CEPAL, Unidad de Servicios de Informacin

Unidad de Servicios de Informacin

Manual de estilos y procedimientos

Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe

Manual de estilos y procedimientos

Manual de estilos y procedimientos Unidad de Servicios de Informacin, CEPAL

Las ilustraciones utilizadas en este Manual forman parte de la coleccin Smbolos de progreso, serie de iconos dibujados en 1966 por Emilio Duhart, arquitecto del edificio Sede de la CEPAL en Santiago de Chile.

Publicacin de las Naciones Unidas LC/L.1893 Copyright Naciones Unidas, febrero de 2004. Todos los derechos reservados Impreso en Naciones Unidas, Santiago de Chile

La autorizacin para reproducir total o parcialmente esta obra debe solicitarse al Secretario de la Junta de Publicaciones, Sede de las Naciones Unidas, Nueva York, N. Y. 10017, Estados Unidos. Los Estados Miembros y sus instituciones gubernamentales pueden reproducir esta obra sin autorizacin previa. Slo se les solicita que mencionen la fuente e informen a las Naciones Unidas de tal reproduccin.

Este manual se termin de imprimir en Santiago de Chile en febrero de 2004 y se encuentra disponible en formato pdf en el sitio web de la CEPAL: www.eclac.cl

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ndice

Captulo 1 Labores habituales de la Unidad de Servicios de Informacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elaboracin de comunicados de prensa ............ Campaas de envo de documentos y publicaciones ........................................................ Elaboracin de entrevistas por parte de los Servicios de Informacin ..................................... Atencin de solicitudes de periodistas .............. Atencin de solicitudes de pblico en general . Administracin de los contenidos del sitio web de la CEPAL .......................................................... Recoleccin y archivo de recortes de prensa .... Asuntos de la Sede de las Naciones Unidas (Nueva York) ......................................................... Actividades de carcter administrativo ............. 10. Actividades y eventos especiales ....................... 13 14 15 11 12 9 9 10 5 8

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11. Administracin de pginas en la Intranet de la CEPAL .................................................................... 12. Entrega de noticias al Secretario Ejecutivo y Divisiones .............................................................. 13. Campaas de envo de columnas de opinin ... 14. Administracin del archivo de videos ............... Captulo 2 Elaboracin del boletn Notas de la CEPAL ......... Anexo 1 Utilizacin de Internet e Intranet ............................. Anexo 2 Procedimiento para las visitas y fotografas del edificio de la CEPAL ......................................... 22 23 24 21

25

29

33

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Captulo 1

Labores habituales de la Unidad de Servicios de Informacin

1
Elaboracin de comunicados de prensa

a.

Los periodistas de la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL elaboran peridicamente comunicados de prensa sobre los eventos que involucran al organismo, a peticin de las Divisiones o Unidades interesadas. Cada Divisin o Unidad comunica a esta oficina, a travs de su supervisor o director, con al menos una semana de anticipacin su solicitud para realizar una difusin de prensa del evento que est organizando. Este plazo aumenta a varias semanas en el caso de lanzamientos de los informes peridicos institucionales (flagships) o de realizacin de conferencias o reuniones de gran envergadura, que involucren una preparacin muy acuciosa. La Unidad slo escribe comunicados relacionados con actividades de la CEPAL, de las Naciones Unidas, o de la sede de la ONU en Chile, cuando corresponda, o en las que la institucin tiene una participacin relevante, aunque no sea la organizadora principal. Por reglamento de la sede central de la ONU en Nueva York, no es posible atender solicitudes de personas ajenas a la CEPAL (aunque tengan relacin con alguno de sus funcionarios) que quieran utilizar los recur-

b.

c.

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sos de la Unidad de Servicios de Informacin para difundir actividades propias o emitir declaraciones que puedan comprometer los principios editoriales por los cuales se rige la CEPAL. d. Todos los comunicados de prensa se basan exclusivamente en la lnea editorial dictada por la Secretara Ejecutiva de la CEPAL y no pueden apartarse de los principios rectores que sustentan a la organizacin. Por lo mismo, utilizan un lenguaje acorde con el resto de las comunicaciones de las Naciones Unidas, tratando siempre de despertar el inters de los medios de comunicacin de la regin, que son nuestros principales usuarios del servicio. Todos los comunicados son revisados y aprobados por los responsables del evento que se quiera difundir (director de la Divisin, jefe de un proyecto o informe especfico). Cuando se trata de eventos institucionales, que involucran a la totalidad de la CEPAL, la aprobacin viene directamente de la Secretara Ejecutiva o, en su ausencia, de los responsables inmediatos: Secretara Ejecutiva Adjunta, Secretara de la Comisin. Una vez aprobados, todos los comunicados de prensa se envan a nuestros listados de medios de comunicacin va electrnica (e-mail) y fax, en espaol e ingls. Ocasionalmente, para eventos especiales, pueden hacerse traducciones al portugus. Asimismo, algunos comunicados de inters slo local pueden no traducirse al ingls. De manera simultnea, todos los comunicados son ingresados al sitio web de la CEPAL, siguiendo las instrucciones estandarizadas establecidas por la UDECI (Unidad de Desarrollo y Coordinacin de Internet) y de acuerdo al Sistema de Administracin Descentralizada de Internet (SADE), vigente para toda la organizacin. Este procedimiento de ingreso lo controlan y manejan algunos funcionarios de la Unidad de Servicios de Informacin.

e.

f.

g.

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h.

