Odreivanje aktivnosti i logike povezanosti -Dokumenat koji opisuje projektni ciklus se obino naziva Razradni plan(WBS-work breakdown structure)

ili Strukturni plan projekta(PSP-project structure plan). -Ovi planovi jednim delom sadre listu poslova koje treba izvriti,koja se kasnije koristi i pri definisanju mrenog metoda,odnosno definie se hijerarhija izvrnih grupa i logika povezanost. Resursi i vremensko planiranje -Resursom projekta nazivamo sve promenljive koje su potrebne za izvravanje bilo koje projektne aktivnost i kljune su za ostvarivanje projekta. -U osnovnim sluajevima ovu su takozvani 4M resursi koji sadre radnu snagu (man),matrijal(material),maine(machines) i novac (money). -U nekim sluajevima resursom moemo smatrati i teritoriju,energiju ili strunost (knowhow) -Po vremenu trajanja razlikujemo dve grupe resursa: 1)resursi koji se ne mogu uskladititi-koji posle odreenog vremena nisu vie upotrebljivi,propadnu i ne mogu se preuzeti u kasnijem terminu.Ovakav resurs moe biti vetina jednog angaovanog voe posla ili vreme potrebno za izvravanje projekta. -Resursi koji se mogu uskladititi-koji stoje na raspolaganju dok god ih ima na zalihama,npr maine,ili osnovni materijal. Vremenski (radni) plan je jedan dokument koji vremensko ostvarenje projektnih aktivnosti uglavnom prikazuje i grafiki Vremenska analiza uglavnom uzima u obzir projektne aktvinosti,njihove logike veze i prvobitni cilj projekta prilikom pregleda. Tada se odreuje najraniji i najkasniji poetni i zavrni trenutak projektne aktivnosti. -Sveobuhvatno markere koji pripadaju fazama ostvarenja projekta nazivamo prekretnicama ije stvaranje se uglavnom vezuje za izradu narednih kljunih dogaaja: -zakljuivanje vanijih faza procedure -planirana pojava odluujuih dogaaja -vanije take odluke za projekat -periodi obraunavanja -planirani i/ili stvarni rok zavretka projekta Glavni principi analize vremena i resursa su: -U projektnom planiranju optimizacija predstavlja pokuaj ostvarenja najbolje mogue forme ostvarenja izmeu resursa i vremenske zahtevnosti. -Aktuelizacija je kada se znatno izmene uslovi izvrenja projekta ili kada razlika izmeu planiranih i stvarnih podataka prevazie jednu odreenu granicu tolerancije. -Planski zadaci se esto susreu sa oteavajuim okolnostima,od tih okolnosti neke su vezane za planiranje resursa i vremena:

-kvantitativna i vremenska raspoloivost resursa -problemi redosleda operacija,alternativnih resursa i tehnologija -problem nalaenja optimuma -nedostatak relevantnih informacija Naini reavanja problema resursa i nain prevazilaenja vremenskih ogranienja : 1.resurs-ogranieni sluajevi-tada je koliina upotrebljivih resursa ograniena limitirana unutar jednog vremenskog perioda. -metod reenja koji se preporuuje u ovom sluaju je : -svesna raspodela sredstava u toku planiranja projekta.Gledajui sutinu to je optimizacija potronje i resursa u okviru vremenskog jednog intervala,optimizacija se moe desiti paralelno ili rednom metodom. 2.Vremenski ogranieni sluajevi : u ovom sluaju imamo jedan odreeni vremenski period tokom kojeg se upotreba resursa smatra neogranienom. -ovom prilikom imamo vie ponuenih naina reavanja: -a.uzimajui u obzir raspored aktivnosti,vremenskih ogranienja i raspoloivih alternativnih izvora,nastaje proces analize tokom kojeg se mogu menjati datumi najranijeg,odnosno najkasnijeg poetka i zavretka projekta. -b izjednaenje,koje promenljive zahteve resursa podjednako ili ravnopravno deli,na taj nain upotrebljavajui dozvoljena odlaganja roka. Potrebni podaci za ovakvo izjednaenje su: -vremenski okvir(npr koliko radnih dana ili sati nam stoji na raspolaganju za ostvarenje) -intenzivnost jedne radne obaveze(koliko je sati za obavezu potrebno) -dostupnost resursa(koliko strunjaka imamo na raspolaganju npr) -c smanjenje vremenske zahtevnosti -intenivnije iskoritavanje postojeih resursa(prelaz sa proizvodnje u 2 u 3 smene) -noviji resursi(vie novca,bolja tehnologija) -predodreivanje logikih veza nekih aktivnosti -efikasnije iskoriavanje rezervnog vremena aktivnosti(skraenje-skrauje se time i trajanje projektnog zadatka) 2.proraun jedinine cene se moe primeniti ako je mogue elemente planiranog projektnog procesa svesti na nekoliko osnovnih pojmova (npr radni sati) U ovom sluaju cena nekog procesa se rauna mnoenjem potrebne koliine elemenata sa njihovom jedininom cenom,a cena kompletnog projekta je izraunljiva sabiranjem svih trokova. 3.U sluaju planiranja trokova na osnovu stavki,trokove izraavamo pojedinano po stavkama i tako ih grupiemo(npr trokovi materijala,najma itd...) Ovaj nain prua korisne informacije za utvrivanje budeta jednog projekta.

