UNIVERSIDADDEPUERTORICORECINTOUNIVERSITARIODEMAYAGUEZ

Microsoft Office Excel 2007

AnidzaValentnRodrguez

2009

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MicrosoftOfficeExcel2007

I.Introduccin
EXCELesunprogramacomercialquecombinaunahojaelectrnicadeclculosconfunciones debasesdedatosytienelacapacidaddehacereimprimirgrficas.Proveealusuarioutilidades automatizadasquelepermitenanalizar,modificar,calcularyproducirreportesdesusdatosy delosresultadosdelascalculaciones,deformarpida,efectivayautomatizada.

II.CmoabrirExcel?
ElprimerpasoparaabrirlaaplicacindeExcelesiralcomandodeSTART.SeleccionarALL PROGRAMS,luegoMicrosoftOfficeydeahseleccionarlaaplicacindeExcel2007.Siporel contrarioyatienenunShortcuteneldesktopdesumonitor,oprimadosveceselicono.

III.Conociendoelreadetrabajo
UnavezseleccionelaaplicacindeExcel,automticamenteaparecerlasiguientepantalla:

Estevaasernuestrareadetrabajo,conocidacomoLibro(Workbook).Cadalibrosecompone dehojasdeclculos(Sheet).Cadahojadeclculocontienecolumnasyfilas.Suinterseccinse

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leconocecomocelda.Estaceldaeslaquevaacontenerladataysusrespectivasfunciones.A continuacin,unaexplicacingrafica:

Excel2007contieneunaplataformavisualmentediferenteasuversinanterior,peroposeelas mismasfuncionesprincipales.Acontinuacinseexplicarantodaslasopcionesdelmen:

1. Home
Ofrecelasopcionesmsutilizadasybsicasalmomentodeeditarladataenlashojasde clculo.Secomponedelassiguientesreas:

ClipboardCut,CopyandPaste

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Fontlastpicasopcionesparaeditarladatadentrodelasceldas.Puedencambiarel tipodeletra,sucolorytamao.Adicional,presentaopcionesparaeditarlacelda:aadir colorybordes. Alignmentbrindaopcionesparaalinear,escogerlaorientacinyelngulodeladata dentrodelasceldas. o WrapTexthacevisibledentrodeunamismacelda,todoelcontenidodela misma.Automticamenteloajustaavariaslneas. o Merge&Centerunelasceldasseleccionadasenunasolaycentralizasu contenidoenunanuevacelda. Numberspropiedadesdelosnmeros.Opcionesparaconvertirladataenporcientos, fechas,fracciones,entreotros.Proveeunadiversidaddeformatosdeestiloyopciones paraincrementarodisminuirdecimales. Stylesproveevariasopcionesparacrearreglasyescogerestilosdepresentacinde datosyapredefinidosporlaaplicacin. Cellstres(3)opcionesseutilizanparatrabajarconlasceldas. o Insertanadirceldasocolumnas o Deleteeliminarceldasocolumnas o Format CellSizeeditarelaltoyanchodelaceldaycolumna Visibilityesconderovolveramostrarceldasycolumnas.Al esconderlas,dehaberfuncionesqueincorporenestasceldasocolumnas, estasnosevenperjudicadas,osea,elclculopermaneceintacto. OrganizeSheetsrenombrar,moverocopiarlashojasdecalculo Protectionaadircontraseaalahojadeclculoypermiteuna seleccindeaccionesquepuedellevaracaboelusuario. FormatCellabrepantallacontodaslasopcionesparaeditarladata. Editing o Autosumalpresionarlaflecha,sedespliegaunmendeopcionesque presentavariasdelasfuncionesdisponiblesparadesarrollarclculos.Eneste caso,Autosum,seutilizaparasumarautomticamentecolumnasofilas.Para presentarunresultado,coloqueelcursorenlaceldadondequieraelresultado,y presioneestaopcindeAutosum. o Fillopcinmuytilpararealizarlistados.Estaopcinlepermitealusuario desarrollarunalistanumricaenlosintervalosquedesee,yaquepermiteentrar losparmetros.Ofrecedesarrollarellistadoenlascuatro(4)direccionesbsicas (arriba,abajo,derechaeizquierda),encolumnaoenfilayeltipodedato.Enel campodeStepValuesecolocaraelvalordeincrementoyenStopValuese colocaraelltimovalorquedeseequeaparezca.