En Internet, los comunicados tienen todos los enlaces activos que sean necesarios para conectarlos con otras informaciones relevantes que hayan sido ingresadas previamente al sitio web y, por supuesto, estn enlazados con el sitio web de los Servicios de Informacin de la CEPAL. Asimismo, es necesario coordinar con el punto focal web de la Divisin correspondiente sobre qu enlaces se harn y a qu productos (noticias, informes, libros, pginas especiales, etc.). En el caso del lanzamiento de informes peridicos institucionales (flagships) o de libros, esta coordinacin previa es INDISPENSABLE. En su redaccin, adems de toda la informacin importante que sea necesaria, los comunicados de prensa siempre deben incluir: i. ii. iii. iv. Ttulo y epgrafe. Bajada opcional. Fecha de lanzamiento. Direccin web donde se puede conseguir ms informacin (al interior del sitio de la CEPAL). Informacin del contacto o persona responsable del evento que se est difundiendo, con nmero telefnico y direccin electrnica.

i.

v.

j.

Los Servicios de Informacin de la CEPAL utilizan siempre el mismo formato para la redaccin de comunicados, plantilla o template, que incluye el logo de la CEPAL e informacin de contacto al pie de pgina. En lo posible, los comunicados deben tener una extensin mxima de una carilla, a espacio simple (letra Times New Roman, cuerpo 12). Sin embargo, en ciertos casos como por ejemplo, informes muy importantes y extensos pueden ampliarse, como mximo a dos carillas.

k.

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l.

La utilizacin de letras especiales (negritas, subrayados, cursivas, maysculas, etc.) est definida por el manual de estilo de la Unidad.

2
a.

Campaas de envo de documentos y publicaciones

Dicha Unidad tambin distribuye peridicamente, por correo normal o por mano, los ltimos documentos e informes publicados por la CEPAL u otros organismos de la ONU. Estos se envan principalmente a colegios, instituciones, embajadas, universidades, ONG, y a algunos particulares que lo han solicitado expresamente. A las instituciones mencionadas, se les enva tambin por correo normal, toda nueva informacin sobre la ONU y organismos del sistema de Naciones Unidas: afiches, folletos, libros, informes de temas especiales, convocatorias a algn concurso, etc. Asimismo, enva mensualmente por correo casetes provenientes de la Radio Naciones Unidas a todas las emisoras de Chile, con programas sobre diversos temas. Cuando se trata de un evento importante sobre un tema muy especfico (por ejemplo, una convocatoria para la Cumbre Mundial sobre el Agua), se enva un anuncio especial a todos los medios de comunicacin e instituciones relacionadas con el tema. Para ello, se confeccionan listados, a partir de nuestras bases de datos normales, que incluyan slo los medios y personas que nos interesan. Si no estn en nuestras bases de datos, estos listados se confeccionan partiendo de cero, para lo cual se utiliza Internet, telfono, fax y correo electrnico, entre otros.

b.

c.

d.

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3
Elaboracin de entrevistas por parte de los Servicios de Informacin

a.

Es posible realizar entrevistas a funcionarios de la CEPAL sobre algn tema especfico y ofrecerlas a los medios de comunicacin. Estas entrevistas se realizan principalmente para el lanzamiento de los informes peridicos (flagships) ms importantes y se concreta con el principal responsable de ese informe (Director de la Divisin, Jefe de Unidad, o encargado especfico de la publicacin). Estas entrevistas se publican en el sitio web de la CEPAL y se autoriza su reproduccin a los medios de comunicacin interesados, citando la fuente.

b.

4
Atencin de solicitudes de periodistas

a.

La Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL atiende las solicitudes de los representantes de medios de comunicacin de la regin, ya sea por va telefnica, escrita, e-mail o fax. Cuando se trata de solicitudes de entrevistas con expertos de la CEPAL sobre un tema especfico, se deriva la consulta al experto ms destacado que est disponible. ATENCIN: La Secretara Ejecutiva ha designado en cada Divisin a los especialistas autorizados para hacer declaraciones en nombre de la CEPAL. No todos los funcionarios pueden realizar este tipo de declaraciones pblicas, sobre todo si se trata de temas que no son de su especialidad. Los consultores no pueden hacer declaraciones en nombre de la CEPAL, salvo en casos excepcionales y expresamente autorizados por el Secretario Ejecutivo. Una vez definido el experto, consultar siempre primero con l (ella) si est disponible para atender la entrevista. La Unidad dispone de un listado de los expertos autorizados, que se actualiza por lo menos dos veces al ao.

b.

c.

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d.

Luego de concertada la entrevista, se hace un seguimiento de sta para ver lo que finalmente fue publicado por el medio de comunicacin. Para otro tipo de solicitudes de periodistas, informacin o datos sobre algn tema, se recurre siempre al ltimo informe oficial disponible de la CEPAL, que generalmente est en el sitio web. Si es posible, se gua al periodista para que l mismo encuentre lo que necesita en nuestro sitio.

e.

5
Atencin de solicitudes de pblico en general
a. La Unidad de Servicios de Informacin tambin realiza labores de relaciones pblicas de la CEPAL. Para ello, atiende las consultas del pblico que desee informacin sobre la CEPAL o las Naciones Unidas. Esto incluye la entrega de material como libros o afiches a las personas que lo soliciten. Esta oficina se encarga de recibir y organizar visitas al edificio de la CEPAL, por parte de colegios, instituciones educativas, civiles, militares, gubernamentales y delegaciones internacionales, entre otras. Para esto existe un procedimiento definido que coordina estas actividades entre dicha Unidad, la Oficina de Seguridad de la CEPAL y la Seccin de Servicios Generales. No se atiende ningn tipo de solicitud de carcter poltico, por ejemplo, peticiones de asilo, cartas al Secretario General de la ONU, o reclamos en contra de algn funcionario o en contra de alguna actividad especfica de la CEPAL. Para estas solicitudes se remite la persona al rea que corresponda, ya sea Secretara Ejecutiva, asesor legal, sede de la ONU en Nueva York, u otro organismo de la ONU en Chile.

b.

c.

