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARH. Este mtodo slo funciona si los valores de la primera fila estn ordenados en sentido ascendente.

IMPORTANTE

Ejemplo Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.

1 2 3

A 10000

B 50000

C 100000

D Volumen de ventas Tasa

,05 Frmula =BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO)

,20 Descripcin (resultado) Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%).

,30

NOTAS 3 Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez Agosto de 2011

La tasa y el nmero devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentaje .

El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Formato de nmero de contabilidad .

Para obtener ms informacin acerca de cmo usar esta funcin, vea Funcin BUSCARH.

Crear una frmula de bsqueda utilizando el Asistente para bsquedas

El Asistente para bsquedas crea la frmula de bsqueda basndose en los datos de una hoja de clculo con rtulos de filas y columnas. El Asistente para bsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para bsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las frmulas que crea. 1. 2. Haga clic en una celda del rango. En la ficha Frmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar. Si el comando Buscar no est disponible, tendr que cargar el programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) Asistente para bsquedas. Cmo cargar el programa de complemento Asistente para bsquedas 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office haga clic en la categora Complementos. 2. 3. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuacin, en Ir. En el cuadro de dilogo Complementos disponibles, active la casilla de verificacin situada junto a Asistente para bsquedas y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Siga las instrucciones del Asistente. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin,

Buscar valores verticalmente en una lista utilizando una coincidencia exacta

Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR. Ejemplo Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez

Agosto de 2011

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A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Frmula

B Recuento 38 25 41 40 Descripcin (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).

=INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2)

La frmula utiliza los siguientes argumentos.

Frmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (funcin INDICE)

A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores. COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la funcin COINCIDIR determina el nmero de fila. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de bsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la funcin COINCIDIR. 2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada ms a la izquierda es 1. Para obtener ms informacin sobre cmo usar estas funciones, vea Funcin INDICE y Funcin COINCIDIR.

Buscar valores verticalmente en una lista de tamao desconocido utilizando una coincidencia exacta
Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR. Utilice este mtodo cuando los datos estn situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuntas filas de datos devolver el servidor y la primera columna no est ordenada alfabticamente. Ejemplo

Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez

Agosto de 2011

Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.

IMPORTANTE

Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.

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A Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Frmula

B Recuento 38 25 41 40 Descripcin (resultado) Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).

=DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1)

La frmula utiliza los siguientes argumentos.

A1: celda superior izquierda del rango, tambin denominada celda inicial. COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la funcin COINCIDIR determina el nmero de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de bsqueda. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de bsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la funcin COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango. 1: nmero de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de bsqueda.

Para obtener ms informacin sobre cmo usar estas funciones, vea Funcin COINCIDIR y Funcin DESREF.

Preparado por: Ing. Roberto Hernndez Chvez

Agosto de 2011