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RESOLUCIN JEFATURAL N 01-00033-2008-J/SATT Tarapoto, 08 de julio de 2008 CONSIDERANDO: Que, el artculo 6 del Estatuto del servicio de Administracin Tributaria-Tarapoto aprobado por Ordenanza Municipal N 009-2007-A/MPSM de fecha 17 de julio de 2007 establece que: Corresponde al Jefe del SAT-T la representacin legal, la direccin General, la Organizacin y la Administracin de la institucin con las facultades y atribuciones que se sealan en la Ordenanza Municipal N 008-2007A/MPSM y en el presente Estatuto. Que, el cargo de Jefe del SAT-T es de confianza, es designado por Resolucin de Alcalda y es el de mayor nivel jerrquico. Sus atribuciones son las siguientes: b) dirigir, controlar y supervisar el funcionamiento de la institucin; () d) aprobar los reglamentos y los manuales internos que rijan las actividades de la institucin en general, as como las directivas y las circulares destinadas a poner en conocimiento de los contribuyentes o responsables el adecuado cumplimiento de sus obligaciones tributarias Que, dentro de la autonoma con la que cuenta el SAT-T se encuentra la administrativa que es aquella facultad de establecer una organizacin adecuada y velar por su correcto funcionamiento; Estando a lo dispuesto en los literales b), d) g) y e) del artculo 6 del Estatuto SE RESUELVE: PRIMERO.- APROBAR la Directiva Interna N 04-2008-D/SATT denominada DIRECTIVA PARA EL USO DEL CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA-TARAPOTO que cuenta con treinta y dos artculos; tres disposiciones finales y tres formatos. SEGUNDO.- COMUNICAR a las instancias correspondientes para su total difusin y conocimiento. REGSTRESE, COMUNQUESE Y ARCHIVESE.