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11

d.

Tampoco se autoriza el ingreso al edificio de la CEPAL de personas que lo visitan por otros motivos que los de recabar informacin sobre el organismo, por ejemplo, visitas inesperadas que deseen hablar con alguna autoridad de la CEPAL; personas que deseen fotografiar el edificio sin haber hecho cita previa; etc.

6
Administracin a. de los contenidos del sitio web de la CEPAL
b. A la Unidad de Servicios de Informacin le corresponde mantener permanentemente (es decir, actualizar y modificar) las siguientes pginas del sitio web de la CEPAL: Portada, Secretara Ejecutiva y Centro de Prensa, con todos los productos incluidos en ellas. Para ello se ajusta a los parmetros definidos por la UDECI (Unidad de Desarrollo y Coordinacin de Internet), utilizando el Sistema de Administracin Descentralizada de Internet (SADE), vigente para toda la organizacin. Los procedimientos de ingreso y modificacin de informacin son conocidos por algunos funcionarios de la Unidad (ver anexo especfico). Toda modificacin o ingreso de informacin al sitio web es aprobada previamente por el supervisor directo (Jefe de Prensa) y, en el caso de las pginas de la Portada y la Secretara Ejecutiva, por el Secretario Ejecutivo, o quien l haya delegado para estos efectos. Sin perjuicio de lo anterior, la Unidad podr reservarse el derecho de efectuar modificaciones al sitio web sin autorizacin previa, cuando la situacin lo amerite y en ausencia de todos los supervisores y directivos mencionados. En ocasiones muy especiales, los Servicios de Informacin estarn encargados de organizar una transmisin de programas en la red (webcast) para

c.

d.

e.

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difundir archivos de multimedia, sobre todo videos, que sean de inters para el pblico. Para esto, se contratan los servicios de una empresa especializada en la preparacin de programas (webcast), externa a la CEPAL, y se coordina con ellos los costos y procedimientos necesarios (ver anexo). Asimismo, la CEPAL cuenta con equipos para la realizacin de teleconferencias. A cargo de las especificaciones tcnicas de estos equipos se encuentra la Seccin de Servicios Generales (telfono: 56-2-210 2115).

7
Recoleccin y archivo de recortes de prensa
a. Diariamente, la Unidad de Servicios de Informacin recolecta la mayor cantidad posible de artculos, notas de TV y radio que hayan sido publicados o emitidos, en cualquier medio de comunicacin del mundo, en donde la CEPAL o alguno de sus funcionarios haya sido mencionado. Para ello rastrea va Internet todas las noticias donde aparezca la CEPAL y utiliza todos los medios disponibles como buscadores, servicios de recortes de prensa o clippings, contactos va e-mail, etc. Asimismo, dicha Unidad podr contratar a alguna empresa externa a la CEPAL que preste este tipo de servicios. Los recortes de prensa son archivados en su formato original, si es posible. Se da preferencia al formato electrnico (escaneo de pginas o captura de ediciones de Internet), tratando de disminuir al mximo el almacenamiento de recortes en papel. Todas las noticias recolectadas son colocadas en una pgina especial de Recortes de Prensa, en la Intranet de la CEPAL, ordenadas cronolgicamente. Para eventos especiales, como lanzamientos de informes, se colocan tambin en una pgina web especial, construida para estos

b.

c.

d.

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13

efectos. Adems, cada noticia publicada en la Intranet tendr su respaldo impreso en papel, que ser guardado en archivadores catalogados apropiadamente (orden cronolgico) en la Unidad. e. Todos los das se enva por bandeja un juego de documentos con copias impresas de todos los recortes de prensa publicados en las ltimas horas a los siguientes funcionarios: Secretario Ejecutivo de la CEPAL, Secretario Ejecutivo Adjunto, Director de la Divisin de Planificacin de Programas y Operaciones (DPPO), y el Director de la Divisin de Documentos y Publicaciones. Se incluye una cartula con un resumen que indique fecha, medio de publicacin y tema en general de la publicacin. En el caso de eventos y lanzamientos especiales, este juego de documentos se enva tambin a las personas responsables de ese evento en la Divisin que corresponda, generalmente, al Director de la Divisin o Jefe de Unidad.

8
Asuntos de la Sede de las Naciones Unidas (Nueva York)

a.

Como Servicio de Informacin de las Naciones Unidas en Chile (UNIS), a la Unidad le corresponde colaborar en todas las campaas que solicite el Departamento de Informacin Pblica de la ONU (DPI) desde Nueva York. Esta colaboracin se traduce especialmente en la difusin, va electrnica y a travs de la pgina web de la CEPAL, de los mensajes del Secretario General, en espaol e ingls (http://www.eclac.cl/cgi-bin/ getProd.asp?xml=/prensa/agrupadores_xml/ aes123.xml&xsl=/prensa/agrupadores_xml/ a22l.xsl&base=/prensa/tpl/top-bottom.xsl). Dado que estos mensajes son distribuidos directamente por el DPI a todos los medios de mayor importancia en el mundo, a la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL le corresponde redistribuirlos entre los medios locales.

b.

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c.