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*Enestecaso,secomenzellistadoconelvalor2.Alentrarlosparmetros establecidos,elresultadoesunalistadedatosquecomienzaen2enforma ascendenteenintervalosde3enunacolumnaquenopasedelvalor21. Resultado:

o Sort&FilterOrganizaladatadeformaascendienteodescendienteparaque seamssencillodeanalizar.Tambinpuedeserpersonalizado. o Find&Selectrealizabsquedadedataespecificaentodalahojadeclculoy ofreceopcindesustituirla

Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandounade lasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegaraenlaparteinferiorderechadesu cubculoelsiguienteicono: .

2. Insert
Ofreceopcionesparaaadirvariosinstrumentosquecomplementansutrabajo.

Tablessecomponede: o PivotTableseutilizapararesumirdatacomplicadayejecutarunanlisisms organizado.TambinpuedeinsertarunaPivotChartparareflejarlosdatos. o Tableluegodeescogerladataconlaquedeseatrabajar,presioneestaopcin paracrearunatabla. Illustrations

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o Picturesinsertarfotos,graficas,videosysonidosguardadasensumaquina o Clipartinsertarfotos,graficas,videosysonidosdeuntemaenparticular.La aplicacintambinrealizaunabsquedaenlneaydevuelveresultadosque tenganrelevanciaconsupeticin. o Shapeselusuariopuedeescogerdeunavariedaddeformasparaaadirasu hoja,desdesimpleslneashastaobjetosparacrearundiagramadeflujo. o SmartArttilopcinparacomunicarinformacinatravsdegraficas.Hayuna variedaddeformasydiagramasquesolohayqueincorporarladata.Lasiguiente figurademuestraunejemplo:

ChartsofreceunavariedaddetodaslasgraficasqueExcelpuededesarrollar.Unavez tengasudatatabulada,vayaaestaopcinparaescogerlagraficaquemejorapliquea sucaso.Paradesplegartodaslasgraficasenunamismapantalla,presioneelicono enlaparteinferiorderechadelcubculo. Linksaadehiperenlacesaladata Textofreceopcionesparaaadirtextoacualquierpartedelahoja.Tambinincluyela opcindeHeaderyFooter(igualqueenMSWord),loscualesaparecernenlaparte superioreinferiordecadapgina.

3. PageLayout
Ofreceopcionesparalograrquesusresultadosluzcanprofesionales,ademsdepoder cambiareldiseoyformatodeladatadeldocumento.

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Themepermitelarpidaaplicacindeundiseouniformeentodoellibrodeclculo. Cadatema(theme)secomponedediversosfonts,coloresyefectosperopuede customizareditandolassiguientesopciones: o Colorpresentavariasopcionesdecolores o Fontspuedeescogereltipodeletra o Efectoslistadodevariosefectosquesepuedenaplicaraltemaescogido PageSetupOpcionesnecesariasparaeldiseovisualdeldocumento o Marginsofrecedistintostamaosdemrgenesopuedeeditarlomanualmente o OrientationescogerentrePortraitoLandscape o Sizeopcinparaescogereltamaodeldocumento,comoporejemplo,sies tamaocarta,legal,sobre,entreotros o PrintAreamarcaunreaespecficaparaimprimir o Breaksparaefectosdeimprimir,conestaopcinseespecificacuando comienzaunapginanueva o Backgroundparainsertarunalaminacomofondodelahojadecalculo o PrintTitlespresentaunapantallaconvariasopcionesparaqueseimprimanlos ttulosdelasfilasy/ocolumnasencadapginaimpresa SelecttoFitofrecelasopcionesparaestablecerelancho,largoyaqueescala(en porciento)deseaeldocumento.Porejemplo,sideseaqueeldocumentoseajusteauna solapginaoados,etc. SheetOptionssepuedeescogersideseaquesoloseveay/oqueseimprimanlos Gridlines(visualmente,losbordesgrisesdelasceldas)yHeading(encabezamiento)dela hojadeclculo. ArrangeopcionesutilizadastambinenaplicacionescomoWord,PowerPointy Publisher.Seutilizaparaestablecerunordenyorganizacindeobjetosdentrodela hojadeclculo. Ciertasreasofrecenmsopcionesquenoestnvisiblesalabrirlaaplicacin.Cuandouna delasreastengadisponiblesmasfunciones,desplegarenlaparteinferiorderechadesu cubculoelsiguienteicono: .