4.Procena trokova zasnovana na aktivnostima,osim rezultata koje pruaju prethodne tehnike,prua i vreme nastupanja nekih trokova na osnovu podataka pojedinih resursa,to omoguuje dinamino vrmensko planiranje trokova(cash flow) Nesigurnost i analiza rizika -Nesigurnost rezultat nekog dogaaja moe pozitivno ili negativno da utie na funkcionisanje kompanije. -negativna posledica nesigurnosti je rizik,ija vrednost se odreuje kao rezultat mnoenja verovatnoe ostvarenja i sa time povezanim gubitkom,meutim ublaavanje neizvesnosti ujedno smanjuje i veliinu rizika. Zadatak upravljanja rizikom u toku planiranja projekta je u osnovi da vrednost rizika vezanog za projekat smanji na minimum. 1.istraivanje,definisanje i grupisanje izvora rizika: -rizici vezani za vreme-ija pojava pomera,odnosno produava vreme izvrenja projekta. -rizici vezani za tehnologiju-to je neka tehnologija koja se uvodi novija stime je tee izvriocu da sa njome rukuje i upravlja bez predznanja i to naravno poveava rizik. -Rizici vezani za ljudske resurse,svaki zaposleni koji vri neki radni zadatak moe predstavljati nesigurnost za projekat.Dobra obuka,jasno definisanje zadataka,dobra komunikacija itd moe smanjiti ali ne i spreiti neizvesnost.Odabir voe je bitan. -Novani rizik ne odnosi se samo na uzak obim projekta nego na celokupnu organizaciju i njeno funkcionusanje.Kako na nivou projekta tako i na nivou organizacije novani rizik se sastoji iz dva glavna elementa: Premaenje budeta predvienog za ostvarenje projekta,ili loe procene tj nemogunost ostvarenja predviene zarade od projekta. -politiki rizik takoe je mogue posmatrati iz dva razliita aspekta naime moemo priati o spoljnim,regionalnim,odnosno makro orijentisanoj ekonomskoj politici,kao npr,yakonske izmene koje bi mogle d aspree cilj naeg projekta,odnosno unutar organizacije moe nastati promena prioriteta poslova i projekata. 2.analiza rizika i ocenjivanje: nakon definisanja moguih izvora rizika postaje vano analizirati faktore rizika iz tog razloga da bi se mogla odrediti procentualna verovatnoa njihovog nastanka i uticaj. Po Lockyeru i Gordonu projekt menadment u ovom sluaju treba da se trudi da odgovori na tri sledea pitanja: -ta moe poi naopako?kolika je verovatnoa toga? -Kakav uticaj moe to imati na projekat? Stvaranje politike za upravljanje rizikom:rukovanjem zaduena izbegavanje pojedinih rizika.Ukoliko to nije mogue onda moe doi red na izradu strategije za ublaavanje rizika koja ima za cilj minimizaciju postojeih rizika pomou sledeih metoda: -izmena projektnih ciljeva -primena alternativnih tehnologija i projekt menadment metoda -minimalizacija povezanosti aktivnosti i meusobne zavisnosti,

-poveanje resursa -izbegavanje prepreka poveanjem dinamike preduzea -preusmeravanja rizika na proizvoaa ili osiguraa -odlaganje projektnog zadatka ne neki kasniji datum -smanjenje stetnih posledica