Cuando los mensajes del Secretario General vienen solamente en ingls, se pregunta inmediatamente al DPI si enviarn una versin traducida al espaol. De haber una respuesta negativa, la Unidad puede traducir extraoficialmente el mensaje o utilizar una traduccin al espaol de alguno de los Servicios de Informacin (UNIS) y Centros de Informacin (UNIC) de la ONU de la regin, para despus distribuirlo a los medios. En este caso, es importante que figure la mencin de Traduccin no oficial. En el caso de informes o comunicados de prensa especiales enviados por el DPI de Nueva York, y que tengan importancia para Chile y nuestra regin, el jefe de los Servicios de Informacin de la CEPAL evala la mejor forma de difundirlos, va comunicado de prensa de la CEPAL o slo va pgina web. Adems, la Unidad debe coordinar esta difusin con la oficina de la ONU en Chile (Coordinador Residente del PNUD). En general, se presta colaboracin al DPI en todos aquellos asuntos administrativos o de difusin en que ellos soliciten directamente nuestra ayuda.

d.

e.

9
a.

Actividades de carcter administrativo

Mensualmente, la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL enva un informe escrito a la Divisin de Planificacin de Programas y Operaciones (DPPO), en donde se detallan las principales actividades de la oficina: nmero de comunicados enviados; nmero de campaas de cartas o de otro tipo de informacin enviadas; nmero de entrevistas concertadas con funcionarios de la CEPAL; nmero de recortes de prensa encontrados; visitas al edificio, etc. De igual manera, cada mes se enva un informe escrito al Departamento de Informacin Pblica de Nueva York (DPI) detallando en un formulario destinado a tal efecto,

b.

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los eventos y campaas de prensa organizados por los Servicios de Informacin de la CEPAL durante ese perodo.

a.

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Actividades y eventos especiales

Lanzamiento de Informes Peridicos Institucionales (Flagships): La CEPAL emite seis informes peridicos al ao, sobre los diversos temas que estudia la institucin y que resumen la situacin de las condiciones econmicas y sociales ms relevantes de sus pases miembros durante el perodo analizado. Para la presentacin de cada uno de estos informes, la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL realiza las siguientes tareas de manera general: i. Emite un comunicado de prensa convocatorio una semana antes y otro recordatorio un da antes. En la mayora de los casos, se emite uno (o ms) comunicado(s) sobre el tema de fondo el mismo da del lanzamiento, con los principales datos del informe (mximo dos pginas; puede incluir un grfico o cuadro). Verifica especialmente que los comunicados lleguen a las agencias UPI y ORBE (en Chile), para que ellas los incluyan en su pauta diaria. Varios de los informes peridicos se lanzan con el formato de una Conferencia de Prensa, donde los periodistas son los principales invitados. En la sala del lanzamiento se entregan los siguientes documentos: informe escrito, presentacin del Secretario Ejecutivo de la CEPAL (generalmente realizada en PowerPoint), copia del (o los) comunicado(s) de prensa sobre el tema de fondo.

ii.

iii.

iv.

v.

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vi.

Todo debe estar disponible en el sitio web de la CEPAL una hora despus del comienzo de la Conferencia de Prensa. Los responsables de publicar los textos del informe en el sitio web son los puntos focales o personas designadas de la Divisin encargada del informe. La Unidad de Servicios de Informacin difunde en el sitio web slo los comunicados de prensa y las presentaciones del Secretario Ejecutivo. Se pueden entregar copias embargadas de algunos informes con unas horas de anticipacin slo a algunos medios de comunicacin seleccionados, en especial a las agencias de noticias. A diarios vespertinos, como La Segunda (en Chile), tambin se les puede entregar algunas horas antes de la Conferencia de Prensa. Todas estas copias deben incluir una etiqueta (en papel) o aviso (en e-mail) muy destacado, con grandes letras, en donde se indique la fecha y hora del embargo del documento.

vii.

viii. Un da antes del lanzamiento se envan por e-mail los archivos del documento principal a todos los Directores de las oficinas nacionales y sedes subregionales de la CEPAL. El Director de la Divisin de Documentos y Publicaciones de la CEPAL (DDP) es el responsable de esta tarea. La presentacin del Secretario Ejecutivo tambin debe ser enviada a estos lugares, pero dado que generalmente slo est terminada minutos antes de la Conferencia de Prensa, es la propia Oficina del Secretario Ejecutivo (su secretaria o asistente) la encargada de transmitir ese archivo a las oficinas nacionales y sedes subregionales. ix. En la sala de la Conferencia de Prensa se verifica la asistencia de los medios de comunicacin. Luego, se enva al Secretario Ejecutivo un listado de los medios que asistieron a ella.

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x.

NOTA GENERAL. Como referencia, antes de cada lanzamiento, los textos de los informes son trabajados y circulados de acuerdo al siguiente orden: la Divisin responsable enva sus borradores finales a la Divisin de Documentos y Publicaciones (DDP), donde son editados y traducidos a otro idioma, en el caso que corresponda (telfonos de la DDP: 56-2-210 2053/2075). Luego, los textos finales se retornan a la Divisin responsable para una ltima revisin. Finalmente, el Director de la Divisin autora del documento es la persona encargada de enviar de vuelta a la DDP, con su aprobacin final, la versin definitiva del informe, la que a partir de ese momento no podr sufrir ningn otro tipo de modificacin.

b.

Fechas de lanzamiento de los Informes Peridicos Institucionales (Flagships) i. Anuario estadstico: Febrero o marzo de cada ao. A diferencia de otros informes peridicos, slo se publica electrnicamente; no se realizan comunicados ni conferencias de prensa. Balance preliminar de las economas de Amrica Latina y el Caribe: Mediados de diciembre de cada ao. Adems de las tareas generales descritas en la seccin a), en la sala donde se realiza la Conferencia de Prensa se entrega, en ocaciones, a los periodistas una hoja anexa al informe con una tabla de cifras de proyecciones de Producto Interno Bruto (PIB) de todos los pases abarcados en el documento (siempre y cuando estos datos no hayan sido incluidos en el informe mismo). Esta tabla es entregada por la Divisin responsable del informe a los Servicios de Informacin, por lo menos un da antes de su lanzamiento y debe tener la aprobacin directa del Director de esa Divisin, y no de cualquier funcionario o experto.

ii.