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4. Frmulas
Lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlosvaloresdelahojadeclculo.La seccinIVofrecemsdetallessobrecmodesarrollarformulas.

FunctionLibraryOfrecelaopcindeinsertarunafuncin,ademsdelaopcinde AutoSum,queautomticamentesumaunafilaocolumna.Adicional,presentalas funcionesdivididasporgruposparafacilitarsubsquedayuso. DefinesNamesestablecenombresalasceldasparaquesepuedanreferirseaellaen lasfrmulasconelnombreynoconunrangodevalores. FormulaAuditingutilizadasitieneunafrmulayquieresaberqueceldasestansiendo utilizadasenlaella.Porejemplo,unapersonaestautilizandounlibrodeExceldeotra persona,ynotieneconocimientodedondeprovieneelresultadodeunaceldaen especifico. CalculationreadondeseespecificacomolapersonaquierequeExcelcalculeenla hojadeclculo.Ofrece3opciones: o Automaticcalculatodaslasformulasquesondependientescadavezqueedite unvalor o Automaticexceptfordatatablescalculatodaslasfrmulasqueson dependientesaexcepcindelastablasdedata. o ManualcalculasolocuandopresionalaopcindeCalculateNow

5. Data
Ofreceherramientasparatrabajarcondata.

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GetExternalDataherramientautilizadaparainsertardatadeotrasaplicacionescomo porejemplo,unatabladeMSAccess,deunapginaWeb,deunarchivodetexto,otras fuentesodeunaconexinexistente. Connectionslasconexionesdedataprovienendeenlacesfueradellibrodeclculoen uso,quepuedenseractualizadossilafuentedeladatacambia. Sort&Filteropcionesparaordenaryfiltrarladatadedistintasmaneras,comopor ejemplo,enordenalfabticodescendienteoascendente.Alpresionarelicono, aparecerunaventanaconmsopcionesparaordenarladata. DataToolsopcionesparamanejarladatadentrodelahojadecalculo o TexttoColumnsseparaelcontenidodeunacaldaenvarias o RemoveDuplicateseliminaduplicadosdefilasenlahoja.Seespecificaque columnasdebedeverificar. o DataValidationevitalaentradadedataerrneaenlasceldas.Sepuede especificarqutipodeformatollevalacelda. o Consolidatecombinalosvaloresdedistintosrangosenunosolo o WhatIfAnalysiselprocesodecambiarvaloresenunaceldacomovercomo loscambiosafectanelresultadodelasformulasenlahojadecalculo Outlinesopcionesparaunirunrangodeceldasytenerlacapacidaddeexpandirlo.

6. Review

Proofingofrecelasmismasherramientasparacorregiryayudarenlaadecuada redaccindeldocumentocomoMSWord o Spellingverificarelcorrectousodelaspalabras o Researchpermitehacerbsquedaenmaterialesdereferenciacomo diccionariosyenciclopedias. o Thesaurusofrecelistadodesinnimos o Translatetraducepalabrasdeotroidiomaalqueseleespecifique. Commentspermiteaadircomentariosatrevesdelahojadeclculo.Estossepueden usarcomorecordatorioonotasparalosdemsusuariosoparasmismo.Nose imprimeneneldocumento,esparausoinformativo.