-Menader preduzea uglavnom nije odgovoran za upravljanje projektom on od svojih parnera bira jednog projekt sponzora koji u procesu planiranja i ostvarenja projekta postaje partner projekt menadera,donosi odluke vezane za projekat i upravlja potrebnim resursima. -Zadaci projektnog sponzora: -pomae ostvarenje projektnih odluka unutar preduzea -donosi odluku o zavretku jedne faze projekta i prelasku na sledeu fazu -donosi odluku o izvrenju -proglaava projekat uspenim ili neuspenim -odobrava promene u toku izvrenja -vri kontrolu u toku ostvarenja projekta -upravlja kontrolom kvaliteta -ocenjuje projekat Projekt menader je zaduen za efikasno funkcionisanje projekta.Uspeh projekta prvobitno zavisi od njegove strunosti i sposobnosti da projekat privede kraju. Zadaci projekt menadera: -priprema i izrada projektnih planova -sastavljanje tima,odreivanje nadlenosti i dunosti unutar tima -motivacija lanova grupe -postavljanje milestone-ova i taaka provere -komunikacija unutar grupe i svim uesnicima projekta -dokumentovanje promena u odnosu na planirano -priprema izvetaja -uporeivanje planiranog i ostvarenog Rezultat projekta e poruilac da upotrebi nakon zavretka projekta Radna grupa projekta se sastoji od predstavnika razlilitih funkcionalnih delova firme ali ukoliko je potrebno mogue je angaovati i strunjake van firme.

U sluaju veih projekata javlja se potreba za jednim projekt koordinatorom koji pomae posao projekt menadera,naravno ovo se ne radi kod manjih projekata zbog malog budeta. Projektna dokumentacija -projektkontroling je uglavnom administrativna operacija posto su prikupljeni vani podaci potrebno ih je ugraditi u povremene izjave o projektu. -Vlasnici organizacije mogu zahtevati i sistematsko arhiviranje informacija u pismenoj ili elektronskoj formi od lanova kontrolinga -stalni i neprestalni zahtev dokumentacije prati kompletno odvijanje projekta i planiranja i tako moe zahtevati i zauzeti velike koliine resursa iz organizacija kako ljudskih tako vremenskih i novanih. Prilikom projektnog planiranja i ostvarivanja brojni oblici i forme izvetavanja pomau da se podaci organizuju -prilikom definasanja projektnih ideja potrebno je omoguiti i ostvarljivost ovih metoda sa ime je mogue izbei da doe do meanja dokumentacije razliitih projektnih zadataka koji se izvravaju istovremeno. Dokumenti projektnog planiranja moraju jednoznano sadrati: 1.sadraj dokumenta 2.cilj dokumenta 3.datum izrade dokumenta 4.raspoloive odnosno upotrebljive informacije i podaci za izradz dokumenta 5.osoba koja je odobrila odnosno kontrolisala dokument 6.osobe kojima e biti dostavljena kopija dokumenta 7.mesto uvanja originalnog dokumenta U stadijumu poetka projekta meu bitnije dokumente spadaju razliiti izvetaji o organizaciji,radnoj okolini,na osnovu kojih projektni problem,odnosno ideja postaje prepoznatljiva. -Ukoliko projekat doe do usvajanja iz situacionih izvetaja se filtriraju takozvane bazne informacije za projektni cilj koje se mogu sakupiti u jedan poseban izvetaj. Nakon mapiranja trenutnog stanja projekta u organizaciji mogu se razviti najbitniji zahtevi projekta i ciljevi koji su uslovni za uspeh projekta i mogu se fiksirati u obliku ciljnog sistema -A projektna oekivanja i ciljni parametri se dostavljaju klijentu i organizaciji i posle toga se donosi odluka da li je mogue ispuniti oekivanja odnosno da li ele da se ispune postavljenji kriterijumi. Ukoliko organizacija ima viziju o ostavrivanju projekta,onda dolazi red na izdavanje naredbe za odreivanje zadataka,koji propisuju taan raspored izrade detaljnih projektnih dokumenata koji u zavisnosti od prirode projekta mogu biti specifikacije i/ili tehniki planovi.