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iii.

Estudio econmico de Amrica Latina y el Caribe: Entre julio y septiembre de cada ao. Se acostumbra presentarlo primero con el ttulo de Situacin y perspectivas. Estudio econmico de Amrica Latina y el Caribe, que constituye un adelanto o resumen del informe final que se entrega normalmente un mes despus. Si bien es slo un resumen, por orden del Secretario Ejecutivo de la CEPAL, todos sus captulos deben ser ingresados al sitio web durante la Conferencia de Prensa en el da de su lanzamiento. Cuando se emite el informe definitivo (un mes despus, proximadamente), no se hace ningn tipo de difusin de prensa. Al igual que en el Balance preliminar, se entrega a los periodistas una tabla de los pases analizados en el informe con las cifras de PIB actualizadas y aprobadas directamente por el Director de la Divisin responsable, siempre que no haya sido incluida en el informe mismo. La inversin extranjera en Amrica Latina y el Caribe: Fecha variable, entre enero y mayo de cada ao. A diferencia de otros informes peridicos, este estudio debe ser publicado al mismo tiempo en espaol e ingls. Panorama social de Amrica Latina: Fecha variable, entre junio y noviembre de cada ao. Se acostumbra publicar primero una Sntesis, que resume los principales contenidos del informe, cuyos archivos tambin deben ser ingresados al sitio web por el punto focal de la Divisin responsable. El documento definitivo aparece aproximadamente un mes despus, y para su lanzamiento no se hace ningn tipo de difusin de prensa. Panorama de la insercin internacional de Amrica Latina y el Caribe: Entre enero y marzo de cada ao.

iv.

v.

vi.

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c.

Perodo de Sesiones Cada dos aos, la CEPAL realiza su perodo de sesiones, la reunin ms importante en la que se evala el programa de trabajo de la Comisin y se formula el que estar vigente para los prximos dos aos. Se realiza en general en los meses de abril o mayo. La Unidad de Servicios de Informacin colabora en su preparacin, coordinando con la Secretara Ejecutiva y la Secretara de la Comisin todos los aspectos relativos a la difusin que tendr el evento. i. En cada perodo de sesiones la CEPAL expone un documento principal, sobre el cual se realizan varios importantes comunicados de prensa (segn los temas que trate), los cuales son presentados a los medios durante los das del evento. Previamente, se debe enviar un comunicado de prensa convocando a la reunin con un par de semanas de anticipacin y otro recordatorio durante la misma semana que comienza el evento. Generalmente, un representante de la Unidad asiste al lugar donde se realiza el perodo de sesiones. Su labor es coordinar con los organizadores locales la distribucin de la informacin que genera el evento a la prensa asistente y elaborar los comunicados de prensa que sean necesarios sobre los nuevos acontecimientos que sucedan en las reuniones. Todos los comunicados del perodo de sesiones, tanto los preparados con anterioridad como los surgidos desde el lugar mismo de la reunin, son enviados desde los Servicios de Informacin en Santiago de Chile a todos los medios de la regin, utilizando su sistema habitual de despacho. Adems, la Unidad se encarga de preparar una pgina especial en el sitio web de la CEPAL donde se van ingresando todos los documentos del

ii.

iii.

iv.

v.

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evento, as como los comunicados de prensa y cualquier otro tipo de informacin relevante. Estos documentos y comunicados debern estar disponibles en la web de manera simultnea a su presentacin fsica en el lugar de realizacin del evento. Para ello es fundamental mantener una coordinacin permanente entre la Unidad en Santiago y los representantes de la CEPAL encargados de la organizacin de la reunin, en el lugar en que se encuentren (va telefnica y va e-mail, principalmente). vi. Cualquier peticin de la prensa referida a los temas del perodo de sesiones, antes, durante y despus del evento, deber ser centralizada a travs de los Servicios de Informacin en Santiago y referida a los encargados pertinentes en el momento adecuado, lo cual se debe coordinar con el lugar de realizacin del evento.

d.

Conferencias y cumbres regionales: i. Cuando la CEPAL es anfitriona u organizadora de alguna conferencia o cumbre regional importante, la Unidad de Servicios de Informacin presta su apoyo en la difusin del evento emitiendo los comunicados de prensa que sean necesarios. Tambin se prepara una pgina especial en el sitio web de la CEPAL en donde se ingresa toda la informacin relevante de la reunin, incluyendo un enlace a su sitio web oficial, si es que ste pertenece a otra institucin que no es la CEPAL. Para asuntos logsticos de la reunin como informacin de hoteles, vuelos, etc., se debe contactar con la persona encargada de la Secretara de la Comisin de la CEPAL (telfono: 56-2- 2102673) y con la Unidad de Conferencias de la CEPAL (telfono: 56-2-2102667).

ii.

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11
Administracin de pginas en la Intranet de la CEPAL

a.