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DIRECTIVA N 004-2008-D/SAT-T DIRECTIVA PARA EL USO DEL CORREO ELECTRNICO INSTITUCIONAL DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIATARAPOTO. FINALIDAD Normar el uso del correo electrnico institucional del Servicio de Administracin Tributaria de San Martn OBJETIVO 2.1. Optimizar el la comunicacin interna y externa a travs de un medio electrnico configurado de acuerdo a los requerimientos de informacin de la institucin. 2.2. Cumplir con la aplicacin de las normas para el uso del correo electrnico en el sector pblico BASE LEGAL Directiva N 005-2003-INEI/DTNP Normas para el uso del correo electrnico en entidades de la administracin pblica. Ley 27444 Ley del procedimiento Administrativo General Ley 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales Decreto Supremo 019-2002-JUS-Reglamento de la Ley de firmas y Certificados Digitales. ALCANCE Las normas contenidas en la presente directiva son de obligatoria aplicacin en todas las dependencias del SAT-T DISPOSICIONES NORMAS GENERALES Artculo 1.- El correo electrnico institucional es una herramienta de comunicacin e intercambio de informacin oficial entre trabajadores y funcionarios del SAT-T. Asimismo, no es una herramienta de difusin indiscriminada de informacin con la excepcin de las listas de inters establecidas por la institucin para sus propios fines. Artculo 2.- La Institucin establecer, la asignacin de cuentas de correo electrnico institucional a los trabajadores que por la naturaleza de sus funciones lo requieran. El Departamento de Informtica o quien haga sus veces ser responsable de capacitar al personal en el uso del correo institucional. Artculo 3.- El tener una cuenta de correo electrnico del SAT-T compromete y obliga a cada usuario a aceptar las normas establecidas por la institucin y someterse a ellas. Artculo 4.- Los Usuarios de las cuentas de correo electrnico son responsables de todas las actividades que se realizan con la cuenta de correo electrnico proporcionadas por el SAT-T. Artculo 5.- Cualquier usuario que deje su cuenta de correo electrnico abierto en un lugar pblico es responsable de todo aquello que se realice desde dicha cuenta. Las cuentas de correo electrnico para los trabajadores del SAT-T deben usarse para actividades que estn relacionadas con el cumplimiento de los fines de la institucin Artculo 6.- El SAT-T garantiza la privacidad de las cuentas de correo electrnico institucional de todos sus usuarios. Artculo 7.- El nombre de correo electrnico institucional para cada usuario est formado por la letra inicial de su nombre seguido inmediatamente por el apellido paterno ligado con el smbolo @ y el nombre del dominio SAT-T (SAT-T. gob.pe). En caso de existir dos construcciones similares se agregar al apellido paterno la primera o ms letras del apellido materno hasta establecer la diferencia. Para solicitar cuentas de correo electrnico se deber tramitar con el formato de pedido de apertura de cuenta de correo del anexo 1. NORMAS ESPECFICAS DEL BUEN USO DEL CORREO ELECTRONICO CONTRASEAS Artculo 8.- Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrnico institucional, deben mantener en secreto la contrasea de correo electrnico para que no pueda ser usada por otra persona. Artculo 9.- Cuando el usuario deje de usar su estacin de trabajo deber cerrar el software de correo electrnico para evitar que otra persona utilice su cuenta de correo. LECTURA DE CORREO Artculo 10.- Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrnico institucional, deben mantener activo el software de correo electrnico (si se encuentra en uso de la estacin) y activada la opcin de avisar cuando llegue el nuevo mensaje para acceder a l. Se deben mantener los mensajes que se desean conservar agrupndolos por temas en carpetas personales. Mantener en la bandeja de entrada slo los mensajes del da. Artculo 11.- Al recibir un mensaje que se considere ofensivo, se debe reenviar dicho mensaje al administrador del correo electrnico de la institucin con el fin de que se pueda evaluar y tomar acciones correctivas. ENVO DE CORREO Artculo 12.- Al enviar algn mensaje el remitente siempre deber: a) Utilizar el campo DePara y Asunto a fin de identificar el emisor, destinatario y resumir el tema del mensaje. b) Expresar ideas completas, con las palabras y signos de puntuacin adecuados al cuerpo del mensaje. c) Enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de las letras maysculas. d) No utilizar tabuladores ya que existen programas administradores de correo que no reconocen este tipo de caracteres, que puede introducir caracteres no vlidos en el mensaje a recibirse lo cual dificulta su lectura. e) Evitar enviar mensajes a personas que no conoce, a menos que sea por un asunto oficial que involucre a la institucin. f) Evitar enviar mensajes a listas globales a menos que sea asunto oficial que involucre a toda la institucin. g) Antes de enviar el mensaje, se debe revisar el texto que lo compone y los destinatarios, con el fin de corregir posibles errores de ortografa forma o fondo. REENVIO DE MENSAJES