-Tada dolazi red i na izradu potrebnih studija ostvarljivosti za prevoenje projektnih varijacija. -Jedna od najbitnijih dimenzika poreenja studija ostvarljivosti varijacija je procena trokova,za koju se esto koristi formular trokova. Obrasci za procenu trokova u sluaju pojedinih razliitih projektnih koncepcija kraj metoda obrauna,sadre i identifikacioni kod svake aktvinost,serijski broj,odnosno koliko puta moe aktivnost da se pojavi tokom ostvarenja projekta i identifikaciju lokacije proizvodnje. -Pored opisnih elemenata tu su propisane i potrebne koliine pojedinih resursa,odnosno njihova pojedinana cena sa ime postaje mogue izraunavanje prema resursima-cena izvrenja. -Ovakvi najee zastupljeni elementi trokova mogu da budu potrebi ljudski resursi i trokovi njihovog angaovanja .(trokovi se raunaju po radnim satima,radnim danima,ceni upotrebe maina na sat).Tu se moe pridruiti i oekivani nivo reijskih trokova odnosno takvi potroaki elementi ,kao gubici,ili trokovi logistikih operacija. Na osnovu ovih podataka i informacija ve je mogue proceniti cenu izvrenja projekta,raspodeljenu po aktivnostima. -Ovim dokumentima se pridodaje takozvana ponuda pregled stanja,koja sadri ponude uvoznika i dobavljaa osnovnih resursa i materijala i na taj nain se potvruje validnost procenjenih trokova. -Ponuda pregled stanja po stavkama moe da sadri uslove plaanja,rok trajanja ponude,cenu u razliitim valutama,popuste u zavisnosti od koliine porudbi ili plaanja u keu,cenu trokova dostave,procenjeno vreme isporuke i druge uslove izvrenja. U ovu grupu dokumenata spada i lista preduzea kojima se nudi tender,koja sadri podatke firmi,od kojih je uopte preporuljivo traiti ponudu,i moe biti bitna i izrada dokumenta za sistem vrednovanja kriterijuma,jer pomou njega moe organizacija da odabere na osnovu svog sistema prioriteta firme sa najboljim ponudama. Na osnovu izraenih planova projekt koncepcije,kontroling moe da izradi projekt izvetaj,u kome se na osnovu kataloga zahteva i na osnovu od strane rukovodstva definisanog sistema ciljeva uporeuju studije ostvarjivosti,i daje se ponuda upravi preduzea za prihvatanje projekt verzije,i odluka se zapisuje u zapisnik od strane top menadera. Prvi korak ostvarenja projekta iji poetni dokumenti mogu biti ispravno napisani izvrni planovi i ostali specifini dokumenti,sa njima povezane strune licence,odnosno dokumenti sastava projektnog tima i njihovi pojedinani ugovori. -Nakon ostvarenja ovih dokumenata i operacija dolazi do potpisivanja ugovora sa nabavljaima i spoljnim ugovaraima i nakom svega toga projekt administracija treba da rauna na kontinualno pristizanje poslovnih dopisa(narudbe,reklamacije itd) Pri izvrenju projektnih aktivnosti i nabavci potrebnih resursa i materijala,esto nastaju gubici koji spreavaju uspeno izvrenje pa se radi ovakvih problema izrauje lista

gubitaka koja moe sadrati manjak osnovnog materijala,maina,opreme,radne snage,strunosti,tehnologije,koliinu koja nedostaje,rok za nabavku i kod hitnosti. -Ovo naznaava voi projekta o kakvim alternativnim reenjima moe da razmilja odnosno kakva prekoraenja trokova moe da dopusti u cilju reavanja projekta i kakve dodatne rizike moe da prihvati. Na poetku projekta preporuljivo je pregledati listu aktivnosti Gantt dijagrama nastalog prilikom izrade studije ostvarljivosti ijom upotrebom moemo ispratiti izvravanja operacija oblikovanjem upitnika ostvarenosti projekta. -Upitnik sadri nazive operacija ,nivo odnosno procenat izvrenosti,mogui najraniji poetni i zavrni datum,trenutno prihvatljivi poetak i kraj,ili mogue planirano odlaganje roka. -Ukoliko se pak kontrola projektnih operacija vri prema kalendarskim terminima ili prema prekretnicama tada izvetaj napretka sadri najznaajnije informacije vezane za izvrenost pojedinih projektnih operacija. Aktivnosti projekt menadmenta treba kontinualno dokumentovati to se proiruje do zapisnika projektnih sastanaka pa ak i do utvrivanja svih moguih modifikacija i promena. -Druga grupa dokumenata za praenje progresa su izvetaji Otvaranja,statusa,i zakljuivanja projektnih operacija. -U ovom sistemu prilikom poetka svake projektne operacije potrebno je od strane odgovorne osobe da se ispuni dokument otvaranje projekta zatim ukoliko operacija jo traje prilikom izrade godinjeg izvetaja naprekta tada odgovorna osoba ima zadatak da ispuni jedan statusni izvetaj odnosno pri zavretku zadatka potrebno je izraditi dokumenat zatvaranja,koji voa projekta i/ili poslodavac treba da potvrdi potpisom. Krajnji oblik indeksa aktivnosti moe se iskoristiti i za to da uprava projekta izradi distribucionu matricu odgovornih osoba i grupa za projektne operacije,u redovima matrice smetamo izvrioce operacije u kolonima matrice priroda prihvatanja odgovornosti. Micorosoft office projec professional 2007 je aplikacija za voenje projekta visokog uinka koja je fleksibilna,lako promenljiva i ini voenje projekta efikasnijim. -Ovaj program omoguava da u svakom momentu pratimo informacije o projetku,moemo njime ekspeditivno upravljati,finansijski i vremenski rasporeivati i usagaavati projektne grupe. -Prednost aplikacije je preglednost jer izmenom prikaza,informacije o projektu prezentuje na razliite naine-npr pomou tabela,filtera.. -Izmenom prikaza na projekat postaje pregledniji a to je velika prednost pri postavljanju zadataka velikog opsega. -Apliakcija MS project koristi tri prikaza:aktivnost,resurs,dodeljivanje. Glavne karakteristike,mogunosti MS projecta -poseduje mreni(PERT) i segmentni(gantt) prikaz -prepoznaje 4 vrste povezivanja meu aktivnostima -rukuje samo jednim povezvanjem izmeu dve aktivnosti