Adems de la pgina de Recortes de Prensa, ya mencionada en el punto 7 de este manual, a la Unidad de Servicios de Informacin le corresponde mantener y actualizar permanentemente otras pginas del sitio web de la Intranet de la CEPAL. Titulares del Da: Cada maana se hace una seleccin de noticias relevantes para el trabajo de los funcionarios de esta Comisin y se publican en la Intranet. Las noticias se rescatan de los servicios de Agencias que la CEPAL tiene contratados en la actualidad (Reuters y EFE) y, eventualmente en el caso de falla tcnica en la recepcin de estos servicios, de pginas de noticias conocidas de Internet. Vase el anexo en el que se describe el procedimiento a seguir. La recepcin de los servicios de las Agencias de Noticias (EFE y Reuters) que tambin estn en la Intranet son de exclusiva responsabilidad de la Seccin de Informacin Electrnica. La Unidad slo verifica diariamente su correcto funcionamiento y reporta a la Seccin de Informacin Electrnica si se detecta algn problema. Asimismo, a esta oficina le corresponde mantener y actualizar la pgina del Grupo de los Jueves, que se rene peridicamente para escuchar la exposicin de algn experto internacional o local sobre un tema de inters para la labor de la CEPAL. Esta pgina incluye una cartula, una invitacin a cada reunin en donde se detallan los datos del conferencista y se adjuntan los documentos de referencia, y una pgina de archivo en donde se van guardando los documentos de las reuniones pasadas.

b.

c.

d.

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12
Entrega de noticias al Secretario Ejecutivo y Divisiones

a.

Todas las maanas, a primera hora, los Servicios de Informacin realizan una seleccin de las noticias ms relevantes del mundo en las ltimas 24 horas que se entregan directamente a la oficina del Secretario Ejecutivo, oficina de la Secretara Ejecutiva Adjunta (en un dossier) y Directores de Divisiones y oficiales a cargo (por e-mail). Las noticias pueden obtenerse de nuestros servicios de Agencias contratados (EFE y Reuters) que se encuentran en Intranet y en los principales diarios de la regin, o en su defecto, de cualquier pgina de noticias confiable en Internet. La idea es darle al Secretario Ejecutivo un panorama de lo que est sucediendo principalmente en la regin y en los pases con los cuales la CEPAL tiene mayor relacin. Pueden ser acontecimientos econmicos, polticos o sociales, elegidos segn un criterio periodstico y de acuerdo a los intereses personales del Secretario Ejecutivo. Un nmero promedio adecuado de noticias es alrededor de cinco a diez, aunque este nmero puede variar dependiendo de lo noticioso que sea un da en particular. Cuando el Secretario Ejecutivo se encuentra fuera de Chile, se coordina con su secretaria (telfonos: 56-2-2102440/2554) el envo de estas noticias por fax. En este caso, debido a su costo, el nmero de noticias a enviar debiera ser mucho menor. En ocasiones especiales el Secretario Ejecutivo puede pedir a la Unidad el envo de noticias sobre un tema especfico, en cuyo caso se hacen los esfuerzos necesarios para responder a su solicitud con precisin y prontitud.

b.

c.

d.

e.

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a.

13
Campaas de envo de columnas de opinin
b.

A la Unidad de Servicios de Informacin le corresponder tambin organizar campaas de envo de columnas de opinin del Secretario Ejecutivo de la CEPAL a algunos medios de comunicacin especficos de la regin. De acuerdo a las preferencias indicadas por el Secretario Ejecutivo y el Jefe de los Servicios de Informacin, se envan estas columnas va e-mail o fax a los medios que hayan sido elegidos, segn el tema tratado en la columna. La Unidad dispone de listados de contactos en las reas editoriales de prcticamente todos los medios de comunicacin de la regin y de all se toman los nombres a los cuales se mandar la columna. Estos listados se revisan y actualizan cada vez que se publica un columna. Luego de enviar la columna en la fecha acordada se confirma telefnicamente su recepcin y posible fecha de publicacin. En los das siguientes, se hace un seguimiento permanente a estos medios, verificando siempre telefnicamente la publicacin o rechazo de la columna. Tras algunos das, se entrega un informe detallado a la Secretara Ejecutiva con los nombres de los medios de prensa que publicaron la columna y sus fechas de publicacin. Una vez transcurrido el plazo estipulado para su publicacin, generalmente siete das, la columna se ingresa al sitio web de la CEPAL.

c.

d.

e.

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a.

14
Administracin del archivo de b. videos

La Unidad posee un extenso archivo de cintas de video (generalmente en formato VHS) sobre temas relevantes a la ONU, la CEPAL y otras agencias y organismos de las Naciones Unidas. Estos videos se reciben peridicamente de la sede en Nueva York, o desde alguna oficina de la Organizacin, o de la misma CEPAL. Todos los videos son catalogados y debidamente identificados para su archivo. Se ingresan en una base de datos, que es mantenida y actualizada permanentemente por la secretaria de los Servicios de Informacin. Este listado est a disposicin del pblico en general y de los funcionarios de la CEPAL, quienes previa identificacin y llenado de un formulario especial de solicitud similar al de una biblioteca, podrn llevarse en prstamo la copia deseada a sus domicilios por un plazo fijo, claramente estipulado en el documento Catlogo de Videos, en posesin de la secretaria de la Unidad.

c.

d.

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Captulo 2

Elaboracin del boletn Notas de la CEPAL

Las Notas de la CEPAL es un informativo impreso tamao carta editado por los Servicios de Informacin cada dos meses (enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre), en espaol e ingls simultneamente. Puede tener una extensin de 8 (edicin normal) 12 pginas (edicin especial). Incluye siempre temas de reciente aparicin en la CEPAL, que sean de inters pblico. Se realizan por los menos dos ediciones especiales al ao: una trata sobre el informe Balance preliminar de las economas de Amrica Latina y el Caribe (enero), y la otra puede referirse a alguno de los otros informes peridicos publicados por la CEPAL. El editor(a) de las Notas confecciona una pauta de temas para cada edicin, que debe ser aprobada por el Secretario Ejecutivo. Cada edicin normal de las Notas de la CEPAL posee las siguientes secciones: o o o Artculo 1 Artculo 2 Columna de opinin

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Precisiones. Artculo escrito por algn experto de la CEPAL sobre un tema relevante de reciente aparicin. Indicadores. Pgina con grficos o cuadros con cifras de la CEPAL de reciente aparicin. Artculo 3 Lista de publicaciones recientes de la CEPAL Calendario de eventos de la CEPAL.