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Artculo 13.-Para el reenvo de mensajes se debe incluir el mensaje original para que el destinatario conozca el contexto en el que se est dando el mensaje que recibe. AUTO FIRMAS Artculo 14.- Todos los mensajes debern contener necesariamente la firma del remitente. La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar ms de cuatro lneas. No se deber incluir la Direccin de correo electrnico en la firma, porque esta ya fue incluida de manera automtica en la parte superior del mensaje. TAMAO DE LOS MENSAJES Artculo 15.-El tamao mximo que deben tener los mensajes de correo institucional incluidos sus archivos adjuntos no debe exceder de 01 (un) MB. Para lograrlo deber empaquetar o dividir el archivo en varias partes. VIGENCIA DE LOS MENSAJES Artculo 16.- Los mensajes tendrn una vigencia de no mayor de 35 das desde la fecha de entrega o recepcin de los mismos. Superada esta fecha de vigencia, los mensajes sern separados a travs de un respaldo externo (backup) del servidor de correo. Si se desea mantener un mensaje en forma permanente, ste debe almacenarse en carpetas personales. Para este efecto, los usuarios debern realizar la generacin de un respaldo diariamente en la particin D de equipo asignado de acuerdo a las disposiciones que se les imparta. LISTA DE CORREOS Artculo 17.- Al enviar un mensaje a una lista o grupo de usuarios, revisar que el mensaje sea enviado a los usuarios correctos. Evitar en lo posible enviar mensajes con archivos adjuntos a grupos de usuarios. Evitar suscribir la cuenta de Correo Institucional por internet a listas ajenas a la funcin institucional, para evitar saturacin en la recepcin de mensajes. USO DE CORREO INSTITUCIONAL DESDE FUERA DEL LOCAL INSTITUCIONAL Artculo 18.- La cuenta de correo electrnico institucional puede usarse fuera de la institucin cuando el trabajador por la naturaleza de sus funciones as lo requiera. Para el uso del correo electrnico fuera de la institucin deber usarse necesariamente el correo web. DEL MAL USO DEL CORREO ELECTRNICO USO DE TERCERAS PERSONAS Artculo 19.- Se considera falta, facilitar u ofrecer la cuenta y/o buzn del correo electrnico institucional a terceras personas. Los usuarios deben conocer la diferencia de utilizar cuentas de correo electrnico institucional y cuentas privadas ofrecidas por otros proveedores de servicios de internet. MENSAJES AJENOS A LA INSTITUCIN Artculo 20.- Se considera mal uso del correo electrnico institucional las siguientes actividades: a) Utilizar el correo electrnico institucional para cualquier propsito comercial o financiero ajeno a la institucin. b) Participar en la propagacin de mensajes encadenados o participar en esquemas piramidales o similares. c) Distribuir mensajes de contenidos impropios y/o lesivos a la moral. d) Falsificar las cuentas de correo electrnico. e) Utilizar el programa que maneja el correo electrnico institucional para recoger los mensajes de correo de otro proveedor de internet. FOROS DE DISCUSIN NO AUTORIZADOS Artculo 21.- Se sancionar con despido, el envo de mensajes a foros de discusin (listas de distribucin y/o newsgroups) que comprometan la informacin bajo reserva tributaria de la institucin o violen leyes del Estado Peruano, sin perjuicio de poder ser sujeto de otras sanciones y/o penalidades derivadas de tal actividad. DIFUSIN DE CONTENIDO INADECUADO Artculo 22.- Son considerados contenidos inadecuados todo lo que constituya complicidad con hechos delictivos, por ejemplo apologa de terrorismo, uso y/o distribucin de programas pirata, todo tipo de pornografa, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o cdigo hostil en general. CONTENIDO FUERA DE CONTEXTO EN UN FORO TEMTICO. Artculo 23.- Est prohibido el uso no autorizado del servicio de correo institucional para enviar correo personal. Aunque el mensaje en s sea legtimo se estn utilizando los recursos de la institucin sin consentimiento de la Jefatura que lo autorice. DIFUSIN MASIVA NO AUTORIZADA Artculo 24.- No est permitido: a) Enviar de forma masiva publicidad o cualquier otro tipo de correo no solicitado spam. b) Ataques con el objeto de imposibilitar o dificultar el servicio, mail bombing. c) Dirigir a un usuario o al propio sistema de correo electrnico mensajes que tengan como objetivo paralizar el servicio por saturacin de las lneas, de la capacidad del servidor de correo o del espacio en disco del usuario. d) Suscripcin indiscriminada a listas de correo electrnico. Es una versin del mail bombing que los ataques no vienen de una sola direccin, sino de varias, los cuales son mucho ms difciles de controlar. DEL USO DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL Artculo 25.- Todos los trabajadores del SAT-T debern remitir la documentacin interna (memorandos, informes de gestin, requerimientos, cartas, etc.) que constituyan o estn relacionados con actos de administracin de la Entidad. El Departamento de Informtica configurar cada estacin de trabajo a fin de que el usuario pueda tener la constancia de recepcin y lectura del mensaje remitido. Asimismo, se asegurar de mantener un archivo de todos los correos institucionales enviados en el mes y ao por todos y cada uno de los trabajadores los cuales tendrn el carcter de pblicos. Artculo 26.- El Departamento de Informtica tomar las medidas necesarias para asegurar la intangibilidad e inalterabilidad de los archivos que contienen los correos electrnicos y mensajes enviados por los trabajadores del SAT-T. Artculo 27.- Todo trabajador o usuario tiene el derecho de solicitar el acceso, copia o impresin de mensajes o correos contenidos en el archivo virtual de la institucin. Artculo 28.- Al dejar de pertenecer un trabajador a la Institucin deber cancelarse su cuenta de correo institucional entregndose una constancia por parte del Departamento de Informtica donde se indique la fecha y hora de la cancelacin de la cuenta as como la fecha y hora del ltimo correo remitido y recibido por el usuario. Artculo 29.- Son sanciones derivadas del uso indebido o contrarios a las prohibiciones establecidas en la presente directiva las siguientes: a) Amonestacin por escrito con copia al file personal de incurrir por primera vez en cualquiera de las prohibiciones establecidas en la presente Directiva salvo por aquellas establecidas en los artculos 21, 22 y 24 de la presente Directiva en los que la sancin ser el despido del trabajador. b) Despido en caso de reincidencia o reiterancia de las prohibiciones establecidas en la presente Directiva