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Changesproveeopcionesparalaseguridaddeldocumentoopartedel,comopor ejemplocolocarleunacontraseadeacceso.

7. View

WorkbookViewsdistintasopcionesdecmoverytrabajareneldocumento. Show/Hidepuedeescogerqueobjetosverenlaaplicacincuandoesttrabajando. PuedeensearoesconderlosGridlines(elbordegrisdelasceldas),labarradela formulayelencabezamientodelasfilasycolumnas. Zoomopcinparaagrandaroestablecerelniveldeporcientoconelquedeseaverel documento. Windowproveedistintasopcionesdecmoverloslibrosenventanas Macrosgrabaroaccedermacrosenlahojadeclculo.Estosseutilizanpara automatizartareasrepetitivas.

Enlaparteinferiorizquierdadelaaplicacin,puedennotarquesuLibroautomticamente contienetres(3)hojas:Sheet1,Sheet2ySheet3.Estashojaspuedenserrenombradassiaslo desea,parapoderdiferenciarelcontenidodecadauna.Simplementehagaundoubleclicken lapestaadondedice,porejemplo,Sheet1,yescribaelnombredeseado. Enlaparteinferiorderecha,seencuentranopcionesdeVIEW.Aqunosofrecevariasmaneras deverelreadetrabajo(NormalPageLayoutPageBreakPreview).Enestaversin,estas opcionesestntantoenelmencomoenlosiconosantesmencionados.Luegodeestos iconos,encontrarantambinelporcientoderesolucindelreadetrabajo.Estaopcinla ofrecelasaplicacionesdeMSOffice,dondepuedenagrandarominimizarelrea.

IV.Frmulas
Comomencionamosanteriormente,lasformulassonecuacionesquerealizanclculosenlos valoresdelahojadeclculo.Estaproduceunnuevovalorqueserasignadoalaceldaenla cualseintroducedichafrmula.Paracomenzaraescribirunaformula,senecesitasiempre

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comenzarconelsigodeigual(=).Porejemplo,sideseasumar2+5yqueelresultadoaparezca enunacelda,simplementeposicioneelcursorenlaceldadeseada,hagaunclickpara seleccionarla,yentrelossiguientesvalores:=2+5ypresioneENTER.Laceldareflejarelvalor 7,resultadodelaformula.Paraeditarlamisma,seleccionenuevamentelaceldayediteel contenidoenlabarradefuncinohagaundobleclickenlacelda.

Operadoresaritmticos: ParacrearformulasesnecesarioconocerculessonlosoperadorespermitidosenExcel ysussignificados.Acontinuacinvariosdelosoperadores: Operadoraritmtico +(signoms) (signomenos) Significado Suma Resta Cambiodesigno *(asterisco) Multiplicacin /(barradiagonaloslash) Divisin %(signodeporcentaje) Porciento ^(acentocircunflejo) Exponenciacin Operadoresdecomparacin Para corroborar valores o compararlos, se utilizan los operadores de comparacin. Cuando dos valores son comparados utilizando dichos operadores, el resultado es un valor lgico de TRUE o FALSE. A continuacin los operadores de comparacin y su significado: Operadordecomparacin =(igual) >(mayor) <(menor) >=(mayoroigual) <=(menoroigual) <>(distinto) Significado Iguala Mayorque Menorque Mayoroigualque Menoroigualque Distintode Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 Ejemplo A2+4 B5B3 A2 B5*C4 D5/5 60% C2^2

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OrdenenqueExcelrealizalasoperacionesdelasfrmulas DentrodeExcelexisteunordenpredefinidoconelqueserealizanlasoperacionesdelas formulas.Seevaladeizquierdaaderechayserigeporelsiguienteorden: 1) Valoresentrelosparntesis () 2) Seejecutanlaspotencias ^ 3) Luegolasmultiplicacionesydivisiones *,/ 4) Porltimolassumasyrestas +,