-pomou povezivanja aktivnosti se mogu realizovati preklapanjem Baza pdataka MS projekta -Softver postaje primenljiv nakon unoenja odgovarajue baze podataka. Potrebni su sledei podaci: -podaci i odnosi sledeih zadataka /delatnosti:opseg,resursi,trokovi,redosled... -podaci resursa:naziv,grupa,kalendar rada,satnica,kapacitet... -rokovnik,kalendari:osnovni kalendar,kalendar aktivnosti,kalendar resursa. Uvid u bazu podataka:raspolaemo sa vie prikaza(view) koje primenjujemo prema trenutnim potrebama. Opto tok planiranja projekta -Radimo sa fiktivnim datumom poetka ne ugraujemo nikakve limite,interesuju nas iskljiivo principijelne zavisnosti izmeu aktivnosti.Dok ne izgradimo ,,stub projekta radimo na ovaj nain. -Preprogramiramo projekt na period prihvatljivog poetka i kraja. -Uzimamo u obzir budetksa i resursna ogranienja. Izrada projektnog rada 1-planiranje vremena Izvoenje projekta se deava u realnom vremenu. -zavisnost od vremena izraavamo preko kalendarskog prikaza -aplikacija ms project koristi tri vrste kalendara:osnovni,resursa i kalendar aktivnosti. 2-planiranje zadatka Planiranje aktivnost: -izrada liste delatnosti -procena i unos potrebnog vremena za izvoenje -grupisanje u faze(odreivanje glavne i podreenih aktivnosti) -definisanje logikih aktivnosti(redosled izvrenja) -odreivanje prekretnica 3-planiranje resursa U vezi resursa sledee delatnosti izvravamo tokom procesa planiranja: -procena i unos potreba pojedinih aktivnosti za resursima -unoenje informacija vezanih za resurse -pridruivanje resursa pojedinim delatnostima -raspodela resursa izmeu projekata u toku.Isti resursi su esto ukljueni u izvoenje vie projekata. 4-planiranje trokova Softver izraunava oekivane ukupne trokove do uspenog zavretka projekta na osnovu planiranih delatnosti i ukljuenih resursa,kao i trokove pojedinih grupa aktivnosti. -postoji mogunost revidiranja budeta -saradnici imaju uveid u trenutno stanje budeta projekta -mogunost praenja realnih trokova i njihovo usaglaavanje sa predvienim

-periodina naplata trokova od naruioca projekta na osnovu izvrenih zadataka 5-upravljanje kvalitetom i rizikom -rizik je opasnos da e ishod odstupiti od predvienog zbog neke preduzete mere ili nekog dogaaja. -u ms projektu moemo pridruiti rizike projektu i pojedinim aktivnostima. -prilikom planiranja moemo predvideti mere za smanjenje odstupanja od planiranog. -mere za smanjenje odsutpanja od planiranog su sledee:izbegavanje,smanjivanje,kompenzacija,prihvatanje. 6-komunikacija i bezbednost Dvosmerna komunikacija: -obavetavanje saradnika,prenoenje upustava -prikupljanje podataka,praenje trenutnog stanja realizacije projekta -server varijanta ms projekta omuguuje saradnju radnih grupa tokom izvoenja projekta -funkcija web access omoguava dostupnost prostorno udaljenih saradnika Bezbednost -ms projekt je sposoban da odredi nae pravo pristupa podacima i njihovoj izmeni(lozinka). 7-fino podeavanje,optimizacija Ispunjavanje rokova: -pronalaenje i analiza kritinih puteva -obezbeivanje rezerve vremena Optimizacija korienja resursa: -identifikacija preoptereenih i neoptereenih resursa -softverska ili runa nivelacija Zadravanje trokova na eljenom nivou: -razrada ukupnih trokova prema delatnostima i resursima -analiza mogunosti smanjivanja trokova