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Artculo 30.- La deteccin de las infracciones estar a cargo, en va principal, por el Jefe del Departamento de Informtica quien informar a la Jefatura de la Institucin la comisin de la infraccin por el mal uso del correo institucional. En va secundaria corresponder a cualquier trabajador la denuncia de cualquier comisin de infraccin al buen uso del correo institucional. Artculo 31.- En caso de que dos o ms trabajadores participen de la comisin de una misma infraccin corresponder la imposicin de la sancin a cada uno de ellos segn su participacin. Artculo 32.- Las infracciones detectadas sern puestas en conocimiento del trabajador para que efecte el descargo correspondiente en el plazo de dos das salvo que se trate de las infracciones que sancionan con el despido en cuyo caso se seguir el procedimiento establecido en la legislacin laboral vigente. DISPOSICIONES FINALES PRIMERA.- El Departamento de Informtica en coordinacin con la Oficina de Asuntos Jurdicos deber capacitar a los trabajadores sobre el contenido de la presente Directiva y el uso y manejo adecuado del correo institucional. SEGUNDA.- Corresponder al Departamento de Informtica en coordinacin con la Oficina de Asuntos Jurdicos proponer las modificaciones Necesarias a la presente Directiva en caso de vacos o deficiencias. TERCERA.- La presente Directiva entrar en vigencia al da siguiente de su comunicacin.

=============================================================================================================== FORMATO N 01 SOLICITUD DE CREACIN DE CUENTAS DE CORREO N APELLIDOS Y NOMBRES DEL SOLICITANTE: CON DNI N FECHA DE INGRESO A LA INSTITUCIN: CONDICION: CONTRATADO DOMICILIO AREA ASIGNADA SERVICIOS NO PERSONALES PRACTICANTE

APELLIDOS Y NOMBRES DE JEFE INMEDIATO SUPERIOR Solicito la creacin de una Cuenta de Usuario de Correo Electrnico Institucional declarando conocer la Directiva para el Uso del Correo Institucional y sometindome a sus normas.

Nombre y firma del Solicitante DNI N

Nombre y firma del Jefe Inmediato Superior DNI N

================================================================================================================ ============ FORMATO N 02 CONSTANCIA DE CREACION DE CUENTA DE USUARIO DE CORREO ELECTRONICO N Por medio de la presente se deja constancia de la creacin de la cuenta de usuario del correo electrnico a nombre de: Solicitada mediante formato N la misma que tiene como nombre. @sat-t.gob.pe. Asimismo, se deja constancia que con la presente se hizo entrega al

solicitante de su clave de acceso la misma que es PERSONAL e INTRANSFERIBLE. La cuenta creada tiene las siguientes opciones: Enviar y recibir correos institucionales Enviar y Recibir correos externos Enviar correos con archivos adjuntos

Firma del Funcionario responsable DNI N

Receptor/solicitante DNI N

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FORMATO N 03 CONSTANCIA DE BAJA DE UNA CUENTA DE CORREO INSTITUCIONAL N Por medio de la presente se deja constancia de la baja de la Cuenta de Correo Electrnico SAT-T a nombre de: Solicitada mediante formato N La misma que tena como nombre @sat-t.gob.pe. Asimismo, se deja constancia que en el servidor institucional se horas del da conforme a

encuentran almacenados todos los correos recibidos y mensajes emitidos de esta cuenta hasta las la lista que a manera de resumen se anexa a la presente.

Nombre y firma del funcionario/servidor solicitante DNI N

Nombre y firma del funcionario responsable de la baja DNI N

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