Usodeparntesis Losparntesisdentrodelasfrmulascambianelordenenqueseejecutalaoperacin. Losvaloresquesecoloquenentreparntesissernresueltosprimero,luegolosdems operadores.Porejemplo: Laformula=5+2*3dacomoresultado11,yaqueExcelrealizalamultiplicacinantesde lasuma.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Porotrolado,siintegramoslosparntesisalaformula,lecambiamosautomticamente elordendeejecucin.Enestecaso,primerosesumarlosvaloresdentrodelparntesis (5+2)yelresultadosermultiplicadopor3.Lasiguientefigurademuestraelresultado:

Referenciadelasceldaspararealizarformulas

Cuandosevaarealizarunaformula,sepuedeincorporarvaloresdeotrasceldasdentro ofueradelahojadeclculo.Porende,sehaceunareferenciadeesaceldaenla formula.Acontinuacin,variosejemplodecmorealizarunareferencia:

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 Valor A8 A8:A14 B5:E5 A8:E20 5:5 5:10 H:H H:J

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Hacereferenciaa: LaceldaqueseencuentraenlacolumnaAylafila8 ElrangodeceldasdelacolumnaAydelasfilasdela8ala14 Elrangodeceldasdelafila5ydelascolumnasBalaE ElrangodeceldasdelascolumnasAalaEydelasfilas8ala20 Todaslasceldasdelafila5 Todaslasceldasdelasfilas5ala10 TodaslasceldasdelacolumnaH TodaslasceldasdesdelacolumnaHhastalacolumnaJ

Formulasabasedefunciones Excel ofrece una vasta cantidad de funciones predefinidas. Para obtener un listado de estas, simplemente vaya a la pestaa de FORMULA y escoja la opcin de INSERT FUNCTION.Alpresionarestaopcin,aparecerunaventanaconellistadodefunciones y al seleccionar cualquiera de ellas, una breve explicacin aparecer debajo del encasillado. Por otro lado, si ya conoce que tipo de funcin busca, Excel ofrece las funciones ya divididas por tipo en su FUNCTION LIBRARY, en la misma pestaa de FORMULA. A continuacin un ejemplo de cmo se presenta una formula utilizando la funcinde: a. SUM:

La celda con el valor 7 es el resultado de la formula entrada en dicha celda. La frmula, reflejada en la barra de funcin, nos indica que esa celda contiene la sumatoria de los valoresdentrodeD1aE1.

b. AVERAGE:

LaceldaD2contienelaformulaparacalcularelpromediodelosvaloresubicadosen las celdas B1 a la D1. La barra de funcion nos indica la formula de la celda seleccionada(D2).

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V.Creargrficas
Unaveztengalosdatosensuhojadeclculo,sigalassiguientesinstrucciones: 1. Seleccioneladataquequieretabular.Recuerdeelegirlosvaloresysusetiquetas correspondientes.

Ej.

2. VayaalapestaadeINSERT 3. SeleccioneeltipodegrficaquedeseeutilizardelaseccindeCharts.Presionecada tipodegraficaparavermsopcionesdecadauna.

*Luegodeescogerlagrafica,noteenelmenunanuevaseccindeChartTools 4. Sinoestconformeconelresultadodesugrfica,simplementeedtelaenlas opcionesqueproporcionaelnuevomendeChartTools. a. Designpresentaopcionesparacambiareltipodegrafica,ladata,eldiseo ysuestilo.Sinodesealagraficaenesahojadeclculo,presionelaopcinde MoveChartenelencasilladodeLocation.Ofrecerlaopcindemoverlaa otrahojaaparte.

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b. Layoutofreceopcionesparainsertartextoyfotos,cambiarlasetiquetas, losejesqueseestnutilizando,elcolordefondodelagraficaynombredela grafica. c. Formatopcionesparacambiarelestilodelagraficaentrminosdecolor, bordesyestilosdeletra.

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