Cada edicin especial de las Notas de la CEPAL (12 pgs.) posee las siguientes secciones: o o o o o o o o o o Artculo 1 Columna de opinin Artculo 2 Recuadro 1 Artculo 3 Artculo 4 Recuadro 2 Apndice Estadstico. Pgina con cuadros o grficos con cifras de la CEPAL Lista de publicaciones recientes de la CEPAL Calendario de eventos de la CEPAL.

Una vez que todos los textos de las Notas han sido editados y corregidos se envan a un diagramador externo a la CEPAL, que da la forma definitiva al informativo. La coordinacin permanente con este profesional durante la edicin y ajuste de los textos e imgenes es fundamental. El responsable de todo el proceso de edicin y de la definicin de las versiones finales de los textos es el Jefe de Prensa.

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Los plazos de entrega de cada uno de los textos son los siguientes: o La Unidad de Servicios de Informacin entrega al diagramador los textos finales con dos semanas de anticipacin a la fecha de publicacin del informativo. Durante un lapso de siete das, el diagramador coordina con la Unidad diferentes versiones del informativo, enviando tantas pruebas como sean necesarias para corregir posibles errores. El diagramador entrega la versin final del documento, aprobada por dicha Unidad, a la Divisin de Documentos y Publicaciones de la CEPAL (DDP) cinco das antes de su fecha de publicacin.

Las versiones finales del informativo son entregadas por el diagramador a los Servicios de Informacin en formato pdf, en espaol e ingls. Paralelamente, imprime las pelculas que son enviadas despus a la imprenta (DDP). Los pdf definitivos son ingresados al sitio web de la CEPAL, en el Centro de Prensa, y se enva una alerta por e-mail a todos los contactos en los medios de comunicacin para avisar que la nueva edicin de las Notas de la CEPAL ya est disponible en Internet. Un par de semanas despus, cuando las Notas ya estn impresas en papel, se envan nuevamente por correo normal a toda la lista de contactos. La entrega se realiza de la siguiente manera: o La mayor parte de la distribucin la realiza la Unidad de Distribucin de Documentos de la DDP (telfono: 56-2-2102046), con sus propios listados. Los Servicios de Informacin de la CEPAL deben informar a la Unidad de Distribucin de cualquier cambio en estos listados.

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Adems, los Servicios de Informacin mantienen su propia lista de distribucin especial, con destinatarios diferentes a los de la Unidad de Distribucin de la DDP (en especial, medios de comunicacin).

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Anexo 1

Utilizacin de Internet e Intranet

Ingreso y actualizacin de informacin en Internet (sitio web de la CEPAL)

El ingreso, administracin y actualizacin del sitio web de la CEPAL se rige bajo un sistema de administracin descentralizada (SADE), creado y definido por la Unidad de Desarrollo y Coordinacin de Internet (UDECI). La idea del SADE es que cada Divisin o Unidad de la CEPAL designa a una persona encargada de administrar los contenidos de su Divisin o Unidad en el web conocida como punto focal, con total autonoma. Por supuesto, todos los puntos focales de la CEPAL deben estar en permanente contacto y coordinacin entre s y con los miembros de la UDECI. En el caso de algn problema o dificultad para definir algn procedimiento relacionado con la web, el Jefe de la UDECI, o su reemplazante oficial debidamente nombrado, es el nico autorizado para decidir el camino a seguir. Segn definicin de la Secretara Ejecutiva, la CEPAL ha adoptado una poltica de puertas abiertas en relacin a Internet. Esto significa que todas las publicaciones y documentos que edita la Comisin debern estar disponibles en forma ntegra en la web, para que puedan ser descargados por cualquier persona. Asimismo, la CEPAL debe facilitar a los usuarios del sitio web el acceso a toda la informacin que en l se encuentra de la manera ms amigable posible. Para ello se han establecido motores de bsqueda entre otros

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recursos computacionales que permiten encontrar informacin utilizando varios parmetros. Por ejemplo, el Centro de Prensa posee un motor de bsqueda propio que permite encontrar comunicados de prensa de manera muy expedita. Para administrar las pginas que le corresponden (Portada de la CEPAL, Secretara Ejecutiva y Centro de Prensa), la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL posee las claves y los recursos computacionales o programas necesarios para hacerlo. Estos son de conocimiento del encargado oficial de esta tarea, o de su reemplazante autorizado en caso de ausencia. Siguiendo las directrices de la UDECI, los programas computacionales ms utilizados para administrar el sitio web de la CEPAL son:

Microsoft Explorer (o Netscape): navegador de Internet. Microsoft Front Page: creador de pginas web a travs del formato HTML. Microsoft Word: procesador de texto. Adobe Acrobat: para crear archivos de extensin pdf (ms livianos y de mejor lectura que los archivos Word). Microsoft PowerPoint: para trabajar en presentaciones. Microsoft Image Composer: para tratar y crear imgenes en formato jpg o gif. Scanner: para digitalizar imgenes (en la CEPAL se utiliza preferentemente la marca Hewlett Packard, HP).

Por norma, todos los archivos de texto que se instalan en la web deben ir en formato pdf (Adobe Acrobat), ya que son de menor tamao, tienen una mejor presentacin grfica, lo que permite una mejor lectura. Su uso se ha masificado a nivel mundial, y es fcil conseguir el programa si una

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persona no lo tiene, ya que es gratis en Internet, y dificulta su alteracin fraudulenta por terceros. Las imgenes deben ser ingresadas a la web en formato jpg o gif de baja resolucin, a fin de que tengan bajo peso, siguiendo los tamaos definidos por la UDECI para cada tipo de producto de la web (comunicado de prensa, noticia, pgina especial, portada del sitio, etc.). En ocasiones muy especiales, la oficina de prensa estar encargada de organizar una transmisin a travs de la red (webcast) para difundir archivos de multimedia, sobre todo videos, que sean de inters para el pblico. Para ello se contrata a una empresa externa que tenga los recursos computacionales para difundir estos archivos por Internet. En coordinacin con la UDECI y la Seccin de Servicios Generales, quienes negocian el costo y el tipo de contrato que tendr el servicio, la Unidad de Servicios de Informacin se encarga de colocar un enlace en el sitio web de la CEPAL al sitio de esta empresa externa, donde est instalado el archivo que se desea mostrar al pblico (video). Esta empresa se encarga de grabar en video el evento y despus digitalizarlo para su transmisin por Internet. Los Servicios de Informacin de la CEPAL deben verificar permanentemente que la transmisin en la red est funcionando correctamente por el perodo que ha sido contratado (generalmente una o dos semanas, dependiendo del costo), con la calidad de imagen adecuada y un acceso expedito desde cualquier computador. Si se detecta alguna falla, se debe avisar directamente a la empresa proveedora del servicio, para que sea solucionada inmediatamente. La administracin de los contenidos de las pginas que la Unidad posee en la Intranet de la CEPAL se realiza de una manera diferente al sitio web de la CEPAL.

Ingreso y actualizacin de Las pginas Titulares del Da, Recortes de Prensa y informacin en Grupo de los Jueves son bsicamente pginas construidas la Intranet de la en lenguaje HTML, mediante el programa Front Page. Los CEPAL archivos de noticias y documentos pueden incluirse en
estas pginas en formato pdf (Acrobat), doc (Word) o html,

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aunque es preferible el formato pdf para disminuir el peso y dificultar su manipulacin por terceros. No es recomendable instalar enlaces directos a sitios de Internet, en especial en las pginas Titulares del Da y Recortes de Prensa, ya que estas direcciones (url) pierden vigencia con rapidez, en la medida que los sitios originales actualizan sus pginas. Para evitar ese problema, el programa Adobe Acrobat posee una funcin que permite rescatar pginas de Internet directamente y guardarlas como archivos pdf, lo que asegura su permanencia en el tiempo. Una vez construidas las pginas que se desee modificar en la Intranet, deben transferirse al sistema central de la CEPAL para que queden disponibles para todos los funcionarios. Este procedimiento se realiza mediante el programa FTP (File Transfer Protocol), que permite enviar directamente cualquier tipo de archivos de un computador a otro, o de un computador a un servidor . Para poder utilizar este protocolo FTP la persona debe haber sido autorizada previamente y debe poseer una cuenta personal. Esta autorizacin se obtiene en la Seccin de Informacin Electrnica, que es la encargada de la administracin general de Intranet. Sus funcionarios asignan las autorizaciones respectivas para que cada persona pueda acceder va FTP slo a las pginas que le corresponde modificar al interior de la Intranet (para evitar intromisiones y errores).

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Anexo 2

Procedimiento para las visitas y fotografas del edificio de la CEPAL

Solicitudes de visita

Las solicitudes de visita deben hacerse a la Unidad de Servicios de Informacin de la CEPAL, al e-mail dpisantiago@eclac.cl o al telfono de la oficina (56-2) 210-2380. En el caso de grupos, tendrn que pedir la visita por carta con la siguiente informacin: entidad, propsito, identidad y datos del profesor o responsable del grupo. Tienen que hacer la solicitud con una semana o cinco das hbiles de anticipacin. Si llegan en grupo, ser suficiente tener los datos de carn de identidad o pasaporte de una persona a cargo, pero se requieren los nombres de todos los visitantes. En el caso de los grupos, se coordina una presentacin, charla o visita a la biblioteca. El horario depende de la disponibilidad de las salas de conferencia y de quines estn a cargo de la charla. Si las visitas llegan individualmente son necesarios los datos de cada persona. Los plazos de aviso se pueden ajustar en casos especiales, como de oficiales extranjeros con tiempo limitado en el pas, siempre y cuando el personal de la CEPAL pueda acomodarlos y no coincida con otras actividades.

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Despus de coordinar la hora y verificar que no coincida con otras actividades, los datos se envan por e-mail al Jefe de Seguridad y al e-mail general de Seguridad, con copia al Jefe de la Seccin de Servicios Generales, con la fecha y hora de la visita, y la lista de los visitantes. En caso de alerta, no se permite el acceso de taxis al recinto de la CEPAL.

Horarios de Visitas

Consultar horarios disponibles con la Unidad de Servicios de Informacin.

Fotografas del edificio de la CEPAL

Las instrucciones para tomar fotografas tienen que ser difundidas a todos los grupos de visitantes que vienen a la CEPAL, incluyendo participantes en conferencias y talleres.

Est permitido fotografiar: Entrada principal (incluye las ventanas del ncleo). Salas de conferencia. Smbolos del progreso del Caracol. Jardines (laguna, banderas, etc.) siempre y cuando no muestren los permetros de la CEPAL.

No est permitido fotografiar: Todo el permetro donde termina el edificio. Imgenes desde El Mirador del Caracol. Oficinas o espacios de trabajo particular. Instalaciones tcnicas. Subterrneos. Talleres.

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Unidad de Servicios de Informacin CEPAL Santiago de Chile www.eclac.cl/prensa dpisantiago@eclac.cl Telfonos: (56-2) 2102380 / 2149 / 2000 Fax: (56-2) 2281947